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有哪些
酒店檔案借閱制度主要包括以下幾個核心組成部分：
1. 借閱權(quán)限設(shè)定：明確哪些人員可以申請借閱，如內(nèi)部員工、合作伙伴或是外部研究人員。
2. 借閱流程規(guī)定：從申請、審批到歸還的完整流程，確保操作有序進(jìn)行。
3. 檔案分類與標(biāo)識：對各類檔案進(jìn)行清晰分類，便于查找和管理。
4. 借閱期限與續(xù)借規(guī)則：設(shè)定借閱時間限制，并規(guī)定續(xù)借條件和程序。
5. 保密與安全措施：針對敏感信息，設(shè)定相應(yīng)的保密協(xié)議和安全防護(hù)措施。
內(nèi)容是什么
酒店檔案內(nèi)容豐富多樣，包括財務(wù)報表、客戶信息、員工記錄、合同協(xié)議、活動策劃等。借閱者需明確借閱目的，確保信息用于合法且合規(guī)的業(yè)務(wù)需求。在借閱過程中，應(yīng)尊重檔案的完整性，不得擅自復(fù)制、修改或泄露檔案內(nèi)容。對于涉及酒店機(jī)密的檔案，必須在指定地點查閱，不得帶離指定區(qū)域。
規(guī)范
為確保制度有效執(zhí)行，需設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和借閱審核。借閱者需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。歸還時，檔案管理員需核對檔案完整性，如有損壞或遺失，應(yīng)追究責(zé)任。
重要性
酒店檔案借閱制度是保障信息安全性、維護(hù)運(yùn)營秩序的關(guān)鍵。它防止了敏感信息的不當(dāng)流通，保護(hù)了酒店的商業(yè)利益。通過規(guī)范化的借閱流程，提高了工作效率，保證了業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。有效的檔案管理不僅體現(xiàn)了酒店的專業(yè)化運(yùn)營，也是對法律法規(guī)的遵守，有助于提升酒店的行業(yè)聲譽(yù)。
酒店檔案借閱制度5范文
第1篇 酒店檔案借閱制度5
酒店檔案借閱制度(五)
1.借閱檔案(包括文件和資料)必須履行檔案借閱登記手續(xù),填寫《檔案借閱登記單》,注明借閱理由和借閱期限,經(jīng)部門經(jīng)理和行政辦公室主任的批準(zhǔn),秘密級檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
2.文件資料的借閱期限不得超過兩周,到期必須歸還,如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職,必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù),否則不予辦理調(diào)動和離職手續(xù)。
3.檔案借閱人必須愛護(hù)檔案,要保證檔案的安全和完整,對檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù),不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案,檔案借閱人不得將檔案帶離酒店,否則按酒店處罰條例進(jìn)行處罰。
4.借閱的檔案歸還時,必須當(dāng)面點交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失和損壞,及時報告行政辦公室主任處理。
5.外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱,不得帶離檔案室。
6.外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),對摘抄或復(fù)印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可帶離。
第2篇 d酒店設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
酒店設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
1.1 設(shè)備技術(shù)檔案由工程部專人負(fù)責(zé),酒店所有設(shè)備均建立設(shè)備檔案,按設(shè)備種類,按時間順序存放;
1.2 設(shè)備建檔,酒店所有設(shè)備均分類,分部門建立設(shè)備檔案,內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、出廠合格證、檢驗單、安裝質(zhì)量檢驗單、試車記錄、維修保養(yǎng)記錄、改進(jìn)安裝記錄、運(yùn)行日志等。每種設(shè)備的各種檔案內(nèi)容分別按記錄種類和時間歸檔編者按號以便查找;
1.3 設(shè)備圖表,設(shè)備圖表由工程部統(tǒng)一管理。包括:設(shè)備安裝工程施工圖,動力設(shè)備與管道配管竣工圖,給水系統(tǒng)分布圖,供電線路圖,自動報警系統(tǒng)分布圖,設(shè)備零件組裝與特殊加工圖等。這些圖均分類編號,歸檔管理,供設(shè)備維修管理人員查閱;
1.4 設(shè)備運(yùn)行日志。包括:配電室運(yùn)行日志,鍋爐運(yùn)行日志,空調(diào)制熱或制冷運(yùn)行日志,空調(diào)區(qū)域溫度,濕度巡檢記錄,這些報表日志使用記錄完畢后,統(tǒng)一交工程部存檔管理;
1.5 技術(shù)檔案借閱,工程部各種技術(shù)檔案建立后,借閱時需辦理借閱手續(xù),經(jīng)檔案主管人員同意方可借閱。
第3篇 酒店工程部檔案借閱制度3
酒店工程部檔案借閱制度(三)
1、工程技術(shù)檔案是酒店的重要財富,人人都要愛惜。
2、無關(guān)人員不得借閱檔案資料。
3、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將酒店的有關(guān)檔案資料借出。
4、酒店重要的檔案資料應(yīng)保管原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
5、檔案資料借閱要履行借閱手續(xù)。
6、每次限借1本,經(jīng)工程總監(jiān)批準(zhǔn)后才可變通。
7、所借出檔案資料,借閱人不得畫畫涂涂,保持版面清潔。
第4篇 a酒店人力資源部檔案管理制度
酒店人力資源部檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時,人力資源部應(yīng)及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
第5篇 _酒店工程部設(shè)備檔案管理制度
酒店工程部設(shè)備檔案管理制度
建立設(shè)備檔案是為了更好地了解設(shè)備,掌握設(shè)備的技術(shù)性能,提高維修和管理水平,達(dá)到管理好、用好設(shè)備,設(shè)備檔案應(yīng)收以下檔案資料:
1、酒店各種大型動力設(shè)備、電力設(shè)備、機(jī)械設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備檔案資料,具體內(nèi)容是:
(1)設(shè)備的名稱、型號、編號。
(2)設(shè)備的制造廠家、出廠日期、安裝日期、使用日期。
(3)設(shè)備的借應(yīng)商、設(shè)備價格。
(4)設(shè)備原始技術(shù)數(shù)據(jù)和運(yùn)行技術(shù)數(shù)據(jù),維修保養(yǎng)要求等
2、設(shè)備的定期維護(hù)保養(yǎng)記錄,它包括:
(1)設(shè)備維修部位、更換的零部件。
(2)維修保養(yǎng)后設(shè)備的運(yùn)行與技術(shù)狀況。
(3)設(shè)備維修保養(yǎng)的日期及維修者
3、設(shè)備在使用過程中發(fā)生的故障,故障前的先兆和現(xiàn)象,修理的部位,所更換的零部件,修理日期和維修者等。
4、設(shè)備技術(shù)檔案其它管理資料:
(1)酒店施工竣工驗收的整套檔案資料。
(2)設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項制度。
(3)設(shè)備新技術(shù)信息及資料。
(4)職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及燃料。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
5、設(shè)備事故分析檔案資料:
設(shè)備因非常原因造成損壞,易影響酒店的正常營業(yè),在對設(shè)備事故三不放過的同時(原因沒查清不放過,肇事者和員工沒受到教育不放過,沒有防范措施不放過)還必須建立設(shè)備事故檔案資料,主要資料為:
(1)發(fā)生經(jīng)過及損壞情況:
a、事故報告人、設(shè)備事故當(dāng)事人。
b、事故性質(zhì)與類別、設(shè)備停機(jī)時間、設(shè)備損壞程度。
(2)設(shè)備事故原因分析:
a、設(shè)備操作是否違反操作規(guī)則、有無擅離職守。
b、設(shè)備是否未近期檢修,有無忽視安全措施,檢修質(zhì)量是否有問題。
c、設(shè)備是否先天不足。
(3)防止設(shè)備事故措施及處理意見。
政策制定人preparedby審批人approvedby執(zhí)行日期effective
第6篇 某酒店檔案管理工作流程
酒店檔案管理工作流程
辦公室負(fù)責(zé)酒店主體檔案的管理,并對各職能部門的檔案保管工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。各部門應(yīng)配備有關(guān)同志兼任部門檔案管理人員,按照國家《檔案法》等法規(guī)的規(guī)定精神,做好文件材料的收集積累、整理、預(yù)立卷和開具歸檔交接清單。酒店檔案工作的主要流程是:
項目工作規(guī)范
接收
凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交辦公室。
整理
酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標(biāo)明不同保管期限。
保管及利用
酒店檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管,并定期進(jìn)行檢查。凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
鑒定和移交
檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進(jìn)行。銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由兩人在指定地點監(jiān)銷。檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
第7篇 商務(wù)酒店客史檔案管理制度
休閑商務(wù)酒店客史檔案管理制度
第一章 總則
第一條 目的:通過有序地收集整理客史檔案,有效地利用客史檔案,促進(jìn)公司的經(jīng)營。
第二條 解釋:由__解釋。
第三條 適用范圍:酒店各部門
第二章 客史檔案的分類
第四條 的客史檔案分五類,即a類、b類、c類、d類和e類。
第五條 達(dá)到以下條件之一的客史檔案為a類:
(1)每年消費(fèi)__次以上;
(2)每年累計消費(fèi)金額__元以上;
(3)企事業(yè)單位主要負(fù)責(zé)人或?qū)ν獬鲇貌陀兄卮笥绊懭耸俊?/p>
第六條 達(dá)到以下條件之一的顧客為b類:
(1)每年用餐__次、住宿__次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)__次/每次__元以上等;
(2)每年累計消費(fèi)金額__元以上;
(3)重要企事業(yè)單位員工。
第七條 達(dá)到以下條件之一的顧客為c類:
(1)每年用餐__次、住宿__次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)__次/每次__元以上等
(2)每年累計消費(fèi)金額___元以上。
第八條 達(dá)到以下條件之一的顧客為d類:
(1)每年用餐__次、住宿__次、桑拿消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)__次/每次__元以上等
(2)每年累計消費(fèi)金額___元以上。
第九條 達(dá)到以下條件之一的顧客為e類:
(1)d類以下顧客;
(2)外地臨時游客;
(3)屬于其它類顧客但第二年很少來的顧客。
第三章 顧客拜訪的形式及周期
第十條 顧客拜訪形式有電話、信函、emalie、定期上門拜訪等。
第十一條 顧客拜訪的周期及形式:
(1)a類顧客:a、總經(jīng)理_個月上門拜訪一次;銷售部經(jīng)理一個月上門拜訪一次;
b、重要節(jié)慶或活動信函問候。
(2)b類顧客:a、銷售部經(jīng)理_個月電話拜訪一次;
b、重要節(jié)慶或活動信函問候。
(3)c類顧客:a、外聯(lián)部主管_個月電話拜訪一次;
b、重要活動信函問候。
(4)d類顧客:a、外聯(lián)員_個月電話拜訪一次;
b、重要活動電話拜訪。
(5)e類顧客:a、外聯(lián)員_個月電話拜訪一次;
b、重要活動電話拜訪。
第十二條 顧客拜訪的內(nèi)容
1、對顧客的問候;
2、了解顧客的建議、意見及最新需求;
3、酒店最近的活動及變化(進(jìn)步)。
第四章 客史檔案的收集
第十三條 客史檔案收集實行廣泛收集、逐級整理、分級控制和統(tǒng)一管理。
第十四條 每一位員工與顧客或外界接觸時,都有義務(wù)收集客史檔案交上級整理后匯總到銷售部經(jīng)理處整理后填《客史信息日報表》報總經(jīng)理審核,審核后交檔案管理人員建檔、立卷和歸檔。
迎賓員、預(yù)訂員、銷售員和服務(wù)員及外聯(lián)員每日下班前將獲取的客史檔案交直接上級(領(lǐng)班)整理,領(lǐng)班下班前匯總后上交銷售部經(jīng)理填《客史信息日報表》。
經(jīng)理每月1日(遇星期天順延)將銷售部匯總的《客史信息日報表》交公司總經(jīng)辦主任安排錄入公司級客史檔案。
第十五條根據(jù)同一類別崗位進(jìn)行客源信息搜集評優(yōu)。
第五章 客史檔案的利用
第十五條 店經(jīng)理要提前1個月安排專人將檔案中有用信息摘錄出來,上門拜訪或電話拜訪,鞏固老顧客。外聯(lián)人員拜訪顧客后須將拜訪情況報直接上級審核后交檔案管理人員建《顧客拜訪臺帳》。
當(dāng)銷售部要接待重要顧客時,要先申請查閱客史檔案,以便掌握客人詳細(xì)情況更好為顧客服務(wù)。
第六章 客史檔案的管理
第十六條 客史檔案的管理實行公司統(tǒng)一管理,分級控制。即公司機(jī)關(guān)借閱客史檔案,由總經(jīng)理批準(zhǔn);分店則由店經(jīng)理批準(zhǔn);公司總經(jīng)理和分店經(jīng)理對客史檔案的安全負(fù)責(zé)。
總經(jīng)理要每月檢查、督導(dǎo)銷售部對客史檔案的收集、整理、建檔及充分利用客史檔案。
公司營業(yè)部每月要檢查、督導(dǎo)分店對客史檔案的管理及利用情況,并把情況報給公司總經(jīng)理。
第七章 客史檔案的分類變更
第十七條 客史檔案每年1月整理一次。每年整理時,檔案管理人員根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對不相符的客史檔案匯總后,填《客史檔案類別調(diào)整建議書》報店經(jīng)理批準(zhǔn)后調(diào)整《客史檔案》《顧客拜訪臺帳》類別,并將變更情況填入《客史檔案變更登記表》。
第十八條 經(jīng)理每年1月將《客史檔案類別調(diào)整建議書》上交公司總經(jīng)辦主管安排檔案管理人員調(diào)整公司級客史檔案的類別,總經(jīng)辦主管須監(jiān)督管理人員在《客史檔案變更登記表》記錄變更情況。
第八章 罰則
第十九條 當(dāng)工作不負(fù)責(zé)或失誤達(dá)到以下條件之一,給予責(zé)任人扣30元:
1、不及時交《客史信息日報表》;
2、檔案管理人員不及時建檔(《客史信息日報表》上交超過三天);
3、客史檔案的變更或借閱不登記;
4、不經(jīng)批準(zhǔn)泄露客史信息;
5、客史檔案管理達(dá)不到本制度或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。
第二十條 當(dāng)工作不負(fù)責(zé)或失誤達(dá)到以下條件之一,給予責(zé)任人辭退處理:
1、擅自復(fù)印客史檔案;
2、故意隱匿客史檔案;
3、破壞客史檔案;
第九章 附則
第二十一條 本制度由__制定。
第二十二條 本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。
第二十三條 本制度若與公司其它制度相抵觸,以本制度為準(zhǔn)。
二、客史檔案的內(nèi)容
(一)常規(guī)檔案
包括客人姓名、性別、年齡、出生日期、婚姻狀況以及通讀地址、電話號碼、公司名稱、頭銜等,收集這些資料有助于了解目標(biāo)市場的基本情況,了解“誰是我們的客人”。
(二)預(yù)訂檔案
包括客人的訂房方式、介紹人,訂房的季節(jié)、月份和日期以及訂房的類型等,掌握這些資料有助于酒店選擇銷售渠道,做好促銷工作。
(三)消費(fèi)檔案
包括包價類別、客人租用的房間、支付的房價、餐費(fèi)以及在商品、娛樂等其他項目上的消費(fèi);客人的信用、賬號;喜歡何種房間和酒店的哪些設(shè)施等,從而了解客人的消費(fèi)水平、支付能力以及消費(fèi)傾向、信用情況等。
(四)習(xí)俗、愛好檔案
這是客史檔案中最重要的內(nèi)容,包括客人旅行的目的、愛好、生活習(xí)慣;宗教信仰和禁忌;住店期間要求的額外服務(wù)。了解這些資料有助于為客人提供有針對性的“個性化”服務(wù)。
(五)反饋意見檔案
包括客人在住店期間的意見、建議;表揚(yáng)和贊譽(yù);投訴及處理結(jié)果等。
三、客史檔案的建立
客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持,并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)之中,使之經(jīng)?；⒅贫然?、規(guī)范化。
第8篇 某酒店消防檔案管理制度
消防檔案管理制度
為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國消防法》《云南省消防管理條例》特制定本管理制度。
一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應(yīng)當(dāng)詳實,全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時更新。
二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。
三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:
1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。
2、工種施工、使用前的消防設(shè)計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。
3、消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人姓名等。
4、消防安全制度。
5、消防設(shè)施、滅火器材情況。
6、義務(wù)消防隊員及其消防裝備配備情況。
7、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況。
8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。
9、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
10、消防設(shè)施操作規(guī)程。
四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:
1、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書。
2、消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。
3、火災(zāi)隱患及其整改情況記錄。
4、防火檢查、巡查記錄。
5、有關(guān)電器設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。
6、消防安全培訓(xùn)記錄。
7、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄。
8、火災(zāi)情況記錄。
9、消防獎懲情況記錄。
五、單位工程的基本概況、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書,以及與消防工作有關(guān)的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。
六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。
第9篇 酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺賬;
2.設(shè)備分類及編號應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-_
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運(yùn)載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號說明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調(diào)撥出部門,其編號應(yīng)永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進(jìn)或其他設(shè)備來填補(bǔ)報廢設(shè)備的舊編號;
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨(dú)編號,而可以在主機(jī)編號之后編附機(jī)號;
(4)每臺設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;
3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設(shè)備:
a.負(fù)荷高、耗能大、連續(xù)性運(yùn)行的設(shè)備;
b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機(jī)后,對經(jīng)營及酒店聲譽(yù)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴(yán)重影響人身安全的設(shè)備;
g.對環(huán)境保護(hù)及作業(yè)有嚴(yán)重影響的設(shè)備;
h.單臺(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機(jī)組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運(yùn)行或開機(jī)時間長的設(shè)備;
b.需要經(jīng)常或定期調(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機(jī)對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機(jī)時間長的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風(fēng)機(jī)、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計算機(jī)、運(yùn)輸車輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負(fù)荷低、開機(jī)時間短;
b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機(jī)不影響經(jīng)營的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風(fēng)機(jī)盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設(shè)備名稱:按設(shè)備銘牌填寫;
(4)設(shè)備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關(guān)設(shè)備編號:填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號;
(6)固定資產(chǎn)編號:按固定資產(chǎn)賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設(shè)備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設(shè)備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設(shè)備安裝的具體地點;
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(15)預(yù)計殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預(yù)計使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫在用或封存、閑置、報廢等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負(fù)責(zé)保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設(shè)備進(jìn)行盤查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點、重要設(shè)備以及列入計劃檢修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時、準(zhǔn)確地反映設(shè)備的運(yùn)行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護(hù)、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料;
b.上級及領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)購置的文件;
c.設(shè)備購置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說明書及進(jìn)口設(shè)備說明書中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準(zhǔn),指定負(fù)責(zé)人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護(hù)檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責(zé)任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn),一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進(jìn)行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應(yīng)及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
第10篇 某酒店人事檔案管理制度
酒店檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,公司的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時,人力資源部應(yīng)及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為公司工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
第11篇 科苑大酒店會計檔案管理制度
科苑大酒店會計檔案管理制度
(一)目的
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動重要史料和證據(jù)，必須加強(qiáng)管理，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。
(二)管理部門
財務(wù)部
(三)會計憑證的分類
第一會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證
第二會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。
第三財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。
第四其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
(四)實施細(xì)則：
1.財務(wù)部應(yīng)設(shè)會計檔案室或?qū)Ｓ霉?，并指定專人?fù)責(zé)會計檔案管理工作，會計檔案管理人員調(diào)離必須辦理移交手續(xù)。
2.每年形成的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊，每年會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸案入庫。
3.已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封管理的應(yīng)由會計檔案管理人員處理。會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.酒店保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，積極給予利用酒店內(nèi)部查閱，會計檔案須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時歸檔。
5.外單位查閱會計檔案需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人應(yīng)出示身份證，經(jīng)酒店財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能辦理查閱手續(xù)。
6.查閱會計檔案必須由保管人員陪同，查閱的會計檔案需保持原樣，不得拆抽涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)酒店財務(wù)負(fù)責(zé)人同意，會計檔案原件原則上不得出錯。
7.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店總經(jīng)理同意批準(zhǔn)后，對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止，建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案不得銷毀。
8.對酒店財務(wù)管理系統(tǒng)必須每月進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，在每一財務(wù)年結(jié)束后必須打印出紙質(zhì)的會計檔案，并利用磁盤、移動硬盤等進(jìn)行介質(zhì)備份。
9.在銷毀會計檔案時，財務(wù)部應(yīng)派員監(jiān)督，在銷毀會計檔案前，要認(rèn)真核對銷毀清冊，銷毀后在清冊上簽字蓋章，財務(wù)部進(jìn)行保存。
10.本規(guī)定由酒店財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。自2023年11月1日起執(zhí)行。在執(zhí)行過程中有與國家法律法規(guī)相抵觸的地方時，以國家法規(guī)為準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。
附表：
企業(yè)會計檔案保管期限表
序號
檔案名稱
保管期限
備注
一會計憑證類
原始憑證15年
記賬憑證15年
匯總憑證15年
二會計賬簿類
總賬15年
包括日記總賬。
明細(xì)賬15年
日記賬15年
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)表
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
8輔助賬簿15年
發(fā)票、輔助收銀報表5年。
三財務(wù)報告類
包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。
9月、季度財務(wù)報告3年
包括文字分析
10年度財務(wù)報告(決算)永久
包括文字分析
四其他類
11會計移交清冊15年
12會計檔案保管清冊永久
13會計檔案銷毀清冊永久
14銀行余額調(diào)節(jié)表5年
15銀行對賬單5年
第12篇 某酒店消防檔案管理制度說明
為了規(guī)范酒店消防管理工作,根據(jù)《中國消防法》《云南省消防管理條例》特制定本管理制度。
一、消防檔案包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應(yīng)當(dāng)詳實,全面反映消防工作的基本情況,并附有必要的圖表,根據(jù)情況變化及時更新。
二、消防檔案四級[員工—部門—監(jiān)督部門(保安部)--總經(jīng)辦]檔案,要有專人統(tǒng)一保管、備查。
三、消防安全基本情況包括以下內(nèi)容:
1、單位基本概況和消防安全重點部位情況。
2、工種施工、使用前的消防設(shè)計審核、消防驗收以有消防安全檢查的文件、資料(留存于被檢單位保留)。
3、消防管理組織機(jī)構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人姓名等。
4、消防安全制度。
5、消防設(shè)施、滅火器材情況。
6、義務(wù)消防隊員及其消防裝備配備情況。
7、與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況。
8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。
9、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
10、消防設(shè)施操作規(guī)程。
四、消防安全管理情況包括以下內(nèi)容:
1、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書。
2、消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施全面檢查測試的報告以及維修保養(yǎng)的記錄。
3、火災(zāi)隱患及其整改情況記錄。
4、防火檢查、巡查記錄。
5、有關(guān)電器設(shè)備檢測(包括防雷、防靜電等)記錄資料。
6、消防安全培訓(xùn)記錄。
7、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄。
8、火災(zāi)情況記錄。
9、消防獎懲情況記錄。
五、單位工程的基本概況、公安消防機(jī)構(gòu)填發(fā)的各種法律文書,以及與消防工作有關(guān)的材料和記錄統(tǒng)一保管、存檔備查。
六、消防檔案酒店內(nèi)任何人員調(diào)閱,需要經(jīng)過保安部經(jīng)理、總經(jīng)理審批。在調(diào)閱后及時歸還,如有損壞,按照情節(jié)輕重給予處罰。
第13篇 酒店財務(wù)會計檔案管理財務(wù)管理制度
酒店財務(wù)管理制度之財務(wù)會計檔案管理
一、酒店財務(wù)會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料;
二、會計經(jīng)理每年對酒店財務(wù)會計檔案按種類、分年度裝訂成冊,并在封面上記載檔案內(nèi)容、時間、頁數(shù)、編號予以歸檔;
三、財務(wù)會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規(guī)定時間進(jìn)行保管。
四、財務(wù)會計檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)不得外借,內(nèi)部借閱須經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)借閱登記手續(xù)。
五、財務(wù)部的管理人員因工作變動,需辦理檔案移交手續(xù),監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上簽認(rèn)。
六、財務(wù)會計檔案保管期滿需銷毀時,會計經(jīng)理須提交書面銷毀意見及需銷毀的會計檔案清冊,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,呈報總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷毀時,由會計經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷毀,并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章。
第14篇 酒店檔案管理制度5
酒店檔案管理制度(五)
1.各部門辦理完畢的文件,要及時移交行政辦公室,并按條款類目分別存放,三個月后,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.每天及時將文件歸檔,以免散失和積壓;嚴(yán)格執(zhí)行檔案清理和整理制度,實行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借閱檔案催要不及時與遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
3.準(zhǔn)確做好檔案索引,以便于查找。
4.歸檔前要做好文件資料的歸卷和立卷工作,使所有資料和文件可隨查隨得,避免盲目查找。
5.卷內(nèi)文件包括正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù),頁號一律在右下角,案卷目錄打印四份,卷內(nèi)目錄打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,對破損或褪色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以辨認(rèn)的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
7.根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系,進(jìn)行系統(tǒng)排列、編張?zhí)?、抄寫案卷題目和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷和編制案卷目錄等。檔案目錄包括封面、全卷說明、案卷目錄和卷內(nèi)目錄。
8.案卷按年代、部門排列,永久與長期、短期案卷分開保管。
9.行政辦公室的門窗要堅固,做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
10.每季度對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救,確保檔案的安全。
11.對于失效的檔案要進(jìn)行銷毀,銷毀檔案前,要認(rèn)真鑒定,并且登記造冊,并經(jīng)行政辦公室主任審批后方可銷毀。
12.秘密級或以上密級檔案銷毀時,必須派專人監(jiān)銷,防止失密,嚴(yán)禁將檔案作為廢品直接處理。
