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有哪些
檔案保管制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了企業(yè)各類文件、資料的收集、整理、存儲、利用和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。通常，一個(gè)完整的檔案保管制度包括以下幾個(gè)關(guān)鍵部分：
1. 檔案分類與編碼：為便于管理和檢索，企業(yè)需制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系。
2. 收集與歸檔：規(guī)定檔案的來源、收集方式及歸檔流程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲條件：明確檔案的存儲環(huán)境要求，如溫度、濕度、防火、防盜等安全措施。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的使用規(guī)則，包括借閱權(quán)限、期限、登記等。
5. 保密與安全：針對敏感信息，設(shè)立嚴(yán)格的保密制度和安全防護(hù)措施。
6. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷毀程序，防止過期檔案占用資源。
內(nèi)容是什么
這些制度的具體內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特性和規(guī)模進(jìn)行定制。例如，對于技術(shù)型企業(yè)，專利文件、研發(fā)報(bào)告等可能需要特別的保密措施；而對于服務(wù)型企業(yè)，客戶合同、投訴記錄等則需要重點(diǎn)管理。制度中還應(yīng)包含檔案電子化、備份策略以及應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。
規(guī)范
檔案保管制度的制定應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法，確保合規(guī)性。此外，企業(yè)內(nèi)部還需定期進(jìn)行培訓(xùn)和審計(jì)，以確保制度的有效執(zhí)行。規(guī)范的檔案管理不僅能提高工作效率，也是對企業(yè)知識資產(chǎn)的保護(hù)。
重要性
檔案保管制度的重要性不容忽視。它不僅保障了企業(yè)運(yùn)營的信息安全，防止數(shù)據(jù)丟失，而且有利于企業(yè)歷史信息的傳承，支持決策的科學(xué)性和連續(xù)性。良好的檔案管理還能提升企業(yè)形象，增強(qiáng)合作伙伴和客戶的信任。因此，建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，是每個(gè)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的基礎(chǔ)。
檔案保管制度范例范文
第1篇 檔案保管制度范例
檔案保管制度
一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。
三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。
第2篇 化龍物業(yè)檔案收集保管管理制度
雅園物業(yè)檔案收集、保管管理制度
檔案管理工作是公司的一種重要基礎(chǔ)工作,建立健全檔案收集、保管制度是提高工作效率,實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化,工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要舉措之一。各部門在日常工作中產(chǎn)生下列文件均請按有關(guān)要求及時(shí)交行政辦公室歸檔。
一、各種會議材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、董事會及公司、管理處各類辦公例會的會議記錄、紀(jì)要;
2、公司、管理處各種專題工作會議的會議記錄、紀(jì)要或報(bào)告;
二、各種文件材料(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、公司、管理處下發(fā)的通知、通報(bào)、決定、規(guī)定;
2、管理處所有對客通知;
3、管理處各種活動(dòng)的紀(jì)實(shí)性材料照片及總結(jié)報(bào)告;
4、工作計(jì)劃、總結(jié);
(1)公司、管理處的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié);
(2)公司、管理處各部門的年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)及各種專項(xiàng)工作方案及總結(jié);
(3)公司、管理處預(yù)算及各階段預(yù)算執(zhí)行情況總結(jié)。
5、公司、管理處各部門的情況匯報(bào)、工作報(bào)告、批示過的請示報(bào)告;
6、公司、管理處制定的工作流程、崗位職責(zé)及各種規(guī)章制度,公司、管理處各部門制定的工作手冊及各種工作規(guī)范;
7、公司、管理處大事記(行政辦公室編寫);
8、公司人力資源部及公司、管理處各部門組織實(shí)施培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)大綱和教案;
9、各管理處設(shè)備臺帳及建筑檔案(定期變更內(nèi)容)、各種維修改造的施工圖紙和技術(shù)文件。
三、外來文件(實(shí)時(shí)上報(bào)存檔)
1、各行政管理機(jī)關(guān)行業(yè)主管部門下發(fā)的需貫徹執(zhí)行的決定、通知、規(guī)定、條例等;
2、對工作有參考借鑒價(jià)值的各種資料;
四、工作記載性文件(對客資料每周收一次,內(nèi)部管理資料每月收一次,各種工作記錄后延一個(gè)月上報(bào))
1、物業(yè)部:
記載客戶報(bào)修、返修或投訴事宜的記錄和工作票、車位管理檔案、客戶繳費(fèi)歷史記錄,客戶簽署的各種單據(jù)(包括入住手續(xù)文件等),各種經(jīng)營性文件;
2、工程部:
所有值班記錄、運(yùn)行記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄,二次裝修工作記錄;
3、保衛(wèi)部
所有值班記錄、工作記錄(包括外包單位的工作記錄)、交接班記錄及外管局及有關(guān)對口管理單位備案資料,聯(lián)系資料;
4、保潔部
所有工作記錄(包括外包單位的工作記錄);
五、其他材料
如其它材料需要收集,按行政辦公室通知辦理。
注:
1、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案不在此例,自行存檔嚴(yán)格管理。
2、各管理處會所及租賃單位發(fā)出的各種對客通知及經(jīng)營性文件亦需備案存檔。
第3篇 資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān),分類排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間:各科室要按時(shí)收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢。科研檔案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求:檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件,會計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明,錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應(yīng)門類檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求,分類編號保管;
2、資料檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案,必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人,同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時(shí)需愛護(hù),不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機(jī)密,對造成泄密事故者,應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。
五、登記
申請人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí),檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作,必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,對期滿資料檔案,認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷毀檔案,必須編制清冊,并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷毀檔案時(shí),必須派專人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷毀清冊上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。
第4篇 檔案保管制度
二、檔案室的庫房要堅(jiān)固，并有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高溫等設(shè)施，要定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
三、要注意控制庫房內(nèi)的溫濕度，不斷改善保管條件，努力達(dá)到溫濕度，不斷改善保管條件，努力達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫濕度，濕度一般保持在１４度---２０度之問；相對濕度４５％---６５％之間，庫房要清潔衛(wèi)生，定期清掃整。
四、庫房內(nèi)各種電器閘門要牢固，下班時(shí)要關(guān)閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現(xiàn)象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。
五、檔案管理人員調(diào)閱搬運(yùn)檔案資料要輕拿輕放，嚴(yán)防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機(jī)械磨損。
六、建立和完善全宗卷；并做好檔案的收進(jìn)、移出、利用等日常的登記、統(tǒng)計(jì)工作。
七、要提高警惕，做好保衛(wèi)保密工作，防止發(fā)生任何盜竊破壞檔案資料的事件
第5篇 華東醫(yī)院檔案保管制度
人民醫(yī)院檔案保管制度
一、檔案室應(yīng)有專人管理,非專管人員未經(jīng)許可不得擅自入內(nèi)。
二、檔案必須分類存放,檔案箱櫥擺放整齊、編號有序,室內(nèi)不準(zhǔn)堆放雜物和個(gè)人物品。
三、為確保檔案室的安全,禁止室內(nèi)吸煙,嚴(yán)禁存放易爆易燃等危險(xiǎn)物品。
四、檔案室內(nèi)備有“七防”基本設(shè)施,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)采取措施,最大限度延長檔案的壽命。
五、經(jīng)常保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生,根據(jù)氣溫、溫度變化,掌握啟閉窗戶,以調(diào)節(jié)室內(nèi)溫、濕度。
六、按規(guī)定及時(shí)接收各類檔案,承辦鑒定和銷毀無保存價(jià)值和過期的檔案。
第6篇 檔案安全保管制度范文
檔案安全保管制度一:
1、檔案人員必須保護(hù)、保管好檔案,對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類,排列、編號、裝箱,箱柜排放有序。
2、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現(xiàn)檔案破損或字跡變化,及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制,保證檔案的安全完整。
3、檔案庫房是機(jī)要重地,非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。
4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無關(guān)的各類雜物品,要保持整潔。
5、檔案庫房必須堅(jiān)固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染等設(shè)施,并要經(jīng)常檢查各項(xiàng)設(shè)施是否有效。
6、庫房內(nèi)置放溫、濕度監(jiān)測設(shè)備,定期檢查、記錄、分析,保證規(guī)定的溫濕度。
7、檔案管理人員離開庫房時(shí)要關(guān)好門窗、拉滅電燈。
檔案安全保管制度二
(1)檔案查借閱及其他非檔案部門工作人員,未經(jīng)許可,一律不得進(jìn)入檔案工作室和庫房。
(2)要做好辦公室和庫房的安全工作,每天由最后一位離開辦公室的同志負(fù)責(zé)斷電斷水源,鎖好門窗。
(3)將檔案按檔號順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下,從左到右豎立排放。各類檔案原則上按檔號存放。檔案柜標(biāo)示舉例,例:__-dq11-1~80,即__年黨群檔案綜合類第1-80件。插卷,編入檔案產(chǎn)生年度目錄,并在檢索目錄上注明,存入檔案產(chǎn)生年度柜內(nèi)。
(4)檔案柜應(yīng)編順序號,各庫、各類檔案均應(yīng)標(biāo)有檔案存放示意圖。
(5)應(yīng)對檔案進(jìn)行定期安全檢查,積極做好八防工作(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)。發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
(6)對破損、褪變檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。
(7)在檔案柜內(nèi)放置驅(qū)蟲防霉藥物,每月檢查一次蟲、霉情況,發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時(shí)處理。
(8)查、借閱檔案當(dāng)面注銷,及時(shí)入庫。每學(xué)期結(jié)束前,對庫藏案卷進(jìn)行總清點(diǎn),及時(shí)催還借出的檔案。
(9)每年對庫存聲像檔案進(jìn)行一次全面核對檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告、處理。
(10)照片、底片要定期(每學(xué)期一次)進(jìn)行檢查,有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。
(11)錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時(shí)倒帶,并馬上入盒,以防污染,要不定期檢查,如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象,應(yīng)立即進(jìn)行補(bǔ)救。
(12)聲像檔案保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致,需長期保管的聲像材料,在保管一定時(shí)間后,應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。
第7篇 晶華學(xué)校檔案資料保管制度
華晶學(xué)校檔案資料保管制度
一、由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)組成檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由專人負(fù)責(zé)管理．
二、檔案保管室堅(jiān)固，并在工作人員離開時(shí)給門窗櫥柜加瑣，非工作人員不得進(jìn)入室內(nèi)．
三、保管室內(nèi)禁止吸煙，生火，禁止存放易燃、易爆物品。
四、切實(shí)做到防盜、防強(qiáng)光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲。
五、室內(nèi)保持清潔，經(jīng)常打掃，做到防塵。
六、學(xué)校定期做全面檢查，發(fā)現(xiàn)退色、變質(zhì)卷頁，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后及時(shí)補(bǔ)救，出現(xiàn)隱患及時(shí)排除。
檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，必須履行交接手續(xù)。
第8篇 貴陽一中教師業(yè)務(wù)檔案保管制度
為了認(rèn)真貫徹《蘇州市專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案管理暫行辦法》、加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案（以下簡稱業(yè)務(wù)考核檔案）的管理，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)考績檔案在教育、教學(xué)工作中的積極作用，現(xiàn)就業(yè)務(wù)考績檔案建立歸檔、收集、傳遞、借閱、保管等制度提出如下意見．
一、每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都必須建立業(yè)分考級檔案，作為對本人考察、使用、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù)．業(yè)務(wù)考績檔案由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)建立和保管．
二、業(yè)務(wù)考績檔策的歸檔范圍：
1、任職資格申報(bào)表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關(guān)活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值的表冊和材料，如指導(dǎo)培養(yǎng)青 年教師上公開課、作輔導(dǎo)報(bào)告、優(yōu)秀教條、先進(jìn)班主任工作小結(jié)等方面．
三、業(yè)務(wù)考績材料的收集。
1、按歸檔材料的范圍，形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡(luò)，將專業(yè)技術(shù)人員 在日常工作中形成的已辦理完畢的有關(guān)材料經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后，及時(shí)送交業(yè)務(wù)考級檔案的負(fù)責(zé)人．
2、業(yè)務(wù)考績檔案的負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年6-7月份到各有關(guān)部門收集一次，拾遺補(bǔ)缺，經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔．
四、業(yè)務(wù)考績檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，其業(yè)務(wù)考級檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)人有關(guān)單位組織人事部門．轉(zhuǎn)出時(shí)須辦理登記注銷手續(xù)．不得個(gè)人自帶．
2、部門借閱，一般在檔案室進(jìn)行，特殊情況，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出，但不得超過借閱期限．加本人要求查閱，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，但只能借閱不得將檔案帶出檔案室．有關(guān)的組織推薦意見，鑒定、民意測驗(yàn)一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確保因工作需要超期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得徐改．增刪檔案材料，歸還時(shí)要清點(diǎn)核對，如發(fā)現(xiàn)問題，將追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。 五、業(yè)務(wù)考核檔案的保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國家、機(jī)關(guān)上級機(jī)關(guān)和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度。忠于職守，積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料進(jìn)行清理、分類和歸檔，對已形成的檔案定期進(jìn)行檢查。
3、對業(yè)務(wù)考績檔案要進(jìn)行科學(xué)的管理，按照便于利用、便于管理的要求進(jìn)行分類編號，要定期做好業(yè)務(wù)考績檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事，做到萬無一失．
5、檔案室耍健全防火、防盜、防潮等設(shè)施，特別每年黃梅季節(jié)要前要做好防潮措施，并定迅檢查，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理．
第9篇 某食品公司人事檔案保管制度
食品公司人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企 業(yè)機(jī)密
的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤等。 檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等
原因
引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
第10篇 中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
鄴建中學(xué)干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
一、干部人事檔案必須統(tǒng)一由組織人事部門保管，保管范圍原則上應(yīng)與干部管理權(quán)限相一致。
二、干部人事檔案工作人員必須政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的黨員干部。
三、干部人事檔案工作人員，不得保管本人及親屬的檔案。
四、各級干部人事檔案保管單位都應(yīng)配備專職和兼職工作人員，設(shè)立專門檔案室，配制鐵制檔案箱，妥善保管干部人事檔案。
五、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。
六、嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》做好干部人事檔案的保密工作。
七、干部人事檔案必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等保安設(shè)施，確保絕對安全。
八、非保管人員及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案室。
九、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案進(jìn)入公共場所和娛樂場所。
十、干部人事檔案工作人員不得向無關(guān)人員談?wù)摗⑿孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容，在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
十一、每半年核對一次檔案順序號，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)號或放錯(cuò)位置的及時(shí)糾正，按干部人事檔案名冊檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)缺少的，應(yīng)及時(shí)查找。
十二、每年對干部人事檔案必須清點(diǎn)，按人頭核對一次，做到有人有檔有冊。
第11篇 某礦技術(shù)資料檔案保管制度
安全技術(shù)檔案是方便日常管理、提供工作見證,體現(xiàn)管理水平的重要資料,安全技術(shù)檔案的管理應(yīng)做到:
1.壓力容器管理部門(管理人員)應(yīng)建立每臺壓力容器的技術(shù)檔案,內(nèi)容至少包括:
a)《特種設(shè)備注冊登記表》;
b)壓力容器的設(shè)計(jì)圖紙、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等文件和資料;
c)壓力容器安裝驗(yàn)收、定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄;
d)壓力容器的日常使用狀況記錄;
e)壓力容器及其安全附件、安全保護(hù)裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
f)壓力容器的運(yùn)行故障與事故的記錄和緊急救援演習(xí)記錄;
g)壓力容器使用登記證;
2.相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫有關(guān)記錄,并存入相應(yīng)的技術(shù)檔案。
3.技術(shù)檔案由壓力容器安全管理人員負(fù)責(zé)保管,其他人員如需使用,應(yīng)辦理借用登記手續(xù),用完后及時(shí)歸還。
4.壓力容器技術(shù)檔案為永久保存。
第12篇 教師業(yè)務(wù)檔案保管制度范例
教師業(yè)務(wù)檔案保管制度
為了認(rèn)真貫徹《專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案管理暫行辦法》、加強(qiáng)對專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)考績檔案(以下簡稱業(yè)務(wù)考核檔案)的管理,充分發(fā)揮業(yè)務(wù)考績檔案在教育、教學(xué)工作中的積極作用,現(xiàn)就業(yè)務(wù)考績檔案建立歸檔、收集、傳遞、借閱、保管等制度提出如下意見.
一、每個(gè)專業(yè)技術(shù)人員都必須建立業(yè)分考級檔案,作為對本人考察、使用、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)的主要依據(jù).業(yè)務(wù)考績檔案由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)建立和保管.
二、業(yè)務(wù)考績檔策的歸檔范圍:
1、任職資格申報(bào)表。
2、考核材料。
3、成果材料。
4、其他有關(guān)活動(dòng)中形成的各種有價(jià)值的表冊和材料,如指導(dǎo)培養(yǎng)青 年教師上公開課、作輔導(dǎo)報(bào)告、優(yōu)秀教條、先進(jìn)班主任工作小結(jié)等方面.
三、業(yè)務(wù)考績材料的收集
。
1、按歸檔材料的范圍,形成收集歸檔材料的網(wǎng)絡(luò),將專業(yè)技術(shù)人員
在日常工作中形成的已辦理完畢的有關(guān)材料經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后,及時(shí)送交業(yè)務(wù)考級檔案的負(fù)責(zé)人.
2、業(yè)務(wù)考績檔案的負(fù)責(zé)人應(yīng)在每年6-7月份到各有關(guān)部門收集一次,拾遺補(bǔ)缺,經(jīng)清理后利用暑假分類歸檔.
四、業(yè)務(wù)考績檔案的傳遞和借閱
1、專業(yè)技術(shù)人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),其業(yè)務(wù)考級檔案應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)人有關(guān)單位組織人事部門.轉(zhuǎn)出時(shí)須辦理登記注銷手續(xù).不得個(gè)人自帶.
2、部門借閱,一般在檔案室進(jìn)行,特殊情況,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出,但不得超過借閱期限.加本人要求查閱,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,但只能借閱不得將檔案帶出檔案室.有關(guān)的組織推薦意見,鑒定、民意測驗(yàn)一般不允許查閱。
3、借閱檔案一般不超過一周。如確保因工作需要超期借閱,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、任何人不得徐改.增刪檔案材料,歸還時(shí)要清點(diǎn)核對,如發(fā)現(xiàn)問題,將追究責(zé)任,嚴(yán)肅處理。
五、業(yè)務(wù)考核檔案的保管和保密
1、保管人員要模范地執(zhí)行國家、機(jī)關(guān)上級機(jī)關(guān)和單位制定的檔案工作法規(guī)、制度。忠于職守,積極地做好本職工作。
2、保管人員要定期將收集的材料進(jìn)行清理、分類和歸檔,對已形成的檔案定期進(jìn)行檢查。
3、對業(yè)務(wù)考績檔案要進(jìn)行科學(xué)的管理,按照便于利用、便于管理的要求進(jìn)行分類編號,要定期做好業(yè)務(wù)考績檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
4、保管人員必須自覺遵守《中華人民共和國檔案法》中的保密法規(guī)按照要求辦事,做到萬無一失.
5、檔案室耍健全防火、防盜、防潮等設(shè)施,特別每年黃梅季節(jié)要前要做好防潮措施,并定迅檢查,如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)處理.
第13篇 技術(shù)資料檔案保管制度
安全技術(shù)檔案是方便日常管理、提供工作見證，體現(xiàn)管理水平的重要資料，安全技術(shù)檔案的管理應(yīng)做到：
1．壓力容器管理部門（管理人員）應(yīng)建立每臺壓力容器的技術(shù)檔案，內(nèi)容至少包括：
a)《特種設(shè)備注冊登記表》；
b)壓力容器的設(shè)計(jì)圖紙、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證等文件和資料；
c)壓力容器安裝驗(yàn)收、定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄；
d)壓力容器的日常使用狀況記錄；
e)壓力容器及其安全附件、安全保護(hù)裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄；
f)壓力容器的運(yùn)行故障與事故的記錄和緊急救援演習(xí)記錄；
g)壓力容器使用登記證；
2．相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫有關(guān)記錄，并存入相應(yīng)的技術(shù)檔案。
3．技術(shù)檔案由壓力容器安全管理人員負(fù)責(zé)保管，其他人員如需使用，應(yīng)辦理借用登記手續(xù)，用完后及時(shí)歸還。
4．壓力容器技術(shù)檔案為永久保存。
第14篇 k小學(xué)檔案保管制度
第一小學(xué)檔案保管制度
一、檔案室配備專人負(fù)責(zé)管理檔案,非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。
二、根據(jù)檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必要的專用庫房和足夠的檔案柜,檔案庫房堅(jiān)固實(shí)用,具有抗震設(shè)施,庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火,消防設(shè)備每半年檢查一次。
三、檔案接收、移出、銷毀及檔案機(jī)要員工作調(diào)動(dòng)時(shí)的檔案交接,必須逐年逐件清點(diǎn)核對,履行交接手續(xù)。
四、溫濕度測記、調(diào)控、定期進(jìn)行檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
五、按有關(guān)規(guī)定對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。
六、保持庫房整潔、衛(wèi)生,嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、點(diǎn)火及存放其他雜物。
七、無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。離開庫房必須關(guān)好門、窗、燈、風(fēng)扇等設(shè)施。
第15篇 __市檔案局檔案保管保密制度
__市檔案局檔案保管保密制度
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。
二、對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、對機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。
五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
__市檔案局檔案庫房管理制度
一、檔案庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非本室工作人員不得入內(nèi)。
二、保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。
三、檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。
四、檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光的措施。
五、對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。
七、庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，不得堆放與檔案無關(guān)的物品。
八、每學(xué)期結(jié)束前，要對案卷進(jìn)行總清點(diǎn)，檢查帳、卡、物是否相符。
九、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、電源，確保檔案安全。
十、定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的清潔。
第16篇 _區(qū)農(nóng)開辦文書檔案保管制度
1.堅(jiān)持文書檔案管理的基本原則,維護(hù)檔案的完整與安全。
2.做到有專室、專柜、專人保管。
3.認(rèn)真制訂檔案庫房管理的各項(xiàng)措施,保持庫房衛(wèi)生安全。
4.提供利用檔案,必須堅(jiān)持原則,按查閱制度辦,不準(zhǔn)損壞、丟失檔案,不準(zhǔn)在檔案上圈劃涂改,不準(zhǔn)私自拆卷或從卷中抽去文件資料。
5.文書檔案管理列入管理人員崗位責(zé)任制,作為考核的重要內(nèi)容之一。
第17篇 人事檔案保管制度范例
人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機(jī)密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中,情報(bào)戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容,而檔案機(jī)密便是企業(yè)機(jī)密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。
第二,維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的,科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體
位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯(cuò)誤
等。
檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:
――突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(
4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。
⑥離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù),這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方,以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn),如便于查閱指導(dǎo),便于監(jiān)督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過長,到期未還者應(yīng)及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時(shí),必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先,由申請查閱者寫出查檔報(bào)告,在報(bào)告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核,若理由充分 ,手續(xù)齊全,則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報(bào)告,內(nèi)容與查檔報(bào)告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負(fù)責(zé)人簽字。
再次,人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后,進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間,材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時(shí),及時(shí)在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí),需履行以下手續(xù):
首先,由有關(guān)單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;
其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部
門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
第18篇 北城社區(qū)檔案保管制度
社區(qū)檔案保管制度
一、檔案接收時(shí),必須按照《案件目錄》,進(jìn)行認(rèn)真檢查,合格后才能接收入庫,并在接收薄上登記。對接收進(jìn)館的檔案,應(yīng)以全宗為單位,按保管期限分櫥存放。
二、檔案庫房要保持整潔,館內(nèi)不準(zhǔn)吸煙、存放易燃物品及雜物。
三、非機(jī)關(guān)人員未經(jīng)許可,不得進(jìn)入檔案庫房,檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)將門窗、櫥柜關(guān)好,以防意外。
四、檔案庫房要做到防盜、防火、防鼠、防潮、防蟲、防塵、防磁、防強(qiáng)光等要求,確保檔案的絕對安全,做到萬無一失。
五、在給查閱者提供檔案時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù),退還時(shí)應(yīng)仔細(xì)檢查。
六、對保管的檔案要經(jīng)常進(jìn)行檢查、核對,如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、缺少張頁或丟失卷宗,應(yīng)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并采取措施進(jìn)行追查補(bǔ)救。
七、銷毀超保管期限的檔案,銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(一式兩份),報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)、上級檔案部門批準(zhǔn)方可銷毀。
八、檔案管理人員,必須嚴(yán)格遵守《十項(xiàng)保密守則》,保持高度的警惕性,不得向外泄露檔案內(nèi)容,不得隨意將檔案帶出檔案室。
九、檔案廚柜要統(tǒng)一編號排列,櫥架內(nèi)的檔案、資料做到排列整齊合理,并對館藏檔案資料定期清點(diǎn)、核對,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題采取措施。
第19篇 資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門科室收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門類、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間：各科室要按時(shí)收集、整理各類文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料，由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求：檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件，會計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡要說明，錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門類檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù)：各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，分類編號保管；
2、資料檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，由借閱人寫書面申請并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請單上必須寫明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人，同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時(shí)需愛護(hù)，不得有破損、缺頁。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對外泄露資料檔案中的機(jī)密，對造成泄密事故者，應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。
五、登記
申請人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí)，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷毀
1、資料的鑒定銷毀工作，必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對期滿資料檔案，認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷毀檔案，必須編制清冊，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷毀檔案時(shí)，必須派專人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。
第20篇 電能計(jì)量檔案與技術(shù)資料使用保管制度
電能計(jì)量檔案與技術(shù)資料使用、保管制度
1電能計(jì)量檔案、技術(shù)資料是電能計(jì)量工作全過程管理的重要環(huán)節(jié)之一。為了加強(qiáng)管理,明確其使用、保管程序,特制定本制度。
2電能計(jì)量技術(shù)檔案和資料應(yīng)做到管理規(guī)范、現(xiàn)行有效、內(nèi)容符合要求。檔案齊全,保管完善。其種類大致可分為:
a)計(jì)量器具明細(xì)表,并建立歷史記錄或履歷卡,以及流轉(zhuǎn)手續(xù)表卡憑證;
b)計(jì)量器具分類管理辦法及明細(xì)目錄(詳見附錄a);
c)量值傳遞系統(tǒng)圖(或量值溯源圖);
d)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案(見本標(biāo)準(zhǔn)第5.2.7款)、較為貴重(或精密)計(jì)量器具檔案;
e)其它計(jì)量檔案、資料:
1)計(jì)量法律、行政性法規(guī)與法規(guī)性文件、部門規(guī)章與規(guī)范性文件、計(jì)量規(guī)程(國家、行業(yè)或地方);
2)計(jì)量管理和計(jì)量技術(shù)書刊、雜志、交流文獻(xiàn)、外購產(chǎn)品主要供應(yīng)商品的質(zhì)量信息;
3)企業(yè)計(jì)量管理手冊、管理制度;
4)計(jì)量網(wǎng)絡(luò)圖、冊,計(jì)量人員基本情況表與工作考績,計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置考核(復(fù)查)認(rèn)證資料(包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置考核[復(fù)查]認(rèn)證一覽表、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和主要配套設(shè)備一覽表、計(jì)量室充實(shí)度統(tǒng)計(jì)表)與電能計(jì)量技術(shù)監(jiān)督統(tǒng)計(jì)表;
5)計(jì)量工作年度工作計(jì)劃、總結(jié)、發(fā)展規(guī)劃;
6)計(jì)量工作重大成果(經(jīng)濟(jì)效益)與失誤,計(jì)量差錯(cuò)、故障或事故,以及違章處理事例等。
3電能計(jì)量技術(shù)檔案和資料由部主任指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理,要求從收集、整理、編目、使用、保管都應(yīng)有一個(gè)完整的管理程序。
4電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料管理任務(wù):
a) 受理登記、分類整理、編目造冊、歸案存檔、統(tǒng)計(jì)和保管;
b) 及時(shí)、準(zhǔn)確地為生產(chǎn)與經(jīng)營管理提供計(jì)量保證;
c) 指導(dǎo)和督促計(jì)量人員共同做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保管工作。
5凡電能計(jì)量人員外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)或開會帶回的有關(guān)文件或技術(shù)資料,在有關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)閱畢后,應(yīng)交部檔案管理員登記、造冊、保管、不得擅自私存或疏忽丟失。
6電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料應(yīng)做到安全貯存,對保存地點(diǎn)的環(huán)境條件應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)目刂?以延長其自然損壞的壽命。同時(shí),要特別注意人為的損害,如丟失、破損、甚至燒毀等現(xiàn)象的發(fā)生?？傊?要切實(shí)抓好安全、妥善保管與保密工作,以保證檔案資料不因疏忽而掉失、失密或被損壞。
7電能技術(shù)檔案、資料的保存期如下:
a)計(jì)量器具明細(xì)表、履歷卡、流轉(zhuǎn)憑證:長期;
b)計(jì)量管理手冊(含程序文件,a、b、c分類管理辦法及明細(xì)目錄)、計(jì)量工作管理制度、電能計(jì)量管理制度:企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)修訂版本發(fā)布之日止;
c)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)檔案、較為貴重(或精密)計(jì)量器具檔案:長期(直至報(bào)廢或不再有保存價(jià)值為止);
d)量值傳遞系統(tǒng)圖:自計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)報(bào)廢之日止;
e)其它計(jì)量檔案、資料:視其重要性程度而定,或不再有保存價(jià)值為止。
8嚴(yán)肅電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料管理紀(jì)律,凡未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或部檔案管理員同意,任何個(gè)人不得擅自復(fù)印、帶出或轉(zhuǎn)借外單位。借用應(yīng)辦理借用登記手續(xù),并按時(shí)歸還。逾期不還或有涂污、損壞、遺失等情況,應(yīng)視其情節(jié)輕重酌情賠償。
9對于超過保存期的電能計(jì)量技術(shù)檔案、資料,由保存部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行銷毀,但應(yīng)事先做好登記工作。
