公司文書檔案立卷歸檔制度范本（3篇范文）

體系如何搭建

公司的文書檔案立卷歸檔制度是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，它猶如一座大廈的藍圖，指導(dǎo)著日常運營的有序進行。我們需要明確制度的目標(biāo)，即保證文書檔案的有效管理，提高工作效率，防止信息丟失。接下來，應(yīng)劃分出文書的類別，如行政、財務(wù)、人力資源等，以便于分類整理。

體系框架

制度體系框架應(yīng)包含以下幾個關(guān)鍵部分：一是文書的收集與整理，規(guī)定何時、何人、如何收集，以及整理的標(biāo)準(zhǔn)；二是立卷規(guī)則，明確每一份文件應(yīng)歸屬的卷宗，確保信息的完整；三是歸檔程序，包括審批、編碼、存儲和檢索等步驟；四是維護與更新機制，以適應(yīng)公司發(fā)展變化。

重要性和意義

文書檔案立卷歸檔制度的重要性不言而喻。它不僅是法規(guī)遵從的保障，也是企業(yè)歷史記錄的保存者，為決策提供依據(jù)。良好的制度能提升內(nèi)部溝通效率，減少誤解，同時在面臨法律糾紛時，能作為有力的證據(jù)支持。

制度格式

制度格式應(yīng)清晰易讀，包括標(biāo)題、正文和附件。標(biāo)題應(yīng)直接反映制度內(nèi)容，如“文書檔案立卷歸檔管理制度”。正文部分應(yīng)詳細列出各項規(guī)定，用簡明扼要的語言，避免復(fù)雜的長句。附件可包含示例、流程圖等，以輔助理解執(zhí)行。每個部分應(yīng)編號，便于查閱和執(zhí)行。

在制定制度時，要兼顧嚴(yán)謹(jǐn)性和實用性，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的操作指南。制度應(yīng)適時修訂，以保持其適應(yīng)性和有效性。通過這樣的制度體系，我們能夠構(gòu)建一個高效、規(guī)范的文書檔案管理環(huán)境，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。

公司文書檔案立卷歸檔制度范本

第1篇 公司文書檔案立卷歸檔制度范本

公司文書檔案立卷歸檔制度

第一章總則

第一條為加強本公司文書立卷工作,特制訂本制度。

第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存),結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關(guān)人員工作變動或因故離職時,應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

第二章文件材料的收集管理

第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員,負責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

(1)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認可后,財務(wù)部門才給予報銷旅費。

(2)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),經(jīng)檔案室簽字認可后,財務(wù)部門才給予報銷會議費用。

第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)。

(1)了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。

(2)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的3月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(3)經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

第三章歸檔范圍

第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結(jié)。

第十三條本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第四章平時歸卷

第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。

第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

第五章立卷案卷質(zhì)量要求

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,背面的左上角打印頁號。

第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條本制度自印發(fā)之日起實施。

第2篇 投資公司文書檔案管理制度

投資開發(fā)公司文書檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進公司各項工作,特制訂本制度。

第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

第二章 文書檔案管理職責(zé)

第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負責(zé)對文書檔案的管理工作。

第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負責(zé)對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

1.會議類

1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料;

1.2董事會、股東會會議材料;

1.3總經(jīng)理辦公會議記錄、紀(jì)要;

1.4黨支部會議記錄、紀(jì)要;

1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協(xié)調(diào)會、座談會及聽證會等會議紀(jì)要、會議照片、錄音等;

1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

2.上級單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。

3.上級單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

4.上級單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

5.公司的請示與上級單位的批復(fù)文件。

6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。

7.公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

8.公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、財務(wù)年報、統(tǒng)計報表及簡報。

9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

11.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

13.反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。

第四章 文書檔案歸檔整理

第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒,使之有序化的過程。

第九條 歸檔文件整理的要求

1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機構(gòu)進行分類。

2.對跨年度文件的處理:年度計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表等放在針對年度;跨年度或多年度的的計劃,放在針對的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對的最后一年;跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請示年;跨年度的會議文件放在會議開幕年,也可放在會議執(zhí)行年。

3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負責(zé)。

3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負責(zé)整理工作;

3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機構(gòu)類,由各部門專門人員負責(zé)整理工作。

4.歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,并按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實體。

7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

第十條 歸檔文件整理程序

1.將歸檔文件以件為整理單位,進行文件級管理。

1.1每份文件為一件;

1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序為:正文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時,也可各為一件;排列順序為:正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;

1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序為:原件、復(fù)制件;

1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序為:轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;

1.6報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;

1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序為:復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。

2.按歸檔文件質(zhì)量要求對破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進行修裱(修補或托裱);

2.2對字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;

2.3紙張幅面大于a4紙時需要對超大紙張加以折疊,如:報表、圖樣等。

3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對檔案潛在的危害。

4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對齊;便于翻閱利用。

5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號,并填寫相關(guān)內(nèi)容。

6.按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。

8.按件號順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。

9.填寫檔案盒盒脊的項目,包括年度、機構(gòu)、起止件號和盒號。

第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。

第五章 文書檔案保管

第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。

第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

第十五條 嚴(yán)格遵守檔

案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。

第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。

第六章 檔案借閱制度

第十七條 檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周,必要時可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對密級高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。

第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。

第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。

第七章 其他

第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

第3篇 裝飾公司文書檔案管理制度

裝飾工程公司文書檔案管理制度

一、建檔依據(jù)

根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實際制定本制度。

二、建檔原則

1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。

2、經(jīng)辦人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請求、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。

5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、檔案的裝訂

1、由文檔員或經(jīng)辦人負責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。

2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

3、案卷封面、應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。