- 目錄
包括什么內容
1. 組織架構概述
2. 崗位設置原則
3. 主要部門及崗位職責
4. 崗位配置與人員要求
5. 崗位評估與晉升機制
6. 監(jiān)督與調整機制
編制指南
1. 組織架構概述: 物業(yè)組織架構應清晰明了，包括決策層、管理層和執(zhí)行層，確保責權分明，高效運作。決策層由總經理或董事會構成，負責戰(zhàn)略規(guī)劃；管理層涵蓋各部門經理，負責實施策略；執(zhí)行層由一線員工組成，負責具體業(yè)務執(zhí)行。
2. 崗位設置原則: 基于物業(yè)公司的業(yè)務需求，崗位設置需遵循專業(yè)性、效率性和靈活性原則，確保每個崗位都有明確的職責，同時保持一定的彈性以應對市場變化。
3. 主要部門及崗位職責:
- 客戶服務部：負責接待業(yè)主投訴，提供日常維護服務。
- 工程維修部：負責設施設備的保養(yǎng)與維修。
- 安全部門：保障小區(qū)安全，執(zhí)行巡邏和應急處理。
- 財務部：管理公司財務，進行預算編制與成本控制。
- 行政人事部：負責招聘、培訓、考勤與福利管理。
4. 崗位配置與人員要求: 根據(jù)工作量、業(yè)務復雜度和員工能力，合理配置各崗位人數(shù)。崗位要求明確技能、經驗和資質，確保員工勝任工作。
5. 崗位評估與晉升機制: 定期進行績效評估，依據(jù)員工表現(xiàn)決定晉升或調崗。晉升機制應公平透明，鼓勵員工提升自我。
6. 監(jiān)督與調整機制: 設立內部審計，定期審查崗位設置的有效性。如業(yè)務變化，應及時調整架構，確保組織靈活性。
復審規(guī)定
復審物業(yè)組織架構崗位設置，每年至少進行一次全面評估，主要考慮以下因素：
1. 業(yè)務發(fā)展狀況：如新增項目或服務，可能導致崗位需求變化。
2. 市場環(huán)境變化：如法規(guī)更新、客戶需求變動，需調整崗位職責。
3. 技術進步：新技術應用可能影響某些崗位的存在形式。
4. 員工反饋：收集員工意見，了解崗位實際運行情況。
復審結果需形成書面報告，包括修改建議和理由，經高層審議通過后執(zhí)行。在復審過程中，應注意保持組織穩(wěn)定，避免頻繁變動帶來的混亂。復審應結合企業(yè)文化和價值觀，確保崗位設置符合公司長遠發(fā)展目標。
物業(yè)組織架構崗位設置標準作業(yè)規(guī)程范文
1.目的
規(guī)范公司組織架構與崗位設置的一般原則及調整方法。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司及下屬物業(yè)管理處的組織架構及崗位設置管理工作。
3.職責
(1)總經理負責組織架構與崗位設置的審批。
(2)人事部負責組織架構與崗位設置的制定和管理。
4.程序要點
(1)組織架構的設置與調整
a) 物業(yè)管理公司組織架構設置的一般模式:(見附表)
_一般情況下,公司管理單一物業(yè)時,公司設置為:辦公室(含行政、人事部)、財務部、品質部、經營部、公共事務部、機電維修部、園林綠化部、保安部、保潔部;
_一般情況下,公司員工人數(shù)在800人以上或管理處數(shù)量在2個以上時,公司機關設置為:行政部、人事部、財務部、品質部、經營部;各管理處設置為:公共事務部、機電維修部、園林綠化部、保安部、保潔部: (部門好多哦)
_未導入iso9000質量管理體系的公司可不設品質部。
b) 組織架構的設置工作由公司總經理牽頭組織制定,報董事會批準后執(zhí)行。
c) 一般情況下,組織架構每年末可依據(jù)實際情況進行調整(確有調整必要時),由人事部組織各相關部門寫出組織架構的運作情況提交總經理,由總經理召開辦公會議議定,需對組織架構進行調整是時,報董事局審批后執(zhí)行。
d) 各部門職責
_品質部職責
――負責員工的績效考評工作;
――負責iso9000質量體系文件的制定、編制、培訓、實施監(jiān)控與維持和改進;
――負責具體組織iso9000質量體系內審和質量運行狀態(tài)的檢查與考核;
――負責iso9000質量體系文件和資料的控制;
――負責處理其他與運作質量有關的事務;
――完成上級安排的其他工作。
_行政部職責:
――負責統(tǒng)籌管理公司的行政、后勤、車隊、信息、及其他行政管理工作;
――負責組織安排公司各類會議,傳達會議精神;
――負責處理公司的來往信函及接待工作;
――負責統(tǒng)籌管理公司的合同和檔案資料;
――負責或協(xié)助組織、策劃公司的有關活動;
――負責公司機密文件資料及信息的保密工作;
――負責控制公司各行政費用的開支;
――負責公司的后勤車隊管理工作;
――負責信息的反饋工作;
――負責提供相關資料及數(shù)據(jù),配合財務的成本核算;
――完成上級安排的其他工作。
_人事部職責;
――負責公司的培訓、調配、勞資工作;
――負責研究、制定公司人才戰(zhàn)略;
――負責組織公司員工的崗前培訓、專業(yè)培訓;
――負責公司員工考勤與工資福利管理工作;
――負責處理公司的勞資關系;
――負責建立公司人才資料庫;
――負責處理公司的各項投訴與倒塌化建議;
――完成上級安排的其他工作。
_財務部職責:
――負責公司財務活動的資金運作、成本核算、審計及各種財務結算工作;
――負責材料的驗收、入庫、保管及出庫工作;
――負責公司固定資產與低質易耗品管理及清查工作;
――為總經理室的籌資決策和投資決策提供真實可靠的會計信息;
――負責與財務、稅務、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯(lián)絡;
――完成上級安排的其他工作。
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sp; _經營部職責:
――負責分供方的評審管理工作;
――負責對外采購工作;
――負責對外委托服務工作;
――負責自有物業(yè)租賃工作;
――負責商業(yè)信息的整理工作;
――完成上級安排的其他工作。
_公共事務部職責,:
――參與新接物業(yè)接管驗收工作;
――負責住戶入住、裝修、報修、投訴、求助、回訪工作的組織、接待處理工作;
――負責康樂文體、文化活動的組織、實施及設施的管理工作;
――負責住戶郵件、包裹分發(fā)及物品代管工作;
――負責管理處與業(yè)主之間溝通協(xié)調的組織工作;
――完成上級安排的其他工作
_機電維修部職責:
――負責公用設備、設施和建筑物、場地的維修處理工作;
――負責編制各種設備、設施的維修保養(yǎng)計劃并組織實施;
――負責住戶家庭的維修工作;
――負責各類檢測設備的管理;
――協(xié)肋參與設施設備的采購評審工作;
――負責水電的正常供應;
――完成上級安排的其他工作。
_保安部、消防管理中心職責:
――負責轄區(qū)范圍內24小時保安服務;
――負責封閉小區(qū)人員/物品出入管理;
――負責對出租屋、轄區(qū)內三無人員、裝修人員進行管理;
――負責交通及停車場管理;
――參與突發(fā)事件處置和火警、火災搶救工作;
――負責防火管理;
――完成上級安排的其他工作。
_園林綠化部:
――負責規(guī)劃轄區(qū)環(huán)境綠化美化及景點、小品的設置、保養(yǎng);
――負責轄區(qū)綠化的養(yǎng)護、修整工作;
――負責園林花場苗木的培育工作;
――負責園林、綠化的病蟲害防治工作;
――負責綠化機具的保養(yǎng)工作;
――負責為住戶提供各類分化有償服務工作;
――完成上級安排的其他工作。
_保潔部職責:
――負責轄區(qū)公共環(huán)境的清潔、垃圾回收、清運工作;
――負責辦公樓宇室內外保潔、外墻清潔工作;
――負責公共設施的保潔工作;
――負責為住戶提供各種清潔有償服務工作;
――完成上級安排的其他工作。
(2) 崗位設置
a) 崗位設置的基本原則:
_直線管理、層級管理的原則:一般情況下,每個崗位只有一個直接上級,只對直接上級負責,只向直接上級匯報工作,避免多頭管理;
_同一級別,不重復設置崗位的原則:一般情況下,部門有正職的原則上不再設副職;
_扁平化管理的原則:在層級管理的前提下,盡量減少管理層次,以提高工作效率。
b) 崗位的設置由總經理根據(jù)工作需要設定,不涉及調整架構的,由總經理批準后執(zhí)行,涉及到組織架構的需報董事會審批后執(zhí)行。
c) 增加新崗位設置后,由人事部擬定新崗位的職位描述報總經理審批,崗位描述應包括以下內容;
_工作范圍
_層級管理中所處的位置
_崗位的性質(管理級、技術級或文職級);
_該崗位應具備的能力。
d) 崗位描述經總經理批準后,由品質 部跟蹤崗位的工作范圍,并在兩個月內編制出與其
崗位工作相關的標準作業(yè)規(guī)程。
e) 人事部應以每年年初將崗位設置情況用一覽表的形式隨組織架構一起公布。
(3) 資料保存:經批準的組織架構與崗位設置資料歸入檔案室永久保存。
5.記錄
6.相關支持文件
(1) 《目標管理標準作業(yè)規(guī)程》
(2) 《人事定編管理標準作業(yè)規(guī)程》
7. 附錄
