有哪些
一、檔案管理的主要內(nèi)容
1. 檔案收集：確保所有業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的文件、報(bào)告、合同等原始記錄被妥善保存。
2. 檔案分類：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息價(jià)值，將檔案分為不同類別，如行政、財(cái)務(wù)、項(xiàng)目等。
3. 檔案整理：對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編目，以便于檢索和保管。
4. 檔案存儲(chǔ)：選擇合適的物理或電子存儲(chǔ)方式，保證檔案的安全和完整。
5. 檔案利用：為內(nèi)部員工和外部相關(guān)方提供檔案查閱服務(wù)。
6. 檔案銷毀：對(duì)過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的檔案進(jìn)行合法合規(guī)的銷毀。
標(biāo)準(zhǔn)
二、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)
1. 法規(guī)遵從：所有檔案管理工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)，如《檔案法》及相關(guān)實(shí)施細(xì)則。
2. 安全性：檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全措施，電子檔案需有備份策略。
3. 可追溯性：每份檔案應(yīng)有完整的生命周期記錄，包括創(chuàng)建、修改、審批、存檔等環(huán)節(jié)。
4. 保密性：涉及企業(yè)敏感信息的檔案，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。
5. 效率：檔案檢索應(yīng)在合理時(shí)間內(nèi)完成，滿足業(yè)務(wù)需求。
6. 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理效果，不斷優(yōu)化流程和系統(tǒng)。
是什么意思
三、檔案規(guī)程的含義 檔案規(guī)程是指企業(yè)制定的一套關(guān)于檔案管理的規(guī)則和程序，它旨在規(guī)范檔案的全生命周期管理，從產(chǎn)生到銷毀的每一個(gè)環(huán)節(jié)。規(guī)程的制定和執(zhí)行旨在確保檔案的有效利用，保護(hù)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)，同時(shí)也是對(duì)法規(guī)的遵守和對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的保障。通過(guò)明確的責(zé)任分配、標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程和嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，檔案規(guī)程可以提升檔案管理的專業(yè)性和效率，降低風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。規(guī)程也體現(xiàn)了企業(yè)的組織文化，強(qiáng)調(diào)對(duì)歷史記錄的尊重和對(duì)信息資源的重視。
檔案規(guī)程范文
第1篇 職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理規(guī)程
(一)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)管理檔案的基本內(nèi)容包括
1、職業(yè)危害申報(bào)材料;
2、公司對(duì)職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)出具的的委托書(shū);
3、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)檢測(cè)結(jié)果、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害評(píng)價(jià)報(bào)告;
4、、從業(yè)人員職業(yè)健康檢查計(jì)劃;
5、職業(yè)健康檢查結(jié)果的“評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)”;
6、對(duì)職業(yè)病(疑似)患者、健康受到損害的從業(yè)人員救治診療資料;
7、對(duì)職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌證者處理和安置的記錄;
8、在職業(yè)健康監(jiān)護(hù)中提供從業(yè)人員體檢結(jié)果告知的相關(guān)證明材料、需要提供的其他資料和職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)記錄的相關(guān)資料;
9、其他相關(guān)資料。
(二)公司建立接觸職業(yè)危害員工個(gè)人職業(yè)健康檔案,做到“一人一檔”,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
1、勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史(見(jiàn)附錄);
2、相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;
3、職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
4、職業(yè)病診療等健康資料。
第2篇 某寫(xiě)字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
寫(xiě)字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
一、目的:
為了進(jìn)一步加強(qiáng)部門(mén)檔案管理,促進(jìn)部門(mén)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。
二、規(guī)程主要內(nèi)容:
(一)部門(mén)均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實(shí)施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動(dòng)時(shí),必須進(jìn)行清點(diǎn)移交手續(xù))。
(二)明確檔案分一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)的分類管理。
1、一級(jí)范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉(cāng)儲(chǔ)賬目、資產(chǎn)帳表、采購(gòu)計(jì)劃等等重要文件資料。
2、二級(jí)范圍:公用書(shū)籍、辦公用品、用具;制服;工具等。
3、三級(jí)范圍:日常各項(xiàng)記錄本;點(diǎn)檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。
(三)上述內(nèi)容均指部門(mén)共享的檔案,與個(gè)人辦公用的其它資料區(qū)別分開(kāi)。
(四)檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門(mén)科室、編號(hào)等分組別類。
(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容,與目錄對(duì)應(yīng)。
(六)檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表,每年進(jìn)行二次以上的全面清理、整理。
(七)檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲(chóng)、防腐除銹等防護(hù)工作。
(八)檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理(或科長(zhǎng))以上及批準(zhǔn)方可辦理。
三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實(shí)施。
第3篇 某購(gòu)物中心客戶檔案管理規(guī)程
營(yíng)運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門(mén):營(yíng)運(yùn)部
購(gòu)物中心客戶檔案管理規(guī)程
1.目的
為確保資料及租戶檔案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地開(kāi)展工作,特制訂租戶檔案管理規(guī)程。
2.范圍
適用于各項(xiàng)目租戶檔案建立與管理。
3.職責(zé)
3.1營(yíng)運(yùn)部人員負(fù)責(zé)收集整理租戶(客戶)存檔資料。
3.2營(yíng)運(yùn)部專人管理檔案資料。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1工作日志的存檔工作:工作日志中應(yīng)包含有當(dāng)天工作重點(diǎn)、投訴、工程維修跟進(jìn)情況、突發(fā)事件報(bào)告等相關(guān)內(nèi)容。
4.2對(duì)外的發(fā)函、通知應(yīng)根據(jù)年度存檔。
4.3租戶檔案資料管理
4.3.1根據(jù)每一個(gè)租戶設(shè)置不同的檔案資料盒,租戶檔案需遵循保密原則,妥善保管,目錄清晰、易查。
4.3.2租戶檔案資料應(yīng)包含以下信息:
a、租戶基本情況記錄表;
b、租戶消防驗(yàn)收單、租戶簽訂的消防責(zé)任書(shū);
c、租戶裝修資料、裝修竣工驗(yàn)收記錄等各項(xiàng)裝修資料;
d、非餐飲店鋪每季度巡場(chǎng)記錄表(餐飲店鋪月度巡場(chǎng)記錄表)及整改通知;
e、餐飲租戶油煙管道、四害消殺合同備案及油煙管道清潔實(shí)施記錄;
f、租戶的工作聯(lián)系函;
g、其它。
4.4租戶檔案資料由客戶服務(wù)部或相關(guān)業(yè)務(wù)責(zé)任部門(mén)保存,未經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人應(yīng)在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時(shí)間、借閱目的。
4.5檔案保存
4.5.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無(wú)缺,一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
4.5.2嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
4.5.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
4.6檔案借閱
4.6.1租戶檔案資料由客戶服務(wù)部及相關(guān)責(zé)任部門(mén)保存,未經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人需在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時(shí)間、借閱目的。
4.6.2任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制。不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損。確因工作需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意方可。
4.6.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容。由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
4.6.4短期使用檔案借閱期不得超過(guò)3天,長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過(guò)7天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
4.7檔案移交
4.7.1如檔案需向其他部門(mén)移交,須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
4.7.2員工進(jìn)行部門(mén)間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入部門(mén)文員在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出部門(mén)文員取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,行政人事部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字,以便查詢。
4.8檔案檢查
4.8.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無(wú)存放錯(cuò)誤。
4.8.2檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
4.9檔案銷毀需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并做好記錄工作。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)。
4.1.1公司編號(hào)為:cshy
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)行政部編號(hào)為:_z
b)人力資源部編號(hào)為:rl
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:cw;
c)管理部編號(hào)為:gl;
d)工程維修部編號(hào)為:gc;
e)市場(chǎng)拓展部編號(hào)為:sc
f)品質(zhì)督察部編號(hào)為:pz;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區(qū)分全宗,按問(wèn)題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
--《裝修申請(qǐng)表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開(kāi)工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū);全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會(huì)審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書(shū);重要的施工會(huì)議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測(cè)記錄;其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
--其他應(yīng)保存的工程資料。
c)設(shè)備檔案,包括:
--設(shè)備臺(tái)賬;
--設(shè)備出廠合格證;
--設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設(shè)備運(yùn)行記錄;
--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
--設(shè)備更新改造記錄;
--設(shè)備管理制度;
d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:
--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);
--管理處運(yùn)作檔案(各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動(dòng)記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。
e)來(lái)往文書(shū)檔案,包括:,管理公司及管理處日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購(gòu)合同;多種經(jīng)營(yíng)合同;物業(yè)接管類各種合同;保險(xiǎn)類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄。
h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè);審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績(jī)效考評(píng)檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)。
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效
考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
第6篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程
辦公大樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
目的
規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責(zé)
a.資料檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、預(yù)立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進(jìn)行檢查。
c.各部門(mén)主管負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)歸檔文件的收集、整理。
工作規(guī)程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書(shū)檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。
b.時(shí)間
各部門(mén)需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無(wú)空缺,不得使用鉛筆填寫(xiě)。
-資料檔案管理員將收集來(lái)的檔案分類插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。
b.接收的案卷,經(jīng)復(fù)查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補(bǔ)破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調(diào)卷查閱者,應(yīng)說(shuō)明理由、要求及內(nèi)容。
b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開(kāi)管理處,如有離開(kāi)管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實(shí)施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。
f.閱后及時(shí)歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復(fù)印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。
第7篇 電廠會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了浙江長(zhǎng)興發(fā)電有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案管理的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于浙江長(zhǎng)興發(fā)電有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案工作的管理,也適用于長(zhǎng)興長(zhǎng)風(fēng)能源有限責(zé)任公司會(huì)計(jì)檔案工作的管理。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
財(cái)政部、國(guó)家檔案局會(huì)計(jì)檔案管理辦法
原國(guó)家電力公司國(guó)家電力公司會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)程(試行)
3 管理職能
經(jīng)營(yíng)工作部(財(cái)務(wù))是公司會(huì)計(jì)檔案管理的歸口部門(mén),具體負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱、登記等工作。
4管理的內(nèi)容與要求
4.1會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù),是企業(yè)的重要檔案之一。會(huì)計(jì)檔案包括:
4.1.1會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
4.1.2會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。
4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
4.2公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所形成的會(huì)計(jì)憑證,由財(cái)務(wù)按照歸檔的要求定期負(fù)責(zé)整理,裝訂成冊(cè),并編好案卷目錄和說(shuō)明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號(hào)順序裝訂成冊(cè),加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號(hào)碼、月份次序號(hào)、裝訂人簽章等。
4.3 會(huì)計(jì)賬簿每年裝訂一次,統(tǒng)一編號(hào)裝訂成冊(cè),印章必須齊全。
4.4 財(cái)務(wù)報(bào)告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊(cè),加上封面。
4.5 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由經(jīng)營(yíng)工作部(財(cái)務(wù))保管一年,期滿之后,由經(jīng)營(yíng)工作部(財(cái)務(wù))編制移交清冊(cè),交公司檔案室統(tǒng)一保管,移交時(shí)間于每年3月底前。
4.7 會(huì)計(jì)檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.8會(huì)計(jì)檔案的借閱和利用按公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
4.9會(huì)計(jì)檔案保管期限見(jiàn)規(guī)范性附錄a。
4.10會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時(shí),由檔案室編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)財(cái)務(wù)主管鑒定、總經(jīng)理工作部領(lǐng)導(dǎo)審核,報(bào)公司檔案鑒定委員會(huì)批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀清冊(cè)同時(shí)應(yīng)報(bào)公司董事會(huì)備案。
4.11保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
4.12會(huì)計(jì)檔案的銷毀,應(yīng)由檔案、財(cái)務(wù)、審計(jì)共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章。
4.13電算化的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式按前款的規(guī)定保存。有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)視作為會(huì)計(jì)檔案管理。
4.14會(huì)計(jì)檔案保管人員因崗位變動(dòng),應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)。
5 檢查與考核
5.1本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門(mén)組織檢查與考核。
5.2按《浙江長(zhǎng)興發(fā)電有限責(zé)任公司考核標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢查與考核。
第8篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷毀清單。
3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:r
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1 檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);
建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;
公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);
供水合同;
供電協(xié)議書(shū)、許可證;
供氣協(xié)議書(shū)、許可證;
有線電視合格證;
通信設(shè)施合格證;
電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;
屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0
第9篇 _管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第10篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程1目的對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。
2范圍適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(shū)(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱/技能證書(shū)、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過(guò)失的處罰等;
特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。
3. 2檔案的收集整理
3.2.1 質(zhì)量記錄文件3.2.
1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門(mén)負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.
1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.
1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來(lái)文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3. 3檔案保存
3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無(wú)缺;
一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2 嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3 檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3. 4檔案借閱
3.4.1 外部門(mén)人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);
使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;
使用過(guò)程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制;
不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;
確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3 借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;
由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過(guò)7天,長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過(guò)15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3. 5檔案移交
3.5.1 如檔案需向其他部門(mén)移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2 員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字,以便查詢。
3. 6檔案檢查
3.6.1 檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無(wú)存放錯(cuò)誤。
3.6.2 檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》
第11篇 某某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
1.用戶檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負(fù)責(zé)。
2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶資料、往來(lái)文件按房號(hào)整理歸檔。
3.大廈用戶資料按房號(hào)一戶一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶資料文件柜內(nèi)。
4.用戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。
5.每個(gè)用戶檔案的排列順序?yàn)?按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶來(lái)函、復(fù)函
b.非辦公時(shí)間加班申請(qǐng)
c.公司水牌制作申請(qǐng)
d.電話開(kāi)通通知單(電話開(kāi)通通知單;電話分機(jī)租用申請(qǐng)表等)
e.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門(mén)的通知;用戶室內(nèi)物品放行協(xié)議書(shū);大門(mén)封板申請(qǐng);破鎖申請(qǐng)等)
f.租戶資料(業(yè)主授權(quán)書(shū);租戶承諾書(shū);用戶資料;租賃合同復(fù)印件;營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書(shū);關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內(nèi)設(shè)施檢驗(yàn)記錄表)
g.裝修資料(用戶室內(nèi)裝修申請(qǐng);大門(mén)密碼鎖安裝批準(zhǔn)書(shū);用戶室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶室內(nèi)裝修整改通知書(shū);用戶室內(nèi)裝修竣工驗(yàn)收申請(qǐng);貨梯使用申請(qǐng)表;臨時(shí)出入證辦證表等)
h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶檔案內(nèi)。收樓證明書(shū);業(yè)主身份證復(fù)印件或營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)
i.用戶遷出(用戶變動(dòng)通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書(shū);安檢資料;遷出用戶調(diào)查問(wèn)卷等)
j.其他資料
6.用戶檔案的標(biāo)簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶的公司名稱吻合。
7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時(shí)更新檔案內(nèi)用戶資料。
第12篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時(shí)公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。
4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。
4.1.5《裝修申請(qǐng)表》
4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.7其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準(zhǔn)備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫(xiě)有樓層號(hào)、房號(hào)標(biāo)在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時(shí)。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第13篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫(xiě)
。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門(mén)編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類別編號(hào)部門(mén)編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財(cái)務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報(bào)表類b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類計(jì)劃總結(jié)類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門(mén)姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第14篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責(zé)
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)
4.1.1公司、管理處編號(hào):
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫(xiě));
b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)綜合部編號(hào)為: zh;
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: cw;
c)管理部編號(hào)為: gw
d)項(xiàng)目部編號(hào)為: _m
e)工程部編號(hào)為: gc;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
物業(yè)管理公司編號(hào)
b)管理處編號(hào):
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
管理處編號(hào)
物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財(cái)務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報(bào)表類
b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類
計(jì)劃總結(jié)類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號(hào)備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復(fù)制登記表
序
號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門(mén)姓名職務(wù)
借檔文件名
借檔理由
是否復(fù)制□是 □否
借還時(shí)間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)
數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第15篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2
業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
