第1篇 文件管理規(guī)章章程格式
小編給大家整理了一份文件管理規(guī)章章程,希望對大家有用。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報(bào)告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應(yīng)及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交收發(fā)員(文書)進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁,詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對,校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負(fù)責(zé)歸檔:
(1)上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對單位報(bào)告、申請的批復(fù);
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨代表大會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實(shí)施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實(shí)施,修改時亦同。
第2篇 嘉園業(yè)主大會文件之管理規(guī)約公示版
ee嘉園管理規(guī)約
第一部分 物業(yè)基本情況
(應(yīng)當(dāng)與前期物業(yè)服務(wù)合同內(nèi)容一致)
一、物業(yè)管理區(qū)域
東至 財(cái)經(jīng)學(xué)院東路
南至 東升園公寓北墻
西至 中關(guān)村街道科馨社區(qū)
北至成府路
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的物業(yè)構(gòu)成明細(xì)、物業(yè)共用部分明細(xì)詳見商品房預(yù)售合同、商品房現(xiàn)房買賣合同。
對本物業(yè)管理區(qū)域進(jìn)行調(diào)整的,應(yīng)當(dāng)按照《北京市物業(yè)管理辦法》第六條、第十一條的規(guī)定,分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;由全體業(yè)主委托業(yè)主委員會或者業(yè)主代表向物業(yè)所在街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府提出調(diào)整物業(yè)管理區(qū)域申請。
二、物業(yè)服務(wù)用房
物業(yè)服務(wù)用房建筑面積為平方米,其中地上建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層單元號;地下建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層 單位號。其中業(yè)主大會及業(yè)主委員會辦公用房建筑面積為平方米,位于 【幢】【座】層單位號。
(注:物業(yè)服務(wù)用房為多處時,可根據(jù)實(shí)際情況增加以上內(nèi)容)
三、物業(yè)共用部分
根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定和房屋買賣合同約定,業(yè)主共用部分包括:
(一)單幢建筑物的共用部分,包括該幢建筑物的業(yè)主共用的門廳、戶外墻面、樓梯間、水泵間、電表間、電梯間、電話分線間、走廊通道、房屋主體承重結(jié)構(gòu)部位(基礎(chǔ)、內(nèi)外承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂?shù)?等部位以及該幢建筑物的業(yè)主共用的上下水管道、落水管、水箱、加壓水泵、電梯、天線、供電線路、照明、鍋爐、燃?xì)饩€路、消防設(shè)施、郵政信箱、避雷裝置等設(shè)備。
(二)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的共用部分,包括道路、綠地、路燈、溝渠、池、井、垃圾箱(房)、公益性文體設(shè)施、物業(yè)服務(wù)用房、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)、附屬設(shè)施設(shè)備使用的房屋等。
第二部分 物業(yè)管理方式
四、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),實(shí)行下列第2種物業(yè)管理方式。
1.由全體業(yè)主自行管理;
2.全體業(yè)主依法選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè);
3.由全體業(yè)主依法選聘其他人管理;
采取第1種物業(yè)管理方式的,書面告知物業(yè)所在地的街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和房屋行政主管部門;采用第2、3種物業(yè)管理方式的,雙方依據(jù)物業(yè)服務(wù)合同共同對物業(yè)共用部分進(jìn)行管理、維修、養(yǎng)護(hù),并維護(hù)相關(guān)區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和公共秩序。
《北京市物業(yè)管理辦法》實(shí)施后,申請辦理商品房預(yù)售許可或者現(xiàn)房銷售的住宅物業(yè)項(xiàng)目,全體業(yè)主確定物業(yè)管理方式時,可以根據(jù)《住宅物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》(編號db11/t 751-2010)選定相應(yīng)的物業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
第三部分 業(yè)主共同管理的權(quán)利和責(zé)任
五、業(yè)主在物業(yè)管理活動中依照《中華人民共和國物權(quán)法》、國務(wù)院《物業(yè)管理?xiàng)l例》、《北京市物業(yè)管理辦法》以及相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定,享有相應(yīng)的權(quán)利,履行相應(yīng)的義務(wù)。
業(yè)主對物業(yè)管理區(qū)域共用部分實(shí)施共同管理。下列事項(xiàng)由業(yè)主共同決定:
(一)制定或者修改管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則;
(二)選舉或者更換業(yè)主委員會委員;
(三)確定或者變更物業(yè)管理方式、服務(wù)事項(xiàng)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)方案;
(四)選聘、解聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者不再接受物業(yè)服務(wù)企業(yè)事實(shí)服務(wù);
(五)籌集、管理和使用專項(xiàng)維修資金;
(六)申請改建、重建建筑物及附屬設(shè)施;
(七)申請分立或者合并物業(yè)管理區(qū)域;
(八)決定物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的其他重大物業(yè)管理事項(xiàng)。
決定第(五)、(六)項(xiàng)事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定第(七)項(xiàng)事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)以及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定其他事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主同意。
業(yè)主可以以幢、單元、樓層為單位,共同決定本單位范圍內(nèi)的物業(yè)管理事項(xiàng),事項(xiàng)范圍和決定程序由業(yè)主大會議事規(guī)則規(guī)定或者物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)全體業(yè)主共同決定。
業(yè)主大會、業(yè)主委員會依法作出的決定,對業(yè)主具有約束力;業(yè)主應(yīng)當(dāng)遵守業(yè)主大會、業(yè)主委員會依法作出的決定。
業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決定違反法律法規(guī)的,業(yè)主可以依法請求人民法院予以撤銷。
業(yè)主大會選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人之前,應(yīng)當(dāng)按照本物業(yè)管理區(qū)域業(yè)主大會議事規(guī)則的約定召開業(yè)主大會會議,對選聘方式、具體實(shí)施者、物業(yè)服務(wù)合同的主要內(nèi)容等進(jìn)行表決。
業(yè)主大會與其依法選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人簽訂物業(yè)服務(wù)合同,應(yīng)當(dāng)由業(yè)主委員會三分之二以上委員在場簽名并加蓋業(yè)主大會或者業(yè)主委員會印章。
因物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人突然撤離等原因,業(yè)主大會無法及時另聘新物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人的,按照《北京市物業(yè)項(xiàng)目交接管理辦法》(京建發(fā)[2010]603號)第四章的規(guī)定執(zhí)行。由物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)會同相關(guān)部門組織提供應(yīng)急物業(yè)服務(wù)。臨時代管期間的物業(yè)服務(wù)費(fèi)用,由全體業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔(dān)。
六、業(yè)主的共同管理責(zé)任
(一)物業(yè)服務(wù)費(fèi)用及其交納、監(jiān)督
各業(yè)主同意,物業(yè)服務(wù)收費(fèi)采取包干制(包干制/酬金制)方式,按業(yè)主專有部分面積大小共同負(fù)擔(dān),并按照本規(guī)約和物業(yè)服務(wù)合同約定向物業(yè)服務(wù)企業(yè)足額交納,接受業(yè)主大會、業(yè)主委員會的監(jiān)督。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人每年第一季度向全體業(yè)主公布上一年物業(yè)服務(wù)資金的收支情況,并接受審計(jì)監(jiān)督;審計(jì)監(jiān)督的實(shí)施方式由物業(yè)服務(wù)合同另行約定。
業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)約和物業(yè)服務(wù)合同的約定交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用,因故不能按期交納的,應(yīng)委托他人按期代交或者及時補(bǔ)交。業(yè)主未按規(guī)定交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)督促其限期交付;12個月以上拒交物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收交情況,并注明欠交費(fèi)用的業(yè)主房門號及欠費(fèi)金額;仍無充足理由不交納物業(yè)費(fèi)的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人可以依法向人民法院提起訴訟。
業(yè)主與物業(yè)使用人約定由物業(yè)使用人交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,從其約定,業(yè)主負(fù)連帶交納責(zé)任。
業(yè)主委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人提供物業(yè)服務(wù)合同約定以外的其他專項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)的,其費(fèi)用由雙方約定;物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)將服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行公示。
(二)專項(xiàng)維修資金的交存和使用
1.業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定交存、使用、續(xù)交本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專項(xiàng)維修資金。
2.使用專項(xiàng)維修資金的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定向業(yè)主大會提出維修資金使用方案,并經(jīng)建筑物及其附屬設(shè)施維修資金列支范圍的專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意。
3.業(yè)主委員會應(yīng)當(dāng)將維修資金使用方案、所需資金、工程進(jìn)展以及資金劃撥等情況在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)向全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主公布;并每12個月定期向全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主公布一次專項(xiàng)維修資金使用情況。
4.一幢或者一戶門號的專項(xiàng)維修資金余額不足首次交存的30%時,由業(yè)主委員會按下列第(1)種方式,向該幢或者該戶門號業(yè)主續(xù)籌專項(xiàng)維修資金:
(1)一次性交存;
(2)按 元/平方米逐月交存至業(yè)主一卡通;
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分的,其交存的專項(xiàng)修資金隨房屋所有權(quán)同時過戶。
業(yè)主共同決定上述專項(xiàng)維修資金的籌集和使用方案時,應(yīng)當(dāng)經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意,并由業(yè)主另行表決通過。
(三)水、電、氣等費(fèi)用的交納及其設(shè)施的維修責(zé)任
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和相關(guān)供用合同的約定向供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位交納有關(guān)費(fèi)用。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人接受供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位的委托代收前款費(fèi)用的,應(yīng)當(dāng)公布委托合同。業(yè)主應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定和相關(guān)供用合同、委托合同的約定向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人按時足額交納水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等費(fèi)用。業(yè)主拖欠、拒交上述費(fèi)用的,應(yīng)按相關(guān)供用合同規(guī)定承擔(dān)違約責(zé)任。
水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等設(shè)施的維修責(zé)任,由業(yè)主、專業(yè)單位按照相關(guān)規(guī)定承擔(dān);前款設(shè)施屬于業(yè)主專有的,由業(yè)主承擔(dān)維修費(fèi)用;屬于業(yè)主
共用的,由全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔(dān)維修費(fèi)用。
業(yè)主大會應(yīng)當(dāng)代表業(yè)主,及時與供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位建立供用合同關(guān)系,并與開發(fā)建設(shè)單位辦理戶名變更手續(xù)。
(四)業(yè)主應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人以及業(yè)主委員會提供聯(lián)系地址、通訊方式。
(五)遵守本管理規(guī)約中關(guān)于物業(yè)的使用、維護(hù)和管理的約定。
(六)各業(yè)主同意,在物業(yè)使用和維護(hù)中,遵守相關(guān)法律、法規(guī)政策規(guī)定和本規(guī)約約定及業(yè)主共同決定,按照有利于物業(yè)使用效能發(fā)揮、秩序良好以及公平、合理的原則,正確處理供水、排水、通行、通風(fēng)、采光以及設(shè)施設(shè)備維修、房屋裝飾裝修、環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)、環(huán)境保護(hù)等方面的相鄰關(guān)系。
業(yè)主不承擔(dān)上述共同管理責(zé)任,損害業(yè)主共同權(quán)益的,業(yè)主大會或者相關(guān)業(yè)主共同決定可以限制其行使以下第1、2、3(可多選)項(xiàng)成員權(quán)利,:
1.不得擔(dān)任業(yè)主委員會委員或候補(bǔ)委員;
2. 業(yè)主大會會議表決權(quán);
3. 共用部分經(jīng)營收益分配權(quán);
限制時限至業(yè)主承擔(dān)完成相應(yīng)共同管理責(zé)任時終止。
第四部分 物業(yè)共用部分的經(jīng)營和收益分配
七、物業(yè)共用部分的經(jīng)營
利用物業(yè)共用部分經(jīng)營的,應(yīng)當(dāng)符合法律、法規(guī)和本規(guī)約的規(guī)定,并經(jīng)業(yè)主大會或者相關(guān)業(yè)主共同決定。委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人實(shí)施物業(yè)管理的,按照物業(yè)服務(wù)合同約定委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人統(tǒng)一實(shí)施。
八、物業(yè)共用部分經(jīng)營收益分配
(一)利用物業(yè)共用部分經(jīng)營所得收益的分配,按照下列第1
種方式分配:
1.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配;
2.全體業(yè)主或者相關(guān)業(yè)主其他約定
屬于全體業(yè)主的共用部分,按下列第2種方式使用:
1.用于補(bǔ)充建筑物及其附屬設(shè)施維修資金,統(tǒng)一歸集到維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費(fèi);
屬于相關(guān)業(yè)主的共用部分,按下列第1種方式使用:
1.用于補(bǔ)充建筑物及其附屬設(shè)施維修資金,統(tǒng)一歸集到市維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費(fèi);
(二)業(yè)主委員會、相關(guān)業(yè)主應(yīng)當(dāng)每年一次在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布全體業(yè)主共用部分、部分業(yè)主共用部分物業(yè)經(jīng)營所得收益的收支情況,接受業(yè)主大會、業(yè)主的監(jiān)督。
(三)業(yè)主轉(zhuǎn)讓建筑物內(nèi)的專有部分,其對共用部分享有的共用和共同管理的權(quán)利一并轉(zhuǎn)讓。
第五部分 物業(yè)的使用、維護(hù)和管理
九、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的業(yè)主、物業(yè)使用人應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律、法規(guī)政策規(guī)定和本物業(yè)管理區(qū)域質(zhì)量保證書、房屋建筑使用說明書及其他文件的約定,并按照下列規(guī)定使用物業(yè):
(一)按照規(guī)劃管理部門批準(zhǔn)或者不動產(chǎn)登記簿載明的用途使用物業(yè)專有部分,不得擅自改變物業(yè)專有部分使用性質(zhì)。因特殊情況需要改變物業(yè)用途的,除遵守法律、法規(guī)以及本規(guī)約外,應(yīng)當(dāng)征得有利害關(guān)系的業(yè)主同意;
(二)進(jìn)行室內(nèi)裝飾裝修時,遵守建設(shè)部《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》和《北京市物業(yè)管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,在工程開工前,應(yīng)當(dāng)事先告知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人,并與其簽訂室內(nèi)裝飾裝修管理服務(wù)協(xié)議;遵守裝飾裝修的注意事項(xiàng),不從事裝飾裝修的禁止行為,不得影響毗鄰房屋的使用安全;主動配合物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人依據(jù)有關(guān)規(guī)定和物業(yè)服務(wù)合同的約定對裝飾裝修活動的監(jiān)督檢查;
(三)在指定地點(diǎn)放置裝飾裝修材料及裝修垃圾,不擅自占用共用部分。施工期間應(yīng)采取有效措施,減輕或者避免施工過程中對相鄰業(yè)主或者使用人日常生活造成的影響,晚間6時至次日上午9時和節(jié)假日,不得從事敲、鑿、鋸、鉆等產(chǎn)生嚴(yán)重噪聲的施工;
(四)因裝飾裝修房屋影響物業(yè)共用部分安全使用以及侵害相鄰業(yè)主合法權(quán)益的,應(yīng)當(dāng)及時恢復(fù)原狀,造成相鄰業(yè)主財(cái)產(chǎn)損失的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任;
(五)安裝空調(diào),應(yīng)當(dāng)按照房屋設(shè)計(jì)預(yù)留的位置安裝,未預(yù)留位置的,按照有關(guān)規(guī)定或者物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人指定的位置安裝;
(六)合理使用水、電、氣、環(huán)衛(wèi)等共用設(shè)施設(shè)備,不擅自拆改相關(guān)管線、設(shè)備;
(七)使用電梯,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)電梯使用管理規(guī)定;
(八)停放車輛,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)車輛停放有關(guān)規(guī)定。機(jī)動車在本物業(yè)區(qū)域內(nèi)行駛應(yīng)避讓行人車速不超過5公里/小時,嚴(yán)禁鳴喇叭;車輛出入應(yīng)按規(guī)定出示相應(yīng)證件或者登記; 機(jī)動車嚴(yán)禁在消防通道、消防井蓋、人行便道和綠地等場所停放;車位只可用作停放車輛,不得用于其他用途;
(九)陽臺封閉,應(yīng)遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)陽臺封閉的有關(guān)規(guī)定。陽臺外和窗外不吊掛和晾曬物品,不擅自張貼或者安裝可通過外觀看到、有礙觀瞻的標(biāo)識牌、廣告牌或者標(biāo)語等;
(十)業(yè)主飼養(yǎng)寵物,應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)管理規(guī)定,及時清理寵物糞便,乘坐電梯的,應(yīng)當(dāng)抱起寵物,并應(yīng)當(dāng)避開乘梯的高峰時間;
(十一)不得向窗外扔投墜物;
(十二)不得在晚九點(diǎn)至第二天早晨七點(diǎn)之間大聲喧嘩等;
(十二)法律、法規(guī)、規(guī)章的其他規(guī)定。
十、業(yè)主、物業(yè)使用人在使用物業(yè)中,除應(yīng)當(dāng)遵守法律、法規(guī)政策的規(guī)定外,不得從事下列危及建筑物安全或者損壞他人合法權(quán)益的行為:
(一)擅自改變房屋建筑及其設(shè)施設(shè)備的結(jié)構(gòu)、外貌(含外墻、外門窗、陽臺等部位設(shè)施的顏色、形狀和規(guī)格)、設(shè)計(jì)用途、功能和布局等;
(二)對房屋的內(nèi)外承重墻、梁、柱、板、陽臺進(jìn)行違規(guī)鑿、拆、搭、建;
(三)占用或者損壞樓梯、通道、走廊、屋面、平臺、道路、綠地、物業(yè)服務(wù)用房、自行車房(棚)等物業(yè)共用部分。
(四)損壞或者擅自拆除、截?cái)唷⒏淖?、改造供電、供水、供氣、通訊、排水、排污、消防等共用設(shè)施設(shè)備;
(五)違法搭建建筑物、構(gòu)筑物;
(六)不按規(guī)定堆放物品、傾倒垃圾、污水或者拋擲雜物;
(七)違反規(guī)定堆放易燃、易爆、劇毒、含有放射性物質(zhì)或者超負(fù)重等物品和排放有毒、有害、危險物質(zhì)及敞放、敞養(yǎng)家禽、寵物,影響公共環(huán)境、破壞綠地等;
(八)踐踏、占用綠化地、損壞、涂劃園林建筑小品;
(九)影響市容觀瞻或者本物業(yè)外觀的亂貼、亂掛、亂寫、亂畫、亂刻、亂涂、設(shè)立廣告牌等;
(十)隨意停放車輛,鳴喇叭或者以其他方式制造超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的噪音;
(十一)擅自在房屋建筑的外墻上安裝遮陽光簾、遮蓬、花架等其他結(jié)構(gòu),不按指定位置安裝空調(diào)外機(jī)且不進(jìn)行滴水處理;
(十二)使用電梯時超載、運(yùn)載粗重物品,在轎廂內(nèi)吸煙、張貼、涂畫或者損傷內(nèi)壁;
(十三)危害公共利益、侵害他人合法權(quán)益或者其他不道德的行為;
(十四)法律、法規(guī)、規(guī)章政策禁止的其他行為。
十一、業(yè)主、物業(yè)使用人按照下列規(guī)定維修養(yǎng)護(hù)物業(yè):
(一)對物業(yè)專有部分的維修養(yǎng)護(hù),不得侵害其他業(yè)主的合法權(quán)益;
(二)因維修養(yǎng)護(hù)物業(yè)確需進(jìn)入相關(guān)業(yè)主的物業(yè)專有部分時,業(yè)主或者物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人應(yīng)當(dāng)事先告知相關(guān)業(yè)主,相關(guān)業(yè)主應(yīng)給予必要配合;相關(guān)業(yè)主阻撓維修養(yǎng)護(hù)造成物業(yè)損壞及其他損失的,應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)維修并承擔(dān)賠償責(zé)任;
(三)因維修物業(yè)或者公共利益,確需臨時占用、挖掘道路、場地的,須向物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人提出申請,經(jīng)書面同意后方可實(shí)施,并在約定期限內(nèi)恢復(fù)原狀;造成損失的,應(yīng)當(dāng)賠償;
(四)物業(yè)在使用中存在安全隱患,已經(jīng)或者即將危及公共利益及他人利益的,責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時應(yīng)急維修;責(zé)任人不履行或者無法履行應(yīng)急維修義務(wù),且需進(jìn)入物業(yè)專有部位應(yīng)急維修的,物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人可在通知公安機(jī)關(guān)、社區(qū)居民委員會或者業(yè)主委員會兩名以上委員到場見證下實(shí)施應(yīng)急維修,維修發(fā)生的費(fèi)用由責(zé)任人承擔(dān);
(五)當(dāng)物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人對物業(yè)共用部分維修養(yǎng)護(hù)時,相關(guān)業(yè)主應(yīng)予以配合;有造成本物業(yè)共用部分或者其他業(yè)主房屋及附屬設(shè)施設(shè)備損壞的,由造成損壞的責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任;
(六)本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)在國家規(guī)定的保修期限和保修范圍內(nèi)出現(xiàn)非使用不當(dāng)?shù)馁|(zhì)量問題或者使用功能障礙,由建設(shè)單位負(fù)責(zé)解決;
應(yīng)當(dāng)由建設(shè)單位維修,建設(shè)單位拒絕維修或者拖延維修的,業(yè)主可以自行或者委托他人維修,維修費(fèi)用及維修期間造成的其他損失由建設(shè)單位承擔(dān)。
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,由物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人直接組織實(shí)施,費(fèi)用按規(guī)定列支。
(一)屬規(guī)定的急修項(xiàng)目;
(二)物業(yè)發(fā)生危及房屋使用安全或者公共安全的緊急情況;
(三)經(jīng)安全鑒定機(jī)構(gòu)鑒定的危險房屋;
(四)出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章和有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定必須維修房屋的情形;
(五)物業(yè)維修、更新、改造費(fèi)用在5000元以下;
(六)特殊情況,例外書面申請批準(zhǔn)。
十二、物業(yè)維修、更新、改造的實(shí)施
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,經(jīng)業(yè)主大會同意或者相關(guān)業(yè)主共同同意后,由物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人組織實(shí)施,費(fèi)用按規(guī)定列支。
(一)報(bào)預(yù)算、按批文執(zhí)行。
十三、物業(yè)轉(zhuǎn)讓、出租的相關(guān)事項(xiàng)
業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分時,須將本規(guī)約作為物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓合同或者租賃合同的附件。業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分后,當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)于物業(yè)專有部分買賣合同或者租賃合同簽訂之日起30日內(nèi),將物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓或者出租情況和通訊方式書面告知物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人、業(yè)主委員會。
房屋出租應(yīng)當(dāng)遵守相關(guān)法律法規(guī)政策規(guī)定,尊重社會公德,不得危及物業(yè)的安全,不得損害其他業(yè)主的合法權(quán)益。無論出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
> 房屋出租必須符合本市規(guī)定的房屋出租條件和人均承租面積標(biāo)準(zhǔn);不得擅自改變房屋原設(shè)計(jì)功能和布局,對房屋進(jìn)行分割搭建,按床位出租或者轉(zhuǎn)租,或者將廚房、衛(wèi)生間、不分門進(jìn)出的客廳改成臥室出租或者轉(zhuǎn)租。
對違反本規(guī)約出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主委員會有權(quán)書面責(zé)成業(yè)主、物業(yè)使用人立即終止租賃行為。
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分,應(yīng)當(dāng)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人結(jié)清物業(yè)服務(wù)費(fèi)用、專項(xiàng)維修資金;出租物業(yè),約定由承租人交納物業(yè)服務(wù)費(fèi)用的,從其約定,業(yè)主負(fù)連帶交納責(zé)任。
十四、共用部分保險
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)共用部分及公眾責(zé)任保險,自行管理的,由全體業(yè)主按其專有部分占建筑物總面積的比例享有權(quán)利、履行義務(wù);選聘物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人的,由業(yè)主大會選聘的物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人從物業(yè)服務(wù)費(fèi)用中提取并辦理相關(guān)手續(xù)。
業(yè)主、物業(yè)使用人在物業(yè)使用過程中,有違反本規(guī)約物業(yè)使用禁止行為的,其他業(yè)主、使用人可以向有關(guān)行政主管部門報(bào)告,由有關(guān)部門依法查處;受侵害的相關(guān)業(yè)主可以依法向人民法院提起訴訟。
第六部分 緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案
十五、緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生下列緊急情形之一的,授權(quán)業(yè)主委員會或政府相應(yīng)職能部門啟動緊急措施的應(yīng)急預(yù)案:
(一)物業(yè)服務(wù)企業(yè)突然停止提供物業(yè)服務(wù);
(二)《北京市物業(yè)管理辦法》第三十四條的規(guī)定的危及房屋使用安全的緊急情況;
(三)其他緊急情形。
第七部分 違約責(zé)任
十六、違反規(guī)約應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任
業(yè)主、物業(yè)使用人違反本規(guī)約規(guī)定,侵害他人合法權(quán)益的,業(yè)主大會、業(yè)主委員會、物業(yè)服務(wù)企業(yè)或者其他管理人有權(quán)要求其改正;業(yè)主、物業(yè)使用人拒不改正的,應(yīng)承擔(dān)以下違約責(zé)任,并由業(yè)主委員會在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布該業(yè)主、物業(yè)使用人的姓名及違約事實(shí):
(一)向全體業(yè)主或者相應(yīng)業(yè)主賠償損失。
限期未改正的,業(yè)主大會也可以依本規(guī)約對其提起訴訟。
十七、連帶責(zé)任
物業(yè)使用人違反本規(guī)約的,相關(guān)業(yè)主承擔(dān)連帶責(zé)任。
第八部分 糾紛的處理與相關(guān)民事訴訟
十八、業(yè)主之間因本規(guī)約實(shí)施中發(fā)生的糾紛,可以協(xié)商解決。協(xié)商不成的,可以采用以下 1、2、3、4 方式解決:
1.業(yè)主委員會調(diào)解;
2.社區(qū)居民委員會調(diào)解;
3.物業(yè)管理糾紛人民調(diào)解組織調(diào)解;
4.申請仲裁或者向人民法院提起訴訟。
因物業(yè)管理糾紛而引起的民事訴訟,其費(fèi)用由參加訴訟的業(yè)主依法承擔(dān);屬共同訴訟的,經(jīng)業(yè)主授權(quán),推薦訴訟代表人具體實(shí)施,訴訟費(fèi)用由參加共同訴訟的業(yè)主依法共同承擔(dān);屬于共有物業(yè)糾紛訴訟的,其費(fèi)用從共有物業(yè)收益中支付。
第九部分 附則
十九、本規(guī)約由業(yè)主委員會根據(jù)業(yè)主大會的決議修改。修改后的規(guī)約,經(jīng)業(yè)主大會會議表決通過之日起生效。
本規(guī)約未盡事項(xiàng)由業(yè)主大會會議補(bǔ)充。
二十、本規(guī)約對本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的各業(yè)主和物業(yè)使用人均具有約束力。物業(yè)的所有人發(fā)生變更時,規(guī)約的效力及于物業(yè)的繼受人。
本規(guī)約自首次業(yè)主大會會議表決通過之日(2023年7月6日)起生效。
二十一、制定和修改的管理規(guī)約,按照規(guī)定報(bào)物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府備案。
二十二、本規(guī)約業(yè)主各執(zhí)1份,業(yè)主委員會保存3份, 物業(yè)所在地的區(qū)(市)縣房屋行政主管部門、街道辦事處、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、社區(qū)居民委員會各1份。
海淀區(qū)ee嘉園業(yè)主大會
第3篇 某裝飾公司文件管理禁令
裝飾公司文件管理禁令
為使公司經(jīng)營過程中,學(xué)法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,嚴(yán)肅重申如下問題:
1、對外所有文書必須呈總經(jīng)理簽發(fā)方能加章發(fā)出,并留復(fù)印件進(jìn)歸類檔案。
2、外單位文書在總經(jīng)理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經(jīng)理簽發(fā)后,原件存檔,部門留復(fù)印件備用。
3、所有合同起草和規(guī)定格式文本的合同打印填寫好后,由總經(jīng)理簽發(fā)方能加章、實(shí)施。在實(shí)施過程中如有變更及修改,必須由總經(jīng)理認(rèn)可,不得自作主張和發(fā)出。
4、辦理手續(xù)根據(jù)總經(jīng)理簽署的意見加章后,必須按文書內(nèi)容填寫規(guī)定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。
5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格管理,嚴(yán)格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。
6、特殊情況和總經(jīng)理外出時,急需加章和處理的文書,需向總經(jīng)理按原文匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發(fā)出,并留復(fù)印件存檔,待總經(jīng)理回公司后,交呈至總經(jīng)理閱知。
7、對外文書,一旦簽發(fā)后,須速反饋結(jié)果等工作情況。
以上總經(jīng)理令必須堅(jiān)決執(zhí)行,如有違規(guī),則追究違規(guī)人的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。
第4篇 建筑公司環(huán)境管理程序文件發(fā)布令
建筑集團(tuán)公司《環(huán)境管理程序文件》發(fā)布令
集團(tuán)公司依據(jù)gb/t24001-1996idtiso14001:1996環(huán)境管理體系-規(guī)范及使用指南,結(jié)合實(shí)際編制了《環(huán)境管理程序文件》,并于2001年4月10日開始實(shí)施。經(jīng)過幾個月的運(yùn)行,發(fā)現(xiàn)文件中的某些規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際不相適應(yīng)。在內(nèi)審和管理評審中以及認(rèn)證中心的第一階段審核,也提出了一些修改意見。根據(jù)方方面面的意見,文件編寫人員對a版文件的適用性進(jìn)行了評審,對文件進(jìn)行了第一次修改。本程序文件對集團(tuán)公司的環(huán)境管理體系要求做了詳細(xì)的描述,更加符合標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際的要求,是集團(tuán)公司實(shí)施環(huán)境管理的法規(guī)性文件和行為準(zhǔn)則?，F(xiàn)予以正式發(fā)布,望全體員工遵照執(zhí)行。
需要說明的是:在本程序文件中,對與iso9001:2000質(zhì)量管理體系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4質(zhì)量的記錄控制、5.6管理評審、7.4采購、8.2.2內(nèi)部審核、8.5.2糾正措施與8.5.3預(yù)防措施),合并編寫了相應(yīng)的程序文件,與之對應(yīng)的原質(zhì)量體系文件同時作廢,執(zhí)行本程序文件的規(guī)定。
管理者代表:
年 月 日
第5篇 工藝文件管理
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進(jìn)行工藝管理,組織生產(chǎn),指導(dǎo)操作的技術(shù)依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應(yīng)簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟(jì)效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機(jī)試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細(xì)表,外協(xié)件明細(xì)表,外購及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工具明細(xì)表,工裝設(shè)計(jì)任務(wù)書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗(yàn)證單,材料消耗工藝定額明細(xì)表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結(jié)等有關(guān)文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術(shù)科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實(shí)際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術(shù)科負(fù)責(zé)編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗(yàn)證和審批
3.1工藝文件會簽、技術(shù)科的工藝文件由所屬車間負(fù)責(zé)會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗(yàn)證,樣機(jī)試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證,由車間負(fù)責(zé)人、技術(shù)科會同質(zhì)檢人員,負(fù)責(zé)收集整理試制過程中的情況,進(jìn)行一次可行性鑒定,然后由技術(shù)科認(rèn)真進(jìn)行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標(biāo)準(zhǔn)化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術(shù)科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術(shù)副廠長進(jìn)行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標(biāo)準(zhǔn)化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)審查工作。一律由標(biāo)準(zhǔn)化員承擔(dān),并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標(biāo)準(zhǔn)化由標(biāo)準(zhǔn)化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實(shí)施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴(yán)格遵守,認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
4.2技術(shù)科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀(jì)律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術(shù)副廠長作出報(bào)告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負(fù)責(zé),要教育車間職工嚴(yán)格按工藝文件進(jìn)行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實(shí)施工藝的基層單位,要堅(jiān)持按設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件,技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進(jìn)的建議,應(yīng)及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應(yīng)按上述'三按'進(jìn)行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權(quán)制止,并及時反映給車間領(lǐng)導(dǎo)處理。..
4.6技術(shù)科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實(shí)施、工藝管理混亂負(fù)責(zé)。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術(shù)部門下達(dá)工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達(dá)后,需修改的文件應(yīng)在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設(shè)備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應(yīng)填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關(guān)部門會簽和批準(zhǔn)后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應(yīng)符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門會簽并經(jīng)審核和批準(zhǔn)后才能下發(fā)。
5.2.3按批準(zhǔn)的工藝文件更改通知單要求進(jìn)行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應(yīng)將更改部分用細(xì)實(shí)線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標(biāo)注本次修改所用標(biāo)記,標(biāo)記符號應(yīng)按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標(biāo)記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應(yīng)按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1'標(biāo)記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標(biāo)記。
5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。
5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負(fù)責(zé)復(fù)核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應(yīng)加區(qū)分標(biāo)記,嚴(yán)禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應(yīng)及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術(shù)科應(yīng)常備全套文件復(fù)制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術(shù)科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術(shù)科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應(yīng)蓋'作廢'章后單獨(dú)存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標(biāo)準(zhǔn),簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準(zhǔn),對外不準(zhǔn)借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應(yīng)清點(diǎn)。
7.3借閱者應(yīng)保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀(jì)律處理。
第6篇 裝飾與安裝項(xiàng)目工程文件數(shù)據(jù)管理
一、竣工資料編制的主要措施
1、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集,匯總組卷工作。
2、在進(jìn)行施工前,認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時匯集整理。
4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個方面,落實(shí)計(jì)劃、編制情況登記表,明確責(zé)任人。
5、上級主管部門的有關(guān)文件,如施工證、開工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等。
6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設(shè)計(jì)圖紙會審記錄,圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。
8、施工組織設(shè)計(jì)方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作,并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況,聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p(原件):
①、與技術(shù)部聯(lián)系,收集施工技術(shù)文件資料。
②、與材料部聯(lián)系,收集施工材料質(zhì)量保證文件。
③、與設(shè)計(jì)部聯(lián)系,收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求,做到齊全。
4、根據(jù)建設(shè)單位需要,隨時拍攝有關(guān)工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,如收集工程竣工報(bào)告、工程決算簽證、編制全套竣工圖,并根據(jù)建設(shè)單位需要,收集拍攝建筑物有關(guān)照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗(yàn)報(bào)告。
4、隱蔽工程驗(yàn)收報(bào)告。
5、自檢報(bào)告。
6、竣工驗(yàn)收申請報(bào)告。
第7篇 物業(yè)公司程序文件－裝修管理控制程序
物業(yè)公司程序文件:裝修管理控制程序
1.0目的
通過對顧客裝修過程的控制,確保裝修符合規(guī)定要求。
2.0范圍
適用于顧客入住后進(jìn)行裝修的全部過程。
3.0職責(zé)
3.1工程部負(fù)責(zé)制定《建筑、裝飾管理手冊》,并對管理處進(jìn)行不定期的裝修檢查。
3.2管理處負(fù)責(zé)辦理具體的裝修手續(xù)并進(jìn)行裝修過程的管理。
3.3管理處負(fù)責(zé)一般裝修方案的審批。工程部負(fù)責(zé)對結(jié)構(gòu)、室內(nèi)管線等有重大改動的裝修方案的審批。(商場、寫字樓裝修方案由消防局主管部門審批)。
4.0內(nèi)容
4.1裝修申報(bào)
4.1.1裝修方案的審批。業(yè)主裝修前需填寫房屋裝修的審批表,將擬定裝修方案及相關(guān)資料報(bào)管理處審批。
1)無違反相關(guān)規(guī)定的一般裝修方案(如:結(jié)構(gòu)、管線、外觀的變更、防水層的破壞等),管理處可進(jìn)行審批。
2)結(jié)構(gòu)、管線、外觀等有重大變動的裝修,管理處需將相關(guān)資料報(bào)公司工程部審批。
3)商場、寫字樓部位的裝修需報(bào)消防局主管部門審批。
4.1.2裝修施工單位的審查。業(yè)主裝修前攜帶裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、施工人員身份證明等資料報(bào)管理處審批。管理處對相關(guān)資料進(jìn)行審查。
4.1.3辦理施工許可證。裝修方案審批合格,裝修施工單位審查合格后,管理處與業(yè)主簽定《房屋裝修管理協(xié)議書》,按照相關(guān)規(guī)定收取裝修押金,辦理裝修施工許可證及裝修施工人員出入證等相關(guān)手續(xù)。
4.2裝修施工過程的管理
4.2.1裝修過程中,管理處負(fù)責(zé)裝修管理的人員每天檢查裝修情況,嚴(yán)格按《建筑、裝飾管理手冊》的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)檢查,發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的,按相關(guān)規(guī)定要求業(yè)主整改,對于拒不執(zhí)行的,可根據(jù)《深圳市家庭居室裝修管理規(guī)定》及《業(yè)主公約》中相關(guān)規(guī)定強(qiáng)制執(zhí)行。
4.2.2房屋裝修完畢,管理處按《建筑、裝飾管理手冊》及協(xié)議中約定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,對于不符合要求的,督促業(yè)主及時改正后再進(jìn)行驗(yàn)收。
4.2.3重大裝修,需經(jīng)公司工程部驗(yàn)收。商場、寫字樓裝修需經(jīng)消防局主管部門驗(yàn)收。
4.2.4從驗(yàn)收合格之日起十日內(nèi)管理處對裝修情況復(fù)驗(yàn),合格后將押金退還顧客和施工單位。
4.2.5對裝修檔案的管理應(yīng)放入業(yè)主檔案內(nèi),保存期至業(yè)主搬遷后。
5.0引用文件與記錄
fg/g《北京市家庭居室裝修管理規(guī)定》
wi/z*《建筑、裝飾管理手冊》
第8篇 物業(yè)程序文件：儀器儀表管理控制程序
物業(yè)程序文件:儀器儀表管理控制程序
1、目的
對監(jiān)視和測量用儀器儀表進(jìn)行控制,確保監(jiān)視和測量結(jié)果的有效性。
2、范圍
適用于對服務(wù)提供和服務(wù)過程進(jìn)行監(jiān)視和測量用的儀器儀表的管理。
3、定義
無
4 、職責(zé)
責(zé)任人職責(zé)
品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)公司標(biāo)準(zhǔn)檢測儀器儀表(母表)的管理。
負(fù)責(zé)公司儀器儀表的管理,及組織對各部門儀器儀表定期進(jìn)行檢測、校驗(yàn)。
管理處負(fù)責(zé)本管理處儀器儀表的購置、使用、管理。
管理處使用部門負(fù)責(zé)使用、搬運(yùn)、調(diào)試、維護(hù)及日常檢查。
5 方法及過程控制
5.1 監(jiān)視和測量設(shè)備的采購
各項(xiàng)目如需增添、更新儀器儀表時,按《采購控制程序》要求執(zhí)行。
5.2 監(jiān)視和測量設(shè)備的初次校準(zhǔn)
5.2.1對新購入的涉及安全、健康和貿(mào)易結(jié)算的儀器儀表由品質(zhì)管理部尋找有資格的國家計(jì)量檢定部門(能夠溯源到國際或國家標(biāo)準(zhǔn)的測量標(biāo)準(zhǔn),以下同),報(bào)品質(zhì)管理部審核后,報(bào)送檢定,并由檢定部門出具鑒定結(jié)果證書;其它儀器儀表每年由品質(zhì)管理部組織各管理處,以公司通過專業(yè)機(jī)構(gòu)檢測的標(biāo)準(zhǔn)儀器儀表(母表)為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測。儀器儀表應(yīng)按公司《儀器儀表臺帳》規(guī)定的檢定周期進(jìn)行檢定。
5.2.2儀器儀表分類說明:
每年需要外送專業(yè)機(jī)構(gòu)檢定儀器、儀表:計(jì)量保證器具,列入強(qiáng)制檢定的工作計(jì)量器具,作為公司檢定標(biāo)準(zhǔn)表。
每年需要進(jìn)行內(nèi)部檢定儀器、儀表:通用的、有準(zhǔn)確度要求的儀表,指用于客戶服務(wù)的儀表,有萬用表、兆歐表、鉗形表、壓力表、泳池水質(zhì)測試儀、接地電阻測試儀等。
每年需要進(jìn)行功能性檢查儀器、儀表:精度要求不高的,對服務(wù)質(zhì)量影響較小的儀器儀表,如:直流電阻儀、紅外線測溫儀、溫濕度計(jì)等。
5.2.3檢定合格后,由各管理處在《儀器儀表臺帳》上進(jìn)行編號登記,并報(bào)品質(zhì)部備案,具體編號方法如下:
5.2.3.1儀器儀表的編號形式:** - yy -zz-vv
5.2.3.2上述編號中'**'為各管理處簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。
其中:假日廣場-- jr 世貿(mào)廣場--sm 城市花園-ch
都市花園--dh 新城-*c 美樹麗舍-ms
水 晶 城--s j 東 麗 湖-dl
5.2.3.3上述編號中'yy'為該儀表所安裝設(shè)備系統(tǒng)簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:供電系統(tǒng)--gd消防系統(tǒng)-*f
自動噴淋系統(tǒng)--pl 供水系統(tǒng)-gs
中央空調(diào)系統(tǒng)-kt供暖系統(tǒng)-gn
生活熱水系統(tǒng)-sh電梯部分-dt
5.2.3.4上述編號中'zz'為該儀表具體類型簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:溫度計(jì)-wd電壓表-dy 電流表-dl
溫濕度計(jì)-sd電能表-dn水流量表-sb
兆歐表(搖表)-yb
5.2.3.5上述編號中'vv'為儀表的具體序列號,以阿拉伯?dāng)?shù)字表示,暫設(shè)為兩位數(shù),以01為起始號。
5.2.4檢定后由管理處工程部對經(jīng)檢定的儀器儀表進(jìn)行標(biāo)識(應(yīng)包括檢定狀態(tài)、有效期限及檢定部門/人等),然后使用。
5.3 儀器儀表的周期檢定
5.3.1管理處工程部對所有儀器儀表應(yīng)制定周期檢定頻度并在《儀器儀表臺帳》中進(jìn)行登記。
5.3.2儀器儀表根據(jù)周期檢定頻度執(zhí)行周期檢定,按《儀器儀表臺帳》中規(guī)定的檢定方式(外檢/自檢)進(jìn)行檢定。
5.3.3需外檢的儀器儀表由管理處工程部按《儀器儀表臺帳》規(guī)定,在有效期內(nèi)報(bào)品質(zhì)管理部審核后,報(bào)送有資格的國家計(jì)量檢定部門進(jìn)行檢定,并出具鑒定結(jié)果證書,由管理處工程部保存并報(bào)品質(zhì)管理部備案。
5.3.4自檢的儀器儀表由品質(zhì)管理部具有檢定資質(zhì)的專業(yè)人員,組織管理處指定人員,按公司《儀器儀表檢定操作規(guī)程》要求進(jìn)行自檢,并填寫《儀器儀表自檢記錄》。
5.3.5外檢/自檢情況均需在《儀器儀表臺帳》中進(jìn)行記載。
5.4儀器儀表的使用、搬運(yùn)、調(diào)試和維護(hù)
5.4.1 責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照使用說明書使用檢測、測量設(shè)備,以確保儀器儀表的測量和監(jiān)控能力與要求相一致,避免可能使校準(zhǔn)失效的調(diào)整,并對檢測、測量設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。
5.4.2測量儀器在使用前,使用人應(yīng)檢查是否工作正常。若儀器不能正常工作,先由使用人進(jìn)行調(diào)試,調(diào)試后正常則可以使用;若經(jīng)使用者調(diào)試儀器仍不能正常工作,報(bào)本管理處工程部對設(shè)備進(jìn)行處理(維修或報(bào)廢),并在《儀器儀表臺帳》中進(jìn)行記載。
5.4.3對在線使用的儀表,使用部門要定期(根據(jù)各專業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書)進(jìn)行巡檢,并對儀表狀態(tài)進(jìn)行記載(記入各相關(guān)質(zhì)量記錄)。
5.4.4 使用人在儀器儀表的搬運(yùn)、調(diào)試和維護(hù)過程中,要遵守使用說明書的要求,防止其損壞或失效。
5.5 儀器儀表偏離校準(zhǔn)狀態(tài)的控制
5.5.1 在周期檢定中發(fā)現(xiàn)有不合格的儀器儀表時,外檢儀器儀表由管理處工程部填寫《儀器儀表不合格通知單》,并通知相關(guān)部門;自檢儀器儀表由檢定人員填寫《儀器儀表不合格通知單》,報(bào)告本管理處工程部。
5.5.2在日常巡查中發(fā)現(xiàn)儀器儀表異常時,巡查人員在相關(guān)質(zhì)量記錄中進(jìn)行記錄,并填寫《儀器儀表不合格通知單》及時通知管理處工程部。
5.5.3當(dāng)使用者發(fā)現(xiàn)測量儀器和儀表偏離校準(zhǔn)狀態(tài)時,應(yīng)停止檢測工作,及時填寫《儀器儀表不合格通知單》,報(bào)告管理處工程部。
5.5.4管理處工程部對以上不合格或異常儀器儀表計(jì)量器具進(jìn)行相應(yīng)處理(維修或報(bào)廢),并評價以往測量結(jié)果的有效性,采取必要的措施記錄在《儀器儀表不合格通知單》中,如有涉及安全或貿(mào)易結(jié)算時需上報(bào)管理處經(jīng)理,采取相應(yīng)措施。
5.6 儀器儀表的保管與保存
管理處工程部應(yīng)將待檢定和暫不使用的儀器儀表予以標(biāo)識、妥善保管和保存,并在《儀器儀表臺帳》中注明,下次使用前必須經(jīng)檢定合格后方可使用。
5.7儀器儀表的維修
管理處工程部對在日常使用和周期檢定、校準(zhǔn)中發(fā)現(xiàn)的不合格儀器儀表進(jìn)行維修。工程部不能進(jìn)行維修的由管理處報(bào)品質(zhì)管理部批準(zhǔn)后,送專業(yè)檢修機(jī)構(gòu)進(jìn)行修理,并在《儀器儀表臺帳》中注明。所有儀器儀表在維修后都要重新按規(guī)定進(jìn)行外檢或自檢,檢定合格后,需重新進(jìn)行標(biāo)識,方可正常使用。
5.8儀器儀表的報(bào)廢
當(dāng)發(fā)現(xiàn)儀器儀表由于長期使用不能維修或其它原因?qū)е聯(lián)p壞而不能通過維修恢復(fù)其精度要求時,由所在的使用部門填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢單》,屬固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理確認(rèn),辦公室、品質(zhì)管理部、財(cái)務(wù)部審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處置;屬非固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理審核,辦公室、品質(zhì)管理部、財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)后進(jìn)行標(biāo)識、隔離和處置,所有報(bào)廢儀器儀表應(yīng)在《儀器儀表臺帳》中注明。
6.相關(guān)文件
tjzzwy7.4-z01《采購控制程序》
tjzzwy7.6-g01-01《儀器儀表檢定操作業(yè)指導(dǎo)書》
7.相關(guān)記錄
tjzzwy7.6-g01-f1 《儀器儀表臺帳》
tjzzwy7.6-g01-f2 《儀器儀表自檢記錄》
tjzzwy7.6-g01-f3《儀器儀表不合格通知單》
第9篇 三級文件：物業(yè)業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級文件:業(yè)務(wù)投訴及建議管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的
規(guī)范顧客投訴問題的處理程序,以保證業(yè)主的投訴能及時、準(zhǔn)確、滿意地得到解決,并以此改進(jìn)和提高服務(wù)質(zhì)量。
2、適用范圍
適用于各部門受理業(yè)主各種服務(wù)項(xiàng)目的有效投訴。
3、職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)對各部門匯報(bào)上來的未能處理的顧客投訴提出處理意見,親自或委托企業(yè)管理部處理業(yè)主直接向本公司上級或政府有關(guān)部門的投訴。
3.2企業(yè)管理部是公司所發(fā)生投訴的歸口管理部門,負(fù)責(zé)督導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人對投訴處理結(jié)果進(jìn)行回訪,并負(fù)責(zé)所有投訴記錄的歸檔。
3.3部門負(fù)責(zé)人處理部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的所有投訴。
3.4管理處及俱樂部前臺負(fù)責(zé)對用戶投訴的接待、記錄、聯(lián)系處理與上報(bào)工作。
3.5所有員工都有向上級及時匯報(bào)業(yè)主投訴的責(zé)任。
4、方法與過程控制
4.1投訴分類
4.1.1一類投訴:由于我公司自身管理或服務(wù)不到位而產(chǎn)生的投訴;
4.1.2二類投訴:由于房屋質(zhì)量方面的問題而導(dǎo)致的投訴;
4.1.3三類投訴:由于規(guī)劃紅線外問題而產(chǎn)生的投訴。
4.2操作流程
4.2.1對于業(yè)主在工作現(xiàn)場或管理處的當(dāng)面投訴,當(dāng)事人需先向業(yè)主致歉,對業(yè)主的意見表示感謝,當(dāng)場可以解決的須當(dāng)場處理,并向上級匯報(bào),不能當(dāng)場處理的,兩小時內(nèi)通知上級領(lǐng)導(dǎo),由上級領(lǐng)導(dǎo)給出處理意見進(jìn)行處理。
4.2.2處理完畢后處理的具體過程、結(jié)果、分析及時報(bào)客戶接待員,當(dāng)天記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中。
4.2.3對于業(yè)主通過信件、電話、電子郵件等途徑提出的投訴,獲得信息的人須在1小時內(nèi)將投訴內(nèi)容告知客戶接待員,由接待員將內(nèi)容記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上,并根據(jù)投訴內(nèi)容進(jìn)行分類傳達(dá),向相關(guān)責(zé)任人下發(fā)《工作聯(lián)系單》,相關(guān)責(zé)任人接到《工作聯(lián)系單》后要在規(guī)定的時間內(nèi)給予處理并回復(fù)相關(guān)意見到客戶接待員(一類投訴4小時內(nèi)處理,二類投訴當(dāng)天處理,三類投訴三天內(nèi)處理)。
4.2.4凡接到《工作聯(lián)系單》的投訴處理負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時間內(nèi)沒有處理完畢的,客戶接待員將此信息上報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo);若投訴在兩天內(nèi)仍沒有回復(fù),客戶接待員可直接上報(bào)高層領(lǐng)導(dǎo)。
4.2.5對于處理難度較大的,或直接到公司、集團(tuán)或政府有關(guān)部門等的投訴必須立即上報(bào)
部門第一負(fù)責(zé)人,有部門第一負(fù)責(zé)人提出處理意見,再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo),處理完畢后統(tǒng)一匯總到管理處客戶接待員處記錄歸檔。
4.2.6一類投訴處理完畢后要形成案例分析,各部門進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn);二類投訴按《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》進(jìn)行處理,影響較大的問題則由保修辦以書面形式呈報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo),并跟進(jìn)處理反饋結(jié)果;對于三類投訴由客戶接待員向業(yè)主進(jìn)行相應(yīng)的解釋,視投訴問題的具體情況、困難程度設(shè)法予以解決,對于無法解決的問題可與有關(guān)部門協(xié)商共同解決,無法解決的投訴應(yīng)向業(yè)主做出有關(guān)解釋和說明并得到業(yè)主的理解。
4.2.7接受投訴的責(zé)任部門在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上提出處理意見,并由各區(qū)域客戶服務(wù)人員簽名確認(rèn)后報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo),每條信息后面都應(yīng)有相關(guān)人員的簽名和日期。
4.2.8投訴處理的完成情況,須在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中予以體現(xiàn),客戶接待員保存《工作聯(lián)系單》原件,責(zé)任部門保存附件。
4.2.9管理處負(fù)責(zé)投訴的分析和總結(jié),有關(guān)的分析和總結(jié)作為管理評審的輸入信息。
4.3處理后的回訪
對業(yè)主的投訴處理后,由部門第一負(fù)責(zé)人或其委托人在3天之內(nèi)以電話或上門的形式進(jìn)行回訪,并在《業(yè)主投訴記錄表》上做好記錄?；卦L工作的主要內(nèi)容是:
4.3.1征詢業(yè)主對投訴的處理意見,檢查處理的效果。
4.3.2征詢業(yè)主對于以后防止出現(xiàn)類似問題的預(yù)防措施。
5、引用文件
**wy7.5.4-s01-01《質(zhì)量缺陷責(zé)任期內(nèi)工程維修流程》
6、支持記錄表格
**wy8.3-z01-f1《業(yè)主投訴記錄表》
《工作聯(lián)系單》
第10篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件培訓(xùn)控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:培訓(xùn)控制程序
1.0目的通過對公司所有員工實(shí)施必要的培訓(xùn),使其掌握相應(yīng)崗位的操作技能和服務(wù)質(zhì)量意識,確保員工素質(zhì)滿足公司的要求。
2. 0適用范圍適用于公司所有培訓(xùn)工作。
3．0職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)物業(yè)管理公司年度培訓(xùn)計(jì)劃的制定和監(jiān)督實(shí)施工作,年度培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)在年終總結(jié)結(jié)束后10個工作日內(nèi)提出,并由物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
3.2 行政部負(fù)責(zé)組織對各類員工培訓(xùn)效果進(jìn)行考核和鑒定;并負(fù)責(zé)保存由公司組織進(jìn)行培訓(xùn)的記錄。
3.3 各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓(xùn)計(jì)劃的要求,制定本部門相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃見《員工培訓(xùn)計(jì)劃表》,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施,培訓(xùn)記錄由各部門和管理處負(fù)責(zé)歸檔保管,有必要時,相關(guān)部門制訂部門培訓(xùn)制度,參見《保安人員培訓(xùn)制度》。
4. 0工作程序
4.1 入職培訓(xùn)
4.1.1 所有新入職本公司的員工都應(yīng)接受該項(xiàng)培訓(xùn)及考核。
4.1.2 對新員工的培訓(xùn)主要包括以下內(nèi)容:a)公司的基本情況、組織架構(gòu),b)公司的質(zhì)量方針、目標(biāo)、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識,c)《員工手冊》、職業(yè)道德及質(zhì)量意識教育,d)對員工的期望及要求。
4.1.3 該項(xiàng)培訓(xùn)由行政部或行政部指定人員組織實(shí)施并保存記錄。
4.2 上崗培訓(xùn)
4.2.1 員工入職培訓(xùn)合格后或轉(zhuǎn)換工種前均需經(jīng)上崗培訓(xùn),培訓(xùn)時間根據(jù)工作崗位的要求而定。
4.2.2 上崗培訓(xùn)主要內(nèi)容包括a)應(yīng)知部分:如崗位的基本情況(崗位職責(zé)、人員配置及設(shè)備、設(shè)施的分布等),b)應(yīng)會部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時的特殊處理程序等。
4.2.3 上崗培訓(xùn)由各用人部門負(fù)責(zé)組織,并指定專人進(jìn)行?！杜嘤?xùn)記錄》由各部門保存,《員工培訓(xùn)登記表》保存于員工檔案中。
4.3 在職培訓(xùn)
4.4 員工參加外部培訓(xùn)按公司有關(guān)行政制度執(zhí)行。
4.5 除了以質(zhì)量手冊、流程文件以及作業(yè)指導(dǎo)書等工作文件作為員工的培訓(xùn)教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實(shí)際編制培訓(xùn)教材,如編制教材應(yīng)由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對培訓(xùn)教材的評審。
5. 0相關(guān)文件
5.1 《保安人員培訓(xùn)制度》
5.2 《保潔部員工培訓(xùn)考核流程》
5.3 《工程部新入職員工培訓(xùn)流程》
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第11篇 物業(yè)公司程序文件基礎(chǔ)設(shè)施管理程序
1、目的加強(qiáng)對公司資產(chǎn)的管理,保證公司資產(chǎn)的安全、完整,充分發(fā)揮資產(chǎn)使用的效能。
2、范圍本制度適用于物業(yè)管理有限公司對資產(chǎn)的管理。
3、定義3.1 資產(chǎn)的釋義:根據(jù)物品的價值和使用期限,分為固定資產(chǎn)類、資產(chǎn)類、低值易耗物品類。
3. 2 單位價值在人民幣2022元以上(含2022元),使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)(包括電子設(shè)備、電腦設(shè)備、房屋建筑物、運(yùn)輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備以及其它設(shè)備) 列入固定資產(chǎn)類。
3. 3 單位價值在人民幣100元以上(含100元)2022元以下的,使用年限在一年以上的各種用具物品(包括普通的辦公家私、小件電腦設(shè)備、辦公設(shè)施、工程工具等)列入資產(chǎn)類。
3. 4 單位價值在人民幣100元一下的物品,列入低值易耗物品類。
3. 5 電腦軟件類的資產(chǎn),根據(jù)其價值的大小,分別列入固定資產(chǎn)和資產(chǎn)的管理。
3. 6 為便于實(shí)物的管理,個別設(shè)備(如:工程設(shè)備中的水泵、保潔設(shè)備中的除草機(jī)等同等、同類設(shè)備)雖然其單價不足人民幣2022元,也可列入固定資產(chǎn)管理范圍。
3. 7資產(chǎn)物品中(如:玻璃、印刷品等)無論時價花費(fèi)多少,都不納入資產(chǎn)范疇,只辦理入庫、出庫手續(xù),登錄流水帳本;
4、職責(zé)
4.1 資產(chǎn)主管部門
4.1.1 辦公室是公司資產(chǎn)實(shí)物管理的主管部門,負(fù)責(zé)對各管理處資產(chǎn)管理的指導(dǎo)監(jiān)控和本部資產(chǎn)的實(shí)物管理。
4.1.2財(cái)務(wù)管理部是公司資產(chǎn)帳務(wù)管理的主管部門,著重從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)控和管理。
4.1.3各管理處負(fù)責(zé)本管理處資產(chǎn)實(shí)物管理,接受公司辦公室及財(cái)務(wù)管理部的監(jiān)控和管理。
4.2 電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)的管理辦公室是公司電子辦公設(shè)備類實(shí)物管理的專業(yè)部門,負(fù)責(zé)對公司電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)進(jìn)行專項(xiàng)管理,對電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)的購進(jìn)、配置、使用、維修及報(bào)廢等進(jìn)行全面的登記和管理。
4.3 各部門、各管理處對資產(chǎn)的使用和保管要明確責(zé)任人,各部門、各管理處的責(zé)任人對使用資產(chǎn)負(fù)有妥善保管、安全使用的責(zé)任。
5、方法和過程控制
5.1 資產(chǎn)的分類和使用年限根據(jù)現(xiàn)行的會計(jì)核算制度及公司資產(chǎn)的具體情況,資產(chǎn)的分類和固定。
5.1.1對如固定資產(chǎn)及資產(chǎn)的使用年限及編號方法如下:資產(chǎn)大類及代號資產(chǎn)總分類資產(chǎn)明細(xì)分類使用年限資產(chǎn)分類資產(chǎn)代號明細(xì)分類固定資產(chǎn)g資產(chǎn)機(jī)械、工具、設(shè)備j
1、工程工具10年2、保潔工具3、變電箱設(shè)備
4、其他運(yùn)輸設(shè)備ys
1、安全巡邏自行車10年2、食堂采購三輪車3、東麗湖船只
4、公務(wù)車輛
5、其他家私類js
1、柜、沙發(fā)、會議臺5年2、辦公臺(桌)3、辦公椅
4、其它通訊設(shè)備t
1、對講機(jī)(套)5年2、電話機(jī)3、喊話器
4、其他安防器械設(shè)備af
1、車閘系統(tǒng)10年2、消防系統(tǒng)3、門禁管理機(jī)
4、滅火器
5、鋁合金崗?fù)?/p>
6、其他電腦設(shè)備(非安防)dn
1、臺式電腦全套5年2、手提電腦電子設(shè)備d
1、日常家用電器5年2、辦公用設(shè)備娛樂設(shè)備(非電子)yl
1、娛樂經(jīng)營設(shè)施、5年2、員工福利娛樂設(shè)施其他類qt其他設(shè)備5年
5.1.2 對于低值易耗物品,只需記錄流水帳冊。
5.2資產(chǎn)登記的要求:
5.2.1 本部及各管理處要分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記,登記在《物業(yè)年度固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》中。
5.2.2 為方便公司資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì),總部及各管理處統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進(jìn)行固定資產(chǎn)登記。
5.2.3 資產(chǎn)的編號規(guī)則:(物業(yè)公司+固定資產(chǎn)/資產(chǎn))-(固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的類別稱為資產(chǎn)代號)- (固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的序號)其中,公司編號左起前兩位為公司所在地區(qū)拼音簡稱,如:為tj;
第三位為公司業(yè)務(wù)類型簡稱,如:物業(yè)為w;
第四位為資產(chǎn)類型簡稱,如:固定資產(chǎn)為g ,資產(chǎn)為;
如:屬于固定資產(chǎn),匯總后為:tjwg
5.2.4 資產(chǎn)代號根據(jù)購置資產(chǎn)種類劃分,如:手提電腦(非安防類)屬固定資產(chǎn)的電腦設(shè)備類,其資產(chǎn)代號為:dn ,其他資產(chǎn)代號請參照:
5.1條款執(zhí)行。
5.2.5 低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號由本部及各管理處視資產(chǎn)的具體情況參考上述分類自行調(diào)整。
5.3資產(chǎn)管理
5.3.1 所有公司資產(chǎn)均由辦公室統(tǒng)一調(diào)配、購置,由各使用單位分級管理。
5.3.2 資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等均須按程序?qū)徟?未經(jīng)批準(zhǔn),不能辦理相關(guān)手續(xù)。
5.3.3 本部及各管理處指定專人(稱為資產(chǎn)管理員)負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理,并在辦公室備案。
5.3.4 辦公室和財(cái)務(wù)共同負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)管理的工作督導(dǎo),將會不定期對各單位資產(chǎn)管理情況進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)問題對資產(chǎn)管理員及其它相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理。
5.3.5 資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一,并在資產(chǎn)上粘貼標(biāo)識,確定資產(chǎn)責(zé)任人,確保資產(chǎn)的合理使用及管理。
5.3.6 本部及各管理處資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)本項(xiàng)目的資產(chǎn)的登記注冊、發(fā)放、管理,建立內(nèi)部資產(chǎn)臺帳,填寫固定資產(chǎn)登記卡片,其中列明資產(chǎn)的名稱、購置年代、物品規(guī)格型號、價值、使用部門。
上報(bào)辦公室備案。
同時,每半年辦公室行政組與財(cái)務(wù)進(jìn)行資產(chǎn)的盤點(diǎn)清查工作(每月進(jìn)行抽查)。
5.3.7 資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設(shè)備,嚴(yán)格按規(guī)程操作,并注意設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)。
由于使用、保管不善造成的遺失和損毀,責(zé)任人要按資產(chǎn)購置價格或資產(chǎn)管理部門的評估價值賠償。
5.3.8 資產(chǎn)使用人離開公司時應(yīng)辦理移交手續(xù),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須到本項(xiàng)目資產(chǎn)管理員處進(jìn)行確認(rèn),否則造成的一切后果,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人承擔(dān)。
5.3.9公司內(nèi)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移應(yīng)填報(bào)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移審批單,各單位第一負(fù)責(zé)人簽字,報(bào)辦公室批準(zhǔn)后由資產(chǎn)管理員登記后方可進(jìn)行轉(zhuǎn)移。
5.3.1 0易損物品無使用價值或使用年限已到時,應(yīng)由資產(chǎn)管理員填寫報(bào)廢申請表,由辦公室審核后報(bào)財(cái)務(wù)部復(fù)核后做相應(yīng)處理。
5.3.1 1未經(jīng)資產(chǎn)分管部門,辦公室同意,任何部門和個人不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員使用。
5.4資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的審批權(quán)限和審批程序
5.4.1固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的審批權(quán)限:所有固定資產(chǎn)報(bào)廢由總經(jīng)理批準(zhǔn),單件資產(chǎn)凈值在1000元以上的固定資產(chǎn)或低值易耗品的購置、調(diào)出、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢,經(jīng)辦公室審核后由承辦部門總經(jīng)理助理審批,報(bào)總經(jīng)理審批。
5.4.2 固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的審批流程:購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢1000元以上的公司資產(chǎn):
5.4.2.1 使用部門通過郵件報(bào)送申請報(bào)告;
5.4.2.2 由各單位第一負(fù)責(zé)人簽署意見;
5.4.2.3 經(jīng)辦公室進(jìn)行審核;
5.4.2.4 由財(cái)務(wù)部復(fù)核;
5.4.2.5 總經(jīng)理助理批復(fù)意見;
5.4.2.6 總經(jīng)理批準(zhǔn)后由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.2.7 1000元以下資產(chǎn)或?qū)I(yè)物品的購置,由項(xiàng)目自行在公司制定合格供方范圍內(nèi)進(jìn)行購置,辦公室行政組備案;
公司需要統(tǒng)一的物品如辦公桌椅、書柜、檔案柜、床等由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.3使用部門提出購置公司資產(chǎn)申請后,應(yīng)首先由公司辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配,若所需購置的物品,公司內(nèi)部可調(diào)配的應(yīng)在內(nèi)部調(diào)配,盡量避免重復(fù)購置造成資金的浪費(fèi);
如不能調(diào)配,方可進(jìn)入購置審批階段。
5.4.4資產(chǎn)購置的辦理:報(bào)送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)購置申請表》并按規(guī)定申報(bào)流程和審批權(quán)限獲批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行資產(chǎn)的購置。
5.4.5資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的辦理:報(bào)送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表》,并按規(guī)定申報(bào)流程和審批權(quán)限獲批后,方可進(jìn)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸的處理。
報(bào)廢資產(chǎn)有殘值的,經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后,回收的資金應(yīng)及時上繳公司財(cái)務(wù)管理部;
報(bào)廢資產(chǎn)原值在2022元以下的項(xiàng)目可自行處理,但必須知會辦公室;2022元以上則有公司統(tǒng)一處理;
公司資產(chǎn)在部門間的內(nèi)部調(diào)配,填寫《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細(xì)表》按流程審批后再行調(diào)配。
5.5 固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)本部、各管理處對固定資產(chǎn)每月盤點(diǎn),辦公室和財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對總部及各管理處的監(jiān)督檢查。
通過盤點(diǎn),確保固定資產(chǎn)帳帳相符、帳物相符、物標(biāo)相符、安全完整。
本部及各管理處資產(chǎn)盤點(diǎn)可參考以下方式進(jìn)行:
5.5.1由資產(chǎn)管理部門組織有關(guān)部門進(jìn)行資產(chǎn)的實(shí)物清點(diǎn),并做出實(shí)物盤點(diǎn)(盤盈、盤虧、待報(bào)廢)報(bào)告。
5.5.2財(cái)務(wù)部門根據(jù)實(shí)物盤點(diǎn)的情況,與財(cái)務(wù)帳核對,計(jì)算盤虧、待報(bào)廢資產(chǎn)的價值(原值、已提折舊、凈值),做出最終的固定資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告并報(bào)批。
6、支持性文件無
7、質(zhì)量記錄及表格tjwy
6.3-01-f
1 《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細(xì)表》tjwy
6.3-01-f 2 《物業(yè)月度盤點(diǎn)表》tjwy
6.3-01-f 3. 《物業(yè)年度資產(chǎn)盤點(diǎn)表》tjwy
7.4-01-f
1 《月度備用物品計(jì)劃表》tjwy
7.4-01-f 2 《月度辦公用品計(jì)劃表》tjwy
7.4-01-f11 《固定資產(chǎn)購置申請表》tjwy
7.4-01-f13 《資產(chǎn)轉(zhuǎn)交審批明細(xì)表》tjwy
7.4-01-f14 《公司資產(chǎn)報(bào)損、報(bào)廢申請表》
第12篇 物業(yè)質(zhì)量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。
收集質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn),對其有效性負(fù)責(zé)。
保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評估新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務(wù)或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺相關(guān)文件。
管理處、部門負(fù)責(zé)人具體指導(dǎo)本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料 4.定義
質(zhì)量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質(zhì)量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標(biāo)識,確保現(xiàn)場質(zhì)量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應(yīng)檢查現(xiàn)場質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進(jìn)行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質(zhì)管理部對各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進(jìn)行全面檢查。局部更改時,可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時進(jìn)行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進(jìn)行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務(wù)類別、表格類別(名稱)對已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進(jìn)行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標(biāo)識文檔編號、文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實(shí)際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產(chǎn)生時間段保存期限存檔人存檔日期報(bào)廢日期
5.2.3如資料是傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。
5.2.4歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄,除通用的培訓(xùn)(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案,在工程驗(yàn)收完畢后一次性按工程項(xiàng)目單獨(dú)歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應(yīng)注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細(xì)》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫,《標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質(zhì)量記錄進(jìn)行報(bào)廢處理,報(bào)廢前應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請單》并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標(biāo)題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗(yàn)收資料
b.設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;
c.物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設(shè)備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應(yīng)指定專業(yè)技術(shù)人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應(yīng)及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應(yīng)商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應(yīng)有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。
5.4.2.3顧客檔案為機(jī)密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負(fù)有保密責(zé)任,未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負(fù)責(zé)人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。作廢顧客資料應(yīng)仔細(xì)粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項(xiàng)目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。
5.4.3.2各管理處負(fù)責(zé)在房屋交付后三個月內(nèi)收集整理物業(yè)資料,并培訓(xùn)到相關(guān)人員。
5.4.4標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報(bào)批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應(yīng)統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作,管理軟件內(nèi)容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機(jī)密的電子文檔須設(shè)置密碼后報(bào)管理處/部門經(jīng)理備案。當(dāng)事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請表》
第13篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件：鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
(標(biāo)題應(yīng)和頁眉空一行)
物業(yè)質(zhì)量體系文件范本:鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
(標(biāo)題應(yīng)和正文空一行)
1.0目的(所有阿拉伯?dāng)?shù)字加點(diǎn)的編號應(yīng)對齊,且1。0、2。0、3。0等大題目字體應(yīng)加粗)
加強(qiáng)安全防范,防止意外事件的發(fā)生。
2.0適用范圍
物業(yè)管理公司管理或代業(yè)主管理的所有鑰匙
3.0管理內(nèi)容(我們以前習(xí)慣把這條寫作'制度'或'作業(yè)程序'之類的,現(xiàn)在應(yīng)統(tǒng)一寫作'管理內(nèi)容')
3.1鑰匙存放
--所有未交房的住戶鑰匙應(yīng)放在編號的紙袋中,存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。(此類表示無時間關(guān)系或重要順序的以橫線作條目的標(biāo)記,而不用阿拉伯?dāng)?shù)字加點(diǎn)的編號,下面的2.2條亦同;而如果單是對2.1條進(jìn)行展開說明的則可用阿拉伯?dāng)?shù)字加點(diǎn)的編號)
--所有轉(zhuǎn)讓房的鑰匙,應(yīng)貼上標(biāo)識存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。
--其它鑰匙,應(yīng)標(biāo)清楚識,指定人員管理。
--接管鑰匙要有《接管鑰匙總清單》記載所管鑰匙的類別數(shù)量等情況。
3.2鑰匙領(lǐng)用與配換
--所有鑰匙的領(lǐng)取、歸還必須到填寫 《鑰匙領(lǐng)用登記表》(lp09.01.13.01)(此處的原9002編號應(yīng)刪去,在有些文件中為了查閱對比的方便而保留,文件定稿時再刪但不要忘記)。
--配電房、消防控制中心、保險柜、監(jiān)控中心、倉庫的鑰匙不得領(lǐng)用(專人保管,不得借用)。
--鑰匙不得帶出公司。
--遺失鑰匙不得私自處理(如換鎖、配制),必須報(bào)保安部后由保安部決定,配鑰匙換鎖要在《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)上注明。
--換鎖、配制鑰匙應(yīng)由保安部助理指定人員執(zhí)行。
3.3保安員接到借鑰匙開戶門要求應(yīng)做如下處理(下面的表示方法是對本條直接提出要求,不涉及方法,并按時間或重要順序排列)
a)詢問清對方什么部門、什么事。
b)轉(zhuǎn)讓房的鑰匙由業(yè)主授權(quán),保安員可以借鑰匙帶客戶看房。
c)公司工程維修人員在說明原因并經(jīng)業(yè)主同意后保安員可借鑰匙。
d)保安員借鑰匙必須請鑰匙管理員核對,簽字確認(rèn)后方可領(lǐng)走鑰匙。保安員還鑰匙時也應(yīng)請鑰匙管理員核對后,把鑰匙放回原處,由鑰匙管理員簽字確認(rèn),保安員方可離開。
4.0相關(guān)記錄
4.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》(lp09.01.13.01)
4.2《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)
編寫:zz 審批:
第14篇 物業(yè)管理投標(biāo)申請人資格預(yù)審文件
1、招標(biāo)邀請書
2、投標(biāo)意向書
3、企業(yè)簡介(1000字以上)
4、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)
5、資質(zhì)證書(復(fù)印件)
6、管理業(yè)績( 管理項(xiàng)目、物業(yè)類型、面積、獲獎證書情況)
7、法定代表人簡介、從業(yè)資格證書
8、擬定管理處負(fù)責(zé)人簡介、從業(yè)資格證書
9、投標(biāo)聯(lián)系人、電話
請投標(biāo)單位務(wù)必于**年**月**日前將上述資料按順序裝訂成冊并送交***房地產(chǎn)開發(fā)有限公司(*路7號)客服部。
第15篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13
物業(yè)管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍:
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責(zé)
3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次:
第一層次質(zhì)量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業(yè)指導(dǎo)書
第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)
4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。
4.3受控文件的發(fā)布
4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部,綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準(zhǔn)。
4.3.2綜合事務(wù)部對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號,具體方法見《文件編號規(guī)則》。
4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。
4.3.4文件分'受控文件'和'非受控文件'兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色'受控文件'章,非受控文件加蓋紅色'非受控文件'章,作廢文件加蓋紅色'作廢'章。沒有管理者代表批準(zhǔn),公司員工不得任意復(fù)制和外傳。
4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時,應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。
4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋'作廢'章后,做相應(yīng)處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進(jìn)行更新:
4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。
4.6.2因培訓(xùn)等原因,經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。
4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案,由管理者代表批準(zhǔn),列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋'作廢'章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制,復(fù)制的外來文件登記并加蓋'受控文件'章。
4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新,每三個月對外來文件進(jìn)行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號,并及時到綜合事務(wù)部蓋'受控'章。
4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章,當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋'作廢'章并收回存檔。
4.10質(zhì)量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設(shè)計(jì)制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報(bào)綜合事務(wù)部。
5.0支持性工具
《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制:審核:批準(zhǔn):日期:
第16篇 物業(yè)信息傳遞管理程序文件
物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序
1.目的
建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。
2. 適用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。
3.定義
無
4.職責(zé)
各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
5.方法及過程控制
5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。
5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。
5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實(shí)、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實(shí)的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理。
5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識,嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。
5.5定時編制并傳遞文件時間
5.5.1工作計(jì)劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。
5.5.2物業(yè)管理信息周報(bào):每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項(xiàng)目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞行政事務(wù)辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。
5.5.3物業(yè)管理月報(bào):每月1次,每月3日報(bào)送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團(tuán)物業(yè)管理部。
5.5.4經(jīng)營月報(bào)表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);
5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內(nèi)通報(bào)。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》
5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報(bào)送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批,否則將視為無效信息。
5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全
5.7.1公司對內(nèi)、對外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式,公司對外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。
5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對帳號嚴(yán)格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應(yīng)處理,直至追究相關(guān)法律責(zé)任。
5.7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時更換,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。
5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機(jī)密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。
5.7.6操作時,應(yīng)遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。
5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促
5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞
各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。
5.8.2審批時限
審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。
5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補(bǔ)簽。
5.9 關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺
5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護(hù)更新,整體維護(hù)由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。
5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人身攻擊,否則后果自負(fù)。
5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。
5.10內(nèi)部溝通辦法
5.10.1公司各項(xiàng)政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進(jìn)行傳達(dá),一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務(wù)會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。
5.10.2每月第一個整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問題由總經(jīng)理落實(shí)有關(guān)部門妥善處理。
5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進(jìn)行內(nèi)部溝通,傳達(dá)公司和部門政策,聽取各組意見。
5.10.4溝通時應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。
5.10.5減少浪費(fèi)、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費(fèi)用開支的建議。
5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺實(shí)現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理online板塊實(shí)現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.
5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:
a)正常信息,如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗(yàn)、檢測結(jié)果、顧客對產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評審報(bào)告及體系運(yùn)行的其他記錄;
b) 不符合信息;
c) 其他內(nèi)部信息,如員工對于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。
6支持性文件
無
7質(zhì)量記錄表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》
