- 目錄
包括什么內容
本規(guī)程旨在明確物業(yè)客戶服務中心值班人員的工作職責和交接班流程，確保服務質量和信息傳遞的準確無誤。主要內容包括：
1. 值班人員的職責與行為規(guī)范
2. 信息記錄與處理流程
3. 交接班程序與要點
4. 應急事件的處理指南
5. 監(jiān)督與考核機制
編制指南
1. 值班人員職責與行為規(guī)范：
- 確保電話、電子郵件和其他通訊渠道暢通，及時回應業(yè)主和租戶的需求。
- 處理日常咨詢、投訴及建議，保持專業(yè)、禮貌的服務態(tài)度。
- 監(jiān)控物業(yè)設施運行情況，及時報告異常。
- 記錄并跟進所有服務請求，確保問題得到妥善解決。
2. 信息記錄與處理流程：
- 所有業(yè)主或租戶的聯(lián)系應記錄詳細，包括時間、內容、處理狀態(tài)等。
- 對于重大事件或緊急情況，需立即通知上級或相關部門，并在記錄中注明。
- 定期更新服務請求狀態(tài)，保持信息同步。
3. 交接班程序與要點：
- 值班結束前，整理好工作日志，列出未完成事項和注意事項。
- 與接班人員面對面交接，詳細說明當前待辦事項和潛在問題。
- 接班人員確認無誤后，雙方簽字確認交接完成。
4. 應急事件處理指南：
- 遇到緊急情況，如火災、漏水等，立即啟動應急預案，通知相關人員并上報。
- 在安全范圍內，盡可能提供初步援助，同時保持現(xiàn)場秩序。
5. 監(jiān)督與考核機制：
- 值班表現(xiàn)納入員工績效評估，定期進行服務質量檢查。
- 對于疏漏或錯誤，采取糾正措施，并進行培訓以防止類似問題再次發(fā)生。
復審規(guī)定
為保證規(guī)程的有效性和適應性，每年至少進行一次全面復審，由客戶服務部門負責人主導，結合實際運營情況和業(yè)主反饋，適時調整和完善相關條款。復審結果需經(jīng)管理層批準后執(zhí)行，并通知所有相關人員。
本規(guī)程旨在提升客戶滿意度，保障物業(yè)運營順暢，所有工作人員應嚴格遵守，共同營造優(yōu)質、高效的服務環(huán)境。
物業(yè)客戶服務中心值班與交接班標準作業(yè)規(guī)程-3范文
物業(yè)客戶服務中心值班與交接班標準作業(yè)規(guī)程(三)
1.0目的
規(guī)范客戶服務中心客戶服務中心值班與交接班工作,確保向客戶提供優(yōu)質的全天候服務。
2.0適用范圍
適用于客戶服務中心客戶服務中心值班與交接班工作的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主管負責安排值班與交接班工作及值班抽查工作。
3.2值班人員負責依照本規(guī)程進行值班與交接班工作。
4.0程序要點
4.1值班。
4.1.1客戶服務中心主管每月底前編制完成下月《客戶服務中心值班安排表》,客戶服務中心管理員依據(jù)《客戶服務中心值班安排表》進行值班。
4.1.2正常的值班時間為:8:30~次日8:30,24小時值班。
4.1.3值班時的主要工作:
a)接待客戶的有關咨詢;
b)受理客戶的求助;
c)負責客戶服務中心的安全;
d)協(xié)調、調度各部門協(xié)同處理突發(fā)事件。
4.1.4值班期間處理工作應遵循的原則:
a)時效管理的原則;
b)控制事態(tài)發(fā)展的原則;
c)及時匯報的原則。
4.1.5管理員值班時的紀律:
a)值班視同正常上班,值班員須堅守崗位,不得擅離;
b)值班時發(fā)生/發(fā)現(xiàn)問題要及時解決,疑難問題應報客戶服務中心主管決定處理施,重大問題客戶服務中心主管認為應報管理處經(jīng)理決定的,應即時報告;
c)值班人員應在電話鈴響三聲內接聽電話;
d)有事不能值班,須向客戶服務中心主管請假,經(jīng)批準后,由客戶服務中心主管安排其他人員頂班,未批準前,不允許私自調班;
e)值班管理員應保證通訊設施的暢通。值班熱線電話原則上只允許接聽,不允許撥打。
4.1.6值班時的權力:
a)有權根據(jù)事態(tài)的發(fā)展調動其他部門人員工作的權力;
b)有權采取臨時有效的防護措施的權力。
4.1.7為確保管理服務質量,管理處經(jīng)理、客戶服務中心主管、保安部主管、機電維修部主管在下班后或假期,不允許關手機,接到值班管理員的工作匯報后,應及時協(xié)助管理員解決問題,必要時要趕回現(xiàn)場處理問題。
4.1.8值班管理員應將值班期間工作處理過程詳細的記錄在《值班記錄》中,《值班記錄》不得撕頁,記錄不得涂改,記錄本用完后,由管理處統(tǒng)一保管,保存期3年。
4.2交接班。
4.2.1接班。接班人員提前5分鐘趕到客戶服務中心進行崗位交接工作:
a)接班人員清點崗位上所有公物,如:對講機等,如發(fā)現(xiàn)損壞、缺遺應立即要求交班人員說明物品去向并做好記錄;
b)認真查閱上一班值班記錄,詢問上一班工作完成情況,如有需要繼續(xù)跟進的工作,應記錄以便跟進;
c)檢查區(qū)域內有無異常情況,發(fā)現(xiàn)有異常則要求交班人員做出解釋,并做好記錄;
d)交接雙方在確認無誤后,在上一班值班記錄本上簽名,并開始值班。
4.2.2交班。交班人員在交班前15分鐘將公物擺放整齊有序,桌面、桌椅干凈無灰塵、無雜物:
a)認真做好值班記錄,收集整理好相關的工作證據(jù);
b)將未完成的工作如實向接班人員交待清楚;
c)互相簽名后,方可離崗;
d)一般情況下,交班人員應將本班的工作辦理完畢后再行交班,重要的工作未處理完畢,不允許交班。
4.3客戶服務中心主管每天上班時檢查值班記錄并簽名確認,值班人員應主動向主管匯報值班工作情況。
4.4本規(guī)程作為客戶服務中心管理員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《客戶中心值班安排表》。
5.2《交接班記錄》。
5.3《保潔員值班表》。
6.0相關支持文件
