物業(yè)管理創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)程序參考【16篇】

第1篇 物業(yè)管理創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)程序參考

物業(yè)管理創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)程序(參考資料)

物業(yè)管理的創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)是一套嚴(yán)格且復(fù)雜的程序,很多朋友不知該從何處下手,于是收集了部分資料,希望能夠供朋友們參考:

一、前期介入

企業(yè)在制定年度工作計(jì)劃和工作目標(biāo)時(shí),應(yīng)通過權(quán)衡企業(yè)所能提供的資源和在管項(xiàng)目的自然條件,確定是否參加當(dāng)年的創(chuàng)優(yōu)考評(píng)和選擇幾個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)。從而未雨綢繆,預(yù)做準(zhǔn)備。

(一) 參評(píng)項(xiàng)目的選擇

一般來說,選擇參評(píng)項(xiàng)目主要應(yīng)考慮以下因素:

1、 委托方的要求。如果委托物業(yè)管理合同中約定要?jiǎng)?chuàng)建達(dá)標(biāo)且項(xiàng)目自然條件符合申報(bào)要求,就必須進(jìn)行創(chuàng)建達(dá)標(biāo)。

2、 企業(yè)規(guī)范管理、提升品牌的自身要求。如果企業(yè)希望通過參加創(chuàng)建達(dá)標(biāo)提升管理水平,提高企業(yè)知名度,就應(yīng)選擇項(xiàng)目參與創(chuàng)建考評(píng)。

3、企業(yè)在管項(xiàng)目中如有基礎(chǔ)條件好、符合申報(bào)條件的,應(yīng)積極參加創(chuàng)建考評(píng)活動(dòng)。

(二)企業(yè)調(diào)配資源

企業(yè)要達(dá)到預(yù)定的創(chuàng)優(yōu)目標(biāo),必須配備相應(yīng)的資源,包括組織資源、人力資源、財(cái)力資源、物資資源等。企業(yè)只有充分、合理地調(diào)度和利用資源,才能使其發(fā)揮最大功效。其中,確定創(chuàng)建主要負(fù)責(zé)部門是有效調(diào)配資源的關(guān)鍵。要作好調(diào)配資源工作必須注意以下幾點(diǎn):

1、 領(lǐng)導(dǎo)重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)創(chuàng)建達(dá)標(biāo)工作關(guān)注、支持、指導(dǎo)的程度關(guān)系到創(chuàng)建達(dá)標(biāo)的成效。因此,企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在創(chuàng)建的各個(gè)階段予以高度重視,并要求機(jī)關(guān)相關(guān)部門經(jīng)常到參評(píng)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo),確保創(chuàng)建工作按計(jì)劃進(jìn)行。

2、 組織保證

為了加強(qiáng)對(duì)創(chuàng)優(yōu)工作的領(lǐng)導(dǎo),企業(yè)應(yīng)成立由公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥、機(jī)關(guān)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和創(chuàng)優(yōu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人共同參加的創(chuàng)優(yōu)領(lǐng)導(dǎo)小組;并指定一個(gè)部門作為創(chuàng)建主要責(zé)任部門。各參評(píng)項(xiàng)目亦應(yīng)相應(yīng)建立以負(fù)責(zé)人為首的創(chuàng)建工作小組,明確分工,責(zé)任到人。至此,企業(yè)便形成一個(gè)完整的系統(tǒng)工作網(wǎng)絡(luò),從組織上保證了創(chuàng)優(yōu)工作的順利進(jìn)行。

3、 人員培訓(xùn)

創(chuàng)優(yōu)達(dá)標(biāo)幾乎涉及到參評(píng)項(xiàng)目管理服務(wù)工作的全部內(nèi)容,必須對(duì)員工進(jìn)行貫徹標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn),讓每位員工都清楚創(chuàng)建的目的意義,明確創(chuàng)建達(dá)標(biāo)的任務(wù)和要求,了解考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容及本人在創(chuàng)建工作中擔(dān)任的角色。只有把全體員工的積極性、創(chuàng)造性充分調(diào)動(dòng)起來,創(chuàng)建達(dá)標(biāo)工作才有堅(jiān)實(shí)的群眾基穿

第2篇 物業(yè)管理投標(biāo)書投標(biāo)人簡介

《物業(yè)管理投標(biāo)書》投標(biāo)人簡介

第一章:投標(biāo)人簡介

jsly物業(yè)管理有限公司是一家專業(yè)從事物業(yè)管理及其相關(guān)配套業(yè)務(wù)的物業(yè)管理企業(yè),公司由從事多年房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)和物業(yè)管理的業(yè)界精英共同創(chuàng)建,麾下?lián)碛幸恢Я⒅居趶氖挛飿I(yè)管理事業(yè)的精干團(tuán)隊(duì), 公司于20**年*月*日正式成立,注冊(cè)資金為200萬人民幣,具有三級(jí)物業(yè)管理資質(zhì),公司法人代表是sl先生。

作為一家年輕的企業(yè),jsly物業(yè)管理有限公司堅(jiān)持高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)的原則,立志通過規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化的管理,通過運(yùn)用現(xiàn)代管理科學(xué)和先進(jìn)技術(shù), 達(dá)到一流管理、一流形象、一流效益。

我們倡導(dǎo)'1、2、3的服務(wù)模式',即:

'1'個(gè)結(jié)果: 服務(wù)圓滿,業(yè)主滿意。

'2'個(gè)必須: 必須帶走業(yè)主的煩惱--煩惱到零點(diǎn); 必須留下ly的真誠--真誠到永遠(yuǎn);

'3'個(gè)不漏: 一個(gè)不漏地記錄業(yè)主反映的問題;一個(gè)不漏地處理業(yè)主反映的問題;一個(gè)不漏地復(fù)審問題的處理結(jié)果。

我們注重將物業(yè)的整體管理溶入服務(wù)之中,注重理性管理與感性服務(wù)二者相結(jié)合,在具體的項(xiàng)目管理上將引進(jìn)一站式管理模式,即從業(yè)主的需求→提供服務(wù)→業(yè)主滿意的全新流程式服務(wù)理念,同時(shí)更加關(guān)注業(yè)主的滿意度--就是本公司追求的最根本所在。

jsly物業(yè)管理有限公司堅(jiān)持'以客戶為中心'的服務(wù)宗旨,強(qiáng)調(diào)從細(xì)節(jié)以及服務(wù)著手,本著'以人為本,貼近業(yè)主,關(guān)注業(yè)主現(xiàn)實(shí)與潛在需求'的人性化服務(wù)原則,追求四個(gè)'最'---最舒適、最便利、最親情和最順暢的溝通,力求將管理服務(wù)工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)做到盡善盡美,使業(yè)主生活無憂無慮,開心每一天。

我們的質(zhì)量方針是客戶為尊、誠信為本、持續(xù)改進(jìn)、精益求精。

我們的管理理念是堅(jiān)持服務(wù)的創(chuàng)新,通過主動(dòng)、專注、高效、精細(xì)的專業(yè)化服務(wù),用心創(chuàng)造價(jià)值。

我們的服務(wù)目標(biāo)是使業(yè)主房產(chǎn)保值增值、為開發(fā)商提升品牌形象、為社會(huì)創(chuàng)造效益。

我們的服務(wù)理念是一切為了您滿意。

展望未來,jsly物業(yè)管理有限公司將始終堅(jiān)持'一切為了您滿意' 的服務(wù)理念,不斷的超越自我、精益求精、追求卓越,堅(jiān)持走服務(wù)創(chuàng)新和規(guī)范發(fā)展之路,為提高物業(yè)管理服務(wù)水平而不懈追求!

第3篇 某物業(yè)項(xiàng)目管理處主任崗位說明書

物業(yè)項(xiàng)目管理處主任崗位說明書

崗位名稱:管理處主任年齡:25-45歲

崗位條件

基本條件理想條件

文化程度大專文化程度本科以上學(xué)歷,中級(jí)以上職業(yè)技術(shù)資格

資歷三年以上物業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)從事相似工作二年以上

個(gè)人素質(zhì)責(zé)任心強(qiáng),管理、組織、溝通與協(xié)調(diào)能力較強(qiáng),持有物業(yè)管理部門經(jīng)理上崗證。有豐富的物業(yè)管理、工程管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),文字處理能力強(qiáng)。精通一門外語

健康情況良好,能正常工作精力充沛,能適應(yīng)超時(shí)工作

崗位職責(zé)

1、對(duì)管理處日常事務(wù)工作有決策權(quán)和指導(dǎo)權(quán),領(lǐng)導(dǎo)員工完成公司下達(dá)的責(zé)任目標(biāo);

2、執(zhí)行國家、地方政府有關(guān)物業(yè)管理法律、法規(guī)文件及行業(yè)管理要求,協(xié)調(diào)好與政府相關(guān)職能部門的公共關(guān)系;

3、執(zhí)行公司的各項(xiàng)規(guī)章制度,負(fù)責(zé)管理處工作計(jì)劃制定并上報(bào)公司核準(zhǔn)。按照物業(yè)管理委托合同的要求開展工作;

4、以身作則,關(guān)心員工,獎(jiǎng)罰分明,提高自身素質(zhì)和修養(yǎng),使管理處具有高度凝聚力,最大限度地發(fā)揮和調(diào)動(dòng)全體員工的工作熱情和責(zé)任感

5、負(fù)責(zé)所轄物業(yè)的裝修審批,違章和投訴的處理工作;

6、對(duì)管理處所管小區(qū)的整體服務(wù)質(zhì)量情況負(fù)責(zé);

7、對(duì)管理處所屬小區(qū)的財(cái)務(wù)情況有監(jiān)督職責(zé);

8、對(duì)管理處部門主管級(jí)員工使用有人事建議權(quán),對(duì)主管以下員工使用有人事決策權(quán);

9、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。

領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

對(duì)管理處工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任

工作關(guān)系

直接上級(jí)總經(jīng)理直接下級(jí)客服部主管、工程部主管、安保隊(duì)長

權(quán)力范圍對(duì)管理處所屬各部門員工的考核、依據(jù)制度進(jìn)行獎(jiǎng)懲

第4篇 學(xué)校物業(yè)管理部職能3

學(xué)校物業(yè)管理部職能(三)

a、負(fù)責(zé)制定部門的工作目標(biāo)。組織部門內(nèi)部各班組協(xié)同配合共同完成集團(tuán)賦予的職能。

b、做好本部門人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和各項(xiàng)規(guī)范化操作流程的建立,培養(yǎng)和建立一支工作高效服務(wù)專業(yè)的隊(duì)伍。

c、配合集團(tuán)各部門開展工作,做好維修、環(huán)境管理和物業(yè)服務(wù)工作。

d、做好部門的人力、財(cái)力、物力的預(yù)算,合理節(jié)約,降低運(yùn)行成本。

e、做好學(xué)校周邊環(huán)境的協(xié)調(diào)溝通工作,給學(xué)校的正常教學(xué)工作創(chuàng)造一個(gè)和協(xié)的環(huán)境。

f、接受集團(tuán)的檢查、指導(dǎo),組織人員參與集團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng),加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí),激活員工工作的熱情。

第5篇 物業(yè)管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)控制程序

物業(yè)管理公司數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)控制程序

1.0 目的

確保體系的適宜性和有效性,判斷是否達(dá)到相關(guān)目標(biāo)和要求,并針對(duì)不足提出措施加以改進(jìn)。

2.0范圍

適用于公司服務(wù)過程中的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析活動(dòng)。

3.0職責(zé)

3.1 質(zhì)管部負(fù)責(zé)公司內(nèi)審的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。

3.2 質(zhì)管部負(fù)責(zé)每月和年度管理處工作完成情況的統(tǒng)計(jì)。

3.3 相關(guān)單位負(fù)責(zé)各自檢查范圍內(nèi)檢查結(jié)果的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。

4.0程序

4.1確定對(duì)象及方法

4.1.1各單位根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司文件的規(guī)定,結(jié)合檢查的實(shí)際情況,對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并針對(duì)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的分析。

4.1.2 質(zhì)管部應(yīng)完成管理處服務(wù)質(zhì)量、工作情況、內(nèi)審情況等的統(tǒng)計(jì)和分析。服務(wù)質(zhì)量的數(shù)據(jù)在每月月檢結(jié)束后的一周內(nèi)整理、分析完畢,隨同月檢通報(bào)發(fā)放;工作情況統(tǒng)計(jì)在每月初5個(gè)工作日內(nèi)收齊有關(guān)資料,2個(gè)工作日內(nèi)統(tǒng)計(jì)完成情況;內(nèi)審分析按《內(nèi)審控制程序》執(zhí)行。對(duì)月檢情況和工作統(tǒng)計(jì)情況在每年12月份進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì),分析結(jié)果作為年底工作會(huì)議的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之一。

4.1.3 工程部負(fù)責(zé)公司安全檢查、設(shè)備檢查及水電節(jié)約等的統(tǒng)計(jì)分析,分析時(shí)間按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。

4.1.4 會(huì)計(jì)部應(yīng)完成管理處成本核算及經(jīng)營狀況的統(tǒng)計(jì)分析,按公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行。

4.1.5 人力資源部負(fù)責(zé)公司人員數(shù)量、素質(zhì)的統(tǒng)計(jì)分析,每月更新數(shù)據(jù)一次,每年6月、12月份提供數(shù)據(jù)給相關(guān)單位(創(chuàng)建單位、年底工作會(huì)議備用)。

4.1.6 培訓(xùn)部、安保部等其他單位按公司規(guī)定對(duì)相關(guān)專業(yè)的檢查進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

4.2 實(shí)施統(tǒng)計(jì)分析

4.2.1各單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的收集及匯總時(shí),均應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的結(jié)果進(jìn)行分析,以明確以下幾方面的信息:

1)相關(guān)方的滿意程度及關(guān)注度;

2)服務(wù)過程的特性是否滿足;

3)是否符合行業(yè)和公司的有關(guān)規(guī)定。

4.2.2 各單位對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時(shí),應(yīng)達(dá)到直觀、準(zhǔn)確的效果,除按公司文件規(guī)定的統(tǒng)計(jì)方法外,可引入新型的統(tǒng)計(jì)技術(shù)作為輔助。

4.2.3 責(zé)任部門根據(jù)有關(guān)單位的檢查情況,將與供方有關(guān)的信息識(shí)別并根據(jù)合同或提供的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)對(duì)其進(jìn)行提供的物品或服務(wù)進(jìn)行分析,該數(shù)據(jù)作為供方評(píng)選的依據(jù)之一。

4.2.4 對(duì)顧客意見征詢的處理情況參考《顧客滿意控制程序》執(zhí)行,對(duì)于投訴的處理按照文件進(jìn)行每件事項(xiàng)的分析和處理,每年至少應(yīng)統(tǒng)計(jì)一次,作為管理評(píng)審或體系改進(jìn)的分析數(shù)據(jù)之一。

4.3 改進(jìn)

各單位對(duì)上述數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析后,均應(yīng)針對(duì)顧客的不滿意、產(chǎn)品服務(wù)的不合格(包括供方)、質(zhì)量目標(biāo)未達(dá)到要求等情況運(yùn)用因果分析法找出問題的原因,按《糾正措施控制程序》及《預(yù)防措施控制程序》采取有效的糾正和預(yù)防措施,使某項(xiàng)服務(wù)過程乃至整個(gè)質(zhì)量管理體系得到持續(xù)改進(jìn)。

4.4 統(tǒng)計(jì)記錄的保存應(yīng)按《文件控制程序》執(zhí)行。

5.0 相關(guān)文件與記錄

cop 8.5.1《糾正措施控制程序》

cop 8.5.2《預(yù)防措施控制程序》

cop 4.2.3 《文件控制程序》

第6篇 某物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)核算重點(diǎn)

物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)核算重點(diǎn)

一、會(huì)計(jì)科目制定

一九九八年四月十一日,國家公布了物業(yè)管理行業(yè)須按照《施工房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)財(cái)務(wù)制度》的條例。因此,在制定一級(jí)會(huì)計(jì)科目時(shí),必須遵照國家規(guī)定,但子細(xì)目卻可按實(shí)際的需要增減。現(xiàn)就物業(yè)管理行業(yè)的要求編制一份會(huì)計(jì)科目樣本以供參考。

二、成本核算

每一獨(dú)立的物業(yè),按其功能不同,可分為不同的'部分',如:住宅(或公寓)、辦公樓、商場(chǎng)、停車場(chǎng)、會(huì)所等。若業(yè)主公約規(guī)定須按物業(yè)的不同'部分'分別獨(dú)立核算,則在建賬時(shí)應(yīng)給予充分考慮。大部分的《財(cái)務(wù)軟件》已備有輔助核算功能,財(cái)務(wù)管理部應(yīng)盡量加以利用。

建賬后,日常操作的重點(diǎn)是清楚識(shí)別及界定各項(xiàng)費(fèi)用及收入的歸屬,按其所歸屬的'部分'準(zhǔn)確核算。正確的'部分'分類能準(zhǔn)確反映各'部分'的經(jīng)營損益情況,對(duì)了解各'部分'的財(cái)務(wù)狀況,改進(jìn)管理極其重要。對(duì)于無法明確識(shí)別及界定其歸屬的費(fèi)用,則稱之為'公攤費(fèi)用'或'待攤費(fèi)用',對(duì)于這些'待攤費(fèi)用'應(yīng)在各會(huì)計(jì)期間歸集后,合理分?jǐn)傊粮?部分'。分?jǐn)偟姆椒ㄓ卸喾N,如:面積、管理份額、該項(xiàng)費(fèi)用總額、人員工資總額等,發(fā)生的費(fèi)用類型不同,選用的分?jǐn)傓k法也有所不同,但最基本的原則是合理性。必要時(shí),分?jǐn)傓k法的選用應(yīng)征求有關(guān)部門意見,取得物業(yè)總經(jīng)理甚至委托方的認(rèn)可。

三、應(yīng)收賬管理

對(duì)于物業(yè)管理行業(yè)來說,應(yīng)收賬管理是其財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)之一,工作較為繁重。財(cái)務(wù)管理部須計(jì)算每一個(gè)業(yè)戶應(yīng)繳納的各種費(fèi)用,如水、電費(fèi)等,亦要定期清理、核對(duì)和報(bào)告各項(xiàng)費(fèi)用的繳付情況。定期發(fā)出繳付通知書、催款通知書、對(duì)賬通知書,定期進(jìn)行銀行委托付款的劃款工作等。

進(jìn)行應(yīng)收賬款管理,需先行收集以下數(shù)據(jù):

1.各項(xiàng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

2.該物業(yè)所有單位的編號(hào)及面積。

3.每一個(gè)單位的管理費(fèi)起計(jì)日期。

4.各單位每月應(yīng)付各項(xiàng)費(fèi)用(如管理費(fèi))的金額。

5.業(yè)戶/用戶/使用人的數(shù)據(jù),如姓名、聯(lián)絡(luò)地址、電話、所擁有的單位編號(hào)。

6.空置單位的界定標(biāo)準(zhǔn),收費(fèi)項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)。

7.滯納金有關(guān)規(guī)定,如起計(jì)日期、利率等。

8.由管理處代收水電費(fèi)時(shí),水電費(fèi)的抄表日期、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。

四、注意事項(xiàng)

1.收樓時(shí)應(yīng)注意事項(xiàng)

(1)用戶付款的方法

用戶在支付每月費(fèi)用時(shí),可采用多種方法,如親自到管理處繳付現(xiàn)金或支票,或采用委托銀行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬付款。財(cái)務(wù)人員應(yīng)在用戶收樓時(shí),準(zhǔn)備一份詳細(xì)的付款方法說明書,并連同委托銀行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬授權(quán)書交予用戶。付款方法說明書上應(yīng)列明:

①管理處的地址及辦公時(shí)間。

②以支票付款時(shí),支票抬頭的名稱。

③辦理銀行轉(zhuǎn)賬的手續(xù)及各項(xiàng)須知。

(2)業(yè)主收樓時(shí)繳交的各項(xiàng)費(fèi)用及押金的賬務(wù)處理

通常業(yè)主在收樓前或收樓時(shí)已按發(fā)展商或物業(yè)管理公司的要求,預(yù)付了數(shù)月管理費(fèi)及各種押金、初裝費(fèi)等。其中部分款項(xiàng),如預(yù)付管理費(fèi)、管理費(fèi)按金等應(yīng)由管理處收取,電話、煤氣初裝費(fèi)等應(yīng)由發(fā)展商收取。當(dāng)財(cái)務(wù)管理部由開發(fā)商或物業(yè)部取得有關(guān)收費(fèi)資料,并收到已出售單元的數(shù)據(jù)時(shí),應(yīng)及時(shí)與開發(fā)商財(cái)務(wù)管理部溝通,明確各項(xiàng)收費(fèi)的歸屬及時(shí)入賬及時(shí)對(duì)賬。

(3)預(yù)收管理費(fèi)的處理

對(duì)于用戶于收樓時(shí)預(yù)繳的管理費(fèi),應(yīng)自交納管理費(fèi)起計(jì)日起按月結(jié)轉(zhuǎn)收入。財(cái)務(wù)管理部應(yīng)對(duì)管理費(fèi)的起計(jì)日期的確定標(biāo)準(zhǔn)及特殊情況下的批準(zhǔn)程序有明確的了解,并以此標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),確定統(tǒng)一的起計(jì)當(dāng)月的管理費(fèi)計(jì)算方法。以免計(jì)算方法不統(tǒng)一引致的應(yīng)收賬混亂,以及與業(yè)主間的糾紛。

2.每月應(yīng)注意的事項(xiàng)

(1)繳款通知書

①發(fā)出日期及截止日期

物業(yè)管理公司的經(jīng)費(fèi),主要是來自管理費(fèi)收入。為確保有充裕的流動(dòng)資金,財(cái)務(wù)管理部必須在每月一號(hào)(或按公約規(guī)定的日期)前發(fā)出繳款通知,使業(yè)戶能按時(shí)付款。由于打印通知書需時(shí)間,為確保業(yè)戶能如期收到發(fā)出的交款通知書,必須提前三天發(fā)出。如果業(yè)戶在截止日期后才付款,公司發(fā)出的通知書上將不會(huì)反映該項(xiàng)付款。為避免誤會(huì),所有通知書須注明發(fā)出日期和截止日期,并明確告知用戶在該日期后支付的款項(xiàng)沒有包含滯納金在內(nèi)。

②水、電費(fèi)

如各單位的水、電費(fèi)是由管理處負(fù)責(zé)收取,管理處每月須派員抄錄各儀表的讀數(shù),然后按照每度的收費(fèi)及最低消費(fèi)計(jì)算應(yīng)收款項(xiàng),并將各單位應(yīng)付的水電費(fèi)用和管理費(fèi)在每月付款通知書中分項(xiàng),要求各單位在繳付管理費(fèi)時(shí)一并繳付。

因抄讀各儀表需時(shí),財(cái)務(wù)管理部應(yīng)與有關(guān)部門訂定一個(gè)固定抄讀日期,并把結(jié)果在付款通知書截止日前交予財(cái)務(wù)管理部。

③繳費(fèi)通知書的管理

繳款通知書最少要有兩聯(lián),一聯(lián)給客戶,另一聯(lián)由管理處存檔。若除管理處外,還有其它機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收款,便需要多一聯(lián),供對(duì)方存檔作為收費(fèi)依據(jù)。

(2)催款通知書

業(yè)主公約通常對(duì)業(yè)戶繳納管理費(fèi)等的義務(wù)有詳細(xì)規(guī)定,管理處應(yīng)制定可操作的催款流程。對(duì)未按期付款單位,便須按追收程序定期發(fā)出催款通知書,直至采取截停水、電供應(yīng)及發(fā)出律師信,進(jìn)行法律訴訟。財(cái)務(wù)管理部有責(zé)任定期將各單位的各項(xiàng)收費(fèi)情況通知物業(yè)部及物業(yè)總經(jīng)理,待其決定采取適當(dāng)措施。

第7篇 前期物業(yè)管理控制程序范本

1.目的

通過對(duì)前期物業(yè)管理的控制,確保房屋保持正常的使用功能,為住戶提供良好的居住環(huán)境,滿足住戶的需要。

2.范圍

本程序適用于公司開發(fā)工程項(xiàng)目的前期物業(yè)管理工作。

3.職責(zé)

3.1策劃與營銷中心負(fù)責(zé)組織開展前期物業(yè)管理工作。

3.2工程部負(fù)責(zé)聯(lián)系施工單位進(jìn)行工程質(zhì)量問題的處理工作。

4.控制程序

4.1 策劃與營銷中心參與工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作,掌握工程的基本情況和質(zhì)量狀況,根據(jù)物業(yè)的規(guī)模、設(shè)施、環(huán)境等具體情況,組織物業(yè)管理機(jī)構(gòu)。

4.2 接管驗(yàn)收

4.2.1 由策劃與營銷中心根據(jù)物業(yè)管理移交的安排,組織前期物業(yè)管理機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部和有關(guān)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位進(jìn)行物業(yè)的接管驗(yàn)收。

4.2.2 物業(yè)接管驗(yàn)收各方共同清點(diǎn)房屋、裝修、設(shè)備和定、附著物,核實(shí)其質(zhì)量狀況和使用功能及有關(guān)的文件資料,對(duì)檢查驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題,由項(xiàng)目部組織在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行整改。物業(yè)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)檢查整改情況在'物業(yè)管理接管驗(yàn)收記錄表'中進(jìn)行記錄。

4.2.3 接管驗(yàn)收合格后,::由參加驗(yàn)收各方在'物業(yè)管理接管驗(yàn)收記錄表'中簽署驗(yàn)收合格意見,辦理工程項(xiàng)目的有關(guān)文件資料的移交工作,移交文件資料主要包括:

a)工程項(xiàng)目的整套技術(shù)資料;

b)工程質(zhì)量保修書和工程使用說明書。

4.3 由物業(yè)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織物業(yè)管理隊(duì)伍,制定有關(guān)的管理制度:

4.3.1 根據(jù)物業(yè)的規(guī)模、等級(jí)合理確定組織機(jī)構(gòu)和崗位設(shè)置,滿足前期物業(yè)管理的要求。

4.3.2 組建清潔、保安、綠化、維修等管理隊(duì)伍,對(duì)招聘人員簽定用工合同,作好崗前技能培訓(xùn)。

4.3.3 制定各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)及其它的有關(guān)規(guī)章制度,并作好培訓(xùn)工作。

4.4 聯(lián)絡(luò)、溝通社會(huì)有關(guān)部門,包括:街道、公安、交通、環(huán)衛(wèi)、衛(wèi)生、市政、園林、教育、公用事業(yè)和文化娛樂等部門,建立代辦服務(wù)項(xiàng)目的管理網(wǎng)絡(luò)。

4.5 辦理前期物業(yè)管理的入伙手續(xù)

4.5.1 及時(shí)向住戶發(fā)送有關(guān)的入住函件,包括:'入伙通知書'、'入伙手續(xù)書'和'收費(fèi)通知書'。

4.5.2 做好住戶入住的服務(wù)工作:

a)向住戶介紹物業(yè)區(qū)域的情況,接收住戶的咨詢;

b)住戶簽定'管理公約';

c)組織住戶驗(yàn)收房屋,驗(yàn)收合格后進(jìn)行房屋的移交;

d)根據(jù)房屋的設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)情況以及國家和地方有關(guān)裝修的法律法規(guī)要求,制訂'裝修管理規(guī)定',做好對(duì)住戶裝修的有關(guān)服務(wù)工作。

4.6 由策劃與營銷中心組織物業(yè)管理機(jī)構(gòu)開展物業(yè)管理的日常工作:

4.6.1 保潔綠化工作,執(zhí)行q/tzh-wi-038《環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理辦法》。

4.6.2 治安保衛(wèi)工作執(zhí)行q/tzh-wi-037《前期物業(yè)安全管理辦法》。

4.6.3 工程質(zhì)量保修執(zhí)行q/tzh-wi-029《工程質(zhì)量保修管理制度》。

4.6.4 物業(yè)管理機(jī)構(gòu)根據(jù)'管理公約'規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和方法,收繳物業(yè)管理費(fèi)。

4.7依據(jù)q/tzh-wi-041《顧客滿意度調(diào)查及投訴處理規(guī)定》,做好顧客意見投訴的處理工作。

5.質(zhì)量記錄

5.1 qr23-01 物業(yè)管理接管驗(yàn)收登記表

5.2 qr23-02 入伙通知書

5.3 qr23-03 入伙手續(xù)書

6.支持性文件

6.1 q/tzh-wi-037《前期物業(yè)安全管理辦法》。

6.2 q/tzh-wi-038《環(huán)境衛(wèi)生與綠化管理辦法》

6.3 q/tzh-wi-029《工程質(zhì)量保修管理制度》

6.4 q/tzh-wi-041《顧客滿意度調(diào)查及投訴處理規(guī)定》

第8篇 萬科物業(yè)消防管理程序

物業(yè)管理公司程序文件

--消防管理程序

1.目的

加強(qiáng)物業(yè)管理服務(wù)區(qū)域的消防管理,確保火災(zāi)預(yù)防與滅火救援工作的實(shí)施。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

3.1 總經(jīng)理為公司消防安全第一責(zé)任人,總經(jīng)理授權(quán)分管總經(jīng)理助理全面負(fù)責(zé)消防安全工作的組織落實(shí)和監(jiān)督總結(jié),建立健全防火安全責(zé)任制度。

3.2 品質(zhì)管理部專業(yè)委員會(huì)協(xié)助總經(jīng)理助理落實(shí)和監(jiān)督公司各部門的消防工作,督促完善防火安全責(zé)任制度。

3.3 各管理處經(jīng)理為本部門消防安全直接責(zé)任人,具體負(fù)責(zé)組織消防工作的實(shí)施、培訓(xùn)、演習(xí)、檢查、完善消防設(shè)施等工作,組織和建立義務(wù)消防隊(duì),制定滅火方案。

3.4 各管理處指定專人負(fù)責(zé)防火宣傳及消防設(shè)施、設(shè)備的安全檢查,消除火險(xiǎn)隱患。熟悉周圍環(huán)境,及時(shí)制止、糾正消防違章行為,實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)滅火救災(zāi)工作。

4.方法和過程控制

4.1總則

4.1.1消防工作貫徹 '預(yù)防為主,防消結(jié)合'的方針。

4.1.2公司任何員工都有維護(hù)消防安全、保護(hù)消防設(shè)施、預(yù)防火災(zāi)、報(bào)告火警、參與滅火工作的義務(wù)。

4.2消防組織

4.2.1各管理處經(jīng)理全面負(fù)責(zé)本部門消防工作,實(shí)行逐級(jí)防火責(zé)任制,確定各崗位消防安全責(zé)任人、建立義務(wù)消防隊(duì):

4.2.1.1負(fù)責(zé)組織制定、修訂各項(xiàng)消防規(guī)章制度、制定滅火方案。

4.2.1.2負(fù)責(zé)組織防火安全檢查、巡視,定人、定時(shí)、定措施消除火險(xiǎn)隱患,落實(shí)各項(xiàng)防火安全措施。

4.2.1.3負(fù)責(zé)組織進(jìn)行消防宣傳教育、并定期訓(xùn)練、演習(xí)。

4.2.1.4負(fù)責(zé)組織管理并安排人員維修消防設(shè)施、器材,確保完好使用。

4.2.1.5負(fù)責(zé)組織建立防火檔案,確定消防安全重點(diǎn)部位,設(shè)置防火標(biāo)志,實(shí)行嚴(yán)格管理。負(fù)責(zé)組織制定緊急狀態(tài)下的疏散方案。

4.2.1.6負(fù)責(zé)組織撲救初起火災(zāi)和指導(dǎo)安全疏散。

4.2.1.7負(fù)責(zé)配備管理、維護(hù)消防設(shè)施的技術(shù)人員。

4.2.1.8協(xié)助公安消防監(jiān)督機(jī)關(guān)調(diào)查火災(zāi)原因。

4.2.2消防緊急集合

4.2.2.1各管理處每季度至少進(jìn)行一次消防緊急集合。

4.2.2.2人員以本部門安全員為主(在崗安全管理員可不在緊急集合之內(nèi))。

4.2.2.3須準(zhǔn)確記錄每個(gè)人員在接到緊急集合命令后趕至指定地點(diǎn)的時(shí)間及攜帶滅火裝備情況,并在《緊急集合情況記錄表》中予以記錄。

4.2.2.4各管理處緊急集合的指定地點(diǎn)及所需時(shí)間由安全管理專業(yè)委員會(huì)核定。

4.2.2.5對(duì)緊急集合中不能達(dá)到要求的人員,在月度考核中予以體現(xiàn),對(duì)緊急集合中無故缺勤、拖延人員要予以嚴(yán)肅處分。

4.2.3消防演習(xí)

4.2.3.1演習(xí)前一周制定演習(xí)方案并報(bào)安全管理專業(yè)委員會(huì)主任審批。

4.2.3.2每年十月各管理處必須組織一次消防實(shí)戰(zhàn)演習(xí)(演習(xí)時(shí)必須實(shí)際使用消防水帶、滅火器)。

4.2.3.3演習(xí)后應(yīng)有相應(yīng)的圖片記錄,并將演習(xí)情況記錄在《演習(xí)計(jì)劃及情況登記表》上。

4.2.4安全管理專業(yè)委員會(huì)至少每半年組織一次專業(yè)人員對(duì)各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行防火安全檢查,填寫《安全檢查記錄表》,并監(jiān)督整改措施的落實(shí)情況,保存相關(guān)質(zhì)量記錄。

4.3火災(zāi)預(yù)防

4.3.1按以下規(guī)定配置消防設(shè)施和器材、設(shè)置消防安全標(biāo)志、消防疏散示意圖:

a.4.3.1.1電梯前室、走道、配電室、消防控制室、計(jì)算機(jī)房、發(fā)電機(jī)房、圖書室、廚房、車庫、倉庫等重要部位應(yīng)當(dāng)配置相應(yīng)種類的輕便滅火器材。

4.3.1.2各小區(qū)(大廈)須有地面層消防設(shè)施平面圖,并懸掛于物業(yè)本體的顯著位置,圖中應(yīng)標(biāo)注滅火器、消防栓、水流接合器等消防設(shè)施圖標(biāo)并與實(shí)際情況相符。

4.3.1.3各管理處應(yīng)保存有小區(qū)(大廈)的地下煤氣管網(wǎng)圖。

4.3.1.4小區(qū)內(nèi)挖掘地面必須得到部門經(jīng)理同意方可動(dòng)工。

b.4.3.1.5高層樓宇每層明顯位置必須設(shè)置消防疏散示意圖。各部門需有滅火作戰(zhàn)示意圖,有消防設(shè)施清單,并懸掛及存放于消防控制中心。

4.3.1.6保障疏散通道、安全出口暢通,并設(shè)置符合國家規(guī)定的消防安全 疏散標(biāo)志。

4.3.1.7必要時(shí),各樓層宜配備自救用的安全繩或緩降器、軟梯、救生袋等避難救生器具。

c.4.3.1.8員工宿舍應(yīng)配置必要的消防安全措施。

4.3.2定期組織人員進(jìn)行防火檢查,對(duì)消防設(shè)施、器材等設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù),及時(shí)消除火災(zāi)隱患,并建立消防檔案,記錄每次檢查情況。

4.3.3建筑物內(nèi)的自動(dòng)報(bào)警和滅火系統(tǒng),防、排煙設(shè)備,防火門、防火卷簾和消火栓等,要定期進(jìn)行檢查測(cè)試,凡失靈損破的,要及時(shí)維修或更換,確保完整好用。具備使用管道液化石油氣條件的小區(qū)/大廈,嚴(yán)

a.禁使用瓶裝液化燃?xì)狻?/p>

4.3.4按照有關(guān)電力技術(shù)規(guī)范的規(guī)定,定期對(duì)公共電器設(shè)備、開關(guān)、線路和照明燈具等進(jìn)行檢查,凡不符合安全要求、老化要及時(shí)維修或更換。

b.4.3.5定期檢查煤氣管道、儀表、閥門和法蘭接頭等應(yīng)符合安全使用要求。

4.3.6消防水泵、消防給水管道、消防水箱和消火栓等設(shè)施,不得任意改裝或挪作他用。消防給水系統(tǒng)需停水維修時(shí),應(yīng)做好消防預(yù)防措施。

4.3.7禁止采用不符合國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的配件、滅火劑來維修消防設(shè)施和器材。

4.3.8每位員工應(yīng)熟悉自己的崗位環(huán)境、操作的設(shè)備及物品情況,熟悉安全出口的位置和消防器材的具體擺放位置,懂得消防器材的具體使用方法,控制中心責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)督消防器材設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)工作。

4.3.9嚴(yán)格用火用電作業(yè)和危險(xiǎn)品管理;安全管理員必須會(huì)使用滅火器、消防水帶,保潔員必須會(huì)使用滅火器、掌握疏散人員的方法,各管理處在員工的考核中必須包括相應(yīng)的消防知識(shí)考核內(nèi)容。

4.3.10積極協(xié)助消防機(jī)關(guān)對(duì)消防工作的檢查和指導(dǎo),針對(duì)本物業(yè)的特點(diǎn)每年三月和十月組織對(duì)顧客進(jìn)行消防知識(shí)宣傳。

4.3.11禁止在具有火災(zāi)、爆炸危險(xiǎn)隱患的物業(yè)場(chǎng)所使用明火;因特殊情況需要使用明火作業(yè)的,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定事先辦理審批手續(xù)。作業(yè)人員應(yīng)當(dāng)遵守消防安全規(guī)定,并采取相應(yīng)的消防安全措施。

4.3.12電焊、氣焊等具有火災(zāi)危險(xiǎn)的作業(yè)人員和自動(dòng)消防系統(tǒng)的操作人員,必須持

證上崗,并嚴(yán)格遵守消防安全操作規(guī)程。

4.3.13對(duì)顧客裝修的消防管理:

4.3.13.1在防火范圍內(nèi),辦公和商場(chǎng)裝修面積在50平方米以下的,由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。超過50平方米的應(yīng)報(bào)消防機(jī)關(guān)審核,經(jīng)批準(zhǔn)后方可施工,裝修應(yīng)采用防火材料,使用易燃或可燃材料的,必須經(jīng)消防機(jī)關(guān)批準(zhǔn),進(jìn)行防火處理。

4.3.13.2顧客進(jìn)行室內(nèi)裝修,在需要增設(shè)電器線路或進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)前,必須符合安全要求后管理處方可批準(zhǔn)。管理處必須要求施工人員做好安全措施,嚴(yán)禁亂掛、亂接臨時(shí)電線。

4.3.14舉辦社區(qū)文化活動(dòng),具有火災(zāi)危險(xiǎn)的,管理處應(yīng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案,落實(shí)消防安全措施。

4.3.15對(duì)危險(xiǎn)品的儲(chǔ)存、運(yùn)輸、使用、銷毀必須按《危險(xiǎn)品管理程序》執(zhí)行。

5.引用標(biāo)準(zhǔn)

《中華人民共和國消防法》

《高層建筑消防管理規(guī)則》

《深圳市高層樓宇消防管理暫行規(guī)定》

《深圳市公安局關(guān)于防火重點(diǎn)部位臨時(shí)動(dòng)火作業(yè)審批制度的暫行規(guī)定》

6.支持性文件

**wy7.5.1-a06-01《消防設(shè)施使用作業(yè)指導(dǎo)書》

**wy7.5.1-a06-02《消防滅火作業(yè)指導(dǎo)書》

7.質(zhì)量記錄和表格

**wy7.5.1-a06-f1 《消防設(shè)施清單》

**wy8.2.3-a01-f1 《演習(xí)計(jì)劃及情況登記表》

**wy8.2.3-a01-f4《緊急集合情況記錄表》

**wy8.2.3-a01-f5 《安全檢查記錄表》

第9篇 物業(yè)公司管理資料序言

《物業(yè)公司管理資料》序言

全面、準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行《物業(yè)管理?xiàng)l例》《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理辦法》,依法加強(qiáng)**物業(yè)公司管理與服務(wù)工作落實(shí),增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和競(jìng)爭力,維護(hù)公司物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)正常的工作秩序和良好的辦公環(huán)境,切實(shí)保障業(yè)主、客戶和公司的合法權(quán)益。

經(jīng)過近四年的發(fā)展,公司已基本形成管理規(guī)范、專業(yè)性強(qiáng)、服務(wù)多樣、信譽(yù)良好、制度完善的綜合性物業(yè)管理公司,管理項(xiàng)目涉及商務(wù)寫字樓、行政辦公樓、大型物流倉儲(chǔ)和郵電住宅小區(qū)。

現(xiàn)代物業(yè)管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),進(jìn)一步完善物業(yè)管理制度、崗位職責(zé)、規(guī)范行業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)工作勢(shì)在必行。為此,公司本著完善制度、依法管理、規(guī)范服務(wù)、樹立品牌的要求,特組織人員編寫了《管理文件匯編》一書,具體對(duì)公司各崗位日常工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位工作職責(zé)、作業(yè)規(guī)程及標(biāo)準(zhǔn)、突發(fā)事件處置、值班及保衛(wèi)工作等作了詳盡的規(guī)范,概括性強(qiáng)、實(shí)用性廣,便于公司各管理處在物業(yè)管理實(shí)際工作中更好的把握和運(yùn)用,從而使公司物業(yè)管理工作效率、管理效率大大提升,實(shí)為公司員工做好各項(xiàng)工作的必讀內(nèi)容和培訓(xùn)教材。

公司將運(yùn)用現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的物業(yè)管理手段,實(shí)施全方位、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的物業(yè)管理,為客戶提供熱情、周到、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),不斷促進(jìn)物業(yè)管理工作的健康發(fā)展,實(shí)現(xiàn)物業(yè)價(jià)值的保值和增值,

確保各物業(yè)管理處設(shè)施設(shè)備運(yùn)行安全,杜絕安全責(zé)任事故和刑事案件,成功塑造**物業(yè)公司成都一流的物業(yè)企業(yè)形象。

第10篇 物業(yè)公司質(zhì)量管理體系文件控制程序

1.目的

對(duì)質(zhì)量管理體系的文件進(jìn)行統(tǒng)一的管理與有效的控制,以確保使用質(zhì)量管理體系文件的部門均能得到相應(yīng)文件的有效版本。

2.范圍

本程序適用于對(duì)公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.職責(zé)

3.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.2管理者代表批準(zhǔn)其他文件。

3.3全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行質(zhì)量管理體系文件的編寫。

3.4全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的歸口管理。

4.工作內(nèi)容

4.1編寫與審批

4.1.1質(zhì)量手冊(cè),全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員編寫,管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。

4.1.2程序文件,管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的審核,總經(jīng)理負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。

4.1.3服務(wù)工作規(guī)范,各部門負(fù)責(zé)審核,由管理者代表批準(zhǔn)。

4.2文件的標(biāo)識(shí)

4.2.1編號(hào)

4.2.1.1記錄表格除注明名稱外,在右上方注明標(biāo)準(zhǔn)要素號(hào)加'j'及序號(hào),如《收發(fā)文登記表》4.2.3-j-01;

4.2.1.2程序文件和工作規(guī)范的編號(hào)直接寫上要素號(hào);

4.2.1.3如某要素有多個(gè)文件時(shí),在后面加注序號(hào),如《裝修監(jiān)管工作規(guī)范》7.5.1-04。

4.2.2封面標(biāo)識(shí)

4.2.2.1版本使用英文字母:a版表示第一版;b版表示第二版,以下類推;

4.2.2.2分發(fā)號(hào),分發(fā)文件時(shí)注明分發(fā)號(hào)碼。

4.2.3頁眉和頁腳

右邊:文件版本號(hào)+修改次數(shù),如:a/0、a/1、b/0、b/1;左邊:

文件類型,如:質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、服務(wù)工作規(guī)范;頁面底端

居中:頁碼,如:1。

4.3文件受控

4.3.1受控文件,發(fā)給本組織成員的體系文件均為受控文件,在封面上蓋'受控文件'印章;

4.3.2非受控文件,發(fā)給本組織外的質(zhì)量手冊(cè)為非受控文件,不收回,不負(fù)責(zé)修改。

4.4文件發(fā)放與回收

4.4.1文件的發(fā)放、回收都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.4.2如文件分為兩層發(fā)放,每一層都需要填寫《收發(fā)文件登記表》。

4.5文件保管與復(fù)印

4.5.1受控文件不得借用、外傳,更不能丟失損壞,如丟失損壞須向文件管理部門申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。

4.5.2使用人一旦離開公司,應(yīng)將其文件交回公司。

4.5.3分發(fā)給各部門的體系文件,各部門負(fù)責(zé)人為保管第一責(zé)任人,應(yīng)按規(guī)定做好部門內(nèi)部文件發(fā)放范圍的控制,須復(fù)印文件時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后才可復(fù)印,并將分發(fā)號(hào)填寫在《收發(fā)文件登記表》中。

4.6文件評(píng)審與修改

4.6.1文件每年在管理評(píng)審會(huì)上進(jìn)行評(píng)審,必要時(shí)做出修改決定。

4.6.2文件需要更改時(shí),應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人書面向全面質(zhì)量管理辦公室反映。

4.6.3全面質(zhì)量管理辦公室根據(jù)評(píng)審會(huì)決議及部門負(fù)責(zé)人的反映情況,組織人員對(duì)文件進(jìn)行修改,修改內(nèi)容由管理者代表批準(zhǔn)。

4.6.4修改方式

4.6.4.1大改,即絕大部分內(nèi)容需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行換版修改;

4.6.4.2中改,即某一文件局部需要修改時(shí),由全面質(zhì)量管理辦公室組織人員進(jìn)行修改,并將修改的某一頁印成新的文件頁,頁眉左上方注明修改次數(shù);

4.6.4.3小改,即原文件個(gè)別內(nèi)容需要修改時(shí),由文件使用人按《文件更改通知單》要求,直接在原文上改。

4.6.5小改與中改在文件發(fā)放時(shí),需填寫《文件更改通知單》。

4.7文件作廢

4.7.1凡經(jīng)修改后無效的文件一律作廢,由部門進(jìn)行作廢處理。

4.7.2如作廢文件須留做參考,一定要在該文件封面上蓋上'作廢留用'章。

4.8外來文件

4.8.1全面質(zhì)量管理辦公室負(fù)責(zé)收集物業(yè)管理的有關(guān)法律法規(guī),進(jìn)行集中保管,并在文件上加蓋公章,供公司員工借閱。

4.8.2全面質(zhì)量管理辦公室每年將收集的適用的法律法規(guī)文件編成《外來文件清單》,以提供員工借閱時(shí)的檢索,并以此作為有效版本的控制手段。

5.相關(guān)文件

無

6.記錄表格

6.1《收發(fā)文件登記表》(4.2.3-j-01)

6.2《文件更改通知單》(4.2.3-j-02)

6.3《外來文件清單》(4.2.3-j-03)

第11篇 華神物業(yè)管理公司簡介

華神物業(yè)管理有限公司簡介

1、基本情況

名 稱:e華神物業(yè)管理有限公司法人代表:z

注冊(cè)地點(diǎn):**市高新區(qū)桂溪工業(yè)園 注冊(cè)資本:300萬元

物業(yè)管理面積及類型:總管理面積達(dá)20萬平方米,其中:住宅小區(qū)約3

萬平米、寫字樓約6萬平米、工廠物業(yè)約15萬平米。

企業(yè)資質(zhì):臨時(shí)

企業(yè)人才結(jié)構(gòu)

總數(shù) 本科 大專 中專以上 其他人員

158 5 52 68 33

工程師 會(huì)計(jì)師 擁有建設(shè)部頒發(fā)的物業(yè)管理經(jīng)理上崗資格的管理人員

2 2 25

機(jī)構(gòu)總經(jīng)辦、綜合管理部、質(zhì)控部、市場(chǎng)拓展部、經(jīng)營管理部、財(cái)務(wù)部

備注

2、公司簡介

e華神物業(yè)管理有限公司是以e華神集團(tuán)控股60

第12篇 某小區(qū)物業(yè)管理處機(jī)構(gòu)編制說明

小區(qū)物業(yè)管理處機(jī)構(gòu)編制說明

根據(jù)管理處實(shí)際應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)與范圍,管理處設(shè)專職經(jīng)理(主任)1人,主持管理處全盤工作,組織落實(shí)管理處各項(xiàng)工作的實(shí)施和檢查,對(duì)日常工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)的糾偏指導(dǎo)。

其下劃分為以下五個(gè)職能部門:

1、財(cái)務(wù)室:負(fù)責(zé)整個(gè)管理處的物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、公共維修基金、車位使用費(fèi)及營業(yè)外收入的收繳,日常運(yùn)營經(jīng)費(fèi)支出管理,管理處帳務(wù)處理。負(fù)責(zé)每季度向各小區(qū)住戶公布財(cái)務(wù)報(bào)表的制表和公布。財(cái)務(wù)室設(shè)會(huì)計(jì)1人負(fù)責(zé)整個(gè)管理處的帳務(wù)處理,對(duì)所轄小區(qū)進(jìn)行獨(dú)立建帳。各小區(qū)分別設(shè)立1個(gè)出納人員,各自負(fù)責(zé)本小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)、公共維修基金、車位使用費(fèi)及營業(yè)外收入的收繳和日常收支流水帳的登帳,同時(shí)負(fù)責(zé)轄區(qū)住戶的報(bào)修、投訴申請(qǐng)的登記和轉(zhuǎn)達(dá)以及其他事務(wù)工作。

2、行政事務(wù)室:負(fù)責(zé)管理處日常行政事務(wù)處理、人員招聘工作、住戶投訴處理、住戶回訪工作、住戶滿意度調(diào)查等客戶服務(wù)工作。行政事務(wù)室設(shè)管服主管1人,主管行政事務(wù)室全面工作,具體負(fù)責(zé)一個(gè)小區(qū)的客戶服務(wù)工作。設(shè)立事務(wù)助理1人,具體負(fù)責(zé)一個(gè)小區(qū)的客戶服務(wù)工作。

3、維修管理室:負(fù)責(zé)小區(qū)日常公共設(shè)施、設(shè)備的維修保養(yǎng),負(fù)責(zé)小區(qū)住戶的有償維修服務(wù)。由于各小區(qū)沒有較大設(shè)施設(shè)備,故僅物業(yè)公司總部設(shè)立一個(gè)維修管理室,維修室設(shè)維修工二名,負(fù)責(zé)處理各社區(qū)的突發(fā)事件。維修管理室設(shè)主管1人,負(fù)責(zé)小區(qū)的維修計(jì)劃的制訂、計(jì)劃性維修的組織、指導(dǎo)和實(shí)施,負(fù)責(zé)小區(qū)突發(fā)維修項(xiàng)目的組織和調(diào)度。

4、環(huán)境管理室:負(fù)責(zé)小區(qū)日常清潔保潔,小區(qū)綠化、植物的養(yǎng)護(hù)、修剪。環(huán)境管理室設(shè)主管1人,負(fù)責(zé)對(duì)所轄小區(qū)日常清潔、保潔、綠化工作的檢查、指導(dǎo)和作業(yè)計(jì)劃的制訂、組織、實(shí)施。在清潔保潔、綠化養(yǎng)護(hù)外包時(shí),環(huán)境室與行政事務(wù)室則合并組成物業(yè)管理室。

5、安全管理室:負(fù)責(zé)所轄社區(qū)安管隊(duì)的管理,統(tǒng)籌計(jì)劃安排小區(qū)內(nèi)的公共秩序管理、物業(yè)使用安全管理、消防安全管理、車輛出入管理、物品搬遷管理和住戶及人員(流動(dòng)人口)流動(dòng)管理。安全管理室設(shè)安全主管1人,負(fù)責(zé)制訂并組織實(shí)施小區(qū)的公共秩序管理方案、突發(fā)事件處理預(yù)案,指導(dǎo)并監(jiān)督各小區(qū)安管隊(duì)的車輛出入管理、物品搬遷管理和住戶及人員(流動(dòng)人口)流動(dòng)登記管理,負(fù)責(zé)對(duì)各小區(qū)安管隊(duì)日常工作偏差的糾集指導(dǎo)。各社區(qū)安管隊(duì)設(shè)隊(duì)長1人,具體負(fù)責(zé)所轄社區(qū)安管隊(duì)日常工作的安排和突發(fā)事件的處理。各小區(qū)安管隊(duì)員編制設(shè):大門崗每班1人、側(cè)門崗每1人,監(jiān)控中心每班1人,小區(qū)巡邏崗不少至2人。每班5人×3班=15人,另設(shè)輪休人員1人,共計(jì)16人。每班設(shè)班長1人,班長為巡邏崗,便于巡回對(duì)本班工作進(jìn)行全盤掌握。

第13篇 物業(yè)管理知識(shí)--電梯管理篇

物業(yè)管理知識(shí)學(xué)習(xí)--電梯管理篇

001、電梯操作、保養(yǎng)和維修管理的基礎(chǔ)是:根據(jù)各種類型的電梯圖紙資料及技術(shù)性能指標(biāo),制定電梯安全維修保養(yǎng)的規(guī)章制度。

002、對(duì)電梯運(yùn)行人員和維修人員的基本要求是:對(duì)電梯運(yùn)行人員和維修人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),堅(jiān)持勞動(dòng)主管部門的資質(zhì)審查、持證上崗制度。

003、電梯每年要進(jìn)行一次安全年檢工作。

004、對(duì)電梯維修技術(shù)人員的要求:除電梯的日常保養(yǎng)維護(hù)外,電梯的故障修理必須由經(jīng)勞動(dòng)部門審查認(rèn)可的單位和人員承擔(dān)。

005、每年都要制定電梯定期檢查維護(hù)保養(yǎng)工作計(jì)劃。

006、要健全電梯設(shè)備檔案及修理記錄。

007、電梯專用鑰匙要有專人管理,停梯須出告示。

008、電梯運(yùn)行過程中發(fā)生故障,首先要救護(hù)乘客出梯。

009、對(duì)電梯保潔的規(guī)定:保持電梯機(jī)房、井道、轎廂的清潔及空氣流通。定人定時(shí)對(duì)軌道、門導(dǎo)軌進(jìn)行清潔,加油潤滑等。

010、電梯停駛保養(yǎng)時(shí),首先要切斷控制電源,以確保安全。

011、對(duì)電梯機(jī)房衛(wèi)生的要求:電梯機(jī)房要保持整潔,做到無積灰、無蛛網(wǎng),地板上無垃圾和灰塵。電梯機(jī)房不得堆放雜物和易燃物品,不準(zhǔn)閑人進(jìn)入,不準(zhǔn)住人。電梯機(jī)房要有明亮的采光,窗玻璃完好無損且光亮清晰,通風(fēng)良好,并配有必要的消防器材。

012、對(duì)曳引電動(dòng)機(jī)的衛(wèi)生要求:曳引電動(dòng)機(jī)全部外形要擦凈,做到無油垢、無黃油,底盤無積油。

013、對(duì)電梯控制屏的衛(wèi)生要求:電梯控制屏用吹風(fēng)器或用漆刷輕撣,做到無灰塵,磁鐵接觸開關(guān)無銹蝕、無油垢。如有油垢,用酒精棉花擦凈,以防磁鐵得電后被粘結(jié)吸住不放,造成電動(dòng)機(jī)繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)。

014、對(duì)電梯井道底坑的衛(wèi)生要求:井道底坑如有積水.必須首先斷電.然后排除。有漏水、滲水情況.一定要修好。同時(shí)要將垃圾清除干凈,不得堆放雜物.保持底坑整潔,確保電梯下越程的極限開關(guān)有效運(yùn)作。

015、對(duì)轎廂的衛(wèi)生要求:轎箱內(nèi)外、頂上、底下均須經(jīng)常擦凈,防止生銹腐蝕。要定期油漆,保持清潔美觀。

016、對(duì)各層站廳門及地坎槽的衛(wèi)生要求:各層站廳門及地坎槽要經(jīng)常清潔,以防門腳阻塞而影響廳門暢通。廳門外要定期擦凈,保持整潔衛(wèi)生。

017、電梯檢修或保養(yǎng)首先要注意的問題:電梯檢修或保養(yǎng)時(shí)必須掛牌,確認(rèn)轎廂內(nèi)無乘客后,方可停機(jī)。

018、在轎廂頂維修和保養(yǎng)時(shí)應(yīng)注意:在轎廂頂維修和保養(yǎng)時(shí),除了判斷故障和調(diào)試需要外,禁止開快車。工作時(shí)必須帶安全帽。

019、電梯井井底作業(yè)應(yīng)注意:禁止關(guān)閉廳門(廳站留有人監(jiān)視時(shí)除外),廳門口必須擺設(shè)告示牌,防止無關(guān)人員靠近。

020、電梯傳動(dòng)機(jī)件保養(yǎng)應(yīng)注意:電梯凡是轉(zhuǎn)動(dòng)機(jī)件均須加油潤滑,要做到定點(diǎn)、定質(zhì)、定量、定期、定人,確保安全運(yùn)行。

021、電梯維修保養(yǎng)工作完成后,應(yīng)注意:必須認(rèn)真清理現(xiàn)場(chǎng),清點(diǎn)工具和物品,切忌遺漏。

022、機(jī)房、井道因工作需要?jiǎng)踊?應(yīng)注意:必須遵守大廈動(dòng)火規(guī)定.辦好動(dòng)火證,指定專人操作和監(jiān)視,事后清理火種。

023、電梯工作制度的主要內(nèi)容有:嚴(yán)格執(zhí)行電梯設(shè)備的安全操作規(guī)程和巡回檢查制度。堅(jiān)守工作崗位,值班時(shí)間不做與本崗位無關(guān)之事。密切監(jiān)視和掌握各機(jī)的運(yùn)行動(dòng)態(tài)。遇重大活動(dòng),及時(shí)做好需變動(dòng)的電梯運(yùn)行方式的調(diào)度、管理工作.必要時(shí)可設(shè)置專梯以適應(yīng)客流量的需要。每日19:00以后及節(jié)假日期間,由于客流量減少,一般可關(guān)閉數(shù)部電梯。按時(shí)完成設(shè)備的定期保養(yǎng)和維修工作。認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí),熟悉設(shè)備結(jié)構(gòu)及性能,做到故障判斷準(zhǔn)確,處理迅速及時(shí)。值班人員違反制度或失職造成設(shè)備損壞。將追究其責(zé)任。

024、電梯的定義:用電力拖動(dòng),有載人或載物轎廂,夾在鋼性軌道問垂直運(yùn)行;其傾斜角度不超過15度的運(yùn)輸設(shè)備。

025、電梯有四大空間,機(jī)房、轎廂、層門、井道。

026、電梯機(jī)房對(duì)溫度的要求是不超過攝氏40度。

027、非電梯工不可以進(jìn)入電梯井道,特殊情況必須在電梯工協(xié)助并監(jiān)護(hù)下進(jìn)入井道。

028、乘客進(jìn)入轎廂后應(yīng)遵守的規(guī)定:不打鬧、蹦跳,不依靠在轎門上,不強(qiáng)行阻止轎門開關(guān)且不強(qiáng)行扒開門,不在轎廂吸煙。

029、呼梯的要求是怎樣的:必須用手指觸按欲去方向呼梯按鈕,燈亮即松。

030、阻止

電梯轎門關(guān)閉的可行辦法有:按住開門按鈕,按住電梯前行方向外呼按鈕,按住安全觸板,擋住光電眼。

031、清潔電梯轎廂時(shí)禁止用水沖洗轎廂和廳門外框,禁止讓水流入井道,禁止用腐蝕性清洗劑清潔轎廂。

032、電梯終端安全保護(hù)裝置有6個(gè),安裝在井道頂部裝有3個(gè),井道底部有3個(gè)。

033、電梯有哪兩種安全保護(hù)裝置:保護(hù)裝置由機(jī)械式安全保護(hù)裝置和電器安全保護(hù)裝置兩部分組成。

034、電梯正常運(yùn)行的三個(gè)基本條件是:1、必須選擇好樓層;2、必須要關(guān)閉好所有廳、轎門,門聯(lián)鎖電路被接通;3、必須要確定好電梯的運(yùn)行方向,定向電路被接通。

035、電梯在發(fā)生下述三種嚴(yán)重情況時(shí),須經(jīng)有關(guān)部門嚴(yán)格檢查,鑒定合格后方可使用:l、當(dāng)電梯發(fā)生嚴(yán)重的沖頂和撞底時(shí);2、當(dāng)發(fā)生地震時(shí);3、當(dāng)發(fā)生火災(zāi)時(shí)。

036、常用的排除電梯電路故障的方法有:工作程序法;分段、分區(qū)法;電壓法;短接法。

037、維修人員不能在井道外擦身到轎廂頂或轎廂地塊上各站一只腳來進(jìn)行較長時(shí)間的檢修工作:門區(qū)是電梯最危險(xiǎn)的地方之一,電梯的事故和故障經(jīng)常發(fā)生在這里。維修人員如果在井道外擦身到轎廂頂或轎廂地塊上各站一只腳來進(jìn)行較長時(shí)間的檢修工作,萬一其它人員誤操縱電梯或電梯失控,則會(huì)躲避不及面發(fā)生傷亡事故。

038、曳引鋼絲繩的報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)是:l、當(dāng)曳引鋼絲繩上出現(xiàn)斷股時(shí),應(yīng)立即報(bào)廢:2、曳引鋼絲繩的鋼絲有變黑、銹皮、點(diǎn)蝕、麻坑等損傷,應(yīng)予以報(bào)廢;3、曳引鋼絲繩磨損后,其直徑小于等于原直徑的90%時(shí)則應(yīng)報(bào)廢;4、當(dāng)曳引鋼絲繩出現(xiàn)斷絲,斷絲在繩內(nèi)均勻分布,在一個(gè)捻距內(nèi)的最大斷絲數(shù)超過32條時(shí)(以8*19為例),應(yīng)予以報(bào)廢。

039、按下關(guān)門按鈕后,門不能關(guān)閉的原因是:關(guān)門按鈕接點(diǎn)接觸不良或損壞;關(guān)門電路中關(guān)門限位開關(guān)或開門按鈕互鎖觸點(diǎn)接觸不良。從而導(dǎo)致關(guān)門電路有斷點(diǎn),關(guān)門繼電器不能吸合;關(guān)門繼電器損壞;門電機(jī)限流電阻燒斷;門電機(jī)電路熔斷器燒斷;門電機(jī)傳動(dòng)皮帶過松或磨斷。

040、按下關(guān)門按鈕門不能關(guān)閉故障的排除方法:修復(fù)或更換關(guān)門按鈕;用導(dǎo)線短接法將關(guān)門電路中的斷點(diǎn)找出,然后修復(fù)或更換選層開關(guān);更換關(guān)門繼電器;更換限流電阻;更換熔斷器;斷帶則換新皮帶;過松則適當(dāng)轉(zhuǎn)動(dòng)偏心軸來調(diào)整皮帶張緊度。

041、關(guān)好廳、轎門并確定已經(jīng)選好層、定好向,電梯卻不能運(yùn)行的原因是:關(guān)門速度過慢而沒有力量,以致不能帶動(dòng)廳門關(guān)閉好,門鎖開關(guān)未接通,門鎖繼電器未吸合,所以電梯不能啟動(dòng)運(yùn)行;門刀沒有插入到門鎖開關(guān)的兩個(gè)滾輪中間。即未對(duì)好門;關(guān)門限位行程開關(guān)未接通;關(guān)門繼電器部份觸點(diǎn)損壞。運(yùn)行繼電器損壞。

042、關(guān)好廳、轎門并確定已經(jīng)選好層、定好向,電梯卻不能運(yùn)行的故障排除方法:調(diào)整門電機(jī)限流電阻及分流電阻;重新調(diào)整門鎖開關(guān)并對(duì)好門刀;調(diào)整關(guān)門限位行程開關(guān)的位置;修復(fù)或更換關(guān)門繼電器;修復(fù)或更換運(yùn)行繼電器。

043、廳門未關(guān)閉電梯卻能運(yùn)行的原因是:門鎖繼電器觸點(diǎn)粘死;門鎖開關(guān)觸點(diǎn)被短路。門聯(lián)鎖回路接線短路。

044、廳門未關(guān)閉電梯卻能運(yùn)行的故障排除方法:調(diào)整或更換門鎖繼電器;修復(fù)或更換門鎖開關(guān);排除短路點(diǎn)。

045、電梯開門速度過慢的原因是:門電機(jī)限流電阻過大;開門電路分流電阻上的行程開關(guān)觸點(diǎn)粘死;門電機(jī)傳動(dòng)皮帶打滑。

046、電梯開門速度過慢的故障排除方法:擰緊或更換開門限位開關(guān);修復(fù)或更換開門限位開關(guān);排除電路繼電器;更換開門繼電器。

047、制動(dòng)器不能張開的原因是:制動(dòng)器調(diào)整彈簧過緊;眼位螺栓間隙調(diào)整過小;電磁鐵線圈燒毀;制動(dòng)器電路有斷點(diǎn)。

048、制動(dòng)器不能張開的故障排除方法:重新調(diào)整彈簧力;增大眼位螺栓與支架間隙,正常為0.25-0.35毫米;更換電磁鐵線圈;排除電路斷點(diǎn)。

049、制動(dòng)器制動(dòng)閘瓦發(fā)生焦味冒煙、迅速磨損的原因是:制動(dòng)閘瓦與制動(dòng)輪鼓間隙不均勻而偏磨:制動(dòng)閘瓦與制動(dòng)輪鼓間隙過小;制動(dòng)器調(diào)整彈簧過緊。

050、制動(dòng)器制動(dòng)閘瓦發(fā)生焦味冒煙、迅速磨損的故障排除方法:調(diào)整制動(dòng)器閘瓦與制動(dòng)輪鼓之間的間隙,使之均勻并在0.25-0.35毫米之間;放松制動(dòng)器調(diào)整彈簧至規(guī)定范圍。

051、制動(dòng)器不能制停電梯的原因是:制動(dòng)器調(diào)整彈簧過松;閘瓦與制動(dòng)輪鼓間隙不均而且過大;制動(dòng)閘瓦和制動(dòng)輪鼓間有油污。

052、制動(dòng)器不能制停電梯的故障排除方法:收緊制動(dòng)器調(diào)整彈簧至規(guī)定范圍;調(diào)整閘瓦與制動(dòng)輪鼓間隙,使之均勻并在0.5-0.7毫米之間;清洗油污。

053、減速軸過熱的原因是:軸向游隙過小;箱體潤滑油過小;潤滑油粘度低或質(zhì)量差;環(huán)境溫度過高。

054、減

速軸過熱的故障排除方法:調(diào)整軸向游隙,添加潤滑油至油鏡中線位置;更換合格的潤滑油;加強(qiáng)通風(fēng),降低環(huán)境溫度。

055、按下選層按鈕后沒有選層信號(hào)的原因是:選層繼電器失靈;選層按鈕觸點(diǎn)接觸不良;信號(hào)燈接觸不良或燒毀;選層回路出現(xiàn)斷點(diǎn)。

056、按下選層按鈕后沒有選層信號(hào)的故障排除方法:修復(fù)或更換選層繼電器;修復(fù)或更換選層按鈕;上緊或更換燈泡;排除回路上的斷點(diǎn)。

057、選層后,運(yùn)行方向指示燈不亮的原因是:自動(dòng)定向電路有斷點(diǎn);定向繼電器損壞;定向指示燈泡燒毀或接觸不良。

058、選層后,運(yùn)行方向指示燈不亮的故障排除方法:用電壓法或?qū)Ь€短接法排除電路斷點(diǎn);修復(fù)或更換定向繼電路;更換燈泡或修復(fù)燈口。

059、電梯上行平層高而下行時(shí)平層低的原因是:制動(dòng)器調(diào)整彈簧過松;制動(dòng)閘瓦與制動(dòng)輪間隙過大或不同心。

060、電梯上行平層高而下行時(shí)平層低的故障排除方法:按規(guī)定調(diào)緊彈簧壓力;按規(guī)定值調(diào)整好閘瓦與制動(dòng)輪間隙;調(diào)整制動(dòng)器底部墊片,使閘瓦與制動(dòng)輪同心。

061、電梯上行時(shí)平層低而不行時(shí)平層高的原因是制動(dòng)器調(diào)整彈簧過緊;閘瓦與制動(dòng)輪鼓間隙過小。

062、電梯上行時(shí)平層低而不行時(shí)平層高的故障排除方法:按規(guī)定調(diào)松彈簧壓力;調(diào)整閘瓦與制動(dòng)輪間隙至0.5-0.7毫米范圍內(nèi)。

063、平層誤差過大,上行平層高,下行平層也高的原因是:對(duì)重部份過重;換速電路選點(diǎn)不合適;平層器與遮磁板位置不當(dāng)。

064、平層誤差過大,上行平層高,下行平層也高的故障排除方法:用電流表測(cè)量電梯上下行的電流值來調(diào)整(減小)對(duì)重重量;調(diào)整換速點(diǎn),一般是換速后4-6秒平層為宜;調(diào)整遮磁板位置。

065、平層誤差過大,上行時(shí)平層低,下行時(shí)平層也低的原因是:對(duì)重部份過輕;平層器與遮磁板位置不當(dāng)。

066、平層誤差過大,上行時(shí)平層低,下行時(shí)平層也低的故障排除方法:加重對(duì)重部份至合適范圍;調(diào)整遮磁板位置。

067、電梯在運(yùn)行中突然停車的原因有:外電網(wǎng)停電或斷相供電;總開關(guān)保險(xiǎn)絲熔斷或跳閘;超速閘車;門刀在運(yùn)行時(shí)碰門鎖開關(guān)滾輪,從而使門聯(lián)鎖電路斷開,電梯會(huì)突然停車。

068、電梯在運(yùn)行中突然停車的故障排除方法:如果停電時(shí)間長,則需要盤車至平層位置,讓乘客離去,找出原因后更換保險(xiǎn)絲或重新合上總開關(guān),找出電源總開關(guān),并掛上井道有人工作標(biāo)記然后向上盤車,使安全鉗脫離導(dǎo)軌,。然后查明超速原因并修復(fù)正常才使用;調(diào)整門刀與門鎖開關(guān)兩滾輪的位置,使電梯正常運(yùn)行中門刀要從兩滾輪中間通過,而廳門開啟時(shí)兩滾輪又能夾持住門刀。

069、電梯自動(dòng)溜車的原因是:制動(dòng)器失靈;曳引輪和鋼絲繩間靜摩擦力不夠而出現(xiàn)打滑現(xiàn)象;轎廂部份與對(duì)重部份重量差過份懸殊;曳引鋼絲繩張力不均。

070、電梯自動(dòng)溜車的故障排除方法:調(diào)整制動(dòng)器,使之恢復(fù)正常工作;檢查曳引輪是否已磨損到槽形或更換輪;按規(guī)定調(diào)整好重量差;電梯轎廂不能超載運(yùn)行;調(diào)整全部曳引鋼絲繩所受張力,通過調(diào)節(jié)繩頭組合彈簧的壓緊程度,使各鋼絲繩受力均衡。

071、電梯預(yù)選層站不停車的原因是:轎內(nèi)選層繼電器觸點(diǎn)接觸不良;快速運(yùn)行繼電器被臟物粘死,使快車電路不能斷開換速,電梯不能停車。

072、電梯預(yù)選層站不停車的故障排除方法:修復(fù)或更換選層繼電器;修復(fù)或更換快車運(yùn)行接觸器。

073、電梯關(guān)門時(shí)夾人的原因是:安全觸板的保護(hù)電路接線短路;安全觸板傳動(dòng)機(jī)構(gòu)失靈;安全觸板的微動(dòng)開關(guān)被壓死。

074、電梯關(guān)門時(shí)夾人的故障排除方法:檢查電路,排除短路點(diǎn);調(diào)整安全觸板傳動(dòng)機(jī)構(gòu)的擺桿、拉桿、轉(zhuǎn)軸等,使之動(dòng)作靈活、可靠;修復(fù)或更換微動(dòng)開關(guān)。

075、局部保險(xiǎn)絲經(jīng)常燒斷的原因是:該回路元件或?qū)Ь€碰地;繼電器絕緣墊片擊穿; 保險(xiǎn)絲容量過小。

076、局部保險(xiǎn)絲經(jīng)常燒斷的故障排除方法:檢查出碰地點(diǎn)酌情處理;加強(qiáng)絕緣或更換繼電器;按額定電流選擇合適的保險(xiǎn)絲。

077、電梯大修后要進(jìn)行哪些項(xiàng)目的試驗(yàn):電梯在大修后,一般要進(jìn)行下面幾個(gè)項(xiàng)目的試驗(yàn):1、靜載試驗(yàn);2、運(yùn)行試驗(yàn);3、超載試驗(yàn);4、安全鉗試驗(yàn);5、油壓緩沖器的復(fù)位試驗(yàn)。

078、電梯的靜載試驗(yàn):電梯的靜載試驗(yàn)應(yīng)符合下列要求:將轎廂位于底層,陸續(xù)平穩(wěn)地加入載荷。乘客、醫(yī)院用電梯和載重量不大于二千公斤的載貨電梯,載以額定起重量的200%,其他各類電梯載以額定重量的150%,歷時(shí)10分鐘。試驗(yàn)中各承重構(gòu)件應(yīng)無損壞,曳引繩在槽內(nèi)應(yīng)無滑移,制動(dòng)器應(yīng)可靠剎緊。

079、電梯的超載試驗(yàn):電梯的超載試驗(yàn)應(yīng)符合下列要求:轎廂應(yīng)載以額定

起重量的110%,在通電持續(xù)率40%的情況下,歷時(shí)30分鐘,電梯應(yīng)能安全地起動(dòng)和運(yùn)行,制動(dòng)器作用應(yīng)可靠,曳引機(jī)工作應(yīng)正常。

080、第一臺(tái)電梯是由:美國奧的斯電梯公司于18*制造的。

081、快速電梯的分類標(biāo)準(zhǔn)是:電梯按速度分類,額定速度1.75m/s以上的電梯稱為快速電梯。

082、電梯發(fā)生故障時(shí),維修人員應(yīng)該在一小時(shí)之內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng)處理故障。

083、電梯、自動(dòng)扶梯發(fā)生安全事故時(shí),業(yè)主應(yīng)向市勞動(dòng)行政部門報(bào)告;發(fā)生重大人員傷亡事故的,業(yè)主還應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)向公安機(jī)關(guān)、檢查機(jī)關(guān)報(bào)告。

084、電梯系統(tǒng)的限位開關(guān)應(yīng)采用:自動(dòng)復(fù)位開關(guān)。

085、電梯開門時(shí)有什么情況發(fā)生:當(dāng)電梯門開至1/2時(shí),門機(jī)進(jìn)行減速。

086、當(dāng)電梯上行方向超速時(shí),能起保護(hù)作用的開關(guān)是:限速器開關(guān)。

087、電梯不啟動(dòng)的原因有:電壓不夠、斷相、安全回路斷開、門未關(guān)好。

088、電梯上行時(shí)突然停車,可能的原因有:廳門門鎖斷開、轎廂急停開關(guān)接觸不良、斷電。

089、電梯在平層位置只能開門不能關(guān)門,可能的原因有:1、關(guān)門限位開關(guān)斷開不能復(fù)位;2、關(guān)門斷電器觸點(diǎn)損壞。

090、電梯超載時(shí)電梯應(yīng)當(dāng)報(bào)警并保持開門、電梯不能開動(dòng)、切斷控制電路。

091、電梯速度明顯下降的原因可能是:電源電壓突然下降、制動(dòng)器線圈回路失電、電動(dòng)機(jī)三相電源中一相接觸不良

092、曳引鋼絲繩打滑的原因是:平衡系數(shù)大、槽形不對(duì)、繩磨損過大。

093、電梯機(jī)房內(nèi)由曳引機(jī)和控制柜設(shè)備組成。

094、電梯沖頂或蹲底的原因是:可能是超載下行、鋼絲繩打滑、強(qiáng)迫減速開關(guān)失靈、制動(dòng)器不能搶閘。

095、轎頂設(shè)置的條件包括:1、至少能支撐兩個(gè)人;2、沒有安全窗;3、設(shè)置急停開關(guān);4、設(shè)置檢修開關(guān);5、對(duì)重側(cè)設(shè)護(hù)欄。

096、消防員專用梯運(yùn)行狀態(tài)應(yīng)符合的條件:1、只應(yīng)答轎內(nèi)指令信號(hào);2、開門時(shí)松按鈕即關(guān)門;3、關(guān)門時(shí)松接或即開門。

097、發(fā)生火警時(shí),撥動(dòng)消防開關(guān),電梯運(yùn)行狀態(tài)應(yīng)符合的條件:切除廳外召喚信號(hào)、上行電梯立即停車下行、直駛基站開門等條件。

098、電梯進(jìn)入檢修狀態(tài)應(yīng)撥下的開關(guān):電梯進(jìn)入檢修狀態(tài)時(shí)應(yīng)撥下轎內(nèi)檢修開關(guān)再撥轎頂檢修開關(guān)。

099、本層廳外開門應(yīng)符合的條件:順向按鈕開門和逆向按鈕開門。

100、哪種滅火器材不能用于撲滅電梯火災(zāi):泡沫滅火器不能用于撲滅電梯火災(zāi)。

101、拆除舊電梯時(shí)的要求:嚴(yán)禁先拆限速器。

102、電梯處于司機(jī)狀態(tài)時(shí),最遠(yuǎn)反方向載車信號(hào)無效。

103、一個(gè)合格的電梯安裝維修工應(yīng)具備哪方面的知識(shí):一個(gè)合格的電梯安裝維修工應(yīng)具備電、機(jī)械、電子技術(shù)、操作和起重等方面的知識(shí)。

104、對(duì)重的作用有:改善曳引性能、減小曳引機(jī)功率和防止電梯超速。

105、電梯安裝工程必須配備哪些工種:電梯安裝工程必須配備電梯工、起重工、車工、鉗工、電焊工。

第14篇 物管培訓(xùn):停車場(chǎng)的物業(yè)管理

隨著商品經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,車輛的密集行使已成為當(dāng)今世界的一大景觀,停車管理隨之 被日益提到重要日程。昔日街頭巷尾、路邊草地都可以成為車輛的落腳點(diǎn),而今,人們對(duì)生活環(huán)境和樓宇系統(tǒng)的科學(xué)化、規(guī)范化要求越來越高,隨便停車再也不被允許;同時(shí),激烈的 市場(chǎng)競(jìng)爭也使各房地產(chǎn)商不斷完善自己項(xiàng)目的系統(tǒng)配套。所以,管理高效、安全合理、快捷方便的停車場(chǎng)便應(yīng)運(yùn)而生。

一、停車場(chǎng)管理概述

(一)停車場(chǎng)的概念

停車場(chǎng)是指由專人管理,供車輛停放,實(shí)行有償服務(wù)的場(chǎng)所。由于它是由英語“park” 引譯而來的,所以,許多停車場(chǎng)都以“p”作牌示標(biāo)志。

從停車場(chǎng)的設(shè)立形式和經(jīng)營運(yùn)作特點(diǎn)看,停車場(chǎng)主要分為專用停車場(chǎng)和附設(shè)停車場(chǎng)?，F(xiàn) 今的專用停車場(chǎng)多是對(duì)公眾開放的大型、多層的綜合性停車場(chǎng);附設(shè)停車場(chǎng)分為附設(shè)在綜合大廈底層、地面和附設(shè)在大型住宅小區(qū)內(nèi)的停車場(chǎng)兩種,主要是為大廈或小區(qū)內(nèi)業(yè)戶提供停 車方便。

(二)停車場(chǎng)管理的重要性

車輛是人們生活工作必需的交通工具,隨著生活水平的提高,車輛擁有量逐年增加。車 輛停放不當(dāng),會(huì)大大影響交通秩序、物業(yè)環(huán)境、人身財(cái)產(chǎn)安全,因此,停車場(chǎng)的管理極為重要,具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.有利于維護(hù)交通秩序,保障人身、財(cái)產(chǎn)安全

搞好停車場(chǎng)的管理,可以避免車輛的亂停亂放,保證良好的交通秩序和停車安全,保證 消防通道的通暢、行人的安全,有效防止車輛被偷、被盜、被毀造成的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失。

2.是物業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)

物業(yè)管理是通過現(xiàn)代化的經(jīng)營管理手段為業(yè)主創(chuàng)造一個(gè)便捷、安全、安寧、整潔的居住 或工作環(huán)境。良好的停車場(chǎng)管理可以促進(jìn)整個(gè)物業(yè)的經(jīng)營管理,提高物業(yè)管理的綜合效益。

3.方便業(yè)主、顧客

好的車場(chǎng)管理不僅為業(yè)主、顧客帶來停車便利,同時(shí)能為其提供停車安全、清洗等多方 面服務(wù),解除他們的后顧之憂。

4.是市場(chǎng)競(jìng)爭的重要手段

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,服務(wù)業(yè)的競(jìng)爭已發(fā)展到了一些輔助性設(shè)施的競(jìng)爭。從車輛存放方 便、安全出發(fā)來吸引顧客,增加客流量,提高收入,已成為市場(chǎng)競(jìng)爭的有效手段。

(三)停車場(chǎng)管理存在的問題

房地產(chǎn)的發(fā)展帶動(dòng)了停車場(chǎng)的發(fā)展,并有蒸蒸日上之勢(shì)。但是,由于過去對(duì)停車場(chǎng)管理 沒有足夠的認(rèn)識(shí),對(duì)停車收費(fèi)沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),有關(guān)法律法規(guī)不健全,導(dǎo)致很多問題的產(chǎn)生,主要有:

(1)停車收費(fèi)不規(guī)范,停車場(chǎng)管理秩序混亂。

(2)消費(fèi)者對(duì)停車場(chǎng)缺乏了解,對(duì)自己應(yīng)享有什么權(quán)利知之甚少。多數(shù)消費(fèi)者認(rèn)為停車費(fèi)只是場(chǎng)地占用費(fèi),而未意識(shí)到自己還可享受其他權(quán)利。

(3)一些停車場(chǎng)管理環(huán)境差,特別是年久的地下停車場(chǎng),廢氣排放不通暢、噪聲大,影響使用者的身體健康。

(4)許多大廈、住宅小區(qū),由于前期規(guī)劃不完善,造成停車場(chǎng)位嚴(yán)重不足,影響物業(yè)的正常使用。

(5)管理不善,造成停車時(shí)碰車、撞車,車輛被盜現(xiàn)象嚴(yán)重,產(chǎn)生糾紛多,解決困難。

二、停車場(chǎng)管理的內(nèi)容和要求

停車場(chǎng)本身是一個(gè)完整的系統(tǒng),只有各方面、各個(gè)環(huán)節(jié)都管好了,才能保證整個(gè)系統(tǒng)的 良好運(yùn)行,否則,任一環(huán)節(jié)的疏漏都影響整個(gè)系統(tǒng)的經(jīng)營運(yùn)作,造成損失。停車場(chǎng)管理的內(nèi)容主要有以下幾點(diǎn):

(一)安全管理

由于停車場(chǎng)停放車輛的流動(dòng)性強(qiáng),加之車輛價(jià)值昂貴,容易形成安全隱患,所以,做好 安全防范工作十分重要。安全管理主要應(yīng)抓好以下幾個(gè)方面:

1.建立高素質(zhì)的保安隊(duì)伍

高素質(zhì)的保安人員是搞好車場(chǎng)安全保衛(wèi)工作的根本。為此,在招聘車場(chǎng)保安人員時(shí),要 身體素質(zhì)、文化素質(zhì)、思想素質(zhì)兼顧,并注意做好崗前崗后保安知識(shí)的培訓(xùn),注重職業(yè)道德、法規(guī)制度教育,嚴(yán)格業(yè)務(wù)技能的訓(xùn)練,搞好演習(xí)和管理,以真正建立起一支愛崗敬業(yè)、紀(jì) 律嚴(yán)明、行為文明規(guī)范的高素質(zhì)的保安隊(duì)伍。

2.健全各種安全保衛(wèi)制度

為了使停車場(chǎng)的安全嚴(yán)密不漏,必須建立健全各種安全管理制度。健全的保安制度是安 全的保證。為此,停車場(chǎng)應(yīng)建立《停車場(chǎng)管理規(guī)定》、《巡邏保安員崗位職責(zé)》、《保安員應(yīng)付緊急事件行動(dòng)方案》等制度。

3.健全技術(shù)防范設(shè)施

技術(shù)防范設(shè)施是治案管理中的硬件,適當(dāng)配備先進(jìn)的技術(shù)防范器具設(shè)施是提高安全管理 水平、管理效率,切實(shí)保障停車場(chǎng)安全必不可少的條件。綜合現(xiàn)有停車場(chǎng)管理技術(shù)防范設(shè)施配備情況,主要有以下一些設(shè)施設(shè)備:具有存儲(chǔ)、記錄、查詢和自動(dòng)檢索功能的計(jì)算機(jī)安全 管理系統(tǒng),重要部位場(chǎng)所的閉路電視監(jiān)控系統(tǒng),可視對(duì)講系統(tǒng),通信聯(lián)絡(luò)系統(tǒng),機(jī)械防盜系統(tǒng),公共照明系統(tǒng)和總值班工作系統(tǒng)等。

(二)設(shè)施設(shè)備管理

由于停車場(chǎng)的使用面積、規(guī)模大小、檔次不同,管理的方式和配備的設(shè)施設(shè)備也不一樣 。以下介紹兩種典型的管理方式及其有關(guān)設(shè)施配備。

1.簡單式管理

該種管理方式車輛進(jìn)出由人員具體操作。一般由人工登記車輛牌號(hào)、進(jìn)出時(shí)間、收取費(fèi) 用。常須設(shè)三名工作人員,一人登記收費(fèi),其他兩人指揮車輛出入和停放。設(shè)施設(shè)備相對(duì)簡單,一般只簡單配備電控閘桿、電動(dòng)打卡鐘、照明燈具、指示標(biāo)牌等。

2.智能化管理

智能化停車管理是當(dāng)今停車管理的主流,主要是通過停車場(chǎng)智能管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。停車 場(chǎng)智能管理系統(tǒng)將計(jì)算機(jī)、自動(dòng)控制、磁卡技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來,通過電腦管理,實(shí)現(xiàn)脫機(jī)運(yùn)行、自動(dòng)存儲(chǔ)車輛進(jìn)出記錄、自動(dòng)核時(shí)、扣費(fèi)、自動(dòng)維護(hù)、語言報(bào)價(jià)、顯示車牌號(hào)碼和車牌 確認(rèn)、車位檢查、圖形攝像等功能要求,可以有效解決以往停車場(chǎng)管理中費(fèi)用流失、亂收費(fèi)、車被盜、泊車率低、管理成本高、服務(wù)效率低等各種弊端,具有科學(xué)管理、安全可靠、便 捷公正的優(yōu)點(diǎn)。

智能停車管理系統(tǒng)組成及功能:

(1)各類卡片:主要有磁卡、條碼卡、接觸式ic卡以及同等感應(yīng)讀卡方式的ic卡leg ic卡及帶有微處理器(cpu)的智能卡等類型,現(xiàn)在最流行的是感覺式ic卡。

(2)出入口控制機(jī)。是智能卡與系統(tǒng)溝通的橋梁。進(jìn)出車輛通過智能卡與出入口控制機(jī)進(jìn)行信息交流,從而啟動(dòng)其他設(shè)備作出進(jìn)出的相應(yīng)動(dòng)作。

(3)自動(dòng)擋車閘。阻止或保證車輛的開出或進(jìn)入。自動(dòng)擋車閘一般都能抵御人為抬桿,具有砸車保護(hù)、發(fā)熱保護(hù)、時(shí)間保護(hù)等功能。

(4)數(shù)字式車輛地面檢測(cè)器。這是收費(fèi)系統(tǒng)感知車輛進(jìn)出停車場(chǎng)的“眼睛”,通過它電腦可以獲得可靠信息,從而保證系統(tǒng)安全準(zhǔn)確運(yùn)行。

(5)中文電子顯示屏。一般裝在讀卡機(jī)上以漢字形式顯示停車時(shí)間、收費(fèi)金額、卡上金額、卡的有效期等,若系統(tǒng)判斷不予入場(chǎng)或出場(chǎng),則顯示相關(guān)原因信息,直觀明了。

(6)對(duì)講系統(tǒng)。每部讀卡機(jī)都裝有對(duì)講系統(tǒng),以方便工作人員指示、指導(dǎo)用戶使用車場(chǎng),同時(shí)也能方便用戶詢問有關(guān)情況。

(7)語音報(bào)價(jià)功能。語音報(bào)價(jià)器裝配在讀卡機(jī)上,與電子顯示屏配套,以聲音的形式提示,指導(dǎo)用戶科學(xué)地使用智能停車場(chǎng)系統(tǒng)。

(8)自動(dòng)出卡功能。用于臨時(shí)泊車者取卡進(jìn)場(chǎng),泊車者駕車至讀卡機(jī)前,數(shù)字式車輛檢測(cè)器自動(dòng)檢測(cè),架車者按鍵取卡便可進(jìn)入停車場(chǎng)(卡上已記錄入場(chǎng)信息),離場(chǎng)時(shí)將此卡交值 班亭讀卡,電腦會(huì)自動(dòng)核時(shí)、收款、收卡。

(9)錄入臨時(shí)車牌號(hào),出場(chǎng)核對(duì)放行功能。當(dāng)臨時(shí)車輛入場(chǎng)時(shí),管理員可根據(jù)需要,輸入車牌號(hào)和車輛類型,電腦可進(jìn)行自動(dòng)記錄,并將數(shù)據(jù)寫入ic芯片內(nèi)儲(chǔ)存,當(dāng)車輛出場(chǎng)讀 卡時(shí),電腦會(huì)自動(dòng)顯示出原車的卡號(hào)和車牌號(hào)碼,從而便于進(jìn)行出場(chǎng)核對(duì),并根據(jù)車輛類型和時(shí)間,計(jì)算出合理費(fèi)用。

停車場(chǎng)還可以根據(jù)自身的條件,選購設(shè)備其他配套系統(tǒng)。

(1)車位檢測(cè)系統(tǒng)。每一個(gè)車位有一套檢測(cè)器,通過處理器連入系統(tǒng),電子顯示屏?xí)?dāng)前最佳停車位置顯示給泊車者,省卻駕車者在車場(chǎng)找停車單位的苦惱。同時(shí),主控電腦和 每一個(gè)入口電腦可以隨時(shí)查尋車場(chǎng)中的車位情況,并以直觀圖形反映在電腦顯示器上。若車場(chǎng)內(nèi)已無空車位,每個(gè)入口讀卡就不會(huì)受理入場(chǎng),并顯示“車場(chǎng)滿位”的字樣。

(2)防盜電子栓。對(duì)固定車主的泊車位,加設(shè)一套高碼位遙控器并行工作,則檢測(cè)器同時(shí)具有守車功效,車主泊車上碼、取車解碼,防盜電子栓如同一條無形的鐵鏈將車拴住。若 不解碼就取車,報(bào)警系統(tǒng)會(huì)即時(shí)報(bào)警,有效地防止車輛被盜。

(3)路障機(jī)?？膳c道閘同步使用,有效防止沖閘及盜車、不繳費(fèi)沖卡等現(xiàn)象。

(4)圖形攝像對(duì)比系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要設(shè)備有攝像機(jī)、閃光燈、抓拍控制系統(tǒng)、圖像處理機(jī)。將該系統(tǒng)配備安裝于進(jìn)出道口,車輛進(jìn)場(chǎng)讀卡,控制系統(tǒng)工作,攝下有車牌號(hào)的圖像, 經(jīng)計(jì)算機(jī)處理,提取號(hào)碼與車主所持卡的信息一并存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。出場(chǎng)讀卡時(shí),攝像系統(tǒng)再次工作,拍攝出場(chǎng)車輛號(hào)碼并與進(jìn)場(chǎng)時(shí)信息核對(duì),若無誤則放行,否則不予出場(chǎng)。該攝像 機(jī)也可以配置人工監(jiān)視器,監(jiān)視車輛通行。

3.智能停車系統(tǒng)的類型

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bsp;(1)單車道進(jìn)出系統(tǒng)。該系統(tǒng)中,進(jìn)出讀卡機(jī)分別處理車輛的進(jìn)出信息,各自控制同一道閘起落。適用于單一車道、少量車輛出入的場(chǎng)所。

(2)分道行使雙車道系統(tǒng)。該系統(tǒng)進(jìn)出車輛分流,讀卡機(jī)分別控制各自的道閘。

(3)分散多車道、中央多車道、中央管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)適用于有多個(gè)進(jìn)口通道和出口通道的大型停車場(chǎng)所。各通道可獨(dú)立工作,相互間通過網(wǎng)絡(luò)傳送信息到中央管理系統(tǒng),可實(shí)時(shí) 通信,也可暫停網(wǎng)絡(luò)通信,讓終端獨(dú)立工作,定時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)采集各終端信息匯總。

(4)無人管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)謝絕臨保車輛入場(chǎng),對(duì)月保車輛,該系統(tǒng)能做到識(shí)別、核時(shí)、扣款、放行全自動(dòng)化。

4.智能化停車管理設(shè)施系統(tǒng)的運(yùn)行管理要求

(1)要建立合理的運(yùn)行制度、運(yùn)行操作規(guī)定及安全操作規(guī)程,文明運(yùn)行,規(guī)范服務(wù)。

(2)操作和維修人員必須具備較高的專業(yè)知識(shí)技能水平。

(三)健全車輛停放管理制度

搞好停車場(chǎng)的管理,除了有良好的硬件條件(場(chǎng)地、設(shè)備),還應(yīng)健全停車管理制度。雙管齊下才能保證車輛停放安全、管理有序,避免不必要的車輛管理、賠償糾紛。常見的車輛 停放管理制度如下:

1.車場(chǎng)保安員崗位責(zé)任制

(1)帶車崗保安員職責(zé):①禮貌待人、熱情服務(wù),保持良好的服務(wù)形象;②認(rèn)真執(zhí)行停車場(chǎng)管理規(guī)定,維護(hù)車輛良好的停放及行車秩序;③指揮車輛的進(jìn)出,引導(dǎo)其停放在指定位 置上;④認(rèn)真檢查車型、車牌號(hào),避免出現(xiàn)差錯(cuò);⑤掌握月租、時(shí)租等不同車主的車型、車牌號(hào)和車主基本情況,提高服務(wù)水平;⑥認(rèn)真檢查停放車輛,發(fā)現(xiàn)漏水、漏油等現(xiàn)象,盡快 設(shè)法通知車主,并提供相應(yīng)的服務(wù);⑦對(duì)車輛違章及時(shí)制止,并加以糾正;⑧提高警惕,發(fā)現(xiàn)可疑人員立即上報(bào),并密切注意事態(tài)發(fā)展。

2.收費(fèi)崗保安的崗位職責(zé)(主要針對(duì)未實(shí)行智能化管理停車場(chǎng)的相關(guān)崗位)。①認(rèn)真執(zhí)行車輛停放收費(fèi)管理制度,堅(jiān)持原則,不徇私舞弊。②禮貌待人、熱情服務(wù),做到錢票相符、 日清月結(jié)。③認(rèn)真做好財(cái)物的保管工作,防止財(cái)物被盜。④認(rèn)真做好交接班工作。⑤協(xié)助帶車保安員維護(hù)車場(chǎng)秩序,保證車輛安全。

2.車輛管理規(guī)定

(1)進(jìn)入停車場(chǎng)的車輛必須服從停車場(chǎng)的統(tǒng)一規(guī)定。

(2)車輛必須按停車場(chǎng)的導(dǎo)向標(biāo)志和保安員的指引方位行使。不得逆行,不得在人行道、綠化帶上行使,不得高速行使,不得鳴喇叭,進(jìn)入停車場(chǎng)時(shí)限速5公里/小時(shí)以下。

(3)月租車停泊固定車位,時(shí)租車不得停泊在月租車位,所有車輛的停放不得超出車位劃線范圍,以免阻塞交通,影響隔鄰車位的停放或造成兩車碰撞。

(4)用戶長期停放在停車場(chǎng)的車輛,必須在停車場(chǎng)辦理定位手續(xù),領(lǐng)取停車牌,停在指定位置,并憑牌出入,按月交納停車費(fèi)。

(5)車主須為車輛購買“車輛綜合保險(xiǎn)”,便于車輛丟失時(shí)向保險(xiǎn)公司索賠,未買“車輛綜合保險(xiǎn)”的,車場(chǎng)不予停放保管。

(6)車主將車停放后,應(yīng)關(guān)閉車輛門窗,鎖好車門,勿將貴重物品放在車內(nèi)。

(7)嚴(yán)禁在停車場(chǎng)內(nèi)吸煙,嚴(yán)禁裝載易燃、易爆等物品進(jìn)場(chǎng)。

(8)保持停車場(chǎng)清潔衛(wèi)生,不得在停車場(chǎng)洗車和修車,不得將車內(nèi)的垃圾廢物棄置在停車場(chǎng)內(nèi)。

3.車輛被損的處理規(guī)定

(1)當(dāng)發(fā)現(xiàn)車輛被碰撞、磨擦造成損壞時(shí),車管員應(yīng)記下肇事車輛號(hào)碼,暫不放其駛出車場(chǎng),并聯(lián)系值班主管及受損車主與肇事車主共同協(xié)商解決。

(2)如果車輛被損壞而未被當(dāng)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)時(shí),車管員發(fā)現(xiàn)后也要立即通知車主,并報(bào)告主管及負(fù)責(zé)人,共商處理辦法。

4.車輛被盜的處理規(guī)定

(1)車輛在停車場(chǎng)被盜后,由上級(jí)主管確認(rèn)后,立即通知車主,協(xié)同車主向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案。

(2)事故發(fā)生后,投保人(車主、停車場(chǎng))雙方應(yīng)立即通知保險(xiǎn)公司,保管單位要協(xié)助車主向保險(xiǎn)公司索賠。

(3)車管員、停車場(chǎng)、車主應(yīng)配合公安機(jī)關(guān)和保險(xiǎn)公司做好調(diào)查處理工作。

5.停車場(chǎng)收費(fèi)管理

車輛管理收費(fèi)要根據(jù)各地物價(jià)部門核定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般來說,停車場(chǎng)收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)與當(dāng) 地經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、車場(chǎng)檔次、所處城市區(qū)位密切相關(guān)。制定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)規(guī)定、自身情況和周圍停車場(chǎng)的收費(fèi)情況來確定,并須報(bào)物價(jià)部門審核備案。在具體實(shí)施時(shí) ,應(yīng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,分清臨時(shí)車,固定車,日保、月保、年保車,杜絕亂收費(fèi)和徇私舞弊的行為。

(五)清潔衛(wèi)生管理

停車場(chǎng)由于車輛集中、車流量大、空余面積小,易臟易亂。因此,停車場(chǎng)的清潔衛(wèi)生管 理不容忽視。要設(shè)專職人員,配備相應(yīng)的衛(wèi)生清潔器具與用品,訂立專職制度、標(biāo)準(zhǔn)、工作程序,嚴(yán)格規(guī)定裝、堆、放、清垃圾的要求。除了有定時(shí)的清掃清洗之外,還要有巡邏保潔 ,并做好檢查監(jiān)督工作。

(六)消防管理

停車場(chǎng)的消防管理要貫徹“預(yù)防為主,防消結(jié)合”的方針,立足自防自救,實(shí)行嚴(yán)格管 理和科學(xué)管理。應(yīng)著重抓好以下工作:

(1)健全消防組織,明確消防責(zé)任。

(2)制定消防制度,加強(qiáng)消防意識(shí)教育。

(3)完善消防設(shè)施,并定期檢查,保證百分之百的完好率。

(4)制訂滅火應(yīng)急方案,組織消防演習(xí)。

三、停車場(chǎng)的租賃

租賃是業(yè)主以租借的方式將商品在某段時(shí)間內(nèi)的使用權(quán)讓渡給承租方,按期收取租金的 一種商品交易形式。其交易過程簡單靈活,適用于各種不同的環(huán)境和條件。停車場(chǎng)本身所具備的價(jià)值量大、使用期限長,以及不可移動(dòng)性等特點(diǎn),注定租賃形式在停車場(chǎng)經(jīng)營中廣泛應(yīng) 用。租賃是停車場(chǎng)管理的主要業(yè)務(wù)之一,它既是現(xiàn)實(shí)生活中的必然要求,也是停車場(chǎng)的重要收入來源。因而,租賃便成為停車場(chǎng)重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

停車場(chǎng)的租賃分為整個(gè)車場(chǎng)租賃和車位租賃,本節(jié)討論的主要是停車位的租賃。停車位 的租賃又分為臨時(shí)出租和月租,臨時(shí)出租就是停車場(chǎng)按收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合停放時(shí)間收費(fèi)。下面我們著重介紹一下月租的情況。

(一)停車場(chǎng)租賃的特點(diǎn)

(1)停車場(chǎng)租賃只是轉(zhuǎn)移停車位的暫時(shí)使用權(quán),而不是所有權(quán)。承租人擁有的是停車位的占有權(quán)和使用權(quán),而停車位的處置權(quán)、收益權(quán)仍屬于停車場(chǎng)所有。承租人只能按照租賃合 同中的規(guī)定合理使用停車位,并在租賃期滿后,將停車位歸還出租人。

(2)停車場(chǎng)租賃的流通過程與消費(fèi)過程是同步進(jìn)行的,即一邊交換,一邊使用。

(3)停車場(chǎng)的租賃是在停車場(chǎng)達(dá)到使用年限前,經(jīng)過多次交換轉(zhuǎn)移使用價(jià)值,分期逐步收回停車場(chǎng)的投資和利潤。

(二)停車場(chǎng)租賃的法律問題

1.必須有出租權(quán)

只有出租人對(duì)停車場(chǎng)享有出租權(quán),才能與人簽訂租賃合同。因停車場(chǎng)與整個(gè)物業(yè)是一體 的(單獨(dú)的停車樓除外),因此,其也適用《城市房屋租賃管理辦法》。根據(jù)《城市房屋租賃 管理辦法》規(guī)定,以下情況的停車場(chǎng)不允許辦理長時(shí)限的租賃:

(1)未取得物業(yè)/停車場(chǎng)所有權(quán)證的。

(2)司法機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)依法裁定,決定查封或者以其他方式限制停車場(chǎng)權(quán)利的。

(3)權(quán)屬有爭議的。

(4)屬違法建筑的。

(5)不符合安全標(biāo)準(zhǔn)的。

(6)已抵押未經(jīng)抵押權(quán)同意的。

(7)不符合公安、環(huán)保、衛(wèi)生等主管部門有關(guān)規(guī)定的。

(8)與人共有,未取得共有人同意的。

(9)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定禁止出租的其他情況。

停車場(chǎng)應(yīng)本著服務(wù)于人的原則經(jīng)營管理,應(yīng)作長期規(guī)劃,勿因只顧眼前利益而給自己帶 來損失,甚至引起法律糾紛,給整個(gè)物業(yè)帶來不利影響。

2.制定完備的書面租賃合同

停車場(chǎng)租賃合同屬于正式合同,合同的形式必須是書面的。停車場(chǎng)租賃合同是指當(dāng)事人 之間約定的一方將停車場(chǎng)轉(zhuǎn)移給另一方使用,另一方支付租金的書面意思表達(dá)。停車場(chǎng)租賃合同應(yīng)包括以下條款:

(1)當(dāng)事人姓名或名稱住所。在租賃合同中應(yīng)寫明出租人和承租人的姓名或名稱地址。如果出租人或承租人是自然人,則寫姓名;如果是單位,則寫單位的全稱、聯(lián)系電話等。

(2)停車場(chǎng)的位置、面積。座落位置最好標(biāo)明號(hào)碼,同時(shí)也有必要標(biāo)明使用面積。

(3)租賃用途。明確只用于停放車輛,并明確停放車輛的型號(hào)(大型、中型、小型)。

(4)租賃期限。合同中應(yīng)明確具體的承租期限,并約定具體的交停車位的時(shí)間,租賃期過后,出租人便有權(quán)收回停車位。

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sp;(5)租金。這是合同的重要條款。合同中應(yīng)明確租金的計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、付款方式(用現(xiàn)金或支票等方式)、支付時(shí)間、支付地點(diǎn)及每次支付的具體金額。

(6)有關(guān)轉(zhuǎn)租的約定。轉(zhuǎn)租是指承租人將所租車位再出租給別人。一般情況下,是不允許轉(zhuǎn)租的,但經(jīng)出租人同意的例外。因此,雙方應(yīng)就是否可以轉(zhuǎn)租進(jìn)行約定。

(7)變更和解除合同的條件。隨著時(shí)間和條件的變化,原租賃合同中的部分條款可能需要變更,或者需要解除原租賃合同。因此,租賃合同應(yīng)明確規(guī)定在什么情況下可以解除合同 ,什么情況下可以變更合同。

(8)違約責(zé)任。即約定當(dāng)事人如果違反合同的約定或不履行合同中規(guī)定的義務(wù),應(yīng)承擔(dān)什么樣的責(zé)任。這是一個(gè)懲罰條款,目的是督促雙方當(dāng)事人都如約履行合同。

(9)當(dāng)事人認(rèn)為需要約定的其他條款。如糾紛的解決方式、合同的生效時(shí)間等。

訂立合同時(shí),不僅各條款要完備,在措辭上也要盡量完善,考慮周全,防止引起誤解, 發(fā)生糾紛。

(三)停車場(chǎng)租用辦理程序及停車卡的使用規(guī)則

停車場(chǎng)為用戶辦理停車位租賃時(shí),首先應(yīng)驗(yàn)證承租人的證件或證明,然后與其簽訂車位 租用協(xié)議。在收取車位租金及管理費(fèi)后,發(fā)停車卡及電子出入卡,并收取電子出入卡按金。

停車場(chǎng)應(yīng)制定停車卡的使用規(guī)則,并詳細(xì)地介紹給用戶。一般停車卡的使用規(guī)則如下:

(1)車輛出入停車場(chǎng)時(shí),要將停車卡放在車輛擋風(fēng)玻璃左側(cè),電子出入卡隨身攜帶,以便檢查和車輛出入。

(2)用戶如更換車輛,須到停車場(chǎng)辦理停車卡、電子出入卡更換手續(xù)。

(3)若用戶遺失停車卡和電子出入卡,應(yīng)及時(shí)告知停車場(chǎng),并提供有效證明,然后辦理舊卡停止使用和新卡補(bǔ)辦手續(xù)。

(4)用戶停車卡、電子出入卡禁止外借給其他車輛使用。

(5)為保證車輛的停放安全,減少被盜的機(jī)會(huì),停車卡應(yīng)隨身攜帶。

(四)停車場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)展開的方法

由于停車場(chǎng)租賃是一項(xiàng)長期的經(jīng)營活動(dòng),且辦理停車場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)的規(guī)模較大,設(shè)施設(shè)備 、管理等方面相對(duì)先進(jìn),因此,它需要充足的客源支持。目前,停車場(chǎng)開展租賃業(yè)務(wù)主要有以下幾種方法:

(1)實(shí)行一條龍服務(wù)。這種方法是指運(yùn)用社會(huì)上的配套資源提供服務(wù),除辦理停車業(yè)務(wù)外,還為用戶代辦各種交通手續(xù)、證件,代辦年審、檢測(cè)等。

(2)與附近的大公司、出租車公司、停車位不足的住宅小區(qū)、大廈聯(lián)系,進(jìn)行推銷。

第15篇 鄰里小區(qū)前期介入物業(yè)管理

左鄰右里小區(qū)前期介入物業(yè)管理

物業(yè)管理是以經(jīng)濟(jì)為手段,從事對(duì)物業(yè)的使用、保養(yǎng)、維修、經(jīng)營工作和提供服務(wù),是使物業(yè)發(fā)揮最佳效應(yīng)的一種管理形式,它同物業(yè)的形成過程即投資決策、規(guī)劃設(shè)計(jì)、工程建設(shè)及房屋營銷等階段均有著密不可分的聯(lián)系。因此,在管理中將建立追求全過程最佳效益的現(xiàn)代化管理模式,在物業(yè)的開發(fā)階段就充分考慮建成以后的使用和管理的需求,考慮到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展后居住水平提高的需要,從項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)階段就開始關(guān)注物業(yè)的全過程效益,其首要環(huán)節(jié)即是前期的介入。

一、前期介入的主要內(nèi)容

(一)對(duì)物業(yè)的整體規(guī)劃提出合理建議,對(duì)所管物業(yè)進(jìn)行全面了解

根據(jù)人性化、人體工程學(xué)、大量的人文習(xí)慣以及微觀使用效率等,針對(duì)物業(yè)設(shè)計(jì)注意和提高其在工程、功能、環(huán)境、管理四個(gè)方面的質(zhì)量,使物業(yè)使用更為合理、有效、經(jīng)濟(jì),以便充分發(fā)揮物業(yè)價(jià)值。如在規(guī)劃設(shè)計(jì)一項(xiàng)上,針對(duì)配套設(shè)施的合理設(shè)置、水電供應(yīng)容量、安全保衛(wèi)系統(tǒng)、垃圾處理的方式、消防設(shè)備的處理、建筑材料的使用狀況等多方面提供專業(yè)的參考意見,提請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)單位注意,從而將一些隱患避免在初始階段。我們將對(duì)諸如土建結(jié)構(gòu)、管線定向、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝等物業(yè)的情況進(jìn)行了解,達(dá)到了如指掌,對(duì)今后不便于養(yǎng)護(hù)和維修之處提出改進(jìn)意見,并做好日后養(yǎng)護(hù)維修的重點(diǎn)記錄,更好地為業(yè)主服務(wù)。

(二)察看工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)

1.審視工程土建構(gòu)造、管線走向、出入線路、保安系統(tǒng)、內(nèi)外裝飾、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝的合理性。重點(diǎn)察看消防安全設(shè)備、自動(dòng)化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)備、給排水設(shè)備、空調(diào)設(shè)備及電力設(shè)備、交通運(yùn)輸及電梯設(shè)備、服務(wù)設(shè)備等。

2.對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)提出符合物業(yè)管理需要的建議方案,磋商解決辦法。

3.在施工現(xiàn)場(chǎng)做好日后養(yǎng)護(hù)、維修的要點(diǎn)記錄,圖紙更改要點(diǎn)記錄。

4.參與工程驗(yàn)收,進(jìn)行器材檢查、外觀檢查、性能檢查、功能測(cè)試、銘牌檢查,并按整改計(jì)劃督促整改。

(三)建立與業(yè)主或使用人的聯(lián)絡(luò)關(guān)系

1.聽取業(yè)主或使用人對(duì)物業(yè)管理的要求、希望。

2.了解業(yè)主或使用人對(duì)物業(yè)使用的有關(guān)安排、打算。

3.參與售房部門同業(yè)主或使用人簽約。

(四)為后期管理做好準(zhǔn)備

物業(yè)管理是一項(xiàng)綜合管理工程,通過物業(yè)管理把分散的社會(huì)分工集合為一體,并理順關(guān)系,建立通暢的服務(wù)渠道,以充分發(fā)揮物業(yè)管理的綜合作用。此外,在對(duì)物業(yè)實(shí)體實(shí)施管理之前,還應(yīng)設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式,制定相應(yīng)的規(guī)章制度,并協(xié)同開發(fā)商草擬有關(guān)文件制度,籌備成立業(yè)主管理委員會(huì),印制各種證件,以及進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、培訓(xùn)等工作。物業(yè)管理前期介入就可以在此階段把上述工作安排就緒,以使物業(yè)一旦正式交付驗(yàn)收,便能有序地對(duì)物業(yè)實(shí)體進(jìn)行管理。

二、人員安排

按進(jìn)度陸續(xù)入現(xiàn)場(chǎng),參與前期的物業(yè)規(guī)劃,具體內(nèi)容如下:參與有關(guān)設(shè)備的安裝、調(diào)試、監(jiān)理工作,掌握小區(qū)設(shè)備設(shè)施的合理布局等基本情況,提出建議;參與房屋的竣工驗(yàn)收和房屋設(shè)施的預(yù)驗(yàn)工作;配合房產(chǎn)公司做好綜合驗(yàn)收相關(guān)工作;投入入住前的各項(xiàng)工作。

1、小區(qū)綜合驗(yàn)收通過后,交付前7天,部分治安人員、維修人員經(jīng)上崗培訓(xùn)合格后,先期到位,負(fù)責(zé)對(duì)將接收的物業(yè)的守衛(wèi)工作和情況熟悉。

2、小區(qū)綜合驗(yàn)收前,按照小區(qū)條例規(guī)定,做好物業(yè)的接管驗(yàn)收工作,包括用房、資金、資料、房屋設(shè)備設(shè)施等內(nèi)容。

3、業(yè)主入住前7天,管理處掛牌辦公,交付前5天所有員工經(jīng)培訓(xùn)合格后上崗,共同迎接業(yè)主入住。

三、前期管理及監(jiān)督

管理處成立后,管理處主任編寫入住工作方案,配備管理處工作人員,制定開辦采購計(jì)劃;

治安方面:熟悉小區(qū)地形地物及各種安防設(shè)施,明確人員排班及各崗位工作職責(zé);

車輛管理:設(shè)計(jì)安裝小區(qū)道路標(biāo)志,建立完善車輛管理制度;

垃圾清運(yùn):確定臨時(shí)裝修垃圾堆放處。

四、配合工作

與供電、供水、電信等公司和有線電視、郵局等單位搞好聯(lián)系工作,保證業(yè)主入住后水、電、通信等正常使用。

第16篇 物管培訓(xùn):物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理

物業(yè)管理公司在經(jīng)營管理過程中不可避免地要與業(yè)主、租戶、潛在租戶和社區(qū)街道、財(cái)政稅務(wù)等部門以及社會(huì)其他各個(gè)方面、各階層發(fā)生關(guān)系,其中如何協(xié)調(diào)租戶與業(yè)主的關(guān)系,物業(yè)管理公司本身與物業(yè)使用者之間的關(guān)系是最為關(guān)鍵和重要的。這里主要介紹物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型、主客體和核心要素,以及職能要求與原則、具體的管理步驟和方法,還對(duì)物業(yè)管理公司公共關(guān)系的各種傳播與溝通的方式和渠道進(jìn)行了較為詳細(xì)的描述。

一、物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理概述

(一)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理含義

1.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的概念

物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理就是指一個(gè)物業(yè)管理公司為求得自身的發(fā)展,創(chuàng)造良好的外部和內(nèi)部政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)環(huán)境,以求得公眾的理解和支持所采取的一系列合理的政策和行動(dòng)。如何溝通好物業(yè)管理公司與社會(huì)各方面的親善關(guān)系渠道,尋找出對(duì)特定社會(huì)關(guān)系(如業(yè)主和業(yè)主管理委員會(huì)等)開展公共關(guān)系活動(dòng)的規(guī)律性,從而指導(dǎo)物業(yè)管理公司的實(shí)踐,是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主要研究內(nèi)容。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理是一種協(xié)調(diào)關(guān)系活動(dòng),其工作人員就是要找到本公司與之相聯(lián)系的社會(huì)其他組織相關(guān)的東西,然后以科學(xué)、合理、有效的方式加以處理與調(diào)整。由于多種關(guān)系的復(fù)雜多變,以及工作人員受自己水平和能力的局限,物業(yè)管理公司的公共關(guān)系最后會(huì)出現(xiàn)三種可能:一是對(duì)物業(yè)管理公司發(fā)展很不利,即關(guān)系惡化,如業(yè)主委員會(huì)解除與物業(yè)管理公司的合同;二是工作人員努力無效,關(guān)系照舊,業(yè)務(wù)沒有更進(jìn)一步的發(fā)展;三是關(guān)系趨于改善,使物業(yè)管理公司形象更加完善,業(yè)務(wù)由此而得到很大的發(fā)展。所以說,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的實(shí)質(zhì)就是要爭取社會(huì)支持、信任和理解,它是一項(xiàng)長期復(fù)雜的活動(dòng)。

2.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的構(gòu)成要素

(1)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主體。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的主體是其組織者即物業(yè)管理公司。它有幾個(gè)特征:首先它有明確的運(yùn)營目標(biāo);其次它有嚴(yán)格的分工合作體系,這種分工合作體系是通過一定的權(quán)利劃分和責(zé)任制度來加以保證的;最后它是一個(gè)開放的系統(tǒng),不斷地與外界進(jìn)行技術(shù)、管理結(jié)構(gòu)和社會(huì)等方面的變換,使自己適應(yīng)環(huán)境的要求。

(2)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體是物業(yè)管理公司面對(duì)的公眾,即指對(duì)物業(yè)管理公司有實(shí)際或潛在的利益關(guān)系或影響力的個(gè)人、群體或企業(yè)組織等。與物業(yè)管理公司的生存與發(fā)展有關(guān)的各個(gè)方面,都構(gòu)成物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的對(duì)象,它們是一個(gè)集合體,是一個(gè)公眾的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),而特定的公眾則是核心。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體有四個(gè)方面的特點(diǎn):

①同質(zhì)性。即具有“共同意識(shí)”,面臨著共同的問題要解決。如某小區(qū)內(nèi)的污水泛濫,那么,該小區(qū)的居民就是管轄該小區(qū)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的特定公眾。這一特定公眾的形成是因?yàn)樗麄兠媾R了污水泛濫這一共同問題。

②廣泛性。不管是何種性質(zhì)、何種類別的企業(yè)組織,也不管是何種性別、何種民族及何種階層的個(gè)人,只要他們與物業(yè)管理公司發(fā)生這樣或那樣的聯(lián)系時(shí),他們就不知不覺地成為物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體,因而具有廣泛性的特點(diǎn)。

③可變性。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體往往會(huì)由于環(huán)境條件的變化而產(chǎn)生或消失、擴(kuò)大或縮小,這種變化表現(xiàn)在公眾在數(shù)量和結(jié)構(gòu)上的變動(dòng)。如某小區(qū)的居民或某酒店的租客,今天是這個(gè)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的公眾,明天可能就不是了。

④多維性。這種多維性首先表現(xiàn)在需求層次的不同;其次表現(xiàn)在聯(lián)系方式上的不同,如知識(shí)分子喜歡以文會(huì)友,家庭主婦則比較喜歡一起聊天購物;最后表現(xiàn)在相互之間的作用不同,有的相互間利益一致、關(guān)系和諧,有的相互依賴、關(guān)系密切,有的相互間存在利益矛盾、關(guān)系疏遠(yuǎn),甚至排斥和沖突。這種種不同使物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的客體內(nèi)部呈現(xiàn)多層次、多樣化狀態(tài),具有多維性的特點(diǎn)。

(3)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的核心要素。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的核心要素是傳播,即信息與觀點(diǎn)的傳播和交流。一般來說包含兩個(gè)環(huán)節(jié):一是揭露,就是要公開自己的信息,如公開服務(wù)內(nèi)容和價(jià)格,以便與公眾進(jìn)行溝通。公開的程度越高,溝通的有效性就越高;反之則越低。二是反饋,就是要積極地從公眾那里獲得信息,反饋的信息越多,溝通的針對(duì)性就越強(qiáng),有效性就越大;反之則有效性越小。

3.物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型

根據(jù)公眾與物業(yè)管理公司的疏密程度及物業(yè)管理公司對(duì)公眾的影響,可以將公眾分為非公眾、潛在公眾、知曉公眾和行動(dòng)公眾四類,由此物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的類型也因之而不同。

(1)非公眾。

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sp; 非公眾主要是指一部分團(tuán)體或個(gè)人不受物業(yè)管理公司的任何影響,對(duì)物業(yè)管理公司也不產(chǎn)生任何影響,即物業(yè)管理公司與這類公眾互不產(chǎn)生后果。這些非公眾可以被排除在物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的范圍之外。

(2)潛在公眾。

由于物業(yè)管理公司的行為,一些地區(qū)、組織或企業(yè)團(tuán)體成員及個(gè)人可能會(huì)與物業(yè)管理公司發(fā)生利害關(guān)系,但他們本身尚未意識(shí)到這一點(diǎn),這些成員或個(gè)人便形成物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的潛在公眾。

(3)知曉公眾。

當(dāng)一些地區(qū)組織或企業(yè)團(tuán)體的成員、個(gè)人面臨著由物業(yè)管理公司的行為而引起的相同問題,并且也意識(shí)到他們與物業(yè)管理公司的利害關(guān)系,這些成員或個(gè)人就成了所謂的知曉公眾。

(4)行動(dòng)公眾。

當(dāng)知曉公眾開始討論他們所面臨的問題并準(zhǔn)備或已經(jīng)采取某種解決問題的行動(dòng),這樣的公眾便成了物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的行動(dòng)公眾。

從非公眾到行動(dòng)公眾是一個(gè)連續(xù)發(fā)展的過程。當(dāng)物業(yè)管理公司的公共關(guān)系對(duì)象從非公眾發(fā)展成為行動(dòng)公眾時(shí),那么,這樣一個(gè)系統(tǒng)是單向系統(tǒng)。而從知曉公眾到行動(dòng)公眾則是一個(gè)閉循環(huán)系統(tǒng)。因?yàn)楫?dāng)行動(dòng)公眾的問題得到解決以后,他們將關(guān)注物業(yè)管理公司的發(fā)展,從而成為其知曉公眾,一旦有一些新的問題產(chǎn)生,這些公眾又稱之為行動(dòng)公眾。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員應(yīng)時(shí)刻關(guān)注公眾的形成和發(fā)展變動(dòng)方向,以便及時(shí)制定公共關(guān)系計(jì)劃,實(shí)施公共關(guān)系行動(dòng)。要注意區(qū)分非公眾、潛在公眾、知曉公眾和行動(dòng)公眾,不要將非公眾列入公共關(guān)系管理的范圍,這樣不僅浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力和時(shí)間,還會(huì)忽略了對(duì)其他公眾的研究和分析。物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理應(yīng)重視對(duì)潛在公眾的分析,這些潛在公眾雖未意識(shí)到利害關(guān)系所在,但等其發(fā)展到知曉公眾和行動(dòng)公眾時(shí)再采取措施,就可能坐失公共關(guān)系管理的良機(jī)。

一般認(rèn)為,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的重點(diǎn)是對(duì)知曉公眾的管理。因?yàn)楣碴P(guān)系管理的良機(jī)往往是在知曉公眾形成之時(shí),這主要是由于知曉公眾已意識(shí)到問題的存在,故他們往往急于獲得有關(guān)信息,而物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的原則之一就是要將工作做在知曉公眾變?yōu)樾袆?dòng)公眾之間。否則,如果公眾已開始采取對(duì)付物業(yè)管理公司的行動(dòng)或已制定好行動(dòng)計(jì)劃,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的工作就顯得非常被動(dòng)而造成很大的困難。所以在知曉公眾形成之時(shí),物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理人員就應(yīng)滿足他們的合理需要,及時(shí)客觀地向他們提供所需的且完全可以提供的信息,包括向他們提供和解釋公司下一步準(zhǔn)備執(zhí)行的政策或采取的行動(dòng)方案,這樣才能達(dá)到公共關(guān)系管理的預(yù)期目標(biāo)。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理還可分為內(nèi)部公眾管理和外部公眾管理兩大類。內(nèi)部公眾管理主要是對(duì)物業(yè)管理公司自身員工的管理,外部公眾管理主要是指對(duì)物業(yè)管理公司生存發(fā)展有利害關(guān)系的公眾中除去內(nèi)部公眾外的全部公眾的管理。此外,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理根據(jù)公眾對(duì)物業(yè)管理公司的態(tài)度還可分為順意公眾管理、逆意公眾管理和獨(dú)立公眾管理。根據(jù)對(duì)物業(yè)管理公司重要性的不同可分為首要公眾管理、次要公眾管理和邊緣公眾管理。一般來說,首要公眾管理是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理中最為關(guān)鍵的,投入的時(shí)間和人力、財(cái)力也往往是最多的。但對(duì)物業(yè)管理公司來說,今天的首要公眾可能會(huì)變?yōu)槊魈斓拇我?明天的次要公眾也可能成為后天的首要公眾。這種變化,一方面來自于物業(yè)管理公司的需要,另一方面也來自于環(huán)境和條件的變化需要。

(二)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的要求與原則

1.誠實(shí)

(1)誠實(shí)的含義。

誠實(shí)有兩層含義,一是要講真話,說實(shí)話,如實(shí)相告,尊重事實(shí)。只要涉及公眾利益的信息,不以主觀的想法代替客觀事實(shí),無論是好是壞都應(yīng)該如實(shí)相告,既不因好而添枝加葉,也不因壞而遮遮掩掩。二是要真誠,熱誠,即力求對(duì)公眾真誠相待。對(duì)物業(yè)管理公司來說,誠實(shí)包括物業(yè)管理公司內(nèi)在的誠實(shí)和外在的誠實(shí)。內(nèi)在誠實(shí)是物業(yè)管理公司的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、信譽(yù)和經(jīng)營管理水平的真實(shí)性。外在誠實(shí)是指物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理人員本身的品德即講究信用、以誠待人。內(nèi)外兩個(gè)方面在誠實(shí)這個(gè)支點(diǎn)上結(jié)合,物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理自然能取得成功。

(2)誠實(shí)的要求。

①全面了解情況。物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員必須要多做調(diào)查研究,掌握客觀事實(shí),既了解本公司的服務(wù)內(nèi)容質(zhì)量和管理水平,也應(yīng)該了解存在的問題和不足,更應(yīng)該知道本公司的計(jì)劃和發(fā)展趨勢(shì),這是物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的基礎(chǔ)。

②實(shí)事求是地向公眾介紹情況。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理是個(gè)長期活動(dòng)的過程,應(yīng)該不夸張失實(shí),以誠待人,以真感人,把本公司的真實(shí)管理水平向公眾介紹,如此才能取得公眾的信任。這是誠實(shí)性最基本的內(nèi)容要求。

③客觀全面地向物業(yè)管理公司反饋公眾的意見和要求。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理本質(zhì)上是公司與公眾間的雙向溝通,因此,公司的公共關(guān)系管理人員應(yīng)用客觀的態(tài)度來溝通公司與公眾之間的信息傳播渠道,以利公司上下都了解公眾的真實(shí)意見,從而有利于公司的經(jīng)營與決

策,提高經(jīng)營與管理水平,提升服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)層次。

(3)誠實(shí)的障礙。

①來自本物業(yè)管理公司的障礙。物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員迫于維護(hù)本公司利益的壓力,往往會(huì)向公眾多宣傳本公司的優(yōu)點(diǎn)、長處、特點(diǎn)及發(fā)展前途,面對(duì)公眾的意見和批評(píng)則不容易接受,有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)要求公共關(guān)系管理人員隱瞞某一事實(shí)真相。這時(shí)公共關(guān)系人員就不能放棄誠實(shí)的原則,但也應(yīng)該在具體問題上表現(xiàn)出極大的靈活性,以謹(jǐn)慎的態(tài)度、穩(wěn)妥的方式將事實(shí)公之于眾。

②來自情感方面的障礙。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系人員有時(shí)盡管有向公眾講實(shí)話的愿望,但行動(dòng)上卻對(duì)公眾保持沉默。這主要是由于他們認(rèn)為一旦公布真實(shí)情況會(huì)嚴(yán)重?fù)p傷公眾的情感,這時(shí)最好的方法是在盡量坦率地回答問題的同時(shí),要對(duì)被這一消息直接傷害的人表現(xiàn)出真誠的同情和體量。

③出于保密的需要。對(duì)一個(gè)物業(yè)管理公司來說,由于競(jìng)爭的存在,有時(shí)保密會(huì)關(guān)系到其存亡的問題,這時(shí)就會(huì)迫使物業(yè)管理公司公共關(guān)系人員不得不考慮本公司的“隱私權(quán)”。雖然這一情況是在特殊下的“例外”,但并不意味著放棄誠實(shí)的原則。

2.注重公眾與社會(huì)利益

在現(xiàn)代化的經(jīng)營管理中,只有既追求自身的經(jīng)濟(jì)利益,又注重社會(huì)利益的公司,才能立于不敗之地。社會(huì)利益包括社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)生態(tài)效益和精神文明的建設(shè)。

(1)社會(huì)利益的要求。

①明確社會(huì)使命。物業(yè)管理公司的社會(huì)使命是其所有的經(jīng)營活動(dòng)必須符合黨的方針、政策,必須遵守國家和政府的法令,必須對(duì)公眾負(fù)責(zé),對(duì)整個(gè)社會(huì)負(fù)責(zé)。

②參與社會(huì)服務(wù)。物業(yè)管理公司要對(duì)人們關(guān)心的社會(huì)事務(wù)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),積極參與社會(huì)公益活動(dòng),如開展社會(huì)性的文體活動(dòng)、提供就業(yè)機(jī)會(huì)等。

③歡迎社會(huì)監(jiān)督。物業(yè)管理公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量和水平要接受社會(huì)的監(jiān)督,以更好地符合公眾利益和社會(huì)利益。

(2)以滿足公眾的需要為本。

①真心、真實(shí)、真誠地待人。缺少一個(gè)真字,就不可能做到一切為公眾著想,以滿足公眾需要為出發(fā)點(diǎn)。如果公司對(duì)公眾敞開心扉,向公眾坦白說明一切,真誠地為公眾服務(wù),那么公眾也會(huì)以同樣的方式來回報(bào)。如物業(yè)管理公司在為社區(qū)做好事時(shí),不僅受到社會(huì)公眾的歡迎,今后如果公司遇到困難了,這些社區(qū)公眾就會(huì)對(duì)其大力支持和幫助,而且還會(huì)引起別的公眾的注意,這些公眾也同樣會(huì)稱贊該物業(yè)管理公司,今后他們對(duì)公司業(yè)務(wù)的發(fā)展會(huì)有很大的幫助。

②設(shè)身處地為公眾著想。在安排公共關(guān)系活動(dòng)時(shí),物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理人員應(yīng)設(shè)身處地地為公眾著想,即考慮能否滿足公眾需要,為其解決問題。實(shí)踐證明,只有站在設(shè)身處地地為公眾著想的立場(chǎng)上,才能夠設(shè)計(jì)出符合公眾利益、滿足公眾需要的公關(guān)活動(dòng)。

③盡量幫助公眾擺脫困境。樹立幫助公眾擺脫困境的意識(shí),并付諸行動(dòng),才是滿足公眾需要的最重要的內(nèi)容之一。如某物業(yè)管理公司每年都組織社區(qū)居民進(jìn)行大規(guī)模的消防訓(xùn)練,并24小時(shí)把消防設(shè)施向公眾開放,以防止社區(qū)中的突發(fā)事件。這些幫助公眾擺脫困境、解決困難的態(tài)度,最能體現(xiàn)“急公眾之所急,想公眾之所想”的思想。

(三)物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的職能

1.協(xié)調(diào)關(guān)系

這一職能包括兩個(gè)方面:一是協(xié)調(diào)物業(yè)管理公司與公司外部公眾之間的相互關(guān)系,使公眾了解、理解和支持公司的經(jīng)營管理活動(dòng),這是公司得以發(fā)展的前提條件;二是協(xié)調(diào)物業(yè)管理公司與公司內(nèi)部公眾之間的相互關(guān)系,通過公司員工的團(tuán)結(jié)合作共同實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo),這是物業(yè)管理公司成功的基礎(chǔ)。無論是外部關(guān)系還是內(nèi)部關(guān)系的矛盾沖突,都可能對(duì)公司造成不良的影響,甚至關(guān)系到公司的生存與發(fā)展。而物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的職能就是減少內(nèi)部及內(nèi)外部間的摩擦與損耗。

(1)協(xié)調(diào)與外部公眾的關(guān)系。

①尋求與公眾的共同點(diǎn)。一般地說,物業(yè)管理公司公關(guān)的職能就是要透過公司與外部關(guān)系的利益分歧和對(duì)立,看到雙方共同的利益,并且積極地發(fā)現(xiàn)雙方的共同點(diǎn),尋找雙方的共同語言,并讓雙方都明白攜手合作的益處,從而避免對(duì)立和爭斗。

②注意傾聽客戶意見,處理客戶抱怨。在處理客戶意見時(shí),特別要重視的是全面而迅速地處理客戶抱怨。

③幫助和引導(dǎo)公眾加深對(duì)公司的了解。一家物業(yè)管理公司如果能夠在公眾心目中樹立一種誠實(shí)、公道的形象,公眾就愿意選擇該物業(yè)管理公司的服務(wù)。

(2)協(xié)調(diào)與內(nèi)部公眾的關(guān)系。

協(xié)調(diào)與內(nèi)部公眾的關(guān)系主要包括:第一,無論是管理者與員工間還是各職能部門間,都要在充分地交流與分享信息的基礎(chǔ)上保持和諧;第二,要妥善地處理和解決相互之間的各種矛盾和問題,促進(jìn)相互之間的了解,提高公司的向心力與凝聚力。要做到這些,公共關(guān)系人員一方面要起到

溝通領(lǐng)導(dǎo)與員工的橋梁作用,另一方面要引導(dǎo)公司每一個(gè)員工重視公司的形象與聲譽(yù)。

2.溝通信息

(1)信息的收集。

①公司形象的信息。即本物業(yè)管理公司在各類公眾特別是在所服務(wù)的開發(fā)商、業(yè)主和客戶的心目中的形象。這包括他們對(duì)服務(wù)價(jià)格的反映,對(duì)服務(wù)質(zhì)量、水平等的評(píng)價(jià)和改進(jìn)意見等方面。要充分收集、聽取公眾對(duì)本公司形象的評(píng)價(jià),包括對(duì)組織機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)、對(duì)管理服務(wù)水平與質(zhì)量的評(píng)價(jià)和對(duì)公司人員素質(zhì)的評(píng)價(jià),并把這些信息提供給決策層,以不斷地改進(jìn)自己的組織形象與人員素質(zhì),使公司立于不敗之地。

②公司發(fā)展環(huán)境的信息。社會(huì)環(huán)境因素的影響越來越重要,因此積極收集與物業(yè)管理公司經(jīng)營管理活動(dòng)有關(guān)的信息是公司公共關(guān)系管理的重要內(nèi)容。公司發(fā)展環(huán)境的信息主要包括:國家有關(guān)的政策法令、法規(guī)的頒布和實(shí)施情況,新聞媒介信息、物業(yè)管理市場(chǎng)的發(fā)展?fàn)顩r及其變化趨勢(shì)等。

(2)信息的傳播。

信息溝通是雙向的信息交流。物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理不僅要收集公眾對(duì)公司形象的有關(guān)信息,還要向公眾傳播公司的有關(guān)信息,主要是公司形象的傳播。

①擴(kuò)大公司知名度。知名度是物業(yè)管理公司各項(xiàng)活動(dòng)的前提。如果別人根本不知道你這家公司,又怎么能想到要接受你的管理與服務(wù)呢

②提高公司的美譽(yù)度。美譽(yù)度是公眾對(duì)公司的管理與服務(wù)的認(rèn)可與贊賞程度,它表明的是公司在公眾心目中的地位和信譽(yù)情況。

除了以上兩大職能外,物業(yè)管理公司的公共關(guān)系管理還負(fù)有對(duì)公眾心理的分析、預(yù)測(cè)和咨詢以及對(duì)物業(yè)管理公司經(jīng)營管理活動(dòng)的環(huán)境分析的職能,環(huán)境分析包括對(duì)歷史、自然物質(zhì)、政治法律、社會(huì)文化和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的分析。

二、物業(yè)管理公司公共關(guān)系管理的步驟

(一)認(rèn)識(shí)與調(diào)查

認(rèn)識(shí)與調(diào)查是物業(yè)管理公司公共關(guān)系實(shí)施的起點(diǎn)和基礎(chǔ),也是確定其目標(biāo)的基礎(chǔ),而認(rèn)識(shí)與調(diào)查的本身也正是物業(yè)管理公司與公眾進(jìn)行溝通的方式。

1.認(rèn)識(shí)與調(diào)查的內(nèi)容

(1)物業(yè)管理公司基本情況的調(diào)研。

全面了解物業(yè)管理公司的歷史和現(xiàn)狀,使公共關(guān)系管理人員在解答公眾提問,制作宣傳材料及向新聞界提供有關(guān)本公司的背景資料等時(shí),均可取得良好的效果。

①物業(yè)管理公司經(jīng)營管理方面的各種情況。它主要包括公司創(chuàng)辦的背景狀況,公司在歷史上發(fā)生的重大事件及其在社會(huì)上和公眾中產(chǎn)生的反映,公司經(jīng)營管理的目標(biāo)、思想和特點(diǎn),公司資產(chǎn)狀況及對(duì)物業(yè)經(jīng)營、管理和服務(wù)的品種、價(jià)格、質(zhì)量、特點(diǎn)等,與其他物業(yè)管理公司比較其競(jìng)爭力如何,潛在的競(jìng)爭對(duì)象有哪些等。

②公司領(lǐng)導(dǎo)者的情況。它包括領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)、個(gè)性、經(jīng)營管理的思想以及與職工的關(guān)系、與前任領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系等。

③公司員工情況。它主要包括公司員工隊(duì)伍變化情況和目前的一般狀況,以及他們的需要、愿望、基本要求和意見建議等。

(2)外部公眾意見的調(diào)查。

調(diào)查外部公眾的意見歸根到底是對(duì)物業(yè)管理公司形象的測(cè)定。它主要包括以下幾個(gè)方面:

①知名度的調(diào)查。主要是調(diào)查公眾對(duì)本公司的名稱、經(jīng)營管理服務(wù)內(nèi)容的了解程度和范圍。

②信譽(yù)調(diào)查。主要是調(diào)查公眾對(duì)本公司的信任程度,包括對(duì)本公司經(jīng)營管理服務(wù)的內(nèi)容、方式、品種的喜歡程度以及對(duì)本公司公共關(guān)系活動(dòng)的看法、參加與否等。

③公眾評(píng)價(jià)調(diào)查。主要包括公眾對(duì)本公司所提供的經(jīng)營管理服務(wù)、社會(huì)活動(dòng)、人員形象的評(píng)價(jià)。

④公共關(guān)系活動(dòng)效果調(diào)查。主要是指對(duì)物業(yè)管理公司所采取的各種專門性的公共關(guān)系活動(dòng)就其實(shí)效為內(nèi)容進(jìn)行的調(diào)查。

此外,物業(yè)管理公司還要對(duì)社會(huì)環(huán)境進(jìn)行調(diào)查,包括一切與公司有關(guān)的環(huán)境資料如政治法律環(huán)境、文化環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境,都要進(jìn)行調(diào)查。

2.認(rèn)識(shí)與調(diào)查的程序

(1)確立認(rèn)識(shí)與調(diào)查的目標(biāo)。

物業(yè)管理公司公共關(guān)系的認(rèn)識(shí)與調(diào)查目標(biāo)可以分為兩類:一類是配合性調(diào)查目標(biāo),即根據(jù)公司整體目標(biāo)的需要,為配合公司經(jīng)營管理計(jì)劃活動(dòng)所要進(jìn)行的調(diào)查目標(biāo)。另一類是問題性調(diào)查目標(biāo),根據(jù)此類目標(biāo)設(shè)計(jì)的前期調(diào)查方案比較具體,是以針對(duì)某一具體問題的解決為目標(biāo)的調(diào)查。

(2)確定調(diào)查的范圍和對(duì)象。

① 調(diào)查內(nèi)容的選擇。

認(rèn)識(shí)與調(diào)查內(nèi)容過多,不僅會(huì)增加成本,同時(shí)還會(huì)影響其準(zhǔn)確性和科學(xué)性。所以要對(duì)認(rèn)識(shí)與調(diào)查的內(nèi)容根據(jù)重要性和難度進(jìn)行細(xì)分。下圖是按調(diào)查的重要程度和難度劃分的矩陣。

b區(qū)是既重要、難度也大的調(diào)查,物業(yè)管理公司應(yīng)投入主要的人力、物力和財(cái)力。

a區(qū)是難度較高,但重要程度較低的調(diào)查,應(yīng)盡可能尋求代用資料,或在前期調(diào)查中將其省略。

d區(qū)難度不大,但重要程度較高,是物業(yè)管理公司公共關(guān)系調(diào)查的次要重點(diǎn),公司可根據(jù)需要布置力量,但一定要設(shè)法保證調(diào)查的質(zhì)量。

c區(qū)是重要程度和難度都低的調(diào)查,是調(diào)查的非重點(diǎn)。

②調(diào)查地點(diǎn)的選擇。在選擇調(diào)查地點(diǎn)時(shí),可將重點(diǎn)調(diào)查和抽樣調(diào)查結(jié)合起來進(jìn)行。首先根據(jù)調(diào)查目標(biāo)的要求,選擇符合目標(biāo)的重點(diǎn)地區(qū),然后根據(jù)隨機(jī)抽樣的原則進(jìn)行調(diào)查。

③調(diào)查對(duì)象的選擇。確定調(diào)查對(duì)象是最為關(guān)鍵的一環(huán),調(diào)查對(duì)象是否真正載有調(diào)查者所需了解的信息是最為重要的。物業(yè)管理公司調(diào)查分析的主要對(duì)象是與公司發(fā)生聯(lián)系的公眾,這些個(gè)人或團(tuán)體具有一些共同的東西,受相同關(guān)系或問題的影響。在調(diào)查時(shí)應(yīng)盡可能地將所面對(duì)的公眾排列出來,然后根據(jù)調(diào)研的目的和要求確定所要調(diào)查的公眾類別和組合。同時(shí)根據(jù)公司的實(shí)力將調(diào)研對(duì)象的具體構(gòu)成,包括調(diào)研對(duì)象的總量、分布地區(qū)、背景、對(duì)問題的知曉程度進(jìn)行可行性分析,綜合公司的內(nèi)部資源來確定公共關(guān)系調(diào)研的“合適”人群。

(3)確定公共關(guān)系調(diào)查的途徑和方式。

①觀察法。觀察法是調(diào)查人員在產(chǎn)生信息的地方,對(duì)被調(diào)查人的情況進(jìn)行直接的觀察,客觀地記錄信息源產(chǎn)生的過程。由于調(diào)查人員是不直接向被調(diào)查人員提問的,被調(diào)查人員沒有意識(shí)到是處于被觀察中而使其具有自然性,從而使得觀察得到的公共關(guān)系資料具有客觀性。這種方法的不足之處是使用范圍有限,對(duì)被調(diào)查人內(nèi)在因素的變化不易察覺,而且觀察的時(shí)間和費(fèi)用也較高。

觀察法可以分為直接觀察法和跟蹤觀察法兩種。直接觀察法就是調(diào)查人員在現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際觀察。如公司的公共關(guān)系人員通過參與招標(biāo)投標(biāo)會(huì)來了解本公司的經(jīng)營管理服務(wù)的質(zhì)量和水平。跟蹤觀察法就是通過照相機(jī)、錄像機(jī)、錄音機(jī)等儀器來了解公眾的反映。

采用觀察法首先要有明確的目的;其次要有研究計(jì)劃,擬訂調(diào)查提綱,然后需要詳細(xì)準(zhǔn)確記錄觀察過程中出現(xiàn)的各種現(xiàn)象;最后要對(duì)所獲資料及時(shí)加以整理和分析。

②訪問調(diào)查。訪問調(diào)查就是公共關(guān)系人員通過對(duì)被調(diào)查者進(jìn)行訪問,從而調(diào)查本公司公共關(guān)系現(xiàn)狀的一種方法。主要有面談法、電話調(diào)查、書面調(diào)查和日記調(diào)查等。

面談法是調(diào)查人和被調(diào)查人通過面對(duì)面的交談進(jìn)行調(diào)查的方法,有個(gè)別面談和座談會(huì)這兩種形式。采用個(gè)別面談法時(shí),事先要擬訂好調(diào)查大綱,以便在調(diào)查中有的放矢地了解被調(diào)查人對(duì)物業(yè)管理公司的意見和看法。采用座談會(huì)式的面談法時(shí)一般應(yīng)選擇熟悉有關(guān)問題的人員參加,人數(shù)不宜過多,一般在5~20人之間。

電話調(diào)查是調(diào)查人員根據(jù)調(diào)查的要求,用電話詢問意見的一種方法。在解決簡要的普遍性問題時(shí),應(yīng)采用電話調(diào)查法,如對(duì)廣告效果的調(diào)查等。

書面調(diào)查法是調(diào)查人把調(diào)查表或調(diào)查提綱交給被調(diào)查者,由被調(diào)查者填好后收回的一種調(diào)查方法,有信訪和留存調(diào)查法兩種,前者適合較為分散的調(diào)查對(duì)象,后者則是信訪和面談法的結(jié)合。書面調(diào)查法的關(guān)鍵在于提高問卷的回收率,為此,可給被調(diào)查者少量的報(bào)酬和紀(jì)念品,對(duì)被調(diào)查人較集中的地區(qū),可采用面談和書面填寫相結(jié)合的方法。

日記調(diào)查是指由固定的被調(diào)查者逐日逐項(xiàng)記錄,并由調(diào)查者定期整理匯總的一種方法,此法常用于廣告調(diào)查。

訪問調(diào)查是物業(yè)管理公司公共關(guān)系調(diào)查最常用的方法。無論是面談還是書面調(diào)查,都需要先設(shè)計(jì)問卷。問卷是民意測(cè)驗(yàn)的最主要的工具,也是訪問調(diào)查全過程中的關(guān)鍵性問題之一。問卷設(shè)計(jì)具有很強(qiáng)的專業(yè)性、科學(xué)性和藝術(shù)性,一個(gè)好的問卷設(shè)計(jì)將意味著成功了一半。

③案例調(diào)查法。案例調(diào)查法是指對(duì)各類公共關(guān)系管理事例進(jìn)行案例分析和比較,從中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)以及一些規(guī)律性的東西,以便更好地做好公司的公共關(guān)系管理。

(4)確定公共關(guān)系調(diào)查的時(shí)間。

一個(gè)良好的公共關(guān)系方案如果錯(cuò)過了有利的時(shí)機(jī),就不能有效地發(fā)揮作用。調(diào)查時(shí)間的確定包括調(diào)查起止時(shí)間、時(shí)間分配和進(jìn)度計(jì)劃。當(dāng)調(diào)查開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間確定以后,重要的是制定調(diào)查進(jìn)度表,這樣能夠使前期調(diào)查的整個(gè)過程有條不紊。調(diào)查每一個(gè)步驟所需要的時(shí)間,需經(jīng)過認(rèn)真核算,弄清工作量的大小及人力、物力、財(cái)力的投入規(guī)模,以正確加以估計(jì)。調(diào)查的時(shí)間分配和進(jìn)度計(jì)劃要根據(jù)調(diào)查的內(nèi)容來合理地確定,把需要做的工作按時(shí)間順序排列成一張?jiān)敿?xì)的表:某年某月做某事,某時(shí)某刻做某事。

(5)確定公共關(guān)系調(diào)查的成本。

調(diào)查成本包括調(diào)查人員的酬金、差旅費(fèi)、印刷費(fèi)、調(diào)查中發(fā)出的獎(jiǎng)品和贈(zèng)品、資料購買費(fèi)、雜費(fèi)等。具體的成本計(jì)算確定可以采用順加法和分?jǐn)偡?。順加法就是把每個(gè)調(diào)

查項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用相加而成;分?jǐn)偡ň褪歉鶕?jù)公司分配給的資金來計(jì)算費(fèi)用支出,將資金分?jǐn)偟礁髡{(diào)查項(xiàng)目中去。實(shí)際工作中往往采用兩種方法相結(jié)合來確定調(diào)查成本。

(6)調(diào)查評(píng)價(jià)與調(diào)查報(bào)告的撰寫。

調(diào)查評(píng)價(jià)是為確保調(diào)查的可靠性,在調(diào)查結(jié)束后,調(diào)查報(bào)告撰寫前,對(duì)整個(gè)調(diào)查活動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)和評(píng)估。調(diào)查評(píng)價(jià)是前期調(diào)查過程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié),只有經(jīng)過嚴(yán)格的調(diào)查評(píng)價(jià),調(diào)查結(jié)論才能被接受,故調(diào)查評(píng)價(jià)一般由專家或權(quán)威人士組成的小組來進(jìn)行。

調(diào)查評(píng)價(jià)一般包括兩個(gè)方面。一是調(diào)查方法的科學(xué)性,如調(diào)查的程序是否合理,樣本選擇是否具有代表性,調(diào)查課題的選擇是否有意義等;二是調(diào)查所設(shè)立度量指標(biāo)的科學(xué)性,如問卷設(shè)計(jì)是否合乎原則等。

調(diào)查的最后一個(gè)步驟是撰寫調(diào)查報(bào)告。一份調(diào)查報(bào)告應(yīng)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

①對(duì)調(diào)查活動(dòng)目的和意義的說明;

②調(diào)查方案的確定和調(diào)查方法的采納過程介紹;

③樣本選擇方法和代表程度;

④問卷回收率的多少,對(duì)各項(xiàng)提問的回答比率;

⑤調(diào)查評(píng)價(jià)的意見;

⑥調(diào)查資料總的數(shù)據(jù)顯示;

⑦調(diào)查結(jié)論及意義;

⑧向物業(yè)管理公司有關(guān)部門提出的建議。

調(diào)查報(bào)告應(yīng)盡量采用圖表和曲線,也可以把主要結(jié)果寫成報(bào)告,而把如何進(jìn)行調(diào)查以及詳細(xì)數(shù)據(jù)作為報(bào)告的附屬文件。

(二)制定物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃

在制定具體的行動(dòng)計(jì)劃和方案時(shí),要在眾多的可行性方案中進(jìn)行評(píng)價(jià)和比較,最后才確定一個(gè)滿意的方案。物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃方案的具體內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:

1.確定公眾對(duì)象

物業(yè)管理公司在經(jīng)營管理過程中涉及的公眾是一個(gè)極其復(fù)雜而且不斷變化的系統(tǒng)。如物業(yè)管理公司在不斷擴(kuò)大業(yè)務(wù)范圍時(shí),就會(huì)遇到各種不同的新公眾,同時(shí)在平時(shí)的經(jīng)營管理中也會(huì)不斷出現(xiàn)知曉公眾和行動(dòng)公眾,因此任何一次活動(dòng)只能針對(duì)相關(guān)的公眾來開展。確定時(shí),可以按照不同的公眾進(jìn)行細(xì)分。

2.提煉公共關(guān)系主題

確定公共關(guān)系主題是對(duì)即將開發(fā)的公共關(guān)系活動(dòng)的高度概括,使物業(yè)管理公司的公共關(guān)系活動(dòng)形成一個(gè)相互聯(lián)系的整體。主題就是為了達(dá)到公共關(guān)系目標(biāo)而貫穿全活動(dòng)過程中的基本思想和指導(dǎo)原則。因此主題的提煉應(yīng)該切合公眾心理,并且表述鮮明、簡短,富有個(gè)性,具有感召力。

3.安排活動(dòng)項(xiàng)目

活動(dòng)項(xiàng)目是圍繞活動(dòng)主題而開展的一系列有組織的行動(dòng)。任何規(guī)模較大的公共關(guān)系活動(dòng),應(yīng)根據(jù)主題的需要合理選擇若干項(xiàng)目,并進(jìn)行有效的組合,使之從不同的層次、不同側(cè)面充分地展現(xiàn)活動(dòng)主題。公共關(guān)系活動(dòng)項(xiàng)目一般有以下幾種:

(1)宣傳型活動(dòng)項(xiàng)目。主要是指?jìng)鞑ノ飿I(yè)管理公司信息,與社會(huì)公眾溝通聯(lián)絡(luò)的宣傳型活動(dòng),包括新聞發(fā)布會(huì)、記者招待會(huì)、慶?；顒?dòng)、頒獎(jiǎng)儀式、展覽會(huì)、報(bào)告會(huì)等。

(2)交際型活動(dòng)項(xiàng)目。主要為密切物業(yè)管理公司與公眾的聯(lián)系,加強(qiáng)交流,包括座談會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、舞會(huì)、參觀活動(dòng)等。

(3)服務(wù)型活動(dòng)項(xiàng)目。主要是通過服務(wù)滿足公眾需求,贏得信任和好感,從而維持物業(yè)管理公司在公眾中的良好形象。

(4)社會(huì)型活動(dòng)項(xiàng)目。主要是物業(yè)管理公司承擔(dān)社會(huì)責(zé)任、借以提高公司形象的活動(dòng),包括關(guān)注生態(tài)環(huán)境,支持和贊助各種社會(huì)事業(yè)和公益活動(dòng)等。

4.尋找活動(dòng)時(shí)機(jī)

何時(shí)開展已經(jīng)安排好的活動(dòng)項(xiàng)目最為有利,也是公共關(guān)系計(jì)劃制定中重要的一環(huán)。一般認(rèn)為,一個(gè)物業(yè)管理公司在創(chuàng)立時(shí)或在推出新的經(jīng)營服務(wù)品種時(shí)、出現(xiàn)失誤或被誤解時(shí)、遇到突發(fā)事件時(shí),都是開展公共關(guān)系活動(dòng)的有利時(shí)機(jī)。

5.選擇傳播渠道

為了實(shí)現(xiàn)公司與其目標(biāo)公眾的傳播溝通,必須選擇與特定公眾進(jìn)行交流的傳播媒介。各種傳播媒介有不同的特點(diǎn)和優(yōu)缺點(diǎn),應(yīng)綜合公司公共關(guān)系管理的目標(biāo)、公眾對(duì)象、活動(dòng)主題和項(xiàng)目,以及公司的資源條件,選擇公共關(guān)系的傳播渠道及組合以確保預(yù)期效果的達(dá)到而同時(shí)使費(fèi)用最小。

(三)編制物業(yè)管理公司公共關(guān)系預(yù)算

要將公共關(guān)系活動(dòng)具體化,就要編制預(yù)算。通過編制預(yù)算首先

可以確定公共關(guān)系活動(dòng)的項(xiàng)目和規(guī)模,在資源有限的情況下保證公共關(guān)系活動(dòng)的開展;其次通過預(yù)算可以根據(jù)計(jì)劃的輕重緩急合理地分配公共關(guān)系活動(dòng)的費(fèi)用;再者編制預(yù)算還可以根據(jù)活動(dòng)的效益成本預(yù)算之比來檢查公共關(guān)系活動(dòng)費(fèi)用的使用情況,并可據(jù)以衡量和評(píng)價(jià)公司的公共關(guān)系活動(dòng)。

1.公共關(guān)系管理預(yù)算的分類

物業(yè)管理公司公共關(guān)系活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算一般由行政開支和項(xiàng)目開支這兩大部分構(gòu)成。

(1)行政開支,是開展公司公共關(guān)系活動(dòng)的基本費(fèi)用。具體包括:第一,勞動(dòng)力成本,即從事公共關(guān)系人員的工資報(bào)酬和福利補(bǔ)貼;第二,材料費(fèi)用,主要包括郵費(fèi)、印刷費(fèi)、廣告費(fèi)及購買或使用視聽設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、展覽設(shè)施、紀(jì)念品、報(bào)刊雜志等費(fèi)用;第三,辦公費(fèi),指維持公共關(guān)系日常工作而需支付的費(fèi)用,包括房租、水電費(fèi)、交通運(yùn)輸費(fèi)等。

(2)項(xiàng)目開支,是實(shí)施公共關(guān)系活動(dòng)項(xiàng)目所需的費(fèi)用,尤其是大型的專項(xiàng)活動(dòng)所需的經(jīng)費(fèi)較多。具體包括計(jì)劃方案內(nèi)各項(xiàng)目所需費(fèi)用和計(jì)劃實(shí)施時(shí)物價(jià)上漲所增加的費(fèi)用,以及考慮突發(fā)事件而調(diào)整計(jì)劃所新增項(xiàng)目的開支費(fèi)用。

2.公共關(guān)系管理的預(yù)算方法

(1)管理費(fèi)提成法,就是根據(jù)報(bào)告期物業(yè)管理公司公共關(guān)系經(jīng)費(fèi)占管理費(fèi)的百分比,從計(jì)劃期物業(yè)管理公司總的經(jīng)營管理服務(wù)費(fèi)用中提取的公共關(guān)系經(jīng)費(fèi)。這種方法編制預(yù)算的速度快,總體控制性強(qiáng),但缺點(diǎn)是不一定符合實(shí)際,特別是新增活動(dòng)項(xiàng)目和應(yīng)付突發(fā)事件難以獲得經(jīng)費(fèi)支持。

(2)目標(biāo)作業(yè)法,是按照公司公共關(guān)系計(jì)劃方案,把所需的經(jīng)費(fèi)詳細(xì)列出,并加總核定總金額即經(jīng)費(fèi)預(yù)算。這種預(yù)算方法計(jì)劃性強(qiáng),且符合實(shí)際,而且有伸縮余地,但要防止寬打亂用,影響預(yù)算的控制。

(四)活動(dòng)的實(shí)施

1.明確指揮體系

由于物業(yè)管理公司公共關(guān)系工作的復(fù)雜性、多樣性和重要性等特點(diǎn),因此對(duì)其公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施,首先應(yīng)該實(shí)行集中領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一指揮,形成單一清晰的指揮鏈。

2.健全管理制度

為使公司管理層及時(shí)掌握計(jì)劃的通曉情況,應(yīng)該建立公共關(guān)系報(bào)告制度,及時(shí)采用書面或口頭形式作定期報(bào)告或請(qǐng)示報(bào)告。

3.落實(shí)準(zhǔn)備工作

實(shí)施物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃,需要人、財(cái)、物、信息等基本要素和資源的合理配置,這些準(zhǔn)備工作直接影響到公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施啟動(dòng),并且對(duì)計(jì)劃的進(jìn)度和實(shí)施的效果產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

(1)人員的準(zhǔn)備。

一方面要按公共關(guān)系計(jì)劃的要求配備所需數(shù)量的工作人員,并適當(dāng)補(bǔ)充后備人員以應(yīng)付臨時(shí)增加的活動(dòng);另一方面要注意素質(zhì)要求,進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。

(2)物資的準(zhǔn)備。

由于物資器材的類型很多,準(zhǔn)備工作涉及到很多方面,需要一定的時(shí)間,特別要早做準(zhǔn)備。如活動(dòng)場(chǎng)地、交通工具、宣傳品、紀(jì)念品等,如果公眾無法方便地獲取,則必然會(huì)影響公共關(guān)系計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)程和效果。

4.預(yù)防實(shí)施中的障礙

在物業(yè)管理公司公共關(guān)系計(jì)劃實(shí)施的過程中,可能會(huì)出現(xiàn)各種矛盾和問題,對(duì)此要有所預(yù)見和防范。

(1)防范業(yè)主、客戶等的抵觸情緒。

應(yīng)認(rèn)真分析業(yè)主等的抱怨、反感和不滿情緒產(chǎn)生的可能性,比如傳播的信息是否失真,傳播的媒介是否選擇不當(dāng)?shù)?。必須采取各種防范措施,不讓業(yè)主等的抵觸情緒在范圍上、規(guī)模上、程度上擴(kuò)大,從而將其消除在萌芽狀態(tài)中。

(2)公司內(nèi)部的抵觸情緒。

分析哪些因素和問題可能造成公司內(nèi)部各部門、各員工的抵觸情緒的產(chǎn)生,比如沒有充分發(fā)揚(yáng)民主、讓員工參與公共關(guān)系活動(dòng),沒有公正地分配工作任務(wù)和活動(dòng)經(jīng)費(fèi)等,預(yù)測(cè)可能出現(xiàn)的問題,然后采取相應(yīng)的預(yù)防措施。

5.公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施時(shí)的注意事項(xiàng)

(1)用好電話。

電話對(duì)于物業(yè)管理公司的公共關(guān)系人員來說,是不可缺少的工具?？墒侨绻褂貌划?dāng),如說話聲音太響、不親切、不簡潔等,反而會(huì)有相反的效果。所以一定要懂得使用電話的禮節(jié)。

①不管打電話或接電話,不可因?qū)Ψ娇床坏侥阏f話的表情或態(tài)度,就草率地應(yīng)答,要保持應(yīng)有的說話態(tài)度。

②打電話的時(shí)間應(yīng)該留意小心,如打到公司時(shí),最好避免中午或下班以后的時(shí)間;打

到個(gè)人的住家,則應(yīng)避免吃飯的時(shí)間。

③最好在清靜的地方打電話,這樣不易泄漏業(yè)務(wù)秘密。若參雜喧鬧嬉笑聲,會(huì)引起對(duì)方的不悅,這點(diǎn)也要留意。

④電話是很方便的通訊工具,但不是所有的事情都可以用電話來處理的。如果要拜訪顧客,或向?qū)Ψ奖磉_(dá)歉意時(shí),不管對(duì)方住得多遠(yuǎn),最好親自去拜訪一下,比打電話來得好。

⑤電話鈴一響,就馬上要去接,絕對(duì)不可任它一直響下去而不管。

⑥接了電話以后,要馬上清晰地表明自己公司的名稱、自己所屬的單位。若對(duì)方說:“經(jīng)常麻煩您”,就要馬上回答:“哪里,是我們麻煩您!”

⑦如果對(duì)方?jīng)]有說出公司名稱、所屬單位或自己的名字,接電話的這邊就應(yīng)該說:“抱歉,您是哪一位”,以確認(rèn)對(duì)方的身份。

⑧接電話時(shí),一定要把交談的內(nèi)容記在備忘錄上,以免忘了誤事。若需要傳達(dá)給同事的,必須要將時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等正確地傳達(dá)出去。

⑨電話打完后,要確定對(duì)方已掛上電話筒,才能放下電話,這是應(yīng)有的禮貌。

(2)交換名片的注意事項(xiàng)。

交換名片是建立人際關(guān)系的第一步,如果運(yùn)用得當(dāng),將有助于物業(yè)管理公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。

①外出時(shí)必須準(zhǔn)備一些名片,若忘記攜帶或用光了,都欠妥當(dāng)。

②名片應(yīng)從名片夾中抽出,而名片夾不能放在長褲口袋中,名片從皮包夾或車票夾中取出也不太好看。

③名片最好是站著遞給對(duì)方,如果自己是坐著的,待對(duì)方走過來時(shí),應(yīng)站立起來,問候?qū)Ψ胶笤俳粨Q名片。

④地位較低的人或訪問的人應(yīng)先遞出名片。如果對(duì)方有很多人,先與主人或地位較高的人交換;如果自己這邊的人較多,就由地位較高的人先向?qū)Ψ竭f出名片。

⑤名片遞給對(duì)方時(shí)應(yīng)從對(duì)方看得到的方向交給對(duì)方。

⑥名片應(yīng)該以雙手遞給對(duì)方,收別人名片時(shí)也應(yīng)該以雙手去接。

⑦拿到對(duì)方名片時(shí),應(yīng)先仔細(xì)看一遍,碰到不認(rèn)識(shí)的字,應(yīng)問對(duì)方怎么念。另外,也要確認(rèn)一下對(duì)方的頭銜。

⑧收到對(duì)方的名片后,若是站著講話,應(yīng)該將名片拿在齊胸的高度;若是坐著,就放在視線所及之處;若一次收很多張名片,就按順序放在桌子上。

⑨在談話中不可折對(duì)方的名片,或任意丟棄在桌子上,這是很不禮貌的。

(3)會(huì)客的注意事項(xiàng)。

①迎客。當(dāng)有客人來公司時(shí),柜臺(tái)業(yè)務(wù)員出面迎接,見到對(duì)方時(shí),要先說“歡迎光臨敝公司”,然后將客人帶到會(huì)客室。

在引導(dǎo)客人通過過道走進(jìn)會(huì)客室時(shí),要做到:在客人的左前方兩三步,說:“請(qǐng)走這邊!”,然后以自己的背不完全被客人看到為準(zhǔn)則,靜靜地帶路;若走道彎彎曲曲或上下起伏時(shí),就要輕聲提醒客人注意;通過危險(xiǎn)地帶時(shí),則要提請(qǐng)客人務(wù)必小心。

搭電梯時(shí),要注意的是:自己先進(jìn)入、按鈕,到了之后先讓客人出去:如果電梯有人操作,進(jìn)出電梯時(shí),都讓客人或上司先走。

引導(dǎo)客人進(jìn)入會(huì)客室后,必須讓客人入座,要客人長等時(shí),應(yīng)拿出雜志、報(bào)紙給客人看,并不時(shí)進(jìn)來傳達(dá)拜訪對(duì)象的狀況;若拜訪對(duì)象在開會(huì),或有其他事情時(shí),最好由本人或其代理人先出來照會(huì)一下,并說聲抱歉,再讓客人等候。

在上班時(shí)間,若須在同一時(shí)段內(nèi)約見同事和公司外的訪客,則應(yīng)以訪客為優(yōu)先。

②見客。無論訪客的身份如何,不可讓他久等。會(huì)見訪客時(shí)舉止要高雅,如不可將雙手交叉于胸前,不能盤腿而坐,大腿不可隨意地?fù)u動(dòng)等。西裝要穿著整齊,紐扣要扣好。當(dāng)代表公司接待訪客時(shí),不可談些個(gè)人的想法或自己不知道的事情,也就是絕對(duì)不做不負(fù)責(zé)任的承諾或回答。與客人會(huì)面時(shí)要顯示出明朗誠懇的態(tài)度。會(huì)客時(shí)原則上不接聽電話,如果非接不可,要取得訪客的諒解。

③送客。來訪的客人告辭時(shí),原則上業(yè)務(wù)員要送到公司門口,如果公司在高樓大廈內(nèi),至少要送到電梯口。送客時(shí)要注意:當(dāng)走在走廊時(shí),業(yè)務(wù)員應(yīng)走在訪客的斜后方,不過,當(dāng)要為客人指引出口、電梯時(shí),就要走在客人的左前方。當(dāng)客人到電梯口時(shí),必須要等到電梯門關(guān)了后才可離開;而送訪客上車時(shí),則在汽車開動(dòng)時(shí),應(yīng)鞠躬行禮送客?？腿顺俗杂密噥碓L時(shí),應(yīng)該在客人離開前,通知停車場(chǎng)將車開到公司大門口處等候,同時(shí)要提醒訪客不要忘記寄存的物品。

(4)拜訪客戶的注意事項(xiàng)。

①訪前準(zhǔn)備。當(dāng)業(yè)務(wù)員代表公司到客戶的公司或住宅拜訪時(shí),不僅不可為對(duì)方帶來困擾,而且要在訪問前作好各種準(zhǔn)備。先與訪問者預(yù)約,并將訪問的目的、日期、停留時(shí)間、人數(shù)一并告知對(duì)方。當(dāng)約定有所變更時(shí),應(yīng)及早與對(duì)方取得聯(lián)絡(luò),并再次確認(rèn)訪問的目的,使雙方了解談話的方向。多數(shù)人一同去拜訪

時(shí),應(yīng)先做好協(xié)調(diào)工作,將必要的資料、名片準(zhǔn)備好。即使事前有預(yù)約,出發(fā)前仍需確認(rèn)對(duì)方的情況。

②到訪。到達(dá)拜訪對(duì)象的處所時(shí),應(yīng)注意起碼要比預(yù)定的時(shí)間早5分鐘,到了目的地后要先整理服飾,外套應(yīng)該在進(jìn)門前脫下。如果遲到的話,應(yīng)該及早與對(duì)方或自己的公司聯(lián)絡(luò),以免別人認(rèn)為你不守信用。遲到時(shí)若不聞不問,不僅有損個(gè)人形象,也會(huì)毀了公司的信譽(yù)。此外,還要清晰地交代公司名稱、自己的姓名、拜訪對(duì)象,以及事前是否有預(yù)約,并將名片遞出準(zhǔn)備轉(zhuǎn)達(dá)。若是通過介紹人安排見面,應(yīng)將實(shí)情說明,并提示介紹信。柜臺(tái)答應(yīng)代為轉(zhuǎn)達(dá)時(shí),應(yīng)道謝,再在指定的場(chǎng)所等候。

③等候接見。在等候時(shí),不可東張西望,流露出驚恐的樣子,應(yīng)該在指定的場(chǎng)所靜靜地等候。離開等候處時(shí),應(yīng)向柜臺(tái)人員交代一聲。等候的時(shí)間超過30分鐘仍無法會(huì)面,不妨約定下次再見面的時(shí)間,然后離去。當(dāng)對(duì)方正在忙碌或不在時(shí),可以留下名片,簡要說明拜訪內(nèi)容,請(qǐng)人代為轉(zhuǎn)交。

④引見。被引見時(shí),要站在人口處等待一下。對(duì)方要進(jìn)入時(shí),先在所指定的席位上正襟危坐地等候要拜訪的對(duì)象,以便等一下站起來與對(duì)方打招呼?？吹綄?duì)方進(jìn)來,應(yīng)該立刻站立起來與對(duì)方打招呼。對(duì)方說請(qǐng)坐時(shí),應(yīng)即道謝。感謝對(duì)方接見之后,再確認(rèn)對(duì)方可以談話的時(shí)間有多少。

⑤訪談。訪談時(shí)原則上不抽煙,若自己準(zhǔn)備抽煙,應(yīng)確認(rèn)對(duì)方不怕煙熏時(shí)才可以抽。但在向?qū)Ψ阶稣f明前,最好不要抽煙,還有絕不可以叼著煙,這樣很不禮貌。另外不要流露出一幅坐立不安的樣子,這樣不僅對(duì)方會(huì)被感染,而且亦難以取得對(duì)方對(duì)自己的信賴感。所以入座時(shí)應(yīng)盡量坐在椅子的前半部,兩手則放在膝上或手持筆記、文具等,并且應(yīng)避免蹺起大腿。講話時(shí)應(yīng)看著對(duì)方,不可東張西望或一直往下看,要熱誠、誠懇地和對(duì)方交談,務(wù)必謙虛。咬字要清楚,讓對(duì)方易于了解。聲音太大、太小或音調(diào)過高,都應(yīng)避免。長話最好分成幾個(gè)段落,以便讓對(duì)方有思考的時(shí)間。還有在洽談前,將要表達(dá)的內(nèi)容規(guī)劃出優(yōu)先順序,洽談時(shí)再逐一提出,但不可以專家的姿態(tài)唱獨(dú)角戲。談話要能夠引起對(duì)方的共鳴,不可傷對(duì)方的自尊,也不要使用對(duì)方不懂的專門用語或外語。盡量多聽取對(duì)方的意見,要用心傾聽,并邊聽邊記錄;最好不要用方言,以免對(duì)方聽不懂。不要忘記自己是代表公司與對(duì)方洽談的,所以發(fā)言時(shí)要用“敝公司”或“我們”……,而不是“我”……,總之要時(shí)時(shí)以公司的意向?yàn)橐罋w,在與對(duì)方洽談時(shí),要避免流露出個(gè)人的意見、感情。

(5)約會(huì)的注意事項(xiàng)。

與人有約,一定要切實(shí)履行,絕不可輕易失約,并且要準(zhǔn)時(shí)。約定時(shí)要注意不可做太離譜的約定;發(fā)言時(shí)要先衡量哪些是自己權(quán)限內(nèi)可說的,哪些是不可說的;遇到自己不了解的事物,或必須取得上司或他人的同意,或予以保留,待回到公司與有關(guān)人員磋商后,再和對(duì)方聯(lián)絡(luò);要將約定的事項(xiàng)記錄下來,在洽談結(jié)束后再互相確認(rèn)一下;對(duì)所做的約定,無論是大是小,都要向上司報(bào)告。約定完成后,必須注意談完主題內(nèi)容后,不要再說一些無謂的話,應(yīng)該趕快道謝離去;不要超過預(yù)定的時(shí)間,萬一超過必須道歉;離開時(shí)不要忘了隨身攜帶的文件、物品,以免泄露公司機(jī)密。

(五)效果的評(píng)估

1.評(píng)估的程序

(1)確立統(tǒng)一的評(píng)估目標(biāo)。

統(tǒng)一的評(píng)估是檢驗(yàn)公共關(guān)系工作的參照物。如果評(píng)估目標(biāo)不統(tǒng)一,則會(huì)在調(diào)查中收集許多無用的材料,影響評(píng)估的效率和效果。如果將目標(biāo)具體化,對(duì)有關(guān)問題以評(píng)估重點(diǎn)的方式形成書面材料,就有利于保證評(píng)估工作沿著正確的方向順利進(jìn)行。

(2)征得公司上下的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。

對(duì)評(píng)估的方法、程序等方面予以充分的考慮和周密的籌劃,以及評(píng)估工作的具體實(shí)施,都需要全體員工的共同努力、參與和協(xié)作。這就需要統(tǒng)一對(duì)評(píng)估的認(rèn)識(shí),特別是認(rèn)識(shí)其作用和現(xiàn)實(shí)性:一方面,必須征得公司高級(jí)管理層的認(rèn)可和支持;另一方面,必須讓公共關(guān)系人員對(duì)評(píng)估工作的所有細(xì)節(jié)取得一致的意見。

(3)選擇適當(dāng)?shù)脑u(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

公共關(guān)系目標(biāo)說明了物業(yè)管理公司的期望效果,不同的目標(biāo)具有不同的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。所以,應(yīng)根據(jù)評(píng)估目標(biāo)來選擇或確定適當(dāng)?shù)脑u(píng)估尺度,以保證對(duì)公司公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施的效果進(jìn)行客觀公正的評(píng)估。

(4)確定收集評(píng)估資料的最佳途徑。

調(diào)查是了解公共關(guān)系活動(dòng)效果的重要途徑,但并非惟一途徑。有時(shí),公司活動(dòng)記錄也能提供這一方面的大量材料。在某些情況下,小范圍的試驗(yàn)和最終報(bào)告也是十分有效的。因此,收集有關(guān)評(píng)估資料的途徑多種多樣,應(yīng)根據(jù)具體情況來確定最佳途徑。

(5)保持完整的公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施記錄。

完整的公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施記錄能夠充分反映公司公共關(guān)系人員的工作方式和工作效果,更重要的是可以反映出公司公共關(guān)系計(jì)劃方案的可行性程度,從而為深入分析公司公共關(guān)系計(jì)劃的制定和實(shí)施措施,評(píng)估公司公共關(guān)系活動(dòng)的最終效果奠定了基礎(chǔ)。

(6)向公司高層管理者報(bào)告評(píng)估結(jié)果。

向

公司高層管理者報(bào)告評(píng)估結(jié)果可以保證物業(yè)管理公司的管理者及時(shí)掌握情況,有利于進(jìn)行全面的協(xié)調(diào),與公司戰(zhàn)略保持一致性。

(7)充分利用評(píng)估結(jié)果。

對(duì)評(píng)估結(jié)果的使用是進(jìn)行評(píng)估工作的目的之一。通過對(duì)公司公共關(guān)系活動(dòng)評(píng)估結(jié)果的充分利用,公司公共關(guān)系問題的確定和形勢(shì)分析將會(huì)更加準(zhǔn)確,從而使公司的公共關(guān)系活動(dòng)更加成功。

2.評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)

(1)公共關(guān)系準(zhǔn)備過程的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

①背景材料是否充分。評(píng)估的主要內(nèi)容包括:在確定公共關(guān)系活動(dòng)的目標(biāo)社會(huì)公眾時(shí),是否遺漏了關(guān)鍵公眾;關(guān)于公眾方面的假設(shè)是否正確等。這實(shí)際上是檢驗(yàn)前幾個(gè)步驟是否充分占有了資料和分析判斷的準(zhǔn)確性。

②信息內(nèi)容是否正確充實(shí)。評(píng)估的主要內(nèi)容包括:公共關(guān)系活動(dòng)中準(zhǔn)備的資料是否符合問題本身目標(biāo)及媒介的要求,溝通活動(dòng)是否在時(shí)間、地點(diǎn)、方式上符合目標(biāo)公眾的要求,是否存在與溝通信息相對(duì)抗的行為,是否制造新聞或其他活動(dòng)配合公共關(guān)系活動(dòng)。實(shí)際上這是檢驗(yàn)為公司公共關(guān)系活動(dòng)準(zhǔn)備的信息的合理性。

③信息表現(xiàn)形式是否恰當(dāng)。評(píng)估的主要內(nèi)容包括:信息傳遞的載體及形式設(shè)計(jì)是否合理、新穎,是否能達(dá)到引人注目、給人以深刻印象的要求等。這實(shí)際上是對(duì)公司公共關(guān)系組織者專業(yè)技能的檢驗(yàn)。

(2)公共關(guān)系實(shí)施過程的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

①檢查發(fā)送信息數(shù)量。信息發(fā)送數(shù)量,直接反映了公共關(guān)系人員宣傳的信息數(shù)量,公共關(guān)系人員宣傳工作的進(jìn)展及其努力程度。這一評(píng)估過程需要了解所有信息資料的制作發(fā)送情況和其他宣傳活動(dòng)的進(jìn)行情況,通過實(shí)際數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)方案實(shí)施過程中的弱點(diǎn)和不合理的地方。

②檢查信息被傳媒采用的數(shù)量。發(fā)送的信息只有通過傳播媒介,才能較廣泛到達(dá)目標(biāo)公眾。統(tǒng)計(jì)被傳播媒介所采用的信息數(shù)量,能反映出有效利用多種可能渠道將信息傳遞給目標(biāo)公眾的努力程度。

③檢查接收到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量。這一數(shù)量與信息被傳媒采用的次數(shù)并不一致,總會(huì)有相當(dāng)數(shù)量的目標(biāo)公眾沒有看到或聽到新聞媒介的有關(guān)報(bào)道。對(duì)于信息傳播和溝通來說,收到信息的社會(huì)公眾的絕對(duì)數(shù)量雖然很重要,但更重要的是公共關(guān)系活動(dòng)目標(biāo)公眾的數(shù)量。通過評(píng)估如果發(fā)現(xiàn)目標(biāo)公眾對(duì)公司的信息接受不足,可以采取一些補(bǔ)救性措施。

④調(diào)查注意到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量。由于公眾對(duì)不同傳媒和信息的注意力是不同的,因此僅僅了解有多少目標(biāo)公眾接受到信息是不夠的,調(diào)查“注意到信息的目標(biāo)公眾數(shù)量”是確認(rèn)公共關(guān)系活動(dòng)效果的基礎(chǔ)。這可以通過目標(biāo)公眾對(duì)傳媒信息的掌握情況來進(jìn)行評(píng)估。

(3)公共關(guān)系實(shí)施效果的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

①了解信息內(nèi)容的目標(biāo)公眾數(shù)量。物業(yè)管理公司公共關(guān)系活動(dòng)的實(shí)施是為了增加目標(biāo)公眾對(duì)公司的認(rèn)識(shí)、了解和理解。目標(biāo)公眾所掌握的有關(guān)信息,經(jīng)常影響他們對(duì)公司的認(rèn)識(shí)和感情,從而影響他們與公司的關(guān)系。因此評(píng)估是指比較實(shí)施公共關(guān)系的前后,目標(biāo)公眾對(duì)公司的了解狀況,可以對(duì)同一組目標(biāo)公眾進(jìn)行重復(fù)測(cè)驗(yàn),也可以比較實(shí)驗(yàn)組與參照組的測(cè)驗(yàn)結(jié)果。

②了解改變觀點(diǎn)的目標(biāo)公眾數(shù)量。了解信息的公眾,并不一定贊同信息的內(nèi)容,更不一定改變自己的看法。公司開展公共關(guān)系活動(dòng)不僅期望目標(biāo)公眾了解有關(guān)信息,而且期望公眾改變想法和認(rèn)識(shí),因此必須了解改變觀點(diǎn)的公眾數(shù)量。

③了解改變態(tài)度的目標(biāo)公眾數(shù)量。目標(biāo)公眾態(tài)度的改變是一個(gè)比較高層次的評(píng)估內(nèi)容,因?yàn)樗苯颖砻髁藢?shí)施公共關(guān)系活動(dòng)的效果。態(tài)度所涉及的范圍很廣,內(nèi)容非常復(fù)雜,而且不容易在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生變化。因此評(píng)估目標(biāo)公眾的態(tài)度變化,要立足于一段較長的時(shí)期。

④發(fā)生期望行為的目標(biāo)公眾數(shù)量。改變公眾的行為使之與公司的期望相協(xié)調(diào),是比改變態(tài)度更高層次上的一個(gè)目標(biāo)。人們行為的改變受到多種因素的影響,觀點(diǎn)和態(tài)度的改變能夠引起行為的改變。發(fā)生期望行為的目標(biāo)公眾數(shù)量,則表明公司公共關(guān)系活動(dòng)實(shí)施效果的大小。

⑤發(fā)生重復(fù)期望行為的公眾數(shù)量。只有公眾重復(fù)其行為,才說明公司公共關(guān)系活動(dòng)真正卓有成效。因此,這一數(shù)量可以評(píng)估公司公共關(guān)系活動(dòng)的長遠(yuǎn)效果。

⑥達(dá)到的目標(biāo)與解決的問題。是否達(dá)到了公司公共關(guān)系活動(dòng)的預(yù)期目標(biāo)并解決了相應(yīng)的問題,是評(píng)估公共關(guān)系活動(dòng)效果的最高標(biāo)準(zhǔn)。

⑦對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與文化產(chǎn)生的影響。物業(yè)管理公司公共關(guān)系實(shí)施效果的最后評(píng)估內(nèi)容是通過公司公共關(guān)系活動(dòng)的實(shí)施對(duì)社會(huì)文化發(fā)展和精神文明建設(shè)產(chǎn)生積極影響。但這種影響要隨著較長時(shí)間的推移,并受到其他多種因素的影響,以復(fù)雜綜合的形式表現(xiàn)出來。

3.評(píng)估的方法

(1)上人觀察法。

這是一種比較簡單易行的評(píng)估方法。通常是公司管理者親自參加某些公共關(guān)系活動(dòng),通過他們的直接觀察、體驗(yàn),了解公共關(guān)系活動(dòng)的進(jìn)展情況,與公共關(guān)系