地產公司檔案管理制度匯編(15篇)

更新時間：2024-05-10 查看人數：99

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目錄
1.地產公司檔案管理制度有哪些 2.地產公司檔案管理制度實施細則 3.地產公司檔案管理制度上墻內容 4.地產公司檔案管理制度(15篇)

地產公司檔案管理制度

有哪些

地產公司檔案管理制度

地產公司的檔案管理制度是確保業(yè)務運營有序、合規(guī)的重要保障，主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼：根據檔案性質和內容，制定統一的分類標準和編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定各類業(yè)務活動產生的文件應及時歸檔，保持文件的完整性和準確性。

3. 檔案保管：明確檔案的存儲條件、期限及安全措施，防止檔案遺失或損壞。

4. 檔案利用：設定檔案查閱、借閱和復制的流程，保證檔案的有效利用。

5. 檔案銷毀：對于過期無保存價值的檔案，應制定銷毀程序，并記錄在案。

6. 檔案信息化：推動檔案數字化，實現電子化管理，提高工作效率。

7. 檔案保密：強調敏感信息的保護，限制特定人員的訪問權限。

實施細則

1. 檔案分類與編碼細則： - 根據地產項目、財務、人事、合同等類別劃分，制定詳細編碼指南。 - 每個檔案應有唯一的編碼，便于快速定位。

2. 檔案收集與整理細則： - 設立專職檔案管理員，負責日常文件的收集、整理和歸檔工作。 - 文件應按時間順序排列，重要文件需標注優(yōu)先級。

3. 檔案保管細則： - 存檔室應保持干燥、通風，定期進行防火、防潮檢查。 - 重要紙質檔案應備份電子版，以防萬一。

4. 檔案利用細則： - 員工查閱檔案需填寫申請表，經部門負責人審批后方可進行。 - 外部單位借用檔案，須提供正式函件并由公司高層批準。

5. 檔案銷毀細則： - 制定年度銷毀計劃，由檔案管理部門提出，經公司管理層審批。 - 銷毀過程需由兩人以上監(jiān)督，確保檔案不被非法利用。

6. 檔案信息化細則： - 建立電子檔案管理系統，實現檔案的在線存儲和檢索。 - 定期備份電子檔案，確保數據安全。

7. 檔案保密細則： - 對涉及商業(yè)秘密的檔案，設置訪問權限，非授權人員不得查看。 - 對泄露檔案信息的行為，公司將嚴肅處理。

上墻內容

1. 檔案管理政策：尊重檔案，保護公司資產。

2. 檔案分類圖示：清晰展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。

3. 檔案借閱流程圖：簡明扼要地說明借閱檔案的步驟。

4. 保密協議：提醒員工遵守檔案保密規(guī)定。

5. 檔案管理人員聯系方式：方便員工尋求幫助。

地產公司的檔案管理制度旨在維護公司信息的完整性，提升工作效率，同時也確保了信息的安全和保密。通過嚴格執(zhí)行這些規(guī)定，我們可以建立一個高效、有序的檔案管理體系，為公司的長期發(fā)展奠定堅實基礎。

地產公司檔案管理制度范文

第1篇正大房地產公司檔案管理制度

河口房地產公司檔案管理制度

一、總則

第一條根據《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

(一)公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

(二)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。

第七條各部門兼職文書的職責:

(一)了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(二)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(三)承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

三、歸檔范圍

第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條其它應該納入檔案管理的材料。

四、平時歸檔

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統一保管。

第二十條各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

五、立卷(案卷質量要求)

第二十三條為統一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

第二十九條卷內文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十一條有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。

第三十五

第2篇房地產公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。

3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據為已有。

4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全

二、歸檔時間和份數

對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門經理以上員工(含部門經理)查閱非密級檔案,副總經理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門經理以下員工查閱密級檔案,需經辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經辦公室主任批準。

第3篇房地產公司檔案管理制度范本-2

房地產開發(fā)公司檔案管理制度范本2

一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。

二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。

五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求:

①文件材料齊全完整;

②根據檔案內容合并整理、立卷;

③根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。

十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定的酌情處置。

十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

第4篇某某地產公司檔案管理制度

3、檔案管理

3.1目的

明確公司檔案管理原則,建立完善準確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務的有效運作和決策提供必要的資料服務。

3.2定義

檔案是指公司在經營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數字、表格、單據、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。

3.3原則

企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運作與決策,對維護企業(yè)的經濟利益,保護企業(yè)的合法權益,具有法律憑證作用。根據本公司實際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準確和安全。

a、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數據或需長期保管的資料數據,地盤應復制留底后,將原件隨時送交公司有關部門。::地盤結束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。

b、重要檔案需在產生同時將正本報公司行政人事部集中管理。

c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。

d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。

3.4檔案分類

通常是,工程、地產、物資方面的檔案資料,以項目為主進行分類;文書、財務方面的檔案資料以年度為主進行分類。

根據公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務情況,現將檔案資料分為五大類。

a、文書類

b、財務類

c、工程施工類

d、物資類

e、地產類

3.5各檔案分類如下

a、文書類

⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關的請示、批復。

⑵公司組織簡單、機構設置、啟用印章之印模。

⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。

⑷有關機構頒發(fā)的業(yè)務文件。

⑸工作計劃、總結、會議紀要、重要文件。

⑹公司領導的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復等。

⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。

b、財務類

⑴本公司財務制度。

⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。

⑶會計帳簿(明細帳、總帳、固定資產帳、輔助帳)。

⑷會計報表(帳務指標快報、年度決算報表)。

⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。

c、工程施工類

⑴開工申請。

⑵工程保險文件。

⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。

⑷施工進度、質量記錄、質量安全事故報告。

⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。

⑹結算文件資料。

⑺竣工工程總結報告。

⑻完工保養(yǎng)紙。

d、物資類

⑴機械設備及材料采購供應計劃及審批件。

⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。

⑶各種機械設備清單、保險文件及汽車牌簿等。

⑷固定資產清單。

⑸固定資產調拔、報廢及出售審批表。

⑹材料調拔單。

⑺物資買賣合同文本。

⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。

⑼海關進出口報送單證。

⑽重大買賣合約審批表。

e、地產類

⑴征地或購地的有關文件、資料或其他合作形式的資料。

⑵建造房屋的全部文件、資料。

⑶賣房契約、價目、入伙等文件。

⑷與設計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關房地產的業(yè)務文件、資料等。

⑸市場調研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等有關文件。

3.6檔案立卷歸檔要求

a、檔案歸檔立卷根據檔案材料形式的規(guī)律和特點,保持檔案之間的有關聯系,便于保管利用。

b、歸檔檔案材料的種類、份數以及相關檔案和每份檔案的頁數均應齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復,放在批復之年度內;沒有批復文放在請示年度內;跨年度的總結內容放在后一年內。

c、歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應合在一起,不得分開。

d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內目錄,并進行代碼編號,字跡要工整、清晰。

e、工程項目在進行過程中要隨時注意收集、積累有關資料。

3.7有關注意事項

a、各部門、地盤均須指定專人進行文件資料管理。管理人員應按照本管理制度的要求,并結合實際情

況和以往的經驗,將資料按各有關規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經常過問,檢查此項工作。

b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經部門主管批準;未經許可,不得復印或外借。

c、需統一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復印件或合同協議之復印件。

d、公司內部制作的,需由公司統一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時限一并移交公司行政人事部。

e、凡需銷毀的檔案資料,::必須先造冊列出清單,并經相應級別的主管簽字批準后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。

3.8公司檔案室檔案

a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負責。

b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。

入庫檔案由行政人事部負責人審查批準,并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。

c、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負責人最后決定。

d、檔案要保存在公司統一制作的封套內,每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。

第5篇房地產公司檔案管理程序（15）

房地產公司檔案管理程序(十五)

1.目的和范圍:建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案完整、齊全、高質,檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。

2.職責:

2.1公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理,即圖書檔案室(隸屬人力資源部)負責公司檔案的總體管理,部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作,圖書檔案室對各部室進行業(yè)務上的指導、監(jiān)督和檢查。

2.2鑒于財務檔案的特殊性,公司財務檔案(包含各類合同)由財務計統部自管,圖書檔案室提供存放點。使用時,由財務計統部指定專人調檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性,公司人事檔案由人力資源部人力資源口自管,人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理。

3.流程:

3.1檔案分類:

3.1.1文書檔案:即在公司管理過程中產生的有保存價值的普發(fā)性內外部文件。

3.1.2基建檔案:即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財務檔案:即在公司經濟活動中產生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案:即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。、

3.1.5經營銷售檔案:即公司房產經營銷售活動中產生的具有保留和存查價值的歷史記錄,如合同評審記錄、商品房預售合同、客戶檔案、市場調研資料、樓盤宣傳資料等。

3.1.6客戶服務檔案:即公司在提供客戶服務過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄,如客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查與分析記錄等。

3.1.7對外聯絡檔案:即公司在項目報批報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄。如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.8聲像檔案:即在公司生產經營活動中形成的有保存價值的、以音像或圖象記錄在特殊載體上的并配有文字說明的歷史記錄。

3.2具體管理:

3.2.1立卷歸檔:

a.流程:

b.要求:

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時,均需附上移交清單一式兩份。移交時,交接雙方據此進行清點簽收,并各自保存一份。(移交清單即文件清單)

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整,圖書檔案室不接收未經系統整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段,要注意保持字跡清晰、份數完整,防止發(fā)生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據實際工作需要保存文件,但向檔案室移交檔案時,則應按規(guī)定的歸檔范圍進行。

a)總經理室:會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與年度計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文件、大事記等;

b)人力資源部:人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料(應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等)、內部刊物等;

c)工程材料部:前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內業(yè)資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期文件由工程部負責收集,竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等;

d)財務計統部:財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》;

e)審計核算部:決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等;

f)經營銷售部:合同評審記錄、售樓合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等;

g)設計研發(fā)部:工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件(標書、合同等)、工程設計概算說明、各項目往來文件(傳真、工作聯系函等)、施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h)對外聯絡部:聯絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等。

i)客戶服務部:客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等。

3.2.2整理上架:

a.流程

b.要求:

a.卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起,即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;基建檔案的卷內排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機,正面右上角,背面左上角)。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法,規(guī)格為30cm×21cm;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3保管:

a.庫房管理:

a.庫房應集中布置、自成一區(qū),不堆放與檔案資料無關的物品,不從事與庫房管理無關的活動;庫內檔案必須按順號上架,不得錯架、亂架;

b.除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入庫房,確需進庫的(如維修庫房或設備等),則須有檔案員陪同并相伴始終;

c.庫房設有中央空調、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備,檔案員要定期檢查,以確保以上設施的安全有效;

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數,務必使溫度保持在140c~200c,相對濕度50%~65%;

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查,有計劃、分期分批地對檔案進行翻動;

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭,包括擦洗密集架、地面、門窗等,特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生;

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門,并注意檢查庫房門窗的緊閉性;

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放,密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起,從左自右,從上到下。

b.流動中的安全防護:

a.檔案在庫房外未被使用時,不允許長時間攤放在桌子上,而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好,更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所;

b.未經許可,利用者不得將所借檔案轉借他人,以防泄密;

c.未經許可,利用者不得擅自拍照、抄錄、復印;

d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中

的滯留時間,以防因檔案外借時間過長而出現的泄密現象。

3.2.4提供利用:

a.加強基礎工作:

a.編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具;

b.安裝使用快捷便利的檔案管理軟件,提高查檔效率;

c.開辟閱覽室,向檔案用戶提供檔案信息。

b.開展查借服務:

a.借閱:

a)公司內部人員借閱檔案的,須填寫《檔案借閱登記表》,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當面清點檔案頁數,之后再入庫;

b)非公司人員借閱檔案的,須持有關單位介紹信,并經公司相關部門主管同意后方可借閱;

c)借閱者必須愛護所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁;

d)借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。

b.借出:

a)檔案使用人如需借出檔案,須填寫《檔案借出登記表》,并按規(guī)定于1周內歸還,不能及時歸還的,經檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù);歸還時,檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b)非公司人員若需借出檔案,須持有關單位介紹信,并征得公司相關部門主管同意后,方可借出;

c)借出人員須妥善保管好檔案,不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉借,并負有保密的完全責任。

c.復印:

a)檔案使用人若需復印檔案資料的,須經檔案員同意;

b)圖紙資料若需借出復印的,須經檔案員同意并嚴格控制復印份數。

3.2.5銷毀:

a.流程:

b.要求:

a.準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管;

b.批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀,嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途,更不允許出賣。

c.檔案銷毀時,須有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4.相關文件:

4.1《rr集團檔案管理辦法》之《檔案保管期限表》

4.2《rr集團人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

4.3《財務檔案管理制度》

5.相關表單:

5.1文件清單/移交清單(具體見《文件管理程序》)

5.2檔案借閱登記表

5.3檔案借出登記表

5.4檔案銷毀清冊

編制:

日期:20__.4.22審核:

日期:20__.4.28批準:

日期:20__.4.30

第6篇房地產公司檔案管理目錄制度

房地產開發(fā)公司檔案管理目錄制度

一、公司檔案共分十一類,分別是:人力資源、政策法規(guī)、公司文件、文件(含設備、生產技術、倉儲、營銷、工程等)、工程、廣告、采購、培訓、信息、綜合等類。有特殊要求的所有文件資料歸為一類。不單獨區(qū)分公文與檔案的管理。

二、檔案管理執(zhí)行的依據是公司的《檔案管理制度》。

三、檔案編號:檔案二字拼音的第一個大寫字母 + 類別 + 序號 + 附件

類別直接以漢字表示。

序號即各類別中排序,以三位數表示,從001開始順序編號。

附件以數量表示,有幾份附件就用數字幾表示。

在此沒有將合同單獨分類,相關合同歸相關類別建檔。

沒有按檔案密級分類,確屬重要的、唯一的資料,將單獨保管。

四、查閱檔案時以檔案目錄與檔案編號對照一致即可。

五、綜合類如圖片、錄像(影)帶、磁盤、移動盤、光盤等以及無法歸入上述十一類的。

本制度由行政部制定,并監(jiān)督執(zhí)行。

檔案目錄類

項目序號日期編號名稱份數備注

制表日期:

第7篇領航房地產公司檔案管理制度

綠航房地產公司檔案管理制度

檔案管理工作由綜合部總負責,各部門協助管理。

一、文件檔案的管理

1、各類公文材料收文由綜合部統一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;

2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮;

3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;

4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統一存檔;

5、各部門的各類專業(yè)檔案,部門應及時與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;

6、各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

二、工程技術檔案的管理

1、工程部經理負責全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設計、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;

2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程技術部移交檔案;

3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖,匯總后經監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程技術部;

4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部,并負責審核施工單位的竣工文件。

三、檔案管理規(guī)范

為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本規(guī)范。

(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責,檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度,即:資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門經理應積極配合與支持;2、凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。

(四)檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總工程師、各部門經理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);

2、檔案借閱者必須做到:①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

(五)檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料;

2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經理審核經總經理批準后執(zhí)行;

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領導批準后方可銷毀;

4、經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;

5、在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理指定專人監(jiān)督銷毀。

第8篇麗晟房地產公司檔案管理制度

麗灣地產公司檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強公司檔案的系統管理,實現檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項工作服務,根據檔案法和公司有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制訂本辦法。

第二條凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何部門、單位和個人不得據為已有。

第二章檔案管理體制

第三條公司檔案工作實行統一領導,分級保管,分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統籌管理,由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作,由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作,或由綜合部派駐專職人員協助管理。

第四條公司檔案管理的分散與集中。

1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經總經理許可,綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。

2、有關人事方面的資料,由綜合部人事專員保管。

3、屬工程項目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或專業(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內,把所有檔案移交到綜合部檔案室統一保管。

4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管,并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結的資料,但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。

5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同,應當在簽署完畢時,即向綜合部檔案管理員移交,本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關上個月市場調查報告,項目策劃與廣告,和銷售策劃方案方面的資料。

6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預抵押章 )后,當日即移交另一份售樓合同,和網上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管,其中網上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產后,綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產權證,并最終將此合同移交給房管局。

7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經濟合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關的簽證單移交到財務部保存。

8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經濟合同,原則上公司應保留兩份原件,財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務部保存原件,綜合部保存復印件(售樓合同除外)。

9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時,應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。

10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理,屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內移交到綜合部檔案室統一保管,本單位可視情況保留復印件。

第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定,人員變動應及時通知綜合部檔案室,因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結、報告,和各種重要通知、通報,及各種公文、會議紀要、大事記。

2、各種工程圖紙、簽證單、聯絡函、設計變更通知書等工程資料。

3、各類工程檢測、鑒定報告。

4、各種協議書、合同書,各種技術資料,和各種設備檔案及說明書。

5、公司年初財務預算報告及年終財務報告,各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計報告、資產評估報告。

7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。

8、公司各種注冊、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動,及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記,和公司總經理親自起草或修改的重要文稿。

12、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。

13、其他需要歸檔的重要文件。

第四章檔案的歸檔與立卷

第八條檔案在形成過程中,經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員負責收集。

第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。

第十條凡屬歸檔范圍的文件,經辦部門資料員應在規(guī)定時間內將原件及時歸檔,任何單位和個人不得私自留存;經辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經辦部門保管者,應經綜合部負責人同意后妥為保存,綜合部以復印件歸檔,經辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。

第十一條各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第十二條為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或復印件等情況,設立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條立卷應以部門為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組

合在一起,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級印鑒,按保管期限和文件年限分開立卷。

第十四條立卷時應編制好案卷目錄,把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬好案卷標題,把案卷內容表達出來,填寫備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無任何金屬物。

第五章檔案的分類與編號

第十五條檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進行。

第十六條檔案分類與編號規(guī)則,見附表。

第六章檔案的保管工作

第十七條公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房,庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條件,門窗應結實牢固。各部門根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜。

第十八條歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。

第十九條檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內容,發(fā)現問題應及時上報綜合部負責人,重要問題應及時上報總經理。要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。

第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護工作,妥善保管,謹防丟失,不得隨意轉借,或替當事人涂改內容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室,非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度,對檔案的機密內容,要做到守口如瓶,嚴守職責,不得傳播或泄露內容。

第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時,根據給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對有關責任人進行處罰。

第七章檔案的保管期限與密級

第二十二條根據檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值,確定其保管期限和密級。

第二十三條保管期限

文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:

1、永久保存:(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)規(guī)章制度;(10)其他經核定須永久保存的文書。

2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經核定須保存10年的文書。

3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定保存5年的文書。

4、1年保存:結案后無長期保存必要者。

第二十四條檔案密級

公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級,按檔案性質、內容不同劃分不同密級,并據此界定檔案調閱權限。

1、絕密文書含:相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。

2、機密文書含:公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。

3、密文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4、普通文件含:部門工作聯系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第八章檔案的借閱管理辦法

第二十五條凡需借閱公司檔案者,均須填寫檔案調閱單,依據調閱權限和檔案密級,經各級領導簽批后方能調閱。

第二十六條借閱的檔案密級與領導簽批

公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案須經本部門領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準后,方可借閱。

借閱非本部門的業(yè)務檔案須經分管領導批準,機密級以上檔案必須經總經理批準許可,方可借閱。

借閱公司人事、財務檔案須經總經理批準,方可借閱。

第二十七條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),檔案管理員依據《檔案調閱審批單》,為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復制,須經綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點,經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現遺失或損壞,應及時報告主管領導。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

第二十八條公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負責人批準后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調閱期限,應按調閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書面證明,并經總經理批準,方可查閱無密級檔案。

第二十九條借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密,絕不能將檔案資料內容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經檔案室審查無誤簽字后,才能調離。

第九章檔案的銷毀

第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理,清除不必要保存的資料,對破損和褪色的資料進行修補和復制。

第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料,經綜合部負責人和檔案形成部門經理共同鑒定,報分管領導審核,總經理批準,并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。

第三十二條銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字,銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式,嚴禁將要銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。

第十章罰則

第三十三條有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔

案機密者。

第十一章附則

第三十四條本制度由綜合部負責解釋、補充,由公司總經理批準執(zhí)行。

第9篇地產公司檔案管理規(guī)定

地產有限公司檔案管理規(guī)定

為使各類檔案完整、準確、系統、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據,特制定本規(guī)定。

一、檔案管理工作的組織

1、在公司的直接領導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。

2、部門發(fā)生需保存文件時,應先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監(jiān)督。

3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。

4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等)。

5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。

二、檔案的分類

檔案分為文書檔案、工程(設備)檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。

三、檔案的歸檔要求

1、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。

2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立,由人事部門進行管理。

3、財務檔案應按歸檔范圍要求,按年度整理,財務部門保存五年,然后移交檔案室。

4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等,歸來后,應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。

5、實物、聲像一經形成,即需歸檔。

6、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。

7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。

四、借閱檔案的要求

1、總經理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。

2、公司其他人員需借閱檔案時,要經部門或項目負責人、公司主管總經理批準,并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經總經理批準。辦理借出檔案手續(xù)。

3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經理批準方可摘錄和復制。

4、外單位借用我公司檔案時,應持單位介紹信,經公司總經理審批后方可查閱、抄錄和復印。

5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。

五、移交、銷毀檔案的要求

1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經雙方核實后,交接人應在交接單上簽字,由雙方備查。

2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。

3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。

4、根據各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區(qū)分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。

5、任何部門和個人非經公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

6、對要銷毀的檔案登記造冊,經相關部門經理審核后,報總經理批準銷毀,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。

六、公司各部門檔案員的要求:

1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。

2、做好檔案的保密工作,發(fā)現檔案遺失或出現文件泄密時,要及時向有關領導報告,不得隱瞞。

3、對公司檔案管理工作需按時保質完成,如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。

4、有下列行為之一的,根據情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構成犯罪的依法追究刑事責任:

a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。

b、涂改偽造檔案。

c、出賣公司檔案或將公司檔案不經批準擅自出示他人。

d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。

七、本規(guī)定由圣北公司行政部負責解釋。

八、本規(guī)定自通過之日起施行。

附:1、檔案歸檔范圍

2、檔案管理分工

3、檔案管理表格

4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員

附表一:檔案借閱申請表

附表二:檔案交接單

附表三:檔案銷毀申請表

第10篇房地產公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

房地產開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定

檔案管理與資料管理

檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、管理的質量及效率,特制定本規(guī)定。

(一)歸檔適用范圍范圍

凡公司與外界往來及公司與各協作單位之間往來的以及公司經營管理所必需的有關企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(年、月度)、財務審計、經營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決定、決議、通告、通知、協議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。

(二)管理部門

1、公司行政人事部設綜合檔案資料室,設專職檔案管理人員;各部門設兼職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業(yè)日常經營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合檔案室。

2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分級管理。

(三)移交歸檔與使用

公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關襠案文件移交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經歸檔的原件時,需經批準后履行借閱手續(xù)使用。

2、歸檔時間分與歸口管理部門

2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。

2.2會計檔案:會計檔案由財務預算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案:基建工程(合同、協議、預算書、許可證、隱蔽資料等)、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安裝投入使用后一個月內歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。

2.5 各類報告、方案、內部申請批復、內部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正本歸檔。

2.6合同協議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部門、財務預算部、檔案室各存檔一份。

2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。

2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一般在該檔案資料形成后一周內交公司行政人事部歸檔。

(三)文件點收

文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:

1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回經辦部門補辦。

3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退回經辦部門。 (四)文件整理標準

1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。

2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。

3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復合并一起立卷。

4、卷內文件的排列與編目要科學規(guī)范,便于查找。

(五)檔案分類編號標準

檔案按職能設置十個一級類目,即(1)合同協議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經營管理類;(4)工程技術圖紙類;(5)內部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術研究類;(7)預算項目類;(8)資產設備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內容所反映的問題進行設置。按問題分類,結合年度,一事一卷。檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統一名稱通知各部門)。按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯系和及時、高效提供利用。

根據檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。

(六)保存期限

保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。

(七)檔案借閱

1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內容及利用目的和效果。

2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經檔案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。

3、查閱人事檔案需經主管人事部門批準,經檔案管理部門負責人批準后,方可查閱。

4、借閱檔案限與經辦業(yè)務有關者,如借閱與經辦業(yè)務無關案件,應經檔案管理部門負責人同意。

5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復制,必須經檔案管理部門負責人批準。

6、檔案歸還時,經檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。

(八)檔案保管標準

檔案入庫前必須經過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質進行侵蝕。檔案入庫后要系統化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和利用。

3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與設施。每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后的檔案及時歸回原處。

5、檔案室內嚴禁放置與檔案無關物品,嚴禁在檔案室吸煙。

(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)

對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。

2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關人員泄露。

3、查閱密級檔案,需經主管領導批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室查閱。未經批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。

4、

銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。

5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現象,須立即向有關部門和領導報告,不得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。

(十)附則

第11篇房地產公司檔案管理制度（12）

房地產公司檔案管理制度(十二)

第一節(jié)行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負責,各部門協助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類公文材料收文由辦公室統一處理。辦公室由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類文件檔案得整理、利用、統計、保護工作由辦公室統一負責,以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。

(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊,交辦公室統一保管。

(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術檔案、財務檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應在立檔后,將總目錄及卷內目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機要文件回家或去公共場所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

三、各部門上報的行文,要按照公司統一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類公文辦理程序

(一)一般下級報上級部門的請示類文件,應在三天之內回復,緊急文件應當天回復。

(二)上級對下級的指示類文件,應按指示精神在規(guī)定的期限內辦理,處理結果及時向有關領導匯報。

第二節(jié)工程技術檔案管理制度

一、工程技術檔案管理由工程檔案管理小組負責實施。

二、管理機構及職能

(一)組織機構:

1、__房地產開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:

組長:總工程師

組員:開發(fā)部、經管部、工程部、材料設備部的經理及各部門指定的檔案員。

2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,并建立相應的檔案機構和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質量地管理好本項工程的檔案材料。

(二)職能

1、總工程師負責整個工程的檔案管理工作,組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關部門向城建檔案館移交。

2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作,并按要求向建設單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內的施工技術文件和竣工圖,匯總后經監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程部。

4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程部,并負責審核施工單位的竣工文件。

三、管理內容與要求

(一)歸檔辦法:

(二)管理要求:

(三)竣工圖的編制:

(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)

(五)工程檔案使用:

(六)匯總上報:

第12篇 _房地產公司檔案管理制度

房地產公司檔案管理制度

1.目的:為加強檔案的管理工作,維護檔案的完整與安全,便于公司各部門人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產、管理中的作用,根據《中華人民共和國國檔案法》和《科學技術檔案工作條例》,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產建設、經營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料,包括行政、人事、工程、經營、財務等各種檔案。

3.職責

檔案工作,設立資產檔案管理員,隸屬行政辦公室,對公司內的檔案資料實行統一管理,各部門設立二級檔案員,由行政辦公室檔案員組織協調,監(jiān)督和指導。

行政辦公室負責組織各部門做好檔案管理工作,檔案室負責對檔案文件進行驗收、整理、保管和提供利用,并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進行組織、指導和監(jiān)督。

各部門負責職責范圍內檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負責刻錄和歸檔。

人事檔案、財務檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務管理部和營銷管理部設專人配合行政辦公室檔案管理員進行管理。

各部門應明確規(guī)定檔案責任人(檔案員)。檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負全責。

歸檔

各部門應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù),重要資料應隨時移交,集中管理,任何單位及個人不得據為己有。

歸檔范圍及管理:

各類資質文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結、設備及資產的登記資料等由行政辦公室負責歸檔。

各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料由前期開發(fā)部負責整理及歸檔,并按規(guī)定及時向檔案室移交。

各工程項目設計方案、施工圖,設計變更、洽商以及設計院、勘察單位之間往來資料,會議記錄等資料由技術發(fā)展部負責整理及歸檔。

工程進度計劃,施工總包、分包、監(jiān)理、設備廠家的資質文件及其往來資料、會議記錄,工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關的資料由工程管理部負責整理及歸檔。

各類合同協議(承包、商務、銷售、借貸、擔保、轉讓等)的正本原件、工程預結算書等資料由合同管理部負責整理及歸檔。

各類證件(營業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機構代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國稅、地稅稅務登記證副本;開戶許可證等)及各類財務憑證、帳薄、報表等均由財務管理部負責歸檔。

公司采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等資料由材料采購部負責整理及歸檔。

凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門二級檔案員按規(guī)定進行整理、保管。

歸檔資料必須符合下列要求:

文件材料齊全完整,真實有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。

根據檔案內容整理編號、編制卷內目錄、裝訂立卷;

根據檔案內容的歷史關系,區(qū)別保存價值,進行分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。

借閱

檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫檔案借閱登記表。

本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案,查借秘密檔案,需經所在單位主管副總簽字,方可借閱。

機密檔案只限與工作有關的人員借閱,由所在單位主管副總簽署意見,經企管辦主任批準后方可借閱。

本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借,必須經公司總經理(或常務副總)批準,外借的檔案一般在一周內歸還,所借檔案達到規(guī)定借閱期限,如需繼續(xù)使用,若無他人預約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權根據工作需要隨時催還,借閱人不得拒還。

外單位人員借閱非機要檔案,必須持單位介紹信,經公司總經理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內查閱,不準外借,檔案管理負責人并對摘抄的材料進行審查。

借閱檔案要注意愛護和保管,不得轉借。閱卷嚴禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內容和內部控制事項的檔案,要注意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當事人責任。

查閱一般檔案材料,經檔案管理人員審核同意后方可進行復制、拍照、摘抄。

借出或歸還檔案時,檔案管理人員和借閱人要當面檢查案卷的完整情況,如發(fā)現檔案缺損的情況要嚴肅查處。

借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責任。

職工臨時離開公司(出國、借調、外出學習等)、調動工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門要及時通知檔案部門,經檔案部門簽字確認已還清所借檔案后,方能辦理相關手續(xù)。

本公司保管的人事、財務、車輛等檔案只供本公司和主管政府機關查閱,不對外交流,外單位人員需要查閱必須經公司總經理批準。

財務檔案原則上不許外借,需要查閱者必須經主管財務副總同意后,由財務部指定專人陪同查閱,財務賬目不予復制,財務憑證如確實需要復制,必須在財務人員和檔案管理人員監(jiān)督下進行復制。

檔案保存期限及銷毀

工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設計文件、其他重要檔案永久保存。

行政檔案視可利用價值定期銷毀。

檔案每三年鑒定一次,對超過保存期限的進行下架、分類。

由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據有關規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。

銷毀檔案由檔案室負責執(zhí)行,同時由主管領導指派監(jiān)銷人,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經批準銷毀的檔案,不得當廢紙出售或作其他用。

檔案統計及管理要求

為了給分析、研究工作提供數據,要認真做好檔案統計工作,建立健全各種統計臺帳。

年終進行當年歸檔文件匯總,并統計當年檔案借閱人次,分析利用率,總結檔案利用與效果。

保密資料要全部入庫,存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進行清點催還。

公司職工要嚴格遵守保密規(guī)定,若有泄密應追究責任,有嚴重泄密或竊密行為者,視其情節(jié)進行處理,并追究其刑事責任。

加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

附件13.檔案借閱申請單

附件14.檔案借

閱登記表

附件15.存檔登記表

第13篇 _地產公司檔案管理實施細則

地產公司檔案管理實施細則

第一條檔案文件的日常管理

1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料,經辦人應及時將原件交資料員登記收存(如提交復印件必須說明原因),并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經辦人沒有簽字確認,視同該資料沒有收存。

2.外單位來文由部門資料員(或接文人轉交資料員)接收,并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。

3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》,做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內容摘要、份數的登記,并及時讓接收人簽字確認。

4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經辦部門自行負責保管,以便于及時查找,待工程完工后移交總經理辦公室統一保管。

第二條檔案文件借用及移交規(guī)定

1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經辦業(yè)務有關,借用人在借用部門檔案時,須經部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后,方可借閱?？绮块T借閱檔案時,須經借用人部門經理同意。

2.所借文件資料須為原件時,出借文件資料的部門資料員必須預留一份復印件或掃描件,以防不時之需。

3.文件資料借出后,出借部門的資料員應根據《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄,做好文件借出后的追蹤工作,負責按規(guī)定時間及時收回,防止遺失。

4.跨部門借用文件資料并不再歸還時,則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》,雙方部門資料員簽字確認后,在備注欄內注明移交,則該文件的保管責任人由移交部門資料員轉至接收部門資料員。

5.文件資料歸還時,必須當面點清,并查看文件資料的是否完整,如有缺損,應由借用人書面寫明原因,并經出借部門經理和借閱部門經理雙方簽字確認。

6.部門資料員應在文件資料借出、移交及收回后,及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》,更新文件保存記錄。

第三條文件資料目錄定期上交

每月初第一個工作日,部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后,填寫《部門文件檔案目錄》并校對,部門經理須確認是否交公司存檔、預計存檔時間和是否進行電子存檔欄,核對簽字后由資料員交總經理辦公室。

第四條各部門文件資料歸檔范圍和移交時間

1.各部門文件資料按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理,未涉及到的其它文件資料由部門經理和主管副總確認存檔部門及移交時間。

2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外,其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內連同《合同審批表》一并交總經理辦公室統一保存。

第五條對于工程各類圖紙、文件資料等,按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。

附表1:《文件資料收存、借用記錄表》

附表2:《發(fā)文記錄表》

附表3:《部門文件資料目錄》

附表4:《案卷總目錄》

附表5:《卷內備考表》

附表6:《卷內文件目錄》

附表7:《文件資料移交記錄表》

附表8:《文件資料銷毀清單》

附錄9:《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》

第14篇 _地產公司檔案文件資料管理規(guī)定

地產公司檔案文件資料管理規(guī)定

為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據檔案管理規(guī)范,結合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:

第一部分:公司檔案資料管理

第一條檔案的定義與范圍

檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第二條檔案管理的原則

檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理,各部門除已移交總經理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。

第三條檔案管理的責任部門和責任人

公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;

各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

第四條歸檔的范圍

1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等;

3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);

4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結;

5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;

6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;

7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;

8.公司法律事務管理方面的文件材料;

9.公司各項目的技術圖紙等資料;

10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;

11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);

12.公司歷年獲獎資料。

第五條歸檔要求

整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。

1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯系的原則,結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

2.在一個卷內(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》,并且按項目、內容或文件形成時間,系統的排列。

3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

1)對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;

2)對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;

3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。

4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

5.全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。

第六條過程管理

屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管,任何人不得據為已有。

第七條檔案銷毀規(guī)定

公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批,最后經總經理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。

第八條檔案借閱

1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經總經理同意后方可借閱。

2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。

4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。

5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

第九條檔案備份規(guī)定

公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。

第十條檔案保管

1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。

2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內。