開發(fā)檔案管理制度4篇

有哪些

開發(fā)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：

1. 檔案分類與編碼：確保所有開發(fā)文檔按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檢索和管理。

2. 文件管理流程：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、更新和廢棄等環(huán)節(jié)。

3. 權(quán)限控制：明確不同角色對(duì)檔案的訪問和編輯權(quán)限。

4. 安全保護(hù)：保護(hù)檔案免受非法訪問、篡改或丟失。

5. 檔案歸檔與銷毀：規(guī)定檔案的保存期限及到期后的處理方式。

6. 監(jiān)控與審計(jì)：定期檢查檔案管理的合規(guī)性，并記錄操作日志。

7. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：為員工提供檔案管理的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升整體管理水平。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)項(xiàng)目階段、文件類型和內(nèi)容，制定詳細(xì)的分類規(guī)則。 - 設(shè)計(jì)一套邏輯清晰的編碼系統(tǒng)，如項(xiàng)目編號(hào) 文件類別 序列號(hào)。 - 新增文件時(shí)，由文件創(chuàng)建人填寫相關(guān)元數(shù)據(jù)，包括文件名、作者、日期等。

2. 文件管理流程： - 初稿創(chuàng)建后，由負(fù)責(zé)人審核，通過后正式存檔。 - 文件更新時(shí)，保留歷史版本，注明修改人、修改日期和原因。 - 文件廢棄需經(jīng)過審批，確保重要信息不被隨意刪除。

3. 權(quán)限控制： - 分為讀取、寫入、刪除和審批四種權(quán)限等級(jí)。 - 根據(jù)員工職務(wù)和工作需要，設(shè)定相應(yīng)的訪問權(quán)限。 - 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員訪問敏感檔案。

4. 安全保護(hù)： - 存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)有防火墻、加密和備份機(jī)制。 - 對(duì)異常訪問行為進(jìn)行報(bào)警，及時(shí)排查風(fēng)險(xiǎn)。 - 定期進(jìn)行安全審計(jì)，檢查防護(hù)措施的有效性。

5. 檔案歸檔與銷毀： - 設(shè)定檔案保存期限，到期后由檔案管理員進(jìn)行歸檔或銷毀。 - 歸檔文件應(yīng)妥善保管，防止物理損壞。 - 銷毀前，需確認(rèn)無繼續(xù)保存價(jià)值，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。

6. 監(jiān)控與審計(jì)： - 每季度進(jìn)行一次全面的檔案管理檢查。 - 記錄操作日志，以便追蹤文件變更歷史。 - 對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正，并進(jìn)行培訓(xùn)以防止再次發(fā)生。

7. 培訓(xùn)與指導(dǎo)： - 新入職員工需參加檔案管理培訓(xùn)。 - 定期組織內(nèi)部分享，提高員工對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐能力。

上墻內(nèi)容

1. “檔案是公司的知識(shí)資產(chǎn)，妥善管理，人人有責(zé)?！?

2. “分類清晰，編碼規(guī)范，確保檔案高效查找?！?

3. “權(quán)限分明，保護(hù)信息安全，禁止越權(quán)操作?！?

4. “定期審計(jì)，確保檔案管理合規(guī)?！?

5. “培訓(xùn)提升，共享知識(shí)，共同進(jìn)步?！?/p>

以上制度旨在建立一個(gè)有序、安全、高效的開發(fā)檔案管理體系，以支持公司項(xiàng)目的順利進(jìn)行，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和知識(shí)傳承。全體員工需遵守執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理環(huán)境。

開發(fā)檔案管理制度范文

第1篇 f房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司檔案管理制度:

1.主要內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。

2.檔案的管理機(jī)構(gòu)

2.1公司辦公室是檔案管理機(jī)構(gòu),公司辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。

2.2 文書結(jié)案后,財(cái)務(wù)資料,技術(shù)資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。

2.3 各部室、各單位或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2.4公司檔案員(兼)主要工作職責(zé)

2.4.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.4.2 對(duì)公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

2.4.3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

2.4.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3. 歸檔范圍

3.1 政府及上級(jí)部門法規(guī)性文件資料。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.2 公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃;公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報(bào)告。公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)、公司大事記等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.3公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.4公司項(xiàng)目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等。(由開發(fā)部負(fù)責(zé)歸檔移交辦公室保存)

3.5公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。(由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.6公司項(xiàng)目合同審計(jì)資料。包括各種合同、勤達(dá)公司的各種合同等。(由合同審計(jì)部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.7公司項(xiàng)目預(yù)決算資料。(由預(yù)決算部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.8公司項(xiàng)目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標(biāo)志牌申請(qǐng)表、竣工備案通知書。(由工程部負(fù)責(zé)歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)

3.9公司房屋銷售資料。包括公司上報(bào)的、在日常房屋銷售活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.10公司財(cái)務(wù)憑證。(由財(cái)務(wù)料整理并保存)

3.11 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.12公司法律文書資料。(由合同部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.13公司榮譽(yù)證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.14 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.15題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

4.檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。

5.檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由各部室、各單位定期進(jìn)行整理、立卷、移交公司辦公室進(jìn)行歸檔。

5.1 立卷歸檔的時(shí)間

5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。

5.1.2 對(duì)于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.2.1 各部室設(shè)立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料進(jìn)行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。

5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.2.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

5.2.6 立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

5.2.7 立卷應(yīng)以部室為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.2.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

5.2.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.2.11 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.2.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.檔案的借閱

6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

6.2 各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6.3 檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借。

6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

7.檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

7.2 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

7.6企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8.超期檔案的銷毀

8.1對(duì)超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

9.檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:

不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第2篇 房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度：總則

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度:總則

為了公司檔案管理的統(tǒng)一性、完整性、規(guī)范性和安全性,充分發(fā)揮檔案的有效作用,維護(hù)公司合法權(quán)益,防止檔案丟失、損壞、被盜、受潮、蛀蝕等,特制定本制度。

一、編制依據(jù):

(一)《中華人民共和國國檔案法》

(二)《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》

(三)《__工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)劃》

(四)《__企業(yè)網(wǎng)、機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍及保管期限》

二、總則

(一)公司檔案是指各職能部門及個(gè)人在房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)中所形成的,對(duì)公司有保存、查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料。

(二)公司檔案是公司在各項(xiàng)工作中形成的全部檔案的總和,包括行政管理、營銷策劃、工程開發(fā)建設(shè)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、設(shè)備等。

(三)檔案是公司的寶貴財(cái)富,必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理,按照《檔案法》規(guī)定,任何部門和個(gè)人不得以任何形式和手段將應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有。

(四)公司檔案由公司總工程師分管,行政隸屬總經(jīng)辦。

(五)公司開發(fā)建設(shè)的工程項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位應(yīng)遵照本制度有關(guān)條款執(zhí)行。

第3篇 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理制度

房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司檔案管理制度:

1.主要內(nèi)容及適用范圍本制度規(guī)定了本公司檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。

2. 檔案的管理機(jī)構(gòu)

2.1 公司辦公室是檔案管理機(jī)構(gòu),公司辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作,公司檔案員(兼)做日常具體工作。

2.2 文書結(jié)案后,財(cái)務(wù)資料,技術(shù)資料,房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、銷售部、合同部歸檔并保存;工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔,工程完工后移交濱海新區(qū)大港檔案館;其余資料原稿由公司辦公室歸檔并保存。

2.3 各部室、各單位或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2.4 公司檔案員(兼)主要工作職責(zé)

2.4 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.4 .2 對(duì)公司各部室、各單位文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

2.4 .3 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.4 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

2.4 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3． 歸檔范圍

3.1 政府及上級(jí)部門法規(guī)性文件資料。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的,或由行業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.2 公司內(nèi)部文件資料。包括由公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄;公司iso9000體系文件;公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃;公司年度、月度工作總結(jié)和調(diào)查報(bào)告。公司各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)、公司大事記等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.3 公司內(nèi)部資質(zhì)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.4 公司項(xiàng)目開發(fā)資料。包括國有土地許可證、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證、預(yù)售許可證等。(由開發(fā)部負(fù)責(zé)歸檔移交辦公室保存)

3.5 公司工程技術(shù)資料。包括各類工程圖紙等。(由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.6 公司項(xiàng)目合同審計(jì)資料。包括各種合同、勤達(dá)公司的各種合同等。(由合同審計(jì)部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.7 公司項(xiàng)目預(yù)決算資料。(由預(yù)決算部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.8 公司項(xiàng)目施工資料。包括公司備案資料、樁基竣工資料、標(biāo)志牌申請(qǐng)表、竣工備案通知書。(由工程部負(fù)責(zé)歸檔,并移交濱海新區(qū)大港檔案館保存)

3.9 公司房屋銷售資料。包括公司上報(bào)的、在日常房屋銷售活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。(由銷售部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.1 0公司財(cái)務(wù)憑證。(由財(cái)務(wù)料整理并保存)

3.1 1 公司勞資人力資源資料。包括公司員工招聘、勞動(dòng)合同、獎(jiǎng)懲、考核、培訓(xùn)、任命、工資審核記錄等相關(guān)資料。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.1 2公司法律文書資料。(由合同部負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.1 3公司榮譽(yù)證書資料。公司和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.1 4 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

3.1 5題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。(由辦公室負(fù)責(zé)歸檔并保存)

4. 檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。

5. 檔案的收集就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由各部室、各單位定期進(jìn)行整理、立卷、移交公司辦公室進(jìn)行歸檔。

5.1 立卷歸檔的時(shí)間

5.1.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存,需移交辦公室立卷歸檔的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。

5.1.2 對(duì)于在外地施工部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.2.1 各部室設(shè)立兼職歸檔員,兼職歸檔員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料進(jìn)行裝訂后,交檔案室立卷歸檔。

5.2.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.2.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.2.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚,概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.2.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

5.2.6 立卷應(yīng)以各部室形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

5.2.7 立卷應(yīng)以部室為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.2.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.2.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

5.2.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.2.1 1 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.2.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6. 檔案的借閱

6.1 檔案只供本公司利用,一般不外借。如情況特殊,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

6.2 各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔案,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6.3 檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借。

6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

7. 檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

7.2 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

7.6 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8. 超期檔案的銷毀

8.1 對(duì)超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

9. 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第4篇 檔案局信息公開發(fā)布運(yùn)行管理制度

為保證本單位政府信息形成、審核、發(fā)布、應(yīng)急處置等工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,符合《中華人民共和國國政府信息公開條例》和自治區(qū)以及貴港市政府信息公開相關(guān)規(guī)定的要求,進(jìn)一步提高公開信息工作的質(zhì)量和效率,特制定本制度。

第一條 本制度所稱政府信息包括:1、機(jī)構(gòu)職能;2、法規(guī)規(guī)章;3、領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)態(tài);4、工作動(dòng)態(tài);5、決策信息;6、規(guī)劃信息;7、統(tǒng)計(jì)信息;8、財(cái)政管理;9、人事信息;10、行政職權(quán);11、信息公開指南;12、信息公開工作報(bào)告;13、應(yīng)急監(jiān)察;14、其他依照法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)讓公眾知曉的政府信息。

第二條 本制度所稱信息形成和發(fā)布包括信息采集、內(nèi)容審核、保密審查、公開審核、形成信息、錄入和錄入審核、應(yīng)急處置七個(gè)階段;前四個(gè)階段屬采集信息,后三個(gè)階段屬政府信息。

第三條 政府信息發(fā)布渠道:①廣西壯族自治區(qū)人民政府或政府信息公開主管部門指定的平臺(tái);②貴港市政府信息公開目錄平臺(tái);其他合法渠道。

第四條 信息發(fā)布遵循合法、及時(shí)、真實(shí)、“涉密信息不公開,公開信息不涉密”、“不審核不公開”和“誰主管誰公開,誰公開誰負(fù)責(zé)”的原則。

第五條 各科室根據(jù)實(shí)際工作情況采集、加工、整理信息。信息采集、加工、整理工作由各科室具體業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人員負(fù)責(zé),專人管理。

第六條 信息采集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定,內(nèi)容全面、信息真實(shí)、表述規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),并有時(shí)效性和內(nèi)部控制。

第七條 各科室負(fù)責(zé)人對(duì)已采集的信息進(jìn)行審核修改,保證信息內(nèi)容和數(shù)據(jù)具有真實(shí)性、客觀性和完整性。

第八條 各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)已采集的信息提出公開或不公開意見。

第九條 指定具備定密知識(shí)、有相關(guān)行政業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)各科室負(fù)責(zé)人已審核的已采集信息進(jìn)行保密審查。

第十條 保密審查工作應(yīng)當(dāng)依據(jù)《中華人民共和國國保守國家秘密法》和《中華人民共和國國政府信息公開條例》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

第十一條 保密審查工作應(yīng)在公開審核工作之前進(jìn)行。

第十二條 業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任信息公開與儲(chǔ)存審核人,明確已采集信息公開屬性。

第十三條 信息公開的屬性包括:主動(dòng)公開、依申請(qǐng)公開、不予公開三種。

第十四條 屬于“三密”信息或涉密特別敏感信息為不予公開信息,應(yīng)注明不予公開的原因。

第十五條 公開審核后的已采集信息經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審閱、修改、確認(rèn)信息屬性、簽發(fā)即形成政府信息。

第十六條 簽發(fā)日期為信息的生成日期。

第十七條 屬于主動(dòng)公開的政府信息,指定專人在信息形成二十個(gè)工作日內(nèi)完成信息錄入工作,確保信息錄入正確、完整、及時(shí)。信息錄入完成后,錄入人對(duì)信息的內(nèi)容再次確認(rèn)沒有錯(cuò)誤方可發(fā)布,屬于重大或緊急事件處置的政府信息需通過新聞媒體向社會(huì)公布公開的,按其他管理辦法執(zhí)行。

第十八條 主動(dòng)公開的信息第一發(fā)布渠道為指定的網(wǎng)站,第二渠道為合法的媒體,第三渠道為合法報(bào)欄等。

第十九條 以下兩種情況應(yīng)當(dāng)采取應(yīng)急處置:(一)公開的信息造成公眾錯(cuò)誤理解或影響社會(huì)穩(wěn)定、擾亂社會(huì)管理秩序;(二)公開突發(fā)公共事件相關(guān)信息,包括突發(fā)公共事件預(yù)測(cè)、預(yù)報(bào)、預(yù)防和實(shí)際災(zāi)情、應(yīng)急救援、善后處理等方面的信息。

第二十條 應(yīng)急處置工作應(yīng)當(dāng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、客觀、全面的原則。應(yīng)成立常規(guī)化的應(yīng)急處置機(jī)構(gòu),專門采集和處理信息發(fā)布后公眾和社會(huì)的反應(yīng)程度以及提出應(yīng)對(duì)措施。

第二十一條 應(yīng)急處置工作應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間向社會(huì)發(fā)布準(zhǔn)確而簡要信息,隨時(shí)發(fā)布初步核實(shí)情況、應(yīng)對(duì)措施防范措施等,并根據(jù)事件處置情況做好后續(xù)發(fā)布工作。