文書檔案管理制度8篇

有哪些

文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保文件的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下幾個方面：

1. 文件分類與編碼：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每份文件賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 文件的收發(fā)管理：明確文件的接收、登記、分發(fā)和歸檔流程，確保文件及時傳遞和妥善保管。

3. 文件的保存期限：設(shè)定各類文件的保存期限，符合法律法規(guī)要求，并考慮到企業(yè)運營的實際需要。

4. 電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的數(shù)字化存儲和在線共享，提高工作效率。

5. 文件的安全保密：設(shè)定訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息，防止非法獲取和泄露。

6. 文件的銷毀規(guī)定：對達(dá)到保存期限的文件進(jìn)行定期審查，符合條件的進(jìn)行安全銷毀。

實施細(xì)則

1. 文件分類與編碼：由行政管理部門負(fù)責(zé)制定文件分類指南，包括業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別，并編制詳細(xì)的編碼規(guī)則。各部門在創(chuàng)建新文件時，需按指南進(jìn)行分類和編碼。

2. 文件收發(fā)：所有外來文件應(yīng)由前臺或指定人員統(tǒng)一接收，登記后轉(zhuǎn)交相關(guān)人員。內(nèi)部文件的發(fā)送則通過電子郵件或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行，確保文件流轉(zhuǎn)的可追溯性。

3. 保存期限：由法律部門和檔案管理部門共同確定各類文件的保存期限，定期更新并通知各部門執(zhí)行。

4. 電子文檔：采用企業(yè)級的文檔管理系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行版本控制、權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。員工需接受相關(guān)培訓(xùn)，了解系統(tǒng)使用方法。

5. 安全保密：設(shè)立文件保密等級，敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。定期進(jìn)行安全檢查，確保防火、防盜、防病毒措施到位。

6. 文件銷毀：每年進(jìn)行一次文件銷毀審查，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，由專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行銷毀。

上墻內(nèi)容

1. 文書檔案管理原則：清晰、有序、安全、高效。

2. 文件分類與編碼示例：業(yè)務(wù)文件-01，財務(wù)文件-02，人事文件-03。

3. 文件收發(fā)流程圖：接收→登記→分發(fā)→歸檔。

4. 保密提醒：保護(hù)企業(yè)信息，嚴(yán)禁泄露。

5. 文件保存期限提示：查看企業(yè)文件保存期限表，遵守相關(guān)規(guī)定。

6. 電子文檔使用提示：請正確使用企業(yè)文檔系統(tǒng)，勿私存工作文件。

以上制度旨在規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，提高辦公效率，保障信息安全。各部門需嚴(yán)格遵守，確保制度的有效實施。

文書檔案管理制度范文

第1篇 p糧食局文書檔案管理制度

糧食局文書檔案管理制度

一、本局文檔的收集整理、編目立檔和收發(fā)管理等工作,由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。文檔管理人員要熱愛本職工作,刻苦學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

二、凡屬本局在公務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、材料,都必須整理、立卷、歸檔。文件材料歸檔須及時、準(zhǔn)確、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要編制檔案保管期限表,分為永久、長期、短期三種立卷保存。檔案的立卷歸檔工作應(yīng)在第二年上半年內(nèi)完成。

三、查閱文檔必須辦理手續(xù)。本單位人員查閱檔案,由辦公室主任批準(zhǔn);外單位須憑單位介紹信,經(jīng)主管局長批準(zhǔn)后方可查閱;檔案資料一般不借出,如確需借出時,須經(jīng)中心主任批準(zhǔn),并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),按期歸還。

四、文檔管理人員和借閱人員都要嚴(yán)格遵守保密、保管紀(jì)律,嚴(yán)防失、泄密事故發(fā)生。要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)擅自摘錄、涂改、拆卷和轉(zhuǎn)借,嚴(yán)格維護(hù)檔案資料的完整和安全。

五、文檔管理人員要定期進(jìn)行檔案的清理核對和安全檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀,確保檔案的安全、有效。

六、檔案的鑒定銷毀工作,必須按照有關(guān)規(guī)定和程序組織實施。

七、文檔管理人員調(diào)動時,要做好檔案的交接工作。

第2篇 文書檔案管理制度

1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄,對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理,嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料,必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強密級文件、資料的保管,不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄,任何個人不得據(jù)為己有,丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理,保持整潔衛(wèi)生,定期檢查,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等,對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補救措施,確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度,檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計,任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時,應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。

第3篇 d單位文書檔案管理制度

為了貫徹執(zhí)行《檔案法》,適應(yīng)辦公自動化及檔案管理規(guī)范化的要求,加強本局文書檔案管理,制定本制度。

一、文件材料歸檔范圍

(一)上級機關(guān)的文件材料。

1、上級召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要材料;

2、上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本局主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件,以及非本局主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;

3、代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本,上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本局的文件(包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載);

4、上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本局工作時的重要講話、題詞、照片和有保存價值的錄音、錄像等材料;

5、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

(二)本級的文件材料。

1、局黨組、行政領(lǐng)導(dǎo)會議文件材料,召開的工作會議、專題會議材料;

2、頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿,重要文件的修改稿;

3、本級的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件,下級單位的請示與本級的批復(fù)文件;

4、內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、報告;

5、檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

6、內(nèi)部職能部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料;

7、形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;

8、黨委、團(tuán)委、工會等內(nèi)部組織機構(gòu)在工作活動中形成的重要文件材料;

9、內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料,領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機關(guān)處理來信來訪形成的記錄、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析等;

10、征用土地及基本建設(shè)工程施工文件材料;

11、制定的規(guī)章制度等文件材料;

12、年鑒、大事記、工作簡報以及反映本局重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書。有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

13、干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、錄用、調(diào)資、退職、退休、離休、評殘、撫恤、死亡、獎懲,黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊、報表,轉(zhuǎn)移關(guān)系存根等文件材料;

14、財產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊;

15、編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本、編輯出版物的定稿、樣本;

16、與有關(guān)單位和個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

17、其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

(三)同級單位和非隸屬單位的文件材料。

1、同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

2、相關(guān)單位對本局工作檢查形成的重要文件;

3、同級單位和非隸屬單位與本局聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件等。

(四)下級單位的文件材料。

1、下級單位報送的重要工作計劃、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)預(yù)算、決算等文件;

2、下級單位報送的重要工作、重大活動等文件材料;

3、下級單位報送的備案材料等。

二、文件材料收集整理

(一)辦公室是本局文件材料的“出入口”,指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)文登記、送閱、收集、整理歸檔工作。

(二)各部門工作人員對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料要收集齊全,及時轉(zhuǎn)交本部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員保管。

(三)各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤工作的人員對本部門工作人員移交的屬于歸檔范圍的文件材料,要及時接收、清理、建檔,如有缺少應(yīng)立即采取補救措施,確保每件檔案材料完整齊全。

(四)辦公室每月或每季度將各部門保管的屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行收集、整理和補充,立卷保存。

(五)信息中心要在每月終了后3日內(nèi),將本局機關(guān)生成在局域網(wǎng)上的收、發(fā)文件刻錄到電子光盤上(一式三份),交辦公室保存。

(六)領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)各部門工作人員外出參加重要會議、重大活動后,應(yīng)將與會議和活動有關(guān)的各種文件材料(包括音像、照片等)送交辦公室登記、建檔保存。

三、文書檔案管理使用

(一)各種文書檔案實行定人專管、入柜保存制度,任何個人都不得長期占用和私存文書檔案。

(二)內(nèi)部查、借閱文書檔案,原則在文書檔案存放場所進(jìn)行,否則要履行查、借閱登記手續(xù),并按期歸還。外單位查閱文書檔案,必須報經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。對需要復(fù)印檔案、出具證明材料的,必須報分管局長批準(zhǔn),經(jīng)認(rèn)真審查后方可出具有關(guān)證明。否則一切后果由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。

(三)查、借閱文書檔案人員不得剪裁、涂改、拆散、抽換文書檔案材料,也不得在文書檔案上作任何標(biāo)記,更不得擅自將文書檔案轉(zhuǎn)借他人。

(四)銷毀過期無效文件材料統(tǒng)一由辦公室按規(guī)定辦理,其他部門和個人不得擅自銷毀文件材料。

(五)收發(fā)、傳閱、保存和查、借閱“秘密”以上等級以及有限定收閱范圍的文書檔案,嚴(yán)格按《保密法》執(zhí)行。

第4篇 裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

3、案卷封面、應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第5篇 投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責(zé)

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;

1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進(jìn)行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;

3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序為:原件、復(fù)制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序為:復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴(yán)格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。

第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第6篇 z縣機關(guān)事務(wù)管理局文書檔案制度

制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則來提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:

(一)嚴(yán)格文書檔案室管理制度,無關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件,隨手關(guān)門,切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

(二)切實做好保密工作,各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時收回,隨時入柜,不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點粉碎,不得另行處理。

(三)負(fù)責(zé)各類發(fā)文的編號、登記、印發(fā),做到準(zhǔn)確、無誤。

(四)及時做好各種來文的登記,按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱,做到當(dāng)日收文,當(dāng)日傳閱,及時收回。

(五)按月做好各類文件、資料的收集整理工作,做到不漏、不缺、不破損、不重復(fù)、不零亂,文件資料完整,查找方便。

(六)做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成,按規(guī)定編寫序號、目錄、頁碼,裝訂成冊,及時歸檔;因工作需要調(diào)閱檔案,須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,閱后及時歸還。

文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度

(一)發(fā)文:因工作需要應(yīng)由局名義對外行文(函、通知、答復(fù)件、上報請示件等),先由有關(guān)科(室)提出要求,對于需要協(xié)調(diào)和解決的事項,事先進(jìn)行協(xié)調(diào),取得一致意見。然后有關(guān)科(室)擬定行文稿件(包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項目),送辦公室審核認(rèn)可,并在核稿上簽字后,報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號,打印的稿件經(jīng)有關(guān)科(室)校對無誤后,交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

(二)收文:收文辦理包括簽收,登記、申核,擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后,送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來文是否受理,對應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時轉(zhuǎn)交,在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見,分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科(室)閱讀或?qū)?yīng)辦的事項作出批示。

(三)傳閱:根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見需傳閱的文件,由辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的同志依次送有關(guān)科(室)和有關(guān)人員傳閱,傳閱文件一般做到當(dāng)天送達(dá),當(dāng)天閱畢,簽名交回,以提高傳閱時效。因需要而暫留的文件,要打好招呼。

(四)承辦:需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示,由辦公室及時轉(zhuǎn)交給有關(guān)科(室)或有關(guān)同志,按照要求及時辦理;超過時限的,由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后,將辦理結(jié)果書面交辦公室,需要答復(fù)對方的,擬寫成初稿,由辦公室報請領(lǐng)導(dǎo)審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見的文件,辦公室應(yīng)及時報送局領(lǐng)導(dǎo),簽署意見后,直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。

(五)立卷:收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號一月整理一次,對缺少或殘缺的文件,及時追查、彌補。次年五月底前分門別類,附上目錄,立成卷宗,保證文件、資料的整齊、完整。

(六)歸檔:按照要求嚴(yán)格做好一年一次的歸檔工作,檔案要擺放整齊,便于查找,同時落實防潮、防火.防蛀、防鼠等措施,保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并由工作人員具體操作,檔案一般不外借。

(七)保密:切實按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

(一)為認(rèn)真落實局長辦公會議決定,局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級交辦的任務(wù),及時反饋有關(guān)信息,特制定本制度。

(二)督查反饋的具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見對應(yīng)辦未辦的事項,由辦公室發(fā)出督查通知單,有關(guān)科(室)根據(jù)要求,立即辦理。做到急事不過日,一般不過周,一些比較復(fù)雜、工作過程較長的任務(wù),無法按時辦理的事項要及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

(三)各科(室)對督查通知單辦理的情況,在規(guī)定時間內(nèi),應(yīng)向辦公室作出反饋,并根據(jù)需要答復(fù)對方當(dāng)事單位或當(dāng)事人,辦公室應(yīng)及時將督查事項的辦理情況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報。

(四)各科(室)書面通過辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請示的,由辦公室在三個工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時作出反饋。

(五)督查通知單及辦理結(jié)果的反饋意見,必須言簡意明,內(nèi)容準(zhǔn)確。

(六)建立督查反饋登記簿,做好督查反饋登記,每月梳理,核對一次,做到件件有著落,事事有回音。

第7篇 _畜牧水產(chǎn)局文書檔案管理制度

一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的檔案工作制度和保密制度,堅持集中統(tǒng)一管理的原則,確保文書檔案完整齊全和絕對安全。

二、凡外來公函、電函、文件等,一律由辦公室負(fù)責(zé)人或保密員收拆、統(tǒng)一登記編號、簽出處理意見,分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或股站室閱辦.上級機關(guān)來文,要及時報局領(lǐng)導(dǎo)閱示,并送有關(guān)股站室閱辦和歸檔。

三、凡以局名義發(fā)出的文件,由承辦者擬稿,經(jīng)股站室負(fù)責(zé)人核稿后,交辦公室負(fù)責(zé)人審核,再送局長或主管局長簽發(fā),由文印室統(tǒng)一編號、打印,辦公室蓋章發(fā)送.

四、文件借閱要辦理登記手續(xù),閱后迅速交檔案室歸檔.除上級機關(guān)組織人事部門可以按規(guī)定辦理手續(xù)借閱干部人事檔案外,只有分管人事領(lǐng)導(dǎo)和人事股人員才能查閱干部人事檔案。

五、檔案管理人員和檔案查閱者必須忠于職守,保守秘密,及時做好檔案的材料收集、歸檔、整理等工作,保管、愛惜好檔案。

第8篇 文書檔案管理工作制度

1、由秘書組明確專人負(fù)責(zé)本辦文書檔案管理工作。

2、建立收發(fā)文登記薄，對各種文件、資料及時做好登記、分發(fā)、歸集。堅持對密級文件和資料一月進(jìn)行一次清理，嚴(yán)格借閱登記手續(xù)。

3、起草、印發(fā)各種文件、資料，必須符合辦文程序和質(zhì)量要求。

4、加強密級文件、資料的保管，不準(zhǔn)隨意帶走、散發(fā)、遺失、出售密級文件、資料。

5、對本辦在工作中形成的具有查考、利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件、磁性載體等原始記錄，任何個人不得據(jù)為己有，丟失或者擅自銷毀。

6、年終對所有文件、資料進(jìn)行全面清收、整理立卷和歸檔。

7、檔案人員要加強對檔案庫房的管理，保持整潔衛(wèi)生，定期檢查，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫等，對破損變質(zhì)的檔案材料要及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

8、建立健全檔案借閱登記制度，檔案人員要對檔案的收進(jìn)移出等情況進(jìn)行統(tǒng)計，任何個人不得損毀、出賣、涂改、偽造檔案。

9、檔案人員在崗位發(fā)生變動時，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。