物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程

包括什么內容

1. 合同審批流程

2. 合同起草與修訂

3. 合同簽訂與存檔

4. 合同履行監(jiān)控

5. 合同變更與終止

6. 合同糾紛處理

7. 合同風險管理

編制指南

1. 合同審批流程：所有合同在簽署前應經過嚴格的內部審批，包括業(yè)務部門、法務部門及財務部門的審查，確保合同內容符合公司政策與法律法規(guī)。

2. 合同起草與修訂：由專業(yè)法務人員負責合同初稿，涉及特殊條款時需咨詢相關部門。合同草案應明確雙方權利義務，避免模糊表述。

3. 簽訂與存檔：合同簽訂后，原件由法務部門保管，復印件分發(fā)至相關部門。合同存檔應電子化，便于檢索與查閱。

4. 合同履行監(jiān)控：設立定期跟蹤機制，監(jiān)控合同執(zhí)行情況，確保雙方按約定履行義務。異常情況應及時上報并采取相應措施。

5. 合同變更與終止：合同變更需書面形式并經雙方同意，終止合同需提前通知對方并遵守相關條款。變更或終止過程需記錄在案。

6. 合同糾紛處理：遇到糾紛時，首先嘗試協(xié)商解決，必要時尋求法律途徑。法務部門應主導處理過程，確保公司權益。

7. 合同風險管理：定期評估合同風險，識別潛在的違約、爭議及法律風險，制定預防措施。風險高時需上報高層決策。

復審規(guī)定

1. 每季度進行一次合同管理全面復審，檢查合同執(zhí)行狀況，確認流程合規(guī)性。

2. 復審由法務部門主導，涉及業(yè)務、財務等部門參與，確?？绮块T協(xié)作順暢。

3. 發(fā)現問題應及時整改，并對相關人員進行培訓，防止類似問題再次發(fā)生。

4. 復審結果形成報告，提交管理層審議，為優(yōu)化合同管理提供依據。

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的合同管理，提升工作效率，降低法律風險，保障公司利益。各相關部門應嚴格執(zhí)行，確保合同管理的高效、合規(guī)。

物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。

3. 0職責3.1總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

3. 2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。

3. 3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。

4.0程序要點

4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。

4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;

b)投標書;

c)對外租賃合同;

d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;

e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;

f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

g)其他對外提供服務的合同。

4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:a)采購合同;

b)招標合同;

c)勞動合同;

d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

e)其他須進行對外委托服務的合同。

4.2合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1 書面的和非書面的。

4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求

4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。

4.2.4 口頭承諾。

4.2.5 招、投標書。

4.3合同的制定

4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內容包括以下條款:a)標的;

b)數量和質量(或工作內容);

c)價款或酬金;

d)履約期限、地點方式及其他履約條件;

e)合同終止條件;

f)違約責任;

g)專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4合同的評審

4.4.1評審權限:所有合同由總經理組織有關人員進行評審。

4.4.2評審內容a)對外提供服務合同的評審內容:--公司的履約能力;

--顧客提供的價格;

--合同的風險;

--合同的條款是否明確;

--合同是否合法;

--合同的社會效益;

--其他需要評審的內容。

b)對外委托服務合同的評審內容:--分供方的履約能力;

--分供方提供的價格;

--分供方的信譽;

--分供方提供服務的售后服務;

--合同的條款是否明確;

--合同是否違法;

--合同的風險;

--合同履約監(jiān)控能力;

--其他需要評審的內容。

4.5合同的簽署與生效。

4.5.1 合同經評審合格,由總經理簽署或授權人簽署。

非書面的合同除外。

4.5.2 經簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。

4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數在一頁以上的必須加蓋騎縫章。

4.5.4 經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經公證后生效。

4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。

4.6合同的編號與歸檔。

4.6.1 書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。

合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。

4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。

4.7合同的履約。

4.7.1 對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。

4.7.2 對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。

4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7.4 財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理匯報。

4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

4.8合同的變更與廢止。

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。

4.9合同的續(xù)約。

合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經理直接組織合同評審。

4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。

5.0記錄6.0相關支持文件

6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

第2篇 物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。

3.0職責

3.1總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。

3.2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。

3.3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。

4.0程序要點

4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。

4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:

a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;

b)投標書;

c)對外租賃合同;

d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;

e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;

f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;

g)其他對外提供服務的合同。

4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:

a)采購合同;

b)招標合同;

c)勞動合同;

d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;

e)其他須進行對外委托服務的合同。

4.2合同的形式包括以下幾種形式。

4.2.1書面的和非書面的。

4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求

4.2.3規(guī)范合同和格式合同。

4.2.4口頭承諾。

4.2.5招、投標書。

4.3合同的制定

4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內容包括以下條款:

a)標的;

b)數量和質量(或工作內容);

c)價款或酬金;

d)履約期限、地點方式及其他履約條件;

e)合同終止條件;

f)違約責任;

g)專用合同約定的其他必要條款。

4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。

4.4合同的評審

4.4.1評審權限:

所有合同由總經理組織有關人員進行評審。

4.4.2評審內容

a)對外提供服務合同的評審內容:

--公司的履約能力;

--顧客提供的價格;

--合同的風險;

--合同的條款是否明確;

--合同是否合法;

--合同的社會效益;

--其他需要評審的內容。

b)對外委托服務合同的評審內容:

--分供方的履約能力;

--分供方提供的價格;

--分供方的信譽;

--分供方提供服務的售后服務;

--合同的條款是否明確;

--合同是否違法;

--合同的風險;

--合同履約監(jiān)控能力;

--其他需要評審的內容。

4.5合同的簽署與生效。

4.5.1合同經評審合格,由總經理簽署或授權人簽署。非書面的合同除外。

4.5.2經簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。

4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數在一頁以上的必須加蓋騎縫章。

4.5.4經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經公證后生效。

4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。

4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。

4.6合同的編號與歸檔。

4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.6.2一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.6.3行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。

4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。

4.7合同的履約。

4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。

4.7.2對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。

4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經理匯報,重要合同須以書面形式匯報。

4.7.4財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理匯報。

4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。

4.8合同的變更與廢止。

合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。

4.9合同的續(xù)約。

合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經理直接組織合同評審。

4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。

5.0記錄

6.0相關支持文件

6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》