辦公室檔案管理制度匯編(5篇)

有哪些

辦公室檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：

1. 檔案分類與編碼：確保所有文件和資料按照類型、日期、重要性等標(biāo)準(zhǔn)進行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點和方式，規(guī)定檔案整理的流程，保證文件的完整性和準(zhǔn)確性。

3. 存儲與保管：設(shè)定安全的存儲環(huán)境，包括物理存儲和電子存儲，制定相應(yīng)的保管措施，防止檔案丟失或損壞。

4. 利用與借閱：規(guī)定檔案的使用權(quán)限，設(shè)定借閱流程，確保檔案的安全和保密。

5. 銷毀與保留：明確檔案的銷毀標(biāo)準(zhǔn)和程序，同時確定哪些檔案需要長期或永久保存。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：各部門需設(shè)立專職檔案員，負責(zé)檔案的分類和編碼工作。檔案類別包括行政文件、財務(wù)記錄、項目文檔等，編碼規(guī)則應(yīng)簡單易懂，便于記憶和查找。

2. 收集與整理：所有文件在產(chǎn)生后一周內(nèi)必須提交至檔案室，由檔案員進行初步整理，確保文件的完整性。定期進行檔案清理，剔除無用或過期文件。

3. 存儲與保管：紙質(zhì)檔案存放在防潮、防火、防盜設(shè)施完善的檔案柜中；電子檔案則需備份在安全服務(wù)器上，定期檢查存儲設(shè)備狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)安全。

4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱期限一般不超過一周，特殊情況需提前申請。借閱過程中，檔案不得涂改、損毀，否則將追究責(zé)任。

5. 銷毀與保留：每年進行一次檔案審查，不再需要的檔案按保密級別進行銷毀，全程需有兩名以上人員監(jiān)督。重要檔案應(yīng)根據(jù)相關(guān)法規(guī)確定保留年限。

上墻內(nèi)容

1. 辦公室檔案管理規(guī)定：簡明扼要列出檔案管理的基本原則和要求，提醒員工遵守。

2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。

3. 借閱流程圖：以流程圖形式展示借閱檔案的步驟和責(zé)任人。

4. 檔案安全注意事項：強調(diào)檔案的保密性和安全性，提醒員工注意保護檔案信息。

5. 檔案銷毀程序：列出檔案銷毀的條件和流程，確保合規(guī)操作。

以上制度旨在提升辦公室檔案管理的效率和規(guī)范性，各員工應(yīng)熟悉并嚴格遵守，共同維護檔案的安全與完整。

辦公室檔案管理制度范文

第1篇 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室檔案管理員 崗位責(zé)任制

1、在質(zhì)標(biāo)辦主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用工作。

2、要認真做好接收、借閱登記、及時整理和分類排擋,并按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,做好收集、整理、裝訂及歸檔工作。

3、切實做好檔案的保護工作,保持室內(nèi)清潔和整潔,確保標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的完整與安全。

4、要加強政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì),提高工作水平。

5、按時完成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室主任交代的其他工作。

第2篇 辦公室檔案管理規(guī)定辦法

辦公室檔案管理規(guī)定

1.0辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責(zé)管理。

2.0檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3.0凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和付閱人員簽字表格一并歸檔。

4.0借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。

5.0凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6.0檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常和被資、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

第3篇 辦公室檔案管理制度范文(7)

辦公室檔案管理制度范文(七)

1、辦公室對各類文件、重大活動照片都要及時進行整理立卷歸檔;

2、歸檔方法按題目分類、按時間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設(shè)備檔案及各類報表;

3、檔案需及時整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準(zhǔn)確地做好文件索引;

4、定期進行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;

5、每年對檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全;

6、因工作需要,各部門負責(zé)人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;

7、認真做好檔案的安全存放工作,無關(guān)人員未經(jīng)許可,不準(zhǔn)進入檔案重地;

8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。

第4篇 某職業(yè)學(xué)院辦公室檔案管理員職責(zé)

1.負責(zé)綜合檔案室的日常工作;

2.辦理全院各類檔案、材料的收集、整理、錄入、保管和提供利用工作;

3.做好上級和學(xué)院機密文件、資料、學(xué)院會議內(nèi)容的歸檔及保密工作;

4.辦理各類文件的收發(fā)、送閱、處理工作;

5.辦理以學(xué)院名義印發(fā)的公文進行核稿、編號;

6.負責(zé)全院檔案工作的指導(dǎo)和檢查、協(xié)助各部門做好檔案、資料規(guī)范建設(shè);

7.負責(zé)保管和使用學(xué)院黨政印章和主要領(lǐng)導(dǎo)印章;

8.辦理出具介紹信;

9.收集校史資料,編撰學(xué)院年鑒、大事記;

10.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第5篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責(zé)管理。

2)檔案文件必須設(shè)專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件,必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。

6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異常或被盜、丟失等情況,及時向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善出路。如系認為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。