物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5

包括什么內(nèi)容

1. 檔案分類與編碼：確定各類檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的編碼體系。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的來源、收集方式及整理流程。

3. 檔案存儲與保護(hù)：設(shè)定適宜的存儲環(huán)境，確保檔案的安全與完整。

4. 檔案檢索與利用：建立高效檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱與使用。

5. 檔案借閱與歸還：明確借閱權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保檔案及時(shí)歸還。

6. 檔案銷毀與更新：規(guī)定檔案的保留期限，執(zhí)行定期銷毀制度，及時(shí)更新過時(shí)信息。

編制指南

1. 制定詳細(xì)的操作流程：每個環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的步驟和責(zé)任人，確保執(zhí)行無誤。

2. 培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提升其專業(yè)技能。

3. 技術(shù)支持：運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，如電子化管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。

4. 監(jiān)控與評估：設(shè)立定期檢查機(jī)制，評估檔案管理工作的效果，及時(shí)調(diào)整策略。

5. 法規(guī)遵循：遵守國家和地方的檔案管理法規(guī)，確保合規(guī)運(yùn)營。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理復(fù)審，檢查規(guī)程的執(zhí)行情況。

2. 動態(tài)調(diào)整：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步和法規(guī)變更，適時(shí)修訂規(guī)程。

3. 反饋與改進(jìn)：鼓勵員工提出改進(jìn)建議，對規(guī)程進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。

4. 記錄與報(bào)告：記錄復(fù)審過程，形成復(fù)審報(bào)告，供管理層參考決策。

5. 內(nèi)部溝通：確保復(fù)審結(jié)果的透明度，通過內(nèi)部會議或公告形式傳達(dá)給全體員工。

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的檔案管理工作，提升工作效率，保障信息的安全與準(zhǔn)確。在實(shí)施過程中，各相關(guān)部門需緊密配合，共同維護(hù)檔案管理的秩序，確保公司的運(yùn)營順暢。

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5范文

物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。

3.0職責(zé)

3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1檔案的編號。

4.1.1公司編號為:cshy

4.1.2部門編號:

a)行政部編號為:_z

b)人力資源部編號為:rl

b)財(cái)務(wù)部編號為:cw;

c)管理部編號為:gl;

d)工程維修部編號為:gc;

e)市場拓展部編號為:sc

f)品質(zhì)督察部編號為:pz;

4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……

4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……

4.2檔案的分類。

4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。

a)業(yè)主檔案,包括:

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;

--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;

--《業(yè)主家庭情況登記表》;

--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;

--《裝修申請表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;

--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;

--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;

--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);

--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。

b)工程檔案,包括:

--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開工許可證;用地紅線圖等);

--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;

建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);

--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書;全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書;重要的施工會議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。

--其他應(yīng)保存的工程資料。

c)設(shè)備檔案,包括:

--設(shè)備臺賬;

--設(shè)備出廠合格證;

--設(shè)備使用說明書(要求中文);

--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;

--保修卡、保修協(xié)議;

--設(shè)備運(yùn)行記錄;

--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;

--設(shè)備更新改造記錄;

--設(shè)備管理制度;

d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:

--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);

--管理處運(yùn)作檔案(各部門運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。

e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。

f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險(xiǎn)類合同等。

g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄。

h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計(jì)報(bào)表及賬冊;審計(jì)報(bào)表及賬冊等記錄。

4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。

4.3立卷與編制目錄。

4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。

a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。

b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:

--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;

--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;

c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

4.3.2編制目錄:

a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;

b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

4.4檔案的保管期限。

4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

4.5檔案的保管。

4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。

4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:

a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。

c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;

d)各職能

部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

4.5.3檔案的保管程序:

a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;

b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;

c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;

d)檔案原則上保管原件。

4.6檔案的密級。

4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通。

a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。

b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。

c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。

4.7檔案的查閱權(quán)限。

4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。

4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。

a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。

b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;

財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。

4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。

4.11檔案的銷毀。

4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。

4.11.2行政部部主管審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。

4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。

5.0記錄

5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。

5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。

5.3《檔案銷毀清單》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。