作業(yè)文件管理制度4篇

作業(yè)文件管理制度是指企業(yè)為規(guī)范各類作業(yè)文件的創(chuàng)建、審批、執(zhí)行、變更、存檔和廢棄等環(huán)節(jié)所制定的一系列規(guī)定和流程。它涵蓋了工作指令、操作規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序、記錄表格等各類文件，旨在確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)的有序性和效率。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類作業(yè)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如按功能、部門、級(jí)別等進(jìn)行劃分，并建立統(tǒng)一的文件編碼系統(tǒng)，便于查找和管理。

2. 文件編制：規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求，以及編制者的職責(zé)和權(quán)限。

3. 文件審批：設(shè)定文件審批流程，包括初審、復(fù)審、終審等環(huán)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)的審批人和審批標(biāo)準(zhǔn)。

4. 文件發(fā)布與執(zhí)行：規(guī)定文件的發(fā)布方式、執(zhí)行時(shí)間，以及員工的培訓(xùn)和執(zhí)行責(zé)任。

5. 文件變更管理：設(shè)立文件變更的申請(qǐng)、審核、執(zhí)行和通知流程，確保變更的及時(shí)性和有效性。

6. 文件控制：實(shí)施文件的版本控制，防止舊版文件的誤用。

7. 文件存檔與檢索：規(guī)定文件的存儲(chǔ)方式、期限和檢索方法，保證文件的安全和便捷訪問(wèn)。

8. 文件廢棄：設(shè)定文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和流程，防止敏感信息泄露。

重要性

作業(yè)文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 維護(hù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化：通過(guò)規(guī)范作業(yè)文件，確保企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)化，減少錯(cuò)誤和遺漏。

2. 提升工作效率：清晰的文件流程能減少溝通成本，提高工作效率。

3. 保障質(zhì)量和安全：規(guī)范的操作規(guī)程有助于保證產(chǎn)品質(zhì)量，防止安全事故的發(fā)生。

4. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

5. 傳承知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)：通過(guò)文件化，企業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)得以有效積累和傳承。

方案

1. 建立文件管理委員會(huì)：由各部門代表組成，負(fù)責(zé)制度的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行。

2. 制定詳細(xì)的操作指南：為每個(gè)管理環(huán)節(jié)提供具體的操作步驟和注意事項(xiàng)。

3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理制度的培訓(xùn)，確保全員理解和遵守。

4. 定期審查與更新：每年至少進(jìn)行一次全面的文件管理體系審查，及時(shí)更新不符合實(shí)際情況的部分。

5. 引入電子化管理：利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)、審批和檢索，提高管理效率。

6. 激勵(lì)與考核：將文件管理納入績(jī)效考核，對(duì)優(yōu)秀實(shí)踐給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正。

通過(guò)以上方案的實(shí)施，企業(yè)能夠建立起一套有效的作業(yè)文件管理制度，從而提升整體運(yùn)營(yíng)水平，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

作業(yè)文件管理制度范文

第1篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書(shū)--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3職責(zé)3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3. 2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3. 3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件《文件控制程序》q/ph-qp-

4.2.3 《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-

4.2.4 5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.

5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-

4.2.3 )。

5.2.2 非受控文件與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:a)內(nèi)行文、外行文:1b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)-.-文件盒編號(hào)同號(hào)柜序列號(hào)文件柜編號(hào)文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。

并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。

確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1 借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2 借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3 借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4 機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按

5.5.1、

5.5.2和

5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1 未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。

補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1 內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。

文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄](méi)qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日

第2篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書(shū)--文件、資料管理制度

1目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3職責(zé)

3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件:2

c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

_-_._-__

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和

檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文

件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格

序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄](méi)qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人:審核人:審批人:

第3篇 物業(yè)行政文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū):文件、資料管理制度

1 目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。

3 職責(zé)

3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1 文件的產(chǎn)生

5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1 受控文件

a) 內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;

e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文: 1

b) 未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2

c) 與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3

d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4

e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5

f) 照片、錄像帶:6

g) 電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

_-_._-__

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5 文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a) a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e) 業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2 文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。

5.8 文件、資料的更新

文件增加條款和更

新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9 文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2 在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4 辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6 使用的記錄表格

序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄](méi) qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表] qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人: 審核人:審批人:

第4篇 《hse作業(yè)計(jì)劃書(shū)》編制舉例—管理制度和文件控制（4）

應(yīng)包括管理制度和文件控制。

基層組織應(yīng)結(jié)合作業(yè)項(xiàng)目要求,收集整理應(yīng)執(zhí)行的相關(guān)hse管理的規(guī)章制度,并列出清單。對(duì)作業(yè)有特殊要求或根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理要求,應(yīng)寫明需要制定完善的相關(guān)管理制度(包括相關(guān)崗位職責(zé)和操作規(guī)程)。如本項(xiàng)目或作業(yè)過(guò)程涉及的崗位職責(zé)、操作規(guī)程和工作許可已注明在《hse作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》(有效文本)中,那么只提供《hse作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》中的有關(guān)崗位目錄即可。

應(yīng)有本作業(yè)項(xiàng)目相關(guān)文件以及受控文件保管人清單,并建立控制文件程序或辦法。對(duì)《hse作業(yè)計(jì)劃書(shū)》的批準(zhǔn)、呈報(bào)及發(fā)放范圍,應(yīng)按《hse作業(yè)計(jì)劃書(shū)批準(zhǔn)登記表》的格式登記,見(jiàn)附錄4。