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第1篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理
一、管理規(guī)章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業(yè)戶手冊》。
(2)《業(yè)主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。
(5)《二次裝修管理規(guī)定》。
(6)《二次裝修管理協(xié)議》。
(7)《裝修人員管理規(guī)定》。
(8)《出入物品管理規(guī)定》。
(9)《安全管理規(guī)定》。
(10)《消防管理規(guī)定》。
(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。
(12)《園林綠化管理規(guī)定》。
2.崗位職責
(1)物業(yè)經理崗位職責。
(2)經理助理崗位職責。
(3)物業(yè)管理部經理崗位職責。
(4)物業(yè)管理文員崗位職責。
(5)物業(yè)管理員崗位職責。
(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。
(7)物業(yè)清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經理崗位職責。
(9)工程技術員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結制度》。
(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設備的編號方法》。
(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業(yè)管理運作流程》。
(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。
(21)《業(yè)戶入住工作程序》。
(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。
(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。
(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。
(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。
(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。
(27)《機電設備維修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防應急處理工作程序》。
(30)《園林綠化管理工作程序》。
(31)《清潔管理工作程序》。
(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。
(5)《經理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業(yè)戶意見月_統(tǒng)計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。
二、物業(yè)檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的'三防'標準。
第2篇 住宅售前售后服務工程技術檔案資料管理規(guī)范
住宅項目售前售后服務及工程技術檔案資料管理
一、售前服務
公司派出專人積極協(xié)調、全力配合建設單位辦理開工之前和各種手續(xù)。
積極配合建設單位做好現(xiàn)場的基地工作,為開工做好準備。
積極與當地所管轄的派出所、辦事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關系。
二、售后服務
自工程竣工后驗收交付使用開始,樹立'用戶是上帝'用戶至上的思想意識,嚴格按國家規(guī)定的保修期限,進行周到的服務。
在保修期間內,每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。
保修期后,在公司建立用戶熱線,及時熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時僅收取材料成本費。
三、工程技術檔案資料管理
認真貫徹執(zhí)行國家和省計委、檔案局及省建委關于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標準化。
公司主管生產的經理和總工程師負責領導和督促公司有關部門和項目經理認真履行各自的職責,定期進行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準確。
工程施工的技術資料、土建和安裝均應同建設單位、設計院、質檢站、建材生產廠家等密切配合,使各類資料能及時、準確、完整的按規(guī)定完善歸檔。
項目技術負責人指導內業(yè)技術人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術核定、材料代換、通知等應及時辦理并簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核簽字。分部分項工程和單位工程質量檢查評定,由專職質安員逐項檢查填表后,經工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關部門審核。
附:本工程科技檔案一覽表
科 技 檔 案 一 覽 表
土建施工文件資料:
序 號 文件名稱 責任人
1施工合同書公司法人
2開工報告項目經理
3技術交底、圖紙會審紀要內業(yè)技術員
4施工組織設計或施工方案項目技術負責人
5設計變更通知單、核定單內業(yè)技術員
6原材料出廠質量證明書材料員
7原材料試驗報告試驗員
8施工定位測量記錄測量員
9基礎及主體工程隱蔽記錄施工員
10分部分項單位工程質量評定表及質量事故處理報告質量安全員
11交工驗收證明書內業(yè)技術員
12施工總結、技術總結項目技術負責人
13竣工報告(含停、復工報告)項目經理
14施工日志、大事記施工員
竣工圖
序 號 文件名稱 責任人
1土建建施竣工圖土建內業(yè)技術員
2土建結施竣工圖土建內業(yè)技術員
第3篇 職工安全教育培訓檔案建立及管理規(guī)范
1 公司安環(huán)部對每位職工要建立“職工安全教育培訓檔案”,檔案要詳細記錄每位職工所接受的教育培訓情況,職工檔案和考試成績試卷應保存完好。
2 檔案記錄要實事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對各車間的檔案及記錄情況不定期進行檢查,對發(fā)現(xiàn)的問題要及時糾正。
3 “職工安全教育培訓檔案”由安環(huán)部和車間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調動要及時將檔案轉存。
4 職工調動填寫“職工調動記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉入相應車間。
5 職工各種考試試卷力求內容相對豐富,禁止內容過少或長期使用同一份試卷。
第4篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第5篇 300mw火力發(fā)電廠崗位規(guī)范/勞動人事/人事檔案管理崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了人事檔案管理崗位的崗位職責、上崗標準、任職資格。
本規(guī)范適用于人事檔案管理工作崗位。
2 崗位職責
2．1 職能范圍與工作內容
2．1．1 負責人事檔案的保管，保護、保密和安全工作。
2．1．2 保管干部人事檔案，為國家積累檔案史料。
2．1．3 收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
2．1．4 辦理干部檔案的查詢、借閱和轉遞。
2．1．5 登記干部職務、工資的變動情況。
2．1．7 調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和業(yè)務指導。
2．1．8 推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術。
2．1．9 定期向檔案館移交死亡干部的檔案。
2．1．10 增強檔案意識，熱愛本職工作，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高業(yè)務和工作能力，掌握專業(yè)技能，積極為干部人事工作服務。
2．1．11 嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密規(guī)定，保護檔案的安全，不得泄露檔案內容。
2．1．12 堅持原則，嚴格按照檔案管理工作的各項規(guī)章制度辦事。
2．1．13 經常對檔案室內電氣照明設備的絕緣情況進行檢查，保持室內通風良好，空氣的干濕度保持在65%，檔案的保管應做到無霉變、無毀損。
2．1．14 檔案材料不準稿記、復印，需要摘抄、復制時，必須根據查詢提綱，并征得負責人同意。
2．2 工作協(xié)作關系
2．2．1 堅守崗位，遵守紀律。
2．3．2 說話和氣，謙虛誠懇，團結同志。
2．3．3 禮貌待人，熱情耐心。
2．3．4 保持室內清潔，各種物品定置定位、擺放有序。
2．3．5 按規(guī)定著裝和佩戴工作標志。
3 上崗標準
3．1 思想政治和職業(yè)道德
3．1．1 堅持四項基本原則，擁護黨的方針政策，政治上與黨中保持一致，實事求是，密切聯(lián)系群眾，廉潔奉公，遵紀守法。
3．1．2 愛崗敬業(yè)，事業(yè)心和責任感強，忠于職守，開拓進取。
3．2 必備知識
3．2．1 熟悉文書工作與檔案工作的基本知識。
3．2．2 熟知《檔案法》、《保密法》、《國營企業(yè)檔案管理暫行條例》、《機關檔案工作條例》。
3．2．3 熟悉檔案室防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠和安全用電的基本知識。
3．2．4 了解本企業(yè)檔案管理條例及各類檔案的歸檔制度。
3．2．5 了解干部人事檔案管理的八項制度。
3．2．6了解中共中央組織部《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》。
3．3 政策法規(guī)知識
3．3．1 熟知《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國檔案法》、《國營企業(yè)檔案管理暫行條例》、《保密法》、《機關檔案工作條例》。
3．3．2了解《中華人民共和國電力法》、《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國經濟合同法》、《勞動政策法規(guī)》。
3．4 技能要求
3．4．1 收集各類人事檔案資料，辦理歸檔手續(xù)。
3．4．2 按照干部人事檔案工作目標管理要求進行所管檔案的整理、編目。
3．4．3 實施檔案室防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、消毒措施，并正確使用滅火器、吸收器。
3．4．4 編制檔案目錄、檢查工具。
3．4．5 定期檢查檔案保管狀況，及時核對檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時提出處理意見。
3．4．6 編制、填寫年度檔案工作基本情況報表。
3．4．7 編制本專業(yè)各項檔案管理制度。
3．4．8 編制干部人事檔案5年工作規(guī)劃。
3．4．9 員工檔案的保管，應符合安全、保密要求。
3．5 任職資格
3．5．1 文化程度。大專以上文化程度或同等學歷。
3．5．2 工作經歷。具有大專5年（本料3年、研究生2年）及以上本專業(yè)實際工作經歷，二年及以上黨齡。
3．5．3 專業(yè)技術資格。具有經濟或政工系列中級及以上專業(yè)技術職務。
3．5．4 身體條件。身體健康，沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第6篇 300mw火力發(fā)電廠崗位規(guī)范/信息管理/綜合檔案管理員崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了綜合檔案管理員崗位的崗位職責、上崗標準、任職資格。
本規(guī)范適用于綜合檔案管理員工作崗位。
2 崗位職責
2．1 職能范圍與工作內容
2．1．1 在部主任的領導下，負責全公司綜合檔案、科技圖書的收集購置、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等管理工作。
2．1．2 負責編寫公司綜合檔案管理標準和編研有關資料。
2．1．3 按照《gb9705-88文書檔案的案卷格式》、《gb/t11821-89照片檔案管理規(guī)范》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》和《火電企業(yè)檔案分類表》等標準的要求，對分管檔案材料進行分類，立卷和歸檔，做到分類準確、組卷合理、密級和保管期限劃分正確，字跡要工整清晰，工藝整齊美觀。
2．1．4 按照《會計檔案管理辦法》的要求，負責會計檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和利用等工作。
2．1．5 編制符合要求的檢索工具，熱情提供服務，按期收回借出案卷和圖書，登記利用效果。
2．1．6 按照《中圖法》的要求，負責科技圖書的購置、分類、整理、保管、統(tǒng)計和借閱等工作。
2．1．7 經常檢查庫房情況，隨時消除各種隱患，會正確使用配給的消防器材和空氣調節(jié)設備，保持庫房和工作場所的清潔與安全。
2．1．8 每年進行一次年終盤點，做到帳、卡、物相符，統(tǒng)計上報有關數據。
2．1．9綜合檔案、科技圖書管理人員應不斷提高自身政治素質和業(yè)務素質，熟悉利用微機管理檔案和科技圖書。
2．1．10 參加基建工程項目的初步設計審查、竣工驗收、主要設備儀器的開箱、科研成果鑒定等，并收集檔案材料。
2．1．11 完成主任交辦的其他工作。
2．2 工作關系
2．2．1 在部主任領導下開展工作，并對其負責。
2．2．2 業(yè)務上接受上級主管部門的指導。
2．2．3 搞好與相關崗位的協(xié)作與配合工作。
2．3 文明辦公要求
2．3．1 堅過崗位，遵守紀律。
2．3．2謙虛誠懇，團結同志。
2．3．3 禮貌待人，說話和氣，熱情耐心。
2．3．4 保持室內清潔，各種物品定置定位、擺放有序。
2．3．5 衣冠整潔，按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。
3 上崗標準
3．1 思想政治和職業(yè)道德
3．1．1 堅持黨的四項基本原則，擁護黨的方針政策，政治上與黨中央保持一致，實事求是，密切聯(lián)系群眾，廉潔奉公，遵紀守法。
3．1．2 愛崗敬業(yè)，事業(yè)心和責任感強，忠于職守，開拓進取。
3．2 必備知識
3．2．1 熟悉本專業(yè)各項技術標準和技術發(fā)展的新動態(tài)。
3．2．2 熟悉本專業(yè)先進技術管理經驗。
3．2．3 熟悉提高工作效率、提高經濟效益的新理論。
3．2．4 熟悉檔案管理理論及科技圖書管理知識。
3．2．5 熟悉同行業(yè)檔案、科技圖書管理的新經驗及技術發(fā)展趨勢。
3．2．6 熟悉計算機在應用。
3．2．7 熟悉檔案管理學、發(fā)電廠生產過程、圖書管理有關知識。
3．3 政策法規(guī)知識
3．3．1 熟悉并執(zhí)行《電力工業(yè)技術管理法規(guī)》、《電業(yè)安全工作規(guī)程》、《電業(yè)生產事故調查規(guī)程》、電力行業(yè)綜合檔案管理和科技圖書管理標準等。
3．3．2 了解相關法律知識及相關專業(yè)國標、部標、企業(yè)標準。
3．4 技能要求
3．4．1 編制本崗位工作計劃并實施。
3．4．2 編制本崗位管理、技術標準。
3．4．3 組織對檔案和科技圖書管理問題的討論，并提出解決方法。
3．4．4 具體安排綜合檔案、科技圖書管理各項工作。
3．4．5 熟悉保密制度，做好保密工作。
3．5 任職資格
3．5．1 文化程度。大專及以上學歷或同等文化程度。
3．5．2 工作經歷。具有大專5年（本科3年、研究生2年）及以上本專業(yè)實際工作經歷。
3．5．3 專業(yè)技術資格。具有工程或管理系列中級專業(yè)技術職稱。
3．5．4 身體條件。身體健康，沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第7篇 辦公樓物業(yè)檔案資料管理規(guī)范
辦公樓物業(yè)檔案、資料管理
1、對辦公樓設備檔案資料的管理
--設備設施檔案資料(說明書、合格證、許可證、協(xié)議書、批復、執(zhí)照等)齊全,建立設備臺帳、目錄清晰、項目齊全、管理完善、隨時查閱。
--項目進場后,專人負責檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。
--建立標準化檔案資料庫,使檔案資料可靠、完整地保存;并采用檔案管理通用檢索方式,便于今后檔案的移交。
--建立檔案管理制度,完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調閱手續(xù),使檔案資料處于動態(tài)監(jiān)控中。
--建立綜合設備臺制度,建立全壽命設備管理制度,把設備全壽命期內的設備本體、日常運行、日常維修、技術改造、報廢等工作建立完整的檔案庫。
2、管理處檔案資料管理
--對與質量體系有關的管理性文件、質量體系文件、技術性文件及資料等進行控制,使文件處于受控狀態(tài),按《程序文件》的規(guī)定進行管理,保證相關場所使用有效版本的文件,作廢文件按一定的程序處理。
--由管理處負責質量體系文件、管理性文件、技術性文件、相關外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。
--有一套適合辦公樓完整的收發(fā)文管理制度,包括對外行文、內部行文管理辦法;對規(guī)定文件的編號、格式、打印、校對、發(fā)送、存檔等。對外來文件的登記、傳閱、批復、催辦等作出規(guī)定。
--質量記錄保存完整,根據《程序文件》的規(guī)定分部門(工程、綠化清潔、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。
第8篇 經銷商檔案管理制度規(guī)范
經銷商檔案管理制度
一.總 則
1. 為貫徹__年營銷策略,促使福易門業(yè)經銷體系不斷規(guī)范化,以保證公司產品銷售渠道暢通與經銷商管理的高效,特制訂本制度。
2. 經銷商管理原則
(1)詳盡務實。經銷商資料應力求詳盡、全面而具體;管理方法從實際出發(fā),操作性要強。
(2)主次分明。對經銷商必須分清主次,實施嚴格的分級管理與扶持。
(3)動態(tài)管理。市場在不斷變化,公司對經銷商的認識和了解也在不斷深化,因而要隨時調整經銷商管理的工作重點和工作方向。
二.經銷商的選擇
福易門業(yè)選擇經銷商,主要考慮其經營規(guī)模、資金實力、銷售店面地點及客流量、從業(yè)經驗與價格規(guī)范性等,著重考察經銷商的經營動機、管理能力與營銷能力。擬選擇的目標經銷商對所在區(qū)域的整體市場運作,應有清晰運作思路,且與福易門業(yè)發(fā)展思路高度一致。凡開設專賣店的經銷商,必須專營本公司產品,不得兼營同行企業(yè)同類產品。
三.經銷商資料的完善
對重要經銷商檔案內容要求如下:
(1)經銷商基本資料
包括經銷商類別、名稱、地址、聯(lián)系電話、經營規(guī)模、建立時間、對本公司的忠誠度;營業(yè)執(zhí)照復印件、協(xié)議書、補充協(xié)議書、各項證明書等。
(2)經銷商特征資料
經銷商的資金實力、發(fā)展?jié)摿?、經營觀念與方向、內部管理和經營歷史等。
(3)經銷商經營狀況資料
財務表現(xiàn)、銷售變動趨勢、經營人員及導購員的素質品行,與其他競爭對手的關系,與本公司的業(yè)務關系及合作態(tài)度等。
(4)經銷商個性資料
經銷商的性格、興趣、年齡、工作經歷、處事作風、家庭狀況、社會關系、最適合的激勵方式和激勵程度等。
四.經銷商管理辦法
1.遵循守區(qū)銷售
經銷商應遵守合同約定,只在合同約定區(qū)域內銷售福易門業(yè)產品。如因工程操作需要跨區(qū)銷售應提前告知福易門業(yè),予以備案并征得當地經銷商同意。
2.做好價格管理
經銷商必須按照福易門業(yè)的價格體系做好價格管理,不得隨意壓低或抬高產品價格,維護價格體系的穩(wěn)定性,以利于長期經營。
3.品牌維護得當
福易門業(yè)的品牌形象有賴于各級經銷商的積極維護。對福易門業(yè)的品牌形象、專賣形象、產品展示形象、人員形象等均應按照福易門業(yè)相關規(guī)定認真維護。
4.完成約定任務
根據雙方合作協(xié)議確定的銷售任務,經銷商應與公司積極配合規(guī)劃并經營區(qū)域市場,保證將任務的完成落到實處。
5.信息溝通到位
為了保證公司對市場的了解與各項配套措施的適合性,經銷商應定期向福易門業(yè)反映市場情況與所存在問題。(經銷商應反饋信息見下表:)
反饋項目月 度 反 饋 內容
市場與
競爭對手情況1.月度同類產品大致銷量;
2.競爭對手有無新產品上市,促銷活動活動規(guī)模及影響
3、競爭對手與福易產品比較有哪些優(yōu)勢及劣勢(價格/款式/配置/質量/服務/貨期等)。
產品建議用戶對福易門業(yè)產品配置、貨期和質量有何新要求。
質量反饋福易門業(yè)月度出現(xiàn)較多的質量問題。
推廣反饋對在當地投入的媒體廣告及促銷活動的建議。
服務反饋月度自身銷售服務情況,用戶特殊服務要求
管理反饋公司營銷管理上的不當之處,如何改進。
6.協(xié)作配合積極
福易門業(yè)將根據區(qū)域銷售增長的實際需要向經銷商提供相應的物料與促銷支持,經銷商應積極配合,做好相關事務的協(xié)調。
7.提高銷售能力
區(qū)域經銷商應通過多種方式不斷提高銷售能力,通過配合福易門業(yè)的導購培訓、通過學習福易門業(yè)市場操作手冊與導購培訓手冊內容,通過對店面銷售的準確分析,通過定期評估考核店面銷售人員銷售業(yè)績等方式,努力提高銷售能力,這樣才能不斷提高區(qū)域銷售業(yè)績。
8.定期準確評估
對于雙方的合作水平及其所涉及的各方面問題福易門業(yè)將定期進行評估,經銷商同樣應對福易門業(yè)的市場操作進行評估,明確市場推廣狀況、雙方配合中的問題與改善對策。
9. 保守商業(yè)秘密
經銷商必須嚴守與企業(yè)有關的產品、品牌、經銷模式、經銷政策、促銷政策、品牌操作手冊等商業(yè)秘密,不得泄露給第三方。
五.福易門業(yè)的市場支持
公司為協(xié)助經銷商拓展和維護市場,提供系統(tǒng)的銷售支持措施,包括:
(1)價格支持:公司根據區(qū)域銷售情況和競爭對手的產品價格,為經銷商提供具有競爭力的產品價格。
(2)促銷活動:公司根據市場拓展需要不定期組織全國性促銷活動,擴大企業(yè)和產品在各區(qū)域的知名度和影響力。經銷商也可根據市場競爭狀況,向公司申請促銷活動支援。
(3)門頭費用核銷:各經銷商使用公司全國統(tǒng)一標識作為店面廣告牌的,公司依據市場推廣支持政策核銷其相關費用。
(4)宣傳物料:經銷商可向公司申請發(fā)放宣傳材料,公司依據其業(yè)務情況和實際需要發(fā)放適當數量的宣傳材料。
(5)人員支持:必要時公司可選派具有豐富市場拓展經驗的區(qū)域經理協(xié)助和指導經銷商拓展市場。
(6)專賣支持:公司高度重視對專賣的支持與提升。對于設立或擬設立專賣店的經銷商,提供有力的政策支持。
六.經銷商的維護與考核
(1)區(qū)域經理應定期對重要經銷商進行回訪,了解經銷商市場開發(fā)狀況和需求,并協(xié)助其解決。重要級別以上經銷商,每月應回訪一次?；卦L客戶應填寫詳細的《經銷商回訪記錄》,呈報營銷中心。
(2)營銷部應定期對公司各級經銷商實施電話回訪,回訪的內容包括經銷/經銷商對于公司產品、價格、貨期、包裝、服務等方面的建議和意見。
(3)公司為各級經銷商提供技術服務支持:提供銷售解決方案;接受電話咨詢與技術指導。
(4)公司定期向各級經銷商提供最新產品信息和行業(yè)資汛,以幫助各級經銷商及時了解市場最新動態(tài)。
(5)必要時公司將對重要經銷商提供產品技術知識和銷售技能的培訓,協(xié)助其建立和培養(yǎng)銷售隊伍,提高對市場的掌控與引導能力。
(6)對經銷商的銷售業(yè)績實施定期考核,考核項目參照《福易門業(yè)經銷商考核表》進行。
七.本制度自公布之日起執(zhí)行。
編制: 核準:
第9篇 300mw火力發(fā)電廠崗位規(guī)范/辦公室/文書檔案管理崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了文書檔案管理崗位的崗位職責、上崗標準和任職資格。
本規(guī)范適用于文書檔案管理工作崗位。
2 崗位職責
2．1 職能范圍與工作內容
2．1．1 負責收、發(fā)文件的處理，負責文件的收簽、傳閱、催辦及發(fā)文的登記編號，做到及時、準確、保案、無誤、事事有回音，件件有落實。
2．1．2 負責行政文件的清繳、保管、借閱和文書立卷及定期移交。
2．1．3 收集、整理全公司的行政公文，做到分類清楚，排列正確，保證文件的完整、齊全。
2．1．4 負責行政公文的借閱、使用工作和對外辦理資料調閱，索購手續(xù)等有關管理工作，做到查閱方便。
2．1．5 做好電話記錄，重大事情立即通知有關人員。
2．1．6 負責召開會議的通知和安排工作。
2．1．7 負責全公司報刊、雜志、信函、郵件的征訂、領取、分發(fā)、發(fā)送工作，指導通訊員工作，要求服務周到，征訂分發(fā)無差錯。
2．1．8 負責公司公用電報、信函的審定工作，及時與郵局聯(lián)系，按期結算報銷郵費，做到及時、迅速賬目無差錯。
2．2 工作關系
2．2．1 在主任（主管）領導下開展工作，并對其負責。
2．2．2 業(yè)務上接受上級主管部門的指導。
2．2．3 搞好與相關崗位的協(xié)作與配合工作。
2．3 文明辦公要求
2．3．1 堅守崗位，遵守紀律。
2．3．2 謙虛誠懇，團結同志。
2．3．3 禮貌待人，說話和氣，熱情耐心。
2．3．4保持室內清潔，各種物品，定置定位，擺放有序。
2．3．5 按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。
3 上崗標準
3．1 思想政治和職業(yè)道德
3．1．1 堅持四項基本原則，擁護黨的方針政策，政治上與黨中央保持一致，實事求是，密切聯(lián)系群眾，廉潔奉公，遵紀守法。
3．1．2 愛崗敬業(yè)，事業(yè)心和責任感強，忠于職守，開拓進取。
3．2 必備知識
3．2．1 熟悉文書學基本理論。
3．2．2 熟悉應用寫作概論。
3．2．3 熟悉上級和本單位文件保管的方法。
3．2．4 熟悉接聽記錄、收發(fā)電報及電報管理的基本要求。
3．2．5 熟悉本單位介紹信管理規(guī)定。
3．2．6 熟悉上級和本單位文件管理中的保密規(guī)定及措施。
3．2．7 熟悉文件收發(fā)、轉送的通信知識及要求。
3．2．8 熟悉“三密”文件及其他文件清退的基本要求。
3．2．9 熟悉秘書學基礎知識。
3．2．10 熟悉本單位文件制發(fā)的程序和方法。
3．2．11 熟悉本單位文件的各類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。
3．2．12 熟悉本公司和本單位關于印章使用、管理的規(guī)定。
3．2．13 熟悉文件版頭的格式及制作要求。
3．2．14 了解編輯工作的有關知識。
3．2．15 熟悉本公司文件報表的種類及編制要求。
3．3 政策法規(guī)
3．3．1 熟悉《中華人民共和國全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《中華人民共和國公司法》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中國共產各級領導機關文件處理條例》。
3．3．2了解《中華人民共和國電力法》、《中華人民共和國勞動法》、《電力工業(yè)技術管理規(guī)定》及其他相關法律、法規(guī)。
3．4 技能要求
3．4．1 起草一般請示、報告、會議記要等文件。
3．4．2 獨立處理收發(fā)文件和進行文件傳遞。
3．4．3 對文件進行匯編和分類管理。
3．4．4 處理接聽電話、收發(fā)電報事宜。
3．4．5 正確使用和管理介紹信。
3．4．6 完成“三密”文件及其他文件的清退工作。
3．4．7 秘訣書學基礎知識。
3．4．8 本公司文件制發(fā)的程序和方法。
3．4．9 本公司文件的種類、發(fā)布形式、適用范圍及標印格式。
3．5 任職資格。
3．5．1 文化程度。具有中專及以上學歷或同等文化程度。
3．5．2 工作經歷。具有大專3年（本科2年、研究生1年）及以上本專業(yè)實際工作經歷。
3．5．3 專業(yè)技術資格。具有初級及以上專業(yè)技術職稱。
3．5．4 身體條件。身體健康，沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第10篇 某社區(qū)居民健康檔案管理服務規(guī)范
社區(qū)居民健康檔案管理服務規(guī)范
一、服務對象
轄區(qū)內常住居民。
二、服務內容
1.居民健康檔案內容
居民健康檔案內容包括個人基本信息、健康體檢、重點人群管理記錄和其他醫(yī)療衛(wèi)生服務記錄。
(1)個人基本情況包括姓名、性別等基礎信息和家族史、既往史等基本健康信息。
(2)健康體檢包括一般健康檢查、生活行為方式、健康狀況及其疾病用藥情況、健康評價等。
(3)重點人群管理記錄包括國家基本公共衛(wèi)生服務項目要求的0-3歲兒童保健、孕產婦保健、老年人保健、慢性病患者管理等各類重點人群的隨訪和管理記錄。
(4)其他醫(yī)療衛(wèi)生服務記錄包括上述記錄之外的其他接診記錄、住院記錄、轉診記錄、會診記錄等。
2.居民健康檔案的建立
(1)轄區(qū)居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機構接受服務時,由首診醫(yī)生負責為其建立居民健康檔案,并根據其主要健康問題和衛(wèi)生服務需要填寫相應記錄。同時為服務對象填寫并發(fā)放《居民健康檔案信息卡》。
(2)通過入戶服務(調查)、疾病篩查、健康體檢等多種方式,由基層醫(yī)療衛(wèi)生機構責任醫(yī)護人員分期、分批在居民家中或工作現(xiàn)場為轄區(qū)內重點人群建立居民健康檔案,并根據其主要健康問題和衛(wèi)生服務需要填寫相應記錄;0-3歲兒童健康管理和預防接種服務專項檔案由兒童保健科室醫(yī)務人員在新生兒訪視時隨即建立;孕產婦保健服務專項檔案則由婦產科或婦女保健科醫(yī)護人員在早孕診斷確認后隨即建立。
(3)在醫(yī)療衛(wèi)生服務提供過程中建立的健康檔案相關記錄表單,裝入居民健康檔案袋統(tǒng)一存放。有條件的地區(qū)錄入電腦,建立電子化健康檔案。
3.居民健康檔案的使用
(1)已建檔居民到基層醫(yī)療衛(wèi)生機構復診時,應持《居民健康檔案信息卡》,在調取其健康檔案后,由接診醫(yī)生根據復診情況,及時填寫和更新/補充相應記錄內容。
(2)入戶醫(yī)療衛(wèi)生服務時,應事先查閱服務對象的健康檔案并攜帶相應表單,在服務過程中記錄、補充相應內容。
(3)需要轉診、會診的服務對象,由接診醫(yī)生填寫轉診、會診記錄。
(4)所有的服務記錄由責任醫(yī)生統(tǒng)一匯總、及時歸檔。
三、服務流程
四、服務要求
1.健康檔案管理要具有必需的檔案庫房、配備檔案裝具,按照防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等要求妥善保管健康檔案,指定專(兼)職人員負責健康檔案管理工作,保證健康檔案完整、安全。
2.基層醫(yī)療衛(wèi)生機構應使用多途徑的信息采集方式建立居民健康檔案。健康檔案應及時更新,保持資料的連續(xù)性。
3.健康檔案的建立要遵循自愿與引導相結合的原則,在使用過程中要注意保護服務對象的個人隱私。
4.統(tǒng)一為居民健康檔案進行編碼,采用16位編碼制,以國家統(tǒng)一的行政區(qū)劃編碼為基礎,以鄉(xiāng)鎮(zhèn)和街道為范圍,村(居)委會為單位,編制居民健康檔案唯一編碼。同時將建檔居民的身份證號作為統(tǒng)一的身份識別碼。
5.遵照國家有關專項技術規(guī)范要求記錄相關內容,記錄內容應齊全完整、真實準確,書寫規(guī)范,基礎內容無缺失。
6.健康檔案管理和服務人員在使用、管理、考核等工作中有權使用健康檔案,其它機構或個人需要使用健康檔案時,必須向健康檔案管理機構提出書面申請,管理機構批準并經本人或其監(jiān)護人同意后,方可使用。
五、考核指標
1.健康檔案建檔率=建檔人數/轄區(qū)內常住居民數×100%
2.健康檔案合格率=填寫合格檔案份數/抽查檔案總份數×100%
3.健康檔案使用率=抽查檔案中有動態(tài)記錄的檔案份數/抽查檔案總份數×100%
有動態(tài)記錄的檔案是指一年內健康檔案記錄有符合各類服務規(guī)范要求的有
z街道社區(qū)衛(wèi)生服務中心
第11篇 住宅區(qū)檔案資料管理設想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設想
1 檔案管理運作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經?；取傲惫芾?建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發(fā),擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存。根據實際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質。
1.4檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1外部網:與廣大業(yè)戶、主管部門進行聯(lián)網,所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內部網:管理處內部聯(lián)網,運用現(xiàn)代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。
2.1竣工驗收資料(如下表)
名 稱 資料內容
工程建筑
產權資料 a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結構、設備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質勘察報告;
c 工程合同及開工、竣工報告;
d 工程預算
e 圖紙會審記錄
f 工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗收證明書;
k 新材料、構配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設備檢驗合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;
n 供水、供暖的試壓報告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項說明、質保書和保修單,操作手冊等;
q 有關工程項目的其他重要技術決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務資料 a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務巡視記錄
e:業(yè)戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務
名稱資料內容
維修資料 a:維修申報表 b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議
設備管理
資料 a:公用
設施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄
業(yè)戶反饋
資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業(yè)戶意
見調查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領導部門文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業(yè)主委員會
第12篇 小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理規(guī)范
小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節(jié)
1、設立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
范圍分 類資 料 內 容
房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規(guī)劃許可證
技術資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質。
第13篇 辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范
辦公大樓房屋檔案的建立與管理
檔案資料的分類:
1.辦公樓檔案資料包括:建筑產權產籍資料;規(guī)劃批準文件;規(guī)劃總平面圖;道路規(guī)劃圖;縱向規(guī)劃圖;綠地規(guī)劃圖;詳細規(guī)劃說明書;環(huán)境評價書;辦公樓購、租房業(yè)主和用戶的資料、狀況等;
2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關資料、土建結構、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統(tǒng)圖;電氣系統(tǒng)圖;地下管網圖;市政設施管網綜合規(guī)劃圖;人防布置及結構圖等;
3.辦公樓設備檔案資料包括:各類設備設施保修及售后服務合同、出廠說明書及附帶的圖紙、資料等。
檔案資料的交接:
1.物業(yè)管理中心參照建設部建材(1991)第69號《房屋接管驗收標準》對大廈交接驗收。
2.物管中心辦公室和物業(yè)管理部負責同開發(fā)商相關部門進行辦公樓檔案資料的交接工作。
3.物管中心工程部負責同開發(fā)商相關部門進行辦公樓工程、公建檔案資料和設備檔案資料的交接。
4.物管中心對交接的檔案資料要一一登記注冊,記錄在交接驗收單上。交接驗收單一式兩份由雙方負責人簽字確認后各自歸檔保存。
5.物管中心對辦公樓的各類檔案資料,按照檔案管理規(guī)定分類歸檔,妥善保管。
檔案管理:
1.在物業(yè)管理中心成立后,將立即建立zz海關辦公樓工程資料檔案,將通過產權單位、設計單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關辦公樓檔案資料建檔保存。
2.zz海關辦公樓入住后建立的用戶檔案屬于物業(yè)管理中心要建立的重要資料檔案,內容包括客戶資料,客戶資料變化情況等。
3.日常管理資料檔案,包括:公用設備設施檔案、財務檔案、員工個人檔案、客戶意見調查表、服務質量回訪記錄、保修記錄、客戶投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學、完善地記錄zz海關辦公樓的日常管理工作。
4.在檔案資料的保管方面,物業(yè)管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專人專柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。
檔案目錄
1.物業(yè)接管資料;
2.專業(yè)化管理資料;
3.業(yè)主資料;
4.委托合同;
5.各項管理制度;
6.人員素質與培訓;
7.房屋管理及維修養(yǎng)護;
8.設備管理;
9.環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理;
10.市政公用設施管理;
11.治安保衛(wèi)管理;
第14篇 職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度規(guī)范
一、根據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結合本公司的實際,對公司各單位建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,員工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管。
二、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:
1、企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;
2、廠區(qū)各生產單位職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、廠區(qū)各生產單位重點職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;
3、廠區(qū)各生產單位工藝流程簡圖(用箭頭表示);
4、各生產單位接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;
5、各生產單位接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;
6、職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;
7、職業(yè)病危害因素檢測結果匯總資料;
8、職業(yè)病危害因素程度分級管理表;
9、職業(yè)中毒事故報告與處理記錄表;
10、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件、監(jiān)督文書清單及有關文本;
11、職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標、方案、程序、指導書、管理制度;
12、職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
13、建設項目職業(yè)病危害管理檔案;
14、職業(yè)病預防控制措施技術檔案;
15、職業(yè)病防護設施和防護用品檔案;
16、職業(yè)衛(wèi)生培訓教育匯總資料;
17、職業(yè)病事故應急救援預案及演練有關資料。
三、員工個人健康檔案包括:
1、員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
2、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結果;
3、職業(yè)健康檢查結果、職業(yè)禁忌證名單及處理情況;
4、職業(yè)病診斷、職業(yè)病病例登記表等員工個人健康資料;
5、職業(yè)健康監(jiān)護委托書或合同;
6、職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;
7、職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料。
四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。
五、“兩檔”資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠,并管好和用好“兩檔”。
六、隨時、定期地根據公司人員的變動,及時調整和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調整一次。
七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業(yè)病管理情況隨時過錄,以備分析。
八、員工離開單位時,有權索取個人健康檔案資料并復檔案室應如實地、無償地提供,并在所提供的個人復印件上簽章。
九、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關“兩檔”資料時,檔案室應如實地提供。
十、檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要進行質量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。
十一、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調離時,必須辦好交接手續(xù)。
十二、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質時要及時修補復制。
十三、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應當愛護檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
十四、本規(guī)定解釋權歸公司職業(yè)健康安全部。每年按公司流程對其合規(guī)性進行評估修訂。
十五、本制度自頒布之日起施行。有關職業(yè)檔案管理的其他規(guī)定按照國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準和公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度執(zhí)行。
第15篇 商住項目檔案資料管理規(guī)范
商住項目檔案資料的管理
資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權意識的日益覺醒,對物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。
_發(fā)商移交的原始資料的管理
樓宇交接時,開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務奠定基礎。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設備安裝圖紙、說明書、供應商資料。
_業(yè)主入住的原始登記資料的管理
業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時,一次性收集完整。主要資料如下:1、房產證、購房合同復印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責任書;5、租戶變更情況登記表。
_業(yè)主、用戶裝修資料的管理
業(yè)主、用戶在辦理裝修時,管理處對裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時,一定要細致、嚴格,為今后的日常管理工作奠定基礎。裝修資料的管理主要分為如下內容:1、消防審批報告;2、裝修圖紙;3、消防驗收報告;4、裝修施工單位資質、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗收報告;8、二次裝修申報手續(xù)、消防驗收報告。
_管理處日常記錄文件的管理
日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務質量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內容,如:綠化、清潔、設備維護、公共設施維護、安防巡查等等。值班記錄包含各責任部門的值班情況登記,如:機房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項目,盡管我們只是進行月評價,但為了監(jiān)督日常的服務質量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進行分類,及時處理并將處理結果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項目的評價記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。
_財務資料管理
物業(yè)公司的核心是提供服務和贏得利潤,在做好服務的同時,加強財務管理,收取應收費用,降低管理成本也是相當重要的。因此在財務資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財務管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費的交繳資料;2、固定資產的登記管理資料;3、外包單位按合同付費記錄資料;4、有償服務收費記錄資料。
_業(yè)主、用戶往來函件的管理
業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進行交往的原始記錄文件,對今后會引起法律糾紛的事件是一個很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復函。
_業(yè)主委員會資料管理
對已經成立業(yè)主委員會的管理處,要將業(yè)主委員會的相關資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會會議紀要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會選舉資料;2、業(yè)主委員會會議資料;3、業(yè)主委員會委員個人登記資料;4、社區(qū)文化活動記錄資料及圖片。
_上級主管部門、公司內部請示、匯報文件的管理
給上級主管部門、公司領導、相關部門的請示、匯報文件,做好登記、記錄,對請示文件中領導的批示進行登記,安排人員落實,并做到及時檢查落實情況。1、給上級主管部門的請示;2、給公司領導的請示;3、給公司相關部門的報告;4、與公司相關部門的往來函件。
_管理處員工人事資料的管理
對員工人事資料的管理,可以為管理處日常考評、年終評比提供依據,同時也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日常考評記錄;3、員工獎懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓的記錄。
_公司文件、管理制度的收集管理
為使管理處每一位員工能更好掌握公司動態(tài),貫徹公司的經營方針、目標,對公司下發(fā)的文件要求相關人員要傳閱、學習,并進行登記。1、公司編號公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。
_業(yè)管理相關資料的收集管理
為及時掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報紙、雜志相關案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關報道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內業(yè)主、租戶的相關報道資料。
