- 目錄
一、職責(zé)分工 二、采購流程 三、供應(yīng)商管理 四、成本控制與預(yù)算管理 五、質(zhì)量監(jiān)控 六、應(yīng)急處理機制 七、績效評估與激勵
包括哪些方面
1. 明確采購部各崗位職責(zé)，確保責(zé)任到人。
2. 規(guī)范從需求提出到物資驗收的全程采購流程。
3. 建立供應(yīng)商篩選、評價與維護(hù)的制度。
4. 實施嚴(yán)格的成本預(yù)算，監(jiān)控采購成本變動。
5. 確保采購物品的質(zhì)量，設(shè)立質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)。
6. 制定應(yīng)對供應(yīng)中斷、價格波動等突發(fā)事件的預(yù)案。
7. 設(shè)立績效考核體系，激勵員工提高工作效率。
重要性
酒店采購部作為酒店運營的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理水平直接影響到酒店的成本控制、服務(wù)質(zhì)量及整體運營效率。有效的管理制度能降低采購風(fēng)險，保證服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度，從而提升酒店的市場競爭力。
方案
1. 職責(zé)分工：明確采購經(jīng)理、采購員、質(zhì)檢員等崗位職責(zé)，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，避免工作重疊和疏漏。
2. 采購流程：制定標(biāo)準(zhǔn)化采購流程，包括需求申請、市場調(diào)研、比價議價、合同簽訂、訂單下達(dá)、到貨驗收和付款等步驟，確保流程透明公正。
3. 供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期評估供應(yīng)商的交貨時間、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力等，優(yōu)勝劣汰，保持良好的供應(yīng)商關(guān)系。
4. 成本控制與預(yù)算管理：設(shè)定年度采購預(yù)算，定期分析采購成本，尋找節(jié)約空間。通過集中采購、長期合作等方式降低單位成本。
5. 質(zhì)量監(jiān)控：設(shè)立嚴(yán)格的質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品進(jìn)行隨機抽查，確保質(zhì)量達(dá)標(biāo)。不合格產(chǎn)品應(yīng)立即退貨，并對供應(yīng)商提出警告。
6. 應(yīng)急處理機制：針對供應(yīng)中斷等情況，提前儲備關(guān)鍵物資，與備用供應(yīng)商保持聯(lián)系，確保服務(wù)連續(xù)性。
7. 績效評估與激勵：設(shè)立績效指標(biāo)，如采購效率、成本節(jié)省率等，定期評估并反饋給員工，優(yōu)秀者給予獎勵，激發(fā)團(tuán)隊積極性。
以上方案旨在構(gòu)建一個高效、透明、可控的酒店采購管理體系，為酒店的穩(wěn)定運營提供堅實保障。實施過程中，需持續(xù)優(yōu)化調(diào)整，以適應(yīng)市場變化和酒店發(fā)展需求。
酒店采購部管理制度范文
【第1篇】酒店采購部管理制度
酒店采購部管理制度1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進(jìn)行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進(jìn)行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進(jìn)行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務(wù)軌制,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi),核準(zhǔn)后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。采購部業(yè)務(wù)操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表,多方詢價、選擇,填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表;
2、向主管呈報調(diào)查表,匯報詢價情況,經(jīng)審核后確定最佳采購方案;
3、在主管的鋪排下,按采購部主任確定的采購方案著手采購;
4、按酒店及本部分制定的工作程序,完成現(xiàn)貨采購和期貨采購;
5、貨物驗收時泛起的各種題目,應(yīng)即時查清原因,并向主管匯報;
6、貨物驗收后,將貨物送倉庫驗收、入庫,辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分,同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同;
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財務(wù)部校對審核,并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類:
酒店的倉庫總的來說有:餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉,商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉,動力部的油庫、石油氣庫,建筑,裝修材料倉,管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉,綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉,機械、汽車零配倉,陶瓷小貨倉,家具設(shè)備倉等等。
2、物品驗收:
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進(jìn)行驗收,并做到:
①發(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時不驗收;
②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符,但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收;
③對購進(jìn)的食物原材料、油味料不鮮不收,味道不正不收。
④對購進(jìn)品已損壞的不驗收。
(2)驗收后,要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)目和金額填寫驗收單,一式四份,其中一份自存,一份留倉庫記賬,一份交采購員報銷,一份交材料會計。
3、入庫存放:
(1)驗收后的物資,除直撥的外,一律要進(jìn)倉保管;
(2)進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放;
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀,不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品,要逐項建立登記卡片,物品進(jìn)倉時在卡片上按數(shù)加上,發(fā)出時按數(shù)減出,結(jié)出余數(shù);卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查:
(1)對庫存物品要勤于檢查,防蟲蛀、鼠咬,防霉?fàn)€變質(zhì),將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查:
①倉管員要常常對所管物資進(jìn)行抽查,檢查什物與卡片或記賬是否相符,若不相符要及時查對;
②材料會計或有關(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進(jìn)行抽查,檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計劃或講演:
①凡領(lǐng)用物品,根據(jù)劃定須提前做計劃,報庫存部分預(yù)備;
②倉管員將報來的計劃按天天發(fā)貨的順序編排好,做好目錄,預(yù)備好物品,以便取貨人領(lǐng)取;
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
①各部分各單位的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé);
②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價、用途等)并簽名,倉管員憑單發(fā)貨;
③領(lǐng)料單一式三份,領(lǐng)料單位自留一份,單位負(fù)責(zé)人憑單驗收;倉管員一份,憑單入賬;材料會計一份,憑單記明細(xì)賬;
④發(fā)貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。
(3)貨物計價:
①貨物一般按進(jìn)價發(fā)出,若統(tǒng)一種商品有不同的進(jìn)價,一般按均勻價發(fā)出。
②需調(diào)出酒店以外的單位的物資,一般按原進(jìn)價或均勻價加手續(xù)費和治理費調(diào)出。
6、清點:
(1)倉庫物資要求每月月中小清點,月底大清點,半年和年終徹底清點;
(2)將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核;
(3)清點期間休止發(fā)貨。
7、記賬:
(1)設(shè)立賬簿和登記賬,賬簿要整潔、全面、一目了然;
(2)賬簿要分類設(shè)置,物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶;
(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單,無誤后再入賬,發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決,在未弄清和更正前不得入賬;
(4)審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬,否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬;
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計價,月終泛起的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份,記賬員、部分、財務(wù)部各一份;
(6)直撥物資的收發(fā),同其他入庫物資一樣入賬;
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費、手續(xù)費,不得用來沖減材料本錢,應(yīng)由財務(wù)部沖減用度;
(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬,發(fā)出時按加權(quán)均勻法計價;
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資,于月底估價發(fā)放,待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后,再按實入賬,并調(diào)整暫估價,報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬;
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計;
(11)與倉管員校對什物賬,每月與財務(wù)部材料會計對賬,保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制:
(1)倉庫檔案應(yīng)有驗收單、領(lǐng)料單和什物賬簿;
(2)材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點,以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限,物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口,凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購,必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購,各部分知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后,方可采購。
5、凡購進(jìn)物料,尤其是定制品,采購部分應(yīng)堅持先取樣品,征得使用部分同意后,方進(jìn)行定制或采購。
6、高額進(jìn)貨和長期定貨,均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進(jìn)行。
7、從國外購進(jìn)原材料、物品、商品等,凡動用外匯的,不論金額大小一律必需取得總經(jīng)理的批準(zhǔn),方予采購,否則財務(wù)部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者,財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部分的財會職員,應(yīng)一律拒絕支付,并上報給總經(jīng)理處理。
【第2篇】酒店采購部管理制度四
酒店采購部管理制度(三)
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測,在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核;
(2)計劃外采購或臨時增加的項目,并制定計劃或講演財務(wù)部審核;
(3)采購計劃一式四份,自存一份,其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃:
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總,并進(jìn)行審核;
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算;
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批;
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施,對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求,財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購:
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃,按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進(jìn)行采購,以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資,根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議,以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等,由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部,采購職員要按計劃或下單進(jìn)行采購,以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品,經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購,以保證需用。
4、物資驗收入庫:
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收;
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板,按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單,然后需直撥的按手續(xù)直撥,需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款:
①采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核,經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款;
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票,若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳,金額必需限制在一定的范圍內(nèi);
③按酒店財務(wù)制度,付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款,30元以下者可支付現(xiàn)款。
④超過30元要求付現(xiàn)金者,必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款,但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷:
①采購員報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單,經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi),核準(zhǔn)后方可給予報銷。
②采購員若向個體戶購買商品,可通過稅務(wù)部分開票,因急需而賣方又無發(fā)票者,應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章,有采購員兩人以上的證實,及驗收員的驗收證實,經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。
【第3篇】e酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
1.申請
①用車部門逐項填寫內(nèi)部用車申請單,經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字。
②將用車申請單轉(zhuǎn)到總辦,根據(jù)需要和車輛調(diào)度情況派車。
2.審批權(quán)限
①使用小車由總經(jīng)理審批.
②使用其它車輛由行政辦主任簽批.
③值班、節(jié)假日用車持部門經(jīng)理簽字的申請單出車,并報行政辦備案。
3.車輛使用原則
凡出塘廈區(qū)域車輛,提前一天申報,以便總辦統(tǒng)一編制長途用車計劃,提高車輛使用率.
4.市內(nèi)用車原則
①凡屬部門正常用車(如每周、每月例行用車),應(yīng)提前半天將用車申請單報總辦。
②本著節(jié)約的原則,凡路途較近,時間允許又不需載貨的,一般不派車。
5.憑用車申請單派車
①一般情況下,必須憑內(nèi)部用車申請單向行政辦申請派車。
②遇特殊情況,由行政辦公室主任電話通知,可先出車,但事后須及時補單。
③未經(jīng)批準(zhǔn),禁止無調(diào)度單(特殊情況為申請單)找司機出車。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)私自出車現(xiàn)象,用車人必須按酒店出租車費標(biāo)準(zhǔn)付費,同時扣發(fā)司機部分效益工資。
【第4篇】酒店采購部用車管理制度
酒店采購部用車管理制度
(三)
三、車輛維修保養(yǎng)檢查制度1.司機在完成日常出車任務(wù)回隊后,需對所管的車輛做到勤檢查、勤擦洗、勤保養(yǎng)外,在車輛月檢前,需進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的檢查保養(yǎng)。
2. 檢查的項目有月行駛里程、全車衛(wèi)生、機油、水、剎車油、變速油及輪胎氣壓等,如果不合格則予限期完成并停駛,在停駛期限內(nèi)將對司機的福利待遇做相對扣發(fā)。
3. 對于汽車正常的維修或保養(yǎng)如換機油等需由司機本人完成。
4. 對于確需送修理廠進(jìn)行修理的汽車需同主管提出申請,經(jīng)總辦同意、總經(jīng)理審批方可修理。
5.對于修理回來的車輛,本車司機需對車輛認(rèn)真檢查,是否合乎標(biāo)準(zhǔn),修理廠所收費用是否合理,主管部門領(lǐng)導(dǎo)具有審查的權(quán)力。
6. 對車輛的月檢更換某種部件、年檢進(jìn)廠修理車需詳細(xì)的記入本車技術(shù)檔案。
7. 對于按汽車尾號要進(jìn)行年檢的車輛,需領(lǐng)取車輛年檢表。
對車輛進(jìn)行年檢合格后,要迅速去交管部門領(lǐng)取年檢合格證貼于汽車前風(fēng)檔的右前方。
四、高速公路、機場通行費和審核車輛暫存費的報銷制度司機出車需經(jīng)過上述路段或暫存時,所必須交納的費用回隊后需將票據(jù)如數(shù)交給主管審核并說明緣由,對于駕駛路線與票據(jù)不相符的,由總辦進(jìn)行審核,不合理的費用將不予報銷并追究當(dāng)事人責(zé)任(每月報銷一次)。
五、安全行車獎勵制度對司機當(dāng)月做到安全行車的,給予適當(dāng)安全獎,如出事故則扣發(fā)或不發(fā)。
年終被酒店評為先進(jìn)駕駛員的,將按有關(guān)規(guī)定給予獎勵。
六、車輛隨車工具管理規(guī)定及用車管理制度1.所配發(fā)的隨車物品均由司機本人保管,如丟失,照價賠償,需要更換的以舊換新。
2. 不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),司機出車無論多晚一律將車開回酒店。
3. 任何人將車開出酒店,都要向主管打招呼并領(lǐng)取調(diào)度單。
4. 車輛如有碰壞需立即報告領(lǐng)導(dǎo),如隱瞞不報加重處罰。
七、司機著裝司機的著裝好壞一定程度上影響酒店形象,因此必須做到:1.上崗前按酒店規(guī)定穿工服、穿皮鞋、著深色襪子。
2. 上崗發(fā)型必須符合酒店儀表儀容要求。
3. 個人衛(wèi)生符合酒店要求。
八、司機管理處罰規(guī)定1.服務(wù)質(zhì)量違紀(jì)處罰:
①不按規(guī)定著裝經(jīng)提醒不改正者處以罰款。
②未提前5分鐘到達(dá)出車地點或因需加油等情況而延誤出車者處以罰款。
③凡因服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量不好,受到賓客或用車人投訴者處以罰款。
2. 安全行車違紀(jì)處罰:
①凡發(fā)生交通違章行為(以交通管理部門違章通知為準(zhǔn)),扣除當(dāng)月安全獎。
②如發(fā)生酒店開車或?qū)④嚱环撬緳C駕駛,將給以罰款。
因酒后開車,非司機開車、開車辦私事而發(fā)生的交通違章和事故,一切責(zé)任和經(jīng)濟(jì)損失完全自負(fù)。
