采購工作制度15篇

更新時間：2024-05-04 查看人數(shù)：84

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目錄
1.采購制度包括哪些內(nèi)容 2.制定采購制度注意事項 3.采購制度書寫格式 4.采購工作制度15篇

采購工作制度

制度包括哪些內(nèi)容

工作制度通常涵蓋以下幾個關鍵部分：

1. 組織架構(gòu)：描述公司的層級結(jié)構(gòu)和各部門的職責。

2. 員工手冊：包括招聘、入職、培訓、考勤、休假、福利等人力資源政策。

3. 操作規(guī)程：針對具體工作的詳細步驟和安全指南。

4. 決策流程：明確決策權限，如何提出建議、審批和執(zhí)行決策。

5. 內(nèi)部溝通：規(guī)定會議、報告、郵件等溝通方式和頻率。

6. 質(zhì)量控制：設定質(zhì)量標準，監(jiān)測和改進工作成果。

7. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)活動符合相關法律法規(guī)要求。

注意事項

在制定工作制度時，應注意以下幾點：

1. 合法合規(guī)：確保所有規(guī)定符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。

2. 實用性：制度應具有實際操作性，避免過于理想化或脫離實際。

3. 平衡權力：合理分配權利和責任，防止權力過度集中或分散。

4. 參與度：鼓勵員工參與制度制定，提高制度的接受度和執(zhí)行力度。

5. 透明度：制度應公開透明，避免產(chǎn)生誤解或引發(fā)不公平感。

6. 反饋機制：設立定期評估和反饋機制，以便及時調(diào)整和完善制度。

制度格式

工作制度的格式應清晰、一致，便于查閱和執(zhí)行。一般包括以下幾個部分：

1. 封面：包含制度名稱、制定日期和修訂記錄。

2. 目錄：列出各章節(jié)標題，方便查找。

3. 引言：簡述制度的目的和適用范圍。

4. 主體：詳細闡述各項規(guī)定和流程。

5. 附錄：包含參考資料、表格或其他輔助材料。

6. 簽署頁：由管理層簽名確認，表示對制度的認可。

遵循上述原則，企業(yè)能夠構(gòu)建一套完善的工作制度，為日常運營提供清晰的指導，助力組織持續(xù)健康發(fā)展。

采購工作制度范文

第1篇羅一醫(yī)院物資采購工作制度

第一醫(yī)院物資采購工作制度

一、采購員必須充分掌握市場信息,收集市場物資情況,預測市場供應變化,為醫(yī)院物資采購提出合理化建議;

二、嚴把質(zhì)量關,認真檢查物資質(zhì)量,力求價格低廉,供貨及時;

三、采購的物資要適用,避免盲目采購造成積壓浪費;

四、嚴格按采購計劃辦事,執(zhí)行物資預算,遵守財經(jīng)紀律;

五、外加工訂貨,要對生產(chǎn)廠家及物資的性能、規(guī)格、型號等進行考察,將結(jié)果與使用科室協(xié)商,擇優(yōu)訂貨;

六、簽訂合同,必須注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟責任等;

七、及時與庫房聯(lián)系,做到購貨迅速,減少運輸中轉(zhuǎn)運環(huán)節(jié),降低庫存量。

第2篇行政采購工作制度

一個公司對于行政采購工作的管理,有哪些規(guī)范的行政管理制度呢以下整理了完整的行政采購管理制度資料,請參考。

第一條目的

為規(guī)范___(以下簡稱公司)行政物資管理,明確行政物資管理流程,保證公司行政物資合理配置,特制定本制度。

第二條本制度所稱行政物資管理

指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關物資的采購、入庫、領用、維修、報廢、清查等一系列管理工作。

第三條行政物資分類

公司行政物資主要分為兩大類,分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。

一、固定資產(chǎn)(價值2000元以上),如打印機、電腦、空調(diào)、投影儀等;

二、低值損耗品(價值1999元以下):

(一)價值50元—1999元的低值損耗品,如電話、傳真機、文件柜、辦公桌椅等;

(二)價值49元以下的低值易耗品,其中包括部門所需品和個人所需品。

1、部門所需品:傳真紙、復(寫)印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書機、回形針、計算器、文件欄、筆筒、文件夾等。

2、個人所需品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。

第四條管理部門

行政部是公司日常辦公用品的管理部門,負責行政物資的管理工作。

第五條適用范圍

本制度適用于公司全體組織及個人。

第一章行政物資采購

第六條行政物資采購條件

以下兩種條件至少滿足一種時,應著手辦理行政物資采購相關事宜:

一、各部門需要而公司庫房沒有備存該類行政物品;

二、庫房該類行政物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫存量。

第七條行政物資采購流程

一、在滿足物資采購條件時,行政部跟據(jù)庫存記錄,提出采購申請,填寫《行政物資采購申請單》(詳見附件1);

(一)價值499元以下的低值損耗品,由分管行政的副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理審定;

(二)價值500元以上的行政物資,由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后董事長審定;

二、行政部物資管理相關人員憑審定后的《行政物資采購申請單》交采購部聯(lián)系采購;

第八條行政物資采購要求

一、行政物資一般由采購部向供應商采購,電子類行政物資(如個人計算機),可以經(jīng)董事長同意并授權相關部門(如信息部)采購;

二、行政部應建立行政物資庫存量檔案,每月限定時間清查賬本,發(fā)現(xiàn)庫存物資不夠應及時添置。

第二章行政物資入庫

第九條行政物資入庫條件

經(jīng)質(zhì)量檢驗部門、信息部門等檢驗合格的采購物資可以辦理物資入庫手續(xù)。

第十條行政物資入庫流程

一、采購部將采購來的行政物資交給物資管理相關人員管理;

二、物資管理人員再次清點《購銷合同》和《行政物資采購申請單》上所列各項指標,對照質(zhì)量和數(shù)量;

三、清點無誤后根據(jù)入庫物品、時間、型號等填寫《行政物資入庫明細表》(詳見附件2)同時備份存檔。

第十一條行政物資入庫要求

一、拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫,杜絕只見入庫單不見實物的現(xiàn)象;

二、入庫時,行政部相關人員必須查點物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項目,如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時,不得辦理入庫手續(xù);

三、如有多領的行政物資需要退庫時,必須由物資管理員填寫物資入庫單,辦妥手續(xù)后方可入庫;

四、人員離職時,由物資管理員將分派給個人的行政物資收回入庫,如物資回收時因保管、使用不當或故意損壞造成損失,由使用者酌情賠償。

第三章行政物資領用

第十二條行政物資領用依據(jù)

一、被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資,在員工入職時按各職等對應標準,報分管行政的副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理審定后發(fā)放,原則上不再增補,若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請;

二、低值損耗品的領用可依據(jù)歷史記錄(如以過去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗法則(估計消耗時間)設定領用頻率(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門或人員的工作狀況隨時調(diào)整發(fā)放頻率,同時低值損耗品的領用實行以舊換新原則,但純消耗品不在此列(如信紙等);

第十三條行政物資領用流程

一、不同價值的行政物資的領用流程如下:

(一)價值在10元以下的低值損耗品,由申請領用人直接在行政部物資領用登記簿上注明領用品名、數(shù)量、領用日期等即可領用;

(二)其它價值的行政物資由領用人填寫《行政物資領用申請單》(詳見附件3),按同等價值行政物資采購報批標準申請,并經(jīng)行政部負責人和分管行政副總經(jīng)理雙審核,總經(jīng)理審定后方可領用,同時在領用登記簿上注明明細;

三、行政部將《行政物資領用申請單》附著在《行政物資出庫明細單》后存檔,按照物資領用單上所列名目向領用人發(fā)放行政物資。

第十四條行政物資領用要求

一、本著節(jié)約與自愿的原則,可不領用或少領用的應盡量節(jié)約;

二、需要以舊換新的行政物資,如發(fā)生遺失,更換時視具體情況給予一定經(jīng)濟賠償;

三、新入職職員到職時如需要領行政用品的,由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領要求;

四、物品領用后,遵從誰領用,誰管理的原則。個人物資由申請者個人負責,部門物資由該部門負責人負責,具體界定范圍參考本制度第三條;

五、領用的行政物資嚴禁個人帶回家使用;

第四章行政物資報修

第十五條行政物資的報修條件

以下兩種條件同時滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修,其中屬個人物資由個人提出報修申請,部門物資由該部門負責人申請。

一、價值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn);

二、物資在正常工作當中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。

第十六條行政物資報修流程

一、損壞物資為電腦、傳真機等電子產(chǎn)品,由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術人員進行初期檢查、維修、調(diào)試;

二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴重損壞的電子類行政物資、非電子類行政物資,由物資使用者向行政部提出維修申請,并填寫《行政物資報修申請單》(詳見附件5),按照物資采購相應審批標準由相關負責人審核、審定;

三、行政部物資管理員憑審定通過的《行政物資報修申請單》聯(lián)系維修單位維修,并將申請單存檔;

四、修理完畢后由管理員歸還使用人員,并做維修記錄,物資使用者在記錄單上簽字;

五、維修時如需更換零部件需報修人員按照物資采購流程和物資領用流程辦理相關手續(xù)。

第十七條行政物資報修要求

一、由于使用不當?shù)葌€人原因造成物資損壞的,也可報行政部維修,但產(chǎn)生費用須個人承擔;

二、把個人辦公物資借給他人而造成損壞的,維修費用由借出者個人承擔;

三、行政部作維修記錄時必須將《行政物資報修申請單》附在維修簿上存檔,以便公司日后的物資清查管理。

第五章行政物資報廢

第十八條行政物資報廢條件

以下兩種條件同時滿足可辦理行政物資報廢:

一、被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資;

二、使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無法修理或無維修價值。

第十九條行政物資報廢流程

一、物資損壞部門負責人向行政部提出物資報廢要求;

二、由行政部物資管理員填寫《行政物資報廢申請單》(詳見附件7),詳細填寫物資分類號,編號,名稱,規(guī)格型號,單價,數(shù)量等資料;

三、物資管理員將申請表交至行政部負責人處組織相關人員進行初審,并提出報廢初審意見,有再利用價值的交還報修人員,無再利用價值的交由分管行政副總經(jīng)理和總經(jīng)理雙審核,董事長審定并作報廢處理;

四、行政部物資管理人員根據(jù)《行政物資報廢申請單》所列名目,向部門收回報廢物資;

五、行政部物資管理員憑《行政物資報廢申請單》到財務處銷賬,做到帳、物同時注銷。

第二十條行政物資報廢要求

一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實相符,除因無法妥善存放的物資專項報廢外,物資報廢每年年終進行一次;

二、固定資產(chǎn)報廢必須由相關領導、專業(yè)人員、行政部部長、財務人員等相關人員會同鑒定,按照物資報廢流程嚴格執(zhí)行;

三、因個人或部門保管、保養(yǎng)不善造成的物資報廢,應由個人或部門負責人寫出詳細報告并根據(jù)損失程度承擔經(jīng)濟賠償;

四、報廢物資一經(jīng)批準報廢,必須將實物交回行政部處理,不得隨意丟棄;

五、凡有修舊利廢價值的,應充分實現(xiàn)其再利用價值,進行物資維修工作,不得隨意做報廢處理。

第六章行政物資清查

第二十一條行政物資清查條件

公司應對價值100元以上的行政物資做定期清查核算。

第二十二條行政物資清查流程

一、在行政物資清查工作開始之前,由行政部負責人布置清查工作,確定清查范圍、時間和應達到的要求;

二、行政部相關人員從臺帳上將所有符合清查條件的行政物資與實際物資進行核對,并跟據(jù)《行政物資領用申請單》、《行政物資入庫明細單》和《行政物資出庫明細單》做具體校對,同時物資管理人員應停止行政物資的收發(fā)活動,將物資分類擺放有序,嚴禁實物流動;

三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實不符,應及時查明原因,以書面形式給出相應處理意見(如盤虧的從賬面銷除,盤盈的估價入賬等),并按照價格根據(jù)物資采購報批標準上報相關負責人審核、審定;

四、由審定人確定差異處理決定和對相關責任人的處置決定。

第二十三條行政物資清查要求

一、行政部負責人每月月末進行行政物資清查,每年年末會同物資使用部門、財務部等部門進行年度盤點,并將工作記錄裝訂成冊保管存檔;

二、清查過程中要分配專人負責清點、專人負責記錄、專人負責監(jiān)督。清查過程中,除了要保證清點數(shù)量準確外,還要關注各類行政物資的價值有無減損、有無超儲積壓、浪費等現(xiàn)象;

三、清查過程中如有固定資產(chǎn)需作報廢處理的,必須按審批程序經(jīng)相關領導審核批準后才可處理,否則一律不準自行調(diào)整;

四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問題(如超期、老化、變質(zhì)或損壞等),應及時用書面的形式向相關領導匯報,如因臺帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實嚴重不符,須視具體情況給予經(jīng)濟處罰。

第七章附則

第二十四條行政物資管理嚴格按照本制度執(zhí)行,責任落實到崗位,失責將按相關制度懲處。

第二十五條本制度的修訂及解釋歸屬行政部。

第二十六條本制度簽發(fā)之日起生效,若與此前相關文件沖突,以本制度為準。

第3篇酒店采購工作管理制度

喜來登大酒店采購管理制度

為使酒店的采購工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購管理制度:

一、采購管理部門

酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監(jiān)、成本控制、集團稽查部及其它部門的監(jiān)督,全面負責酒店的采購工作.

二、采購部工作基本要求

1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意

2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單

3. 所有采購物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定

4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質(zhì)負責

5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會

6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.

7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購

8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷

9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜

10. 采購部負責跟進各協(xié)作廠商的貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.

三、采購審批程序

1.申購單審批程序:

使用部門經(jīng)理(倉庫主管) 資產(chǎn)會計復查董事同意采購部詢價財務總監(jiān) 稽查部行政辦

董事會申購單返回采購部

2.單位價值1000元以下或批量價值在2000元以下的由采購部現(xiàn)金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結(jié)果和選定的供應商,經(jīng)董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質(zhì)進行不定期抽查.

2. 單位價值1000元以上或批量價值在2000元以上的物品采購審批程序:

采購部尋找至少三家廠商比較價格品質(zhì) 評定小組確定供貨商采購部與供貨商共同草擬合同或采購協(xié)議

財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字

執(zhí)行合同或協(xié)議

(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)

3.賒購(月結(jié))物品采購審批程序

蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.

各月結(jié)供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯(lián)合組織市場調(diào)查,根椐市場調(diào)查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內(nèi),供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.

四、采購監(jiān)督

采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監(jiān)督.

五、供應商管理

1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.

2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。

3. 采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.

第4篇酒店日常采購工作制度

某酒店日常采購管理制度

第一章總則

第一條為保證酒店采購工作的計劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進內(nèi)部協(xié)調(diào),加強內(nèi)部控制,提高工作效率,特制定日常采購管理制度(以下簡稱《制度》)。

第二條本《制度》適用酒店經(jīng)營管理日常采購工作。

第三條本《制度》由總則、組織機構(gòu)及職責、采購工作內(nèi)容、采購程序、采購業(yè)務實施規(guī)范、責任與獎罰和附則七個部分組成。

第二章組織機構(gòu)及職責

第四條組織機構(gòu)

酒店庫房部負責庫存物資管理,根據(jù)庫存物資消耗情況提報庫存物資的補庫計劃。庫房部對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,導致酒店受損或無法正常運轉(zhuǎn)負責。

使用部門負責根據(jù)日常經(jīng)營和管理的消耗進行科學合理預測,提報月度采購計劃需求。

酒店設立專職采購部,牽頭組織編制定期采購計劃,并全面負責酒店物資采購的具體實施工作。采購部隸屬酒店財務部系統(tǒng),業(yè)務上同時接受管理公司采購部業(yè)務監(jiān)督與考核。

酒店成立定價評審小組:由采購部經(jīng)理、使用部門負責人(食品原材料定價須由廚師長和餐飲部負責人同時參加)、財務負責人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價由評審小組評定后執(zhí)行。

第五條酒店采購部組織架構(gòu)

第六條采購部經(jīng)理工作職責

1、負責持續(xù)完善酒店采購制度,細化采購流程,規(guī)范臺賬管理,確保采購質(zhì)量,控制采購成本,提高采購效率,保證物資采購管理體系的完整與科學。

2、根據(jù)公司招標管理相關規(guī)定,牽頭組織實施酒店權限內(nèi)的招標采購。

3、掌握物資使用情況和庫存物資動態(tài),牽頭組織有關部門根據(jù)實際經(jīng)營情況,合理、科學地編制并審核年度、季度、月度采購計劃。配合成控部門做好物資平衡工作,及時處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。

4、組織實施酒店日常物資采購供應工作,審核所有《采購申請單》、訂貨單,按程序上報經(jīng)審批后實施采購。

5、建立和維護價格管理體系,定期了解市場行情和價格信息,堅持貨比三家的原則,落實詢、比、定價,控制物資采購成本。

6、開辟和維護優(yōu)質(zhì)供貨渠道,落實1+2+n的供應商管理方式,保證供貨的及時性和質(zhì)優(yōu)價廉。

7、按公司規(guī)定加強合同的管理,嚴格把關合同條款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營風險。

8、負責下屬的業(yè)務知識和業(yè)務技能培訓。

9、完成領導及上級業(yè)務部門交辦的其他工作。

相關權限:

1、部門備用金的支配權。

2、對采購程序執(zhí)行情況的獎懲建議權。

3、下屬考核權與獎懲權。

4、部門日常行政工作的安排。

第七條雜品類采購工作職責

1、熟悉酒店各部門對雜品的需求以及倉庫存貨情況,掌握物品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。

2、以采購計劃為依據(jù),負責審核各部門的采購申請單,與倉庫密切溝通,避免出現(xiàn)庫存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復采購。

3、堅持貨比三家的原則,對各部門申購單和申購計劃做好詢比定價,并報相關領導審批。

4、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的物品負責辦理退貨或調(diào)換工作。

5、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

6、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、保質(zhì)保量完成領導交辦的其他工作。

第八條食品類采購工作職責

1、全面負責店內(nèi)所有煙、酒、食品類物品的采購工作,保證營運部門工作的連續(xù)性、時效性。

2、熟悉酒店各部門對食品的需用要求以及倉庫存貨情況,掌握食品市場的供應情況以及各類物品的價格行情和信息。并對搜集回來的資料進行歸類整理。

3、堅持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價工作。并報相關領導審批。

4、確保所購食品來源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。

5、采購完畢,要配合倉庫做好物品入庫的驗收工作。采購的物品要確保價格合理、質(zhì)量可靠,對不符合采購要求的食品負責辦理退貨或調(diào)換工作。

6、嚴格執(zhí)行公司各項制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。

7、根據(jù)酒店的實際經(jīng)營情況,積極拓展供應渠道,主動發(fā)現(xiàn)市場新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時上報,為酒店節(jié)省采購成本。

8、負責供應商信息庫的不斷更新及合同臺賬維護工作。

9、保質(zhì)保量完成領導交辦的其他工作。

第三章采購工作內(nèi)容

第九條采購方案制定

采購物資要滿足使用部門對質(zhì)量、數(shù)量和時限性的要求,同時避免過量采購帶來的壓庫風險,且價格要符合市場行情,達到控制成本的目的。合理的采購方案制定要考慮以下幾個方面:

1、數(shù)量:申購數(shù)量由使用部門提報(建議訂貨量,以及申報理由),倉庫校核(考慮合理庫存量和實際庫存量),采購部門依據(jù)上述條件對實際采購數(shù)量進一步核算。在滿足經(jīng)營的前提下,壓低控制庫存量,減少資金占壓。對于日常消耗量大且波動價值較低物資,可適當增大安全庫存。

2、質(zhì)量和價格:須采取供應商實物封樣或者照片封樣的方式保證驗貨標準的統(tǒng)一,質(zhì)量必須經(jīng)使用部門確認。嚴格按照詢比定價的原則執(zhí)行價格結(jié)算,采購單上須標明三家以上可比供應商的報價及聯(lián)系方式,堅持同等質(zhì)量比價格。

3、進貨地點:按照在比價的前提下就近購買的原則,確保供貨及時性。

4、供應時間:以綜合考慮最低庫存量及消耗速度和實際使用量為依據(jù),在供應商協(xié)議上明確約定供應時間,以防缺貨影響經(jīng)營管理。

5、供應商:建立可靠穩(wěn)定信譽好的供應商檔案,確保擁有1+2+n的供應商資源,以公平的競爭機制實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價、及時的物資供應,除非特別采購請示,日常采購應由合格供應商供應。

第十條采購計劃制定

采購計劃包含計劃內(nèi)申購(月度采購計劃)和計劃外申購(采購申請單)。

1、審批后的采購計劃最終匯總采購部組織實施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時間要求,到貨時間須滿足采購周期的一般要求。

2、因采購計劃編制不當而造成浪費和損失,按照所負

責的節(jié)點分別由申報部門、庫房、采購負責。對因庫存盤點把關不嚴造成超額或短缺采購,其損失由庫房負責;對于日常消耗估測嚴重不準造成的超額或短缺,其損失由使用部門負責;對于計劃審核測算錯誤或供貨不及時造成的損失由采購部負責。

第十一條申購

申購的分類:計劃內(nèi)申購和計劃外申購

1、計劃內(nèi)申購是指由倉庫按酒店批準的常備物品采購計劃按供貨周期分批進行的申購。

2、計劃外申購是指確屬日常需要,但是在計劃中沒有涵蓋,臨時提出的采購,各部門填寫《采購申請單》(見附件一:《采購申請單》)經(jīng)庫房校核、采購部核算后逐級上報審批。

第十二條采購實施

1、對于大宗物資(指全年大批量、單件價值高或單項品種達到一定規(guī)模的物資)采取招標的辦法進行采購。具體工作事項可參照《酒店管理公司招標采購管理制度》。

2、采購部根據(jù)分工,按照審批后的采購計劃或者采購申請單,向供應商發(fā)出供貨通知,并過程督進,保證及時性。

3、定價小組根據(jù)所提供的供應商資料,經(jīng)多輪報價,多輪談判確定最低價格或者性價比最高的供應商。

4、鮮活食品每15天進行一次定價,每類物品供應商應先報價。采購部、財務部、餐飲部三方派人對市場調(diào)研,提供書面價格資料,經(jīng)過報價-詢價-核價-多輪談判-最后由定價小組簽批后執(zhí)行。

5、非鮮活類日常物資采購要堅持貨比三家的工作原則,詢價階段要有使用部門人員共同參加,定價小組經(jīng)多輪比價、議價后定價,最終選定的物品和價格要經(jīng)使用部門確認。

6、對于新品種除按正常的采購申報外,還須提供樣品、試驗報告,經(jīng)使用部門負責人確認后(重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認)方可購買。

7、辦公用品歸口管理部門為辦公室,庫房申請辦公用品補庫需經(jīng)辦公室審核,然后轉(zhuǎn)采購部執(zhí)行。工程維保材料的申購歸口部門為工程部,電腦耗材的申購部門為酒店電腦部。

8、非采購人員通知供應商下達的采購指令,一律無效。除專職采購人員,其他任何部門、任何人都不得干預采購工作。

第十三條付款

采購物品經(jīng)庫房驗收入庫并經(jīng)使用部門出具物品合格驗收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預付款除外)。月結(jié)類固定供應商付款時應注意以下幾點:

1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價格會有所區(qū)別,可以分開上報。

2、經(jīng)營中的常規(guī)付款都應制定計劃,各單店于每月10日前上報本月的付款計劃(見附件二:《本月付款計劃》),經(jīng)管理公司財務總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長批準后執(zhí)行。計劃內(nèi)付款各單店可直接支付。

3、對于日常付款過程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報管理公司審批(見附件三:《付款申請單》):

(1)對于實際需要付款的額度超出審批計劃;

(2)對于計劃外的緊急采購付款超過5千元(含5千);

(3)日常零星支出中,計劃內(nèi)單一事項額度超過2萬元(含2萬);

(4)日常零星支出如總額超出計劃,計劃外支出。

第十四條物資進店管理

1、所有進店支持的談判必須要有財務負責人和總經(jīng)理共同參加進行。

2、進店支持要在保證公司利益、維護酒店聲譽的前提下進行,禁止供應商返利與商品加價后進店。

3、進店費用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。

第四章采購程序

第十五條計劃內(nèi)采購程序(月度采購計劃)

計劃內(nèi)采購程序的制定是為了加強各部門計劃性有序管理,將零散采購變?yōu)榧胁少?。所有的采購行為都要跟著臺賬等基礎工作的補充進行。具體執(zhí)行順序如下:

使用部門負責人→庫房主管→成本會計→財務負責人→總經(jīng)理→采購部

1、各部門負責人需根據(jù)部門日常消耗測算出下月月度采購計劃,于每月20日報庫房校核。

2、庫房將各部門月度采購計劃匯總,結(jié)合庫存物資合理儲備量編制庫存物資常備物品采購計劃并上報(可參照中軟庫存系統(tǒng))。

3、成本會計審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃儲備量設置是否合理。

4、財務負責人審核各部門月度采購計劃和庫房常備物資采購計劃是否超出部門本年度預算,并對設置原則進一步分析合理性。

5、酒店總經(jīng)理對月度采購計劃擁有最終的審批權。

6、采購部依據(jù)審批后的采購計劃執(zhí)行購買,有合格供應商的通知供應商送貨,沒有合格供應商的連同使用部門共同調(diào)研篩選后上報審批,確保次月10日前到貨。

第十六條計劃外采購程序

具體執(zhí)行程序如下:

使用部門負責人→庫房主管→采購部→財務部負責人→總經(jīng)理→采購部購買→收貨

采購申請單應一式四份(見附件一:《采購申請單》)

第一聯(lián)、采購部存檔

第二聯(lián)、申請部門留存

第三聯(lián)、財務全面把控

第四聯(lián)、倉庫部門使用

各流程負責人職責如下:

1、申請部門負責人:應根據(jù)自身部門消耗與儲備情況酌量填寫,并注明所需物品的詳細名稱、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報原因等,確實有必要購買,方可簽字確認。

2、庫房主管:應仔細審核部門所填寫的物品采購單,若庫房有存貨或有替代品應及時通知使用部門讓其領貨。避免浪費,然后簽字確認。

3、采購部:對部門提供的采購單要迅速組織相關負責人調(diào)研,價格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門確認后上報。采購單上要明確寫明三家的報價及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門經(jīng)理簽字向上一級傳遞。

4、財務負責人:對采購部送來的采購單進一步分析,看是否超出本年度采購預算,簽字確認送至總經(jīng)理審批。

5、總經(jīng)理:對采購單有最終審批權。

6、采購部:根據(jù)最終審批下來的采購單組織購買。

7、庫房部:庫房部依據(jù)審批下來的采購單與使用部門、采購部三方共同驗收貨物。對于供應商送交庫房物品,庫房部應予詳細核對,對不符合要求的物品。絕不允許收貨。

第十七條緊急采購程序

原則上酒店不允許緊急采購,除非極為特殊的情況。但緊急采購必須嚴格遵守相關制度與程序,具體程序如下:

1、緊急采購適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預見性事件或總經(jīng)理認為緊急采購的物品。

2、有關緊急采購必須先通知財務負責人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時須報知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。

3、在采購部當班期間,緊急采購原則

上交由采購部執(zhí)行。使用部門填寫采購單(標注緊急采購事由)后交采購部。接到緊急采購任務后,根據(jù)采購分工,由采購經(jīng)理安排采購事宜。

(1)對于庫存商品,有固定供應商送貨的,馬上通知供應商送貨。

(2)需要外出購買的,直接拿備用金購買。如金額較大,使用部門填寫借款單,交財務負責人和總經(jīng)理簽批后采購部取現(xiàn)金購買。物品買回后補填采購單交庫房填寫價格,報賬時附上。

4、在采購部非工作時間內(nèi),緊急采購可由使用部門實行,但必須嚴格遵守相關制度和程序。

5、使用部門在收到貨物時需記錄注明收貨名稱、數(shù)量、規(guī)格及收貨時間,并經(jīng)部門負責人批準后盡快轉(zhuǎn)給庫房。若庫管員當班,應通知庫管員驗貨。

6、緊急采購的《采購申請單》需事后12小時內(nèi)及時送交部門負責人、采購經(jīng)理、財務負責人和總經(jīng)理補簽。

7、所有緊急采購相關的財務程序必須在3個工作日內(nèi)上報并審批完畢,借款人應確保緊急采購發(fā)生的款項在5個工作日內(nèi)償還,否則財務部將會按相關制度執(zhí)行處罰。

第十八條食品原材料采購程序

蔬菜、水果、肉類、水產(chǎn)等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購申報程序

1、廚房報單員每天根據(jù)營業(yè)情況及庫存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細填制每日市場采購單(見附件四:《每日市場采購單》)并交廚師長、餐飲部負責人簽字(若廚師長不在時,需指定授權人)。

2、廚房報單員在下午4:30點前應將簽批后的《每日市場采購單》交采購部,逾期未將《每日市場采購單》送至采購部,采購部將不予訂貨。若要補充當日晚餐所需部分物資時,需將補充申請單于當日下午1點前報采購部。

3、每日市場采購單具體執(zhí)行流程如下:

使用廚房提單員→廚師長→餐飲部負責人→采購部→通知供貨商直接供貨

每日市場采購單應一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。

4、各流程負責人職責如下:

(1)廚師長:仔細檢查各個冷庫、菜庫,根據(jù)存量在采購單上明確所需食品的名稱、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費或者不足。若特殊食品要寫明具體品牌,在采購單上簽字確認。

(2)餐飲部負責人:應根據(jù)實際消費傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲備不足或超量儲備,然后簽字確認。

(3)采購部:先審核餐飲部送來的采購單,看是否有特殊商品需單獨購買,然后及時通知供貨商明早送貨。

(4)供貨商:接聽到采購部的訂單電話后及時備貨,確保食品質(zhì)量,保證及時供貨。

第十九條食品原材料類詢、比、定價程序

1、詢價地點:

各單體酒店所在地及周邊一級批發(fā)市場。

2、詢價、定價人員:

采購部牽頭,協(xié)調(diào)財務部、廚房或員工食堂各指定專人負責參與詢價工作。制定價格時,由參與詢價人員共同談判制定。務求準確、公正以維護酒店利益。具體流程如下:供應商報價→詢價→核價→議價→定價→執(zhí)行。

3、基本報價:

每月1日、每月16日為供應商報價日,要求供應商對其負責的項目進行報價,并對部分遺漏單品進行補充。

4、詢價:

每月2日、每月17日為市場詢價日,財務成本會計、餐飲部廚師、食品采購員到酒店及周邊一級批發(fā)市場進行調(diào)查及詢價,并要有詢價記錄。

5、核價和議價:

根據(jù)市場調(diào)查后的情況,由采購部經(jīng)理、財務負責人、餐飲部負責人共同與供應商再次進行核價、議價。

6、定價:

(1)定價原則:酒店采購定價不高于市場批發(fā)價格。

(2)每月3日、18日召開定價會議,確定采購定價。

(3)確定最后價格后,由廚房廚師長、采購部經(jīng)理、餐飲部負責人簽字確認,財務部負責人審核,總經(jīng)理審定。

7、執(zhí)行:

將最終審核后的價格交財務部執(zhí)行,財務部、采購部、餐飲部、庫房各留一份價格清單進行存檔。

8、核價周期:

(1)干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水:

定價周期為一個月一次,每月17日為詢價執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認后于每月20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期為本月20日至下月19日。

(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:

定價周期為一個月兩次,每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認后每月5日、20日早8點前將定價單上報管理公司采購部,定價周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。

第二十條固定資產(chǎn)采購程序

各酒店在編制年度財務預算時確定下年度固定資產(chǎn)購置計劃,報管理公司及地產(chǎn)總公司批準后,按照計劃購置固定資產(chǎn)。預算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購置,由擬購部門申請固定資產(chǎn)購置,財務部門審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購部統(tǒng)一購置。

不可預見的計劃外購置固定資產(chǎn),可以追加購置計劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準后采購。嚴禁未經(jīng)批準的預算外資產(chǎn)購置行為。

1、固定資產(chǎn)購買

采購部在購買固定資產(chǎn)前應進行多輪詢價、議價,提供固定資產(chǎn)詢價單,詢價單列明至少三家同類同規(guī)格產(chǎn)品價格信息,堅持同等質(zhì)量比價格,同等價格比質(zhì)量的原則。詢價單要附經(jīng)使用部門確認的多輪報價、談判記錄。經(jīng)財務核實后交使用部門確定所需資產(chǎn),采購部按使用部門要求辦理采購業(yè)務。

2、固定資產(chǎn)驗收

購置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門和財務部負責實物驗收,驗收合格的固定資產(chǎn)驗收單由經(jīng)辦人、驗收人、主管領導簽字確認后,連同固定資產(chǎn)購置申請、購置發(fā)票交財務部門辦理報賬事宜。

酒店財務部根據(jù)驗收單登記固定資產(chǎn)明細表,表上記載資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、單價、購入日期、保管部門和存放位置等(見附件五:《固定資產(chǎn)明細臺賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產(chǎn)盤點和資產(chǎn)調(diào)撥、報廢等工作。

第二十條印刷品、宣傳類物品采購程序

1、定樣

(1)需求發(fā)起部門要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營銷部美工制定稿樣。

(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門負責人簽字認可。

(3)有關酒店經(jīng)營事項的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報批酒店管理公司。

2、申購

(1)需求發(fā)起部門填寫采購申請單,申請單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。

(2)采購部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。

3、下單

根據(jù)已審批的印刷品申購單,采購部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購部應協(xié)調(diào)過程中溝通和打樣,經(jīng)美工認可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。

4、收貨

(1)美工、申購部門、采購部根椐印刷品申購單以及相關部門簽字審批后的樣品予以驗貨。

(2)對于供應商送交庫房的印刷品,收貨部應予詳細核對,對不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。

5、對于過程中品質(zhì)把關不嚴,造成低質(zhì)物品進店,由各個環(huán)節(jié)相關人員承擔責任與損失。

第五章其他相關工作規(guī)范

第二十一條采購業(yè)務的相關工作

當訂單發(fā)出后,采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。過程中出現(xiàn)以下問題應規(guī)范操作。

1、采購訂單取消。分為以下兩種情況:

(1)酒店取消訂單:

如因某種原因,酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單,采購部應規(guī)避供應商可能提出的賠償,制定預案并及時談判,爭取雙方均不造成損失。

(2)供應商取消訂單:

如因某種原因,供應商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購部一方面要第一時間補充其他供應商并立即通知需求部門,保障酒店利益。另一方面在供應商評價中給予降級等處罰,根據(jù)規(guī)定相應降低該供應商的送貨比例。

2、違約管理:在合同應寫明詳細的違約責任,若供應商違約要嚴格按合同相關違約條款執(zhí)行,保證酒店利益。

3、基礎資料管理:

所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購物資信息庫。(見附件六:《采購物資信息庫》)

第六章責任與獎罰

第二十二條采購責任與義務

采購人員的責任與義務包括但不僅限于:

1、貫徹落實采購申請、審批、訂貨、簽約、采購、記賬等各項管理制度,無違規(guī)、違紀現(xiàn)象發(fā)生。

2、定期執(zhí)行貨源報價。集體定價、價格審批程序合規(guī)。每次采購堅持貨比三家,貨比三家價格合理,無虛報現(xiàn)象發(fā)生。

3、每次原材料、物品采購能堅持做到品種對應、質(zhì)量優(yōu)良、價格合理、數(shù)量適當、到貨準時,無人為原因影響經(jīng)營正常進行。

4、堅守廉政條約,無串標、圍標、收取回扣、營私舞弊等造成酒店經(jīng)濟損失的行為發(fā)生。

5、開展市場調(diào)查研究,不斷開發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應達到1+2+n的供應商積累和動態(tài)管理。更新提供市場信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實施。

第二十三條相關獎懲

1、采購人員有以下情形之一,給酒店帶來可實現(xiàn)或已實現(xiàn)的利益,酒店將給予相關責任人通報表揚、月度考核加分、評先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎勵。

(1)完善1+2+n的合格供應商資源,并有效展開競爭管理;

(2)開辟新的供應渠道,帶來更優(yōu)性價比的物資來源;

(3)價格獲得同區(qū)域優(yōu)勢,并規(guī)范管理信用,獲得供應商的額外支持;

(4)價格預測超前準確,并進行補庫計劃的合理建議,實施效果良好。

(5)其他公司認定的情形。

2、采購人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟或名譽損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關責任人記過、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責任:

(1)私自接受供方帶有娛樂性宴請或私自參加其它非正?；顒拥摹?/p>

(2)私自接收或向供方索取財、物的。

(3)接收財、物后未主動上繳公司的。

(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無意的泄密行為的。

(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來事實或潛在的風險與損失的。

第七章附則

第二十四條本制度由公司采購部負責解釋、修訂和補充。

第二十五條本制度由公司采購部監(jiān)督各級采購部門實施。

第二十六條各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實際情況補充制度細則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。

第5篇酒店集團采購供應工作管理制度

為了提高管理水平,加強控制,節(jié)能降耗,爭取最大盈利空間,必須加強食品原材料、酒水飲料和物品的計劃、信息、詢價、采購、驗收、存儲、領發(fā)、報銷等管理,現(xiàn)就有關問題規(guī)定如下:

一、信息聯(lián)網(wǎng)共享

(一)、信息聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容、來源及要求

1、由管理部物價科每月2號、12號、22號定蔬菜類、水果類的價格;每月1號、15號定海鮮類、魚類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價格;每月30號定干貨調(diào)料類、豆制品類、牛肉類、雞蛋、油米的價格,在網(wǎng)上公布食品原材料、酒水飲料和各類物品的執(zhí)行價格;

2、各個庫房每月30日,負責各個庫房信息的上網(wǎng)公布;

3、各個部門負責相關信息的公布;

(二)、共享信息的人員及部門

集團總經(jīng)理、集團副總經(jīng)理、財務部、財務部各庫房、財務部各營收點、管理部、管理部物價科、各酒店(日月湖生態(tài)園)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部、房務部、宴會部、康體部、動力部、采購供應部。

(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務

1、利用網(wǎng)絡信息,每月編制采購計劃;

2、在成本核算時,可以在網(wǎng)上查找相關資料;

3、在驗收時,可以在網(wǎng)上查找價格信息,而且必須將當期價格,在驗收單上注明清楚;

4、在報銷時,可以通過網(wǎng)絡一一核對。

(四)、信息網(wǎng)絡的設置與管理

由集團總經(jīng)理辦公室信息管理科負責信息網(wǎng)絡的設置與管理。

二、以月為周期,酒店日常運行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購程序。酒店宴會部、房務部經(jīng)理、動力部經(jīng)理和財務部庫房一起,確定酒店日常運行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,報總經(jīng)理確認。各酒店每月10日,由倉庫保管員根據(jù)物品、食品原材料、酒水飲料庫存的最高儲量和最低儲量,列出所需要采購物品的清單,交使用部門經(jīng)理,各酒店部門經(jīng)理必須認真查核聯(lián)網(wǎng)信息,確認購物清單后簽字,并報分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團財務部,財務部根據(jù)聯(lián)網(wǎng)所獲取各酒店的信息資料,科學平衡和調(diào)配制定采購計劃,由財務部部長簽字,交給采購供應部,由采購部部長再次審核后簽字執(zhí)行采購。各酒店宴會部可根據(jù)市場行情,提出新品種的申購,通過有關審批程序后,交采購部采購;在月采購計劃中,數(shù)字預測月偏差的,由各倉庫按照最高儲量和最低儲量及程序直接補貨。

三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購:如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當天晚上9:00前以報表形式,由宴會部廚房申購,廚師長簽字后,報采購部執(zhí)行采購。

四、高檔食品原材料的申購:如魚翅、燕窩、鮑魚等,酒店各部門經(jīng)理和財務部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低于最低貯量的品種,由各酒店庫房開出清單,部門經(jīng)理及分管副總經(jīng)理簽字后,上報集團財務部,財務部根據(jù)集團各酒店聯(lián)網(wǎng)所獲取的信息資料,科學調(diào)配制定采購計劃,由財務部總監(jiān)或部長簽字,交給采購部,由采購部總監(jiān)或部長簽字,并報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。

(五)急購物品的報銷程序

可以根據(jù)總經(jīng)理簽字采購的原件附發(fā)票報銷。

九、采購信用政策

(一)、供貨商的信用資質(zhì)

1、要選擇有實力的供貨商。比如:海鮮,集團應該選擇能做大流通的供貨商,建立養(yǎng)殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時送到各酒店;

2、如果不能提供,應該考核,必要時取消供貨商資格;

3、如果不能提供,由集團自己聯(lián)系的價格差,應該由供貨商負責;

4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;

5、甲乙雙方應該以協(xié)議或合同形式約定。

(二)、集團對供貨商的信用承諾

1、平等競爭,公正、公開;

2、每兩個月結(jié)一次帳, 結(jié)清上兩個月的貨款;

3、可以辦理個人匯款。

十、其他相關制度

1、物品、食品原材料和酒水飲料執(zhí)行詢價制度:網(wǎng)上詢價;同行業(yè)詢價;到市場詢價;

2、建立每月盤點制度,規(guī)定每月30日為盤點日;

3、建立過期食品原材料和酒水飲料的報告制度,規(guī)定提前一個月報告財務部,統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理;

4、財務部分析集團采購運行規(guī)律后,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫存量及資金占用定額;

5、必須建立每日成本統(tǒng)計匯總每周累計匯總統(tǒng)計成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;

(1)、財務部成本核算員必須統(tǒng)計出成本,采購部、倉庫、宴會部、房務部必須配合;

(2)、與前廳部配合統(tǒng)計營業(yè)收入;

(3)、根據(jù)每日成本統(tǒng)計,每周累計匯總統(tǒng)計成本,編制經(jīng)營情況周報表,每周一在一周工作指令會上通報。如果有問題,應該查清原因。

第6篇建筑工程原材料采購檢驗工作制度

建筑工程原材料采購檢驗制度

建筑材料是建筑工程的物質(zhì)基礎,合理使用材料是保證建筑工程質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的重要環(huán)節(jié),我們必須把好工程質(zhì)量第一關,杜絕不合格的材料進入工地,為嚴把此關,特制定如下措施:

(一)原材料檢驗制度

1、原材料質(zhì)量保證由提供者直接負責,凡達不到規(guī)定標準者一律不得采購與投入使用。

2、所有投入使用的材料或半成品、成品的構(gòu)件必須有質(zhì)量合格證明,并由監(jiān)理現(xiàn)場取樣送檢,確認合格并將有關資料報監(jiān)理簽發(fā)認可,方可投入施工,末經(jīng)檢檢或復檢不合格的材料不得投入工程使用。

3、所有應檢檢的材料均須按甲方指定單位送檢,不得弄虛作假。

4、嚴格執(zhí)行材料見證取樣制度。

(二)檢驗范圍

1、本工程中采用的各類建筑材料如磚、粗細骨料(砂、石)、水泥、摻合物(外加劑)、鋼筋、焊劑、焊條及防水等材料必須進行取樣試驗,嚴禁不合格材料進場使用。

2、按照工程規(guī)范的規(guī)定對現(xiàn)場攪拌的混凝土等進行取樣試驗。鋼筋焊接及機械連接接頭必須檢驗合格后才能運輸?shù)浆F(xiàn)場綁扎。

3、回填土檢驗。

4、其它材料。

進貨檢驗、試驗程序流程圖:

否

合格否

是

合格否否

是

(三)檢驗結(jié)構(gòu)及方式

1、有見證送檢

進場后,我公司將遞交原材料檢驗計劃報送監(jiān)理工程師,并指派專人負責該工程的材料及半成品、成品的檢驗工作。材料的取樣在地現(xiàn)場建設單位或監(jiān)理方的見證下進行,見證人須是經(jīng)業(yè)務培訓合格并持證后方可上崗。實驗報告上蓋上有見證送檢印章,可作為工程交工驗收時提交的有效質(zhì)保資料。

第7篇酒店物資采購工作管理制度

物資采購是酒店經(jīng)營管理中的重要環(huán)節(jié),加強采購工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟效益的重要手段。

采購員是酒店采購工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購買,其他部門應予以支持、配合、監(jiān)督。

l、采購的計劃管理

加強計劃管理,嚴格審批手續(xù),是采購管理的關鍵。

(1)房務部、餐飲部、工程部等各部門應編制“物資需求計劃”,并于每月末報下月份“物資需求計劃”交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后轉(zhuǎn)采購員;

(2)倉庫補充請購,由倉庫保管根據(jù)業(yè)務需要提出申請,填寫物品申購單,交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購部;

(3)其他零星物品的申購,由使用部門提出申請,經(jīng)理根據(jù)庫存情況審核簽字,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;

(4)食品原材料批量采購采取定期補給的辦法,由餐飲部報申購計劃,交財務成本控制審核,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;

(5)餐飲部每天需購入的鮮活原料,由廚師長、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購單報采購員。

2、采購物資的擇商和價格管理

采購物品堅持貨比三家,嚴格價格控制。

(1)所有申購計劃或申購單送到采購員后,由其具體負責對申購計劃、申購單上的采購物資進行擇商、確認和報價;

(2)采購人員收到自己分管的申購單后要認真歸納、分類整理。對其中有疑問的內(nèi)容要與部門經(jīng)理、總監(jiān)和申購部門及時溝通,在確認無誤后,按照要求時限盡快尋找至少三家以上的供應廠、商,進行業(yè)務治談,經(jīng)過對比篩選,擇優(yōu)確定報價填入申購單,并填好總金額、供應廠商名稱后,送財務經(jīng)理、主管副總審批,報總經(jīng)理批準后,轉(zhuǎn)采購員;

(3)供應廠商的優(yōu)惠、折扣、贈送、回扣等必須歸酒店所有,并在報價中注明;

(4)所有采購物資的擇商報價,必須由采購部在充分準備掌握市場行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門有權了解所需物品的價格和提出質(zhì)疑,并對所掌握的供應廠商及購物意向要主動通報采購部,由其選定質(zhì)優(yōu)價廉服務好的供應廠商;

(5)鮮活原材料的價格受市場影響浮動較大,市場詢價小組(財務人員)每周需作市場詢價,根據(jù)市場價格和采購價格對比并作出分析,上報主管副總、總經(jīng)理。

第8篇餐飲業(yè)采購管理工作流程

根據(jù)餐飲采貯管理流程采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對餐飲部的實際情況,具體從以下環(huán)節(jié)入手,切實做好采貯工作:

一、理順采購流程

1、確定供貨商,簽訂供貨合同。供貨商類別:米油類、雞鴨類、魚類、海鮮類、蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。

其他類別:均由酒店采購中心根據(jù)申購計劃統(tǒng)一采購。(在簽訂供貨合同后,可取消餐飲采購員)。

簽訂供貨合同:供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。

設立尋價員:由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在尋價基礎上再定價。

2、制定采購計劃

1%26gt; 廚房根據(jù)庫存及所需量填寫好菜品申購單,并報廚師長簽字批準。菜品申購單壹式叁聯(lián),供貨商、倉管員、財務部各一聯(lián)。

2%26gt; 倉庫、樓面根據(jù)庫存量,遵循最小庫存原則,上報申購計劃,經(jīng)部門負責人簽字,報總經(jīng)理簽字方可,申購計劃單壹式叁聯(lián),采購員、倉管員、財務部各一聯(lián)。

3、安排組織采購

1%26gt; 供貨商應每晚21:20到收銀臺拿申購單并簽字認可;于第二日(或規(guī)定時間內(nèi))按質(zhì)按時按量送貨。

2%26gt; 采購員根據(jù)申購計劃單及時采購到位。

二、完善驗貨制度

1.成立收貨小組由倉管員、廚師長(廚師長指定人員)、質(zhì)檢員,除急用物品外,其余物品均需倉管員稱量,廚師長負責質(zhì)量,經(jīng)倉管員、廚師長、供貨商叁方簽字認可(收貨單壹式四聯(lián)),質(zhì)檢員不定時抽量。

(注)收貨單沒有倉管員、廚師長、供貨商當天簽字無效。

供貨商憑收貨單結(jié)算。

2、急用菜品收貨:急用海鮮,可由一樓主管或經(jīng)理負責稱量,廚師長把質(zhì)量關,開收貨單經(jīng)乙方簽字方可。米粉由員工餐廳廚師及零點班保安收貨稱量,經(jīng)叁方簽字認可后方可,未用完者,過稱后將當天收貨單及退貨單交倉管員壹聯(lián),一聯(lián)交財務部。

第9篇采購供應工作制度

為保證本公司工程、維護以及一切生產(chǎn)用物資的正常供應，特訂如下制度：

(一)加強物資的計劃管理。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報公司年度材料計劃。

(二)加強物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟責任，必須由物資供應部統(tǒng)一對外簽訂，其它單位(部門)不得對外簽訂合同，否則財務部拒絕付款。在簽訂合同前應主動征求有關部門和生產(chǎn)單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計劃，尋找供應商，簽訂全年的大宗工程，維護物資的供貨合同，以保證大宗物資供應的穩(wěn)定可靠性。

(三)簽訂合同的物資由供應室根據(jù)倉存和工程、維護用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門的需求量和倉存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數(shù)量品種充足又齊全。

(四)物資進倉實行質(zhì)檢員、倉管員、采購員聯(lián)合作業(yè)，對物資質(zhì)量、數(shù)量進行嚴格檢查，做到貨板相符，把好物資進倉質(zhì)量關。

(五)采購業(yè)務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準供應商，不得私自訂購和盲目進貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、帳務工作。

(六)為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，物供人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應工作。

(七)物資供應工作必須始終貫徹執(zhí)行有關政策法令，嚴格遵守本公司的各項規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止。全體物供人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，在商務工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。

第10篇星級酒店采購員工作制度

星級酒店采購員工作制度

制度名稱:采購員工作制度

第1條目的。

為規(guī)范本酒店采購員的采購行為,提高采購工作效率,控制采購成本,特制定本制度。

第2條適用范圍。

本制度適用于對采購員的管理工作。

第3條采購員不準弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。

第4條采購員應該時刻維護酒店形象,保守商業(yè)秘密。

第5條采購員應該愛惜并節(jié)約使用酒店的一切財產(chǎn)物資。

第6條采購員應該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務。

第7條采購員應該主動學習業(yè)務知識與技能,提高自身的工作能力。

第8條不按規(guī)定進行詢價的,酒店按照相關規(guī)定對其予以處罰。

第9條緊急采購且需酒店總經(jīng)理批準的,可先進行采購,后補辦相關手續(xù)。

第10條采購員應按采購單保質(zhì)、保量地進行采購,并協(xié)助收貨員按照酒店有關規(guī)定進行驗收。

第11條憑相關領導審批的采購單,采購員按酒店規(guī)定批準權限和相關程序?qū)嵤┎少彙?/p>

第12條所有的采購員必須對酒店的各種經(jīng)營管理信息保密,機密文件和資料不得擅自復印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。

第13條上班時應保持良好的精神狀態(tài),認真接受領導的指示和命令,對別人的提醒、忠告和批評應持虛心接受的態(tài)度。

第14條凡單批采購金額在萬元以上的采購,采購員應至少向家供應商詢價,爭取最低的采購成本,并將相關詢價資料報采購主管審核。

第15條各組采購主管應對采購信息進行核實,確認采購員報價屬實及最低時,核準采購申請單。

第16條若采購主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價比采購員的報價低于%時,應展開相應的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報相關領導處理。

第17條本制度由采購部負責制定,報總經(jīng)理批準后施行。

第18條本制度自頒布之日起執(zhí)行。

編制日期審核日期批準日期

修改標記修改處數(shù) 修改日期

第11篇餐飲采購工作管理制度

為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對各餐飲企業(yè)的實際情況,具體切實做好采購工作。

第一條基本原則

1.廉潔自律,嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量,處理好與供應商的關系,不接受供應商禮金、禮品和宴請;

2.嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事,能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品,在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本;

3.加強采購的事前管理,建立完善的設備價格信息檔案,做好采購相關文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量;

4.所有采購, 必須事前獲得批準. 未經(jīng)計劃并報審核和批準,除急購外不得采購,急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購;

5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購,可以核定物品項目,通知各申購部門提出請購,然后集中辦理采購;

6.采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買, 不得隨意變更供應商;

7.科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查;

第二條供貨商的確定原則

1.初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。

2.試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質(zhì)量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。

3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務人員、廚師長、采購人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來確定。

4.簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。

5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。

第三條市場調(diào)查原則

1.由總經(jīng)理、財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫明調(diào)查人員,調(diào)查時間、地點及調(diào)查結(jié)果,由全體人員簽字后交會計存檔。

2.調(diào)查時間、地點的選擇,每項15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調(diào)查。。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準。

3.調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。

4.出實地調(diào)查外,當?shù)氐膱罂㈦s志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。

5.調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過。

6.零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購人員除外)實施。

第四條采購的定價原則

1. 設立尋價員:由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在市場調(diào)查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。

2. 定價程序:由總經(jīng)理同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。

3. 價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:

(1) 干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。

(2) 低質(zhì)易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。

(3) 零星物品的價格不得高于市場零售價的5%

(4) 魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%

(5) 蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的10%。

4. 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。

第12篇食堂采購驗收工作制度

制定并實施《學校食堂采購驗收制度》,加強食品采購索證驗收管理工作。具體說來就是建立食品采購索證、進貨驗收和臺賬記錄制度,指定專職人員負責食品索證、驗收以及臺賬記錄等工作。并要求驗收和臺賬記錄的人員應掌握餐飲業(yè)常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定、食品衛(wèi)生基本知識和感官鑒別常識。

附: 樂福隆基學校食堂采購驗收制度

1、學校食堂食品,必須采購新鮮、衛(wèi)生的食品及食品原料,杜絕采購《食品衛(wèi)生法》等規(guī)定的禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品或原料。

2、須向持有有效衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)單位采購食品。采購糧油、肉類、酒類、飲料、乳制品、調(diào)味品及其他定型包裝食品須向供貨方索取工商營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證和產(chǎn)品檢驗檢疫合格證書或檢驗報告復印件,并歸檔備查。

3、水產(chǎn)品等高風險食品要實施定單點采購制度。原則上不得采購鹵肉類熟食制品。如需采購使用,需經(jīng)徹底加熱處理后出售。

4、學校必須指定專門人員作為食品采購驗收員,驗收人員需對采購的所有食品、原料進行認真清點與檢查。驗收人員應拒收不符合衛(wèi)生要求的食品和原料入庫,并交由學校將其銷毀處理。

5、驗收人員應對采購食品進行登記,填寫《學校食堂采購與進貨驗收臺賬》。采購和驗收人員均應在登記臺賬上簽名,并將有關部門資料保存歸檔。

6、若因食品采購把關不嚴而發(fā)生食品安全事故,將嚴肅追究采購人員和驗收人員相關責任。

第13篇食堂采購工作管理制度

為加強對食堂食品原料輔料采購的管理,合理控制費用支出,降低采購成本,以及防止因采購劣質(zhì)食品而導致的食品安全事故,特制定本制度。

一、食堂采購員由食堂管理員兼任,負責食品采購,職責如下:

1、必須講原則,責任心強,正直誠實,不謀私利。

2、負責食堂所需食品原料輔料的采購,保障食品的衛(wèi)生、安全、質(zhì)優(yōu)、價廉。同時負責食堂所需的除食品原料輔料以外的其他物資的采購,此類采購,必須遵循公司采購部的相關規(guī)定,同時提請采購部審批。

3、根據(jù)經(jīng)營情況,及時提出采購申請并負責采購。分析食品原料輔料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格,提出改進意見和建議。

4、負責供應商的篩選,確定合格供應商,并經(jīng)常對供應商進行考核評價。

5、協(xié)同驗收員,對供應商所配送的食品進行驗收,必須嚴格把關。

6、調(diào)研市場價格,定期或不定期進行調(diào)查了解市場價格浮動行情。

7、保管進貨單據(jù),根據(jù)進貨統(tǒng)計和約定時間,對單據(jù)進行審核后,申請付款。

8、監(jiān)督食品原料輔料的出入庫及庫存情況,提出改進意見和建議。

二、采購原則:

1、應遵循“貨比三家”的原則,同等質(zhì)量比價格,同等價格比質(zhì)量,同等價格質(zhì)量比服務,追求質(zhì)優(yōu)價廉。

2、實行“定點采購”,堅決杜絕從流動攤販手中采購的行為,以確保食品的質(zhì)量、衛(wèi)生、安全。根據(jù)“貨比三家”的原則,再結(jié)合供應商的規(guī)模、誠信等因素,綜合評價后最終確定一家為定點采購的合格供應商。另外再選擇來兩家作為備份供應商,以備急需。

三、供應商管理規(guī)定

合格供應商必須具備的條件:

1、具備合法從事經(jīng)營活動的相關證照:營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、負責人身份證,其復印件必須提交本公司備案。

2、特別是大米、面粉、菜油、調(diào)料、肉類五大宗食品的供應商,還必須同時具備國家規(guī)定的必須具備的相關資質(zhì)、證書:衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗報告、動物檢疫合格證等等。

3、對于不完全具備相關證照的某些食品原料輔料供應商,如蔬菜類供應商,仍應堅持從具有合法經(jīng)營資格的農(nóng)貿(mào)市場的攤販手中采購,以保證所采購的食品原料輔料可以溯源。嚴禁采購路邊貨或其他無法溯源的食品原料輔料。

4、長期合作的供應商,應與本公司簽訂長期合作的意向性合同,其中應約定食品原料輔料的質(zhì)量、衛(wèi)生、定價辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責任等。

5、供應商必須提供正規(guī)發(fā)票、送貨單、收據(jù)等送貨憑證。

四、食堂驗收員由總經(jīng)辦委派,負責對采購回來的食品原料輔料進行驗收,職責如下:

1、堅持原則,秉公辦事,堅決維護公司利益。

2、根據(jù)食堂采購計劃表和供應商送貨單,對食品原料輔料先驗收后入庫,拒收假冒偽劣、腐敗變質(zhì)、過期、無生產(chǎn)廠址的食品,保證數(shù)量、份量、重量、質(zhì)量相符,驗收后在單據(jù)上簽字。

3、不定期抽查入庫食品的數(shù)量和質(zhì)量。

第14篇食堂、超市采購工作管理制度

為確保學校師生身體健康，給師生員工提供放心餐，杜絕假冒偽劣食品流入學校食堂，特制定本管理制度。

一、必須不斷提高自身的法紀意識，樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，講原則、重廉潔、要自律、不徇私情。

二、嚴格遵守學校紀檢采購工作管理制度，對大宗業(yè)務的洽談，必須遵守“三位一體陽光透明制度”，即辦公室洽談負責人、估購業(yè)務監(jiān)督員、采購員三方參加，嚴禁暗箱操作。

三、采購中必須持認真負責的工作態(tài)度，對所采購的物資商品嚴把質(zhì)量關、價格關、數(shù)量關，做好賬物相符，結(jié)算手續(xù)完善。

四、禁止采購“三無”食品，即無工商證、無衛(wèi)生合格證、無出產(chǎn)證的食品。

五、嚴格保證大米、面粉、食用油、調(diào)味品、新鮮肉凍貨的正常進貨渠道，加強食品物資采購安全防范工作。

六、經(jīng)常深入市場進行調(diào)查，隨時掌握市場價格行情、食品行情。

七、對采購工作中因不負責引發(fā)的違紀違規(guī)現(xiàn)象，將根據(jù)學校紀檢有關制度，追究當事人的經(jīng)濟、行政責任。

第15篇物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度

物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定

9采購管理規(guī)定

9.1目的

規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。

9.2適用范圍

適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應商管理及倉庫管理等。

9.3職責

9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理

作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。

9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.3公司資源部負責收集有關供應商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經(jīng)理審批,負責落實供應商的評審管理工作。

9.3.4財務部負責資金審核及調(diào)撥。

9.3.5總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。

9.3.6倉管員負責物品的驗收、領用,庫存物品的管理。

9.4采購制度要點

9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。

9.4.2采購行為分類

9.4.2.1固定資產(chǎn)類

指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡設備、辦公家具、辦公設備、車輛、工程設備、電機等物品。

9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費用類

指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。

9.4.3采購方式

9.4.3.1長期協(xié)議范圍:

員工宿舍租賃、辦公設備的維護、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。

9.4.3.2固定供應商范圍:

文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。

9.4.3.3一般供應商

經(jīng)市場調(diào)查,固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時,臨時尋找的供應商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。

9.4.4采購審批權限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財務審批權限》執(zhí)行。

9.5其他采購要求:

9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應安排集中物品采購。

9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票。

9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應商送貨上門。

9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。

9.6.1請購

9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權限逐級報批。

9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經(jīng)理批準。

9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。

9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。

9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。

9.6.2詢價、比價、議價

9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè),若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外,原則上應精選三家以上的供應商辦理比價,或經(jīng)分析后議價。

9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料,內(nèi)容須詳細、真實,除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等),還須顯示供應商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。

9.6.3呈核、訂購

9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上,依權限逐級報批。

9.6.3.2于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權限逐級報批。

9.6.3.3采購材料較專業(yè)復雜時,行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權限逐級報批。

9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時,行政助理應重新依權限報批。

9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應密切跟進交貨事宜,并及早做好相關的收貨準備工作。

9.6.4驗收

9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。

9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門,并作出跟進。

9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關申請報告及發(fā)票到財務部報銷。

9.6.5存檔跟蹤管理

9.6.5.1購項目應設立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。

9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。

9.6.5.3行政助理應定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息

。

9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財務人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。

9.7倉庫管理

9.7.1.物品出倉

9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。

9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。