有哪些
業(yè)主檔案管理制度是物業(yè)管理的核心環(huán)節(jié)，旨在確保業(yè)主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個關鍵部分：
1. 檔案收集與整理：涵蓋業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)證復印件、購房合同、聯(lián)系方式等，要求及時更新，保證信息準確。
2. 檔案分類與編碼：根據(jù)信息類型進行分類，如業(yè)主個人信息、產(chǎn)權資料、服務記錄等，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索。
3. 檔案存儲與保護：設立專門的檔案室，確保檔案的安全存儲，防止遺失或損壞，同時要定期進行防潮、防火處理。
4. 檔案查閱與借閱：設定嚴格的查閱和借閱流程，確保業(yè)主隱私不受侵犯，同時防止檔案被非法復制或濫用。
5. 檔案更新與銷毀：定期審查檔案，更新過時信息，對于不再需要的檔案，按照法律法規(guī)進行銷毀。
6. 信息安全制度：建立信息安全防護體系，防止業(yè)主信息泄露，包括密碼管理、權限控制和網(wǎng)絡安全措施。
實施細則
1. 檔案收集：新業(yè)主入住時，由物業(yè)人員負責收集齊全的業(yè)主信息，形成初始檔案，后續(xù)信息變更需業(yè)主主動申報或物業(yè)定期核查。
2. 檔案整理：采用電子化管理系統(tǒng)，將紙質文檔掃描錄入，便于快速檢索。紙質檔案則按編碼有序存放。
3. 查閱權限：只有經(jīng)過授權的物業(yè)員工才能查閱業(yè)主檔案，且需記錄查閱原因及時間，嚴禁私自查看。
4. 借閱流程：業(yè)主本人或其代理人需填寫借閱申請，經(jīng)物業(yè)負責人審批后，方可查看或復印檔案，借閱期間檔案安全由借閱人負責。
5. 信息更新：物業(yè)每年至少進行一次業(yè)主信息核對，發(fā)現(xiàn)變動及時更新；重大信息變更需業(yè)主書面確認。
6. 信息安全：設立專門的網(wǎng)絡管理員，定期進行系統(tǒng)維護，確保數(shù)據(jù)安全。所有員工需簽訂保密協(xié)議，違反規(guī)定者將面臨紀律處分。
上墻內容
1. 業(yè)主檔案管理規(guī)定：簡明扼要地列出檔案管理的主要原則和要求，如“確保信息準確，尊重業(yè)主隱私”。
2. 查閱與借閱流程圖：清晰展示從申請到歸還的步驟，以便業(yè)主和員工理解。
3. 檔案安全警示：提醒員工重視檔案安全，如“嚴禁泄露業(yè)主信息，違者追責”。
4. 信息更新通知：提示業(yè)主及時更新個人信息，如“請保持聯(lián)系方式暢通，方便我們?yōu)槟峁┓铡薄?/p>
通過上述制度的實施，我們將確保業(yè)主檔案的高效管理，為業(yè)主提供更加專業(yè)、貼心的服務，同時也保障了業(yè)主的合法權益。
業(yè)主檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案
物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案
為了確保物業(yè)服務部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。
一、資料或檔案的收集與保存
首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪記錄等相關資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。
二、資料或檔案的整理與分類
所有原始資料應當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內容可以分類為以下幾類。
1.工程技術資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。
2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領用登記表、業(yè)主證領用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關證件復印件等。
3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。
4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。
5.業(yè)主反饋信息:包括服務質量回訪記錄、業(yè)主意見和調查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。
6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內務管理記錄等。
7.行政文件資料:包括相關值班及檢查記錄、有關財務記錄、主管部門文件、公司文件、內部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。
三、資料或檔案的歸檔
對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。
1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。
2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。
3.檔案應編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。
4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。
5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關內容登記在業(yè)主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內容。
6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應避免無關人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。
7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。
四、資料或檔案的運用
工作或服務的過程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內部員工可通過管理中心內部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。
五、業(yè)主檔案的跟蹤
當業(yè)主聯(lián)絡方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。
六、過期資料或檔案的銷毀
對于作廢或失效文件,相關人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質,管理人員應該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領導批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。
第2篇 某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.職責范圍
1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
1.4業(yè)主檔案的內容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內設施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。
1.5檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
1.6未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《檔案資料調出登記》,并督促借調人及時歸還。
1.7檔案的管理環(huán)境必須做到三防即:防火、防潮、防變質。
1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即修復。
2.質量記錄:
2.1《檔案資料調出登記》c7.5.1-5.20-a
第3篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2
業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 管理處業(yè)主檔案管理程序
管理處業(yè)主檔案管理程序
一.目的
規(guī)范客戶檔案的管理工作。
二.適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
三.職責
1.物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四.程序要點
1.業(yè)主檔案內容。
1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。
2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
4)《鑰匙領用登記表》。
5)《業(yè)主證領用登記表》。
6)《業(yè)主入住驗房表》。
7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
9)業(yè)主的有關證件復印件。
10)業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書)。
11)其他應保存的資料。
2.檔案盒(夾)的制作。
1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。
3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3.業(yè)主檔案袋的制作。
1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
2)將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
6.按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
7.業(yè)主檔案的跟蹤。
1)當發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
3)對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.業(yè)主檔案應永久保存。
10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。
12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;
13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經(jīng)過批準,并做好記錄。
第5篇 新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.2《業(yè)主證領用登記表》;
5.1.3業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業(yè)服務合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請審批表》;
5.2.2《住宅室內裝修管理協(xié)議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗確認書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理條例》;
5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業(yè)主來函;
5.3.2客戶服務單;
5.3.3催繳費通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫業(yè)主檔案資料情況表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;
6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;
6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經(jīng)理批準,經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。
11.相關文件和記錄
11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業(yè)主檔案目錄》
第6篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客戶服務中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉表》。
4.1.4《業(yè)主物品領取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.7其他應保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。
4.6按檔案柜內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第7篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理控制工作程序
物業(yè)程序文件
--小區(qū)業(yè)主檔案管理控制程序
1.0目的
規(guī)范對業(yè)主檔案保管與查詢工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)服務中心對業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客服部負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服部資料專管員負責具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0工作程序
4.1業(yè)主資料的整理,內容包括:收樓資料和裝修資料。
4.1.1收樓資料
4.1.1.1住戶資料登記表
4.1.1.2(前期)物業(yè)服務合同
4.1.1.3業(yè)主規(guī)約簽約頁
4.1.1.4證件辦理申請表
4.1.1.5消防安全承諾書
4.1.1.6業(yè)主收樓物品/資料簽收單
4.1.1.7樓宇情況驗收檢查表
4.1.1.8業(yè)主/住戶身份證復印件
4.1.1.9收樓通知書/物業(yè)交付使用通知書
4.1.1.10交款通知書等
4.1.2裝修資料
4.1.2.1裝修申請表復印
4.1.2.2相關圖紙及裝修單位證件復件
4.1.2.3業(yè)主授權/委托書
4.1.2.4閉水試驗確認書
4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質量、防火安全承諾書
4.1.2.6消防安全承諾書
4.1.2.7整改通知單
4.1.2.8裝修驗收申請表等
4.2錄入電腦:由資料專管員負責將4.1項相關資料錄入電腦物業(yè)系統(tǒng),并保證準確率達100%。
4.3資料裝訂:將業(yè)主檔案分類進行裝訂在檔案夾內,裝訂為收樓資料、裝修資料。
4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立《資料目錄》,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數(shù)/碼等。
4.5業(yè)主檔案的跟蹤:當發(fā)生下列情況變化時,資料專管員應將變化資料記錄在業(yè)主檔案中
4.5.1通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
4.5.2業(yè)主發(fā)生更替時。
4.6業(yè)主檔案查閱按《質量記錄控制程序》執(zhí)行。
4.7屬絕密檔案,不得外泄。
4.8業(yè)主檔案應歸為永久保存性文件。
5.0支持性文件
5.1《質量記錄控制程序》
6.0質量記錄
6.1《資料目錄》
6.2《記錄查閱審批表》
編制: 審核:批準:
第8篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.目的:
規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。
2.職責范圍
2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
3.管理規(guī)定
3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
3.3業(yè)主檔案的內容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。
3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
3.5未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調出,如遇特殊情況調出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調人及時歸還。
3.6檔案的管理環(huán)境必須做到三防即:防火、防潮、防變質。
3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。
質量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05
第9篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容。
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。
4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10業(yè)主產(chǎn)權確認登記(產(chǎn)權證書)。
4.1.11其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4.6按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶服務中心隊管理員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
4.7.3對產(chǎn)權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶服務中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心隊檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第10篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6
小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6
1.0業(yè)主檔案構成規(guī)定
1.1業(yè)主檔案
1.1.1 業(yè)主個人資料
1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話
1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式
1.1.1.4 身份證件復印件
1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務登記、企業(yè)法人代碼證復印件(企業(yè))
1.1.1.6業(yè)主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯(lián)系方式
1.1.2.3與業(yè)主關系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯(lián)系方式
1.1.3產(chǎn)籍資料
1.1.3.1購房合同復印件
1.1.3.2房地產(chǎn)權書復印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認書
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業(yè)主領取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約
1.1.3.12前期物業(yè)管理服務協(xié)議(如有)
1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務公約(細則)
1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協(xié)議
1.1.4物業(yè)使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質證書、裝修管理服務協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄
1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄
1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單
1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄
1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權書、申請書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件
1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)
2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定
2.1業(yè)主檔案由客戶服務部設專人統(tǒng)一負責管理,客戶主管負管理責任
2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業(yè)主檔案應按照《業(yè)主檔案構成規(guī)定》逐步安善內容
2.4業(yè)主檔案應保持完整、準確并及明更新
2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施
2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照棟號、樓層號、房號先后順序進行編號、分類、集中存放
2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內容有關和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)
2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中
2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱
2.12業(yè)主檔案應永久保存,并注意適時更新
2.13業(yè)產(chǎn)檔案應包括的內容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等
2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
第11篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
1.目的
建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài),便于用戶管理與針對性服務。
2.范圍
適用于賽迪大廈內所有用戶的檔案管理。
3.職責
3.1客務主管負責客戶檔案的建立與管理。
4.程序
4.1用戶檔案內容
4.1.1入駐資料
a.用戶姓名、單元號及其他有關資料;
b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;
c.用戶其他資料復印件。
4.1.2遷出資料
業(yè)主、搬遷登記單。
4.2客戶檔案管理
4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。
4.2.2客務主管與用戶簽定《管理公約書》。
4.2.3客務主管將各種資料按順序編號登記在《卷內文件目錄》。
4.3用戶檔案的保管及查閱
4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。
4.3.2文件柜鑰匙由客務主管保管。
4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。
4.3.4查閱人必須進行登記后方可查閱。
5.監(jiān)督執(zhí)行
由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。
6.支持性和相關性文件
jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》
7.質量記錄及表格
jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內文件目錄》
jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》
jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》
jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》
jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》
jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》
第12篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（6）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1公共事務部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;
4.1.7《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
第13篇 住宅區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定
住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定
第一條業(yè)主檔案分類
1.住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。
2.商業(yè)網(wǎng)點資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。
第二條住戶檔案
1.業(yè)主資料:由開發(fā)商發(fā)出的《“商品房”入住通知單》原件,業(yè)主及家庭成員的照片;《業(yè)主及家庭成員的情況表》,業(yè)主及家庭成員身份證復印件,《入住驗房表》,購房合同或租賃合同復印件,《業(yè)主臨時公約》,《管理費用銀行托收合同》,《入住申請表》,存折復印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會簽單》。
2.裝修資料:《裝修申請表》、《裝修驗收表》,室內裝修平面示意圖,施工隊營業(yè)執(zhí)照復印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他資料。
第三條商業(yè)網(wǎng)點檔案
1.業(yè)主資料:購房合同或租賃合同復印件,營業(yè)執(zhí)照,商業(yè)單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業(yè)主或商業(yè)單位法人代表身份證復印件,《業(yè)主公約》。
2.裝修資料:《裝修申請表》,消防批文,特種行業(yè)(如:飲食)許可證(如:衛(wèi)生許可證、環(huán)保證明等)復印件,《裝修驗收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調、通風、裝飾、招牌和隱蔽設施等),施工隊的營業(yè)執(zhí)照復印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。
3.其他:臨時訂立的其他協(xié)議等(如:飲食行業(yè)的垃圾清運協(xié)議或租用車位、公共場地設施等)。
第四條檔案管理辦法
1.按《文件與資料的控制程序》中規(guī)定的進行編號,分類管理。
2.建立檔案目錄,并整理成冊。
3.個別資料業(yè)主(住戶)有困難提供或不需提供的,經(jīng)管理處主任同意,可以不提供。
第14篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度（9）
小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)
管理處的服務過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務場地管理,也是面對業(yè)主各類服務關系。管理處的工作質量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。
1.管理處的主要業(yè)主管理任務:
管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業(yè)主檔案及服務內容,才可能更好的服務業(yè)主。
2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
協(xié)調與業(yè)主之間的關系,加強橫向溝通;
做好與業(yè)主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復;
3.業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費記錄包括各樣應付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時填具之資料
業(yè)主資料補充
業(yè)主聯(lián)絡資料
緊急事故聯(lián)絡人的資料
管理人員在日常職務常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄
業(yè)主請修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
第15篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定（6）
小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便于開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;
3、客戶信息檔案的內容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更,保證信息的準確性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;
7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準確性。
