- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 合同評審流程的建立
2. 評審標(biāo)準(zhǔn)的確立
3. 合同風(fēng)險識別與防控
4. 評審文檔的管理
5. 評審結(jié)果的反饋與執(zhí)行
編制指南
1. 合同評審流程
- 收集合同草案：各部門在簽訂合同前提交完整、準(zhǔn)確的合同草案。
- 初步審查：法務(wù)部門對合同條款進行初步審查，確保符合法律法規(guī)。
- 經(jīng)濟分析：財務(wù)部門對合同的經(jīng)濟可行性進行評估，包括預(yù)算、收益預(yù)測等。
- 風(fēng)險評估：風(fēng)險管理團隊識別潛在風(fēng)險，并提出應(yīng)對措施。
- 多部門會審：相關(guān)部門參與討論，確保合同條款符合公司利益。
- 最終審批：高層管理者對評審結(jié)果進行最終確認。
2. 評審標(biāo)準(zhǔn)
- 法律合規(guī)性：合同條款需符合國家法律法規(guī)，避免法律糾紛。
- 經(jīng)濟合理性：合同應(yīng)確保公司的經(jīng)濟效益，防止過度讓利。
- 條款清晰性：合同條款表述明確，無歧義，避免未來爭議。
- 權(quán)責(zé)明確：雙方權(quán)利義務(wù)明確，責(zé)任劃分合理。
- 風(fēng)險控制：識別并規(guī)避潛在風(fēng)險，設(shè)定風(fēng)險應(yīng)對機制。
3. 風(fēng)險識別與防控
- 風(fēng)險識別：關(guān)注合同中的支付條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等關(guān)鍵條款。
- 風(fēng)險評估：量化風(fēng)險可能性和影響，確定風(fēng)險等級。
- 風(fēng)險防控：制定預(yù)防和應(yīng)對策略，如設(shè)定保證金、保險等。
4. 評審文檔管理
- 文檔整理：所有評審記錄、意見和修改建議需妥善保存。
- 信息安全：確保合同及評審信息的安全，防止泄露。
- 更新維護：定期更新評審標(biāo)準(zhǔn)和流程，適應(yīng)法規(guī)變化。
5. 評審結(jié)果反饋與執(zhí)行
- 反饋機制：將評審結(jié)果及時反饋給合同起草部門，進行修改。
- 執(zhí)行監(jiān)督：確保修改后的合同按期簽訂并執(zhí)行。
- 后期跟蹤：合同簽訂后，持續(xù)關(guān)注執(zhí)行情況，適時調(diào)整策略。
復(fù)審規(guī)定
1. 對于重大合同或涉及新業(yè)務(wù)的合同，須由公司法律顧問和財務(wù)總監(jiān)聯(lián)合復(fù)審。
2. 復(fù)審周期：年度合同評審至少一次，重大合同變更時隨時復(fù)審。
3. 復(fù)審內(nèi)容涵蓋初次評審的所有要點，特別關(guān)注合同履行過程中的變化。
4. 復(fù)審結(jié)果需形成書面報告，提交公司管理層審批，必要時進行全員通報。
5. 復(fù)審過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，避免對公司造成損失。
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)服務(wù)公司的經(jīng)濟合同評審工作，提高合同管理效率，保障公司利益。各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護公司合法權(quán)益。
物業(yè)服務(wù)公司經(jīng)濟合同評審作業(yè)規(guī)程范文
1.0 目的
1.1 本規(guī)程規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0 適用范圍
2.1 本規(guī)程適用于公司所有合同的管理工作。
3.0 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理負責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2 經(jīng)營部負責(zé)公司所有經(jīng)濟合同的簽定、并移交行政人事部存檔。
3.3 行政人事部負責(zé)所有合同(含員工勞動合同)的監(jiān)管。
3.4 合同履行部門負責(zé)合同的履約執(zhí)行。
4.0 程序要點
4.1 合同管理的范圍:包括對外提供服務(wù)的合同和對外委托服務(wù)的合同。
4.1.1 對外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:
a)開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
b)投標(biāo)書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務(wù)的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務(wù)的合同。
4.1.2 對外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:
a)采購合同;
b)招標(biāo)合同;
c)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
d)其他須進行對外委托服務(wù)的合同。
4.2 合同的形式包括以下幾種形式
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標(biāo)書。
4.3 合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:
a)標(biāo)的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責(zé)任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4 合同的評審
合同的評審應(yīng)參照《南海市__發(fā)展集團有限公司合同管理制度》執(zhí)行。
4.4.1 評審權(quán)根:
參照《南海市__發(fā)展集團有限公司合同管理制度》,由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進行評審,或由總經(jīng)理委托分管總經(jīng)理助理組織合同執(zhí)行部門及經(jīng)營部進行評審。
4.4.2 評審內(nèi)容:
a)對外提供服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
――公司的履約能力;
――顧客提供的價格;
――合同的風(fēng)險;
――合同的條款是否明確;
――合同是否合法;
――合同的社會效益;
――其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務(wù)合同的評審內(nèi)容:
――分供方的履約能力;
――分供方提供的價格;
――分供方的信譽;
――分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
――合同的條款是否明確;
――合同是否違法;
――合同的風(fēng)險;
――合同履約監(jiān)控能力;
――其他需要評審的內(nèi)容。
4.5 合同的簽署與生效
4.5.1 合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署。非書面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)總經(jīng)理簽署的合同按印章管理規(guī)定辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式肆份,公司叁份,顧客壹份,需進行公證的須報公證機關(guān)一份備案。
4.6 合同的編號與歸檔
4.6.1 合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按檔案管理規(guī)定辦理。
4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政人事部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按檔案管理規(guī)定辦理。
4.6.3 行政人事部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按檔案管理規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后,由部門負責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還行政人事部歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
4.7合同的履約
4.7.1 對外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政人事部監(jiān)督履約。
4.7.2 對外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政人事部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4 行政人事部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止
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bsp;合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向經(jīng)營部提出合同變更申請,經(jīng)營部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9 合同的續(xù)約
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知經(jīng)營部,由經(jīng)營部按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.10 合同的統(tǒng)計
每年12月31日前,由行政人事部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內(nèi)容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總經(jīng)理審閱?？偨?jīng)理給出批示意見,由行政人事部按總經(jīng)理批示意見辦理。
4.11 記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0 引用文件和記錄表格
