有哪些
監(jiān)理檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：根據監(jiān)理工作的性質和內容，將檔案分為合同文件、設計文件、施工過程文件、驗收文件等類別，并為每類文件設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 檔案收集與整理：明確各類文件的收集時間、方式和責任人，確保文件完整無遺漏。要求文件整理有序，便于檢索和查閱。
3. 檔案保管與保護：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境，如溫度、濕度控制，防止文件損壞。制定檔案借閱和復制流程，確保檔案安全。
4. 檔案利用與更新：鼓勵合理利用檔案，提高工作效率。定期更新檔案，反映項目最新進展。
5. 檔案電子化管理：推動檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)電子存檔和在線查詢，提高檔案管理效率。
實施細則
1. 文件收集：所有監(jiān)理活動產生的文件，包括會議記錄、檢驗報告、變更通知等，應在活動完成后三天內由負責人提交至檔案管理部門。
2. 檔案編碼：采用“類別-年度-項目編號-順序號”的方式進行編碼，例如，“c-2022-p001-001”表示2022年合同文件的第一份。
3. 保管期限：根據法律法規(guī)和項目特性的不同，檔案的保管期限一般為5至15年，重要文件應永久保存。
4. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經部門主管批準后，方可借閱檔案。借閱期限不超過一周，逾期未歸還需提前申請續(xù)借。
5. 更新機制：每季度末，各部門需提交檔案更新清單，包括新產生的文件和需要修訂的舊文件。
6. 電子化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，所有紙質文件需掃描上傳，電子文件與紙質文件同步更新，保證信息一致性。
上墻內容
1. 監(jiān)理檔案管理制度概覽：簡要介紹制度的主要內容，提醒員工遵守相關規(guī)定。
2. 檔案分類圖表：直觀展示各類檔案及其編碼規(guī)則，方便員工快速定位所需文件。
3. 檔案借閱流程圖：清晰呈現(xiàn)借閱流程，使員工了解如何正確操作。
4. 保密提示：強調檔案的機密性，提醒員工不得泄露檔案信息。
以上監(jiān)理檔案管理制度旨在提升工作效率，保障項目信息的安全與完整。全體員工應熟知并嚴格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理工作秩序。
監(jiān)理檔案管理制度范文
第1篇 建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度
建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度
一、監(jiān)理文件的管理
1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;
2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發(fā);
3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。
二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理
1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;監(jiān)理規(guī)劃作為公司文件經公司批準后,作為ⅰ級文件管理;
2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。
3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。
4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。
5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內部文件通知等作為ⅴ級文件。
三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類
1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經及綜合等。
2、文件性質分類:
綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;
質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關質量控制文件;
進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關進度控制文件;
投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關投資控制的文件;
安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;
合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。
四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理
1、來自建設單位的工程文件:
建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;
建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:
--建設單位所編制的會議紀要;
--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;
--建設單位有關建設項目報建文件;
--建設單位所轉發(fā)的設備文件;
--建設單位所轉發(fā)的設計文件;
--質量監(jiān)督站文件;
--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;
--施工現(xiàn)場建設管理制度。
2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:
初步設計文件及概算書;
主/輔機設備技術規(guī)范書;
施工圖設計文件;
施工圖預算;
設計變更;
設計聯(lián)絡會資料。
3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:
施工依據文件和技術文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);
開工報批文件;
要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;
質量保證資料;
要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;
要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;
關于施工質量方面的文件或聯(lián)系單;
關于設備質量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;
工程調試文件;
施工質量驗評資料及安裝調試記錄;
制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;
承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據;
各承包單位的正式來函做專檔管理;
事故處理及不合格項處理;
施工總結及技術總結。
五、文件的傳送
1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;
2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;
3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關負責人處理;
4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權限審批;
5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權限分別遞送審查;
6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表
六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批
對施工單位報審表的審批:
1、工程開工/復工報審表(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;
2、施工組織設計(方案)報審表(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
3、分包單位資格報審表(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
4、工序報驗申請表(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
5、工程款支付申請表(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫工程款支付證書由總監(jiān)簽發(fā);
6、延長工期報審表(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);
7、費用索賠申請表(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫費用索賠審批表由總監(jiān)簽發(fā);
8、工程材料/構配件/設備報審表(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師批準;
9、工程竣工報驗單(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;
10、工程變更單(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;
11、監(jiān)理工程師通知單(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);
12、工程暫停令(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。
七、文件編號
1、文件的分類表示:
文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。
文件資料的分類標識如圖3-1所示。
2、文件編號
監(jiān)理現(xiàn)場用表按如下編號:
_
_ -------- 年月---------__
后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)
表式
3、文件簽字加蓋印章
在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。
八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳
監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:
1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;
2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;
3、單位工程形象進度一覽表;
4、施工質量驗評統(tǒng)計表;
5、設備缺陷匯總表;
6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;
7、承建單位月進度款支付臺帳。
九、監(jiān)理文件的移交和歸檔
1、監(jiān)理文件的移交
安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。
表3-3
序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別
1監(jiān)理規(guī)劃
(含修改內容)ⅰ11工程暫停令ⅱ
2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ
3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ
4設計變更資料
(審查單)ⅳ14施工備忘錄
5工程變更資料
(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ
6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ
7施工測量放線資料
(審查單)ⅳ17
索賠資料簽證單ⅱ
8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質量ⅱ
19監(jiān)理月報ⅱ
9隱蔽工程驗收資料
(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結ⅱ
10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ
2、監(jiān)理文件的歸檔
監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。
監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。
監(jiān)理依據資料按以下案卷歸檔:
第一卷 工程審批文件
第二卷 工程合同/協(xié)議文件
第三卷 工程報建資料及開工審批文件
第四卷 工程設備招標投標資料
第五卷 工程設計圖紙資料
監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 監(jiān)理合同文件
第二卷 監(jiān)理部質量體系文件
第三卷 監(jiān)理內部管理制度
第四卷 監(jiān)理部來往公文函件
第五卷 監(jiān)理月報/簡報
第六卷 監(jiān)理總結報告
第七卷 監(jiān)理會議紀要
第八卷 監(jiān)理部質量控制過程文件
第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件
第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件
第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件
第十二卷 工程索賠文件
對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:
第一卷 施工組織設計
第二卷 施工作業(yè)指導書
第三卷 安全技術措施文件
第四卷 調試及試運行文件
第五卷 工程達標驗收文件
第2篇 監(jiān)理制度：資料檔案管理制度
監(jiān)理管理制度:資料檔案管理制度
建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進行三大目標控制,有效執(zhí)行合同的重要工作,也是監(jiān)理人員對工程進行正確評價、處理合同糾紛和索賠的依據,同時也是竣工后運營期間道路養(yǎng)護部門進行工作的一項重要數(shù)據資料。
1資料檔案分類
總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類:
1.1監(jiān)理文件與資料
監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費用監(jiān)理文件、進度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報、監(jiān)理工作報告、監(jiān)理日志、會議紀要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項開工的申請批復、試驗抽檢的原始記錄等。
1.2監(jiān)理管理文件與資料
包括監(jiān)理計劃、監(jiān)理細則等。
1.3質量監(jiān)理文件與資料
包括質量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗收工程質量評定資料。
1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件
施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會議記錄、檢查結果、安全事故的有關文件及施工環(huán)境保護規(guī)劃、環(huán)境保護措施、環(huán)境保護檢查等。
1.5費用監(jiān)理文件與資料
包括各類工程支付文件、工程變更有關費用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。
1.6進度監(jiān)理文件與資料
包括進度計劃審批、檢查、調整有關文件;工程開工/復工令及工程暫停令等。
1.7合同管理文件與資料
包括施工單位辦理保險的有關文件、延期索賠申請、分包資質資料、延期和索賠的批準文件、價格調整申請及批準文件等。
1.8工程監(jiān)理月報
監(jiān)理工程師每月應向建設單位和上級監(jiān)理機構報送工程監(jiān)理月報,其內容包括:本月工程概述,工程質量、進度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項,合同執(zhí)行情況,存在的問題,本月監(jiān)理工作小結等。
1.9監(jiān)理工作報告
工程結束時,監(jiān)理工程師應提交監(jiān)理工作報告,其內容包括:工程基本情況,監(jiān)理機構及工作起止時間,投入的監(jiān)理人員、設備和設施。關于工程質量、安全、環(huán)保、費用、進度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況,分項、分部、單位工程質量評估,工程費用分析,工程建設中存在問題的處理意見和建議。
2資料基本要求
2.1資料所反映的工程項目情況和有關合同內容必須真實、準確、齊全、完整。
2.2資料必須以規(guī)定表格填寫,常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經業(yè)主批準的標準格式。
2.3資料的制作應有利于長期保存,不得使用純藍墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復寫。
2.4資料應簽署齊全,簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應加蓋經授權并得到監(jiān)理工程師同意的公章;總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗室發(fā)件的資料應加蓋各自有效的公章。
2.5資料編號應規(guī)范,符合常規(guī),使用阿拉伯數(shù)字編碼,體現(xiàn)承包合同段號、順序號,發(fā)文字號符合公文要求。
2.6資料應保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應在涂改處簽章。
2.7資料尺寸統(tǒng)一,全部用a4型紙。
2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應符合合同規(guī)定,任何一方不得無理拖延或扣壓。
3會議記錄
由監(jiān)理工程師所主持的會議應由專人記錄,并形成會議紀要。會議紀要應包括:
3.1會議名稱(第一次工地會議、工地例會、工地專題會議、監(jiān)理例會等)。
3.2地點、時間、會議主持人。
3.3出席會議人的姓名、單位、職務及聯(lián)系電話(應與會議簽到表核對)。
3.4會議發(fā)言人姓名及主要內容。
3.5形成的決議條款,及決議由誰執(zhí)行和何時執(zhí)行。
3.6未解決的問題及其原因。
3.7由總監(jiān)主持的會議,由信息員記錄并整理成會議紀要,由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關與會者單位,存總監(jiān)辦;由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會議,由專人整理記錄,形成紀要后存駐地監(jiān)理辦并抄報總監(jiān)辦。
4現(xiàn)場記錄
4.1現(xiàn)場監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應始終保存在駐地監(jiān)理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對承包人所發(fā)出的口頭或書面指令,要及時通報上一級領導,以盡快征得其確認或修改指令。
4.2現(xiàn)場監(jiān)理人員對所轄工程范圍內的機械、勞力的配備和使用情況詳細記錄:承包人現(xiàn)場人員和設備是否同所批計劃一樣,要記錄詳細變化(增減)情況;工程質量和進度是否因某級職員或某種設備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業(yè)施工人員和設備,承包人的措施如何,有無替代方案;監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場的機械完好率,保證完好率的措施和備用機械設備及其零配件如何。
4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風力、風向,河流水位;記錄有預報的雨、雪、臺風及洪水到來之前對永久性或臨時性工程所采取的保護措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細節(jié),如停工時間、救災措施和財產損失等。
4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數(shù)量以及開始及完成工作的時間;記錄出現(xiàn)的異常技術問題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達到規(guī)范要求等。
4.5對工程中每道工序完成后的簡單描述,如該工序是否被認可,對缺陷的補救措施或變更情況等作詳細記錄,特別是隱蔽工程部位更應記錄詳實。
4.6現(xiàn)場材料供應和儲備情況。每批材料的到達時間、料源、數(shù)量、存儲方式和材料的抽檢等。
4.7必須在現(xiàn)場進行的試驗(如混凝土坍落度、壓實度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現(xiàn)場監(jiān)理人員應做好記錄,以據此出具監(jiān)理抽檢資料。
5試驗室記錄
5.1除正常的試驗報告外,試驗室指定專人每天以日志形式記錄試驗室工作的情況,包括對承包人試驗的監(jiān)督、數(shù)據分析等。試驗室負責人每月整理此項記錄,并報總監(jiān)理工程師,記錄應包括以下內容:
①工作內容的簡單敘述,如所做試驗項目及其結果、對施工現(xiàn)場和施工單位試驗室的檢查和指令、材料進場及質量狀況等。
②承包人試驗人員情況。試驗人員配備與承包人投標承諾是否一致,數(shù)量和業(yè)務能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗人員的建議。
③承包人試驗儀器設備配置、使用和調動情況,需增加新設備的建議。
④監(jiān)理試驗室和承包人試驗室所做同一種試驗,結果有重大
差異時原因分析和處理措施。
5.2所有取樣和試驗應做好如下記錄:分類取樣臺帳、分類試驗臺帳、試驗原始記錄、儀器使用臺帳、試驗報告和監(jiān)理日志,且上述記錄應對應、統(tǒng)一。
5.3取樣后不立即試驗的應將樣品存放在留樣室,并標明取樣合同段號、樁號、部位、試驗項目等內容;為防止檢驗差錯、復核檢驗結果、處理檢驗事故和檢驗糾紛,須留存部分樣品,留樣數(shù)量應不少于一次檢驗量,且應保持留樣品原包裝,并由檢驗人員填寫留樣單,注明取樣合同段號、樁號、部位、數(shù)量和留樣日期,在留樣期限內任何人不得隨意動用留樣品,留樣期滿的樣品,經試驗室主任批準予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。
6計量和支付記錄
6.1計量以監(jiān)理工程師在開工初期應審核圖紙、復核工程量,復核后的工程量清單經業(yè)主批準后作為計量支付的依據,并據此建立計量和支付臺帳、工程變更臺帳等。
6.2原則上每月進行一次現(xiàn)場計量,由施工單位上報擬計量的工程師清單,由計量工程師和相關專業(yè)工程師現(xiàn)場核查,專業(yè)工程師負責檢查工程質量和自檢資料,計量工程師對已完合格工程現(xiàn)場核實工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計、漏計和重復計量。
6.3計量工程師在收到承包人的支付申請后,應依據支付申請的附屬資料和有關資料進行檢查核實,如有疑問,相關專業(yè)工程師和承包人負責解釋,必要時配合計量工程師再次到現(xiàn)場核實,使之與各專業(yè)工程師的有關記錄和工程實際一致。計量工程師應保存每一期支付證書及附屬資料,及時登記計量支付臺帳和變更臺帳,并更新相關進度、產值的上墻圖表。
7竣工記錄
7.1監(jiān)理人員應隨時將工程的變更情況(如設計變更、補救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據。
7.2現(xiàn)場專業(yè)工程師應負責督促承包人按進度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。
第3篇 安全監(jiān)理檔案管理制度
1、建筑工程安全監(jiān)理檔案管理應做到及時、準確、系統(tǒng)、科學、完整。
2、建筑工程安全監(jiān)理檔案是在施工過程全過程中形成的材料,應由安全監(jiān)理工程師負責制定計劃、收集、審查、匯總、管理、保存,直至最后按規(guī)定移交。
3、公司的安全監(jiān)理部門、技術部門負責建筑工程安全監(jiān)理檔案的編制審核和業(yè)務指導工作。
4、公司每月、項目監(jiān)理部每半月進行一次安全檔案檢查。
5、安全監(jiān)理檔案建立過程中,監(jiān)理人員如有更換時應及時制表登記,對更換的時間、原因、完成工作交接手續(xù)等記錄清楚。
6、建筑安全監(jiān)督機構和公司在安全檢查中,下達的整改通知單和項目部整改后的報告,應完整的保存在檔案中。
7、工程竣工后,監(jiān)理單位應將建筑工程安全監(jiān)理檔案按規(guī)定立卷歸檔。
