第1篇 物業(yè)管理費用收取工作程序
物業(yè)管理費用收取程序
1.目的
對費用收取實施控制,以保證及時、準確地收取相關費用。
2.適用范圍
適用公司物業(yè)管理費用的收取。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊第4.9章。
3.2iso9002標準4.9章。
4.職責
4.1物管部及保安部負責管理費、停車費、維修費等費用的收取。
5.工作程序
5.1物業(yè)管理費用包括:管理費及裝修按金、住宅維修基金、代收水費、維修費、停車場費用等。
5.2物管部管理員負責各項費用的收繳工作。
5.2.1管理員每月10日向客戶發(fā)放繳費通知單。
5.2.2管理員向客戶收取管理費用,開具發(fā)票,交予客戶作為款項收妥的依據(jù)。
5.2.3管理員16日考盤報銀行,根據(jù)銀行劃帳結(jié)果,管理員向未交款客戶發(fā)放第一次催交款通知書,三天后仍不交費的,經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準后,向客戶發(fā)第二次催款通知。
5.2.4收費員按停車費標準向車主收取停車費,每天早班下班后收費員將所收取的停車費上交公司財務室。
6.支持文件及質(zhì)量記錄
6.1繳費通知單
6.2催交款通知書
6.3業(yè)主入伙費用收費標準
6.4停車場收費標準
第2篇 物業(yè)環(huán)境管理工作概述
物業(yè)環(huán)境管理工作概述
(一)清潔管理
現(xiàn)代清潔不但注重一般業(yè)務的'掃',更為注重專業(yè)的'保',防止建材的磨損、變色、生銹、發(fā)霉等。因此,我們的清潔作業(yè)更注重專業(yè)業(yè)務的含義是'保潔'。
清潔工作,選用適當?shù)那鍧嵱闷?不但能保持建材的外觀整潔,而且能更進一步減少各種腐蝕;使用無污染清潔劑保持環(huán)境的清新,并采取保護措施,還可以提高建材使用中的抗磨損能力。
(二)綠化管理
在提高綠化植物的生長質(zhì)量、維護綠化植物優(yōu)美外型的同時,注重與園林藝術協(xié)調(diào)與融合。
(三)消殺管理
為有效控制'四害'密度,營造良好的工作和生活環(huán)境,將以'預防為主、全面達標'為原則,根據(jù)季節(jié)的變化,制定相應的消殺工作計劃,把滅鼠、滅蠅、滅蚊、滅蟑螂、滅白蟻工作做好。
消殺區(qū)域主要包括:大樓地下室、各樓梯通道、各辦公室及功能廳、各機房、廁所、沙井、化糞池、垃圾箱等室內(nèi)外公共區(qū)域及值班室和食堂。
在消殺工作過程中,將以不影響人員正常辦公、生活為前提,把有噪音和刺激性氣味的消殺施藥工作盡量安排在夜間或周末進行,在第二天工作日開始前做好通風排氣。在消殺工作質(zhì)量控制方面,把周期性大區(qū)域普及消殺與重點區(qū)域強化管理相結(jié)合,嚴格控制蚊蠅滋生地和密集發(fā)生區(qū),控制鼠患,消滅白蟻危害。
(四)排污管理
服務中心對于項目的污水井、排污管、化糞池等將采取隱性化的管理,確保業(yè)戶或租戶有一個無污水、無廢氣、無臭氣的工作、生活環(huán)境。
(五)污染控制
服務中心對于各種可能的污染源如食堂排煙、風機噪音、冷卻塔飄散水、機器設備震動、玻璃眩光等采取有效的控制。并積極推行垃圾分類收集處理和節(jié)約能源活動。
(六)倡導洗手間文化
通過對洗手間內(nèi)的精心布置,如綠化擺設、墻面布置等,倡導洗手間文化,為環(huán)境管理提供一個示范點,同時也是環(huán)境管理的一種升華,展示的不但是一種風格,還是一種文化,還是一種讓人感慨萬千的感想。
第3篇 物業(yè)管理招標工作程序范本
一、招標準備階段
招標準備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進行物業(yè)管理招標到正式對外招標即發(fā)布招標公告之前的這一階段所做的一系列準備工作。根據(jù)國際慣例,這一階段的主要工作有:成立招標機構(gòu);編制招標文件;確定標底。
(一)成立招標機構(gòu)
任何一項物業(yè)管理招標,無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會,都需要成立一個專門的招標機構(gòu),并由該機構(gòu)全權(quán)負責整個招標活動。招標機構(gòu)的主要職責是:擬定招標章程和招標文件;組織投標、開標、評標和定標;組織簽訂合同?？梢娬袠藱C構(gòu)一旦成立,其職責將貫穿整個招標投標過程。
成立招標機構(gòu)主要有兩種途徑。一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標機構(gòu),自行組織招標投標工作;另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標代理機構(gòu)招標。兩種途徑都符合我國《招標投標法》的規(guī)定,并各有特點。
對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標機構(gòu),我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人具有編制招標文件和組織評標能力的,可以自行辦理招標事宜。任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構(gòu)辦理招標事宜”?？紤]到招標是一項較為復雜和繁瑣的工作,其中在編制招標文件和組織評標方面有較強的專業(yè)性,對招標人能力的要求也較高,因此,招標人應根據(jù)自己的實際情況,量力而行。如招標人為實力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機構(gòu),有能力從物業(yè)的設計、施工監(jiān)理到驗收,整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標機構(gòu),包攬其“一條龍”的招標工作,這時該物業(yè)管理招標也理應由開發(fā)商自行成立的招標機構(gòu)來完成。再如,對于采用小范圍邀請招標或議標方式的小規(guī)模物業(yè)管理項目,由于招標工作量不大,專業(yè)性不強,開發(fā)商一般都能夠自行編制招標文件和組織評標,這時,招標人自行成立招標機構(gòu)招標也較為適宜。自行招標的開發(fā)商或業(yè)主應按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等非常設的招標機構(gòu)。其具體的組織機構(gòu)設置本書第1章已作詳細介紹,在此不再贅述。
對于招標人委托招標代理機構(gòu)招標,我國《招標投標法》規(guī)定:“招標人有權(quán)自行選擇招標代理機構(gòu),委托其辦理招標事宜。任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構(gòu)”。采用委托招標代理機構(gòu)招標的最大優(yōu)點在于招標機構(gòu)與投標人之間做到信息充分對稱,使得在招標項目專業(yè)性較強或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下,招標得以順利完成。要做到這一點,開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標代理機構(gòu)時應注意以下問題:
首先,招標人應根據(jù)自己的意愿和自身情況選擇招標代理機構(gòu),任何個人和單位都無權(quán)強行指定招標代理機構(gòu)給招標人。而且,招標代理機構(gòu)與招標人之間僅限于委托代理的關系,招標代理機構(gòu)無權(quán)將招標結(jié)果強加于招標人,招標人應是是否中標的最終決定者。特別是國有房地產(chǎn)開發(fā)商在委托招標代理機構(gòu)招標時,應避免選擇與自己有上級關系的招標代理機構(gòu)。
其次,招標人應根據(jù)自己標的的規(guī)模大小,選擇不同等級的招標代理機構(gòu)進行招標。我國《招標投標法》對招標代理機構(gòu)的資格和等級劃分,主要依據(jù)招標代理機構(gòu)所具備的兩個條件:一是代理招標經(jīng)歷達到一定的年限,且連續(xù)幾年招標金額達到一定等級;二是編制招標文件和組織評標的專業(yè)能力和技術力量,也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質(zhì)的高低。招標人應根據(jù)自身對物業(yè)管理的要求及標的的規(guī)模大小選擇相稱的招標代理機構(gòu),在委托價格合理的情況下,應選取具有較高等級的代理機構(gòu)進行招標。
招標人委托招標代理機構(gòu)進行招標的方式常用于公開招標和一部分大范圍邀請招標。事實上,對于一些大型的項目,開發(fā)商往往委托一家招標代理機構(gòu)包攬該項目所有的招標工作;另外,業(yè)主委員會進行物業(yè)管理招標時,通常也采用委托招標代理機構(gòu)招標的方式。
(二)編制招標文件
編制招標文件是招標準備階段招標人最重要的工作內(nèi)容。招標文件是招標機構(gòu)向投標者提供的為進行招標工作所必需的文件。招標文件的作用在于:告知投標人遞交投標書的程序;闡明所需招標的標的情況;告知投標評定準則以及訂立合同的條件等。招標文件既是投標人編制投標文件的依據(jù),又是招標人與中標人商定合同的基礎,因此它是對招標機構(gòu)與投標人雙方,以及招標人(開發(fā)商或業(yè)主)與中標人雙方都具有約束力的重要文件。招標人應十分重視編制招標文件的工作,并務必做到條款嚴密、周到,內(nèi)容明確,合理合法。
物業(yè)管理招標文件的內(nèi)容格式根據(jù)招標項目的特點和需要而有所不同,但任何招標文件都應當依據(jù)法規(guī)和慣例編寫其基本的內(nèi)容。我國《招標投標法》規(guī)定:“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質(zhì)性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”。根據(jù)這一規(guī)定和國際慣例,物業(yè)管理招標文件的基本內(nèi)容可概括為三大部分:
1.投標人須知
投標人須知是招標文件的重要組成部分,它是業(yè)主或招標機構(gòu)對投標人如何投標的指導性文件,其內(nèi)容包括投標的條件、有關要求及手續(xù)。
(1)投標的條件
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(2)對投標文件的要求
如果說投標的條件側(cè)重于對投標人的要求,則該部分側(cè)重于對投標文件的要求。由于招標機構(gòu)在接受投標書時,通常會檢查投標書的制作和封送是否合乎程序,招標文件必須在這一部分中寫明對投標文件編寫的統(tǒng)一要求(通常提供統(tǒng)一的投標文件格式)以及對投標文件封存和遞交的規(guī)定,以便于開標和評標工作。
(3)對招標程序的說明
由于整個招標過程應體現(xiàn)出公平、公正、合理的原則,而要體現(xiàn)公平、公正原則,重要的一條便是招標程序的公開化,以增加招標活動的透明度。招標文件這一部分的內(nèi)容便是通過將開標、評標和定標的規(guī)劃等招標過程的關鍵內(nèi)容予以公開,從而體現(xiàn)了整個招標工作的公正透明。
2.合同條款
合同條款的目的在于將中標后所要簽訂的合同的內(nèi)容規(guī)范化和公開化,這也是招標公平、公正原則的具體表現(xiàn)。合同的條款分為一般性條款和特殊性條款。前者通常是物業(yè)管理招標的行業(yè)性的約定俗成,對于不同的物業(yè)管理項目均具有一般性,通常由技術條款、商務條款和法律條款組成;后者則是針對每個具體不同的物業(yè)管理項目自身的特點而度身定造的個性化條款。按照個性包括共性的道理,在合同條款中,特殊性條款也就優(yōu)于一般性條款,在兩者發(fā)生不一致時,合同應以特殊性條款為準。
3.技術規(guī)范
技術規(guī)范是詳細說明招標項目的技術要求(如物業(yè)管理項目的服務標準、具體工作量等)的文件,當屬招標文件的重點之一。技術規(guī)范通常是以技術規(guī)格一覽表的形式進行說明,另外還需附上項目的工程圖紙等作為投標人計算標價時的依據(jù)。
考慮到招標文件的編制對整個招標活動的影響舉足輕重,下一章將專門就招標文件的編制進行詳細介紹,在此不再贅述。
最后談一談制定招標文件的時間。何時制定招標文件是由物業(yè)開發(fā)建設程序決定的,我國目前大多數(shù)物業(yè)管理招標均是在物業(yè)開發(fā)建設的后期。然而,隨著開發(fā)商對物業(yè)管理的要求不斷提高,物業(yè)管理“超前招標”已屢見不鮮?！俺罢袠恕痹谖覈礊樵陧椖苛㈨楇A段,用地申請得到批準后即可進行物業(yè)管理招標工作、制定招標文件。超前實行物業(yè)管理招標確實有其優(yōu)點,然而過早地制定招標文件,加之此時存在大量的不確定因素會使得招標文件編制難度加大,可靠性降低。因此,應注意把握招標文件制定的時間,使編制出的招標文件內(nèi)容既嚴密明確,又不失前瞻性。
(三)制定標底
制定標底是招標的一項重要的準備工作。按照國際慣例,在正式招標前,招標人應對招標項目制定出標底。標底是招標人為準備招標的內(nèi)容計算出的一個合理的基本價格,即一種預算價格,它的主要作用是作為招標人審核報價、評標和確定中標人的重要依據(jù)。因此,標底是招標單位的“絕密”資料,不能向任何無關人員泄露。特別是我國國內(nèi)大部分項目招標評標時,均以標底上下的一個區(qū)間作為判斷投標是否合格的條件,標底保密的重要性就更加明顯了。
由于標底是衡量投標報價競爭力的一把尺子,標底制定的好壞,直接影響到招標工作的有效性。標底定的過高,進入合格范圍內(nèi)的投標人數(shù)量太多,就會使評價的工作量和難度大大增加;標底定得過低,又容易使所有的投標人都落空,從而導致招標失敗。因此,標底制定得好,可以說是招標工作成功的一半,而編制一個先進、準確、合理、可行的標底需要認真細致,實事求是。首先,標底的制定與招標文件的編制有著密不可分的關系。標底制定得是否正確很大程度上取決于招標文件中對項目工作量的說明是否正確,因此招標文件對項目的工作量進行說明時應盡量減少漏項,同時將工作量盡可能算準確,力爭將招標文件中計算出的工作量與實際量的誤差控制在5%以內(nèi)。其次,標底的制定應建立在一個比較先進的物業(yè)管理方案基礎上,這樣編制出的標底才切合實際。如果開發(fā)商或業(yè)主屬自行招標,則可參照相關物業(yè)近年來國內(nèi)外先進的物業(yè)管理方法,或者開發(fā)商或業(yè)主可以委托招標代理機構(gòu)制定標底。
二、招標實施階段
招標實施階段是整個招標過程的實質(zhì)性階段。招標的實施主要包括以下幾個具體步驟:發(fā)布招標公告或投標邀請書;組織資格預審;召開標前會議;開標、評標和定標。
(一)發(fā)布招標公告或投標邀請書
我國《招標投標法》和國際慣例都規(guī)定,招標人采用公開招標方式招標的,應當發(fā)布招標公告;招標人采用邀請招標方式的,應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書。無論是招標公告還是投標邀請書,其目的是一致的,都是為了向盡可能多的潛在投標者提供均等機會,讓其了解招標項目的情況,并對是否參加該項目投標進行考慮和有所準備。兩者的區(qū)別在于對公開招標公告的要求更為嚴格。以下對發(fā)布招標公告的渠道和時間安排、招標公告的內(nèi)容和格式等進行詳細介紹。
1.發(fā)布招標公告的渠道
發(fā)布招標公告應根據(jù)項目的性質(zhì)和自身特點選擇適當?shù)那?。國際慣例中常見的招標公告發(fā)布渠道有:指定的招標公報、官方公報、本國報紙、技術性或?qū)I(yè)性期刊以及信息網(wǎng)絡等其他媒體。
一般來說,一些必須招標的大型項目的招標公告都應在指定的刊物上刊登。如實行國際競爭招標的公告的指定發(fā)布刊物為聯(lián)合國出版的《發(fā)展商務報》(developmentbusiness);必須實行國內(nèi)公開招標的項目的招
標公告指定必須在我國出版的《中國招標》期刊上刊登。除了必須在指定的刊物上刊登以外,此類項目還可以在官方公報上刊登招標公告,使投標具有廣泛性,如在我國還主要刊登在《人民日報》、《中國日報》上。
對于大多數(shù)中小規(guī)模的物業(yè)管理招標項目,其招標公告一般選擇在國內(nèi)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。如果是實行地方性公開招標的項目,其招標公告應選擇在本地的官方公報或本地區(qū)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登。另外,還可以選擇在一些專業(yè)類期刊上刊登,如房地產(chǎn)、物業(yè)管理專業(yè)期刊等。
實際上,除了一些必須要在指定刊物刊登的招標項目外,國際慣例對招標公告的發(fā)布一般只要求符合信息廣泛性原則。因此通常情況下,一項招標項目往往同時通過幾種渠道發(fā)布其招標公告,而不拘泥于某一種渠道,比如在當今的信息網(wǎng)絡刊登招標公告。
2.發(fā)布招標公告的時間安排
為使?jié)撛诘耐稑巳藢φ袠隧椖渴欠裢稑诉M行考慮和有所準備,招標人在刊登招標公告時,在時間安排上應考慮兩個因素:
(1)刊登招標公告所需時間。各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間,如果沒有充分地考慮,招標公告可能會在投標截止日期之后才能刊登出來。另外,如果要通過幾個渠道發(fā)布招標公告,要考慮到各類渠道的出版周期(如報刊的出版周期顯然要比網(wǎng)絡媒體長),以便能讓招標公告基本在同一時間刊登出來。
(2)投標人準備投標所需時間。這一時間應從招標公告預計發(fā)布日期開始計算。投標人申請投標→得到招標文件→準備投標→遞交投標書需要有足夠的時間。按照國際慣例,從招標公告發(fā)布之日算起,應讓投標人至少有45天(通常有60~90天)來準備投標和遞交標書。
3.招標公告的內(nèi)容和格式
招標公告應以簡短、明了和完整為宗旨。通常情況下應包括以下內(nèi)容:
①招標單位(業(yè)主或開發(fā)商)名稱;
②項目名稱;
③項目地點;
④項目資金來源(物業(yè)管理資金來源,如業(yè)主分攤或開發(fā)商預付等);
⑤招標目的(邀請資格預審還是邀請投標);
⑥項目要求概述(項目性質(zhì)、規(guī)格及管理要求);
⑦購買招標文件的時間、地點和價格;
⑧接受標書的最后日期和地點;
⑨開標日期、時間和地點;
⑩如果需要,規(guī)定資格預審的標準,以及提供資格預審文件的日期、份數(shù)和使用語言;
第4篇 物業(yè)管理員工作細則
物業(yè)管理員的工作細則
●按工作指示駐守崗位或巡視指定的保安路線;
●隨時保持最佳工作狀態(tài),處理意外時必須保持鎮(zhèn)定;
●絕對服從合理的工作指示:
●駐守崗位、巡視或監(jiān)察物業(yè)范圍,如發(fā)現(xiàn)任有可疑之處,立即按工作指示處理,并通知值勤主管;
●盡量避免使用武力,有需要時應召喚其他值勤人士支援;
●下班時如接班同事因任何理由未能準時到達,不可離開崗位,并通知主管代安排接班。
第5篇 某物業(yè)管理公司財務會計工作程序
物業(yè)管理公司財務會計工作程序
1.0目的
為公司及時提供真實可靠的財務信息,提高公司經(jīng)濟效益。
2.0適用范圍
對帳單憑據(jù)、原始憑據(jù)、記帳憑證、會計帳薄、會計帳薄的稽查及財務成本計劃的審核、編制。
3.0程序要點
3.1對營業(yè)收入有關單據(jù)的審核。主要審核公司每月營業(yè)收入的有關帳單、憑據(jù)及報表。3.2原始憑證的審核
3.2.1填制憑證單位的名稱、日期及填制人員的簽章,其中從外單位取得的原始憑證須蓋有單位的公章。
3.2.2經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容是否合法、真實。
3.2.3數(shù)量、單價和大小寫金額是否相符。
3.2.4報銷手續(xù)是否完備。
3.2.5自制原始憑證須有經(jīng)辦部門負責人簽章,對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的人公章。 3.3記帳憑證的審核
3.3.1審核經(jīng)濟業(yè)務的摘要是否簡明扼要。
3.3.2會計科目使用是否準確。
3.3.3填列的金額是否準確,與原始憑證是否相符。
3.3.4所附原始憑證是否完整,未附原始憑證的除按規(guī)定可無原始憑證的外,是否注明原始憑證的存放處。
3.3.5制證日期是否填制,制證人員(現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)帳)是否蓋章或簽字。 3.4填制及審核會計帳薄
3.4.1填寫會計帳薄
3.4.2檢查會計帳簿是否及時記帳,是否符合規(guī)定。
3.4.3帳帳(總帳與明細帳)、帳表(明細帳與有關報表)的金額是否相符。
3.5填制會計報表
3.5.1核算會計報表是否平衡,帳表金額是否相符
3.5.2會計報表各表之間的相互關系是否正確。 3.6制定財務成本、預算計劃。3.7應遵守執(zhí)行有關財政制度和財經(jīng)紀律,堅決對違反制度和紀律的收支業(yè)務應予抵制,并做好說明教育工作。
第6篇 萬科物業(yè)-樓面管理高端商寫工作職責與職位要求
職位描述：
工作職責：
1. 定期對寫字樓內(nèi)商業(yè)配套設施做好巡檢；
2. 寫字樓內(nèi)的溫馨提示等宣傳資源投放工作的開展及協(xié)助；
3. 各類活動物資的需求提報、場地布置等活動支持；
4. 協(xié)助行政類費用結(jié)算， 審核費用明細，按內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)及財務制度要求等，核算審核到位；
5. 日常環(huán)境監(jiān)督、綠植監(jiān)督， 監(jiān)管辦公區(qū)綠植品相，及時記錄并反饋給甲方及綠植供應商；
6. 協(xié)調(diào)各端口保障樓內(nèi)良好辦公環(huán)境，推動各端口流程提升和優(yōu)化，做好能源節(jié)約等措施。
職位要求：
1. 大專及以上學歷；
2. 連續(xù)3年以上本專業(yè)的物業(yè)工作經(jīng)驗或2年以上物業(yè)管理經(jīng)驗；
3. 熟練操作計算機常用辦公軟件，有較強的執(zhí)行和學習能力；
4. 具有優(yōu)秀的協(xié)調(diào)、溝通能力。
第7篇 某物業(yè)管理公司會計工作守則
物業(yè)管理公司會計工作守則
1.按照國家會計制度的規(guī)定記帳、算帳、報帳,做到手續(xù)完備,內(nèi)容真實,數(shù)字準確,帳目清楚。按時報出有關各種報表,內(nèi)容完整、及時、準確。
2.按照經(jīng)濟核算原則,定期分析財務計劃,預算執(zhí)行情況,考核資金使用結(jié)果,做到合理利用資金。
3.對于會計資料及有關附屬資料要保存完整,不得遺失、損毀。
4.對客戶提出的各種問題及時解答、合理解釋,嚴禁推諉、拖延、造成不良后果,不得向客戶漏露其它客戶的各種情況。
5.對重大、疑難問題及早上報部門領導,做好跟進工作,直到問題得以解決。
6.負責完成公司的各項上繳任務,遵守一切財務規(guī)章制度,把好財務關。
7.保證工作質(zhì)量,及時向公司領導提供準確數(shù)據(jù)。
8.遵守會計保密制度。
第8篇 物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。
3.職責
3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負責管理。
3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。
4.方法和過程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關部門制定的合同文本,且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內(nèi)容
4.1.2.1合同內(nèi)容一般應包括但不限于以下條款:
a.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;
b.標的;
c.數(shù)量;
d.質(zhì)量;
e.價款或者報酬;
f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結(jié)合,若對方履行義務時間較長,應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進行評估。
g.違約責任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;
h.解決爭議的方法。
4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風險、權(quán)利歸屬等條款:
a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應有保修條款;
b.涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;
c.涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應有驗收條款和風險承擔或轉(zhuǎn)移條款。
4.1.2.3合同內(nèi)容應具體、確定,能明確界定各方當事人的權(quán)利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應規(guī)定能明確權(quán)利、義務的依據(jù)。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負責草擬,公司已制訂并實施合同標準文本的,應采用標準文本。
4.1.3.2采用合同標準文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關部門有強制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務,應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報批
4.1.4.1合同報批前,經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件和相關資格證明。
4.1.4.2經(jīng)辦人員應將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關部門審批,各審批部門應在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入'合同范本庫'。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經(jīng)理簽署意見后報品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類物資及其它采購合同、電梯維護保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關業(yè)務合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務部門名義簽訂,加蓋業(yè)務部門公章。
4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務負責人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負責辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應盡量蓋合同專用章。
4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負責保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負責簽約。
4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結(jié)束之后進行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;公司其他相關部門應對合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經(jīng)辦人員應密切關注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務,特別是對應收、應付款須及時報批結(jié)算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應及時向部門經(jīng)理請示,依照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽
訂合同或補充合同。
4.2.4合同訂立后,對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。
4.2.5在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會公司相關部門,由公司相關部門協(xié)商并請示公司領導決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關程序辦理審批手續(xù),合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應立即報部門經(jīng)理并知會公司相關部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應遵循下列原則
4.3.1.1及時歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內(nèi)容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評審的相關記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。
4.3.3合同保管部門
4.3.3.1公司業(yè)務部門在職權(quán)范圍內(nèi),對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。
4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財務部負責保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當事人和需要報批部門數(shù)目確定)。
4.3.3.4財務部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準保存有關合同復印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關材料提交公司總經(jīng)理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復印合同須向總經(jīng)理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準。
4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時,合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應及時登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經(jīng)理辦公室負責以電子文檔形式存放,并設定訪問權(quán)限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門應根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當?shù)拿芗墶?/p>
4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領導和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領導以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務所需外,不得對外傳播(集團內(nèi)各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。
4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。
4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會同相關職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
第9篇 物管師復習資料--物業(yè)管理工作移交
2022物管師復習資料--物業(yè)管理工作的移交
物業(yè)管理工作的移交既涉及國家政策法規(guī),又涉及物業(yè)管理各方的權(quán)益,還直接影響到物業(yè)管理活動能否正常進行,因此,物業(yè)管理工作的移交是物業(yè)管理操作中一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)管理工作的移交必須在完成承接查驗的前提下,在不同的主體之間進行。移交工作分為三種情況:一是由建設單位將新建物業(yè)移交給物業(yè)管理企業(yè);二是在業(yè)主大會選聘新的物業(yè)管理企業(yè)并訂立物業(yè)服務合同后,由業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位將物業(yè)移交給物業(yè)管理企業(yè);三是在物業(yè)管理企業(yè)與業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位終止物業(yè)服務合同、退出物業(yè)管理項目的同時,由物業(yè)管理企業(yè)向業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位移交或交接物業(yè)。
一、新建物業(yè)的移交
(一)移交雙方
在新建物業(yè)的移交過程中,移交方為該物業(yè)的開發(fā)建設單位,承接方為物業(yè)管理企業(yè)。雙方應簽訂前期物業(yè)服務合同。建設單位應按照國家相關規(guī)定的要求,及時完整地提供物業(yè)有關資料并做好移交工作;物業(yè)管理企業(yè)也必須嚴肅認真地做好承接工作。
(二)移交內(nèi)容
移交的物業(yè)資料包括:產(chǎn)權(quán)資料,竣工驗收資料,設計、施工資料,機電設備資料。物業(yè)保修和物業(yè)使用說明資料,業(yè)主資料。移交的對象包括:物業(yè)共用部位、共用設施設備以及相關清單(如房屋建筑清單、共用設施設備清單、園林綠化工程清單、公共配套設施清單等)。建設單位應按照有關法規(guī)政策規(guī)定,向物業(yè)管理企業(yè)提供物業(yè)管理用房。
二、物業(yè)管理機構(gòu)更迭時管理工作的移交
物業(yè)服務合同或前期物業(yè)服務合同的終止,將導致提供物業(yè)管理服務的主體發(fā)生變化,物業(yè)管理機構(gòu)發(fā)生更迭,與此同時,在相關方之間會發(fā)生物業(yè)管理的移交行為。
(一)移交雙方
物業(yè)管理機構(gòu)更迭時管理工作的移交包括:原有物業(yè)管理機構(gòu)向業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位移交;業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位向新的物業(yè)管理企業(yè)移交。前者的移交方為該物業(yè)的原物業(yè)管理機構(gòu),承接方為業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位;后者的移交方為業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位,承接方為新的物業(yè)管理企業(yè)。
(二)移交內(nèi)容
1.物業(yè)資料
(1)物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料、綜合竣工驗收資料、施工設計資料、機電設備資料等。
(2)業(yè)主資料包括:
1)業(yè)主入住資料,包括入住通知書、入住登記表、身份證復印件、相片;
2)房屋裝修資料,包括裝修申請表、裝修驗收表、裝修圖紙、消防審批、驗收報告、違章記錄等。
(3)管理資料包括:各類值班記錄、設備維修記錄、水質(zhì)化驗報告等各類服務質(zhì)量的原始記錄。
(4)財務資料包括:固定資產(chǎn)清單、收支賬目表、債權(quán)債務移交清單、水電抄表記錄及費用代收代繳明細表、物業(yè)服務費收繳明細表、維修資金使用審批資料及記錄、其他需移交的各類憑證表格清單。
(5)合同協(xié)議書,指對內(nèi)對外簽訂的合同、協(xié)議原件。
(6)人事檔案資料,指雙方同意移交留用的在職人員的人事檔案、培訓、考試記錄等。
(7)其他需要移交的資料。
資料移交應按資料分類列出目錄,根據(jù)目錄名稱、數(shù)量逐一清點是否相符完好,移交后雙方在目錄清單上蓋章、簽名。
2.物業(yè)共用部位及共用設施設備管理工作的交接
(1)房屋建筑工程共用部位及共用設施設備,包括消防、電梯、空調(diào)、給水排水、供配電等機電設備及附屬配件,共用部位的門窗,各類設備房、管道井、公共門窗的鑰匙等;
(2)共用配套設施,包括環(huán)境衛(wèi)生設施(垃圾桶、箱、車等)、綠化設施、公共秩序與消防安全的管理設施(值班室、崗亭、監(jiān)控設施、車輛道閘、消防配件等)、文娛活動設施(會所、游泳池、各類球場等);
(3)物業(yè)管理用房,包括辦公用房、活動室、員工宿舍、食堂(包括設施)、倉庫等。
停車場、會所等需要經(jīng)營許可證和資質(zhì)的,移交單位應協(xié)助辦理變更手續(xù)。
3.人、財、物的移交或交接
(1)人員。在進行物業(yè)管理移交時,有可能會有原物業(yè)管理機構(gòu)在本項目任職人員的移交或交接,承接物業(yè)的管理企業(yè)應與移交方進行友好協(xié)商,雙方達成共識。
(2)財務。移交雙方應做好賬務清結(jié)、資產(chǎn)盤點等相關移交準備工作。移交的主要內(nèi)容包括物業(yè)服務費、維修資金、業(yè)主各類押金、停車費、欠收款項、代收代繳的水電費、應付款項、債務等。
(3)物資財產(chǎn)。物資財產(chǎn)包括建設單位提供和以物業(yè)服務費購置的物資財產(chǎn)等,主要有辦公設備、交通工具、通信器材、維修設備工具、備品備件、衛(wèi)生及綠化養(yǎng)護工具、物業(yè)管理軟件、財務軟件等。
(三)辦理交接手續(xù)
同新建物業(yè)的物業(yè)管理移交一樣,原物業(yè)管理企業(yè)退出后的物業(yè)管理移交也應該辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)涉及建設單位、原物業(yè)管理企業(yè)、業(yè)主委員會、行業(yè)主管部門、新進入的物業(yè)管理企業(yè)等。在辦理交接手續(xù)時應注意以下幾個主要方面:
(1)對物業(yè)及共用配套設施設備的使用現(xiàn)狀作出評價,真實客觀地反映房屋的完好程度;
(2)各類管理資產(chǎn)和各項費用應辦理移交,對未結(jié)清的費用(如業(yè)主拖欠的物業(yè)服務費)應明確收取、支付方式;
(3)確認原有物業(yè)管理企業(yè)退出或留下人員名單;
(4)提出遺留問題的處理方案。
(四)注意事項
(1)明確交接主體和次序。此類物業(yè)的物業(yè)管理工作移交是原物業(yè)管理機構(gòu)將物業(yè)管理工作移交給該物業(yè)的業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位之后,再由業(yè)主大會或物業(yè)產(chǎn)權(quán)單位將物業(yè)管理工作移交給準備接管的物業(yè)管理企業(yè),而不是原物業(yè)管理機構(gòu)向準備承接的物業(yè)管理企業(yè)直接移交。雖然在具體移交工作中可合并進行,但要分清楚移交的主體及責任。
(2)各項費用和資產(chǎn)的移交、共用配套設施和機電設備的接管、承接時的物業(yè)管理運作銜接是物業(yè)管理工作移交中的重點和難點,承接單位應盡量分析全面,考慮周全,以利交接和今后工作的開展。
(3)如承接的部分物業(yè)項目還在保修期內(nèi),承接單位應與建設單位、移交單位共同簽訂移交協(xié)議,明確具體的保修項目、負責保修的單位及聯(lián)絡方式、保修方面遺留問題的處理情況,并在必要時提供原施工或采購合同中關于保修的相關條款文本。
(4)在物業(yè)管理移交工作中,對物業(yè)共用部位和共用設施設備存在的問題不易全部發(fā)現(xiàn),難免存在遺漏,因此在簽訂移交協(xié)議或辦理相關手續(xù)時應注意做出相關安排,便于在后續(xù)工作中能妥善解決發(fā)現(xiàn)的問題。
第10篇 物業(yè)管理協(xié)會辦公室工作職責
1、負責貫徹落實《物業(yè)管理條例》等相關法律、法規(guī)、政策規(guī)定。
2、負責監(jiān)督、檢查、指導開發(fā)企業(yè)、物業(yè)管理企業(yè)對雙確認制度、維修資金制度、招投標制度、物業(yè)撤出雙向選擇制度、物業(yè)合同備案制度的落實。
3、負責推動轄區(qū)內(nèi)物業(yè)管理項目達標考核和創(chuàng)優(yōu)項目的初審和上報工作。
4、負責物業(yè)管理信訪接待工作。處理信訪投訴,受理業(yè)主、使用人、業(yè)主委員會、物業(yè)企業(yè)的投訴、人大政協(xié)提案,及時到現(xiàn)場調(diào)查核實情況,并根據(jù)實際情況積極協(xié)調(diào)處理。
5、定時走訪各物業(yè)管理企業(yè)及項目,上門服務,調(diào)查了解基本情況,協(xié)助做好業(yè)主會組建的指導推動和業(yè)主會備案、日常監(jiān)管工作,指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督業(yè)主委員會的活動;
6、負責轄區(qū)內(nèi)住宅維修資金的歸集和專項維修資金使用的備案工作。
7、負責轄區(qū)內(nèi)舊住宅小區(qū)實施物業(yè)管理的指導和推動工作。
8、認真做好日常走訪,做好檢查工作記錄和信訪投訴工作記錄。
9、負責搞好物業(yè)管理項目檔案、業(yè)主會檔案的建立整理工作以及項目動態(tài)管理網(wǎng)的更新與維護工作。
10、負責本辦公室各類數(shù)據(jù)資料收集、季度報表、年度報表、信息統(tǒng)計、匯總、上報工作。
11、負責搞好有關物業(yè)管理法律、法規(guī)、政策、文件的宣傳及培訓工作。
12、負責普通住宅規(guī)模5萬建筑平方米以下的協(xié)議選聘具有相應資質(zhì)的物業(yè)管理服務企業(yè)的備案工作。
13、負責三級物業(yè)服務企業(yè)資質(zhì)審批工作。
14、建立物業(yè)企業(yè)信用信息系統(tǒng)檔案和日常監(jiān)管。
15、辦理新建住宅商品房準許交付使用證的發(fā)放工作。
16、對房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)進行預審。
第11篇 某某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
'資料的收集
設立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案進行嚴格管理。
資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大信息資料的來源渠道,從時間上講是從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工作技術維修資料;從空間上講是物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
'資料分類整理
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
'資料歸檔管理
歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。根據(jù)實際需要,'zz'的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究相關人員的責任,檔案管理資料員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防霉變。
'檔案的運用
采用先進的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
外部網(wǎng):與廣大業(yè)主、住宅局主管處室進行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
內(nèi)部網(wǎng):管理服務中心內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
表7-1檔案資料的分類
名稱資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預決算
d:工程設計變更、通知及技術核算章
e:竣工圖:①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設備竣工圖
②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋消防、燃氣竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主材的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格書
i:供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書,供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料
j:砂漿、混凝土試塊、試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其他技術資料
事務管理資料住戶資料a:住戶入住資料(購房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協(xié)議等)
b:住戶家庭人員檔案
c:住戶家庭維修檔案
事務資料a:事務值班表
b:事務交接記錄表
c:物品搬出(入)物品登記表
d:日常事務巡視記錄
e:事務回訪登記表
裝修資料a:裝修申請表(附圖紙)b:裝修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
維修資料a:維修申請單b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄本d:公共設施維修記錄
治安交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議
事務管理資料設備管理資料a:公用設施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設備檢查記錄
社區(qū)文化資料a:活動計劃實施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
d:老人活動室等設施使用情況
續(xù)表7-1檔案資料的分類
員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄
d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住戶及內(nèi)務管理記錄表
業(yè)主反饋資料a:服務質(zhì)量回訪記錄表
b:業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理服務中心部長值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領導部門文件
d:管理服務中心規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理服務中心榮譽一覽表
f:管理服務中心接待來訪參觀記錄表
業(yè)主管委會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
第12篇 s物業(yè)管理公司保安部工作職責
安全是公司各種服務活動的基礎,只有在安全的環(huán)境內(nèi),各種服務活動才能得以開展,并確保其質(zhì)量。從法律角度來說,公司的經(jīng)營者有義務制定出能保證客人安全的服務標準,提供能保證客人安全的服務設施。
為保護公司正常的經(jīng)營活動和維護良好的秩序,在公司里應建立起健全的安全保衛(wèi)機構(gòu)和安全工作網(wǎng)絡,制定切實可行的飯店安全計劃。
公司保安部是公司經(jīng)營者管理公司安全工作的職能部門。它代表公司經(jīng)營者來督察及保證公司安全計劃的實施,協(xié)調(diào)公司內(nèi)各部門的安全工作,總體上保證公司賓客人身及財物的安全、公司員工人身及財物的安全和公司財產(chǎn)的安全,其主要職責為:
(1)協(xié)助公司經(jīng)營者制定、實施和管理本公司的安全計劃。根據(jù)實施中所發(fā)現(xiàn)的問題或各種變化的因素,向公司管理層提出修改或完善有關公司安全的政策、程序等方面的建議。在得到公司經(jīng)營者認可后,負責對公司安全計劃的修訂。
(2)指導并協(xié)助公司內(nèi)各部門的安全工作,使安全工作與各工作部門及各工作崗位的職責、任務有機地結(jié)合起來,從而在整體上保證公司安全計劃的實施。
(3)對公司員工開展安全教育,進行安全工作程序及技術的訓練。不僅使每個員工認識安全工作的重要性,了解并掌握與各自工作崗位有關的安全工作程序與技術,還要使全體員工都懂得如何應付可能出現(xiàn)的緊急事故。如水災、停電等,明了在當時當?shù)刈约核鶓鸬淖饔眉皯扇〉拇胧?并學會使用各種安全設備的方法及技術。
(4)保證公司的各種安全設備及機具始終處于良好的使用狀態(tài)。通過定期或經(jīng)常的檢查,及時提出修理、更換或添置的要求。
(5)執(zhí)行日常的安全任務,對公司的各部位、工作區(qū)域及周圍地區(qū)進行巡邏及保持監(jiān)視。發(fā)現(xiàn)有不安全情況,及時向有關部門通報聯(lián)系,以求解決。負責調(diào)查和處理客人及員工報告的各種及安全問題的事件。
(6)保存有關公司安全工作的完整記錄和檔案。這包括日常的安全工作記錄、涉及公司安全的事故及事件的調(diào)查處理報告、安全設備及設施的使用、維修及更換的記錄、對各部門安全工作及整個公司安全工作的定期分析報告等。
(7)與當?shù)氐墓?、消防部門及其他執(zhí)法機關保持良好的效的工作關系,以取得他們對本公司安全工作的協(xié)助。
簽署人:
e物業(yè)管理有限公司
第13篇 物業(yè)小區(qū)秩序維護管理工作方案-2
例:
1、管理目標
(1)確保項目內(nèi)無因管理責任引發(fā)的重大火災。
(2)維護好項目內(nèi)的公共秩序,控制私設攤點、廣告牌、廣告字畫、亂貼、亂畫現(xiàn)象;控制小商小販進入。
(3)有預見性地對任何可能危急業(yè)戶的安全情況,采取防范措施。
2、建立交互式聯(lián)動治安網(wǎng)絡
(1)在項目設立流動崗哨,實行24小時值班巡邏制。做到每兩小時巡視一遍,并記錄安全情況及消防設備、公共物品的完好情況。
(2)遇有緊急情況或其他治安需要,管理處通過對講機下達指令,巡邏人員可在1至3分鐘內(nèi)到達現(xiàn)場進行支援。
(3)與當?shù)嘏沙鏊⒕窆步P系,并商請其警官兼任管理處秩序維護指導員,定期與管理處秩序維護員分析治安形勢、特點以及防范的方法和技能。
3、緊急情況下的應急處理措施
(1)發(fā)生盜竊、搶劫、交通事故、火災等異?，F(xiàn)象時,管理處迅速調(diào)集巡邏秩序維護員,以最快的速度趕到現(xiàn)場,控制局面,爭取主動。
(2)迅速調(diào)整人力、物力,以確保應急工作的順利進行。
(3)發(fā)生案件時,立即報警并維護現(xiàn)場,協(xié)助公安機關調(diào)查破案。
(4)管理處主任應在突發(fā)事件發(fā)生的第一時間到達現(xiàn)場,沉著、機智實施處理,并向上級進行報告。
第14篇 某物業(yè)園區(qū)安全管理部工作服務承諾
物業(yè)園區(qū)安全管理部工作服務承諾
本部門對外工作承諾
1、日常意外突發(fā)事件,接到通知后5分鐘內(nèi)保安隊長/保安領班及保安員到達事發(fā)現(xiàn)場,并根據(jù)事件情況通知相關跟進部門。
2、在不違背公司規(guī)章制度及公司利益相沖突的情況下滿足業(yè)主等提出的要求。
3、對待各種投訴自己不能給對方滿意答復時,立即上報當值保安隊長/保安領班,保安隊長/保安領班無法作出答復時立即上報有關部門跟進。
4、負責大廈范圍內(nèi)24小時安全保衛(wèi)工作。
5、負責大廈各消防系統(tǒng)正常運作。
6、嚴格按裝修規(guī)定管理大廈范圍各種裝修工程。
7、在10分鐘內(nèi)完成住宅樓各類門、氣、水等開關工作。
8、在接到任何業(yè)主的投訴,如自己不能作出處理的,馬上通知保安隊長/保安領班,由保安隊長/保安領班在2分鐘之內(nèi)通知到相關的跟進部門。
9、在人手可調(diào)動的情況下,完成各部門所需公差人員。
10、在指定日期內(nèi)完成行政通告內(nèi)的所有內(nèi)容。
11、在不影響工作程序情況下完成客服部下達的一切工作指令
12、保障各種推廣活動,維持秩序工作、人手安排到位。
第15篇 小區(qū)物業(yè)安全管理工作手冊總則
總則
一、為了規(guī)范zz灣安管部安管隊伍的日常管理,達到'政治合格、素質(zhì)過硬、紀律嚴明、服務規(guī)范'的安管隊伍管理總要求,不斷加強隊伍的規(guī)范化、標準化建設,按照半軍事化管理的要求,制定本手冊。
二、本手冊適用于zz灣物管中心安管主管、安管(班)長、安管隊員。
三、本手冊為zz灣安管隊伍的日常管理標準,根據(jù)各自崗位的要求,制定安管隊伍崗位職責、工作程序及各類應急處理預案,以利于工作開展。
四、物管中心必須嚴格執(zhí)行本手冊的規(guī)定。安全管理部對貫徹執(zhí)行本手冊負有直接責任,必須嚴格要求,檢查、監(jiān)督所屬人員認真貫徹落實。
五、物業(yè)管理公司督查小組定期檢查本手冊在管理中心的落實情況,本手冊作為對安管部的月度考核標準之一。
第16篇 a物業(yè)管理公司員工接聽電話工作規(guī)范
執(zhí)行部門
文件編號
文件起止頁碼
為維護物業(yè)管理公司的良好形象,全體員工在接聽電話時,必須統(tǒng)一使用如下規(guī)范用語,并一律用普通話應答,做到態(tài)度和藹、親切,語言、語速適當,語言簡潔明了。
一、當接聽外線來電時,使用:
'您好!××物業(yè)公司,請問有什么可以幫忙'
二、當外線來電者需找某人時,使用:
'請稍候,我轉(zhuǎn)給他(她)'或'請稍候,我去叫他(她)'。
三、如來電者需找的人不在時,使用:
'對不起!他(她)不在,您是否需要留言或傳話(視情況可告訴bp機號碼)'
四、如不認識來電者需要找的人時,使用:
'對不起!您能說出他(她)是哪個部門的嗎'或'對不起,請稍候,我?guī)湍鷨栆幌隆?
五、如來電者詢問怎樣來商場時,使用:
'商場位于××路××號,在××路××路之間……坐××路車在××站下車。'
印發(fā)日期: 簽發(fā)單位(公章):
