酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程

是什么

酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程是指一套詳細的操作指南，旨在確保酒店為客戶提供高效、專業(yè)且無誤的會議服務(wù)。它涵蓋了從預(yù)訂管理、設(shè)施準(zhǔn)備到現(xiàn)場服務(wù)的全過程，旨在提升客戶滿意度，樹立酒店的專業(yè)形象，并優(yōu)化內(nèi)部工作流程。

模板

1. 預(yù)訂管理

- 接收請求：接到會議預(yù)訂需求后，詳細了解會議規(guī)模、時間、主題及特殊需求。

- 確認(rèn)可用性：檢查會議室的可用性，避免沖突。

- 提供報價：根據(jù)客戶需求提供詳細的服務(wù)報價，包括場地費、設(shè)備費、餐飲費等。

- 簽訂合同：與客戶簽訂書面協(xié)議，明確雙方責(zé)任和權(quán)益。

2. 設(shè)施準(zhǔn)備

- 布置場地：根據(jù)會議類型和客戶要求進行桌椅布局、裝飾及視聽設(shè)備設(shè)置。

- 技術(shù)測試：預(yù)先測試所有設(shè)備，確保音響、投影、網(wǎng)絡(luò)等正常運行。

- 衛(wèi)生檢查：確保會議室清潔，提供必要的衛(wèi)生用品。

3. 會議服務(wù)

- 簽到接待：設(shè)立簽到臺，協(xié)助參會人員簽到，提供歡迎飲料。

- 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：全程監(jiān)督會議進程，及時解決突發(fā)問題。

- 餐飲服務(wù)：按照預(yù)定菜單提供茶點、餐食，確保食品安全和口味。

4. 后期跟進

- 客戶反饋：會議結(jié)束后收集客戶反饋，了解服務(wù)效果。

- 清理歸位：整理場地，恢復(fù)原狀，準(zhǔn)備下一次使用。

- 費用結(jié)算：根據(jù)合同結(jié)算會議費用，提供發(fā)票。

標(biāo)準(zhǔn)

- 專業(yè)素養(yǎng)：所有工作人員需具備良好的溝通技巧和服務(wù)意識，確保專業(yè)、禮貌的服務(wù)態(tài)度。 - 準(zhǔn)確性：預(yù)訂信息、設(shè)備配置、餐飲安排等必須準(zhǔn)確無誤，避免因疏漏導(dǎo)致的不便。 - 靈活性：應(yīng)對臨時更改需求，如調(diào)整座位布局、增加設(shè)備等，保持服務(wù)的靈活性。 - 效率：從預(yù)訂到服務(wù)結(jié)束，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)高效執(zhí)行，確保會議順利進行。 - 保密性：尊重客戶隱私，保護會議內(nèi)容不外泄。 - 持續(xù)改進：定期評估服務(wù)流程，根據(jù)客戶反饋和行業(yè)最佳實踐持續(xù)優(yōu)化。

通過嚴(yán)格執(zhí)行上述規(guī)程，酒店能夠提供一流的會議服務(wù)體驗，滿足不同客戶的需求，提升酒店的市場競爭力。

酒店會議室會議服務(wù)工作規(guī)程范文

酒店會議室管理及會議服務(wù)工作規(guī)程

1目的

規(guī)范公司會議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務(wù)工作的管理工作。

3職責(zé)

3.1辦公室主任負責(zé)對會議室及會議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負責(zé)會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責(zé)會場布置,安排會議服務(wù)人員。

3.3設(shè)備部負責(zé)會議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運行、維護工作。

3.4業(yè)務(wù)部負責(zé)會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負責(zé)會議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護工作。

4工作程序

4.1會議室管理

4.1.1使用會議室業(yè)務(wù)受理

a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務(wù)單》。

b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。

c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準(zhǔn),填寫《會議受理服務(wù)單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務(wù)、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務(wù)單時間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運行是否需要監(jiān)護等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。

d業(yè)務(wù)部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。

e設(shè)備部針對《會議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。

4.1.2會場布置及安排

a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運行;及顧客所需的準(zhǔn)備會標(biāo)、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

b辦公室負責(zé)在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務(wù)工作

4.2.1會議服務(wù)

大會議室應(yīng)提前開門,會議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認(rèn)。

4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運行。

4.2.3會議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務(wù)人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時向辦公室負責(zé)人匯報。

4.2.4會議使用完畢后,會議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負責(zé)人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應(yīng)向總經(jīng)理室通報。

4.3辦公室負責(zé)隨時做好會議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。

5相關(guān)文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司會議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)