有哪些
檔案資料管理規(guī)程
一、檔案分類與編碼
1. 檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容分為不同的類別，如行政文件、財務(wù)記錄、項目文檔等。
2. 每個類別應(yīng)設(shè)定獨特的編碼系統(tǒng)，便于檢索和管理。
二、檔案收集與整理
1. 收集過程中，確保所有重要文件完整無缺，包括原始紙質(zhì)文件和電子版。
2. 整理時，遵循“一事一檔”原則，按照時間順序或重要性排序。
三、檔案存儲
1. 紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防蟲的環(huán)境中，定期進(jìn)行溫濕度調(diào)控。
2. 電子檔案應(yīng)備份在安全的服務(wù)器上，采用加密技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)安全。
四、檔案利用與借閱
1. 設(shè)立借閱流程，需經(jīng)審批后方可借閱，確保檔案不被濫用或丟失。
2. 提供便捷的檢索系統(tǒng)，使員工能快速獲取所需信息。
五、檔案保密與銷毀
1. 對涉及敏感信息的檔案，實行嚴(yán)格的保密措施，限制訪問權(quán)限。
2. 過期或無保留價值的檔案，應(yīng)按程序進(jìn)行銷毀，確保信息安全。
模板
檔案資料管理流程
1. 制定檔案管理政策：明確檔案管理的目標(biāo)、責(zé)任和流程。
2. 實施檔案收集：制定文件歸檔清單，定期進(jìn)行文件收集。
3. 檔案分類與編碼：依據(jù)檔案性質(zhì)進(jìn)行分類，并分配唯一編碼。
4. 建立存儲體系：設(shè)置物理存儲區(qū)和電子存儲庫，確保檔案安全。
5. 設(shè)定借閱制度：制定借閱申請表，記錄借閱人、借閱時間及歸還情況。
6. 定期審查與更新：對檔案進(jìn)行定期審查，更新過時信息。
7. 保密管理：對敏感檔案實施特殊保管，控制訪問權(quán)限。
8. 檔案銷毀：對不再需要的檔案進(jìn)行評估，按照規(guī)定程序銷毀。
標(biāo)準(zhǔn)
檔案資料管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
1. 準(zhǔn)確性：所有檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與原始文件一致。
2. 完整性：確保每份檔案從生成到銷毀的全過程都有完整記錄。
3. 可用性：檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)高效，員工能在短時間內(nèi)找到所需文件。
4. 安全性：檔案存儲環(huán)境和電子系統(tǒng)應(yīng)有足夠安全保障，防止損失或泄露。
5. 法規(guī)合規(guī)：符合國家和行業(yè)關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)要求。
6. 時效性：定期更新檔案，確保信息的時效性和有效性。
7. 保密性：對敏感信息實施嚴(yán)格保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
8. 持續(xù)改進(jìn)：不斷優(yōu)化管理流程，提升檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。
通過上述規(guī)程，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)高效、安全、規(guī)范的檔案資料管理，保障業(yè)務(wù)運營的順利進(jìn)行。
檔案資料管理規(guī)程范文
第1篇 社區(qū)物業(yè)接管驗收檔案資料建立管理規(guī)程
社區(qū)物業(yè)接管驗收及檔案資料的建立與管理
一、物業(yè)接管驗收:
主要分三個方面:
(一)檔案資料的驗收與交接
1、進(jìn)駐該社區(qū)后我們將與該項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行圖紙資料的詳細(xì)交接驗收工作,包括:土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。
2、辦公區(qū)各單位負(fù)責(zé)物業(yè)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)系電話。
(二)公共設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)場驗收與交接
1、我公司選派經(jīng)驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負(fù)責(zé)人組成現(xiàn)場交接小組,對房屋建筑、設(shè)施、設(shè)備等進(jìn)行現(xiàn)場交接驗收。
2、將對現(xiàn)場交接中發(fā)現(xiàn)的各類設(shè)備、設(shè)施、物品等數(shù)量及遺留問題記錄在交接單上,交接驗收單一式三份,由物業(yè)公司和司法局人民政府負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,各歸檔保存。
3、對交接驗收中存在的各類問題,由公司各職能部門與相關(guān)部門公共協(xié)商解決。
4、對已接管驗收的區(qū)域,組織相關(guān)人員進(jìn)行,以便盡快熟悉情況,保持環(huán)境整潔。
(三)物業(yè)管理用房的交接及鑰匙交接驗收
1、公司將派專人與該項目負(fù)責(zé)人進(jìn)行物業(yè)辦公用房交接。
2、對公共區(qū)域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關(guān)辦公室的鑰匙逐一進(jìn)行核對、試用,并填寫鑰匙交接單,同時建立交接檔案備存,以便于鑰匙的統(tǒng)一管理,做到放置穩(wěn)妥,安全有序。
二、檔案資料的建立
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為辦公區(qū)域及公用設(shè)施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務(wù)。針對司法局機(jī)關(guān)辦公樓的物業(yè)管理形式,我們擬采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的管理手段,引進(jìn)先進(jìn)的物業(yè)管理軟件,配備專職檔案管理人員,建章建制,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種:
(一)委托方提供的資料
1、技術(shù)資料
a、竣工圖
b、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙
2、竣工驗收證明書
建筑消防驗收合格證
水泵、配電柜變壓器、有線電視系統(tǒng)等設(shè)備的定購合同、驗收證明書、產(chǎn)品說明書、竣工圖紙。
3、辦公區(qū)域使用資料
各樓層辦公資料(包括主要負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話)
建筑面積計算書
(二)檔案處建立的資料
1、物業(yè)資料
a、辦公樓基本資料
b、辦公區(qū)域基本資料
2、辦公區(qū)域使用資料
各辦公區(qū)域主要負(fù)責(zé)人資料
3、日常管理資料
a、保潔管理記錄
a、日常巡查記錄
b、綠化消殺記錄
c、供水、排水管線檢查記錄
b、保安管理記錄
a、日常巡查記錄
b、交接班記錄
c、值班記錄
d、物資搬運放行記錄
e、緊急事件處理記錄
f、車輛管理記錄
g、夜間查詢記錄
c、裝修管理檔案
d、維修服務(wù)檔案
a、維修服務(wù)登記表
b、維修服務(wù)回訪記錄
e、員工管理檔案
a、員工個人詳細(xì)資料
b、員工業(yè)績考核記錄
c、員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄
f、培訓(xùn)檔案
a、各項培訓(xùn)計劃及實施記錄
b、培訓(xùn)結(jié)果考核及跟查記錄
c、軍事訓(xùn)練及消防演習(xí)記錄
g、行政文件
a、政府部門文件
b、物業(yè)公司及集團(tuán)公司文件
c、管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
d、管理處獲得的榮譽(yù)
三、檔案、資料管理辦法
1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖
2、檔案資料收、發(fā)管理程序:
a、管理處重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處經(jīng)理或其指定負(fù)責(zé)人驗收,完善交接手續(xù)后方能立卷歸檔。
b、管理處日常管理文件(如管理處通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進(jìn)行發(fā)放及接受手續(xù),并立卷歸檔。
3、檔案資料管理要求:
a、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。
b、盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
c、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類文件管理,并定期清除過期無效文件。
d、原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
e、檔案的鑒定必須由管理處經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
f、檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)空分類,逐一編號,登記造冊編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部門分柜保存。為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。
g、檔案保管必須有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰,分類明確,易查找;檔案必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任;檔案入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失。
h、檔案室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì)用以防潮,檔案管理人員需及時進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
第2篇 住宅物業(yè)檔案資料建立管理規(guī)程
住宅物業(yè)檔案資料的建立與管理
(一)資料的收集
我們將通過三個途徑進(jìn)行收集;一是在物業(yè)接管移交時,盡可能的與原設(shè)計單位、施工單位聯(lián)系,力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料;二是在業(yè)主入住階段,對業(yè)主的基本情況進(jìn)行登記造冊收集;三是在日常管理中建立社區(qū)維修檔案、設(shè)備運行檔案、業(yè)主投訴回訪記錄等以及其它相關(guān)資料,并將檔案的收集形成制度。
(二)資料的整理和分類
在收集到原始資料后,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)檔案管理文員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄,修補(bǔ)破損的文檔,然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到條理清晰、分類合理、易于查找。
(三)資料的歸檔管理
1、在社區(qū)的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制,確保儲存方式的多元化,盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲存以便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、照片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2、對和物業(yè)管理服務(wù)中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這些檔案在電腦中按授權(quán)級別檢索、對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。
3、檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄,并按內(nèi)容、部門、年度、保存期限及保密程序的分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號,登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4、為保證檔案的安全和完善,檔案室應(yīng)隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,并加裝安防設(shè)施。同時配備合適的文件柜、文件盒以及消防器材等,確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管。
(四)檔案的使用
物業(yè)管理服務(wù)中心內(nèi)部員工可在文件檔案授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。對借閱原始資料的使用者,按檔案的不同密級由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,并辦理借閱手續(xù)。
(五)檔案的銷毀
根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀,同時建立已銷毀文檔清單備查。
(六)檔案資料的分類管理
1、工程技術(shù)資料
(1)項目規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
(2)建筑許可證、投資許可證、開工許可證
(3)拆遷安置資料
(4)紅線圖、竣工總平面圖
(5)地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
(6)工程合同、工程預(yù)決算
(7)工程設(shè)計變更通知
(8)竣工圖:單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖,消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖
(9)房屋、消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書
(10)主要材料質(zhì)量保證書,新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書,水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料
(11)漿、混凝土塊試壓報告
(12)綠化工程竣工圖
(13)其他工程技術(shù)檔案
2、業(yè)主居住檔案
(1)業(yè)主詳細(xì)資料登記表
(2)業(yè)主的維修檔案
(3)業(yè)主裝修巡視記錄
3、維修資料
(1)維修申請記錄、回訪記錄
(2)維修派工單
(3)設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄
4、公共秩序維護(hù)資料
(1)日巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線
(2)日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄象帶
(3)搬入/出記錄、突發(fā)事件處理記錄
(4)車輛進(jìn)出記錄、車輛詳細(xì)資料
5、設(shè)備設(shè)施管理資料(包括消防)
(1)設(shè)備設(shè)施使用計劃
(2)設(shè)備使用申請、使用情況記錄
(3)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)計劃
(4)設(shè)備、設(shè)施維修保養(yǎng)記錄
(5)機(jī)電設(shè)備運行、巡查記錄
(6)設(shè)備分承包檔案
(7)設(shè)備、設(shè)施臺帳及更新記錄
6、綠化清潔資料
(1)清潔班檢記錄、清潔周檢記錄
(2)綠化工作記錄、綠化周檢記錄
(3)消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄
(4)水體巡檢記錄
(5)水體養(yǎng)護(hù)記錄
(6)水體注水記錄
7、社區(qū)文化資料
(1)文化活動計劃及實施情況記錄
(2)文化活動圖片及錄像記錄
(3)傳媒報導(dǎo)資料
(4)文化活動場所、設(shè)施臺帳及使用記錄
8、員工管理資料
(1)員工個人資料、聘用記錄
(2)員工考核及獎罰記錄
(3)員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄
(4)員工晉升、薪金變動及內(nèi)務(wù)管理記錄
9、反饋資料
(1)服務(wù)質(zhì)量回訪記錄
(2)業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
(3)業(yè)主投訴及處理記錄
10、行政文件資料
(1)項目值班及檢查記錄
(2)有關(guān)財務(wù)記錄(由財務(wù)人員專職保管)
(3)公司下發(fā)文件
(4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報等文件
第3篇 物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種檔案,如:會議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應(yīng)做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。
4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):
4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠(yuǎn)利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
