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有哪些
管理處檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按照統(tǒng)一標準進行分類，便于檢索和存儲。
2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的范圍和時間，以及整理歸檔的流程。
3. 檔案保管與保護：規(guī)定檔案的存放條件，確保其安全和完整。
4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，保障檔案的合理使用。
5. 檔案銷毀：設定檔案的保存期限，規(guī)定銷毀程序。
6. 檔案信息化管理：推進檔案電子化，提高管理效率。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：所有文件根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政、財務、人事、項目等類別，每類再細分為子類，并賦予唯一的編碼，如“行政-01”，“財務-02-03”等。
2. 檔案收集與整理：各部門需每月定期提交重要文件，新入職員工須在一周內(nèi)提交個人相關資料。整理時，文件應按時間順序排列，附上簡要目錄。
3. 檔案保管與保護：檔案室應保持恒溫恒濕，防火防盜設施完備。定期進行檔案清點，防止遺失或損壞。
4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準后方可借閱。借閱期限一般為一周，逾期未還者將受到相應處罰。
5. 檔案銷毀：超過保存期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)高層審批后，由兩人以上監(jiān)督銷毀。
6. 檔案信息化管理：逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的掃描錄入，建立電子檔案庫，以便快速查詢和備份。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責?！?
2. “保密原則：未經(jīng)授權，不得泄露檔案信息?！?
3. “檔案借閱流程圖”（包括申請、審批、借閱、歸還各步驟）。
4. “檔案室開放時間：周一至周五，上午9:00-12:00，下午14:00-17:00。”
5. “檔案分類示例”（展示各類別及子類的樣本編碼）。
以上各項制度旨在提升管理效率，保障信息安全性，同時也提醒全體員工共同維護良好的檔案管理秩序。請各部門嚴格遵守，確保檔案管理工作有序進行。
管理處檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。
七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第2篇 管理處工程檔案管理規(guī)程制度
管理處工程檔案管理規(guī)程
1目的
明確管理處工程設備設施檔案的管理。
2設備檔案范圍
2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)
2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護說明書等,對電梯資料實行一梯一檔)
2.3消防設備設施資料(包括消防設備設施相關圖紙等)
2.4供配電設備設施資料(包括供配電設備設施相關圖紙等)
2.5給排水設備設施資料(包括給排水設備設施相關圖紙資料)
2.6暖通設備設施資料(包括暖通設備設施相關圖紙資料)
2.7弱電設備設施資料(包括弱電設備設施相關圖紙資料)
3職責
3.1管理處工程主管(領班)負責設備檔案的歸集工作。
3.2管理處文員(客服)負責設備檔案的匯總管理工作。
4工作程序
4.1管理處工程主管(領班)在新物業(yè)接管時,負責房屋設備設施資料的歸集工作。
4.2管理處工程主管(領班)及相關工程人員負責日常產(chǎn)生的工程資料的歸集工作。
4.3管理處工程主管(領班)及相關工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負責工程設備設施資料的保存和管理工作。
4.4不經(jīng)管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設備設施資料外借和復制;如相關工作人員需要借閱和復制,必須經(jīng)管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復制記錄表》。
相關質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》
第3篇 翰院管理處制度和檔案管理
翰嶺院管理處制度和檔案管理
(一)管理規(guī)章制度
規(guī)章制度在日常物業(yè)管理實務運行中既是物業(yè)管理的保障,又是實施物業(yè)管理的準則,一個企業(yè)管理水平的高低就可以從它是否有健全的規(guī)章制度并嚴格執(zhí)行上來評判。
我公司在長期物業(yè)管理實踐中,制訂了一系列的規(guī)章制度,形成了一套涵蓋物業(yè)管理運行和行政各要素的制度體系,為全面開展翰嶺院物業(yè)管理工作,實現(xiàn)我們的顧問管理目標,我公司顧問管理人員將組織嘉銘物業(yè)有關人員根據(jù)我公司制度體系,結(jié)合翰嶺院的實際,制訂翰嶺院管理制度和管理體系。
其內(nèi)容主要有以下諸方面(但不限以下內(nèi)容)組成。
1、公眾制度
(1)翰嶺院業(yè)主管理委員會章程
(2)翰嶺院業(yè)主公約
(3)翰嶺院居民精神文明公約
(4)裝修管理規(guī)定
(5)用水管理規(guī)定
(6)用電管理規(guī)定
(7)煤氣使用管理規(guī)定
(8)出租房管理規(guī)定
(9)環(huán)境管理規(guī)定
(10)治安管理規(guī)定
(11)防火防風管理規(guī)定
(12)商鋪管理規(guī)定
(13)業(yè)主(住戶)停車管理規(guī)定
(14)摩托車、自行車管理規(guī)定
2、崗位職責
(1)管理處經(jīng)理崗位職責
(2)財務會計崗位職責
(3)財務出納崗位職責
(4)綜合服務客服主管崗位職責
(5)綜合服務環(huán)境主管崗位職責
(6)綜合服務行政主管崗位職責
(7)工程主管崗位職責
(8)保安隊長崗位職責巡邏崗
(9)治安管理員崗位職責
(10)車場管理員崗位職責
(11)監(jiān)控室保安員崗位職責
(12)設備運行管理員崗位職責
(13)維修管理員崗位職責
(14)后勤管理員崗位職責
(15)檔案管理員崗位職責
(16)行政人事管理員崗位職責
(17)保潔管理員崗位職責
(18)綠化管理員崗位職責
(19)客戶服務管理員崗位職責
備注:各崗位人員可根據(jù)具體情況設置,可一人兼職數(shù)崗。
3、管理運作制度
(1)員工行為規(guī)范
(2)物業(yè)交付程序
(3)物業(yè)交用程序
(4)供電管理程序
(5)供水管理程序
(6)裝修控制程序
(7)收費運作程序
(8)便民服務工作程序
(9)綠化管理程序
(10)道路管理程序
(11)清潔衛(wèi)生管理程序
(12)治安管理程序
(13)停車管理程序
(14)值班管理程序
(15)消防管理程序
(16)公用設施改造及維護維修工作程序
(17)社區(qū)文化管理程序
(18)業(yè)主違例事件處理程序
(19)訪問客戶工作程序
(20)財務核算程序
(21)業(yè)主請求處理程序
(22)出租房屋控制程序
(23)商鋪管理程序
4、公司考核管理制度及標準
(1)員工月度考核辦法
(2)員工年終考核辦法
(3)公司其它各項規(guī)章制度
(一)物業(yè)資料管理
科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為翰嶺院及公共設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。翰嶺院作為高層住宅項目,其檔案資料是十分繁雜的,我們擬采取系統(tǒng)化、科學化、信息化的科學管理手段,明確指定檔案管理人員,抓住檔案資料的收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié),對所有檔案資料進行嚴格、科學、集中的管理,達到提高物業(yè)管理水平、更好地服務業(yè)戶的目的。
1.物業(yè)資料管理流程:
2.檔案資料的分類檢索
(1)開發(fā)建設單位移交檔案資料
1) 產(chǎn)權資料
a.項目批準文件
b.用地批準文件
c.建筑執(zhí)照
d.拆遷安置資料
2) 技術資料
a.翰嶺院規(guī)劃圖
b.建筑施工圖
c.竣工圖
a. 總平面圖
b. 單體建筑、結(jié)構、設備竣工圖
c. 消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測報告
e.工程合同
f.開、竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書
n.新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水試壓報告
3) 物業(yè)資料
a.翰嶺院基本資料
b.翰嶺院分項資料
c.商業(yè)配套資料
d.娛樂設施資料
(2)管理處自建檔案資料
1) 業(yè)戶資料
a. 業(yè)戶基本情況
b. 產(chǎn)權證書復印件
c. 各項簽約文件
2) 日常管理資料
a. 環(huán)境管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 垃圾清運記錄
c. 消殺記錄
d. 噪音檢測記錄
b. 保安管理記錄
a. 日常巡查記錄
b. 交接班記錄
c. 值班記錄
d. 物資搬
運放行記錄
e. 緊急事件處理記錄
f. 車輛進出記錄
g. 夜間查崗記錄
c.車輛檔案
a. 車輛詳細資料
b. 車位使用協(xié)議
d.裝修管理資料檔案
e. 維修服務檔案
a. 維修委托單
b. 維修服務回訪記錄
f 收費管理檔案
a. 管理費收支公布表
b. 管理處與外單位簽訂的各類合同
c. 其它
g.設備管理檔案
a. 公用設施保養(yǎng)維修記錄
b. 機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄
c. 設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d. 設備設施巡視檢查記錄
e. 設備臺帳
h. 業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
i. 業(yè)戶訪問記錄
j. 業(yè)戶投訴及處理記錄
k. 員工管理檔案
a. 員工個人詳細資料
b. 員工培訓考核記錄
c. 員工業(yè)績考核記錄
d. 員工內(nèi)務管理檢查記錄
l.培訓檔案
a. 培訓計劃及實施記錄
b. 培訓考核及跟查記錄
c. 軍事訓練及消防演習記錄
m. 行政文件
a. 政府部門文件
b. 公司規(guī)章制度、通知、通報等文件
c. 公司榮譽資料
n. 其它
3、檔案、資料使用流程:
4、檔案資料收、發(fā)管理程序
(1)公司重要資料(如開發(fā)建設單位提供的資料)接收必須經(jīng)過管理處主任或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷歸檔。
(2)日常管理文件按照公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收,并分卷歸檔。
5、翰嶺院檔案資料管理要求
(1)采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光碟、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
(2)盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存,便于查找和利用。
(3)電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期按相關管理流程清除過期失效文件。
(4)原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關內(nèi)容,以保證查閱者及時找到有效的文件。
(5)檔案的鑒定必須由管理處指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權人士無權決定。
(6)檔案按不同業(yè)務性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,統(tǒng)一編號,登記造冊,編輯目錄,分類保存。
(7)檔案保管必須有專人負責,以達到文檔管理要求,必須做到檔案標識清晰,分類明確,易查找;檔案出室必須由授權人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任;檔案入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
第4篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉(zhuǎn)正后須在兩個月內(nèi)將人事檔案及社會保險關系轉(zhuǎn)入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據(jù)員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經(jīng)查實,將被解除勞動關系。
第五條 員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內(nèi)通知行政部并提供有關證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。
第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2010年11月1日起執(zhí)行。
