第1篇 大學圖書資料管理規(guī)定
大學圖書資料管理暫行規(guī)定
圖書資料是我校教學、科研以及管理工作的重要資源。為加強圖書資料的采購、驗收和保管等工作,特制訂本暫行規(guī)定。
一、圖書館是學校的圖書資料管理中心,負責對本館圖書資料的采購、驗收、編目加工、流通借閱、保管以及各院系圖書資料的驗收工作。
二、各院系的圖書資料室在業(yè)務方面屬學校圖書館的二級管理機構,負責本院系圖書資料的采購、編目加工、保管、借閱等工作,業(yè)務上受圖書館的監(jiān)督和指導。
三、圖書資料的訂閱應根據學校人才培養(yǎng)、教學、科研發(fā)展的需要和資金狀況有計劃的進行。
四、各院系應緊密結合本單位教學、科研和專業(yè)建設的需要進行圖書資料的訂閱。所訂書目應由院系主管教學、科研的領導審批確定。為防止重復訂購,減少積壓浪費,訂購前還與圖書館協調。
五、圖書資料的采購,根據其經費的來源渠道,實行分級采購:圖書館負責本館圖書資料的采購,各院系資料室負責本單位專業(yè)建設經費、科研經費、研究生經費和其他經費的圖書資料采購。
六、圖書館和各院系所購圖書資料,一律歸口圖書館采編部辦理驗收。采編部根據購書發(fā)票和圖書資料實物進行清點驗收并開具圖書資料驗收目錄清單(一式三聯),經有關領導簽字后,所購圖書資料費用方能到財務處辦理報帳手續(xù)。
七、各院系資料室應根據圖書館驗收清單辦理圖書資料調撥手續(xù),并做好本資料室圖書資料入庫登記工作。 為確保圖書資料管理到位,各院系應指定專人負責辦理驗收與調撥手續(xù)。
八、圖書館和各院系資料室要確保圖書資料的完整,每年應對圖書資料進行清理,對破損、丟失的圖書資料要在查明原因、落實責任的基礎上及時辦理報廢手續(xù),未經學校資產管理處和有關部門批準,不得擅自處置變賣圖書資料。
九、本規(guī)定從發(fā)布之日起實行。
十、以前與本規(guī)定不符的,以本規(guī)定為準。
第2篇 房地產公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協作單位之間往來的以及公司經營 管理所必需的有關企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(年、月度)、財務審 計、經營狀況、項目可行研究報告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊文件)、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關活動的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設綜合檔案資料室,設專職檔案管理人員;各部門設兼 職檔案管理人員(必須報行政人事部備案),負責本部門、企業(yè)日常經 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負責定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理,各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時間將有關襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經歸檔的原件時,需經批準后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案:會計檔案由財務預算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案:基建工程(合同、協議、預算書、許可證、 隱蔽資料等)、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安 裝投入使用后一個月內歸檔,此期間由部門檔案人員進行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內部申請批復、內部管理制度規(guī)范、計劃書: 該類檔案在確立形成時由部門留存,同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協議類:正本原件需二份以上,在批準簽署后分別由簽署部 門、財務預算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類:在購入或訂購后先列入管理臺帳,后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點收
文件結案移送歸檔時,依如下原則點收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回經辦部門補辦。
3、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應立即退回經辦部門。 (四)文件整理標準
1、本檔案按問題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查,進行科學分類,排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請示與批復合并一起立卷。
4、卷內文件的排列與編目要科學規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號標準
檔案按職能設置十個一級類目,即(1)合同協議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經營管理類;(4)工程技術圖紙類;(5)內部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報告和專項技術研究類;(7)預算項目類;(8)資產設備材料類;(9)會計檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內容所反映的問題進行設置。按問題分類,結合年度,一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個一級類目(二級類目由綜合檔案室劃分該類明細科目按統一名稱通知各部門)。 按各項要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則,保持各類檔案的有機聯系和及時、高效提供利用。
根據檔案的形成特點和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架,就是在同一大類內按同一問題的案卷排列在一起,在同一問題內再按永久、長期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個階段不超過三位數。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號,即類、年度大流水編號。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進行,一般不得借出。必須借出時,需經檔 案管理部門負責人批準后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經主管人事部門批準,經檔案管理部門負責人批準 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經辦業(yè)務有關者,如借閱與經辦業(yè)務無關案件,應經檔 案管理部門負責人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛護,嚴禁涂改;注意安全 和保密,嚴禁擅自復制、抄錄、轉借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制,必須經檔案管理部門負責人批準。
6、檔案歸還時,經檔案管理人員核查無誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標準
檔案入庫前必須經過嚴格檢查,防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統化整理,做到排列科學、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固,檔案管理人員要認真負責,確保檔案安全; 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內嚴禁放置與檔案無關物品,嚴禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見保密規(guī)定)
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》,由主管領導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級(絕密、機密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無關人員泄露。
3、查閱密級檔案,需經主管領導批準,并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。
4、
銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進行監(jiān)銷, 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現象,須立即向有關部門和領導報告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。
(十)附則
第3篇 雅居樂物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
雅居物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
為有效地利用公司的圖書資料,加強圖書資料的管理,結合公司實際情況,制定本管理規(guī)定。
一、圖書資料的管理:
1、公司所有圖書資料統一由綜合管理部負責管理,綜合管理部應指定一名管理員負責該項工作。
2、公司圖書及報刊雜志由綜合管理部統一購買、管理;公司各部門所購圖書、訂閱刊物應在綜合管理部進行登記、編號、辦理借閱手續(xù)后方可借出。
3、管理員負責建立《圖書資料登記簿》(含電子版),及時補充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清點公司所有的圖書資料。
二、圖書資料的采購:
1、各類新購圖書必須在綜合管理部辦理圖書入庫手續(xù),出庫手續(xù)由綜合管理部統一辦理并保管,各部門需用時直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。異地項目由綜合管理部業(yè)務歸口部門管理;
2、管理員應對圖書進行統一登記,將書名、出版社名稱、出版日期、購買日期、金額及其他資料詳細登記于'圖書資料登記簿'內,并填制圖書卡插放于圖書之末頁。
3、各部門、個人如因工作需要購買圖書資料的,應事先查詢'公司圖書資料登記簿',避免重復購買。確有必要的,必須先經所在部門負責人簽批,報綜合管理部審核批準。事先未經批準購買的圖書資料一律不予報銷。
4、圖書購回后,購書人應到綜合管理部門辦理圖書入庫手續(xù),辦理圖書報銷手續(xù)時,必須提供圖書發(fā)票單、入庫單及有關負責人簽字方可辦理。
借書人僅限于本公司員工。
三、圖書資料的使用:
1、借閱對象:物業(yè)公司全體員工。
2、員工欲借書可先查閱《公司圖書資料登記簿》,再填寫借閱單向管理員取書。管理員將圖書交予借書人時,應先抽出圖書卡,由借書人簽字后,一并與借閱單妥為保管。
3、員工還書時應將所借圖書交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書人作廢外,并應將圖書卡放回書內。借書時間限于辦公時間內上午11點30分至12點,下午5點至5點30分。
4、雜志借閱3天之內(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(包括7天)歸還。到期應立即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借二次為限。
5、雜志每次限借一冊;圖書每次限借兩冊。
6、辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書,原則上不外借,但確因工作需要必須閱覽者限于當日歸還。
7、員工所借之圖書,如遇清點或公司業(yè)務急需時,應馬上歸還,借書人不得拒絕。
8、員工應愛惜圖書資料,不得在所借圖書上圈點、折角。如有破損或遺失,一律按原圖書版本購價的兩倍賠償。
9、員工借書期限屆滿或遇清點期,經通知仍不還書者,停止其借書權三個月,并按一天10元進行處罰。
10、人員調出或離職時必須將所借圖書歸還,否則按規(guī)定扣薪。
3、借閱時間:雜志借閱3天之內(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(包括7天)歸還。
本規(guī)定所指的圖書資料包括圖書、期刊雜志、公司購買設備、軟件、系統的說明書、培訓資料、操作手冊,管理文本等。
四、支持性表格:
《圖書資料登記薄》wh-zh-t-001
《圖書資料借用登記表》wh-zh-t-002
