物業(yè)iso鑰匙ic卡管理規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書

包括什么內(nèi)容

1.1 iso鑰匙ic卡定義與分類 1.2 管理職責(zé)與權(quán)限分配 1.3 鑰匙ic卡的申請與發(fā)放 1.4 日常使用與保管規(guī)定 1.5 遺失、損壞處理流程 1.6 定期審計與更新機制 1.7 應(yīng)急情況應(yīng)對措施

編制指南

2.1 制定明確的鑰匙ic卡管理政策 2.2 設(shè)立專門的鑰匙ic卡管理部門 2.3 建立完整的鑰匙ic卡登記制度 2.4 對員工進行鑰匙ic卡管理培訓(xùn) 2.5 實施定期檢查與評估 2.6 保持與iso標準的同步更新 2.7 保留管理記錄以備查證

復(fù)審規(guī)定

3.1 每年至少進行一次全面復(fù)審 3.2 在重大變更后30天內(nèi)進行復(fù)審 3.3 復(fù)審內(nèi)容包括鑰匙ic卡的使用情況、丟失率、損壞率等 3.4 復(fù)審結(jié)果應(yīng)形成報告，并提交給物業(yè)管理層 3.5 根據(jù)復(fù)審結(jié)果調(diào)整管理規(guī)程 3.6 鼓勵員工參與復(fù)審過程，提供改進建議

1.1 iso鑰匙ic卡是物業(yè)管理中用于控制出入的重要工具，分為普通鑰匙卡、管理員卡及應(yīng)急卡等類型。

1.3 業(yè)主或員工需填寫申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后，由鑰匙ic卡管理部門發(fā)放。首次發(fā)放需錄入系統(tǒng)并拍照存檔。

1.4 鑰匙ic卡應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。每日下班時，員工需將鑰匙ic卡歸還至指定地點。

1.5 若鑰匙ic卡遺失，須立即報告，由管理部門凍結(jié)卡片，并按流程補辦。損壞的鑰匙ic卡需交回，以便更換。

1.6 定期審計旨在確保鑰匙ic卡管理的合規(guī)性，更新機制則適應(yīng)人員變動和設(shè)施變更。

1.7 遇到緊急情況，如系統(tǒng)故障或卡片無法識別，應(yīng)啟動應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)安全。

2.2 鑰匙ic卡管理部門負責(zé)日常管理，包括發(fā)放、回收、維修和注銷等工作，確保有效管控。

2.4 培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋鑰匙ic卡的正確使用、保管知識，提升員工的安全意識。

2.6 隨著iso標準的更新，鑰匙ic卡管理規(guī)程應(yīng)及時調(diào)整，保持與最新要求一致。

3.3 復(fù)審過程中，需分析鑰匙ic卡的使用效率，評估管理效果，為改進提供依據(jù)。

3.4 復(fù)審報告應(yīng)詳細列出問題點和改進建議，為管理層決策提供參考。

通過上述規(guī)程，物業(yè)iso鑰匙ic卡管理得以規(guī)范化，確保了物業(yè)安全和高效運營。

物業(yè)iso鑰匙ic卡管理規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書范文

iso作業(yè)指導(dǎo)書:鑰匙(ic卡)管理規(guī)程

1.0 目的

1.1 加強鑰匙(ic卡)管理,確保鑰匙(ic卡)安全使用。

2.0 適用范圍

2.1 適用于管理處接管的鑰匙及ic卡的管理。

3.0 職責(zé)

3.1 客戶服務(wù)部負責(zé)對接管房屋鑰匙(ic卡)進行保管。

3.2 工程部負責(zé)對公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙進行保管。

3.3 保管部負責(zé)對ic卡的使用進行監(jiān)控。

4.0 工作程序

4.1 接管

4.1.1 在接管物業(yè)時, 客戶服務(wù)部、工程部依《物業(yè)接管工作規(guī)程》分別接管住宅及公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙,接管時填寫《鑰匙移交清單》、《ic卡移交清單》。

4.2 分類標識

4.2.1 客戶服務(wù)部、工程部對接管的鑰匙進行分類標識,住宅用房鑰匙(ic卡)應(yīng)分棟號、層號、單元號進行標識,并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙應(yīng)標明棟號、設(shè)備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。

4.3 保管

4.3.1 客戶服務(wù)部設(shè)專職管理員對住宅鑰匙(ic卡)進行保管。

4.3.1.1 對于交樓住宅須由負責(zé)交樓的管理員在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上簽領(lǐng),在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上注銷。

4.3.1.2 對于房屋維修須由施工單位的維修負責(zé)人憑工作證及《收樓記錄表》借領(lǐng)鑰匙。4.3.1.3 對于空置房鑰匙在借領(lǐng)時須說明借用原因、何時歸還。

a) 售樓看房,借鑰匙時售樓人員應(yīng)繳納一定的押金,注明歸還時間,并交待清楚空置房管理的注意事項。歸還鑰匙后,管理員應(yīng)定期對空置房進行復(fù)查。

b) 房屋巡查,管理員應(yīng)做好借領(lǐng)鑰匙記錄,用完后及時歸還并注銷。

c) 清潔助理借領(lǐng)一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛(wèi)生。

4.3.2 工程部原則上不外借公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙。

4.3.2.1 如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時間不得超過1小時,在借匙時應(yīng)嚴格填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》,對超過借用時間的,工程主管應(yīng)直接向施工單位負責(zé)為進行催還。

4.3.2.2 對于管理處內(nèi)部工作人員借用鑰匙的,應(yīng)問明原因并詳細記錄在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上才可借匙,借匙時間不超過4小時,超時的由工程主管向相關(guān)部門主管催還。

4.4 ic卡管理

4.4.1 ic卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉(zhuǎn)借使用,用戶在出入小區(qū)時,門崗保安員禮貌要求出示ic卡進行刷卡進入。

4.4.2 對模糊不清已損毀的ic卡,應(yīng)視為無效ic卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《ic卡辦理申請表》,進行重新辦理,重新辦理后,原ic卡當(dāng)作廢處理。

4.4.3 保安部在巡邏、檢查時發(fā)現(xiàn)ic卡外借施工人員使用的,應(yīng)予以沒收交管理處前臺,并通知ic卡持有者到管理處領(lǐng)取。在領(lǐng)取時管理員應(yīng)說明沒收ic卡的原因,要注意的事項,并由ic卡持有人簽名后領(lǐng)還。

5.0 引用文件及相關(guān)表格

5.1《物業(yè)接管工作規(guī)程》(wi-kf-004)

6.0 記錄

6.1《鑰匙移交清單》(jl/wi-kf-004/008)

6.2《收樓記錄表》(jl/wi-kf-005/009)

6.3《ic卡移交清單》(jl/wi-kf-017/001)

6.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》(jl/wi-kf-014/001)

6.5《ic卡辦理申請表》(jl/wi-kf-014/002)