人力檔案管理制度3篇

有哪些

人力檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心組成部分：

1. 檔案收集與建立

2. 檔案管理與更新

3. 檔案安全與保密

4. 檔案查閱與使用

5. 檔案存檔與銷毀

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案收集與建立： - 新員工入職時(shí)，應(yīng)提供完整個(gè)人信息，包括但不限于身份證件、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等，由人力資源部門負(fù)責(zé)整理歸檔。 - 員工在職期間，如發(fā)生職務(wù)變動(dòng)、培訓(xùn)經(jīng)歷、績(jī)效評(píng)估等情況，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。

2. 檔案管理與更新： - 檔案應(yīng)按照員工編號(hào)有序存放，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確保信息一致。 - 定期進(jìn)行檔案清理，核實(shí)信息準(zhǔn)確無誤，過期或無效文件及時(shí)處理。

3. 檔案安全與保密： - 檔案存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)有門禁系統(tǒng)，只有授權(quán)人員方可進(jìn)入。 - 嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)，員工個(gè)人隱私信息不得泄露，違規(guī)者將受紀(jì)律處分。 - 對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 檔案查閱與使用： - 員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，需提前申請(qǐng)，由人力資源部門安排。 - 其他部門需要查閱檔案時(shí)，須經(jīng)部門主管和人力資源部門雙重審批，且只能在指定區(qū)域內(nèi)查看。

5. 檔案存檔與銷毀： - 離職員工的檔案應(yīng)在離職后一年內(nèi)存檔，超過期限未有爭(zhēng)議的可進(jìn)行銷毀，但重要記錄需永久保存。 - 銷毀檔案需由兩人以上共同執(zhí)行，并記錄銷毀清單，確保合規(guī)。

上墻內(nèi)容

1. “尊重個(gè)人隱私，檔案管理嚴(yán)格保密?！?

2. “檔案更新及時(shí)，確保信息準(zhǔn)確。”

3. “未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自查閱他人檔案。”

4. “離職檔案一年后無異議，方可銷毀?！?

5. “檔案安全，人人有責(zé)，違規(guī)必究?！?/p>

以上人力檔案管理制度旨在維護(hù)公司與員工的合法權(quán)益，確保人力資源管理的規(guī)范性和有效性。各部門需嚴(yán)格遵守，如有違反，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

人力檔案管理制度范文

第1篇 某公司人力檔案管理制度

f公司人力檔案管理制度

1、檔案管理的目的:

1.1真實(shí)記錄員工各方面情況,作好動(dòng)態(tài)的跟蹤把握,為人事運(yùn)用提供參考;

1.2保證人事信息,以備查閱;

2、檔案保管:人力部檔案必須專人專管

3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書面原始檔案;

3.1書面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動(dòng)合同、擔(dān)保書、體檢表、證件復(fù)印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個(gè)人相關(guān)的文件要存一份在員工個(gè)人的檔案中;

3.2電子版檔案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報(bào)如下表單:

表一:人力資源月報(bào),詳見招聘錄用管理制度

表二:崗位圖

表三:培訓(xùn)時(shí)間匯總表(要求三日前報(bào)總部)(培訓(xùn)其他表詳見培訓(xùn)管理制度)

表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見考勤管理制度

表五:社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)明細(xì)表

表六:勞動(dòng)合同簽署明細(xì)表

表七:工資表,詳見薪資管理制度

表八:員工獎(jiǎng)懲記錄

表九:員工異動(dòng)記錄表

3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:

資料一:公司操作手冊(cè)電子版

資料二:個(gè)人操作手冊(cè)電子版

資料三:各期__文化

資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門、編號(hào)歸檔

資料五:總部下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料

資料六:各月員工績(jī)效考核分

以上內(nèi)容為包括但不限于

5、檔案的查詢權(quán)限:

總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負(fù)責(zé)人能查詢所有員工的檔案,各分公司負(fù)責(zé)人和分公司人力部能查詢?cè)摲止締T工的檔案,其人員要查詢員工檔案必須經(jīng)人力部批準(zhǔn);

6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門經(jīng)理級(jí)以上員工,保存一年以上。

7、員工個(gè)人檔案的管理

7.1如員工的工作進(jìn)行了跨公司的異動(dòng),編制發(fā)生了改變,在接到有關(guān)通知文件后三個(gè)工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復(fù)印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動(dòng)的公司人力部;

7.2公司人力人員收到其它公司寄來的檔案后,必須檢查封條是否完好無損,再存檔;

第2篇 a酒店人力資源部檔案管理制度

酒店人力資源部檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案

員工人事檔案是人力資源部從個(gè)人為單位集中保存起來的反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí),必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時(shí),人力資源部應(yīng)及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案

從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長(zhǎng)與愛好的資料;工資福利資料;勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料;出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動(dòng)時(shí)由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案

人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案

有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動(dòng)合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案

有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓(xùn)檔案

有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案

有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。

第3篇 酒店人力資源部檔案管理制度格式怎樣的

酒店人力資源部檔案管理制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。

為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。

員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案員工人事檔案是人力資源部從個(gè)人為單位集中保存起來的反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。

主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級(jí)考核或鑒定材料;

黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料;

任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個(gè)大類進(jìn)行。

整理、裝訂成冊(cè)的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。

并實(shí)施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);

查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí),必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

c、員工人事檔案的傳遞在員工錄用和離店時(shí),人力資源部應(yīng)及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷,思想品德;

業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲記錄的綜合情況。

材料包括:員工求職申請(qǐng)、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料;

教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長(zhǎng)與愛好的資料;

工資福利資料;

勞動(dòng)業(yè)績(jī)、服務(wù)工作評(píng)估資料;

出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。

每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對(duì)員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。

員工離店或部門之間調(diào)動(dòng)時(shí)由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動(dòng)合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎(jiǎng)金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓(xùn)檔案有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案有關(guān)請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊(cè)。