工作檔案管理制度匯編(6篇)

有哪些

工作檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：確保所有工作文件按照功能、項目或時間進(jìn)行有序分類，并賦予清晰的編碼，便于查找和管理。

2. 歸檔流程：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的具體步驟，包括文件的收集、整理、審批、存儲和檢索。

3. 文件保管期限：明確各類文件的保存年限，以便定期清理過期文件，優(yōu)化存儲空間。

4. 保密與安全：設(shè)定文件的訪問權(quán)限，防止敏感信息泄露，確保檔案的安全。

5. 檔案利用：規(guī)定文件的借閱、復(fù)制和使用規(guī)則，保障檔案的有效利用。

6. 檔案更新與廢棄：對于變動或過時的文件，設(shè)定更新和廢棄的程序，保持檔案的時效性。

實施細(xì)則

1. 文件分類與編碼：各部門需制定詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)，如以字母或數(shù)字組合表示部門、項目或年份，編碼應(yīng)簡潔明了，便于記憶和輸入。

2. 歸檔流程： - 制作：文件制作完成后，由文件創(chuàng)建者填寫相關(guān)信息，如日期、作者、內(nèi)容摘要等。 - 審核：部門負(fù)責(zé)人或指定人員對文件進(jìn)行審核，確認(rèn)其準(zhǔn)確性和完整性。 - 歸檔：審核通過后，文件存入相應(yīng)分類的檔案盒或電子文檔庫。 - 登記：在檔案管理系統(tǒng)中記錄文件的基本信息，方便檢索。

3. 保管期限：根據(jù)法律法規(guī)和公司政策，設(shè)定各類文件的保存年限，如財務(wù)文件至少保存7年，人事檔案則長期保存。

4. 保密與安全： - 權(quán)限設(shè)定：對敏感文件設(shè)置訪問權(quán)限，僅授權(quán)相關(guān)人員查閱。 - 物理安全：檔案室應(yīng)設(shè)在安全區(qū)域，配備防火、防盜設(shè)施。 - 數(shù)字安全：電子檔案應(yīng)加密存儲，定期備份，防止黑客攻擊。

5. 檔案利用： - 借閱：員工需填寫借閱申請，經(jīng)審批后方可取閱。 - 復(fù)制：復(fù)制文件需注明用途，不得用于非法或未經(jīng)授權(quán)的目的。 - 使用：使用檔案時，應(yīng)遵守保護(hù)措施，避免損壞。

6. 更新與廢棄： - 更新：當(dāng)文件內(nèi)容發(fā)生變化，應(yīng)及時更新檔案，注明修訂人和日期。 - 廢棄：達(dá)到保管期限或失去價值的文件，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀，確保合規(guī)。

上墻內(nèi)容

1. 工作檔案管理制度概覽：簡要列出制度的主要內(nèi)容，提醒員工遵守。

2. 檔案分類示例：展示幾個常見類別及其編碼，幫助員工理解和應(yīng)用。

3. 保密承諾書：員工入職時簽署，強調(diào)保密義務(wù)和違規(guī)后果。

4. 檔案借閱流程圖：直觀展示借閱步驟，方便員工操作。

5. 重要文件保管期限表：列出關(guān)鍵文件的保存年限，供參考。

以上制度旨在提升工作效率，保障信息安全，希望全體員工嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理環(huán)境。

工作檔案管理制度范文

第1篇 鄉(xiāng)d小學(xué)安全工作檔案管理制度

鄉(xiāng)小學(xué)安全工作檔案管理制度

一、檔案收集制度

1、接收檔案時要堅持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。

2、要定期接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案和有關(guān)資料。

3、要做好檔案的收集工作。

4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。

二、檔案保管制度

1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光措施。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號。

3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀。

4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫房內(nèi)外要設(shè)溫濕度計,每天上、下午定時測試、記錄。

5、每半年對檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計工作,按規(guī)定搞好年報。

7、為確保檔案的安全,庫房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。

8、檔案工作人員調(diào)動工作時,必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。

三、檔案保密制度

1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國國保密法》,切實保證檔案的完整與安全。

2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點,不丟失,不泄密。

3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機密檔案資料外借或帶出。

4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會客。

5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷毀,以免泄密。

四、檔案統(tǒng)計制度

1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時進(jìn)行登記。

2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次。

3、及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。

五、檔案利用制度

1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機密檔案資料,要說明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫《檔案利用登記薄》,并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷毀。

2、利用者在查閱要愛護(hù)檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁。

3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。

4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點、核對、辦理退還手續(xù)。

8、檔案資料利用后,查閱者要填寫《檔案利用效果登記表》。

第2篇 ds中學(xué)安全工作檔案管理制度

第四中學(xué)安全工作檔案管理制度

安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要組成部分。學(xué)校應(yīng)根據(jù)實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作,由辦公室負(fù)責(zé)。安全檔案應(yīng)包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。

(二)單位基本概況,重點部位情況。

(三)安全責(zé)任人、管理人、安全員崗位職責(zé)。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設(shè)施、器材情況。

(六)其他與安全有關(guān)的情況。

安全管理情況應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)安全設(shè)施、器材定期檢查記錄,維修保養(yǎng)的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓(xùn)記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關(guān)安全管理的情況。

第3篇 某學(xué)院重大活動重要工作檔案收集管理規(guī)定

學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定

重大活動、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動檔案管理試行辦法》、《__學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定__學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定。

一、定義

本規(guī)定所稱重大活動、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動過程中直接形成的具有保存價值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標(biāo)志性實物等不同形式的信息載體。

二、收集范圍

1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動;

2.重要創(chuàng)建、考核、評估、申辦等活動;

3.與省、市政府、社會團(tuán)體等的重要合作活動;

4.各類重大黨政、學(xué)術(shù)會議以及重大慶典、紀(jì)念活動;

5.舉辦或承辦的重大國內(nèi)外競賽、會展活動;

6.學(xué)校重大項目開工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;

7.重大國家級、省市級教學(xué)、科研課題和獲獎項目;

8.重大突發(fā)事件處置活動;

9.其他具有較大社會影響的活動。

三、收集要求

1.責(zé)任人:

學(xué)校重大活動、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門負(fù)責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動、重要工作實施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門和人員。檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。

2.信息傳送:

在重大活動、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門也應(yīng)及時向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動、重要工作建檔完整歸檔及時。

3.時間:

重大活動、重要工作檔案須在活動結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門及時向檔案館移交。承辦部門為兩個及以上的,由主要承辦部門負(fù)責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門應(yīng)積極配合,及時收集整理本部門在工作中形成的檔案材料,并在活動結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門匯交。

四、利用

檔案館對于學(xué)校重大活動、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對于所有權(quán)屬于個人的重大活動檔案,學(xué)校鼓勵檔案所有者向檔案館捐贈或者寄存,并由檔案館向捐贈者頒發(fā)收藏證。捐贈者、寄存者對其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)維護(hù)其合法權(quán)益。

五、重大活動、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。

本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)解釋。

第4篇 某教務(wù)處實驗室工作檔案管理制度

教務(wù)處實驗室工作檔案管理制度

為加強我院實驗室建設(shè),規(guī)范管理,提高實驗室功能和效率,更好地評估投資效益,特制定本制度。

一、實驗室工作檔案內(nèi)容

1.實驗室概況

學(xué)院和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料,實驗室建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃,實驗室占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。

2.實驗室任務(wù)

實驗教學(xué)大綱、實驗課程及項目、每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗開出記錄、實驗教學(xué)課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核辦法及歷年試題、實驗報告、預(yù)習(xí)報告等有關(guān)記錄,承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目及工作量。

3.實驗室儀器設(shè)備、低值耐用品及材料

儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低值耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等,大型精密儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書等,材料領(lǐng)用記錄等。

4.實驗室管理制度和工作記錄

實驗教師崗位責(zé)任制、分工細(xì)則及管理制度,實驗教師工作日志,實驗室研究活動記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計劃及實施情況,實驗室工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。

5.實驗室經(jīng)費使用

實驗室年度儀器設(shè)備購置、實驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計,實驗室年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計。

6.實驗室每年上報的各種統(tǒng)計報表。

二、實驗室工作檔案管理

1.本制度適用我院各級各類實驗中心、實驗室。

2.實驗設(shè)備處為學(xué)院實驗室工作檔案的業(yè)務(wù)主管部門,檔案管理應(yīng)在學(xué)院檔案室的指導(dǎo)下進(jìn)行,各部門要有專人負(fù)責(zé)此項工作,部門主要領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。

3.實驗室工作檔案,從實驗室建立之日起開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管。

4.各單位根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計整理、編目、立卷,定期歸檔。

5.嚴(yán)格實驗室檔案借閱手續(xù),實驗室主任及具體管理人員工作變動時,必須及時辦理移交手續(xù)。

本制度由教務(wù)處負(fù)責(zé)解釋。

第5篇 實驗室工作檔案管理細(xì)則辦法

一、實驗室工作檔案內(nèi)容

1.實驗室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。

2.實驗教學(xué)過程中的各種文件和資料:實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發(fā)情況記錄等。

3.實驗室人員在實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等方面的項目數(shù)及其工作量。

4.實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。

5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機技術(shù)手冊;儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄。

6.單價5萬元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購報告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設(shè)備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。

技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:

(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關(guān)來往信函等。

(2)設(shè)備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。

(3)安裝調(diào)試記錄等。

(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。

(5)使用過程中的所有記錄。

(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。

7.自制設(shè)備的任務(wù)書、技術(shù)總結(jié)報告、鑒定材料、設(shè)備使用說明書等。

8.實驗室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。

9.實驗室工作的各種統(tǒng)計報表。

10.上級主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與管理文件和本實驗室制定的規(guī)章制度。

二、實驗室工作檔案的管理

1.實驗室主任負(fù)責(zé)實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。

2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。

3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存三種。

4.學(xué)生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。

5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報廢之日為止。

6.除上述兩項資料外,其它資料均應(yīng)長期保存。

7.實驗室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。

8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動應(yīng)做好交接工作。

9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學(xué)校檔案館長期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實驗中心

第6篇 s實驗室工作檔案管理制度

為加強實驗室建設(shè),發(fā)揮檔案對實驗室管理和評估工作的作用,提高實驗室教學(xué)和科研水平及投資效益,更好的為培養(yǎng)人才服務(wù),特制定本制度。

(一)、實驗室工作檔案是指實驗室在日常管理以及實驗教學(xué)活動中形成的、有保存價值的文字、圖表、磁帶等不同形式的紀(jì)錄。

(二)、歸檔范圍:

1、 實驗教學(xué)基本文件:

實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)大綱、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、實驗教學(xué)課表、實驗題目、實驗項目卡片、有關(guān)獎勵證明及相關(guān)資料等。

2、 實驗教學(xué)記錄:

實驗報告樣本、實驗項目開出率、新開實驗試作記錄、首次指導(dǎo)實驗教師試作記錄、歷屆學(xué)生在實驗中存在問題及解決方法,實驗技術(shù)人員崗位日志,實驗中心教研活動記錄。

3、 實驗室建設(shè)與管理文件資料及各項規(guī)章制度:

① 實驗室建設(shè)與管理、儀器設(shè)備管理等規(guī)章制度;

② 實驗室建設(shè)規(guī)劃、重點實驗室建設(shè)方案、評估、論證、申報、審批材料;

③ 設(shè)計性、綜合性、開放性實驗題目落實情況;

④ 實驗室評估材料;

⑤ 實驗室占用的房間數(shù)及面積;

⑥ 每年實驗室上報的各種統(tǒng)計表;

⑦ 實驗室承擔(dān)的其它工作及有關(guān)資料。

4、 實驗中心(室)工作人員情況;

① 每屆實驗中心(室)主任、實驗技術(shù)人員的自然情況;

② 實驗技術(shù)人員培訓(xùn)及考核記錄。

5、 實驗設(shè)備及低值耐用品:

① 實驗設(shè)備及低值耐用品的數(shù)量及價值;

② 精密儀器隨機技術(shù)資料、申購計劃、論證報告、驗收報告;

③ 實驗設(shè)備的實驗說明書、附表、圖表等;

④ 設(shè)備運行的使用記錄、借用記錄和主要設(shè)備維修記錄,事故分析、處理意見等;

⑤ 儀器設(shè)備技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料;

⑥ 自制實驗設(shè)備申請書、合同書、鑒定證書。

6、 其他與實驗室工作相關(guān)材料。

(三)、實驗室工作檔案管理;

1、實驗中心主任要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作;

2、每個實驗室要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案收集、整理、匯編及存檔工作;

3、嚴(yán)格實驗室檔案借閱手續(xù),實驗室主任及具體管理人員工作變動時,及時辦理移交手續(xù);

4、實驗室工作檔案,從建立之日起,開始建檔,并逐年積累,嚴(yán)加保管;