有哪些
物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程
一、文件檔案分類
1. 法規(guī)政策類：包括國家及地方的物業(yè)管理法規(guī)、政策文件。
2. 合同協(xié)議類：涵蓋物業(yè)服務合同、租賃合同、外包服務合同等。
3. 運營管理類：日常運營報告、財務報表、客戶服務記錄等。
4. 工程技術(shù)類：設(shè)施設(shè)備圖紙、維修保養(yǎng)記錄、工程改造方案等。
5. 人力資源類：員工檔案、培訓記錄、考勤記錄等。
6. 安全保衛(wèi)類：應急預案、安全檢查記錄、監(jiān)控錄像等。
模板
1. 文件編碼規(guī)則：采用“類別-年份-順序號”格式，如“f-2022-001”代表2022年的第一份法規(guī)政策文件。
2. 檔案盒標簽：包含檔案名稱、起止日期、盒內(nèi)文件數(shù)量等信息。
3. 文件封面：包含文件名稱、編制日期、編制人、審核人、批準人等字段。
4. 文件歸檔單：記錄文件的基本信息、存檔日期、保管期限等。
5. 文件銷毀清單：列出待銷毀文件的名稱、編號、銷毀原因和審批人簽名。
標準
1. 文件收集：確保所有業(yè)務活動產(chǎn)生的文件及時收集，無遺漏。
2. 文件整理：分類明確，編號有序，便于檢索。
3. 文件存儲：使用防火、防潮、防蟲設(shè)施，定期檢查環(huán)境條件。
4. 文件借閱：設(shè)立借閱登記，嚴格控制外借，確保文件安全。
5. 文件更新：及時更新過期或修訂的文件，確保信息準確性。
6. 文件保存期限：依據(jù)法律法規(guī)和公司規(guī)定設(shè)定文件保存年限。
7. 文件銷毀：過期文件需經(jīng)審批后銷毀，銷毀過程應有記錄。
8. 電子文檔管理：同步維護紙質(zhì)文件的電子版，便于備份和檢索。
9. 培訓與執(zhí)行：定期對員工進行檔案管理培訓，確保規(guī)范執(zhí)行。
10. 內(nèi)部審計：定期進行內(nèi)部審計，評估檔案管理的有效性和合規(guī)性。
通過以上規(guī)程，物業(yè)公司能有效管理和保護文件檔案資料，確保信息的安全、完整和高效利用，為公司的運營決策提供有力支持。
物業(yè)公司文件檔案資料管理規(guī)程范文
物業(yè)公司文件、檔案資料管理規(guī)程
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術(shù)檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術(shù)圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關(guān)人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行處理。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
