檔案資料管理規(guī)定12篇

第1篇 物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定怎么寫

物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進一步提高服務中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務中心檔案管理員負責服務中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。

二、保密級文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務中心領導批準后,做銷毀處理。

五、服務中心購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

六、服務中心各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

八、服務中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交項目/部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負責完善借閱手續(xù)。

第2篇 基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定

基建處工程檔案資料管理實施辦法

一.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復,地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設計,擴大初步設計,施工預算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設計資料,設計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結論及相關財務資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設備安裝資料和圖紙,竣工結算,財產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。

五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作,為領導決策提供依據(jù)。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協(xié)調(diào)有關部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應用紅色墨水、復寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應努力收集歸檔文件、資料,工作人員應積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。

第3篇 機電設備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機電設備資料、檔案的完整,為設備維護維修提供支持。

2.適用范圍

適用于__花園機電設備資料、檔案的管理。

3.內(nèi)容

3.1機電設備資料的管理

3.1.1機電設備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。

3.1.2常用的機電設備資料可復印一份保存于機電值班室按班移交。

3.1.3機電設備資料的借用需經(jīng)機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。

3.1.4發(fā)生設備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。

3.2機電設備檔案的管理

3.2.1機電設備維護維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機電設備大中修檔案長期保管直到設備報廢一年后銷毀。

3.2.3機電設備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。

3.3機電設備資料、檔案應保存通風良好,干濕度正常的房間。

3.4機電設備資料、檔案應半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。

第4篇 g園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定

佳園物業(yè)管理有限公司

檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

1. 管理處文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。

2.保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

3.文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領導批準后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

6.管理處各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

7.政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

8.管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負責完善借閱手續(xù)。

第5篇 物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定格式怎樣的

物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進一步提高服務中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務中心檔案管理員負責服務中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。

二、保密級文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務中心領導批準后,做銷毀處理。

五、服務中心購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

六、服務中心各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

八、服務中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交項目/部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負責完善借閱手續(xù)。

第6篇 房地產(chǎn)企業(yè)人事檔案資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定

(一)人事檔案內(nèi)容原始人事檔案。職工人事關系轉(zhuǎn)入企業(yè)時具備的檔案原始資料、調(diào)動介紹信、調(diào)轉(zhuǎn)表、工資介紹信、保險基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內(nèi)建立的包括《員工應聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級與績效考核表》、《勞動合同或勞動協(xié)議》、《職務(級)考核評價表》、〈職位確認書〉〈勞動手冊與保險手冊〉、內(nèi)部晉升調(diào)轉(zhuǎn)考核、任職文件、調(diào)轉(zhuǎn)記錄、獎懲記錄等人事材料。

(二)檔案保管

1、職工人事檔案由公司人事部門設專人調(diào)轉(zhuǎn)、記錄、整理,并永久保存。

2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級派入人員以外所有員工的人事檔案。

3、員工人事檔案從試用期起予以建立。

4、人事檔案調(diào)閱需經(jīng)人事部門負責人同意,財務人員檔案調(diào)閱需經(jīng)財務總監(jiān)同意。

(三)檔案調(diào)轉(zhuǎn)

1、員工通過轉(zhuǎn)正定級考核后,由人事部門出具調(diào)動表及介紹信,由員工本人將人事關系調(diào)轉(zhuǎn)至本企業(yè),并與企業(yè)簽訂《勞動合同》。因特殊原因暫時不能將人事關系轉(zhuǎn)至企業(yè)的,需在《轉(zhuǎn)正審批表》或《職位確認書》上予以注明,并與企業(yè)簽訂《勞動協(xié)議書》。

2、一般員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動,由新單位出具介紹信,將原始人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn),但建立新的考核檔案。

3、公司部員工如調(diào)離企業(yè),需填寫《調(diào)離審批表》,經(jīng)所在部門、人事部門、財務部門負責人以及總經(jīng)理簽字后,方可按“離職”的有關規(guī)定辦理人事手續(xù),但企業(yè)人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)。

(四)檔案查閱

部門負責人以上人員可以提出閱看下層屬下申請。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴禁借閱出行政人事部。

第7篇 某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.職責范圍

1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內(nèi)設施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。

1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。

1.6未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時歸還。

1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即修復。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a

第8篇 基建檔案資料管理規(guī)定

基建檔案資料管理辦法

為使基本建設檔案資料管理工作規(guī)范化,科學化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學,特制定有關基本建建工程建設項目檔案資料管理辦法。凡借閱、領取基本建設工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應進行核對,確認完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收

_基本建設工程前期資料,有關人員在辦完相關手續(xù)后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復印件。

_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時,應有工程資料的整理、歸檔條款,明確報送套數(shù)及時間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達到檔案移送標準時,由基建檔案管理員簽字,財務處予以結帳。

_在工程竣工驗收前應做好基建檔案資料的驗收準備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進行專項驗收,合格后方可組織工程竣工驗收?？⒐を炇毡仨毻ㄖn案管理員參加。

由施工技術科負責催促施工單位在工程竣工驗收合格后,在規(guī)定時間內(nèi)報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應向建設單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報送。

_施工技術科項目負責人負責施工期資料及竣工圖的驗收審查工作,對不符合要求的應予以退回整改,直到符合要求。施工技術科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。

_歸檔的施工期資料、圖紙均應為2套,必須是原件,且滿足以下要求:

_資料必須真實、完整,準確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進行粘貼等處理使之一致。若是復印件需加蓋單位公章。

_文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為a4,卷面應清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機編頁碼,技術文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。

_報送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等

_竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設計圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。

_歸檔順序嚴格按《建設工程檔案審核意見表》中的相關內(nèi)容報送。

_歸檔的監(jiān)理資料應為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報送。

_對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權拒收,并要求限期整改。

審核人員在交還基建檔案資料時,應使資料及圖紙完整,如不完整,應補齊后再返還?；n案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護圖紙的安全性,完整性。

_其它

(1) 未盡事宜應由基建處負責解釋。

(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

第9篇 物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進一步提高服務中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務中心檔案管理員負責服務中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。

二、保密級文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務中心領導批準后,做銷毀處理。

五、服務中心購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

六、服務中心各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

八、服務中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交項目/部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負責完善借閱手續(xù)。

第10篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.目的:

規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

2.職責范圍

2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規(guī)定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。

3.5未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調(diào)人及時歸還。

3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。

質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05

第11篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 :

第一條 總則

為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術檔案資料的歸檔要 求及標準,遵照國家相關技術檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術檔案歸檔管理 細則》(以下簡稱細則)。

第二條 工程技術檔案的范圍

工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規(guī)定應當歸檔保存的 各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。

第三條 工程技術檔案管理責任人

1、工程技術檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負責組織開展并管理保存。

2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術 檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求,切實履行各自職責,對工程技 術檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項工作應納入各相關部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。

第四條 歸檔范圍

1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價 值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。

3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結構、水電、暖通等 個相關專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。

第五條 歸檔方法和內(nèi)容

1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的 檔案內(nèi)容包括三部分:

a、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙, 主要范圍詳附錄a。

b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。

c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。

2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條 歸檔要求

1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。

3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。

5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人 審核人

技術負責人 編制日期

監(jiān)理單位

總監(jiān) 現(xiàn)場監(jiān)理

6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應當重新繪制 竣工圖。

第七條 單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應統(tǒng)一交給項目部檔案 管理員登記,由項目部負責組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條 立卷要求

1、組卷

(1)各相關部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設計部為s,工程部為g,以此類推。

(2)各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式 ),可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。

(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開 始;

頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號。

(2)卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細則附錄d的要求。

序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。

文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。

文件題名:填寫文件主體全稱。

日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁數(shù):每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。

頁號:卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

(3)卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細則附錄e的要求。

本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關的檔案管理人員填寫并簽名,標注時 間。沒有需要說明的事項可不必填

寫說明。

另需標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

(4)案卷總目錄中的編制應符合下列規(guī)定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷號:以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項目、時間、序列號4個要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。

案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊”。

責任人:提供檔案的部門資料員。

編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條 歸檔時間和手續(xù)

1、歸檔時間

(1)每一工程項目的立卷歸檔,應在該階段性項目全部竣工結束(移交物業(yè) )后兩個月內(nèi)完成。

(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。

2、歸檔手續(xù)

各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。

附錄10-1:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄10-2:工程技術文件歸檔范圍及移交時間

附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料

第12篇 園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定

佳園物業(yè)管理有限公司檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:1. 管理處文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。

2. 保密級文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。

3. 文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。

4. 定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領導批準后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。

6. 管理處各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。

7. 政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。

8. 管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負責完善借閱手續(xù)。