是什么
x廣場客戶投訴處理工作規(guī)程旨在規(guī)范和優(yōu)化我們的客戶服務(wù)流程，確保我們能夠高效、專業(yè)地應(yīng)對各種客戶投訴，及時解決問題，維護(hù)客戶滿意度和企業(yè)形象。本規(guī)程涵蓋了從投訴接收、分析、解決到反饋的全過程，旨在為客戶提供公正、透明的服務(wù)體驗。
模板
1. 投訴接收
- 1.1 設(shè)立專門的投訴熱線和電子郵箱，保證24/7服務(wù)響應(yīng)。
- 1.2 接聽電話或閱讀郵件時，保持禮貌，詳細(xì)記錄投訴內(nèi)容和客戶信息。
2. 投訴分析
- 2.1 對投訴進(jìn)行初步分類，如商品質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度、環(huán)境設(shè)施等。
- 2.2 收集相關(guān)證據(jù)，如交易記錄、監(jiān)控錄像、現(xiàn)場照片等。
- 2.3 分析投訴的合理性和責(zé)任歸屬，必要時與相關(guān)部門協(xié)作調(diào)查。
3. 問題解決
- 3.1 制定解決方案，考慮快速有效且公平公正。
- 3.2 與客戶溝通解決方案，確保其理解并接受。
- 3.3 實施解決方案，如退貨退款、補償優(yōu)惠、改進(jìn)服務(wù)等。
4. 反饋跟進(jìn)
- 4.1 確認(rèn)客戶對解決方案的滿意度，記錄客戶反饋。
- 4.2 對未解決或不滿意的情況，重新評估并調(diào)整方案。
- 4.3 歸檔投訴記錄，用于內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量改進(jìn)。
5. 內(nèi)部改進(jìn)
- 5.1 定期分析投訴數(shù)據(jù)，識別常見問題和趨勢。
- 5.2 提出改進(jìn)措施，預(yù)防類似投訴的再次發(fā)生。
- 5.3 培訓(xùn)員工，提升服務(wù)質(zhì)量和問題解決能力。
標(biāo)準(zhǔn)
- 時效性：確保在接到投訴后24小時內(nèi)給予初步回應(yīng)，復(fù)雜問題在48小時內(nèi)提出解決方案。 - 專業(yè)性：處理投訴的員工需受過專業(yè)培訓(xùn)，具備良好的溝通技巧和問題解決能力。 - 透明度：與客戶溝通時，清晰解釋問題原因和解決方案，不隱瞞信息。 - 客戶滿意度：以客戶滿意為目標(biāo)，力求達(dá)到95%以上的投訴解決率。 - 持續(xù)改進(jìn)：每年至少進(jìn)行兩次全面的服務(wù)質(zhì)量評估，根據(jù)投訴數(shù)據(jù)調(diào)整和優(yōu)化服務(wù)流程。
x廣場客戶投訴處理工作規(guī)程的實施，不僅是為了妥善解決當(dāng)下問題，更是為了長遠(yuǎn)地提升客戶滿意度和品牌信譽。每一位員工都應(yīng)理解并執(zhí)行這一規(guī)程，共同塑造我們優(yōu)質(zhì)、負(fù)責(zé)任的企業(yè)形象。
x廣場客戶投訴處理工作規(guī)程范文
__廣場客戶投訴處理工作規(guī)程
1目的:保證客戶的投訴能及時、準(zhǔn)確、合理地得到解決。
2適用范圍:適用于公司對各類客戶投訴(包括報修等有償服務(wù)需求)的處理。
3 職責(zé):物業(yè)部負(fù)責(zé)受理、傳達(dá)、跟催和反饋客戶投訴。
工程部負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)設(shè)備設(shè)施故障與報修方面的投訴。
保安隊負(fù)責(zé)具體處理有關(guān)廣場安全保衛(wèi)工作的投訴。
4 公司員工均有責(zé)任受理客戶各類投訴并負(fù)責(zé)及時傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門處理。
5 工作程序
5.1接待與接受投訴:
1) 客服中心接待客戶來訪或接到客戶來電投訴時,必須講究禮儀禮貌,將所投訴事件清楚記錄在“登記表”內(nèi)。
2) 客服中心接到客戶來電或來訪投訴時,接待者還應(yīng)按“四清楚,一報告”的原則辦理,即“聽清楚、問清楚、復(fù)清楚、記清楚,報告部門主管或負(fù)責(zé)人。
5.2處理程序:客服助理明確投訴內(nèi)容后,應(yīng)立即分析投訴所涉及的部門,并派單到相應(yīng)部門去處理。
1) 客戶投訴室內(nèi)維修或公共區(qū)域的設(shè)備設(shè)施維修。此時客服助理對室內(nèi)維修需了解是有償?shù)倪€是無償?shù)?。如是有償?shù)?則根據(jù)工程部《有償服務(wù)收費標(biāo)準(zhǔn)》價格報告客戶,經(jīng)認(rèn)可后,在“維修單”上加以注明,派發(fā)至工程部。工程部應(yīng)在客戶預(yù)約時間內(nèi)完成,并請客戶確認(rèn)服務(wù)質(zhì)量、態(tài)度滿意率。產(chǎn)生的費用將反映在“管理費收費單”或客戶預(yù)先過來管理處財務(wù)部交上維修費,一般派單流轉(zhuǎn)程序如下:
①物業(yè)部直接從前臺發(fā)單至工程部,工程部接單后立即將維修單上的工作分配至班組。工作完成后,將有客戶確認(rèn)簽名的維修單返回物業(yè)部,由物業(yè)部驗證后一聯(lián)交工程部存檔,一聯(lián)交財務(wù)部進(jìn)行核實收費,一聯(lián)由物業(yè)部存檔。
②物業(yè)部根據(jù)預(yù)約完成時間,查詢維修單的完成情況,并對未完成的維修單進(jìn)行跟蹤、催辦。
③物業(yè)部一方面要跟蹤維修單的完成情況,同時應(yīng)與報修客戶保持聯(lián)系,及時反饋。
2) 客戶提出室內(nèi)清潔服務(wù)及告示牌租用需求時,由物業(yè)部派員與商戶洽談處理,并納入有償服務(wù)類。
3) 客戶提出公共區(qū)域清潔、綠化問題及廣場設(shè)施受到損壞等公共環(huán)境管理方面的投訴,廣場內(nèi)裝修產(chǎn)生的噪音、異味、粉塵滋擾營業(yè)的投訴,外來(推銷)人員進(jìn)入廣場滋擾營業(yè)的投訴等等,統(tǒng)一由物業(yè)部受理,并及時傳達(dá)至責(zé)任部門完成。
4) 商戶對郵件報紙遺失、欠收、投遞不及時等,由物業(yè)部負(fù)責(zé)人督促信報管理人員查驗有關(guān)信報收發(fā)記錄,并及時給客戶反饋情況,作出滿意的答復(fù)。
5.3如投訴問題嚴(yán)重,物業(yè)部應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)并聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人,由公司領(lǐng)導(dǎo)組織人員一起查看現(xiàn)場和記錄,及時處理。
5.4如投訴涉及其他單位,無法及時解決,應(yīng)與投訴人聯(lián)系,做好解釋工作,同時盡快與有關(guān)部門取得聯(lián)系解決問題,并及時將處理結(jié)果反饋投訴人。
5.5 投訴處理的統(tǒng)計分析:
1) 投訴處理應(yīng)按照公司對客戶的服務(wù)承諾及時完成,該服務(wù)承諾應(yīng)根據(jù)實際情況適時予以調(diào)整。投訴處理的內(nèi)部評價也以該承諾為依據(jù)。
2) 投訴處理完畢后,處理人須請客戶在“投訴處理單”上簽名確認(rèn)并評價,其他類型的投訴處理完畢后,也應(yīng)有相應(yīng)評價。
3) 物業(yè)部每月應(yīng)對投訴處理情況進(jìn)行分析,其中投訴處理及時率以“投訴處理單”為依據(jù)來進(jìn)行計算,計算公式為:投訴處理及時率=(及時處理件數(shù)/投訴總件數(shù))×100%。
4) 物業(yè)部應(yīng)將統(tǒng)計結(jié)果報告管理處經(jīng)理,對投訴反應(yīng)突出的問題或有關(guān)質(zhì)量指標(biāo)的波動,應(yīng)采取措施限期整改。
5.6客戶投訴及處理流程圖:
5.7附表 《客戶投訴登記表》、《客戶來電記錄表》
