物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程匯編（3篇范文）

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司辦公區(qū)的日常管理，確保辦公環(huán)境整潔、高效、安全，主要內(nèi)容包括：

1. 辦公區(qū)域的清潔與維護

2. 設(shè)施設(shè)備的管理和維修

3. 員工行為規(guī)范

4. 安全防范措施

5. 緊急情況應(yīng)對預案

6. 文件及物品存儲管理

7. 訪客接待與管理

編制指南

1. 清潔與維護

- 每日定時清掃辦公區(qū)，保持地面無塵、無雜物。

- 定期對辦公家具、電器進行保養(yǎng)，確保設(shè)施正常運行。

- 綠化植物定期澆水、修剪，保持良好生長狀態(tài)。

2. 設(shè)施設(shè)備管理

- 設(shè)立設(shè)備登記制度，記錄設(shè)備型號、購買日期、保修期限等信息。

- 定期檢查設(shè)備運行狀況，及時維修故障，預防設(shè)備老化影響工作效率。

- 對高耗能設(shè)備實施節(jié)能管理，提倡環(huán)保辦公。

3. 員工行為規(guī)范

- 員工應(yīng)保持辦公桌整潔，私人物品有序存放。

- 遵守公司作息時間，不得在辦公區(qū)內(nèi)大聲喧嘩或進行非工作相關(guān)活動。

- 未經(jīng)許可，不得擅自調(diào)整辦公設(shè)施位置。

4. 安全防范

- 定期進行消防演練，確保員工掌握應(yīng)急疏散知識。

- 辦公區(qū)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，加強安全巡邏，防止盜竊事件發(fā)生。

- 嚴禁在辦公區(qū)內(nèi)吸煙，防止火災隱患。

5. 緊急情況應(yīng)對

- 制定應(yīng)急預案，明確各類突發(fā)事件的處理流程。

- 定期檢查消防器材，確保其有效性。

- 提供急救培訓，提高員工面對突發(fā)情況的自救互救能力。

6. 文件及物品存儲

- 實行文件分類管理，確保文件的完整性和保密性。

- 辦公用品合理分配，避免浪費。

- 不常用的物品應(yīng)存放在指定儲物間，保持辦公區(qū)整潔。

7. 訪客管理

- 訪客需在前臺登記，由接待人員引領(lǐng)進入。

- 對敏感區(qū)域的訪問實行權(quán)限控制，防止信息泄露。

復審規(guī)定

1. 本規(guī)程每年進行一次全面復審，由物業(yè)管理部門主導，各部門參與，確保規(guī)定與時俱進，滿足實際需求。

2. 在運營過程中，如遇特殊情況或法規(guī)變更，應(yīng)及時修訂規(guī)程，確保其有效性和合法性。

3. 復審結(jié)果須經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行，同時更新公示，確保所有員工知悉。

以上各項規(guī)定旨在提升物業(yè)管理公司的辦公環(huán)境質(zhì)量，確保日常工作有序進行。請全體員工遵守，共同營造一個舒適、和諧的辦公環(huán)境。

物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程范文

第1篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程

物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程

(五)

1.0目的規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。

2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。

3. 0職責3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3. 2管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3. 3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。

3. 4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3. 5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放。

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。

須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。

4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)恪⒎阑O(shè)施及標識。

4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。

4.2常用辦公設(shè)備的使用。

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1 電腦。

a)經(jīng)公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。

b)啟動與 的一般程序:--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

-- 電腦程序:首先在開始欄選擇 計算機對話框,用鼠標點擊 計算機,然后按開啟程序的反方向操作。

c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。

d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導進行操作。

e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。

4.2.2 打印機。

a)聯(lián)機。

一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。

b)打印機啟動與 的一般程序、--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

-- 程序按啟動程序的反方向操作。

c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。

d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導進行操作。

e)打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。

一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。

g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3 復印機。

a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復印機插座電源:--開啟復印機開關(guān),復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時 復印機開關(guān);

-- 復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關(guān)操作說明書進行操作。

b)復印程序:--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按開始鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;

--如果復印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c)復印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。

d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應(yīng)使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4 傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。

正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)接收傳真:--傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;

公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:--傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

--傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.5 碎紙機:a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;

c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;

d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;

e)當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;

f)正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.6 電話:正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。

b)除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。

c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。

d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。

e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。

f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。

--到電信局打印電話費清單。

--逐項核對登記記錄。

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;

偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

4.2.7 常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修:a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護,維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書:--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。

--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;

--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;

--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。

4.3環(huán)境管理。

4.3.1 衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。

發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

a)行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2 綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。

發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

4. 3.2.1 行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

4.4安全管理。

4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。

4.4.4 客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度,值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5 公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

c)水源、空調(diào)的 情況;

d)加班情況。

5.0記錄

5.1《打印/復印審批表》。

5.2《復印記錄表》。

5.3《接收傳真登記表》。

5.4《發(fā)送傳真登記表》。

5.5《長途電話登記表》。

6. 0相關(guān)支持文件

6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。

6.2《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。

6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.5《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.6《物業(yè)管理處員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

第2篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程5

物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。

3.0職責

3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.2管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。

3.4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放。

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。

4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標識。

4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。

4.2常用辦公設(shè)備的使用。

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦。

a)經(jīng)公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。

b)啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計算機對話框,用鼠標點擊關(guān)閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。

c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。

d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導進行操作。

e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。

4.2.2打印機。

a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。

b)打印機啟動與關(guān)閉的一般程序、

--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。

d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導進行操作。

e)打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。

g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復印機。

a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復印機插座電源:

--開啟復印機開關(guān),復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時關(guān)閉復印機開關(guān);

--關(guān)閉復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關(guān)操作說明書進行操作。

b)復印程序:

--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按開始鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;

--如果復印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c)復印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。

d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應(yīng)使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)接收傳真:

--傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

--傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.5碎紙機:

a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;

c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;

d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;

e)當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;

f)正確使用碎紙機的程序按碎紙

機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.6電話:正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。

b)除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。

c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。

d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。

e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。

f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。

--到電信局打印電話費清單。

--逐項核對登記記錄。

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

4.2.7常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修:

a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護,維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。

--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;

--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;

--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。

4.3環(huán)境管理。

4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

a)行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

4.4安全管理。

4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。

4.4.4客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度,值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

c)水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;

d)加班情況。

5.0記錄

5.1《打印/復印審批表》。

5.2《復印記錄表》。

5.3《接收傳真登記表》。

5.4《發(fā)送傳真登記表》。

5.5《長途電話登記表》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。

6.2《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。

6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.5《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

第3篇 物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程2

物業(yè)管理公司辦公區(qū)管理標準作業(yè)規(guī)程(二)

1.0目的

規(guī)范辦公區(qū)的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬各管理處及各部門辦公區(qū)的日常管理工作。

3.0職責

3.1行政部主管負責公司辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.2管理處經(jīng)理負責管理處辦公區(qū)的日常管理監(jiān)督工作。

3.3管理部負責管理處辦公區(qū)公共區(qū)域的日常管理工作。

3.4各部門主管負責本部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.5辦公區(qū)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放。

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時向部門負責人報告,并采取相應(yīng)的補救措施。須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理標準作業(yè)規(guī)程》或《報修管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應(yīng)保持桌面整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌的恰當位置。

4.1.5遇到雨天,管理處部客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標識。

4.1.6辦公區(qū)嚴禁高聲喧嘩。

4.2常用辦公設(shè)備的使用。

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦。

a)經(jīng)公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦,否則須在電腦管理員陪同下使用。

b)啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計算機對話框,用鼠標點擊關(guān)閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。

c)電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時不用時,可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài)。

d)正確使用電腦的詳細程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導進行操作。

e)財務(wù)、行政人事等專用電腦,電腦管理員須設(shè)置密碼。

4.2.2打印機。

a)聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機。

b)打印機啟動與關(guān)閉的一般程序、

--啟動打印機開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

c)打印機應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機操作。

d)正確使用打印機的詳細程序按有關(guān)打印機操作說明書的指導進行操作。

e)打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部主管或分管人員批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

f)打印出的文稿應(yīng)進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印。

g)為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復印機。

a)管理人員應(yīng)在開始上班時接通復印機插座電源:

--開啟復印機開關(guān),復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時關(guān)閉復印機開關(guān);

--關(guān)閉復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關(guān)操作說明書進行操作。

b)復印程序:

--所有需復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數(shù)在五份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按開始鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;

--如果復印機出錯,應(yīng)將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c)復印機一般情況下每天開機、關(guān)機各一次,盡量避免頻繁開關(guān)。

d)為節(jié)約紙張,不重要的復印件應(yīng)使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4傳真機:傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)接收傳真:

--傳真機管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b)發(fā)送傳真實行一級審批制度:部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處的傳真件由公司行政人事部/管理處經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--傳真機管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

--傳真機的正確使用程序按傳真機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.5碎紙機:

a)碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具,普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

b)碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出,以免損壞機器;

c)按照碎紙機要求,一次不得超過最大放入量,一般情況下,不得超過三張復印紙的厚度;

d)操作人員按以上要求,打開碎紙機電源,將須切碎的紙張放人切紙口,讓碎紙機自動切碎紙張;

e)當碎紙機箱內(nèi)的碎紙裝滿后,操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續(xù)操作;

f)正確使用碎紙機的程序按碎紙

機有關(guān)操作說明書進行操作。

4.2.6電話:正確使用電話機的程序按電話機有關(guān)操作說明書進行操作。

a)為有效控制電話費,一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能。

b)除經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直撥功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在行政部接待處登記后,方可操作。

c)公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能。

d)上班時間原則上禁止打私人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門主管審批,到行政部登記后,方可操作,電話費從工資中扣除。

e)個別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)經(jīng)理特批后,可開通長途直撥功能,部門主管需指定人員做好登記記錄,次月i日報行政人事部備案。

f)行政部每季度至少進行一次電話費查詢。

--到電信局打印電話費清單。

--逐項核對登記記錄。

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部主管審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分。

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

g)電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。

4.2.7常用辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)與維修:

a)常用辦公設(shè)備應(yīng)進行以下日常維護,維護辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

b)保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)。

--評審、選擇保養(yǎng)與維修單位;

--簽署保養(yǎng)與維修協(xié)議書;

--按協(xié)議要求實施保養(yǎng)與維修。

4.3環(huán)境管理。

4.3.1衛(wèi)生:辦公區(qū)衛(wèi)生由保潔組負責清潔。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政部主管處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

a)行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b)各崗位員工應(yīng)于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:辦公區(qū)綠化由保潔組負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由行政人事部處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

4.3.2.1行政部應(yīng)于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

4.4安全管理。

4.4.1工程維修部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2保安部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強安全防患意識,下班時應(yīng)將重要資料放人安全地點,鎖好抽屜,關(guān)好電源及門窗。

4.4.4客戶服務(wù)中心實行24小時服務(wù)制度,值晚班時應(yīng)與保安部配合注意防火、防盜工作。

4.4.5公司辦公區(qū)晚間的安全管理由保安部負責,值班保安人員應(yīng)定時巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》:

a)消防設(shè)施、配電房;

b)領(lǐng)導辦公室、電腦室、檔案室、財務(wù)室;

c)水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;

d)加班情況。

5.0記錄

5.1《打印/復印審批表》。

5.2《復印記錄表》。

5.3《接收傳真登記表》。

5.4《發(fā)送傳真登記表》。

5.5《長途電話登記表》。

6.0相關(guān)支持文件

6.1《治安巡邏標準作業(yè)規(guī)程》。

6.2《室內(nèi)清潔標準作業(yè)規(guī)程》。

6.3《文書處理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.4《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

6.5《公司員工服務(wù)管理標準作業(yè)規(guī)程》。