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第1篇 物業(yè)文件報批信息傳遞程序管理規(guī)定
物業(yè)文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定
1、目的:
為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程,減少管理失誤,提高效率。
2、適用范圍:
____(顧問項目)管理處
3、職責:
信息資料員負責管理處的信息收集、匯總工作。
4、方法和過程控制:
4.1文件報批流程
4.1.1關于報批部門
4.1.1.1各種重要信息的報送部門、電腦采購的審批部門為上級領導審批。
4.1.1.2人事、行政類文件、員工活動的報批部門為綜合管理部;
4.1.1.3經(jīng)營管理類文件的報批部門為管理處經(jīng)理;
4.1.1.4財務管理類文件及各種收費標準的報批部門為財務部。
4.1.2報批程序
4.1.2.1由單一部門審批的文件,由報批部門直接報相應審批部門審批;
4.1.2.2需由多個部門審批或業(yè)務部門不能確定由哪一部門審批的文件報經(jīng)理審批,由經(jīng)理綜合協(xié)調(diào)負責轉(zhuǎn)發(fā)相關部門(人員)和跟蹤。
4.1.2.3報批文件只能使用單一收件人(可抄送相關人員)。
4.1.2.4發(fā)件人以收件人為跟蹤對象,收件人負責文件的審批跟蹤。
4.1.2.5文件須有簽署人。
4.1.3各部門在執(zhí)行過程中可將意見及時反饋給經(jīng)理。
4.2信息傳遞管理制度
4.2.1各部門人員應保持開放心態(tài),及時、準確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應部門。
4.2.2各部門主管是本部門信息工作的第一責任人,全權(quán)負責本部門的信息管理工作。
4.2.3各部門之間及部門內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。
4.2.4員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。
4.2.5各部門須在每月月末最后一天下班前(遇節(jié)假日向前順延)將本部門《月度工作計劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;各部門須在每周五前將本部門的《周信息報》上交經(jīng)理審核、顧問審批及打印張貼;如入伙、裝修、各類公司定義的專項工作負責人需每天填報《專項工作日報》,并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問審批后交信息管理員收檔;各部門應及時將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會議或活動信息,按規(guī)定要求發(fā)送給相關領導或總公司相關部門,其中重大、突發(fā)事件,在事發(fā)生后1小時內(nèi)上報經(jīng)理或有關領導,所采取措施應在三天之內(nèi)上報。
4.2.6各部門人員向其他部門發(fā)送郵件或文件必需抄送本部門主管,否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。
4.2.7各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應每月更換一次,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
4.2.8不得利用internet及e-m計算機技術l信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。
4.2.9不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴肅處理。
4.2.10操作時,應遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件,不得隨意向不認識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
4.2.11不得利用internet從事私人工作,綜合管理部將定期對各帳號使用情況進行監(jiān)控、檢查。
第2篇 電腦u盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、各部門電腦有專人專用責任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。
6、各部因業(yè)務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復制于新盤,原盤編號不變。
13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、電腦程序員有責任對公司電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運作負責,如遇電腦發(fā)生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經(jīng)理,并及時與供應商取得聯(lián)絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、設備使用范圍
(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
(3) 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規(guī)定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務用途不得私自上網(wǎng)。
17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。
第3篇 倉庫管理規(guī)定三級文件
倉庫管理規(guī)定三級文件倉庫管理規(guī)定倉庫管理制度是指對倉庫各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細節(jié)、7s管理、獎懲規(guī)定、其他管理要求等進行明確的規(guī)定,給出工作的方向和目標,工作的方法和措施;且在廣的范疇內(nèi)是由一系列其他流程文件和管理規(guī)定形成的,例如“倉庫安全作業(yè)指導書”“倉庫日常作業(yè)管理流程”“倉庫單據(jù)及帳務處理流程”“倉庫盤點管理流程”等等。
一、物資的驗收入庫倉庫管理制度
1、 物資到公司后庫管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進行核對、清點,經(jīng)使用部門或請購人員及檢驗人員對質(zhì)量檢驗合格后,方可入庫。
2、 對入庫物資核對、清點后,庫管員及時填寫入庫單,經(jīng)使用人、貨管科主管簽字后,庫管員、財務科各持一聯(lián)做帳,采購人員持一聯(lián)做請款報銷憑證。
3、 庫管要嚴格把關,有以下情況時可拒絕驗收或入庫。a)未經(jīng)總經(jīng)理或部門主管批準的采購。b)與合同計劃或請購單不相符的采購物資。c)與要求不符合的采購物資。
4、 因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資,庫管員要到現(xiàn)場核對驗收,并及時補填'入庫單'。
二、 物資保管倉庫管理制度
1、 物資入庫后,需按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)碼放,做到'二齊、三清、四號定位'。a)二齊:物資擺放整齊、庫容干凈整齊。b)三清:材料清、數(shù)量清、規(guī)格標識清。c)四號定位:按區(qū)、按排、按架、按位定位。
2、 庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點,若發(fā)現(xiàn)誤差須及時找出原因并更正
3、 庫存信息及時呈報。須對數(shù)量、文字、表格仔細核對,確保報表數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
三、 物資的領發(fā)倉庫管理制度
1、 庫管員憑領料人的領料單如實領發(fā),若領料單上主管或總經(jīng)理未簽字、字據(jù)不清或被涂改的,庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。
2、 庫管員根據(jù)進貨時間必須遵守'先進先出'的倉庫管理制度原則。
3、 領料人員所需物資無庫存,庫管員應及時通知使用者,使用者按要求填寫請購單,經(jīng)總經(jīng)理批準后交采購人員及時采購。
4、 任何人不辦理領料手續(xù)不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物資,不得在貨架或貨位中亂翻亂動,庫管員有權(quán)制止和糾正其行為。
5、 以舊換新的物資一律交舊領新;領用的各種工具均要上工具卡,并由領用人和總經(jīng)理簽字。
四、 物資退庫倉庫管理制度
1、 由于生產(chǎn)計劃更改引起領用的物資剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續(xù)。
2、 廢品物資退庫,庫管員根據(jù)'廢品損失報告單'進行查驗后,入庫并做好記錄和標識。倉庫管理制度小結(jié):
1、 倉庫是企業(yè)物資供應體系的一個重要組成部分,是企業(yè)各種物資周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié),同時擔負著物資管理的多項業(yè)務職能。它的主要任務是:保管好庫存物資,做到準確,質(zhì)量完好,確保安全,收民迅速,面向生產(chǎn),服務周到,降低費用,加速資金周轉(zhuǎn)。
2、 倉庫設置要根據(jù)工廠生產(chǎn)需要和廠房設備統(tǒng)籌規(guī)劃,合理布局;內(nèi)部要加強經(jīng)濟責任制,進行科學分工,形成物資分口管理的保證體系;業(yè)務上要實行工作質(zhì)量標準化,應用現(xiàn)代管理技術和abc分類法,不斷提高倉庫管理水平。
一、庫房管理目的:
(一) 倉庫標準化管理,保證材料及產(chǎn)品在存儲期間的質(zhì)量。
(二) 及時為生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)的材料、零配件以及半成品。
(三) 及時為銷售部門提供合格優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)成品。
(四) 明晰、完整、及時記錄出入庫情況,定期與財務部匯報數(shù)據(jù)。
(五) 出入庫管理辦法:原材料和成品按以下九個大項分類管理。
1、 塑料件;
2、 橡膠件;
3、 標準件;
4、 電子件;
5、 電機;
6、 軟化劑;
7、 外加工;
8、 包裝物;
9、 產(chǎn)成品;
二、 原材料入庫。外購原材料到貨后,庫房管理員應按實際情況填寫《入庫單》,并仔細核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號,核對無誤后入庫。
三、 產(chǎn)成品入庫。
(一) 經(jīng)品質(zhì)部驗收合格并填寫《檢驗移交單》后入庫。
(二) 對需要質(zhì)量驗收的原材料。
四、 入庫時先標識。
(一) 待驗品,按規(guī)定及時通知質(zhì)檢部門進行驗收,經(jīng)認定合格的原材料放入指定合格品區(qū)域。判定不合格則標識“不合格品”標識,隔離堆放。
(二) 在驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、規(guī)格型號、顏色、質(zhì)量及單據(jù)等不符合時,應立即向有關部門反映,以便及時查清、解決問題,必要時通告對方。
五、 對臨時寄存在庫房的貨品,必要時劃出區(qū)域,隔離存放,做好“待處理品”標識。
六、 對退貨產(chǎn)品的處理應按《退貨單》進行清點和出入帳,并查明退貨原因。對退貨屬返修產(chǎn)品,需報生產(chǎn)部與供應部,由生產(chǎn)開具《返修產(chǎn)品領料單》進行返修;對退貨屬報廢產(chǎn)品由品質(zhì)部驗收簽字后入廢品庫,并報總經(jīng)理批準后進行報耗。
七、 對于不合格品、生產(chǎn)過程中合理消耗產(chǎn)生的廢品需入廢品庫,經(jīng)品質(zhì)部和生產(chǎn)相關責任人簽字后方可入庫。廢品庫需明確劃分。
八、 入庫物資的堆放必須符合先進先出的原則。
九、 入庫物資應及時入庫。
十、 原材料的出庫與發(fā)放:
(一) 凡屬產(chǎn)品配套原料,由生產(chǎn)部出具生產(chǎn)通知單和生產(chǎn)領料清單。由倉庫保管員進行分解消化,車間專人來領取原材料,嚴格按《生產(chǎn)領料清單》的規(guī)格、型號、數(shù)量等發(fā)放。
(二) 用于生產(chǎn)過程中造成報廢或損失而需進行補料,則需由生產(chǎn)部開出《補料單》后方可發(fā)放。
(三) 非生產(chǎn)所用的物資發(fā)放,需嚴格審批手續(xù)、必要時需務副總經(jīng)理批準,憑《領料單》發(fā)放。
(四) 物資(包括成品)的發(fā)放力求先進先出,具體按倉庫物資先進先出執(zhí)行規(guī)范進行操作。當面點清數(shù)量,核對規(guī)格名稱,并及時登記處入帳(手工及電腦帳),做到帳、物相一致,帳、帳相符。
(五) 廢品庫內(nèi)物資由生產(chǎn)部負責處理,并保留處理清單。并負責組織出庫,倉庫人員嚴格清點數(shù)量,出庫時開具產(chǎn)品出庫單,并及時登記入帳。
十一、物資貯存與防護
(一) 物資定期盤點數(shù)量,確認庫存的余缺情況,上報相關部門,并有財務部進行抽查。
(二) 倉庫應編制平面定置圖,將物資合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包裝破損,妥善保管,杜絕積壓,反對浪費,及時提供相關信息。
(三) 倉庫做到通風、干燥、清潔、安全,防塵和避光防止產(chǎn)品損壞變質(zhì)。儲存易燃物品的庫房還應做到密封、并遠離火源、熱源。
(四) 有色金屬上貨架,保持通風,非金屬及電器材料,應分品種、規(guī)格、型號存放,擺設合理。
(五) 做好物資的標識管理,包括產(chǎn)品標識及監(jiān)視和測量狀態(tài)標識,嚴防誤用。
(六) 對有貯存期限要求的物資,按時檢查庫存情況,以便及時發(fā)現(xiàn)變質(zhì)苗頭。對超期物資標志待處理標識及時開具送驗單交品質(zhì)部重新驗證,驗證符合要求的標志合格品可繼續(xù)使用,不符合要求的標志“不合格品”識移交廢品庫。并作好記錄。
(七) 對于長期庫存(既超過質(zhì)保期限經(jīng)質(zhì)檢部合格的庫存物資)在電腦帳及手工帳中做好標并及時及通知財務部。
(八) 非工藝損耗或其他原因而產(chǎn)生的材料多余,倉庫必須及時配合車間做好退料工作,退料需查清余料原因,核對材料的應余數(shù),及時辦理退料手續(xù)及入帳。
(九) 對于殘余的原材料或不滿包裝的材料根據(jù)實際包裝情況,進行封口或封箱處理。
十二、 應急情況處理
(一) 遇到緊急情況如失火及突發(fā)性天災時應及時聯(lián)絡值班領導,及時采取相應的措施。
(二) 滅火使用泡沫及干粉滅火器(易燃物品需使用泡沫滅火器)。
十三、 庫房管理規(guī)定
(一) 公司各類庫房由指定專人負責。
(二) 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包核查,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量不符合,庫房管理人員應向交貨人提出并通知有關負責人。
(三) 庫房物品存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
(四) 嚴格管理賬單資料,所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改。
(四) 嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單。
(五) 庫房物資未經(jīng)允許不得外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準,并辦理外借手續(xù)。
(六) 每月需對庫房進行盤點、整理,對帳實不符及時上報,不得隱瞞。
(七) 嚴格按照公司管理規(guī)定辦事,不允許非工作人員進入庫房。
(八) 庫房管理要做到清潔整齊、碼放安全、防火防盜。
(九) 庫房內(nèi)嚴禁吸煙,禁上明火,禁止無關工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設施,做到防火、防盜、防潮、防鼠,相關管理制度張貼于明顯位置,禁煙、禁火標識應設置于庫房大門外。
(十) 因管理不善造成物品丟失、損壞,物品管理人員應承擔不低于物品價值20%的經(jīng)濟損失。
十四、 本制度自頒布之日起實施。
第4篇 公司ems程序文件：消防設備管理規(guī)定
公司ems程序文件范本:消防設備管理規(guī)定
十九.消防設備管理規(guī)定
1.目的
用來規(guī)范和指導公司所有消防設備、消防器材的配置、使用、更新等行為:確保公司的消防設備器材始終處在最佳備用狀態(tài)。
2.范圍
適用于公司所有消防設備、消防器材的管理。
3.定義
3.1消防栓:與城市自來水道相通的自來水高壓閥門,當需要撲滅較大面積火災時,可打開閥門,即有高壓水龍噴出。
3.2消防帶:與消防栓相連的水帶,在備用狀態(tài)時,以纏卷狀置于消防栓箱內(nèi)。
3.3消防報警器:安置在消防栓箱內(nèi)的一種報警裝置,當火警發(fā)生時,按指示將該裝置表面玻璃擊碎報警,該裝置會自動增加水壓,并發(fā)生報警聲。
4.職責
a)各車間、辦公室負責各自區(qū)域消防設備的日常點檢及維護工作;
b)行政部負責公司所有消防設備的維修和更換工作;
c)公司安全委員會負責每月對公司所有消防設備進行監(jiān)督檢查。
5.程序
5.1各車間、辦公室每兩月對所屬區(qū)域的消防設備進行一次點檢,將檢查結(jié)果填入《消防設備點檢單》,并在25日之前交行政部存檔。
5.2行政部應及時審核點檢表,對異常情況應及時采取糾正和預防措施,并記錄在《消防設備維修單》中。
5.3消防設備應由受過培訓專人管理,如發(fā)現(xiàn)異常情況,及時向行政部或公司安委會反饋。由行政部負責維修或更換。
5.4公司安委會通過每月一次的安全檢查,監(jiān)督消防設備的管理情況,如發(fā)現(xiàn)異常問題,及時反饋行政部。
5.5消防設備應放置在指定位置,便于取得,并保持設備整潔,始終處于可立刻使用狀態(tài)。
5.6應根據(jù)周圍環(huán)境配置不同的消防器材。
5.6.1不同類型滅火器適用環(huán)境:
a)干粉滅火器:利用co2或氮氣干粉搶救石油產(chǎn)品、有機溶劑等易燃液體、可燃氣體和電氣設備的初起火災。
b)二氧化碳滅火器:適用于撲救電氣設備、精密儀器、圖書檔案及范圍不大的油類、氣體和一些不能用水撲救的物質(zhì)所引起的火災。
5.6.2公司消防設備器材配置情況見公司消防平面圖。
5.7已不能使用的消防器材應及時撤換,并做報廢處理。
5.8每次使用完的滅火器,應及時到指定地點補充滅火劑。
5.9消防器材附近嚴禁堆放其他物品,以保證消防通道的暢通。
5.10緊急出口處嚴禁堆放任何物品,并保證至少有1.2米寬的緊急通道。
5.11消防帶不可有打結(jié),消防報警器應保持高度靈敏。
第5篇 監(jiān)理項目部策劃文件編制審批管理規(guī)定
為了確保監(jiān)理項目部監(jiān)理技術資料的及時性、符合性和完整性，加強工程技術資料的儲備管理，努力提高監(jiān)理服務水平，根據(jù)監(jiān)理項目部的實際情況并依據(jù)《國家電網(wǎng)項目部監(jiān)理項目部標準化工作手冊》、《吉林省電力建設監(jiān)理有限責任公司管理規(guī)定》等有關規(guī)定，制定本規(guī)定：
1．《建設監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實施細則》由總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫。編寫的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點和難點進行編寫，不能簡單復制和抄寫。編寫完成后報公司審查，并根據(jù)公司審查意見修改、完善后最終報公司領導審核批準。
2．《建設標準強制性條文執(zhí)行計劃》由監(jiān)理項目部總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫。編寫完成后報監(jiān)理項目部總監(jiān)審批。
3．《專業(yè)監(jiān)理實施細則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項目部專項現(xiàn)場應急處理預案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫，并由總監(jiān)理工程師審核批準。
第6篇 電腦盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、 各部門電腦有專人專用責任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、 公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、 公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、 電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、 公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。
6、 各部因業(yè)務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、 公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、 各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、 未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、 各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、 對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、 因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復制于新盤,原盤編號不變。
13、 電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、 電腦程序員有責任對公司電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運作負責,如遇電腦發(fā)生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經(jīng)理,并及時與供應商取得聯(lián)絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、 與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、 設備使用范圍
(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
⑶ 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規(guī)定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務用途不得私自上網(wǎng)。
17、 個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、 下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第
1、
16、 17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。
第7篇 監(jiān)理部策劃文件編制審批管理規(guī)定
為了確保監(jiān)理項目部監(jiān)理技術資料的及時性、符合性和完整性,加強工程技術資料的儲備管理,努力提高監(jiān)理服務水平,根據(jù)監(jiān)理項目部的實際情況并依據(jù)《國家電網(wǎng)項目部監(jiān)理項目部標準化工作手冊》、《吉林省電力建設監(jiān)理有限責任公司管理規(guī)定》等有關規(guī)定,制定本規(guī)定:
1.《建設監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實施細則》由總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫。編寫的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點和難點進行編寫,不能簡單復制和抄寫。編寫完成后報公司審查,并根據(jù)公司審查意見修改、完善后最終報公司領導審核批準。
2.《建設標準強制性條文執(zhí)行計劃》由監(jiān)理項目部總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫。編寫完成后報監(jiān)理項目部總監(jiān)審批。
3.《專業(yè)監(jiān)理實施細則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項目部專項現(xiàn)場應急處理預案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫,并由總監(jiān)理工程師審核批準。
第8篇 文件管理規(guī)定范本
1. 范圍
1.1本規(guī)定規(guī)定了本工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
1.2本規(guī)定適用于本工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2. 引用文件和術語
山東誠信工程建設監(jiān)理有限項目部《工程檔案管理規(guī)定》及《文件控制程序》。
3. 職責
3.1總監(jiān)理工程師
3.1.1組織編寫項目監(jiān)理部文件管理規(guī)定,指定信息管理員專職負責監(jiān)理文件資料管理工作。
3.1.2明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3主持整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2專業(yè)監(jiān)理工程師
負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3、信息管理員
3.3.1根據(jù)項目監(jiān)理部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
3.3.2各類文件應編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設期間上級下發(fā)的文件、隨工程進展形成的監(jiān)理部文件及相關資料的收、發(fā)、標識及歸檔、保存工作進行管理。
3.3.3各類文件應分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。
4. 文件控制
4.1項目監(jiān)理部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.2在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進行集中收、發(fā)和存放管理。
4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。項目監(jiān)理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內(nèi)容。
4.4安全監(jiān)理文件的內(nèi)容:
4.4.1國家有關法律法規(guī)。
4.4.2工程建設期間上級下發(fā)的有關安全監(jiān)理工作文件、通知等。
4.4.3項目監(jiān)理部制訂的安全監(jiān)理實施細則,安全監(jiān)理工作總體計劃,安全監(jiān)理規(guī)定,監(jiān)理部環(huán)保策劃,監(jiān)理部安全教育培訓、安全技術交底計劃,監(jiān)理部應急預案,危險點分析及預控措施等。
4.4.4安全監(jiān)理工作方案、措施。
4.4.5 安全監(jiān)理月份工作計劃。
4.4.6電力建設工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。
4.4.7整改通知單、工作聯(lián)系單及施工項目部的回復單。
4.4.8各施工階段監(jiān)理部的安全教育培訓、安全技術交底及考試。
4.4.9監(jiān)理部安全監(jiān)理工作便函通知。
4.4.10監(jiān)理部安全工作例會紀要、監(jiān)理部安全活動記錄。。
4.4.11監(jiān)理部對施工單位安全檢查、評價,監(jiān)理部安全檢查通報。
4.4.12安全監(jiān)理工作總結(jié)、匯報等文件。
4.5項目監(jiān)理部信息員應建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.6項目監(jiān)理部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于項目監(jiān)理部負責組織的安全工作等會議,由項目監(jiān)理部組織整理會議紀要,紀要內(nèi)容要做到真實,規(guī)范,參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。
4.7對上級下發(fā)的安全監(jiān)理文件經(jīng)總監(jiān)簽閱,安全監(jiān)理工程師根據(jù)文件精神及總監(jiān)的意見提出落實要求,對上級來文一日內(nèi)送達或以傳真方式發(fā)(傳)至施工單位項目部、監(jiān)理組。
4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監(jiān)理工作文件進行整理、核查,確保文件的完整、有序。
第9篇 機要文件管理規(guī)定范文
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經(jīng)分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫_中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規(guī)章制度及學校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
第10篇 倉庫管理規(guī)定c三級文件
倉庫管理規(guī)定三級文件
倉庫管理規(guī)定
倉庫管理制度是指對倉庫各方面的流程操作、作業(yè)要求、注意細節(jié)、7s管理、獎懲規(guī)定、其他管理要求等進行明確的規(guī)定,給出工作的方向和目標,工作的方法和措施;且在廣的范疇內(nèi)是由一系列其他流程文件和管理規(guī)定形成的,例如“倉庫安全作業(yè)指導書”“倉庫日常作業(yè)管理流程”“倉庫單據(jù)及帳務處理流程”“倉庫盤點管理流程”等等。
一、物資的驗收入庫倉庫管理制度
1、物資到公司后庫管員依據(jù)清單上所列的名稱、數(shù)量進行核對、清點,經(jīng)使用部門或請購人員及檢驗人員對質(zhì)量檢驗合格后,方可入庫。
2、對入庫物資核對、清點后,庫管員及時填寫入庫單,經(jīng)使用人、貨管科主管簽字后,庫管員、財務科各持一聯(lián)做帳,采購人員持一聯(lián)做請款報銷憑證。
3、庫管要嚴格把關,有以下情況時可拒絕驗收或入庫。
a)未經(jīng)總經(jīng)理或部門主管批準的采購。
b)與合同計劃或請購單不相符的采購物資。
c)與要求不符合的采購物資。
4、因生產(chǎn)急需或其他原因不能形成入庫的物資,庫管員要到現(xiàn)場核對驗收,并及時補填'入庫單'。
二、物資保管倉庫管理制度
1、物資入庫后,需按不同類別、性能、特點和用途分類分區(qū)碼放,做到'二齊、三清、四號定位'。
a)二齊:物資擺放整齊、庫容干凈整齊。
b)三清:材料清、數(shù)量清、規(guī)格標識清。
c)四號定位:按區(qū)、按排、按架、按位定位。
2、庫管員對常用或每日有變動的物資要隨時盤點,若發(fā)現(xiàn)誤差須及時找出原因并更正
3、庫存信息及時呈報。須對數(shù)量、文字、表格仔細核對,確保報表數(shù)據(jù)的準確性和可靠性。
三、物資的領發(fā)倉庫管理制度
1、庫管員憑領料人的領料單如實領發(fā),若領料單上主管或總經(jīng)理未簽字、字據(jù)不清或被涂改的,庫管員有權(quán)拒絕發(fā)放物資。
2、庫管員根據(jù)進貨時間必須遵守'先進先出'的倉庫管理制度原則。
3、領料人員所需物資無庫存,庫管員應及時通知使用者,使用者按要求填寫請購單,經(jīng)總經(jīng)理批準后交采購人員及時采購。
4、任何人不辦理領料手續(xù)不得以任何名義從庫內(nèi)拿走物資,不得在貨架或貨位中亂翻亂動,庫管員有權(quán)制止和糾正其行為。
5、以舊換新的物資一律交舊領新;領用的各種工具均要上工具卡,并由領用人和總經(jīng)理簽字。
四、物資退庫倉庫管理制度
1、由于生產(chǎn)計劃更改引起領用的物資剩余時,應及時退庫并辦理退庫手續(xù)。
2、廢品物資退庫,庫管員根據(jù)'廢品損失報告單'進行查驗后,入庫并做好記錄和標識。
倉庫管理制度小結(jié):
1、倉庫是企業(yè)物資供應體系的一個重要組成部分,是企業(yè)各種物資周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié),同時擔負著物資管理的多項業(yè)務職能。它的主要任務是:保管好庫存物資,做到準確,質(zhì)量完好,確保安全,收民迅速,面向生產(chǎn),服務周到,降低費用,加速資金周轉(zhuǎn)。
2、倉庫設置要根據(jù)工廠生產(chǎn)需要和廠房設備統(tǒng)籌規(guī)劃,合理布局;內(nèi)部要加強經(jīng)濟責任制,進行科學分工,形成物資分口管理的保證體系;業(yè)務上要實行工作質(zhì)量標準化,應用現(xiàn)代管理技術和abc分類法,不斷提高倉庫管理水平。
一、庫房管理目的:
(一)倉庫標準化管理,保證材料及產(chǎn)品在存儲期間的質(zhì)量。
(二)及時為生產(chǎn)提供優(yōu)質(zhì)的材料、零配件以及半成品。
(三)及時為銷售部門提供合格優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)成品。
(四)明晰、完整、及時記錄出入庫情況,定期與財務部匯報數(shù)據(jù)。
(五)出入庫管理辦法:原材料和成品按以下九個大項分類管理。
1、塑料件;
2、橡膠件;
3、標準件;
4、電子件;
5、電機;
6、軟化劑;
7、外加工;
8、包裝物;
9、產(chǎn)成品;
二、原材料入庫。
外購原材料到貨后,庫房管理員應按實際情況填寫《入庫單》,并仔細核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號,核對無誤后入庫。
三、產(chǎn)成品入庫。
(一)經(jīng)品質(zhì)部驗收合格并填寫《檢驗移交單》后入庫。
(二)對需要質(zhì)量驗收的原材料。
四、入庫時先標識。
(一)待驗品,按規(guī)定及時通知質(zhì)檢部門進行驗收,經(jīng)認定合格的原材料放入指定合格品區(qū)域。判定不合格則標識“不合格品”標識,隔離堆放。
(二)在驗收過程中發(fā)現(xiàn)數(shù)量、規(guī)格型號、顏色、質(zhì)量及單據(jù)等不符合時,應立即向有關部門反映,以便及時查清、解決問題,必要時通告對方。
五、對臨時寄存在庫房的貨品,必要時劃出區(qū)域,隔離存放,做好“待處理品”標識。
六、對退貨產(chǎn)品的處理應按《退貨單》進行清點和出入帳,并查明退貨原因。對退貨屬返修產(chǎn)品,需報生產(chǎn)部與供應部,由生產(chǎn)開具《返修產(chǎn)品領料單》進行返修;對退貨屬報廢產(chǎn)品由品質(zhì)部驗收簽字后入廢品庫,并報總經(jīng)理批準后進行報耗。
七、對于不合格品、生產(chǎn)過程中合理消耗產(chǎn)生的廢品需入廢品庫,經(jīng)品質(zhì)部和生產(chǎn)相關責任人簽字后方可入庫。廢品庫需明確劃分。
八、入庫物資的堆放必須符合先進先出的原則。
九、入庫物資應及時入庫。
十、原材料的出庫與發(fā)放:
(一)凡屬產(chǎn)品配套原料,由生產(chǎn)部出具生產(chǎn)通知單和生產(chǎn)領料清單。由倉庫保管員進行分解消化,車間專人來領取原材料,嚴格按《生產(chǎn)領料清單》的規(guī)格、型號、數(shù)量等發(fā)放。
(二)用于生產(chǎn)過程中造成報廢或損失而需進行補料,則需由生產(chǎn)部開出《補料單》后方可發(fā)放。
(三)非生產(chǎn)所用的物資發(fā)放,需嚴格審批手續(xù)、必要時需務副總經(jīng)理批準,憑《領料單》發(fā)放。
(四)物資(包括成品)的發(fā)放力求先進先出,具體按倉庫物資先進先出執(zhí)行規(guī)范進行操作。當面點清數(shù)量,核對規(guī)格名稱,并及時登記處入帳(手工及電腦帳),做到帳、物相一致,帳、帳相符。
(五)廢品庫內(nèi)物資由生產(chǎn)部負責處理,并保留處理清單。并負責組織出庫,倉庫人員嚴格清點數(shù)量,出庫時開具產(chǎn)品出庫單,并及時登記入帳。
十一、物資貯存與防護
(一)物資定期盤點數(shù)量,確認庫存的余缺情況,上報相關部門,并有財務部進行抽查。
(二)倉庫應編制平面定置圖,將物資合理布局,合理存放,禁止混放、倒塌和包裝破損,妥善保管,杜絕積壓,反對浪費,及時提供相關信息。
(三)倉庫做到通風、干燥、清潔、安全,防塵和避光防止產(chǎn)品損壞變質(zhì)。儲存易燃物品的庫房還應做到密封、并遠離火源、熱源。
(四)有色金屬上貨架,保持通風,非金屬及電器材料,應分品種、規(guī)格、型號存放,擺設合理。
(五)做好物資的標識管理,包括產(chǎn)品標識及監(jiān)視和測量狀態(tài)標識,嚴防誤用。
(六)對有貯存期限要求的物資,按時檢查庫存情況,以便及時發(fā)現(xiàn)變質(zhì)苗頭。對超期物資標志待處理標識及時開具送驗單交品質(zhì)部重新驗證,驗證符合要求的標志合格品可繼續(xù)使用,不符合要求的標志“不合格品”識移交廢品庫。并作好記錄。
(七)對于長期庫存(既超過質(zhì)保期限經(jīng)質(zhì)檢部合格的庫存物資)在電腦帳及手工帳中做好標并及時及通知財務部。
(八)非工藝損耗或其他原因而產(chǎn)生的材料多余,倉庫必須及時配合車間做好退料工作,退料需查清余料原因,核對材料的應余數(shù),及時辦理退料手續(xù)及入帳。
(九)對于殘余的原材料或不滿包裝的材料根據(jù)實際包裝情況,進行封口或封箱處理。
十二、應急情況處理
(一)遇到緊急情況如失火及突發(fā)性天災時應及時聯(lián)絡值班領導,及時采取相應的措施。
(二)滅火使用泡沫及干粉滅火器(易燃物品需使用泡沫滅火器)。
十三、庫房管理規(guī)定
(一)公司各類庫房由指定專人負責。
(二)采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢查包裝是否完好,發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包核查,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量不符合,庫房管理人員應向交貨人提出并通知有關負責人。
(三)庫房物品存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。
(四)嚴格管理賬單資料,所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準確,不得隨意涂改。
(四)嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單。
(五)庫房物資未經(jīng)允許不得外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準,并辦理外借手續(xù)。
(六)每月需對庫房進行盤點、整理,對帳實不符及時上報,不得隱瞞。
(七)嚴格按照公司管理規(guī)定辦事,不允許非工作人員進入庫房。
(八)庫房管理要做到清潔整齊、碼放安全、防火防盜。
(九)庫房內(nèi)嚴禁吸煙,禁上明火,禁止無關工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設施,做到防火、防盜、防潮、防鼠,相關管理制度張貼于明顯位置,禁煙、禁火標識應設置于庫房大門外。
(十)因管理不善造成物品丟失、損壞,物品管理人員應承擔不低于物品價值20%的經(jīng)濟損失。
十四、本制度自頒布之日起實施。
第11篇 學校物業(yè)維修服務部文件資料管理規(guī)定
學校物業(yè)維修服務部文件、資料管理規(guī)定
(一)凡接到學校、集團印發(fā)的文件,都必須進行編號登記。
(二)需要傳閱學習的文件,經(jīng)由維修部主任簽字,分送下發(fā)管理部門傳閱學習。
(三)屬于絕密文件只限指定人員閱讀,各類文件要按時收回、歸檔,做到不丟失,不泄密。
(四)對過期作廢或無保存價值的文件,資料要按規(guī)定進行銷毀。
(五)對有保留價值的文件、資料、檔案、照片、軟盤、圖片、音像等材料妥善保管。
(六)維修部大事記需由專人記載,年末整理及時歸檔。
第12篇 物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定（3）
物業(yè)管理公司文件管理規(guī)定(三)
第一條公司頒布的各類文件對公司內(nèi)部具有約束性、指導性和強制性,是上傳下達公司旨意的有效手段。
第二條公司文件分為公司文件和部門文件兩種,公司綜合服務部負責公司文件的草擬、修改、發(fā)放和存檔和控制。
第三條涉及部門以上的文件,原則上由部門提出,公司統(tǒng)一發(fā)文頒布。
第四條公司各部門頒布的文件,必須抄送公司綜合服務部存檔備查,各部門涉及規(guī)章制度、考核等方面的規(guī)定、條例,參照公司統(tǒng)一頒布的制度制訂,并經(jīng)公司綜合服務部核稿方為有效。
第五條各部門應積極主動傳閱有關文件,并把工作落實到實處。各部門應有完整的文件登記、收發(fā)、閱讀記錄,如有異議,在兩天內(nèi)向歸口部門提出,直到解釋圓滿。
第六條文件傳閱后要求妥善保管,不得遺漏和丟失。各兼職文書、記錄管理員應積極主動配合部門負責人做好此項工作。如發(fā)現(xiàn)遺漏和丟失的,將追究部門負責人的經(jīng)濟責任。
第八條文件行文管理程序和要求:
一、擬稿:根據(jù)重大決策內(nèi)容,有必要下發(fā)的,應指定有一定業(yè)務素質(zhì)人負責擬稿,內(nèi)容要求簡明扼要、實際,語句通順,通俗易懂。
二、核稿與簽發(fā):一般情況下,各種文件擬稿完畢后,必須由部門負責人核稿,無差錯后方可由主管人員簽發(fā),涉及面廣的,應有會簽記錄。
三、文件的下發(fā):文件必須手續(xù)齊全,打印完畢后,及時下發(fā)各有關部門和個人,在下發(fā)時,做到有專人收簽名,不經(jīng)簽名不發(fā),發(fā)文簿及收文簿清晰。各部門應設收文登記簿,按文號及標題登記,以利于工作和便于傳閱。公司綜合服務部定期對部門文件進行檢查,并作為經(jīng)濟責任制進行考核。
第13篇 工程項目文件資料管理規(guī)定
1、內(nèi)容
工程項目文件資料管理包括整個項目實施過程中的文書資料、工程技術資料、施工資料、科研項目資料,竣工圖等。
2、由資料員負責項目文件資料的統(tǒng)一管理并督促其他各部門對相應的文件資料進行收集、整理。
3、文書與資料處理要點
1) 項目文書處理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、催辦、擬稿、簽發(fā)、用印、傳遞、立卷、歸檔與銷毀等程序。
2) 項目經(jīng)理部的文件收、發(fā)由項目資料員統(tǒng)一登記,視公文內(nèi)容和性質(zhì),準確及時交項目經(jīng)理、業(yè)主、監(jiān)理和其他有關部門批示或辦理。
3) 對于不符合國家有關法令、法規(guī)與違反制度的文件,可拒收或不予辦理。
4) 按照iso9002標準對項目的文件資料進行管理,做好文件受控管理工作。對于涉及有關項目成本、技術、質(zhì)量及其它必須保密的公文與技術資料,未經(jīng)項目經(jīng)理同意,任何人不準借閱。對于上級有關印有密級的文件,項目不準擅自翻印。
4、文件往來與信息傳遞
1) 外發(fā)出的所有文件,都納入編號系統(tǒng)并實行分級管理,并將來函的收入文件也納入編號系統(tǒng),以便統(tǒng)一管理。
2) 文件簽發(fā)分三級管理
① 一級文件:必須由項目經(jīng)理或項目副經(jīng)理簽發(fā),所有經(jīng)項目經(jīng)理審閱的施工組織設計;季、月度計劃;重要的會議記錄[[(必須由參加會議各方對整理后的《會議紀要》簽名后有效)。
② 二級文件:備忘錄,整改通知;業(yè)務聯(lián)系單;催款通知;技術核定單等。(須由業(yè)主和監(jiān)理部門負責人簽字后方有效)
③ 三級文件: 會議通知等。
3) 文件的分發(fā)與傳遞
① 一級文件由項目部辦公室分發(fā);二級文件由各部門自行分發(fā)。
② 外來文件,必須由項目部辦公室統(tǒng)一收文,逐一處理,原則上各部門不直接收文。
③ 有關工程的傳真文件統(tǒng)一由項目部辦公室收文、編號并分送有關部門。
4) 發(fā)文規(guī)則
① 所有文件使用統(tǒng)一文稿紙,由辦公室印制。
② 文件署名簽發(fā)必須用鋼筆書寫,不使用原珠筆或鉛筆。
5) 歸檔時間
施工過程中的各種資料在施工過程中由資料員收集,工程竣工后一個月內(nèi)由資料員提供竣工資料,歸檔。
6) 檔案的借閱
為充分發(fā)揮工程檔案作用,因工作需要在工作時間隨時可借閱。但需辦理借閱手續(xù),檔案不得帶出本項目。
7) 檔案的檢查、核對及移交
工程檔案定期進行檢查核對,做到帳物相符,待工程竣工后,工程評定結(jié)束,按有關規(guī)定向有關檔案管理部門移交。
第14篇 a學院機要文件管理工作規(guī)定
學院機要文件管理工作規(guī)定
為了加強機要文件的管理,進一步規(guī)范機要文件的處理程序,結(jié)合我院實際,制定本規(guī)定。
1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領導個人和各處、室以外,要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍,送有關領導或有關處室簽收和閱處。
2、機要人員對所有來文進行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領導傳閱。機要人員與各位領導辦理文件傳閱手續(xù)。
3、院領導在文件的批閱過程中要做到迅速、及時,不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會議時,應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時,對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。
4、對院領導批示要求職能部門辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領導。
5、對于急件的處理。主管領導需要部門即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領導的批示,立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù),而不能在傳閱過程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。
6、文件傳閱、處理結(jié)束,承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果,并簽名和寫清楚處理日期后,退回機要室統(tǒng)一保管。有關業(yè)務文件,各處、室需要暫時保留備用的,可在機要室辦理借閱手續(xù),但保留期限不得超過1個月。
7、上級來文的復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時,應按有關規(guī)定經(jīng)批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。
8、凡發(fā)到各部門的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規(guī)定時間,及時清退交機要室。
9、凡涉及機要文件的領導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關規(guī)定追究責任。
第15篇 _地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定
為了加強公司檔案的管理工作,確保檔案的保護和利用,依據(jù)檔案管理規(guī)范,結(jié)合公司檔案管理實際情況,特制定檔案資料管理制度如下:
第一部分:公司檔案資料管理
第一條 檔案的定義與范圍
檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第二條 檔案管理的原則
檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門自行保管,以便于及時利用,維護檔案文件的完整與安全。
第三條 檔案管理的責任部門和責任人
公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門,設專門的檔案管理人員,負責管理公司的各類檔案,做好登記、歸類、保管、索引、提供利用,并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監(jiān)督和檢查;
各部門設有資料管理員,負責本部門資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。
第四條 歸檔的范圍
1.公司證照及企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等;
3.公司會議記錄、紀要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度);
4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預決算、工作總結(jié);
5.公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書、招投標文件等;
6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復;
7.財務、會計及其管理方面的文件材料,公司歷年來的憑證、賬本等;
8.公司法律事務管理方面的文件材料;
9.公司各項目的技術圖紙等資料;
10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料;
11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料(含各類載體,如電子文本等);
12.公司歷年獲獎資料。
第五條 歸檔要求
整理辦法:分為文書檔案和工程項目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊)。
1.歸檔的文件材料,應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進行歸檔。
2.在一個卷內(nèi)(檔案袋、盒)的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間,系統(tǒng)的排列。
3.案卷標題要簡明準確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:
1)對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存;
2)對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。
5.全部案卷組成后,要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號,然后逐卷登記,填寫《案卷總目錄》。
第六條 過程管理
屬于公司保管的檔案文件:各部門資料員做好平時文件的預立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。
第七條 檔案銷毀規(guī)定
公司檔案文件銷毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單,由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請,報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序,并在銷毀清單上簽字確認,公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,銷毀清單由公司檔案員留存,以便備查。
部門檔案文件銷毀:部門形成的文件資料無利用價值時,可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請,部門經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存,以便備查。
第八條 檔案借閱
1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應事先填寫檔案借閱單,逐級審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。
2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時,需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。
3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管,不得私自復制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認,并按時歸還。
5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。
第九條 檔案備份規(guī)定
公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無法電子掃描文檔的,必須做好備份。
第十條 檔案保管
1.公司檔案員在接收文件資料存檔時,必須認真驗收,填寫《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認,完成檔案交接手續(xù)。
2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在資料柜內(nèi)。
3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清理核對,做到帳、物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時,須注明原因,保存依據(jù)。
第十一條 檔案保密規(guī)定
公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴肅處理。
