- 目錄
有哪些
辦公室檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件和資料按照類型、日期、重要性等標準進行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點和方式，規(guī)定檔案整理的流程，保證文件的完整性和準確性。
3. 存儲與保管：設定安全的存儲環(huán)境，包括物理存儲和電子存儲，制定相應的保管措施，防止檔案丟失或損壞。
4. 利用與借閱：規(guī)定檔案的使用權限，設定借閱流程，確保檔案的安全和保密。
5. 銷毀與保留：明確檔案的銷毀標準和程序，同時確定哪些檔案需要長期或永久保存。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：各部門需設立專職檔案員，負責檔案的分類和編碼工作。檔案類別包括行政文件、財務記錄、項目文檔等，編碼規(guī)則應簡單易懂，便于記憶和查找。
2. 收集與整理：所有文件在產生后一周內必須提交至檔案室，由檔案員進行初步整理，確保文件的完整性。定期進行檔案清理，剔除無用或過期文件。
3. 存儲與保管：紙質檔案存放在防潮、防火、防盜設施完善的檔案柜中；電子檔案則需備份在安全服務器上，定期檢查存儲設備狀態(tài)，確保數(shù)據安全。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經部門主管批準后方可借閱。借閱期限一般不超過一周，特殊情況需提前申請。借閱過程中，檔案不得涂改、損毀，否則將追究責任。
5. 銷毀與保留：每年進行一次檔案審查，不再需要的檔案按保密級別進行銷毀，全程需有兩名以上人員監(jiān)督。重要檔案應根據相關法規(guī)確定保留年限。
上墻內容
1. 辦公室檔案管理規(guī)定：簡明扼要列出檔案管理的基本原則和要求，提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖：以流程圖形式展示借閱檔案的步驟和責任人。
4. 檔案安全注意事項：強調檔案的保密性和安全性，提醒員工注意保護檔案信息。
5. 檔案銷毀程序：列出檔案銷毀的條件和流程，確保合規(guī)操作。
以上制度旨在提升辦公室檔案管理的效率和規(guī)范性，各員工應熟悉并嚴格遵守，共同維護檔案的安全與完整。
辦公室檔案管理制度范文
第1篇 辦公室檔案管理制度
為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。
第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
(2)長期保存。凡是在相當長時間內部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時間內部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第七條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規(guī)定，結合實際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應當分門別類、系統(tǒng)科學、內容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應當做好以下工作：
1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報,確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內清潔衛(wèi)生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調整時，應履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續(xù)。
1、機關各處室、二級機構因工作需要查閱檔案資料，需經綜合處審核，分管領導批準;
2、外單位查閱檔案的，應持公函,并出示查詢人員有效證件,經綜合處審核，報分管領導批準后，方可查詢。
十、查閱檔案應在文檔室內進行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照,因工作需要,經分管領導批準，方可復印、拍照。
十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應當追究查閱者的責任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時，應報分管領導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位主要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關檔案。
十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經批準,文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。
二十、按照有關規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案,應編制銷毀清冊,由辦領導批準后,方可在有保密資質的造紙廠銷毀。
二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設單位負責。
二十九、根據《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設檔案包括：
1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算;申請立項報告及項目建設方案。
2、項目論證材料：項目建設方案。
3、項目立項材料：項目建設內容及預算簡表;項目正式批復。
4、項目實施材料：項目建設合同;《合肥市信息化建設項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料：技術報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經費使用報告及建設合同要求提供的有關資料;項目驗收意見書。
6、經費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質量，項目建設單位應按照以下統(tǒng)一標準，整理標準文檔。
1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產生的時間順序，并按照案卷內科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設、完善、驗收、運行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外)，紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負責解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第2篇 學院黨委辦公室會計檔案管理制度
學院黨委辦公室會計檔案管理制度
為了加強我校會計檔案的管理，根據財政部、國家檔案局頒發(fā)《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學校財會類檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結合我校的具體情況，特制訂本制度。
一、會計檔案的立卷及歸檔
（一）會計檔案由會計部門（包括學校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負責整理立卷，裝釘成冊，封面應逐項按規(guī)定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。
（二）當年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領導審核簽字后，連同案卷一并移交學校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學校財務處進行檢查，指導立卷歸檔工作。
（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案保管期限
（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。
（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三、會計檔案借閱
會計檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：
（一）學校財務處工作人員查閱會計檔案，經報告本部門領導后可直接到綜合檔案室查閱。
（二）校內有關部門查閱會計檔案，須經請示會計部門負責人批準，到綜合檔案室辦理有關手續(xù)后方可查閱。如需復制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經會計部門和綜合檔案室負責人批準，并在復制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。(www.)查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
（三）學校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經會計部門領導和綜合檔案室負責人批準，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準借出。
（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應當面清點憑證序號和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時，雙方要當面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。
四、會計檔案鑒定和銷毀
（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，報校主管領導批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（二）對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。
（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管領導。
附表：
1、企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
2、財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
第3篇 校長辦公室中學檔案管理制度
第一部分：檔案工作總的要求
1、貫徹執(zhí)行黨和國家關于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。
2、對本校各部門和有關人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導。
3、集中統(tǒng)一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
4、為國家積累檔案財富，按規(guī)定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案，向上級檔案館移交。
第二部分：檔案的保管
1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業(yè)務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
3、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規(guī)范、查找方便。
4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
第三部分：檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統(tǒng)一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務
第四部分：檔案的鑒定與銷毀
1、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。
2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。
3、經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經校有關領導批準后，方可銷毀。
4、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點監(jiān)督銷毀，監(jiān)督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。
5、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷
第五部分：檔案室的安全保密
1、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。
2、未經批準，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播
3、經常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告，認真處理。
4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況，不得泄漏。
第六部分：檔案的統(tǒng)計
1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、設備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統(tǒng)計，做好年報表
2、嚴格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，做到數(shù)字準確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統(tǒng)計工作標準化。
3、檔案工作人員要加強檔案統(tǒng)計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統(tǒng)計工作制度。
第七部分：檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同
3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內
嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。
4、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛(wèi)生。
5、做好室內外溫濕度記錄，除濕、降溫
第八部分：文書的立卷歸檔
1、公文必須實行由文書部門或業(yè)務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。
2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作范圍。
4、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。
5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求：
(1).立卷前把本部門一年內形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
(2).立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷。
(3).把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度文件內，長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結束的年代。
(4).把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批復、批轉和本校對下級的批復、批轉文件應在本校卷內，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷。
(5).按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。
(6).把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
(7).卷內文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁號，反面編在左上角并填寫好卷內目錄。
(8).案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內文件主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。
(9).各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。
7、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好文書立卷工作。
xx中學公章使用管理制度
1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，并掌握使用。
2、以學校名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，憑校長簽發(fā)原件加蓋公章。3、工作證、結業(yè)證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關部門統(tǒng)一辦理。
4、以學校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，審計部門審計后憑主管校長批準簽字后方可蓋印。
5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明并經校領導批準方可開具。
6、校長工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批準并嚴格登記手續(xù)。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發(fā)現(xiàn)即予嚴厲懲處。
第4篇 辦公室檔案管理制度范文7
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對各類文件、重大活動照片都要及時進行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設備檔案及各類報表;
3、檔案需及時整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時必須在檔案封面上清楚地標明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準確地做好文件索引;
4、定期進行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負責人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級以上的檔案文件須經總經理批準后方能借閱;
7、認真做好檔案的安全存放工作,無關人員未經許可,不準進入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經過認真鑒定,送總經理審批后銷毀。
第5篇 寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責管理。
2)檔案文件必須設專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.)凡經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經總經理批準后,方可借閱;
所借閱的檔案資料未經批準不得抄摘或復印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領導反映,妥善出路。
如系認為造成,要追究有關人員的責任。
第6篇 辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度
辦公室管理制度
為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
文件收發(fā)規(guī)定
一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經理簽發(fā)。
業(yè)務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
二、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。
三、經簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
四、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。
五、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。
檔案管理制度
一、所有檔案文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。
二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經理簽署意見，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。
三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。
四、文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。
五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。
六、公司文件原件，照冊登記存檔。
七、檔案管理員未經辦公室批準，文件原稿不能向他人復印外借。
八、如公司辦理其它事宜領用文件時，經辦公室批準，承辦人辦理借還手續(xù)方可。
辦公用品購置領用規(guī)定
一、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。
二、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務部不予報銷。
三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
公章管理規(guī)定
一、公司文件、申請、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時，要對文字、用語進行校對無誤方可加蓋公章。
二、外單位或個人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時，要經總經理批準方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會或董事長批準方可加蓋印章。
三、如因某種業(yè)務須要帶公章前往辦理，辦公室須派專人前往，或經總經理批準辦理帶章外出手續(xù)方可。
四、未經批準私自帶章外出給公司帶來重大損失和極壞影響時，公司將對相關人員進行依法追究。
