會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程辦法

是什么

會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程辦法是為確保各類會(huì)議的順利進(jìn)行，提升會(huì)議效率，維護(hù)良好會(huì)務(wù)秩序而制定的一套詳細(xì)操作指南。它涵蓋了從會(huì)議籌備到結(jié)束的全過程，包括但不限于會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議組織、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后跟進(jìn)等環(huán)節(jié)，旨在通過規(guī)范化的流程管理和專業(yè)化的服務(wù)，確保會(huì)議的質(zhì)量和效果。

模板

1. 會(huì)前準(zhǔn)備

- 確定會(huì)議主題和目標(biāo)：明確會(huì)議的目的和預(yù)期結(jié)果，以便有針對(duì)性地安排議程。

- 制作會(huì)議通知：包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容，并提前發(fā)送給參與者。

- 準(zhǔn)備場(chǎng)地與設(shè)施：確保會(huì)議室的設(shè)備（如投影儀、音響等）正常運(yùn)行，布置符合會(huì)議主題的環(huán)境。

- 準(zhǔn)備會(huì)議材料：打印或電子版的報(bào)告、文件、議程單等，確保每位參會(huì)者人手一份。

2. 會(huì)議組織

- 簽到與座位安排：設(shè)立簽到臺(tái)，根據(jù)職位或角色分配座位。

- 指導(dǎo)與接待：確保參會(huì)人員順利找到會(huì)議室，解答相關(guān)問題。

- 時(shí)間管理：嚴(yán)格控制議程時(shí)間，保證每個(gè)議題的討論充分但不超時(shí)。

3. 會(huì)中服務(wù)

- 技術(shù)支持：隨時(shí)解決會(huì)議過程中可能出現(xiàn)的技術(shù)問題。

- 記錄與紀(jì)要：準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論內(nèi)容，必要時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。

- 提供茶水點(diǎn)心：適時(shí)提供茶水、點(diǎn)心，保持會(huì)場(chǎng)環(huán)境舒適。

4. 會(huì)后跟進(jìn)

- 發(fā)布會(huì)議紀(jì)要：將會(huì)議討論結(jié)果、決定事項(xiàng)整理成紀(jì)要，發(fā)給所有參會(huì)者。

- 跟進(jìn)行動(dòng)項(xiàng)：督促落實(shí)會(huì)議決定的行動(dòng)計(jì)劃，確保會(huì)議成果得以實(shí)施。

- 反饋與改進(jìn)：收集參會(huì)者對(duì)會(huì)議的反饋，對(duì)服務(wù)進(jìn)行評(píng)估和改進(jìn)。

標(biāo)準(zhǔn)

1. 專業(yè)性：會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)具備良好的溝通技巧和專業(yè)知識(shí)，能夠快速響應(yīng)各種需求。

2. 效率：每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)以提高會(huì)議效率為目標(biāo)，避免不必要的延誤。

3. 保密性：對(duì)于涉及敏感信息的會(huì)議，確保信息安全，防止泄露。

4. 靈活性：面對(duì)突發(fā)情況，能夠靈活調(diào)整計(jì)劃，保證會(huì)議正常進(jìn)行。

5. 服務(wù)質(zhì)量：以客戶滿意度為導(dǎo)向，提供高質(zhì)量、貼心的服務(wù)。

6. 持續(xù)優(yōu)化：定期評(píng)估和更新規(guī)程，以適應(yīng)不斷變化的會(huì)議需求。

會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程辦法的執(zhí)行，不僅需要明確的操作步驟，更需要團(tuán)隊(duì)的協(xié)作和對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注。通過遵循這一規(guī)程，我們將能夠?yàn)楦黝悤?huì)議提供專業(yè)、高效、周到的服務(wù)，助力會(huì)議取得圓滿成功。

會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程辦法范文

會(huì)議服務(wù)工作程序:

領(lǐng)受任務(wù) 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)前檢查 引領(lǐng)登記 會(huì)場(chǎng)服務(wù)

休會(huì)服務(wù)會(huì)后清理注意事項(xiàng)匯報(bào)總結(jié)

1、領(lǐng)受任務(wù)

(1) 會(huì)議名稱(2)會(huì)議性質(zhì)(3)與會(huì)人數(shù)(4)會(huì)議期限(5)會(huì)議休息時(shí)間表 (6)會(huì)議活動(dòng)范圍(7)準(zhǔn)備內(nèi)容(8)注意事項(xiàng)

2、會(huì)前準(zhǔn)備

(1)會(huì)標(biāo)(2)音響(3)主席臺(tái)(4)茶具飲品(5)登記臺(tái)(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務(wù)員配備(9)會(huì)場(chǎng)清潔(10)接手紀(jì)念品、禮品(發(fā)放)(11)會(huì)場(chǎng)指示牌 (12)禮儀演習(xí)彩排

3、會(huì)前檢查

根據(jù)表格列項(xiàng)檢查、設(shè)備設(shè)施、會(huì)議物品

4、引領(lǐng)登記

(1)準(zhǔn)備大廳指示牌、引領(lǐng)員、電梯引領(lǐng)員、會(huì)場(chǎng)引領(lǐng)員、指示牌

(2)登記根據(jù)請(qǐng)柬、門票等發(fā)放紀(jì)念品

5、會(huì)場(chǎng)服務(wù)

1)主席臺(tái)香巾、飲品服務(wù)、果盤、會(huì)場(chǎng)貴賓飲品、香檳服務(wù)

2)會(huì)場(chǎng)秩序維持服務(wù)(清理閑雜人員)

3)清潔服務(wù)

4)委托代辦服務(wù)

5)出會(huì)場(chǎng)的引領(lǐng)服務(wù)(先生,請(qǐng)問需要幫助嗎)

6)應(yīng)急情況處理(火災(zāi)疏散、禁坐電梯、失竊、當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機(jī)、急癥救護(hù))

6、會(huì)后清理

1)撤會(huì)議物品,桌椅、餐具

2)清理與會(huì)人員遺留物并登記

3)清潔會(huì)場(chǎng)

4)撤出帶入會(huì)場(chǎng)物品

5)查對(duì)清理紀(jì)念品、禮品

6)檢查清理情況

7)關(guān)閉動(dòng)力電器設(shè)備

8)服務(wù)人員撤出,鎖閉會(huì)議廳

7、匯報(bào)總結(jié)

1)向主辦方主辦人員匯報(bào)會(huì)議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況

2)會(huì)后總結(jié)專題會(huì)(部門經(jīng)理,會(huì)議服務(wù)人員參加)

二、會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn):

1、服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認(rèn)真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;

2、會(huì)前三十分鐘準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng);

3、迎賓站立時(shí)保持正確站姿,真誠微笑;

4、會(huì)場(chǎng)內(nèi)衛(wèi)生整潔,會(huì)場(chǎng)所需物品擺放整齊、美觀;

5、來賓到達(dá)時(shí)要熱情迎候,依次接待;

6、給來賓提供服務(wù)要主動(dòng)、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;

7、給來賓引位要及時(shí),客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水,遞上香巾;

8、會(huì)議進(jìn)行中,每隔10――15分鐘,及時(shí)增添茶水;

9、會(huì)議進(jìn)行中,服務(wù)員應(yīng)站在合適的位置,悉心觀察會(huì)場(chǎng)狀況;

10、送客人時(shí),要及時(shí)提醒客人拿好物品,并道“請(qǐng)走好”;

11、會(huì)后清理工作要及時(shí)、仔細(xì)。`

第2篇 酒店會(huì)議室會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程

酒店會(huì)議室管理及會(huì)議服務(wù)工作規(guī)程

1目的

規(guī)范公司會(huì)議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會(huì)議室控制管理及對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議服務(wù)工作的管理工作。

3職責(zé)

3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室及會(huì)議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室全面管理和受理會(huì)議使用部門及顧客的各類會(huì)議要求,并負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置,安排會(huì)議服務(wù)人員。

3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會(huì)議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。

3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會(huì)場(chǎng)和會(huì)議室保潔工作。

3.5工程部負(fù)責(zé)會(huì)議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。

4工作程序

4.1會(huì)議室管理

4.1.1使用會(huì)議室業(yè)務(wù)受理

a辦公室人員接到用戶的《會(huì)議申報(bào)單》后,根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》的要求(申報(bào)部門、申報(bào)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議室擬用時(shí)段、擬開會(huì)地點(diǎn)及會(huì)議室、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議安排意見等)填寫《會(huì)議受理服務(wù)單》。

b根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會(huì)議申報(bào)部門及顧客,詳細(xì)了解會(huì)議使用情況及其他要求。

c辦公室以《會(huì)議申報(bào)單》和電話聯(lián)系的會(huì)議使用情況為準(zhǔn),填寫《會(huì)議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會(huì)議使用部門、聯(lián)系人、電話、會(huì)議事由、注意事項(xiàng)、是否需要會(huì)議服務(wù)、受理部門、受理時(shí)間、經(jīng)辦人、送會(huì)議服務(wù)單時(shí)間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會(huì)議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。

d業(yè)務(wù)部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。

e設(shè)備部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。

4.1.2會(huì)場(chǎng)布置及安排

a接用戶會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會(huì)議桌椅;檢查會(huì)議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)、座次牌、簽到臺(tái)、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會(huì)議所需物品。

b辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議召開前將會(huì)場(chǎng)布置完畢,并通知使用會(huì)議室的顧客查看會(huì)場(chǎng),按用戶要求對(duì)會(huì)場(chǎng)作出調(diào)整以便滿足用戶要求。

4.2會(huì)議室服務(wù)工作

4.2.1會(huì)議服務(wù)

大會(huì)議室應(yīng)提前開門,會(huì)議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會(huì)議室提前30分鐘開門,會(huì)議開始前10分鐘再次確認(rèn)。

4.2.2設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會(huì)議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。

4.2.3會(huì)議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會(huì)議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng);在會(huì)議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會(huì)議室召開會(huì)議,會(huì)務(wù)人員不能擅自離開,對(duì)會(huì)議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。

4.2.4會(huì)議使用完畢后,會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報(bào)會(huì)議室使用情況,重要會(huì)議應(yīng)向總經(jīng)理室通報(bào)。

4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時(shí)做好會(huì)議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會(huì)議室使用是否正常,如有異常,及時(shí)更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。

5相關(guān)文件及記錄

5.1《會(huì)議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司會(huì)議受理服務(wù)單》(lywg/qr―007)