有哪些
基建檔案管理制度
一、檔案分類與編碼 1. 基建檔案應(yīng)根據(jù)項目性質(zhì)、階段及內(nèi)容進(jìn)行分類，如設(shè)計文件、施工記錄、驗收報告等。
2. 檔案編碼應(yīng)遵循唯一性、可擴(kuò)展性原則，確保每份檔案能被準(zhǔn)確檢索。
二、檔案收集與整理
3. 所有基建工程相關(guān)文件自產(chǎn)生之日起應(yīng)及時收集，確保完整性。
4. 檔案整理需保持文件原貌，對破損、缺失部分進(jìn)行修復(fù)或補充。
三、檔案保管與安全
5. 檔案應(yīng)妥善存放在防火、防潮、防盜設(shè)施內(nèi)，定期檢查環(huán)境條件。
6. 對電子檔案，應(yīng)采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案利用與借閱
7. 內(nèi)部員工需經(jīng)審批后方可借閱檔案，借閱期間應(yīng)妥善保管，不得涂改、損毀。
8. 外部單位查閱檔案需提供有效證明，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。
五、檔案銷毀與更新
9. 對過期、無保存價值的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。
10. 檔案內(nèi)容更新時，應(yīng)及時替換舊版，確保信息的時效性。
實施細(xì)則
一、檔案管理責(zé)任
11. 設(shè)立專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保制度執(zhí)行。
1
2. 各部門負(fù)責(zé)人對本部門產(chǎn)生的基建檔案負(fù)有監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任。
二、檔案流程控制
1
3. 新增檔案需經(jīng)過審核、登記、編號后入庫，確保流程規(guī)范。
1
4. 建立借閱登記制度，記錄檔案的流通情況。
三、檔案質(zhì)量保證
1
5. 定期對檔案進(jìn)行清點，核實數(shù)量與內(nèi)容，確保檔案質(zhì)量。 1
6. 對重要檔案，應(yīng)進(jìn)行定期審查，評估其保存價值。
四、檔案信息化 1
7. 推行電子化管理，建立檔案管理系統(tǒng)，提高檢索效率。 1
8. 培訓(xùn)員工熟悉檔案系統(tǒng)操作，提升檔案管理水平。
五、檔案保密與合規(guī) 1
9. 嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息安全。 20. 對涉密檔案，應(yīng)實行特殊管理，防止信息泄露。
上墻內(nèi)容
1. 基建檔案管理制度簡介
2. 檔案分類與編碼示例
3. 借閱審批流程圖
4. 檔案管理人員聯(lián)系方式
5. 檔案保密規(guī)定
6. 應(yīng)急處理程序（如火災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等情況）
注意：以上內(nèi)容僅供參考，具體實施需結(jié)合實際情況調(diào)整，確保與公司政策和法規(guī)要求一致。
基建檔案管理制度年范文
第1篇 （校）學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負(fù)責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e_cel表格)、維護(hù),工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項目名稱、合同編號、工期、施工進(jìn)展、資料歸檔、進(jìn)度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計處審核及竣工結(jié)算等情況;
(3)負(fù)責(zé)基建(修繕)工程各類統(tǒng)計報表的填寫、上報及歸檔;
2、負(fù)責(zé)基建(修繕)工程造價咨詢,及時收集造價信息,組織科室人員對造價文件進(jìn)行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會審,招標(biāo)文件、合同的初審及項目竣工驗收;
4、參加開標(biāo)、負(fù)責(zé)做好評標(biāo)記錄;
5、負(fù)責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價信息、造價咨詢知識;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第2篇 基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對,確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時,應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報送套數(shù)及時間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時,由基建檔案管理員簽字,財務(wù)處予以結(jié)帳。
_在工程竣工驗收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項驗收,合格后方可組織工程竣工驗收?？⒐を炇毡仨毻ㄖn案管理員參加。
由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗收合格后,在規(guī)定時間內(nèi)報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報送。
_施工技術(shù)科項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗收審查工作,對不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。
_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
_資料必須真實、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
_文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
_報送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
_竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
_歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報送。
_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報送。
_對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時,應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補齊后再返還?；n案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊。基建檔案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。
_其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 某基建檔案管理辦法
基建檔案管理辦法
為了加強基本建設(shè)檔案(以下簡稱基建檔案)工作的管理,統(tǒng)一基建檔案工作制度,不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、國務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國家檔案局、國家計委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī),結(jié)合基建檔案工作情況制定蘭大二院基建管理辦法。
一、總則
1、在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項目活動過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙材料、計算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。
2、基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項目工作業(yè)務(wù)活動等方面的重要史料和歷史憑證,是檔案全宗的重要組成部分,應(yīng)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,加強對基建檔案的管理,建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度,確?；n案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
3、基建部門、檔案管理部門要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本單位基建檔案資料工作,檔案行政管理部門應(yīng)加強重點建設(shè)項目檔案資料的檢查驗收工作。
4、基建檔案必須實行集中統(tǒng)一管理,遵循其自然形成規(guī)律,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。
5、基建檔案工作應(yīng)納入基建管理制度、納入基建工作計劃、規(guī)劃,納入工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗收基建工作的同時,要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收基建檔案工作。
二、基建檔案材料的立卷歸檔
1、基建檔案歸檔的主要范圍是:基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面的文件。
2、在基建過程中上級機關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件,正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無查考的臨時性、事務(wù)性文件不應(yīng)歸檔。
三、基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則
1、基建項目實行總承包給外單位的,由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件,交總承包單位匯總、整理,竣工時由總承包單位向基建部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。
2、基建項目由幾個單位分別承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部門匯總、整理立卷歸檔。
3、基建部門要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。
4、立卷單位或立卷人在立卷中,要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點,保持其有機聯(lián)系,使立成的案卷便于保管和利用。
5、歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一,字跡工整,圖象清晰。歸檔的底圖、藍(lán)圖格式須按國家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制。
6、工程承包合同或施工協(xié)議中應(yīng)依據(jù)國家對編制竣工圖的要求,對竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗收做出規(guī)定,施工單位做好施工記錄、檢驗記錄、交工驗收記錄等,編制好竣工圖。不移交竣工圖的,不算完成施工任務(wù)。
7、工程竣工驗收前,由主管部門、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量,基建主管部門、施工單位主管部門應(yīng)檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。
8、一般性的文件材料歸檔一份,重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本,使用副本、保留原件。
四、工程項目的驗收
1、基建項目在驗收前,對準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗收,檔案不完整者,工程項目不能進(jìn)行竣工驗收。
2、檔案部門應(yīng)是工程驗收成員之一,會同基建部門負(fù)責(zé)基建文件材料的驗收工作。
3、基建項目在竣工驗收后45天內(nèi)應(yīng)將文件材料歸檔,檔案部門要認(rèn)真審查、驗收歸檔的檔案材料,并在基建檔案材料歸檔說明書上簽署意見。
五、基建材料立卷方法與要求
1、基建項目階段完成或最終完成后,基建部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對項目形成的、應(yīng)歸檔的基建文件材料立卷歸檔。
2、基建檔案歸檔時,應(yīng)按工程項目組卷,一般一個工程項目組成一卷,管理性文件材料排列在整個工程項目的首卷,其次按圖紙的類別序號排列,即:地質(zhì)圖、初步設(shè)計圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。
3、卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批復(fù)在前,請示在后。
4、組卷時應(yīng)拆除卷內(nèi)文件上的金屬物,對破損的文件需進(jìn)行修補。
5、卷內(nèi)文件應(yīng)編寫頁號,無論單面或雙面只要有文字,均作為一頁編寫。每卷頁號均從1開始,頁號位置在非裝訂線一側(cè)的下角。
6、藍(lán)圖、底圖可憑一組有機聯(lián)系的圖紙為一件,以件為單元,在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱、檔號、件號的印章,逐一填好。
7、每卷檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表,起草案卷標(biāo)題,根據(jù)基建檔案的歷史價值、使用價值,確定保管期限,保管期限分永久、長期和短期三種。
8、填寫歸檔說明,放在卷內(nèi)目錄之后。
9、管理性文件以三孔一線的方法裝訂,其它卷用卷盒方式保管,藍(lán)圖大于卷皮的,要進(jìn)行折疊,折成一般標(biāo)準(zhǔn)文件大小,底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機縫圖邊。
六、基建檔案的管理
1、基建檔案要進(jìn)行分類(信息分類)標(biāo)引,給出檢索分類號。
2、各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下,從實際出發(fā)選擇、制定適用、科學(xué)的分類(實體)排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進(jìn)行分類。
3、基建檔案的檔號應(yīng)填寫在每卷(盒)檔案背脊上,也可以另行貼上注有檔號的標(biāo)箋。
4、鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的(院、校、所)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案和基建部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。
5、經(jīng)鑒定對已無保存價值的基建檔案,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案和基建部門派人監(jiān)銷。銷毀前應(yīng)清點核對無誤后,雙方在銷毀清冊上簽字蓋印章,方可進(jìn)行銷毀。
6、鑒定銷毀工作結(jié)束后,雙方應(yīng)寫出鑒定總結(jié),內(nèi)容包括:鑒定銷毀小組成員名單、時間、工作簡況(含鑒定銷毀年代、范圍、數(shù)量),銷毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷毀清冊一式三份,一份送上級部門備案,一份留基建部門存查。
7、使用基建文件材料過程中不允許隨便更改,如有更改,必須填寫變更通知單,并履行批準(zhǔn)手續(xù)。
第4篇 基建檔案管理制度
第一條 基建檔案資料管理部門在檔案部門的指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司基建檔案和單項工程檔案資料的收集和管理。
第二條 在辦理驗收移交使用的同時,應(yīng)建立基建技術(shù)檔案,檔案包括以下幾個方面的內(nèi)容:
(一) 工程竣工圖;
(二) 圖紙會審記錄,設(shè)計變更通知和技術(shù)核定單;
(三) 材料、構(gòu)件和設(shè)備的質(zhì)量合格證明;
(四) 隱蔽工程檢查驗收記錄;
(五) 工程質(zhì)量檢驗評定記錄;
(六) 工程質(zhì)量事故發(fā)生和處理記錄;
(七) 測量定位,放線檢查驗收記錄;
(八) 建構(gòu)筑物沉降和變型觀測記錄;
(九) 設(shè)備、管道、電氣安裝試驗、調(diào)整試運轉(zhuǎn)記錄。對于重大精尖及大型動力設(shè)備或?qū)Ｓ蒙a(chǎn)線,應(yīng)將安裝、調(diào)試情況專門記錄;
(十) 由施工單位和設(shè)計單位提出的建構(gòu)筑物使用注意事項;
(十一) 上級部門對該工程的有關(guān)技術(shù)決定;
(十二) 施工日記。
第三條 按照公司建檔規(guī)范進(jìn)行登記整理,注明密級和保管期限,同時做好歸檔立卷工作。
第四條 凡新開工項目竣工后,均應(yīng)及時整理資料,并做好綜合驗收的準(zhǔn)備工作。
第五條 借閱基建檔案,必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。重要基建檔案必須經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
第六條 基建檔案須按檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管,每年進(jìn)行一次全面檢查,檢查圖紙檔案資料有無丟失、霉?fàn)€、蟲咬,帳物是否相符,如存在問題要及時采取措施。
第七條 檔案室內(nèi)做好防火、防盜、防汛工作,未經(jīng)許可閑雜人員不準(zhǔn)進(jìn)入。
第八條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,原制度同時廢止。
第5篇 基建檔案管理細(xì)則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項目醞釀、立項、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細(xì)則:
基建檔案管理細(xì)則【1】
為進(jìn)一步加強基建檔案管理,促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實,根據(jù)國家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項目檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計、施工、竣工、審計、保修、使用等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項目管理科負(fù)責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實到相關(guān)人員,同時要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負(fù)責(zé)人對本科室檔案資料的齊全、真實負(fù)有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負(fù)責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項目為單位進(jìn)行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項目的檔案資料工作要與項目進(jìn)程同步。
項目建設(shè)過程中,現(xiàn)場代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗收時移交給檔案管理員。
在簽訂基建項目合同時應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項目檔案資料分四個節(jié)點進(jìn)行收集整理:項目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗收合格;工程審計結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對接收的所有基建項目檔案資料應(yīng)做好清點、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時負(fù)責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項目做好內(nèi)部存檔工作。
項目管理科應(yīng)逐步推進(jìn)信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫。
6、對由于個人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)?；üぷ鲗嶋H,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識,盡職盡責(zé),認(rèn)真做好工程檔案管理工作。
(二)認(rèn)真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負(fù)責(zé)后勤與國有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。
后勤與國有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國家有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識,認(rèn)識到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十條 認(rèn)真做好工程項目設(shè)計、設(shè)計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作由工程科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計委托及報建的工作人員在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。
第十一條 認(rèn)真做好工程項目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負(fù)責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項工程招投標(biāo)工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標(biāo)文件。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、落實。
第十二條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作工程科負(fù)責(zé)。
同時,處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好檢查、落實。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當(dāng)及時了解各工程項目的進(jìn)展情況,督促有關(guān)負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時,按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時間,用完后及時歸還。
第十五條 工程項目的建設(shè)是一個長期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類,發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進(jìn)行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷,嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)過處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。
借出時間一般不超過3天,確需延長的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時間最長不超過15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時催還;問題突出的,及時報告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
