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第1篇 房地產檔案資料管理系統(tǒng)規(guī)范
某某房地產檔案資料管理系統(tǒng)
一、總則
第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質量,以適用公司領導決策科學化和公司各項工作的需要,為公司積累門類齊全、結構合理的檔案史料,特擬訂檔案管理辦法。二、檔案的分級負責與歸口管理
第二條 本公司的檔案管理為'兩級分工管理制'即公司為'一級管理'由綜合部部負責;各職能部門為'二級管理',由各部門自行負責。
第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:
1、公司一級管理歸檔范圍:
(1)部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃。
(2)部門(含部門)以上的各種總結、報告。
(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報。
(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀要、大事記。
(5)各種協議書、合同書。
(6)各種工程圖紙底圖。
(7)各種設備檔案及說明書。
(8)各類工程檢測、鑒定報告。
(9)公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告。(10)公司各種審計報告、資產評估報告。
(11)公司各種管理規(guī)章制度。
(12)公司各種注冊、登記證件、政府批文。
(13)公司各種法律、公證文件。
(14)公司各部門經理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。
(15)有董事會成員總經理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片。
(16)公司發(fā)展大事記。
(17)公司總經理親自起草或修改的重要文稿。
(18)公司通訊。
2、部門二級檔案管理歸檔范圍:
(1)公司、部門及職員的各種計劃、方案、規(guī)劃。
(2)公司、部門及職員的各種總結、報告。
(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報。
(4)公司、部門及職員的各種文件、紀要、大事記。
(5)公司的各種管理制度。
(6)其它各種職能業(yè)務性文件資料等。
三、公司檔案分類表類別細目名稱經營決策經營管理類計劃工作統(tǒng)計工作公司管理財務管理物資管理編號
基本范圍公司規(guī)劃,重大經營戰(zhàn)略性決策,公司發(fā)展規(guī)劃,方案目標管理等。公司中長期計劃,年(季)度計劃,各項專業(yè)發(fā)展計劃,全面計劃管理工作。各種統(tǒng)計報表,公司綜合性統(tǒng)計分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價格管理,會計管理,資金流通管理。物資供應,倉庫管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析,客戶調查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務工作等。公司綜合性行政事務工作,司務會議,總經理辦公室工作,文秘工作,機要保密工作等。消防,保衛(wèi)等。合同管理,涉外法律事務等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務安全保衛(wèi)法律事務
類審計工作人事管理勞動管理培訓工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產調度質量管理、各專項審計工作活動等。干部管理,工人招聘、錄用、調配工作等。勞動定額、定員,勞動調配,勞動工資,勞動保護等。職工在職培訓,管理干部開發(fā)等。公司檔案工作,各類數據管理,電子計算機系統(tǒng),情報工作,圖書資料工作等。
員工防病治病,計劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動等。生產組織、調度指揮工作等。公司質量管理,樓宇質量檢測和質量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產,工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發(fā),技術成果管理,技術引進,技術創(chuàng)新和采用新技術,合理化建議等。環(huán)境保護檢測與控制,污染治理等。
各種計量檢測工作。公司標準化管理工作,各種標準檔案
。同一工程項目內,包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設計圖、施工圖、水電圖、竣工驗收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設備儀器類,含設備購
第2篇 住宅區(qū)檔案資料管理設想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設想
1 檔案管理運作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,實施現代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經常化等“六化”管理,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發(fā),擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯系進行分類保存。根據實際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。
1.4檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1外部網:與廣大業(yè)戶、主管部門進行聯網,所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內部網:管理處內部聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。
2.1竣工驗收資料(如下表)
名 稱 資料內容
工程建筑
產權資料 a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質勘察報告;
c 工程合同及開工、竣工報告;
d 工程預算
e 圖紙會審記錄
f 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗收證明書;
k 新材料、構配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設備檢驗合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;
n 供水、供暖的試壓報告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單,操作手冊等;
q 有關工程項目的其他重要技術決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務資料 a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務巡視記錄
e:業(yè)戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務
名稱資料內容
維修資料 a:維修申報表 b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議
設備管理
資料 a:公用
設施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄
業(yè)戶反饋
資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業(yè)戶意
見調查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領導部門文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業(yè)主委員會
第3篇 商住項目檔案資料管理規(guī)范
商住項目檔案資料的管理
資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
_發(fā)商移交的原始資料的管理
樓宇交接時,開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務奠定基礎。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設備安裝圖紙、說明書、供應商資料。
_業(yè)主入住的原始登記資料的管理
業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產證、購房合同復印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協議、業(yè)主公約,消防安全責任書;5、租戶變更情況登記表。
_業(yè)主、用戶裝修資料的管理
業(yè)主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細致、嚴格,為今后的日常管理工作奠定基礎。裝修資料的管理主要分為如下內容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續(xù)、消防驗收報告。
_管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務質量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內容,如:綠化、清潔、設備維護、公共設施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責任部門的值班情況登記,如:機房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進行月評價,但為了監(jiān)督日常的服務質量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進行分類,及時處理并將處理結果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。
_財務資料管理
物業(yè)公司的核心是提供服務和贏得利潤,在做好服務的同時,加強財務管理,收取應收費用,降低管理成本也是相當重要的。因此在財務資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財務管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費的交繳資料;2、固定資產的登記管理資料;3、外包單位按合同付費記錄資料;4、有償服務收費記錄資料。
_業(yè)主、用戶往來函件的管理
業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復函。
_業(yè)主委員會資料管理
對已經成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。
_上級主管部門、公司內部請示、匯報文件的管理
給上級主管部門、公司領導、相關部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領導的批示進行登記,安排人員落實,并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領導的請示;3、給公司相關部門的報告;4、與公司相關部門的往來函件。
_管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理,可以為管理處日常考評、年終評比提供依據,同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日?？荚u記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓的記錄。
_公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經營方針、目標,對公司下發(fā)的文件要求相關人員要傳閱、學習,并進行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。
_業(yè)管理相關資料的收集管理
為及時掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關報道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內業(yè)主、租戶的相關報道資料。
第4篇 住宅售前售后服務工程技術檔案資料管理規(guī)范
住宅項目售前售后服務及工程技術檔案資料管理
一、售前服務
公司派出專人積極協調、全力配合建設單位辦理開工之前和各種手續(xù)。
積極配合建設單位做好現場的基地工作,為開工做好準備。
積極與當地所管轄的派出所、辦事處、交警取得聯系,搞好周邊關系。
二、售后服務
自工程竣工后驗收交付使用開始,樹立'用戶是上帝'用戶至上的思想意識,嚴格按國家規(guī)定的保修期限,進行周到的服務。
在保修期間內,每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。
保修期后,在公司建立用戶熱線,及時熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時僅收取材料成本費。
三、工程技術檔案資料管理
認真貫徹執(zhí)行國家和省計委、檔案局及省建委關于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標準化。
公司主管生產的經理和總工程師負責領導和督促公司有關部門和項目經理認真履行各自的職責,定期進行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準確。
工程施工的技術資料、土建和安裝均應同建設單位、設計院、質檢站、建材生產廠家等密切配合,使各類資料能及時、準確、完整的按規(guī)定完善歸檔。
項目技術負責人指導內業(yè)技術人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術核定、材料代換、通知等應及時辦理并簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核。
附:本工程科技檔案一覽表
科 技 檔 案 一 覽 表
土建施工文件資料:
序 號 文件名稱 責任人
1施工合同書公司法人
2開工報告項目經理
3技術交底、圖紙會審紀要內業(yè)技術員
4施工組織設計或施工方案項目技術負責人
5設計變更通知單、核定單內業(yè)技術員
6原材料出廠質量證明書材料員
7原材料試驗報告試驗員
8施工定位測量記錄測量員
9基礎及主體工程隱蔽記錄施工員
10分部分項單位工程質量評定表及質量事故處理報告質量安全員
11交工驗收證明書內業(yè)技術員
12施工總結、技術總結項目技術負責人
13竣工報告(含停、復工報告)項目經理
14施工日志、大事記施工員
竣工圖
序 號 文件名稱 責任人
1土建建施竣工圖土建內業(yè)技術員
2土建結施竣工圖土建內業(yè)技術員
第5篇 辦公樓物業(yè)檔案資料管理規(guī)范
辦公樓物業(yè)檔案、資料管理
1、對辦公樓設備檔案資料的管理
--設備設施檔案資料(說明書、合格證、許可證、協議書、批復、執(zhí)照等)齊全,建立設備臺帳、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。
--項目進場后,專人負責檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。
--建立標準化檔案資料庫,使檔案資料可靠、完整地保存;并采用檔案管理通用檢索方式,便于今后檔案的移交。
--建立檔案管理制度,完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調閱手續(xù),使檔案資料處于動態(tài)監(jiān)控中。
--建立綜合設備臺制度,建立全壽命設備管理制度,把設備全壽命期內的設備本體、日常運行、日常維修、技術改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。
2、管理處檔案資料管理
--對與質量體系有關的管理性文件、質量體系文件、技術性文件及資料等進行控制,使文件處于受控狀態(tài),按《程序文件》的規(guī)定進行管理,保證相關場所使用有效版本的文件,作廢文件按一定的程序處理。
--由管理處負責質量體系文件、管理性文件、技術性文件、相關外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。
--有一套適合辦公樓完整的收發(fā)文管理制度,包括對外行文、內部行文管理辦法;對規(guī)定文件的編號、格式、打印、校對、發(fā)送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復、催辦等作出規(guī)定。
--質量記錄保存完整,根據《程序文件》的規(guī)定分部門(工程、綠化清潔、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。
