制度包括哪些內(nèi)容
工作制度通常涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵部分：
1. 組織架構(gòu)：描述公司的層級(jí)結(jié)構(gòu)和各部門(mén)的職責(zé)。
2. 員工手冊(cè)：包括招聘、入職、培訓(xùn)、考勤、休假、福利等人力資源政策。
3. 操作規(guī)程：針對(duì)具體工作的詳細(xì)步驟和安全指南。
4. 決策流程：明確決策權(quán)限，如何提出建議、審批和執(zhí)行決策。
5. 內(nèi)部溝通：規(guī)定會(huì)議、報(bào)告、郵件等溝通方式和頻率。
6. 質(zhì)量控制：設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)測(cè)和改進(jìn)工作成果。
7. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)活動(dòng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求。
注意事項(xiàng)
在制定工作制度時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1. 合法合規(guī)：確保所有規(guī)定符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
2. 實(shí)用性：制度應(yīng)具有實(shí)際操作性，避免過(guò)于理想化或脫離實(shí)際。
3. 平衡權(quán)力：合理分配權(quán)利和責(zé)任，防止權(quán)力過(guò)度集中或分散。
4. 參與度：鼓勵(lì)員工參與制度制定，提高制度的接受度和執(zhí)行力度。
5. 透明度：制度應(yīng)公開(kāi)透明，避免產(chǎn)生誤解或引發(fā)不公平感。
6. 反饋機(jī)制：設(shè)立定期評(píng)估和反饋機(jī)制，以便及時(shí)調(diào)整和完善制度。
制度格式
工作制度的格式應(yīng)清晰、一致，便于查閱和執(zhí)行。一般包括以下幾個(gè)部分：
1. 封面：包含制度名稱、制定日期和修訂記錄。
2. 目錄：列出各章節(jié)標(biāo)題，方便查找。
3. 引言：簡(jiǎn)述制度的目的和適用范圍。
4. 主體：詳細(xì)闡述各項(xiàng)規(guī)定和流程。
5. 附錄：包含參考資料、表格或其他輔助材料。
6. 簽署頁(yè)：由管理層簽名確認(rèn)，表示對(duì)制度的認(rèn)可。
遵循上述原則，企業(yè)能夠構(gòu)建一套完善的工作制度，為日常運(yùn)營(yíng)提供清晰的指導(dǎo)，助力組織持續(xù)健康發(fā)展。
采購(gòu)工作制度范文
第1篇 羅一醫(yī)院物資采購(gòu)工作制度
第一醫(yī)院物資采購(gòu)工作制度
一、采購(gòu)員必須充分掌握市場(chǎng)信息,收集市場(chǎng)物資情況,預(yù)測(cè)市場(chǎng)供應(yīng)變化,為醫(yī)院物資采購(gòu)提出合理化建議;
二、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān),認(rèn)真檢查物資質(zhì)量,力求價(jià)格低廉,供貨及時(shí);
三、采購(gòu)的物資要適用,避免盲目采購(gòu)造成積壓浪費(fèi);
四、嚴(yán)格按采購(gòu)計(jì)劃辦事,執(zhí)行物資預(yù)算,遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律;
五、外加工訂貨,要對(duì)生產(chǎn)廠家及物資的性能、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行考察,將結(jié)果與使用科室協(xié)商,擇優(yōu)訂貨;
六、簽訂合同,必須注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款交付方式、供貨方式、違約經(jīng)濟(jì)責(zé)任等;
七、及時(shí)與庫(kù)房聯(lián)系,做到購(gòu)貨迅速,減少運(yùn)輸中轉(zhuǎn)運(yùn)環(huán)節(jié),降低庫(kù)存量。
第2篇 行政采購(gòu)工作制度
一個(gè)公司對(duì)于行政采購(gòu)工作的管理,有哪些規(guī)范的行政管理制度呢以下整理了完整的行政采購(gòu)管理制度資料,請(qǐng)參考。
第一條目的
為規(guī)范___(以下簡(jiǎn)稱公司)行政物資管理,明確行政物資管理流程,保證公司行政物資合理配置,特制定本制度。
第二條本制度所稱行政物資管理
指用于公司日常行政辦公的非生產(chǎn)相關(guān)物資的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢、清查等一系列管理工作。
第三條行政物資分類
公司行政物資主要分為兩大類,分別為固定資產(chǎn)類和低值損耗品類。
一、固定資產(chǎn)(價(jià)值2000元以上),如打印機(jī)、電腦、空調(diào)、投影儀等;
二、低值損耗品(價(jià)值1999元以下):
(一)價(jià)值50元—1999元的低值損耗品,如電話、傳真機(jī)、文件柜、辦公桌椅等;
(二)價(jià)值49元以下的低值易耗品,其中包括部門(mén)所需品和個(gè)人所需品。
1、部門(mén)所需品:傳真紙、復(fù)(寫(xiě))印紙、打印紙、墨水、膠水、訂書(shū)機(jī)、回形針、計(jì)算器、文件欄、筆筒、文件夾等。
2、個(gè)人所需品:簽字筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、筆記本、雙面膠、回形針、信箋紙等。
第四條管理部門(mén)
行政部是公司日常辦公用品的管理部門(mén),負(fù)責(zé)行政物資的管理工作。
第五條適用范圍
本制度適用于公司全體組織及個(gè)人。
第一章行政物資采購(gòu)
第六條行政物資采購(gòu)條件
以下兩種條件至少滿足一種時(shí),應(yīng)著手辦理行政物資采購(gòu)相關(guān)事宜:
一、各部門(mén)需要而公司庫(kù)房沒(méi)有備存該類行政物品;
二、庫(kù)房該類行政物資數(shù)量低于規(guī)定最低庫(kù)存量。
第七條行政物資采購(gòu)流程
一、在滿足物資采購(gòu)條件時(shí),行政部跟據(jù)庫(kù)存記錄,提出采購(gòu)申請(qǐng),填寫(xiě)《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件1);
(一)價(jià)值499元以下的低值損耗品,由分管行政的副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理審定;
(二)價(jià)值500元以上的行政物資,由分管行政的副總經(jīng)理、總經(jīng)理雙審核后董事長(zhǎng)審定;
二、行政部物資管理相關(guān)人員憑審定后的《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單》交采購(gòu)部聯(lián)系采購(gòu);
第八條行政物資采購(gòu)要求
一、行政物資一般由采購(gòu)部向供應(yīng)商采購(gòu),電子類行政物資(如個(gè)人計(jì)算機(jī)),可以經(jīng)董事長(zhǎng)同意并授權(quán)相關(guān)部門(mén)(如信息部)采購(gòu);
二、行政部應(yīng)建立行政物資庫(kù)存量檔案,每月限定時(shí)間清查賬本,發(fā)現(xiàn)庫(kù)存物資不夠應(yīng)及時(shí)添置。
第二章行政物資入庫(kù)
第九條行政物資入庫(kù)條件
經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)、信息部門(mén)等檢驗(yàn)合格的采購(gòu)物資可以辦理物資入庫(kù)手續(xù)。
第十條行政物資入庫(kù)流程
一、采購(gòu)部將采購(gòu)來(lái)的行政物資交給物資管理相關(guān)人員管理;
二、物資管理人員再次清點(diǎn)《購(gòu)銷合同》和《行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單》上所列各項(xiàng)指標(biāo),對(duì)照質(zhì)量和數(shù)量;
三、清點(diǎn)無(wú)誤后根據(jù)入庫(kù)物品、時(shí)間、型號(hào)等填寫(xiě)《行政物資入庫(kù)明細(xì)表》(詳見(jiàn)附件2)同時(shí)備份存檔。
第十一條行政物資入庫(kù)要求
一、拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫(kù),杜絕只見(jiàn)入庫(kù)單不見(jiàn)實(shí)物的現(xiàn)象;
二、入庫(kù)時(shí),行政部相關(guān)人員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、合格證件等項(xiàng)目,如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量不合格時(shí),不得辦理入庫(kù)手續(xù);
三、如有多領(lǐng)的行政物資需要退庫(kù)時(shí),必須由物資管理員填寫(xiě)物資入庫(kù)單,辦妥手續(xù)后方可入庫(kù);
四、人員離職時(shí),由物資管理員將分派給個(gè)人的行政物資收回入庫(kù),如物資回收時(shí)因保管、使用不當(dāng)或故意損壞造成損失,由使用者酌情賠償。
第三章行政物資領(lǐng)用
第十二條行政物資領(lǐng)用依據(jù)
一、被規(guī)劃為公司固定資產(chǎn)的行政物資,在員工入職時(shí)按各職等對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn),報(bào)分管行政的副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理審定后發(fā)放,原則上不再增補(bǔ),若破損、殘舊需更換的必須向行政部提出申請(qǐng);
二、低值損耗品的領(lǐng)用可依據(jù)歷史記錄(如以過(guò)去半年耗用平均數(shù)),經(jīng)驗(yàn)法則(估計(jì)消耗時(shí)間)設(shè)定領(lǐng)用頻率(如圓珠筆每月每人發(fā)放一支),并可隨部門(mén)或人員的工作狀況隨時(shí)調(diào)整發(fā)放頻率,同時(shí)低值損耗品的領(lǐng)用實(shí)行以舊換新原則,但純消耗品不在此列(如信紙等);
第十三條行政物資領(lǐng)用流程
一、不同價(jià)值的行政物資的領(lǐng)用流程如下:
(一)價(jià)值在10元以下的低值損耗品,由申請(qǐng)領(lǐng)用人直接在行政部物資領(lǐng)用登記簿上注明領(lǐng)用品名、數(shù)量、領(lǐng)用日期等即可領(lǐng)用;
(二)其它價(jià)值的行政物資由領(lǐng)用人填寫(xiě)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件3),按同等價(jià)值行政物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng),并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人和分管行政副總經(jīng)理雙審核,總經(jīng)理審定后方可領(lǐng)用,同時(shí)在領(lǐng)用登記簿上注明明細(xì);
三、行政部將《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》附著在《行政物資出庫(kù)明細(xì)單》后存檔,按照物資領(lǐng)用單上所列名目向領(lǐng)用人發(fā)放行政物資。
第十四條行政物資領(lǐng)用要求
一、本著節(jié)約與自愿的原則,可不領(lǐng)用或少領(lǐng)用的應(yīng)盡量節(jié)約;
二、需要以舊換新的行政物資,如發(fā)生遺失,更換時(shí)視具體情況給予一定經(jīng)濟(jì)賠償;
三、新入職職員到職時(shí)如需要領(lǐng)行政用品的,由人力資源部按流程統(tǒng)一向行政部提出行政用品申領(lǐng)要求;
四、物品領(lǐng)用后,遵從誰(shuí)領(lǐng)用,誰(shuí)管理的原則。個(gè)人物資由申請(qǐng)者個(gè)人負(fù)責(zé),部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),具體界定范圍參考本制度第三條;
五、領(lǐng)用的行政物資嚴(yán)禁個(gè)人帶回家使用;
第四章行政物資報(bào)修
第十五條行政物資的報(bào)修條件
以下兩種條件同時(shí)滿足可將損壞物資交至行政部聯(lián)系維修,其中屬個(gè)人物資由個(gè)人提出報(bào)修申請(qǐng),部門(mén)物資由該部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)。
一、價(jià)值為50元以上的低值損耗品或固定資產(chǎn);
二、物資在正常工作當(dāng)中由于自然磨損等原因造成非人為損壞。
第十六條行政物資報(bào)修流程
一、損壞物資為電腦、傳真機(jī)等電子產(chǎn)品,由物資使用人先行聯(lián)系信息部技術(shù)人員進(jìn)行初期檢查、維修、調(diào)試;
二、經(jīng)信息部調(diào)試確定為發(fā)生嚴(yán)重?fù)p壞的電子類行政物資、非電子類行政物資,由物資使用者向行政部提出維修申請(qǐng),并填寫(xiě)《行政物資報(bào)修申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件5),按照物資采購(gòu)相應(yīng)審批標(biāo)準(zhǔn)由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定;
三、行政部物資管理員憑審定通過(guò)的《行政物資報(bào)修申請(qǐng)單》聯(lián)系維修單位維修,并將申請(qǐng)單存檔;
四、修理完畢后由管理員歸還使用人員,并做維修記錄,物資使用者在記錄單上簽字;
五、維修時(shí)如需更換零部件需報(bào)修人員按照物資采購(gòu)流程和物資領(lǐng)用流程辦理相關(guān)手續(xù)。
第十七條行政物資報(bào)修要求
一、由于使用不當(dāng)?shù)葌€(gè)人原因造成物資損壞的,也可報(bào)行政部維修,但產(chǎn)生費(fèi)用須個(gè)人承擔(dān);
二、把個(gè)人辦公物資借給他人而造成損壞的,維修費(fèi)用由借出者個(gè)人承擔(dān);
三、行政部作維修記錄時(shí)必須將《行政物資報(bào)修申請(qǐng)單》附在維修簿上存檔,以便公司日后的物資清查管理。
第五章行政物資報(bào)廢
第十八條行政物資報(bào)廢條件
以下兩種條件同時(shí)滿足可辦理行政物資報(bào)廢:
一、被劃分為公司固定資產(chǎn)的行政物資;
二、使用期滿并喪失使用效能或由于各種原因造成損壞且無(wú)法修理或無(wú)維修價(jià)值。
第十九條行政物資報(bào)廢流程
一、物資損壞部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部提出物資報(bào)廢要求;
二、由行政部物資管理員填寫(xiě)《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》(詳見(jiàn)附件7),詳細(xì)填寫(xiě)物資分類號(hào),編號(hào),名稱,規(guī)格型號(hào),單價(jià),數(shù)量等資料;
三、物資管理員將申請(qǐng)表交至行政部負(fù)責(zé)人處組織相關(guān)人員進(jìn)行初審,并提出報(bào)廢初審意見(jiàn),有再利用價(jià)值的交還報(bào)修人員,無(wú)再利用價(jià)值的交由分管行政副總經(jīng)理和總經(jīng)理雙審核,董事長(zhǎng)審定并作報(bào)廢處理;
四、行政部物資管理人員根據(jù)《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》所列名目,向部門(mén)收回報(bào)廢物資;
五、行政部物資管理員憑《行政物資報(bào)廢申請(qǐng)單》到財(cái)務(wù)處銷賬,做到帳、物同時(shí)注銷。
第二十條行政物資報(bào)廢要求
一、為保證物資經(jīng)常處于良好狀態(tài)和賬實(shí)相符,除因無(wú)法妥善存放的物資專項(xiàng)報(bào)廢外,物資報(bào)廢每年年終進(jìn)行一次;
二、固定資產(chǎn)報(bào)廢必須由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員、行政部部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)人員等相關(guān)人員會(huì)同鑒定,按照物資報(bào)廢流程嚴(yán)格執(zhí)行;
三、因個(gè)人或部門(mén)保管、保養(yǎng)不善造成的物資報(bào)廢,應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人寫(xiě)出詳細(xì)報(bào)告并根據(jù)損失程度承擔(dān)經(jīng)濟(jì)賠償;
四、報(bào)廢物資一經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢,必須將實(shí)物交回行政部處理,不得隨意丟棄;
五、凡有修舊利廢價(jià)值的,應(yīng)充分實(shí)現(xiàn)其再利用價(jià)值,進(jìn)行物資維修工作,不得隨意做報(bào)廢處理。
第六章行政物資清查
第二十一條行政物資清查條件
公司應(yīng)對(duì)價(jià)值100元以上的行政物資做定期清查核算。
第二十二條行政物資清查流程
一、在行政物資清查工作開(kāi)始之前,由行政部負(fù)責(zé)人布置清查工作,確定清查范圍、時(shí)間和應(yīng)達(dá)到的要求;
二、行政部相關(guān)人員從臺(tái)帳上將所有符合清查條件的行政物資與實(shí)際物資進(jìn)行核對(duì),并跟據(jù)《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)單》、《行政物資入庫(kù)明細(xì)單》和《行政物資出庫(kù)明細(xì)單》做具體校對(duì),同時(shí)物資管理人員應(yīng)停止行政物資的收發(fā)活動(dòng),將物資分類擺放有序,嚴(yán)禁實(shí)物流動(dòng);
三、物資清查中發(fā)現(xiàn)帳實(shí)不符,應(yīng)及時(shí)查明原因,以書(shū)面形式給出相應(yīng)處理意見(jiàn)(如盤(pán)虧的從賬面銷除,盤(pán)盈的估價(jià)入賬等),并按照價(jià)格根據(jù)物資采購(gòu)報(bào)批標(biāo)準(zhǔn)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核、審定;
四、由審定人確定差異處理決定和對(duì)相關(guān)責(zé)任人的處置決定。
第二十三條行政物資清查要求
一、行政部負(fù)責(zé)人每月月末進(jìn)行行政物資清查,每年年末會(huì)同物資使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部等部門(mén)進(jìn)行年度盤(pán)點(diǎn),并將工作記錄裝訂成冊(cè)保管存檔;
二、清查過(guò)程中要分配專人負(fù)責(zé)清點(diǎn)、專人負(fù)責(zé)記錄、專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。清查過(guò)程中,除了要保證清點(diǎn)數(shù)量準(zhǔn)確外,還要關(guān)注各類行政物資的價(jià)值有無(wú)減損、有無(wú)超儲(chǔ)積壓、浪費(fèi)等現(xiàn)象;
三、清查過(guò)程中如有固定資產(chǎn)需作報(bào)廢處理的,必須按審批程序經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后才可處理,否則一律不準(zhǔn)自行調(diào)整;
四、清查中若遇固定資產(chǎn)缺失或質(zhì)量上的問(wèn)題(如超期、老化、變質(zhì)或損壞等),應(yīng)及時(shí)用書(shū)面的形式向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),如因臺(tái)帳管理人員等由于疏忽等自身原因造成公司固定資產(chǎn)帳實(shí)嚴(yán)重不符,須視具體情況給予經(jīng)濟(jì)處罰。
第七章附則
第二十四條行政物資管理嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行,責(zé)任落實(shí)到崗位,失責(zé)將按相關(guān)制度懲處。
第二十五條本制度的修訂及解釋歸屬行政部。
第二十六條本制度簽發(fā)之日起生效,若與此前相關(guān)文件沖突,以本制度為準(zhǔn)。
第3篇 酒店采購(gòu)工作管理制度
喜來(lái)登大酒店采購(gòu)管理制度
為使酒店的采購(gòu)工作走上制度化、規(guī)范化,合理控制成本,加強(qiáng)內(nèi)部工作協(xié)調(diào)和提高工作效率,特制定本采購(gòu)管理制度:
一、 采購(gòu)管理部門(mén)
酒店設(shè)立專職采購(gòu)部,隸屬酒店財(cái)務(wù)部管理,接受財(cái)務(wù)總監(jiān)、成本控制、集團(tuán)稽查部及其它部門(mén)的監(jiān)督,全面負(fù)責(zé)酒店的采購(gòu)工作.
二、 采購(gòu)部工作基本要求
1. 所有采購(gòu)項(xiàng)目均需董事會(huì)簽批授權(quán)及酒店財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)同意
2. 所有采購(gòu)物品均需比較至少三家的價(jià)格和品質(zhì),月結(jié)類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報(bào)價(jià)單
3. 所有采購(gòu)物品的品質(zhì)須保持一慣穩(wěn)定
4. 采購(gòu)部工作人員須對(duì)自己采購(gòu)物品的價(jià)格和品質(zhì)負(fù)責(zé)
5. 采購(gòu)部須每半個(gè)月一次通過(guò)電話、傳真、外出調(diào)查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價(jià)格信息并整理成價(jià)格信息庫(kù),以書(shū)面形式匯報(bào)給酒店財(cái)務(wù)部及董事會(huì)
6. 所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料及樣品采購(gòu)部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動(dòng)時(shí)須全部列入移交.上述資料及采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息采購(gòu)部每天須錄入至采購(gòu)部?jī)r(jià)格信息庫(kù).
7. 采購(gòu)時(shí)間要求:一般物品采購(gòu)時(shí)間為3天;急用物品當(dāng)天必須采購(gòu)回來(lái);印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門(mén)須提前一個(gè)月下單采購(gòu)
8. 采購(gòu)部禁止采購(gòu)任何未下申購(gòu)單的物品,否則財(cái)務(wù)部將不予以報(bào)銷
9. 禁止使用部門(mén)自行采購(gòu)物品或私自與供應(yīng)商洽談采購(gòu)事宜
10. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)各協(xié)作廠商的貨款及時(shí)簽批支付事宜.對(duì)到期的應(yīng)付帳款,酒店應(yīng)及時(shí)支付,以建立酒店良好形象,維護(hù)酒店財(cái)務(wù)信譽(yù),同時(shí)也為日后的采購(gòu)工作提供便利.
三、 采購(gòu)審批程序
1.申購(gòu)單審批程序:
使用部門(mén)經(jīng)理(倉(cāng)庫(kù)主管) 資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)查 董事同意 采購(gòu)部詢價(jià) 財(cái)務(wù)總監(jiān) 稽查部 行政辦
董事會(huì) 申購(gòu)單返回采購(gòu)部
2.單位價(jià)值1000元以下或批量?jī)r(jià)值在2000元以下的由采購(gòu)部現(xiàn)金自購(gòu)的物品,采購(gòu)部須事先貨比三家,并在申購(gòu)單上注明詢價(jià)結(jié)果和選定的供應(yīng)商,經(jīng)董事會(huì)最后批準(zhǔn)后方可采購(gòu).酒店財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部將對(duì)價(jià)格及品質(zhì)進(jìn)行不定期抽查.
2. 單位價(jià)值1000元以上或批量?jī)r(jià)值在2000元以上的物品采購(gòu)審批程序:
采購(gòu)部尋找至少三家廠商比較價(jià)格品質(zhì) 評(píng)定小組確定供貨商 采購(gòu)部與供貨商共同草擬合同或采購(gòu)協(xié)議
財(cái)務(wù)審批 行政辦審批 董事會(huì)審批蓋章或簽字
執(zhí)行合同或協(xié)議
(評(píng)定小組由采購(gòu)部、使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部、主管副總、集團(tuán)稽查組成)
3.賒購(gòu)(月結(jié))物品采購(gòu)審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥(niǎo)、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購(gòu)部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執(zhí)行.
各月結(jié)供應(yīng)商選定辦法:采購(gòu)部每月每類物品均應(yīng)邀請(qǐng)至少三家供應(yīng)商報(bào)價(jià),采購(gòu)部、使用部門(mén)、主管副總、財(cái)務(wù)部和集團(tuán)稽查部組成供貨商評(píng)定小組,通力合作,進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較和討論,選定供應(yīng)商。采購(gòu)部及上述相關(guān)部門(mén)可分頭或聯(lián)合組織市場(chǎng)調(diào)查,根椐市場(chǎng)調(diào)查的價(jià)格,與供應(yīng)商確定固定的一個(gè)月的供應(yīng)價(jià),在此確認(rèn)期間內(nèi),供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料.
四、 采購(gòu)監(jiān)督
采購(gòu)成本的控制由財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)及集團(tuán)稽查部共同完成,平時(shí)各部門(mén)應(yīng)及時(shí)到市場(chǎng)上了解價(jià)格行情,以促進(jìn)酒店采購(gòu)成本的控制與監(jiān)督.
五、 供應(yīng)商管理
1. 財(cái)務(wù)部應(yīng)定期(每月或每季度)牽頭,組織財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、使用部門(mén)及集團(tuán)稽查部對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應(yīng)商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個(gè)主供應(yīng)商、2個(gè)輔助供應(yīng)商、n個(gè)考察供應(yīng)商。這類商品只有一個(gè)主要供應(yīng)商,大約70%的物資從他手中購(gòu)買(mǎi)。2個(gè)輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資,一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題能有其他供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量,也使酒店在采購(gòu)極其特殊物資時(shí)無(wú)購(gòu)買(mǎi)死角。
3. 采購(gòu)部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護(hù)酒店形象.
第4篇 酒店日常采購(gòu)工作制度
某酒店日常采購(gòu)管理制度
第一章 總則
第一條 為保證酒店采購(gòu)工作的計(jì)劃性和統(tǒng)籌性,合理控制成本,促進(jìn)內(nèi)部協(xié)調(diào),加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高工作效率,特制定日常采購(gòu)管理制度(以下簡(jiǎn)稱《制度》)。
第二條 本《制度》適用酒店經(jīng)營(yíng)管理日常采購(gòu)工作。
第三條 本《制度》由總則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、采購(gòu)工作內(nèi)容、采購(gòu)程序、采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)施規(guī)范、責(zé)任與獎(jiǎng)罰和附則七個(gè)部分組成。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 組織機(jī)構(gòu)
酒店庫(kù)房部負(fù)責(zé)庫(kù)存物資管理,根據(jù)庫(kù)存物資消耗情況提報(bào)庫(kù)存物資的補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃。庫(kù)房部對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu),導(dǎo)致酒店受損或無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)。
使用部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)和管理的消耗進(jìn)行科學(xué)合理預(yù)測(cè),提報(bào)月度采購(gòu)計(jì)劃需求。
酒店設(shè)立專職采購(gòu)部,牽頭組織編制定期采購(gòu)計(jì)劃,并全面負(fù)責(zé)酒店物資采購(gòu)的具體實(shí)施工作。采購(gòu)部隸屬酒店財(cái)務(wù)部系統(tǒng),業(yè)務(wù)上同時(shí)接受管理公司采購(gòu)部業(yè)務(wù)監(jiān)督與考核。
酒店成立定價(jià)評(píng)審小組:由采購(gòu)部經(jīng)理、使用部門(mén)負(fù)責(zé)人(食品原材料定價(jià)須由廚師長(zhǎng)和餐飲部負(fù)責(zé)人同時(shí)參加)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理組成,酒店總經(jīng)理任組長(zhǎng)。各酒店食品原材料固定周期內(nèi)的定價(jià)由評(píng)審小組評(píng)定后執(zhí)行。
第五條 酒店采購(gòu)部組織架構(gòu)
第六條 采購(gòu)部經(jīng)理工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)持續(xù)完善酒店采購(gòu)制度,細(xì)化采購(gòu)流程,規(guī)范臺(tái)賬管理,確保采購(gòu)質(zhì)量,控制采購(gòu)成本,提高采購(gòu)效率,保證物資采購(gòu)管理體系的完整與科學(xué)。
2、根據(jù)公司招標(biāo)管理相關(guān)規(guī)定,牽頭組織實(shí)施酒店權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購(gòu)。
3、掌握物資使用情況和庫(kù)存物資動(dòng)態(tài),牽頭組織有關(guān)部門(mén)根據(jù)實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,合理、科學(xué)地編制并審核年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃。配合成控部門(mén)做好物資平衡工作,及時(shí)處理呆滯物資,加速物資周轉(zhuǎn)。
4、組織實(shí)施酒店日常物資采購(gòu)供應(yīng)工作,審核所有《采購(gòu)申請(qǐng)單》、訂貨單,按程序上報(bào)經(jīng)審批后實(shí)施采購(gòu)。
5、建立和維護(hù)價(jià)格管理體系,定期了解市場(chǎng)行情和價(jià)格信息,堅(jiān)持貨比三家的原則,落實(shí)詢、比、定價(jià),控制物資采購(gòu)成本。
6、開(kāi)辟和維護(hù)優(yōu)質(zhì)供貨渠道,落實(shí)1+2+n的供應(yīng)商管理方式,保證供貨的及時(shí)性和質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
7、按公司規(guī)定加強(qiáng)合同的管理,嚴(yán)格把關(guān)合同條 款,保證合同的正常履約,防止經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
8、負(fù)責(zé)下屬的業(yè)務(wù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
9、完成領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)交辦的其他工作。
相關(guān)權(quán)限:
1、部門(mén)備用金的支配權(quán)。
2、對(duì)采購(gòu)程序執(zhí)行情況的獎(jiǎng)懲建議權(quán)。
3、下屬考核權(quán)與獎(jiǎng)懲權(quán)。
4、部門(mén)日常行政工作的安排。
第七條 雜品類采購(gòu)工作職責(zé)
1、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)雜品的需求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況,掌握物品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類整理。
2、以采購(gòu)計(jì)劃為依據(jù),負(fù)責(zé)審核各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)單,與倉(cāng)庫(kù)密切溝通,避免出現(xiàn)庫(kù)存積壓現(xiàn)象,確保不出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,對(duì)各部門(mén)申購(gòu)單和申購(gòu)計(jì)劃做好詢比定價(jià),并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、采購(gòu)?fù)戤?要配合倉(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對(duì)不符合采購(gòu)要求的物品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
6、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。
8、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第八條 食品類采購(gòu)工作職責(zé)
1、全面負(fù)責(zé)店內(nèi)所有煙、酒、食品類物品的采購(gòu)工作,保證營(yíng)運(yùn)部門(mén)工作的連續(xù)性、時(shí)效性。
2、熟悉酒店各部門(mén)對(duì)食品的需用要求以及倉(cāng)庫(kù)存貨情況,掌握食品市場(chǎng)的供應(yīng)情況以及各類物品的價(jià)格行情和信息。并對(duì)搜集回來(lái)的資料進(jìn)行歸類整理。
3、堅(jiān)持貨比三家的原則,做好食品原材料的詢比定價(jià)工作。并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。
4、確保所購(gòu)食品來(lái)源的合法性、安全性,保證各類食品證件的齊全。
5、采購(gòu)?fù)戤?要配合倉(cāng)庫(kù)做好物品入庫(kù)的驗(yàn)收工作。采購(gòu)的物品要確保價(jià)格合理、質(zhì)量可靠,對(duì)不符合采購(gòu)要求的食品負(fù)責(zé)辦理退貨或調(diào)換工作。
6、嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)制度,辦理各類付款的簽批手續(xù)。
7、根據(jù)酒店的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,積極拓展供應(yīng)渠道,主動(dòng)發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)新產(chǎn)品,調(diào)整新貨源并及時(shí)上報(bào),為酒店節(jié)省采購(gòu)成本。
8、負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息庫(kù)的不斷更新及合同臺(tái)賬維護(hù)工作。
9、保質(zhì)保量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第三章 采購(gòu)工作內(nèi)容
第九條 采購(gòu)方案制定
采購(gòu)物資要滿足使用部門(mén)對(duì)質(zhì)量、數(shù)量和時(shí)限性的要求,同時(shí)避免過(guò)量采購(gòu)帶來(lái)的壓庫(kù)風(fēng)險(xiǎn),且價(jià)格要符合市場(chǎng)行情,達(dá)到控制成本的目的。合理的采購(gòu)方案制定要考慮以下幾個(gè)方面:
1、數(shù)量:申購(gòu)數(shù)量由使用部門(mén)提報(bào)(建議訂貨量,以及申報(bào)理由),倉(cāng)庫(kù)校核(考慮合理庫(kù)存量和實(shí)際庫(kù)存量),采購(gòu)部門(mén)依據(jù)上述條 件對(duì)實(shí)際采購(gòu)數(shù)量進(jìn)一步核算。在滿足經(jīng)營(yíng)的前提下,壓低控制庫(kù)存量,減少資金占?jí)骸?duì)于日常消耗量大且波動(dòng)價(jià)值較低物資,可適當(dāng)增大安全庫(kù)存。
2、質(zhì)量和價(jià)格:須采取供應(yīng)商實(shí)物封樣或者照片封樣的方式保證驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,質(zhì)量必須經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。嚴(yán)格按照詢比定價(jià)的原則執(zhí)行價(jià)格結(jié)算,采購(gòu)單上須標(biāo)明三家以上可比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及聯(lián)系方式,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格。
3、進(jìn)貨地點(diǎn):按照在比價(jià)的前提下就近購(gòu)買(mǎi)的原則,確保供貨及時(shí)性。
4、供應(yīng)時(shí)間:以綜合考慮最低庫(kù)存量及消耗速度和實(shí)際使用量為依據(jù),在供應(yīng)商協(xié)議上明確約定供應(yīng)時(shí)間,以防缺貨影響經(jīng)營(yíng)管理。
5、供應(yīng)商:建立可靠穩(wěn)定信譽(yù)好的供應(yīng)商檔案,確保擁有1+2+n的供應(yīng)商資源,以公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、優(yōu)價(jià)、及時(shí)的物資供應(yīng),除非特別采購(gòu)請(qǐng)示,日常采購(gòu)應(yīng)由合格供應(yīng)商供應(yīng)。
第十條 采購(gòu)計(jì)劃制定
采購(gòu)計(jì)劃包含計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)(月度采購(gòu)計(jì)劃)和計(jì)劃外申購(gòu)(采購(gòu)申請(qǐng)單)。
1、審批后的采購(gòu)計(jì)劃最終匯總采購(gòu)部組織實(shí)施,必須明確所需物品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量及到貨時(shí)間要求,到貨時(shí)間須滿足采購(gòu)周期的一般要求。
2、因采購(gòu)計(jì)劃編制不當(dāng)而造成浪費(fèi)和損失,按照所負(fù)
責(zé)的節(jié)點(diǎn)分別由申報(bào)部門(mén)、庫(kù)房、采購(gòu)負(fù)責(zé)。對(duì)因庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)把關(guān)不嚴(yán)造成超額或短缺采購(gòu),其損失由庫(kù)房負(fù)責(zé);對(duì)于日常消耗估測(cè)嚴(yán)重不準(zhǔn)造成的超額或短缺,其損失由使用部門(mén)負(fù)責(zé);對(duì)于計(jì)劃審核測(cè)算錯(cuò)誤或供貨不及時(shí)造成的損失由采購(gòu)部負(fù)責(zé)。
第十一條 申購(gòu)
申購(gòu)的分類:計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)和計(jì)劃外申購(gòu)
1、計(jì)劃內(nèi)申購(gòu)是指由倉(cāng)庫(kù)按酒店批準(zhǔn)的常備物品采購(gòu)計(jì)劃按供貨周期分批進(jìn)行的申購(gòu)。
2、計(jì)劃外申購(gòu)是指確屬日常需要,但是在計(jì)劃中沒(méi)有涵蓋,臨時(shí)提出的采購(gòu),各部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件一:《采購(gòu)申請(qǐng)單》)經(jīng)庫(kù)房校核、采購(gòu)部核算后逐級(jí)上報(bào)審批。
第十二條 采購(gòu)實(shí)施
1、對(duì)于大宗物資(指全年大批量、單件價(jià)值高或單項(xiàng)品種達(dá)到一定規(guī)模的物資)采取招標(biāo)的辦法進(jìn)行采購(gòu)。具體工作事項(xiàng)可參照《酒店管理公司招標(biāo)采購(gòu)管理制度》。
2、采購(gòu)部根據(jù)分工,按照審批后的采購(gòu)計(jì)劃或者采購(gòu)申請(qǐng)單,向供應(yīng)商發(fā)出供貨通知,并過(guò)程督進(jìn),保證及時(shí)性。
3、定價(jià)小組根據(jù)所提供的供應(yīng)商資料,經(jīng)多輪報(bào)價(jià),多輪談判確定最低價(jià)格或者性價(jià)比最高的供應(yīng)商。
4、鮮活食品每15天進(jìn)行一次定價(jià),每類物品供應(yīng)商應(yīng)先報(bào)價(jià)。采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、餐飲部三方派人對(duì)市場(chǎng)調(diào)研,提供書(shū)面價(jià)格資料,經(jīng)過(guò)報(bào)價(jià)-詢價(jià)-核價(jià)-多輪談判-最后由定價(jià)小組簽批后執(zhí)行。
5、非鮮活類日常物資采購(gòu)要堅(jiān)持貨比三家的工作原則,詢價(jià)階段要有使用部門(mén)人員共同參加,定價(jià)小組經(jīng)多輪比價(jià)、議價(jià)后定價(jià),最終選定的物品和價(jià)格要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)。
6、對(duì)于新品種除按正常的采購(gòu)申報(bào)外,還須提供樣品、試驗(yàn)報(bào)告,經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后(重要物質(zhì)還需酒店總經(jīng)理確認(rèn))方可購(gòu)買(mǎi)。
7、辦公用品歸口管理部門(mén)為辦公室,庫(kù)房申請(qǐng)辦公用品補(bǔ)庫(kù)需經(jīng)辦公室審核,然后轉(zhuǎn)采購(gòu)部執(zhí)行。工程維保材料的申購(gòu)歸口部門(mén)為工程部,電腦耗材的申購(gòu)部門(mén)為酒店電腦部。
8、非采購(gòu)人員通知供應(yīng)商下達(dá)的采購(gòu)指令,一律無(wú)效。除專職采購(gòu)人員,其他任何部門(mén)、任何人都不得干預(yù)采購(gòu)工作。
第十三條 付款
采購(gòu)物品經(jīng)庫(kù)房驗(yàn)收入庫(kù)并經(jīng)使用部門(mén)出具物品合格驗(yàn)收單后方可按照合同或協(xié)議規(guī)定付款(按合同執(zhí)行的預(yù)付款除外)。月結(jié)類固定供應(yīng)商付款時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
1、考慮到員工餐廳廚房食品原材料與餐飲部廚房食品原材料有可能出現(xiàn)同種物品價(jià)格會(huì)有所區(qū)別,可以分開(kāi)上報(bào)。
2、經(jīng)營(yíng)中的常規(guī)付款都應(yīng)制定計(jì)劃,各單店于每月10日前上報(bào)本月的付款計(jì)劃(見(jiàn)附件二:《本月付款計(jì)劃》),經(jīng)管理公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。計(jì)劃內(nèi)付款各單店可直接支付。
3、對(duì)于日常付款過(guò)程中出現(xiàn)以下情況之一的付款,各單店須上報(bào)管理公司審批(見(jiàn)附件三:《付款申請(qǐng)單》):
(1)對(duì)于實(shí)際需要付款的額度超出審批計(jì)劃;
(2)對(duì)于計(jì)劃外的緊急采購(gòu)付款超過(guò)5千元(含5千);
(3)日常零星支出中,計(jì)劃內(nèi)單一事項(xiàng)額度超過(guò)2萬(wàn)元(含2萬(wàn));
(4)日常零星支出如總額超出計(jì)劃,計(jì)劃外支出。
第十四條 物資進(jìn)店管理
1、所有進(jìn)店支持的談判必須要有財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理共同參加進(jìn)行。
2、進(jìn)店支持要在保證公司利益、維護(hù)酒店聲譽(yù)的前提下進(jìn)行,禁止供應(yīng)商返利與商品加價(jià)后進(jìn)店。
3、進(jìn)店費(fèi)用最佳方案為現(xiàn)金且一次性支付。
第四章 采購(gòu)程序
第十五條 計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序(月度采購(gòu)計(jì)劃)
計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)程序的制定是為了加強(qiáng)各部門(mén)計(jì)劃性有序管理,將零散采購(gòu)變?yōu)榧胁少?gòu)。所有的采購(gòu)行為都要跟著臺(tái)賬等基礎(chǔ)工作的補(bǔ)充進(jìn)行。具體執(zhí)行順序如下:
使用部門(mén)負(fù)責(zé)人→庫(kù)房主管→成本會(huì)計(jì)→財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購(gòu)部
1、各部門(mén)負(fù)責(zé)人需根據(jù)部門(mén)日常消耗測(cè)算出下月月度采購(gòu)計(jì)劃,于每月20日?qǐng)?bào)庫(kù)房校核。
2、庫(kù)房將各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃匯總,結(jié)合庫(kù)存物資合理儲(chǔ)備量編制庫(kù)存物資常備物品采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)(可參照中軟庫(kù)存系統(tǒng))。
3、成本會(huì)計(jì)審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃儲(chǔ)備量設(shè)置是否合理。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核各部門(mén)月度采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)房常備物資采購(gòu)計(jì)劃是否超出部門(mén)本年度預(yù)算,并對(duì)設(shè)置原則進(jìn)一步分析合理性。
5、酒店總經(jīng)理對(duì)月度采購(gòu)計(jì)劃擁有最終的審批權(quán)。
6、采購(gòu)部依據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行購(gòu)買(mǎi),有合格供應(yīng)商的通知供應(yīng)商送貨,沒(méi)有合格供應(yīng)商的連同使用部門(mén)共同調(diào)研篩選后上報(bào)審批,確保次月10日前到貨。
第十六條 計(jì)劃外采購(gòu)程序
具體執(zhí)行程序如下:
使用部門(mén)負(fù)責(zé)人→庫(kù)房主管→采購(gòu)部→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理→采購(gòu)部購(gòu)買(mǎi)→收貨
采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)一式四份(見(jiàn)附件一:《采購(gòu)申請(qǐng)單》)
第一聯(lián)、采購(gòu)部存檔
第二聯(lián)、申請(qǐng)部門(mén)留存
第三聯(lián)、財(cái)務(wù)全面把控
第四聯(lián)、倉(cāng)庫(kù)部門(mén)使用
各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
1、申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)自身部門(mén)消耗與儲(chǔ)備情況酌量填寫(xiě),并注明所需物品的詳細(xì)名稱、規(guī)格、質(zhì)量、所需數(shù)量、用途、申報(bào)原因等,確實(shí)有必要購(gòu)買(mǎi),方可簽字確認(rèn)。
2、庫(kù)房主管:應(yīng)仔細(xì)審核部門(mén)所填寫(xiě)的物品采購(gòu)單,若庫(kù)房有存貨或有替代品應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)讓其領(lǐng)貨。避免浪費(fèi),然后簽字確認(rèn)。
3、采購(gòu)部:對(duì)部門(mén)提供的采購(gòu)單要迅速組織相關(guān)負(fù)責(zé)人調(diào)研,價(jià)格與質(zhì)量要經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)后上報(bào)。采購(gòu)單上要明確寫(xiě)明三家的報(bào)價(jià)及聯(lián)系人、聯(lián)系方式,然后部門(mén)經(jīng)理簽字向上一級(jí)傳遞。
4、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人:對(duì)采購(gòu)部送來(lái)的采購(gòu)單進(jìn)一步分析,看是否超出本年度采購(gòu)預(yù)算,簽字確認(rèn)送至總經(jīng)理審批。
5、總經(jīng)理:對(duì)采購(gòu)單有最終審批權(quán)。
6、采購(gòu)部:根據(jù)最終審批下來(lái)的采購(gòu)單組織購(gòu)買(mǎi)。
7、庫(kù)房部:庫(kù)房部依據(jù)審批下來(lái)的采購(gòu)單與使用部門(mén)、采購(gòu)部三方共同驗(yàn)收貨物。對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房物品,庫(kù)房部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì),對(duì)不符合要求的物品。絕不允許收貨。
第十七條 緊急采購(gòu)程序
原則上酒店不允許緊急采購(gòu),除非極為特殊的情況。但緊急采購(gòu)必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度與程序,具體程序如下:
1、緊急采購(gòu)適用范圍:重要接待、工程搶修、突發(fā)事件等不可預(yù)見(jiàn)性事件或總經(jīng)理認(rèn)為緊急采購(gòu)的物品。
2、有關(guān)緊急采購(gòu)必須先通知財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理,若總經(jīng)理不在時(shí)須報(bào)知值班經(jīng)理,并獲得簽字同意。
3、在采購(gòu)部當(dāng)班期間,緊急采購(gòu)原則
上交由采購(gòu)部執(zhí)行。使用部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)單(標(biāo)注緊急采購(gòu)事由)后交采購(gòu)部。接到緊急采購(gòu)任務(wù)后,根據(jù)采購(gòu)分工,由采購(gòu)經(jīng)理安排采購(gòu)事宜。
(1)對(duì)于庫(kù)存商品,有固定供應(yīng)商送貨的,馬上通知供應(yīng)商送貨。
(2)需要外出購(gòu)買(mǎi)的,直接拿備用金購(gòu)買(mǎi)。如金額較大,使用部門(mén)填寫(xiě)借款單,交財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理簽批后采購(gòu)部取現(xiàn)金購(gòu)買(mǎi)。物品買(mǎi)回后補(bǔ)填采購(gòu)單交庫(kù)房填寫(xiě)價(jià)格,報(bào)賬時(shí)附上。
4、在采購(gòu)部非工作時(shí)間內(nèi),緊急采購(gòu)可由使用部門(mén)實(shí)行,但必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度和程序。
5、使用部門(mén)在收到貨物時(shí)需記錄注明收貨名稱、數(shù)量、規(guī)格及收貨時(shí)間,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后盡快轉(zhuǎn)給庫(kù)房。若庫(kù)管員當(dāng)班,應(yīng)通知庫(kù)管員驗(yàn)貨。
6、緊急采購(gòu)的《采購(gòu)申請(qǐng)單》需事后12小時(shí)內(nèi)及時(shí)送交部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理補(bǔ)簽。
7、所有緊急采購(gòu)相關(guān)的財(cái)務(wù)程序必須在3個(gè)工作日內(nèi)上報(bào)并審批完畢,借款人應(yīng)確保緊急采購(gòu)發(fā)生的款項(xiàng)在5個(gè)工作日內(nèi)償還,否則財(cái)務(wù)部將會(huì)按相關(guān)制度執(zhí)行處罰。
第十八條 食品原材料采購(gòu)程序
蔬菜、水果、肉類、水產(chǎn)等鮮貨類執(zhí)行直撥物資采購(gòu)申報(bào)程序
1、廚房報(bào)單員每天根據(jù)營(yíng)業(yè)情況及庫(kù)存物資情況確定次日所需物資品種及數(shù)量,詳細(xì)填制每日市場(chǎng)采購(gòu)單(見(jiàn)附件四:《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》)并交廚師長(zhǎng)、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字(若廚師長(zhǎng)不在時(shí),需指定授權(quán)人)。
2、廚房報(bào)單員在下午4:30點(diǎn)前應(yīng)將簽批后的《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》交采購(gòu)部,逾期未將《每日市場(chǎng)采購(gòu)單》送至采購(gòu)部,采購(gòu)部將不予訂貨。若要補(bǔ)充當(dāng)日晚餐所需部分物資時(shí),需將補(bǔ)充申請(qǐng)單于當(dāng)日下午1點(diǎn)前報(bào)采購(gòu)部。
3、每日市場(chǎng)采購(gòu)單具體執(zhí)行流程如下:
使用廚房提單員→廚師長(zhǎng)→餐飲部負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部→通知供貨商直接供貨
每日市場(chǎng)采購(gòu)單應(yīng)一式叁聯(lián),第一聯(lián)采購(gòu)部存檔,第二聯(lián)收貨部使用,第三聯(lián)使用廚房留用。
4、各流程負(fù)責(zé)人職責(zé)如下:
(1)廚師長(zhǎng):仔細(xì)檢查各個(gè)冷庫(kù)、菜庫(kù),根據(jù)存量在采購(gòu)單上明確所需食品的名稱、數(shù)量、規(guī)格,避免浪費(fèi)或者不足。若特殊食品要寫(xiě)明具體品牌,在采購(gòu)單上簽字確認(rèn)。
(2)餐飲部負(fù)責(zé)人:應(yīng)根據(jù)實(shí)際消費(fèi)傾向情況審核食品原材料訂貨量,避免食品儲(chǔ)備不足或超量?jī)?chǔ)備,然后簽字確認(rèn)。
(3)采購(gòu)部:先審核餐飲部送來(lái)的采購(gòu)單,看是否有特殊商品需單獨(dú)購(gòu)買(mǎi),然后及時(shí)通知供貨商明早送貨。
(4)供貨商:接聽(tīng)到采購(gòu)部的訂單電話后及時(shí)備貨,確保食品質(zhì)量,保證及時(shí)供貨。
第十九條 食品原材料類詢、比、定價(jià)程序
1、詢價(jià)地點(diǎn):
各單體酒店所在地及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)。
2、詢價(jià)、定價(jià)人員:
采購(gòu)部牽頭,協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部、廚房或員工食堂各指定專人負(fù)責(zé)參與詢價(jià)工作。制定價(jià)格時(shí),由參與詢價(jià)人員共同談判制定。務(wù)求準(zhǔn)確、公正以維護(hù)酒店利益。具體流程如下:供應(yīng)商報(bào)價(jià)→詢價(jià)→核價(jià)→議價(jià)→定價(jià)→執(zhí)行。
3、基本報(bào)價(jià):
每月1日、每月16日為供應(yīng)商報(bào)價(jià)日,要求供應(yīng)商對(duì)其負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行報(bào)價(jià),并對(duì)部分遺漏單品進(jìn)行補(bǔ)充。
4、詢價(jià):
每月2日、每月17日為市場(chǎng)詢價(jià)日,財(cái)務(wù)成本會(huì)計(jì)、餐飲部廚師、食品采購(gòu)員到酒店及周邊一級(jí)批發(fā)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查及詢價(jià),并要有詢價(jià)記錄。
5、核價(jià)和議價(jià):
根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查后的情況,由采購(gòu)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、餐飲部負(fù)責(zé)人共同與供應(yīng)商再次進(jìn)行核價(jià)、議價(jià)。
6、定價(jià):
(1)定價(jià)原則:酒店采購(gòu)定價(jià)不高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格。
(2)每月3日、18日召開(kāi)定價(jià)會(huì)議,確定采購(gòu)定價(jià)。
(3)確定最后價(jià)格后,由廚房廚師長(zhǎng)、采購(gòu)部經(jīng)理、餐飲部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)理審定。
7、執(zhí)行:
將最終審核后的價(jià)格交財(cái)務(wù)部執(zhí)行,財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、餐飲部、庫(kù)房各留一份價(jià)格清單進(jìn)行存檔。
8、核價(jià)周期:
(1)干貨、調(diào)料、凍品、糧油、酒水:
定價(jià)周期為一個(gè)月一次,每月17日為詢價(jià)執(zhí)行日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后于每月20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部,定價(jià)周期為本月20日至下月19日。
(2)蔬菜、水果、禽類、肉類、海鮮類:
定價(jià)周期為一個(gè)月兩次,每月2日、17日為調(diào)研日。經(jīng)單店總經(jīng)理簽字確認(rèn)后每月5日、20日早8點(diǎn)前將定價(jià)單上報(bào)管理公司采購(gòu)部,定價(jià)周期分別為本月5日至本月19日、本月20日至下月4日。
第二十條 固定資產(chǎn)采購(gòu)程序
各酒店在編制年度財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)確定下年度固定資產(chǎn)購(gòu)置計(jì)劃,報(bào)管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后,按照計(jì)劃購(gòu)置固定資產(chǎn)。預(yù)算范圍內(nèi)的固定資產(chǎn)購(gòu)置,由擬購(gòu)部門(mén)申請(qǐng)固定資產(chǎn)購(gòu)置,財(cái)務(wù)部門(mén)審核,酒店總經(jīng)理、管理公司審批后,由采購(gòu)部統(tǒng)一購(gòu)置。
不可預(yù)見(jiàn)的計(jì)劃外購(gòu)置固定資產(chǎn),可以追加購(gòu)置計(jì)劃,經(jīng)酒店、管理公司及地產(chǎn)總公司批準(zhǔn)后采購(gòu)。嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算外資產(chǎn)購(gòu)置行為。
1、固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)
采購(gòu)部在購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)前應(yīng)進(jìn)行多輪詢價(jià)、議價(jià),提供固定資產(chǎn)詢價(jià)單,詢價(jià)單列明至少三家同類同規(guī)格產(chǎn)品價(jià)格信息,堅(jiān)持同等質(zhì)量比價(jià)格,同等價(jià)格比質(zhì)量的原則。詢價(jià)單要附經(jīng)使用部門(mén)確認(rèn)的多輪報(bào)價(jià)、談判記錄。經(jīng)財(cái)務(wù)核實(shí)后交使用部門(mén)確定所需資產(chǎn),采購(gòu)部按使用部門(mén)要求辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)。
2、固定資產(chǎn)驗(yàn)收
購(gòu)置的固定資產(chǎn)由資產(chǎn)使用部門(mén)和財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)物驗(yàn)收,驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)驗(yàn)收單由經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后,連同固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)、購(gòu)置發(fā)票交財(cái)務(wù)部門(mén)辦理報(bào)賬事宜。
酒店財(cái)務(wù)部根據(jù)驗(yàn)收單登記固定資產(chǎn)明細(xì)表,表上記載資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、購(gòu)入日期、保管部門(mén)和存放位置等(見(jiàn)附件五:《固定資產(chǎn)明細(xì)臺(tái)賬》)。此表作為備查賬,方便酒店年度固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)調(diào)撥、報(bào)廢等工作。
第二十條 印刷品、宣傳類物品采購(gòu)程序
1、定樣
(1)需求發(fā)起部門(mén)要確定印刷品的內(nèi)容。酒店所有印刷品的式樣、格式需經(jīng)營(yíng)銷部美工制定稿樣。
(2)美工的印刷稿樣需交需求發(fā)起部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。
(3)有關(guān)酒店經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)的重要稿樣,還需經(jīng)酒店總經(jīng)理在稿樣上簽字審批,并報(bào)批酒店管理公司。
2、申購(gòu)
(1)需求發(fā)起部門(mén)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單,申請(qǐng)單要求附美工稿樣、品質(zhì)要求。
(2)采購(gòu)部經(jīng)理根據(jù)附有美工稿樣的申購(gòu)單簽字審批,并按程序辦理審批手續(xù)。
3、下單
根據(jù)已審批的印刷品申購(gòu)單,采購(gòu)部聯(lián)系印刷商并提供稿樣給印刷商。采購(gòu)部應(yīng)協(xié)調(diào)過(guò)程中溝通和打樣,經(jīng)美工認(rèn)可并在樣品上簽字,方可通知印刷商印刷,保證印刷商按期交付。
4、收貨
(1)美工、申購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)部根椐印刷品申購(gòu)單以及相關(guān)部門(mén)簽字審批后的樣品予以驗(yàn)貨。
(2)對(duì)于供應(yīng)商送交庫(kù)房的印刷品,收貨部應(yīng)予詳細(xì)核對(duì),對(duì)不符合要求的印刷品,絕不允許收貨。
5、對(duì)于過(guò)程中品質(zhì)把關(guān)不嚴(yán),造成低質(zhì)物品進(jìn)店,由各個(gè)環(huán)節(jié)相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任與損失。
第五章 其他相關(guān)工作規(guī)范
第二十一條 采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)工作
當(dāng)訂單發(fā)出后,采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過(guò)程直至收貨入庫(kù)。過(guò)程中出現(xiàn)以下問(wèn)題應(yīng)規(guī)范操作。
1、采購(gòu)訂單取消。分為以下兩種情況:
(1)酒店取消訂單:
如因某種原因,酒店根據(jù)需要取消己發(fā)出之訂單,采購(gòu)部應(yīng)規(guī)避供應(yīng)商可能提出的賠償,制定預(yù)案并及時(shí)談判,爭(zhēng)取雙方均不造成損失。
(2)供應(yīng)商取消訂單:
如因某種原因,供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單,采購(gòu)部一方面要第一時(shí)間補(bǔ)充其他供應(yīng)商并立即通知需求部門(mén),保障酒店利益。另一方面在供應(yīng)商評(píng)價(jià)中給予降級(jí)等處罰,根據(jù)規(guī)定相應(yīng)降低該供應(yīng)商的送貨比例。
2、違約管理:在合同應(yīng)寫(xiě)明詳細(xì)的違約責(zé)任,若供應(yīng)商違約要嚴(yán)格按合同相關(guān)違約條 款執(zhí)行,保證酒店利益。
3、基礎(chǔ)資料管理:
所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每天須錄入至采購(gòu)物資信息庫(kù)。(見(jiàn)附件六:《采購(gòu)物資信息庫(kù)》)
第六章 責(zé)任與獎(jiǎng)罰
第二十二條 采購(gòu)責(zé)任與義務(wù)
采購(gòu)人員的責(zé)任與義務(wù)包括但不僅限于:
1、貫徹落實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、訂貨、簽約、采購(gòu)、記賬等各項(xiàng)管理制度,無(wú)違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象發(fā)生。
2、定期執(zhí)行貨源報(bào)價(jià)。集體定價(jià)、價(jià)格審批程序合規(guī)。每次采購(gòu)堅(jiān)持貨比三家,貨比三家價(jià)格合理,無(wú)虛報(bào)現(xiàn)象發(fā)生。
3、每次原材料、物品采購(gòu)能堅(jiān)持做到品種對(duì)應(yīng)、質(zhì)量?jī)?yōu)良、價(jià)格合理、數(shù)量適當(dāng)、到貨準(zhǔn)時(shí),無(wú)人為原因影響經(jīng)營(yíng)正常進(jìn)行。
4、堅(jiān)守廉政條 約,無(wú)串標(biāo)、圍標(biāo)、收取回扣、營(yíng)私舞弊等造成酒店經(jīng)濟(jì)損失的行為發(fā)生。
5、開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)查研究,不斷開(kāi)發(fā)貨源渠道,保證常規(guī)用品的供應(yīng)達(dá)到1+2+n的供應(yīng)商積累和動(dòng)態(tài)管理。更新提供市場(chǎng)信息,不斷提出降低成本的合理化建議并付諸實(shí)施。
第二十三條 相關(guān)獎(jiǎng)懲
1、采購(gòu)人員有以下情形之一,給酒店帶來(lái)可實(shí)現(xiàn)或已實(shí)現(xiàn)的利益,酒店將給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)表?yè)P(yáng)、月度考核加分、評(píng)先創(chuàng)優(yōu),以及100-2000元的獎(jiǎng)勵(lì)。
(1)完善1+2+n的合格供應(yīng)商資源,并有效展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)管理;
(2)開(kāi)辟新的供應(yīng)渠道,帶來(lái)更優(yōu)性價(jià)比的物資來(lái)源;
(3)價(jià)格獲得同區(qū)域優(yōu)勢(shì),并規(guī)范管理信用,獲得供應(yīng)商的額外支持;
(4)價(jià)格預(yù)測(cè)超前準(zhǔn)確,并進(jìn)行補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃的合理建議,實(shí)施效果良好。
(5)其他公司認(rèn)定的情形。
2、采購(gòu)人員有下列情形之一,給酒店造成經(jīng)濟(jì)或名譽(yù)損失的。根據(jù)情節(jié)輕重,酒店將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過(guò)、免職、辭退等行政處罰,100-2000元經(jīng)濟(jì)處罰。給酒店造成重大損失的,酒店將依法追究法律責(zé)任:
(1)私自接受供方帶有娛樂(lè)性宴請(qǐng)或私自參加其它非正常活動(dòng)的。
(2)私自接收或向供方索取財(cái)、物的。
(3)接收財(cái)、物后未主動(dòng)上繳公司的。
(4)未遵守保密制度,出現(xiàn)任何有意或無(wú)意的泄密行為的。
(5)違反制度或違規(guī)操作,給公司帶來(lái)事實(shí)或潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失的。
第七章 附則
第二十四條 本制度由公司采購(gòu)部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補(bǔ)充。
第二十五條 本制度由公司采購(gòu)部監(jiān)督各級(jí)采購(gòu)部門(mén)實(shí)施。
第二十六條 各酒店可依據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況補(bǔ)充制度細(xì)則,但不得以任何形式規(guī)避本《制度》規(guī)定。
第5篇 酒店集團(tuán)采購(gòu)供應(yīng)工作管理制度
為了提高管理水平,加強(qiáng)控制,節(jié)能降耗,爭(zhēng)取最大盈利空間,必須加強(qiáng)食品原材料、酒水飲料和物品的計(jì)劃、信息、詢價(jià)、采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、領(lǐng)發(fā)、報(bào)銷等管理,現(xiàn)就有關(guān)問(wèn)題規(guī)定如下:
一、信息聯(lián)網(wǎng)共享
(一)、信息聯(lián)網(wǎng)的內(nèi)容、來(lái)源及要求
1、由管理部物價(jià)科每月2號(hào)、12號(hào)、22號(hào)定蔬菜類、水果類的價(jià)格;每月1號(hào)、15號(hào)定海鮮類、魚(yú)類、肉類、雞鴨類、凍貨類的價(jià)格;每月30號(hào)定干貨調(diào)料類、豆制品類、牛肉類、雞蛋、油米的價(jià)格,在網(wǎng)上公布食品原材料、酒水飲料和各類物品的執(zhí)行價(jià)格;
2、各個(gè)庫(kù)房每月30日,負(fù)責(zé)各個(gè)庫(kù)房信息的上網(wǎng)公布;
3、各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)信息的公布;
(二)、共享信息的人員及部門(mén)
集團(tuán)總經(jīng)理、集團(tuán)副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)部各庫(kù)房、財(cái)務(wù)部各營(yíng)收點(diǎn)、管理部、管理部物價(jià)科、各酒店(日月湖生態(tài)園)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政部、房務(wù)部、宴會(huì)部、康體部、動(dòng)力部、采購(gòu)供應(yīng)部。
(三)、充分利用信息,為提高管理水平服務(wù)
1、利用網(wǎng)絡(luò)信息,每月編制采購(gòu)計(jì)劃;
2、在成本核算時(shí),可以在網(wǎng)上查找相關(guān)資料;
3、在驗(yàn)收時(shí),可以在網(wǎng)上查找價(jià)格信息,而且必須將當(dāng)期價(jià)格,在驗(yàn)收單上注明清楚;
4、在報(bào)銷時(shí),可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)一一核對(duì)。
(四)、信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理
由集團(tuán)總經(jīng)理辦公室信息管理科負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)的設(shè)置與管理。
二、以月為周期,酒店日常運(yùn)行所需物品、食品原材料、酒水飲料的申購(gòu)程序。酒店宴會(huì)部、房務(wù)部經(jīng)理、動(dòng)力部經(jīng)理和財(cái)務(wù)部庫(kù)房一起,確定酒店日常運(yùn)行低值消耗用品、食品原材料、酒水飲料庫(kù)存的最高儲(chǔ)量和最低儲(chǔ)量,報(bào)總經(jīng)理確認(rèn)。各酒店每月10日,由倉(cāng)庫(kù)保管員根據(jù)物品、食品原材料、酒水飲料庫(kù)存的最高儲(chǔ)量和最低儲(chǔ)量,列出所需要采購(gòu)物品的清單,交使用部門(mén)經(jīng)理,各酒店部門(mén)經(jīng)理必須認(rèn)真查核聯(lián)網(wǎng)信息,確認(rèn)購(gòu)物清單后簽字,并報(bào)分管副總經(jīng)理簽字后,上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部根據(jù)聯(lián)網(wǎng)所獲取各酒店的信息資料,科學(xué)平衡和調(diào)配制定采購(gòu)計(jì)劃,由財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)簽字,交給采購(gòu)供應(yīng)部,由采購(gòu)部部長(zhǎng)再次審核后簽字執(zhí)行采購(gòu)。各酒店宴會(huì)部可根據(jù)市場(chǎng)行情,提出新品種的申購(gòu),通過(guò)有關(guān)審批程序后,交采購(gòu)部采購(gòu);在月采購(gòu)計(jì)劃中,數(shù)字預(yù)測(cè)月偏差的,由各倉(cāng)庫(kù)按照最高儲(chǔ)量和最低儲(chǔ)量及程序直接補(bǔ)貨。
三、第二天使用的新鮮食品原材料的申購(gòu):如肉類、禽類、蛋類、蔬菜類、水果類等,在當(dāng)天晚上9:00前以報(bào)表形式,由宴會(huì)部廚房申購(gòu),廚師長(zhǎng)簽字后,報(bào)采購(gòu)部執(zhí)行采購(gòu)。
四、高檔食品原材料的申購(gòu):如魚(yú)翅、燕窩、鮑魚(yú)等,酒店各部門(mén)經(jīng)理和財(cái)務(wù)部一起,制定高檔食品原材料的最高貯量和最低貯量。低于最低貯量的品種,由各酒店庫(kù)房開(kāi)出清單,部門(mén)經(jīng)理及分管副總經(jīng)理簽字后,上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部,財(cái)務(wù)部根據(jù)集團(tuán)各酒店聯(lián)網(wǎng)所獲取的信息資料,科學(xué)調(diào)配制定采購(gòu)計(jì)劃,由財(cái)務(wù)部總監(jiān)或部長(zhǎng)簽字,交給采購(gòu)部,由采購(gòu)部總監(jiān)或部長(zhǎng)簽字,并報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行采購(gòu)。
(五)急購(gòu)物品的報(bào)銷程序
可以根據(jù)總經(jīng)理簽字采購(gòu)的原件附發(fā)票報(bào)銷。
九、采購(gòu)信用政策
(一)、供貨商的信用資質(zhì)
1、要選擇有實(shí)力的供貨商。比如:海鮮,集團(tuán)應(yīng)該選擇能做大流通的供貨商,建立養(yǎng)殖基地,每天向下屬各酒店供貨,或及時(shí)送到各酒店;
2、如果不能提供,應(yīng)該考核,必要時(shí)取消供貨商資格;
3、如果不能提供,由集團(tuán)自己聯(lián)系的價(jià)格差,應(yīng)該由供貨商負(fù)責(zé);
4、食品原材料和酒水飲料供貨商,必須提供有效食品原材料和酒水飲料的合格證明;
5、甲乙雙方應(yīng)該以協(xié)議或合同形式約定。
(二)、集團(tuán)對(duì)供貨商的信用承諾
1、平等競(jìng)爭(zhēng),公正、公開(kāi);
2、每?jī)蓚€(gè)月結(jié)一次帳, 結(jié)清上兩個(gè)月的貨款;
3、可以辦理個(gè)人匯款。
十、其他相關(guān)制度
1、物品、食品原材料和酒水飲料執(zhí)行詢價(jià)制度:網(wǎng)上詢價(jià);同行業(yè)詢價(jià);到市場(chǎng)詢價(jià);
2、建立每月盤(pán)點(diǎn)制度,規(guī)定每月30日為盤(pán)點(diǎn)日;
3、建立過(guò)期食品原材料和酒水飲料的報(bào)告制度,規(guī)定提前一個(gè)月報(bào)告財(cái)務(wù)部,統(tǒng)一協(xié)調(diào)處理;
4、財(cái)務(wù)部分析集團(tuán)采購(gòu)運(yùn)行規(guī)律后,編制物品、食品原材料和酒水飲料的庫(kù)存量及資金占用定額;
5、必須建立每日成本統(tǒng)計(jì)匯總每周累計(jì)匯總統(tǒng)計(jì)成本制度,為確保毛利率的事前和事中控制;
(1)、財(cái)務(wù)部成本核算員必須統(tǒng)計(jì)出成本,采購(gòu)部、倉(cāng)庫(kù)、宴會(huì)部、房務(wù)部必須配合;
(2)、與前廳部配合統(tǒng)計(jì)營(yíng)業(yè)收入;
(3)、根據(jù)每日成本統(tǒng)計(jì),每周累計(jì)匯總統(tǒng)計(jì)成本,編制經(jīng)營(yíng)情況周報(bào)表,每周一在一周工作指令會(huì)上通報(bào)。如果有問(wèn)題,應(yīng)該查清原因。
第6篇 建筑工程原材料采購(gòu)檢驗(yàn)工作制度
建筑工程原材料采購(gòu)檢驗(yàn)制度
建筑材料是建筑工程的物質(zhì)基礎(chǔ),合理使用材料是保證建筑工程質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)的重要環(huán)節(jié),我們必須把好工程質(zhì)量第一關(guān),杜絕不合格的材料進(jìn)入工地,為嚴(yán)把此關(guān),特制定如下措施:
(一)原材料檢驗(yàn)制度
1、原材料質(zhì)量保證由提供者直接負(fù)責(zé),凡達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)者一律不得采購(gòu)與投入使用。
2、所有投入使用的材料或半成品、成品的構(gòu)件必須有質(zhì)量合格證明,并由監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)取樣送檢,確認(rèn)合格并將有關(guān)資料報(bào)監(jiān)理簽發(fā)認(rèn)可,方可投入施工,末經(jīng)檢檢或復(fù)檢不合格的材料不得投入工程使用。
3、所有應(yīng)檢檢的材料均須按甲方指定單位送檢,不得弄虛作假。
4、嚴(yán)格執(zhí)行材料見(jiàn)證取樣制度。
(二)檢驗(yàn)范圍
1、本工程中采用的各類建筑材料如磚、粗細(xì)骨料(砂、石)、水泥、摻合物(外加劑)、鋼筋、焊劑、焊條及防水等材料必須進(jìn)行取樣試驗(yàn),嚴(yán)禁不合格材料進(jìn)場(chǎng)使用。
2、按照工程規(guī)范的規(guī)定對(duì)現(xiàn)場(chǎng)攪拌的混凝土等進(jìn)行取樣試驗(yàn)。鋼筋焊接及機(jī)械連接接頭必須檢驗(yàn)合格后才能運(yùn)輸?shù)浆F(xiàn)場(chǎng)綁扎。
3、回填土檢驗(yàn)。
4、其它材料。
進(jìn)貨檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序流程圖:
否
合格否
是
合格否否
是
(三)檢驗(yàn)結(jié)構(gòu)及方式
1、有見(jiàn)證送檢
進(jìn)場(chǎng)后,我公司將遞交原材料檢驗(yàn)計(jì)劃報(bào)送監(jiān)理工程師,并指派專人負(fù)責(zé)該工程的材料及半成品、成品的檢驗(yàn)工作。材料的取樣在地現(xiàn)場(chǎng)建設(shè)單位或監(jiān)理方的見(jiàn)證下進(jìn)行,見(jiàn)證人須是經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)合格并持證后方可上崗。實(shí)驗(yàn)報(bào)告上蓋上有見(jiàn)證送檢印章,可作為工程交工驗(yàn)收時(shí)提交的有效質(zhì)保資料。
第7篇 酒店物資采購(gòu)工作管理制度
物資采購(gòu)是酒店經(jīng)營(yíng)管理中的重要環(huán)節(jié),加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理是降低物資成本、加速資金周轉(zhuǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。
采購(gòu)員是酒店采購(gòu)工作的專業(yè)人員,酒店所需物品原則上均由其統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi),其他部門(mén)應(yīng)予以支持、配合、監(jiān)督。
l、采購(gòu)的計(jì)劃管理
加強(qiáng)計(jì)劃管理,嚴(yán)格審批手續(xù),是采購(gòu)管理的關(guān)鍵。
(1)房務(wù)部、餐飲部、工程部等各部門(mén)應(yīng)編制“物資需求計(jì)劃”,并于每月末報(bào)下月份“物資需求計(jì)劃”交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(2)倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充請(qǐng)購(gòu),由倉(cāng)庫(kù)保管根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出申請(qǐng),填寫(xiě)物品申購(gòu)單,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)部;
(3)其他零星物品的申購(gòu),由使用部門(mén)提出申請(qǐng),經(jīng)理根據(jù)庫(kù)存情況審核簽字,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(4)食品原材料批量采購(gòu)采取定期補(bǔ)給的辦法,由餐飲部報(bào)申購(gòu)計(jì)劃,交財(cái)務(wù)成本控制審核,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(5)餐飲部每天需購(gòu)入的鮮活原料,由廚師長(zhǎng)、餐飲總監(jiān)簽字后,于下午5:00前將采購(gòu)單報(bào)采購(gòu)員。
2、采購(gòu)物資的擇商和價(jià)格管理
采購(gòu)物品堅(jiān)持貨比三家,嚴(yán)格價(jià)格控制。
(1)所有申購(gòu)計(jì)劃或申購(gòu)單送到采購(gòu)員后,由其具體負(fù)責(zé)對(duì)申購(gòu)計(jì)劃、申購(gòu)單上的采購(gòu)物資進(jìn)行擇商、確認(rèn)和報(bào)價(jià);
(2)采購(gòu)人員收到自己分管的申購(gòu)單后要認(rèn)真歸納、分類整理。對(duì)其中有疑問(wèn)的內(nèi)容要與部門(mén)經(jīng)理、總監(jiān)和申購(gòu)部門(mén)及時(shí)溝通,在確認(rèn)無(wú)誤后,按照要求時(shí)限盡快尋找至少三家以上的供應(yīng)廠、商,進(jìn)行業(yè)務(wù)治談,經(jīng)過(guò)對(duì)比篩選,擇優(yōu)確定報(bào)價(jià)填入申購(gòu)單,并填好總金額、供應(yīng)廠商名稱后,送財(cái)務(wù)經(jīng)理、主管副總審批,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,轉(zhuǎn)采購(gòu)員;
(3)供應(yīng)廠商的優(yōu)惠、折扣、贈(zèng)送、回扣等必須歸酒店所有,并在報(bào)價(jià)中注明;
(4)所有采購(gòu)物資的擇商報(bào)價(jià),必須由采購(gòu)部在充分準(zhǔn)備掌握市場(chǎng)行情的條件下?lián)駜?yōu)確定,使用部門(mén)有權(quán)了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑,并對(duì)所掌握的供應(yīng)廠商及購(gòu)物意向要主動(dòng)通報(bào)采購(gòu)部,由其選定質(zhì)優(yōu)價(jià)廉服務(wù)好的供應(yīng)廠商;
(5)鮮活原材料的價(jià)格受市場(chǎng)影響浮動(dòng)較大,市場(chǎng)詢價(jià)小組(財(cái)務(wù)人員)每周需作市場(chǎng)詢價(jià),根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格和采購(gòu)價(jià)格對(duì)比并作出分析,上報(bào)主管副總、總經(jīng)理。
第8篇 餐飲業(yè)采購(gòu)管理工作流程
根據(jù)餐飲采貯管理流程采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)管、發(fā)放四個(gè)環(huán)節(jié),針對(duì)餐飲部的實(shí)際情況,具體從以下環(huán)節(jié)入手,切實(shí)做好采貯工作:
一、理順采購(gòu)流程
1、確定供貨商,簽訂供貨合同。供貨商類別:米油類、雞鴨類、魚(yú)類、海鮮類、蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。
其他類別:均由酒店采購(gòu)中心根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)一采購(gòu)。(在簽訂供貨合同后,可取消餐飲采購(gòu)員)。
簽訂供貨合同:供貨合同一式三聯(lián):一份供應(yīng)商;一份財(cái)務(wù)部;一份倉(cāng)管員。合同應(yīng)確定定價(jià)時(shí)間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。
設(shè)立尋價(jià)員:由廚師長(zhǎng)、倉(cāng)管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場(chǎng)尋價(jià),在尋價(jià)基礎(chǔ)上再定價(jià)。
2、制定采購(gòu)計(jì)劃
1%26gt; 廚房根據(jù)庫(kù)存及所需量填寫(xiě)好菜品申購(gòu)單,并報(bào)廚師長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)。菜品申購(gòu)單壹式叁聯(lián),供貨商、倉(cāng)管員、財(cái)務(wù)部各一聯(lián)。
2%26gt; 倉(cāng)庫(kù)、樓面根據(jù)庫(kù)存量,遵循最小庫(kù)存原則,上報(bào)申購(gòu)計(jì)劃,經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字,報(bào)總經(jīng)理簽字方可,申購(gòu)計(jì)劃單壹式叁聯(lián),采購(gòu)員、倉(cāng)管員、財(cái)務(wù)部各一聯(lián)。
3、安排組織采購(gòu)
1%26gt; 供貨商應(yīng)每晚21:20到收銀臺(tái)拿申購(gòu)單并簽字認(rèn)可;于第二日(或規(guī)定時(shí)間內(nèi))按質(zhì)按時(shí)按量送貨。
2%26gt; 采購(gòu)員根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃單及時(shí)采購(gòu)到位。
二、完善驗(yàn)貨制度
1.成立收貨小組由倉(cāng)管員、廚師長(zhǎng)(廚師長(zhǎng)指定人員)、質(zhì)檢員,除急用物品外,其余物品均需倉(cāng)管員稱量,廚師長(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量,經(jīng)倉(cāng)管員、廚師長(zhǎng)、供貨商叁方簽字認(rèn)可(收貨單壹式四聯(lián)),質(zhì)檢員不定時(shí)抽量。
(注)收貨單沒(méi)有倉(cāng)管員、廚師長(zhǎng)、供貨商當(dāng)天簽字無(wú)效。
供貨商憑收貨單結(jié)算。
2、急用菜品收貨:急用海鮮,可由一樓主管或經(jīng)理負(fù)責(zé)稱量,廚師長(zhǎng)把質(zhì)量關(guān),開(kāi)收貨單經(jīng)乙方簽字方可。 米粉由員工餐廳廚師及零點(diǎn)班保安收貨稱量,經(jīng)叁方簽字認(rèn)可后方可,未用完者,過(guò)稱后將當(dāng)天收貨單及退貨單交倉(cāng)管員壹聯(lián),一聯(lián)交財(cái)務(wù)部。
第9篇 采購(gòu)供應(yīng)工作制度
為保證本公司工程、維護(hù)以及一切生產(chǎn)用物資的正常供應(yīng)，特訂如下制度：
(一)加強(qiáng)物資的計(jì)劃管理。根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的年度所需物資計(jì)劃及倉(cāng)存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計(jì)劃，力爭(zhēng)按時(shí)準(zhǔn)確上報(bào)公司年度材料計(jì)劃。
(二)加強(qiáng)物資訂購(gòu)合同的管理。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟(jì)責(zé)任，必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對(duì)外簽訂，其它單位(部門(mén))不得對(duì)外簽訂合同，否則財(cái)務(wù)部拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動(dòng)征求有關(guān)部門(mén)和生產(chǎn)單位的意見(jiàn)，盡量做到采購(gòu)回來(lái)的物資符合質(zhì)量要求，使用部門(mén)滿意；同時(shí)要對(duì)購(gòu)貨合同進(jìn)行登記，便于辦理提貨及時(shí)付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計(jì)劃，尋找供應(yīng)商，簽訂全年的大宗工程，維護(hù)物資的供貨合同，以保證大宗物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠性。
(三)簽訂合同的物資由供應(yīng)室根據(jù)倉(cāng)存和工程、維護(hù)用量情況實(shí)行分批進(jìn)貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門(mén)的需求量和倉(cāng)存情況進(jìn)行分散進(jìn)貨，做到物資無(wú)積壓，數(shù)量品種充足又齊全。
(四)物資進(jìn)倉(cāng)實(shí)行質(zhì)檢員、倉(cāng)管員、采購(gòu)員聯(lián)合作業(yè)，對(duì)物資質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，做到貨板相符，把好物資進(jìn)倉(cāng)質(zhì)量關(guān)。
(五)采購(gòu)業(yè)務(wù)工作人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，在訂貨、采購(gòu)工作中實(shí)行“貨比三家”的原則，詢價(jià)后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購(gòu)低價(jià)物資，做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。同時(shí)要實(shí)行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無(wú)故積壓或拖延辦理有關(guān)商務(wù)、帳務(wù)工作。
(六)為掌握瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，物供人員必須經(jīng)常自覺(jué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高商務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。
(七)物資供應(yīng)工作必須始終貫徹執(zhí)行有關(guān)政策法令，嚴(yán)格遵守本公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止。全體物供人員必須牢固樹(shù)立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，在商務(wù)工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。
第10篇 星級(jí)酒店采購(gòu)員工作制度
星級(jí)酒店采購(gòu)員工作制度
制度名稱:采購(gòu)員工作制度
第1條 目的。
為規(guī)范本酒店采購(gòu)員的采購(gòu)行為,提高采購(gòu)工作效率,控制采購(gòu)成本,特制定本制度。
第2條 適用范圍。
本制度適用于對(duì)采購(gòu)員的管理工作。
第3條 采購(gòu)員不準(zhǔn)弄虛作假,偽填或涂改發(fā)票。
第4條 采購(gòu)員應(yīng)該時(shí)刻維護(hù)酒店形象,保守商業(yè)秘密。
第5條 采購(gòu)員應(yīng)該愛(ài)惜并節(jié)約使用酒店的一切財(cái)產(chǎn)物資。
第6條 采購(gòu)員應(yīng)該恪盡職守,勤奮工作,高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。
第7條 采購(gòu)員應(yīng)該主動(dòng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)與技能,提高自身的工作能力。
第8條 不按規(guī)定進(jìn)行詢價(jià)的,酒店按照相關(guān)規(guī)定對(duì)其予以處罰。
第9條 緊急采購(gòu)且需酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)的,可先進(jìn)行采購(gòu),后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。
第10條 采購(gòu)員應(yīng)按采購(gòu)單保質(zhì)、保量地進(jìn)行采購(gòu),并協(xié)助收貨員按照酒店有關(guān)規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。
第11條 憑相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的采購(gòu)單,采購(gòu)員按酒店規(guī)定批準(zhǔn)權(quán)限和相關(guān)程序?qū)嵤┎少?gòu)。
第12條 所有的采購(gòu)員必須對(duì)酒店的各種經(jīng)營(yíng)管理信息保密,機(jī)密文件和資料不得擅自復(fù)印,未經(jīng)特許,不得將文件和資料帶出酒店。
第13條 上班時(shí)應(yīng)保持良好的精神狀態(tài),認(rèn)真接受領(lǐng)導(dǎo)的指示和命令,對(duì)別人的提醒、忠告和批評(píng)應(yīng)持虛心接受的態(tài)度。
第14條 凡單批采購(gòu)金額在萬(wàn)元以上的采購(gòu),采購(gòu)員應(yīng)至少向家供應(yīng)商詢價(jià),爭(zhēng)取最低的采購(gòu)成本,并將相關(guān)詢價(jià)資料報(bào)采購(gòu)主管審核。
第15條 各組采購(gòu)主管應(yīng)對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行核實(shí),確認(rèn)采購(gòu)員報(bào)價(jià)屬實(shí)及最低時(shí),核準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)單。
第16條 若采購(gòu)主管發(fā)現(xiàn)自己的詢價(jià)比采購(gòu)員的報(bào)價(jià)低于%時(shí),應(yīng)展開(kāi)相應(yīng)的調(diào)查,并將調(diào)查結(jié)果報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)處理。
第17條 本制度由采購(gòu)部負(fù)責(zé)制定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后施行。
第18條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。
編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期
修改標(biāo)記 修改處數(shù) 修改日期
第11篇 餐飲采購(gòu)工作管理制度
為規(guī)范原材料的采購(gòu)程序、節(jié)約采購(gòu)成本、滿足經(jīng)營(yíng)的需求、提高經(jīng)濟(jì)效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)管、發(fā)放四個(gè)環(huán)節(jié),針對(duì)各餐飲企業(yè)的實(shí)際情況,具體切實(shí)做好采購(gòu)工作。
第一條 基本原則
1.廉潔自律,嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評(píng)價(jià)、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量,處理好與供應(yīng)商的關(guān)系,不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請(qǐng);
2.嚴(yán)格遵守采購(gòu)規(guī)范流程,按流程辦事,能及時(shí)按質(zhì)按量地采購(gòu)到所需物品,在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購(gòu)成本;
3.加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理,建立完善的設(shè)備價(jià)格信息檔案,做好采購(gòu)相關(guān)文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購(gòu)成本并保證采購(gòu)質(zhì)量;
4.所有采購(gòu), 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn),除急購(gòu)?fù)獠坏貌少?gòu),急購(gòu)需按《緊急采購(gòu)管理流程》要求進(jìn)行采購(gòu);
5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購(gòu),可以核定物品項(xiàng)目,通知各申購(gòu)部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu),然后集中辦理采購(gòu);
6.采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi), 不得隨意變更供應(yīng)商;
7.科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查;
第二條 供貨商的確定原則
1.初選供貨商:要深入細(xì)致的進(jìn)行市場(chǎng)考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進(jìn)行綜合考察,在考察中要重點(diǎn)了解供貨商的實(shí)力,專業(yè)化程度,貨物來(lái)源,價(jià)格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。
2.試用供貨商:對(duì)于同類商品找出兩家同時(shí)供貨,重點(diǎn)從質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)三方面來(lái)進(jìn)行比較嘗試。
3.確定供貨商:在使用兩個(gè)月的基礎(chǔ)上、由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、廚師長(zhǎng)、采購(gòu)人員組成審查小組,以民主表決的方式集中投票表決來(lái)確定。
4.簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過(guò)一年。供貨合同一式三聯(lián):一份供應(yīng)商;一份財(cái)務(wù)部;一份倉(cāng)管員。合同應(yīng)確定定價(jià)時(shí)間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條 市場(chǎng)調(diào)查原則
1.由總經(jīng)理、財(cái)務(wù)人員、采購(gòu)人員、廚師長(zhǎng)每月不少于兩次進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫(xiě)明調(diào)查人員,調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)及調(diào)查結(jié)果,由全體人員簽字后交會(huì)計(jì)存檔。
2.調(diào)查時(shí)間、地點(diǎn)的選擇,每項(xiàng)15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場(chǎng)早市開(kāi)市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當(dāng)日或次日調(diào)查。。市場(chǎng)的調(diào)查以供貨商所在的市場(chǎng)為準(zhǔn)。
3.調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應(yīng)遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項(xiàng)貨品的調(diào)查不應(yīng)低于三家。調(diào)查中要堅(jiān)持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時(shí)應(yīng)實(shí)行看、聞、摸等手段、必要時(shí)可進(jìn)行采樣。對(duì)被調(diào)查的商品要詳細(xì)的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價(jià)后要進(jìn)行討價(jià)還價(jià),切記只記錄買(mǎi)方一口價(jià)。
4.出實(shí)地調(diào)查外,當(dāng)?shù)氐膱?bào)刊、雜志、電視等所刊出的價(jià)格,同行報(bào)價(jià)也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
5.調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實(shí)地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進(jìn)行綜合討論通過(guò)。
6.零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購(gòu)人員除外)實(shí)施。
第四條 采購(gòu)的定價(jià)原則
1. 設(shè)立尋價(jià)員:由廚師長(zhǎng)、倉(cāng)管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場(chǎng)尋價(jià),在市場(chǎng)調(diào)查的基礎(chǔ)上,每半月制定一次,零星物品的采購(gòu)價(jià)格不定期進(jìn)行。
2. 定價(jià)程序:由總經(jīng)理同采購(gòu)人員一起根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價(jià)還價(jià)后予以確認(rèn),并由總經(jīng)理、采購(gòu)人員簽字以書(shū)面形式告知庫(kù)管、財(cái)務(wù)執(zhí)行。
3. 價(jià)格管理原則:對(duì)于供貨價(jià)格實(shí)行最高限價(jià)制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價(jià)范圍如下:
(1) 干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的6%。
(2) 低質(zhì)易耗品的價(jià)格不得高于市場(chǎng)零售價(jià)的平均數(shù)。
(3) 零星物品的價(jià)格不得高于市場(chǎng)零售價(jià)的5%
(4) 魚(yú)類、肉類、鮮貨價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的4%
(5) 蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價(jià)格不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)格的15%。價(jià)格在一元以上者,其定價(jià)不得高于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)的10%。
4. 春節(jié)、國(guó)慶等節(jié)假日期間以及災(zāi)害性天氣持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)的月份,由于供貨價(jià)格波動(dòng)太大,其定價(jià)原則可適當(dāng)放寬。
第12篇 食堂采購(gòu)驗(yàn)收工作制度
制定并實(shí)施《學(xué)校食堂采購(gòu)驗(yàn)收制度》,加強(qiáng)食品采購(gòu)索證驗(yàn)收管理工作。具體說(shuō)來(lái)就是建立食品采購(gòu)索證、進(jìn)貨驗(yàn)收和臺(tái)賬記錄制度,指定專職人員負(fù)責(zé)食品索證、驗(yàn)收以及臺(tái)賬記錄等工作。并要求驗(yàn)收和臺(tái)賬記錄的人員應(yīng)掌握餐飲業(yè)常用食品衛(wèi)生法規(guī)規(guī)定、食品衛(wèi)生基本知識(shí)和感官鑒別常識(shí)。
附: 樂(lè)福隆基學(xué)校食堂采購(gòu)驗(yàn)收制度
1、學(xué)校食堂食品,必須采購(gòu)新鮮、衛(wèi)生的食品及食品原料,杜絕采購(gòu)《食品衛(wèi)生法》等規(guī)定的禁止生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的食品或原料。
2、須向持有有效衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)單位采購(gòu)食品。采購(gòu)糧油、肉類、酒類、飲料、乳制品、調(diào)味品及其他定型包裝食品須向供貨方索取工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證和產(chǎn)品檢驗(yàn)檢疫合格證書(shū)或檢驗(yàn)報(bào)告復(fù)印件,并歸檔備查。
3、水產(chǎn)品等高風(fēng)險(xiǎn)食品要實(shí)施定單點(diǎn)采購(gòu)制度。原則上不得采購(gòu)鹵肉類熟食制品。如需采購(gòu)使用,需經(jīng)徹底加熱處理后出售。
4、學(xué)校必須指定專門(mén)人員作為食品采購(gòu)驗(yàn)收員,驗(yàn)收人員需對(duì)采購(gòu)的所有食品、原料進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)與檢查。驗(yàn)收人員應(yīng)拒收不符合衛(wèi)生要求的食品和原料入庫(kù),并交由學(xué)校將其銷毀處理。
5、驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)采購(gòu)食品進(jìn)行登記,填寫(xiě)《學(xué)校食堂采購(gòu)與進(jìn)貨驗(yàn)收臺(tái)賬》。采購(gòu)和驗(yàn)收人員均應(yīng)在登記臺(tái)賬上簽名,并將有關(guān)部門(mén)資料保存歸檔。
6、若因食品采購(gòu)把關(guān)不嚴(yán)而發(fā)生食品安全事故,將嚴(yán)肅追究采購(gòu)人員和驗(yàn)收人員相關(guān)責(zé)任。
第13篇 食堂采購(gòu)工作管理制度
為加強(qiáng)對(duì)食堂食品原料輔料采購(gòu)的管理,合理控制費(fèi)用支出,降低采購(gòu)成本,以及防止因采購(gòu)劣質(zhì)食品而導(dǎo)致的食品安全事故,特制定本制度。
一、食堂采購(gòu)員由食堂管理員兼任,負(fù)責(zé)食品采購(gòu),職責(zé)如下:
1、必須講原則,責(zé)任心強(qiáng),正直誠(chéng)實(shí),不謀私利。
2、負(fù)責(zé)食堂所需食品原料輔料的采購(gòu),保障食品的衛(wèi)生、安全、質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉。同時(shí)負(fù)責(zé)食堂所需的除食品原料輔料以外的其他物資的采購(gòu),此類采購(gòu),必須遵循公司采購(gòu)部的相關(guān)規(guī)定,同時(shí)提請(qǐng)采購(gòu)部審批。
3、根據(jù)經(jīng)營(yíng)情況,及時(shí)提出采購(gòu)申請(qǐng)并負(fù)責(zé)采購(gòu)。分析食品原料輔料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格,提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。
4、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選,確定合格供應(yīng)商,并經(jīng)常對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。
5、協(xié)同驗(yàn)收員,對(duì)供應(yīng)商所配送的食品進(jìn)行驗(yàn)收,必須嚴(yán)格把關(guān)。
6、調(diào)研市場(chǎng)價(jià)格,定期或不定期進(jìn)行調(diào)查了解市場(chǎng)價(jià)格浮動(dòng)行情。
7、保管進(jìn)貨單據(jù),根據(jù)進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)和約定時(shí)間,對(duì)單據(jù)進(jìn)行審核后,申請(qǐng)付款。
8、監(jiān)督食品原料輔料的出入庫(kù)及庫(kù)存情況,提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。
二、采購(gòu)原則:
1、應(yīng)遵循“貨比三家”的原則,同等質(zhì)量比價(jià)格,同等價(jià)格比質(zhì)量,同等價(jià)格質(zhì)量比服務(wù),追求質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
2、實(shí)行“定點(diǎn)采購(gòu)”,堅(jiān)決杜絕從流動(dòng)攤販?zhǔn)种胁少?gòu)的行為,以確保食品的質(zhì)量、衛(wèi)生、安全。根據(jù)“貨比三家”的原則,再結(jié)合供應(yīng)商的規(guī)模、誠(chéng)信等因素,綜合評(píng)價(jià)后最終確定一家為定點(diǎn)采購(gòu)的合格供應(yīng)商。另外再選擇來(lái)兩家作為備份供應(yīng)商,以備急需。
三、供應(yīng)商管理規(guī)定
合格供應(yīng)商必須具備的條件:
1、具備合法從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)證照:營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、負(fù)責(zé)人身份證,其復(fù)印件必須提交本公司備案。
2、特別是大米、面粉、菜油、調(diào)料、肉類五大宗食品的供應(yīng)商,還必須同時(shí)具備國(guó)家規(guī)定的必須具備的相關(guān)資質(zhì)、證書(shū):衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、動(dòng)物檢疫合格證等等。
3、對(duì)于不完全具備相關(guān)證照的某些食品原料輔料供應(yīng)商,如蔬菜類供應(yīng)商,仍應(yīng)堅(jiān)持從具有合法經(jīng)營(yíng)資格的農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)的攤販?zhǔn)种胁少?gòu),以保證所采購(gòu)的食品原料輔料可以溯源。嚴(yán)禁采購(gòu)路邊貨或其他無(wú)法溯源的食品原料輔料。
4、長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商,應(yīng)與本公司簽訂長(zhǎng)期合作的意向性合同,其中應(yīng)約定食品原料輔料的質(zhì)量、衛(wèi)生、定價(jià)辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責(zé)任等。
5、供應(yīng)商必須提供正規(guī)發(fā)票、送貨單、收據(jù)等送貨憑證。
四、食堂驗(yàn)收員由總經(jīng)辦委派,負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)回來(lái)的食品原料輔料進(jìn)行驗(yàn)收,職責(zé)如下:
1、堅(jiān)持原則,秉公辦事,堅(jiān)決維護(hù)公司利益。
2、根據(jù)食堂采購(gòu)計(jì)劃表和供應(yīng)商送貨單,對(duì)食品原料輔料先驗(yàn)收后入庫(kù),拒收假冒偽劣、腐敗變質(zhì)、過(guò)期、無(wú)生產(chǎn)廠址的食品,保證數(shù)量、份量、重量、質(zhì)量相符,驗(yàn)收后在單據(jù)上簽字。
3、不定期抽查入庫(kù)食品的數(shù)量和質(zhì)量。
第14篇 食堂、超市采購(gòu)工作管理制度
為確保學(xué)校師生身體健康，給師生員工提供放心餐，杜絕假冒偽劣食品流入學(xué)校食堂，特制定本管理制度。
一、必須不斷提高自身的法紀(jì)意識(shí)，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，講原則、重廉潔、要自律、不徇私情。
二、嚴(yán)格遵守學(xué)校紀(jì)檢采購(gòu)工作管理制度，對(duì)大宗業(yè)務(wù)的洽談，必須遵守“三位一體陽(yáng)光透明制度”，即辦公室洽談負(fù)責(zé)人、估購(gòu)業(yè)務(wù)監(jiān)督員、采購(gòu)員三方參加，嚴(yán)禁暗箱操作。
三、采購(gòu)中必須持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)所采購(gòu)的物資商品嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、價(jià)格關(guān)、數(shù)量關(guān)，做好賬物相符，結(jié)算手續(xù)完善。
四、禁止采購(gòu)“三無(wú)”食品，即無(wú)工商證、無(wú)衛(wèi)生合格證、無(wú)出產(chǎn)證的食品。
五、嚴(yán)格保證大米、面粉、食用油、調(diào)味品、新鮮肉凍貨的正常進(jìn)貨渠道，加強(qiáng)食品物資采購(gòu)安全防范工作。
六、經(jīng)常深入市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查，隨時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格行情、食品行情。
七、對(duì)采購(gòu)工作中因不負(fù)責(zé)引發(fā)的違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象，將根據(jù)學(xué)校紀(jì)檢有關(guān)制度，追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)、行政責(zé)任。
第15篇 物業(yè)行政采購(gòu)管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:采購(gòu)管理規(guī)定
9采購(gòu)管理規(guī)定
9.1目的
規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu),物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序,確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。
9.2適用范圍
適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作,供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。
9.3職責(zé)
9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單,并負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)管理
作及貨款報(bào)銷、采購(gòu)資料存檔管理工作。
9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。
9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料,負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理審批,負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評(píng)審管理工作。
9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。
9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。
9.3.6倉(cāng)管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用,庫(kù)存物品的管理。
9.4采購(gòu)制度要點(diǎn)
9.4.1維修物料的采購(gòu)原則:實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制,由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。倉(cāng)存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補(bǔ)儲(chǔ)備倉(cāng)的采購(gòu)每月的次數(shù)不超過(guò)(含)三次。
9.4.2采購(gòu)行為分類
9.4.2.1固定資產(chǎn)類
指單位價(jià)值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車(chē)輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。
9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類
指單位價(jià)值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。
9.4.3采購(gòu)方式
9.4.3.1長(zhǎng)期協(xié)議范圍:
員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。
9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍:
文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。
9.4.3.3一般供應(yīng)商
經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查,固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí),臨時(shí)尋找的供應(yīng)商,采購(gòu)品單價(jià)在300元(含)以上,或總價(jià)值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。
9.4.4采購(gòu)審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。
9.5其他采購(gòu)要求:
9.5.1盡量要求按時(shí)送貨,如需外出采購(gòu),行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。
9.5.2采購(gòu)物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。
9.5.3對(duì)于批量貨品或大宗物品,均要求供應(yīng)商送貨上門(mén)。
9.6采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢/比/議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。
9.6.1請(qǐng)購(gòu)
9.6.1.1倉(cāng)管員于每月月底編制好倉(cāng)庫(kù)存量報(bào)表,以便審核各部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃(附請(qǐng)購(gòu)清單),依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。
9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計(jì)劃,并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.3急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下,由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu),價(jià)值在人民幣五百元以上,一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外,仍需由使用管理處擬寫(xiě)書(shū)面詳細(xì)申請(qǐng)報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購(gòu)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。
9.6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)
9.6.2.1行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購(gòu)清單或《請(qǐng)購(gòu)表》的緩急,參考市場(chǎng)行情及過(guò)去采購(gòu)記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè),若因特殊情況(獨(dú)家制造或代理等原因)應(yīng)于《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià),或經(jīng)分析后議價(jià)。
9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書(shū)面的報(bào)價(jià)資料,內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí),除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等),還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料,必要時(shí)要有蓋章確認(rèn),并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。
9.6.3呈核、訂購(gòu)
9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總,歸納整理報(bào)價(jià)分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上,依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。
9.6.3.2于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購(gòu)清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請(qǐng)購(gòu)單》上注明并附上詳細(xì)資料,一同呈報(bào)使用部門(mén)核準(zhǔn)后,再依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。
9.6.3.3采購(gòu)材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí),行政助理需密切聯(lián)系使用部門(mén),并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門(mén)確認(rèn)無(wú)誤后,才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。
9.6.3.4《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí),行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。
9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請(qǐng)購(gòu)單》后,應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。
9.6.4驗(yàn)收
9.6.4.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門(mén)人員共同檢驗(yàn),專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨,如不合格,由驗(yàn)貨人填寫(xiě)《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)一定數(shù)量,取消供貨資格,另?yè)Q其它供貨商。
9.6.4.2倉(cāng)管員須及時(shí)做好貨品的入倉(cāng)進(jìn)帳紀(jì)錄,對(duì)退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門(mén),并作出跟進(jìn)。
9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
9.6.5存檔跟蹤管理
9.6.5.1購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。
9.6.5.2貨品的保修、使用說(shuō)明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。
9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作,隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息
。
9.6.5.4采購(gòu)記錄及規(guī)程須接受各部門(mén)、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。
9.7倉(cāng)庫(kù)管理
9.7.1.物品出倉(cāng)
9.7.1.1各部門(mén)出倉(cāng)物品范圍:《請(qǐng)購(gòu)單》中申購(gòu)的物品;必需的辦公用品。
9.7.1.2各部門(mén)根據(jù)出倉(cāng)物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。
9.7.1.3行政助理將每天出倉(cāng)的物品數(shù)量登記在《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》上。
9.7.2物品盤(pán)點(diǎn)
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。
9.7.2.2根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果,填寫(xiě)《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》。
9.7.2.3將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤(pán)點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。
9.7.2.4在次月1日前將前月《庫(kù)存物品盤(pán)點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任審核。
9.7.3倉(cāng)庫(kù)管理
9.7.3.1倉(cāng)庫(kù)物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;
9.7.3.2物品應(yīng)分名別類,在物品前掛上物品標(biāo)簽卡;
9.7.3.3倉(cāng)庫(kù)除倉(cāng)管員外,無(wú)特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi);
9.7.3.4倉(cāng)庫(kù)應(yīng)通風(fēng)良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對(duì)易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;
9.7.3.5倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;
9.7.3.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;
9.7.3.7倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理,不準(zhǔn)在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);
9.7.3.8倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門(mén)、窗、鎖保持完好;
9.7.3.9倉(cāng)管員休息或不在崗位時(shí),應(yīng)將倉(cāng)庫(kù)房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。
9.8物品供應(yīng)商評(píng)審管理
9.8.1評(píng)審范圍
9.8.1.1長(zhǎng)期供貨合作的供應(yīng)商/委托方;
9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方
9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔,包括以下內(nèi)容:
9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊(cè)地址
9.9.2營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件
9.9.3資質(zhì)等級(jí)證書(shū)
9.9.4評(píng)審結(jié)果和記錄
9.9.5其他證明材料
9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次,并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求:
9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況
9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化
9.10.3社會(huì)信譽(yù)的變化
9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤
9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素
9.11跟蹤評(píng)審結(jié)果的處置
9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評(píng)審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象,可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。
9.12物品采購(gòu)流程
采購(gòu)流程
預(yù)算內(nèi)預(yù)算外
