物業(yè)公司財務印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內容

本規(guī)程旨在明確物業(yè)公司財務印鑒專用章的使用、保管、審批和監(jiān)督流程，確保印章的安全與合規(guī)性，防止因印章管理不當導致的財務風險。主要內容包括：

1. 印章的啟用與登記

2. 印章的保管與使用

3. 印章的使用審批

4. 印章的停用與銷毀

5. 相關責任與處罰

編制指南

1. 印章啟用：新印章啟用前，需由財務部門負責人填寫啟用申請，經(jīng)公司管理層審批后，方可正式啟用，并在公司內部進行公示。

2. 印章保管：印章應存放于專門的保險柜內，由專人負責保管，確保24小時監(jiān)控。保管人不得將印章帶離辦公場所，特殊情況需外出使用時，須提前報備并由上級批準。

3. 印章使用：使用印章需填寫《印章使用申請表》，詳細注明使用事由、文件名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)財務部門負責人審批后方可蓋章。使用完畢后，應及時歸還并登記。

4. 審批流程：對于涉及重大財務事項的印章使用，需由財務部門負責人審核，必要時還需提交公司管理層審批。

5. 停用與銷毀：當印章?lián)p壞、遺失或不再使用時，應立即報告，由財務部門組織停用，經(jīng)公司管理層同意后，由專人監(jiān)督銷毀，并做好相關記錄。

6. 責任與處罰：違反本規(guī)程的行為將依據(jù)公司內部規(guī)定進行處理，情節(jié)嚴重者將追究法律責任。

復審規(guī)定

1. 每季度進行一次印章管理的復審，檢查印章使用記錄、保管情況及審批流程的執(zhí)行情況，確保符合本規(guī)程要求。

2. 對于復審中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改并記錄，對于重復出現(xiàn)的問題，應對相關責任人進行警示或處罰。

3. 復審結果應向公司管理層匯報，以便及時調整和完善印章管理制度。

本規(guī)程的實施需要全體員工共同遵守，通過規(guī)范的印章管理，保障公司的財務管理安全，提升運營效率。在日常工作中，任何關于印章管理的疑問或建議，都應及時向財務部門反饋，以不斷優(yōu)化和完善管理流程。

物業(yè)公司財務印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程范文

1.0目的

1.1本規(guī)程規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。

2.0適用范圍

2.1本規(guī)程適用于公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作。

3.0職責

3.1出納員負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白支票。

3.2財務會計負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白的收據(jù)、發(fā)票。

3.3財務部經(jīng)理負責發(fā)票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。

4.0程序要點

4.1支票的管理程序

4.1.1支票的購買和保管程序:

a)出納員應按銀行的相關規(guī)定到開戶行購買支票;

b)出納員應將新購回的空白支票安全、妥善的存放在保險箱內。

4.1.2支票的使用程序及注意事項:

a)因業(yè)務需要使用支票的人員,應按(費用報銷標準作業(yè)規(guī)程)中的相關規(guī)定進行支付項目的審核及審批;

b)出納員根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定填寫支票;

c)內容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定交財務部經(jīng)理加蓋財務專用章、銀行印鑒章;

d)出納員應將內容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起以10天為一期交財務會計審核后,進行相關的賬務處理;

e)支票用完后,出納員應編制《支票使用明細表》交財務會計核對相關賬目資料;

f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納員應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;

g)出納員或其他經(jīng)辦人員如遺失內容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失由當事人負責全額賠償,并視情節(jié)輕重按公司獎罰制度中的相關規(guī)定進行處理。

4.2收據(jù)的管理程序

4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:

a)空白收據(jù)由財務部經(jīng)理指定有關人員購買;

b)新購回的空白收據(jù)由財務會計保管。

4.2.2收據(jù)的換領程序:

a)出納員應采用以舊換新的方法領用收據(jù),財務會計在發(fā)出收據(jù)的應詳細填寫《收據(jù)領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;

b)出納員在換領收據(jù)時,應先將用完的收據(jù)交財務會計核對銷號后再簽名領用新收據(jù);

c)出納員應將空白收據(jù)交財務部經(jīng)理在收據(jù)的“收款聯(lián)上加蓋財務專用章后再領用。

4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項:

a)出納員應按《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具收據(jù),并在收據(jù)或收款憑據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章;

b)出納員應按順序填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他原因導致收據(jù)作廢,應將作廢收據(jù)保存完整;

c)出納員應妥善保管已加蓋財務專用章的收據(jù),如因遺失給公司達成經(jīng)濟損失,

除要求全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的相關規(guī)定予以處理。

4.3發(fā)票的管理程序

4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:

a)發(fā)票由財務會計按照稅務部門的有關規(guī)定到稅務局購買;

b)空白的發(fā)票由財務會計保管。

4.3.2發(fā)票的領用程序;

a)出納員應采用以舊換新的方法領取發(fā)票,財務會計在發(fā)放發(fā)票時,應做好發(fā)

票的發(fā)放登記,內容包括:發(fā)票領用人、領用時間、起始號碼等;

b)出納員將新領的發(fā)票交財務部經(jīng)理在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開始使用。

4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項:

a)出納員在開具發(fā)票時,原則上應如實、序號填寫發(fā)票內容,特殊情況應請示財務部經(jīng)理同意后特殊處理:

b)出納員應按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”章;

c)如因填寫錯誤或其他原因造成發(fā)票作廢,出納員應將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;

d)出納員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經(jīng)濟損失,除要求出納員全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的規(guī)定予以處罰。

4.4財務專用章的管理程序

4.4.1財務部經(jīng)理應妥善保管公司財務專用章。

4.4.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部經(jīng)理應嚴格審核蓋章項目。

4.4.3如經(jīng)審核存有疑問,財務部經(jīng)理在疑問未解除之前應拒絕蓋章。

4.4.4如經(jīng)審核無誤,財務部經(jīng)理應在項目單據(jù)上指定位置清晰地加蓋財務專用章。

4.4.5財務專用章如有遺失,財務部經(jīng)理應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時何稅務局、開戶銀行等其他相關單位發(fā)函聲明。

4.5 支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管

4.5.1財務會計應在每月末將支票的存根聯(lián)及其相關資料編制記賬憑證,交財務部經(jīng)理審核后加密在財務部長期保存。

4.5.2財務會計應在每月末將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關資料一起編制記賬憑證,交財務部經(jīng)理審核無誤后,加密在財務部長期保存。

4.5.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由財務會計在財務部長期保存。

4.6支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒章的管理,作為財務部相關人員考評的依據(jù)之一。

5.0引用文件和記錄表格

5.1《收據(jù)領用登記表》

5.2《支票使用明細表》