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包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部的采購管理工作，確保資源的有效利用和成本控制。主要內(nèi)容包括以下幾個方面：
1. 采購需求分析與計劃制定
2. 供應商選擇與管理
3. 采購合同的簽訂與執(zhí)行
4. 采購質(zhì)量控制
5. 庫存管理和成本核算
6. 采購流程監(jiān)控與審計
編制指南
1. 采購需求分析與計劃制定：各部門應詳細列出所需物資，分析其必要性和緊迫性，提交采購部門。采購部門結合庫存和預算，制定采購計劃，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。
2. 供應商選擇與管理：優(yōu)先考慮信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理的供應商。定期評估供應商的業(yè)績，確保其持續(xù)滿足公司的要求。
3. 采購合同簽訂與執(zhí)行：明確合同條款，包括價格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標準等。合同簽訂后，跟蹤供應商履行情況，確保按時按質(zhì)交付。
4. 采購質(zhì)量控制：收到貨物后，進行質(zhì)量檢驗，不合格品及時退回。建立質(zhì)量反饋機制，對質(zhì)量問題進行追溯處理。
5. 庫存管理和成本核算：實施庫存精細化管理，防止積壓和短缺。定期盤點，準確核算采購成本，優(yōu)化庫存結構。
6. 采購流程監(jiān)控與審計：設置內(nèi)部審計機制，定期審查采購活動，確保合規(guī)性，預防腐敗和浪費。
復審規(guī)定
1. 每年至少進行一次全面的采購管理復審，檢查規(guī)程執(zhí)行效果，識別潛在改進點。
2. 在遇到重大采購項目或市場環(huán)境變化時，應及時調(diào)整采購策略，更新規(guī)程。
3. 復審由采購部門主導，財務、審計等部門參與，確保多角度審視采購管理。
4. 復審結果須報管理層審批，修訂后的規(guī)程應及時傳達給所有相關人員，并進行培訓。
本規(guī)程旨在提供指導，具體操作需結合實際情況靈活運用，確保采購工作的高效與透明。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況，應及時向上級匯報，共同商議解決方案。通過規(guī)范化的采購管理，我們致力于提升物業(yè)公司的運營效率，降低運營成本，為業(yè)主提供更優(yōu)質(zhì)的服務。
物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程4范文
物業(yè)公司采購管理標準作業(yè)規(guī)程(四)
1.目的
規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。
3.職責
(1)經(jīng)營部采購員負責物品的采購工作。
(2)公司/管理處倉庫管理員負責物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。
(3)公司財務部經(jīng)理負責物品申購計劃的審核。
(4)管理處經(jīng)理負責零星物品、應急物品的采購審批。
(5)公司總經(jīng)理負責申購計劃的審批。
4.程序要點
(1)物品采購的申請范圍
a)凡公司為提供服務、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。
b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應提出采購計劃;
_公用設備設施、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;
_為便于服務和管理所需添置的設備、設施、裝置;
_房屋本體及其他公共配套設施修繕所需的材料。
(2)物品采購的申報程序
a)計劃采購物品的申報程序:
_倉庫管理員應于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;
_物品申購計劃表,應于每月26日交公司財務部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行審核;
_審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;
_公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。
b)零星物品的申購:
_零星物品的標準:
--常用品以外的;
--數(shù)量較少的;
--倉庫中沒有儲存的;
_零星物品的申報程序:
--由使用部門填寫零星物品申購單;
--管理處會計審核;
--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;
--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;
--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。
c)應急物品的申報程序:
_應急物品的標準:
--突發(fā)性急用物品;
--倉庫中沒有儲存的;
_應急物品的申報程序:
--使用部門填寫應急物品申報單;
--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;
--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;
--審批同意后交公司采購員購買。
(3)物品采購的時效
a)通用物品的采購。原則上應在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
b)特殊物品的采購。原則上應在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
c)零星物品的采購。原則上應在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
d)應急物品的采購。原則上應在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。
(4)物品采購程序
a)公司采購員在采購物品時,應按《物品難標準作業(yè)規(guī)程》中的相關要求選擇所需物品。
b)公司采購員在采購物品時,應按照《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定選擇評審合格的分供商。
c)批量物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務部按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支物品采購資金或支票;
_采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應通過評審合格的供應商送貨上門;
_采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;
_采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票;
_采購員在合格供應商處購買不到的物品,應做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。
d)零星物品的采購:
_采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務部辦理物品采購借支手續(xù);
_管理處財務部的相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員原則上應到評審合格的供應商處購買,如合格供應商處沒有所需物品,應到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;
_購買價值在50元以上的物品,應要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。
e)應急物品的采購:
_采購員憑審批完整的應急物品申購單到管理處財務部辦理借支手續(xù);
_管理處財務部相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;
_采購員應到距離公司較近的正規(guī)商店購買。
f)采購員應將采購回來的物品按照《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。
g)物品采購發(fā)生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定到財務部辦理費用報銷手續(xù)。
(5)物品采購資料的保管
a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。
b)物品采購的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務部或倉庫相關人員于月末匯總后,在公司財務部或倉庫加密長期保存。
(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關人員績效考評的依據(jù)之一。
5.記錄
《物品采購計劃表》
6.相關支持性文件
a)《倉庫管理標準作業(yè)規(guī)程》
b)《備用金管理標準作業(yè)規(guī)程》
c)《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》
d)《分供方評審與管理標準作業(yè)規(guī)程》
e)《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》
