公司項(xiàng)目管理規(guī)程3篇

有哪些

公司項(xiàng)目管理規(guī)程

一、項(xiàng)目啟動階段

1. 確定項(xiàng)目目標(biāo)：清晰定義項(xiàng)目目標(biāo)，確保所有相關(guān)人員理解并認(rèn)同。

2. 組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：根據(jù)項(xiàng)目需求選拔合適的人才，明確團(tuán)隊(duì)成員職責(zé)。

3. 制定項(xiàng)目計(jì)劃：包括時(shí)間表、預(yù)算、資源分配等。

4. 風(fēng)險(xiǎn)評估：識別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對策略。

二、項(xiàng)目執(zhí)行階段

1. 任務(wù)分配：依據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃分配任務(wù)，確保每個(gè)任務(wù)有明確的負(fù)責(zé)人。

2. 進(jìn)度監(jiān)控：定期檢查項(xiàng)目進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃以保持進(jìn)度。

3. 溝通協(xié)調(diào)：建立有效的溝通機(jī)制，確保信息流通。

4. 質(zhì)量控制：設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施質(zhì)量檢查，確保項(xiàng)目成果達(dá)標(biāo)。

三、項(xiàng)目變更管理

1. 變更申請：任何項(xiàng)目變更需提交正式申請，經(jīng)審批后執(zhí)行。

2. 變更影響分析：評估變更對項(xiàng)目目標(biāo)、時(shí)間、成本的影響。

3. 變更執(zhí)行：根據(jù)審批結(jié)果，調(diào)整計(jì)劃并通知相關(guān)方。

4. 變更跟蹤：記錄變更情況，確保變更得到有效實(shí)施。

四、項(xiàng)目收尾階段

1. 項(xiàng)目審查：全面評估項(xiàng)目成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

2. 文件歸檔：整理項(xiàng)目文檔，便于未來參考。

3. 項(xiàng)目交接：將項(xiàng)目成果移交給相關(guān)部門或人員。

4. 團(tuán)隊(duì)反饋：收集團(tuán)隊(duì)成員反饋，改進(jìn)未來項(xiàng)目管理。

模板

公司項(xiàng)目管理規(guī)程模板

1. 項(xiàng)目啟動：

- 目標(biāo)設(shè)定

- 團(tuán)隊(duì)構(gòu)建

- 項(xiàng)目規(guī)劃

- 風(fēng)險(xiǎn)管理

2. 項(xiàng)目執(zhí)行：

- 任務(wù)分配

- 進(jìn)度追蹤

- 內(nèi)部溝通

- 質(zhì)量保證

3. 變更管理：

- 變更申請流程

- 影響分析

- 執(zhí)行與跟蹤

- 記錄管理

4. 項(xiàng)目收尾：

- 項(xiàng)目總結(jié)

- 文檔整理

- 結(jié)果交接

- 反饋收集

標(biāo)準(zhǔn)

公司項(xiàng)目管理規(guī)程標(biāo)準(zhǔn)

1. 規(guī)范性：規(guī)程應(yīng)明確、具體，無歧義，易于理解和執(zhí)行。

2. 完整性：覆蓋項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段，無遺漏。

3. 實(shí)效性：符合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，能有效指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施。

4. 靈活性：允許在必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整，適應(yīng)項(xiàng)目變化。

5. 可持續(xù)性：規(guī)程應(yīng)具備持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，以提升項(xiàng)目管理水平。

6. 透明度：公開、公平的決策過程，確保所有參與者知悉項(xiàng)目動態(tài)。

7. 協(xié)調(diào)性：與公司其他管理制度相協(xié)調(diào)，避免沖突。

通過遵循上述規(guī)程，公司項(xiàng)目管理將更加系統(tǒng)化、專業(yè)化，從而提高項(xiàng)目成功率，實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)。

公司項(xiàng)目管理規(guī)程范文

第1篇 物業(yè)公司項(xiàng)目管理處內(nèi)部管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司項(xiàng)目管理處內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范管理處內(nèi)部管理工作,確保各部門內(nèi)部管理高效有序。

2.0適用范圍

適用于管理處各部門的內(nèi)部管理工作。

3.0職責(zé)

3.1公司領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)審批管理處的年度工作計(jì)劃,并組織監(jiān)控管理處總體工作質(zhì)量。

3.2管理處主任負(fù)責(zé)組織管理處年度工作計(jì)劃的制定、實(shí)施與控制,并對年度工作進(jìn)行總結(jié)。

3.3各部門主管負(fù)責(zé)本部門的年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃的制定、實(shí)施與控制,并對年度、月度工作進(jìn)行總結(jié)。

3.4各部門班組長及員工負(fù)責(zé)依據(jù)本規(guī)程按計(jì)劃實(shí)施工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1工作職責(zé):詳見各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。

4.2工作計(jì)劃的制定

(1)年度工作計(jì)劃:

a、每年12月15日前,各部門主管應(yīng)根據(jù)公司總體工作計(jì)劃,結(jié)合本部門、本小區(qū)工作的實(shí)際特點(diǎn)編制出下一年度工作計(jì)劃;

b、年度工作計(jì)劃應(yīng)以局面格式于12月20日前報(bào)管理處經(jīng)理進(jìn)行審核。管理處經(jīng)理應(yīng)當(dāng)于12月25日前組織管理處主管工作會議進(jìn)行專項(xiàng)討論通過,并將各部門計(jì)劃匯總后于12月25日前上報(bào)公司總經(jīng)理,修訂、批準(zhǔn);

c、經(jīng)批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃由管理處經(jīng)理布置,各部門主管具體實(shí)施。計(jì)劃的完成情況作為管理處經(jīng)理、各部門主管的績效考評指標(biāo)之一;

d、年度工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分;

――年度工作目標(biāo);

――主要工作實(shí)施說明;

――保證措施;

――工作計(jì)劃完成時(shí)間表;

――費(fèi)用預(yù)算。

(2)月度工作計(jì)劃:

a、每月月底前,各部門主管應(yīng)根據(jù)公司批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃、公司新的要求以及小區(qū)的實(shí)際工作情況具體編制出下月度工作計(jì)劃;

b、月度工作計(jì)劃當(dāng)月27日前報(bào)管理處經(jīng)理審批,并將各部門計(jì)劃匯總后于每月28日前上報(bào)辦公室備案;

c、以管理處批準(zhǔn)后的各部門月工作計(jì)劃由各部門主管具體組織實(shí)施、監(jiān)控,計(jì)劃的實(shí)施、完成情況作為各部門主管績效考評的依據(jù)之一;

d、月度工作計(jì)劃的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾部分:

――月度工作計(jì)劃;

――主要工作實(shí)施說明;

――工作計(jì)劃完成時(shí)間表;

――費(fèi)用預(yù)算。

4.3工作總結(jié)的制定

4.3.1年度工作總結(jié):

a、每年12月31日前,各部門主管應(yīng)依據(jù)年度工作計(jì)劃、工作記錄、檔案,編制出年度工作總結(jié)報(bào)告書報(bào)管理處經(jīng)理,由管理處經(jīng)理召開管理處工作會議討論通過,將通過的各部門年度工作總結(jié)匯總后報(bào)公司總經(jīng)理室;

b、總經(jīng)理應(yīng)在次年的1月15日前召開公司經(jīng)理辦公會議對管理處年度工作總結(jié)進(jìn)行審議,并作出審議結(jié)論;

c、審議結(jié)論作為管理處經(jīng)理、各部門主管績效考評的依據(jù)之一;

d、審議可以結(jié)合年度管理評一起進(jìn)行;

e、年度工作總結(jié)的內(nèi)容要求包括:

――計(jì)劃目標(biāo)的逐項(xiàng)完成情況、完成數(shù)據(jù);

――主要工作措施的實(shí)施情況;

――員工績效考評結(jié)果;

――費(fèi)用成本支出情況;

――附錄各種原始證據(jù)。

4.3.2月度工作小結(jié):

f、每月27日前,各部門主管應(yīng)當(dāng)依據(jù)月度工作計(jì)劃、工作記錄、檔案,對上月工作進(jìn)行小結(jié);

g、工作小結(jié)應(yīng)以書面形式報(bào)管理處經(jīng)理進(jìn)行審核。管理處經(jīng)理應(yīng)當(dāng)在每月28日前將各部門月度工作小結(jié)匯總后上報(bào)辦公室備案;

h、管理處經(jīng)理對工作小結(jié)的審核結(jié)果作為各部門主管月度績效考評的依據(jù)之一;

i、月度工作小結(jié)的內(nèi)容包括:

――工作計(jì)劃的完成情況(附統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù));

――員工績效考評結(jié)果;

――附錄的原始證據(jù)。

4.4日常工作組織、布置、實(shí)施

4.4.1工作例會、專項(xiàng)會議、協(xié)調(diào)會議:

j、管理處經(jīng)理或各部門主管每周就定期召開工作例會。工作例會是為日常工作安排、工作協(xié)調(diào)、工作小結(jié)的會議,以下要求召開:

――通報(bào)各方面、各班組的主要工作實(shí)施情況;

――布置下一周的各項(xiàng)工作;

――總結(jié)上一周的工作實(shí)施情況;

――依據(jù)各部門《績效考評實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》和《行政獎罰標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》獎優(yōu)罰劣。

k、專項(xiàng)工作會議是由管理處經(jīng)理或各部門主管臨時(shí)組織召開的為解決某一專項(xiàng)工作會議。會議應(yīng)當(dāng)按以下要求召開:

――有明確的解決問題目標(biāo);

――事先以書面通知形式知會相關(guān)人員;

――有相關(guān)人員主要發(fā)言記錄;

――有結(jié)果。

4.4.2協(xié)調(diào)會議是由管理處經(jīng)理或各部門主管為協(xié)調(diào)各部門或班組之間的工作而召開的聯(lián)席會議。會議應(yīng)當(dāng)按以下要求召開:

――有書面通知;

――有相關(guān)人員的主要發(fā)言摘要;

――有結(jié)果。

l、各類會議均應(yīng)有詳細(xì)的會議紀(jì)要。

4.4.3工作的組織實(shí)施:管理處經(jīng)理、各部門主管應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依據(jù)管理處所有標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程以及公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程組織實(shí)施專項(xiàng)工作。

4.5工作日常檢查、監(jiān)控

4.5.1管理處經(jīng)理、各部門主管、班組長應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程對下屬的工作進(jìn)行日常例行檢查。

4.5.2檢查頻次及檢查人:

m、管理處經(jīng)理每天應(yīng)對轄區(qū)的工作狀況、下屬表現(xiàn)進(jìn)行不少于1次的工作檢查,并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《工作日記》中;

n、各部門主管每天應(yīng)對轄區(qū)的工作狀況、下屬表現(xiàn)進(jìn)行不少于2次的工作檢查,并將結(jié)果記錄于當(dāng)日《工作日記》中;

o、各部門班組長每天每班應(yīng)當(dāng)對轄區(qū)的工作狀況、員工表現(xiàn)進(jìn)行不少于4次的工作檢查,并將檢查情況記錄于當(dāng)天的《工作日記》中;

p、如遇特殊原因不能完成規(guī)定次數(shù)的檢查,應(yīng)當(dāng)在《工作日記》中加以注明。

4.5.3檢查方式:

q、檢查可以采用抽檢的方式,但主管、班組長每天至少應(yīng)有一次以上是合同檢查;

r、檢查的原則:

――重點(diǎn)部位、重要工作要重點(diǎn)、重復(fù)檢查;

――在會議上列出來的問題要重點(diǎn)檢查;

――對工作的執(zhí)行結(jié)果要重點(diǎn)檢查;

――檢查時(shí)注意原始證據(jù)的保留。

s、檢查以糾正違規(guī)、提高工作水準(zhǔn)為目的,因而在檢查出違規(guī)現(xiàn)象時(shí),應(yīng)當(dāng)場予以糾正,示范指導(dǎo)。嚴(yán)禁只查不幫的行為。

4.6員工培訓(xùn)

管理處應(yīng)當(dāng)定期和不定期組織各種內(nèi)部培訓(xùn)和參加公司相關(guān)知識、技能培訓(xùn)。

5.0記錄/管理

(2)經(jīng)審核批準(zhǔn)后的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)由公司歸檔長期保存。

(3)月度工作計(jì)劃、工作小結(jié)由管理處辦公室歸檔保存。保存期5年。

(4)各部門各種會議紀(jì)要由各部門各自歸檔保存,保存期2年。

(5)主管《工作日記》每半年歸檔由管理處辦公室保存,保存期5年。班組長《工作日記》每半年歸檔由各部門各自保存,保存期兩年。

《日檢》、《周檢》和《月檢》統(tǒng)一在每月26日前交經(jīng)理助理處審核后交辦公室歸檔長期保存。

第2篇 某物業(yè)公司項(xiàng)目管理處內(nèi)部檢查工作規(guī)程

物業(yè)公司項(xiàng)目管理處內(nèi)部檢查工作規(guī)程

一、目的

規(guī)范管理處物業(yè)管理服務(wù)的監(jiān)督和檢查工作,確保提供服務(wù)的質(zhì)量能滿足業(yè)主的要求。

二、適用范圍

適用于所有物業(yè)管理處屬下人員服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)部檢查。

三、職責(zé)

1、管理處各崗位人員負(fù)責(zé)轄區(qū)各項(xiàng)工作的日檢。

2、各區(qū)域主管負(fù)責(zé)分管工作的旬檢。

3、管理處主任負(fù)責(zé)組織管理處每月工作的月檢。

四、工作規(guī)程

1、日常管理

(1)管理處每日按要求對責(zé)任區(qū)至少進(jìn)行一次巡視和檢查,具體檢查內(nèi)容包括:

a、公用設(shè)施是否保持正常使用功能;

b、轄區(qū)內(nèi)各裝修施工隊(duì)有無違章作業(yè)現(xiàn)象;

c、有無私占用、使用公共場地現(xiàn)象;

d、轄區(qū)及樓宇內(nèi)環(huán)境是否保持清潔、衛(wèi)生;

e、園區(qū)綠化植物完好情況。

小區(qū)主任根據(jù)棟數(shù)、人員配置及工作側(cè)重點(diǎn)情況合理分工巡樓任務(wù)、(包括主任、管理員、機(jī)電、收款員、保安隊(duì)長)。管理員每日將巡檢結(jié)果記錄在日巡樓記錄表、小區(qū)衛(wèi)生情況檢查表、小區(qū)綠化情況檢查表內(nèi)。

對檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng),管理員應(yīng)及時(shí)向管理處主任反映,由相關(guān)部門人員按規(guī)定進(jìn)行處理。

(2)、工程機(jī)電維護(hù)

機(jī)電人員每日對設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行巡視和記錄,工程機(jī)電主管對其進(jìn)行檢查后簽名,對記錄或檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)分析原因,并采取相應(yīng)的糾正措施進(jìn)行處理。

(3)、保安

保安隊(duì)長每日對保安員工作進(jìn)行檢查,將檢查如實(shí)記錄在《保安一日工作記錄表》內(nèi)。對發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)應(yīng)及時(shí)采取糾正措施,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

2、旬檢

各區(qū)域主任、機(jī)電組長、保安隊(duì)長每旬分別對各范圍內(nèi)工作進(jìn)行一次全面檢查,并在對應(yīng)記錄表上作出相應(yīng)的小結(jié)和評價(jià)。

3、月檢

(1)、管理處主任會同機(jī)電主管每月最后一周周末組織相關(guān)人員對機(jī)電設(shè)備房進(jìn)行檢評,以設(shè)備的保養(yǎng)完好及設(shè)備和房屋的清潔為主要評比內(nèi)容,并進(jìn)行設(shè)備的運(yùn)行、保養(yǎng)、維修等考評記錄。

(2)、管理處主任會同保安大隊(duì)根據(jù)《保安員考核規(guī)程》對保安隊(duì)進(jìn)行月檢,并在《保安工作月檢表》上作出相應(yīng)記錄、評價(jià)。

(3)、管理處主任會同質(zhì)管部每月底對管理員的紀(jì)律、工作實(shí)績等方面進(jìn)行評價(jià)打分,并進(jìn)行管理人員考核評比記錄。

4、對返工或返修后的服務(wù)過程由檢查人員按標(biāo)準(zhǔn)要求重新驗(yàn)證并做記錄。

5、記錄的歸檔和保存

(1)、日檢旬檢記錄由管理處各崗位負(fù)責(zé)歸檔和保存,保存期限為1年。

(2)、月檢記錄由部門主管負(fù)責(zé)歸檔和保存,保存期限為3年。

五、相關(guān)記錄

1、《日巡樓記錄表》

2、《小區(qū)衛(wèi)生情況檢查表》

3、《小區(qū)綠化情況檢查表》

4、《設(shè)備運(yùn)行記錄表》

5、《設(shè)備保養(yǎng)記錄表》

6、《設(shè)備維修記錄表》

7、《一日工作記錄表》

8、《保安工作月檢表》

9、管理人員考核評比記錄

編 制審 核

批 準(zhǔn)生效日期

第3篇 物業(yè)公司項(xiàng)目管理處辦公室日常管理規(guī)程

物業(yè)公司及項(xiàng)目管理處辦公室日常管理規(guī)程

1.0目的

規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.0職責(zé)

3.1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。

3.2.辦公區(qū)域文員負(fù)責(zé)維護(hù)好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。

3.3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負(fù)責(zé)本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點(diǎn)

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人報(bào)告,并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施,須申領(lǐng)或修理的,按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報(bào)修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時(shí)應(yīng)保持桌面基本整潔、有序,不允許擺放與工作無關(guān)的其他用品。

4.1.4下班前應(yīng)將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌前的恰當(dāng)位置。

4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設(shè)備、空調(diào)通風(fēng)設(shè)備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,物業(yè)服務(wù)中心接待人員應(yīng)當(dāng)在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識。

4.2常用辦公設(shè)備的使用

常用辦公設(shè)備包括:電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話及其他設(shè)備。

4.2.1電腦:

a.經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責(zé)任人單獨(dú)使用電腦,其他員工使用電腦須在征得電腦責(zé)任人同意方可使用。

b.啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動電源插座開關(guān);

--啟動穩(wěn)壓器開關(guān);

--啟動電腦主機(jī)開關(guān);

--啟動顯示器開關(guān)(電腦開始正常操作);

--關(guān)閉電腦程序:首先在開始欄選擇關(guān)閉計(jì)算機(jī)對話框,用鼠標(biāo)點(diǎn)擊關(guān)閉計(jì)算機(jī),然后按開啟程序的反方向操作。

c.電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序,暫時(shí)不用時(shí),可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

d.正確使用電腦的詳細(xì)程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行操作。

4.2.2打印機(jī):

a.聯(lián)機(jī)。一般情況下,打印機(jī)與電腦連通之后,無須再進(jìn)行聯(lián)機(jī);

b.打印機(jī)啟動與關(guān)閉的一般程序:

--啟動打印機(jī)開關(guān);

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進(jìn)行打印操作;

--關(guān)閉程序按啟動程序的反方向操作。

c.打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)機(jī)操作;

d.正確使用打印機(jī)的詳細(xì)程序按有關(guān)打印機(jī)操作說明書的指導(dǎo)進(jìn)行操作;

e.打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務(wù)中心主管批準(zhǔn),在文稿上簽字后方可予以打印。

f.打印出的文稿應(yīng)進(jìn)行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進(jìn)行打印;

g.為節(jié)約紙張,文稿未進(jìn)行校對之前,打印時(shí)應(yīng)使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復(fù)印機(jī):

a.復(fù)印機(jī)管理人員應(yīng)在開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源;

--開啟復(fù)印機(jī)開關(guān),復(fù)印機(jī)需自動預(yù)熱;

--檢查復(fù)印紙是否放好(可以開始工作);

--復(fù)印機(jī)管理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開關(guān);

--關(guān)閉復(fù)印機(jī)電源插座;

--正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

b.復(fù)印程序:

--所有須復(fù)印的文件、資料必須先在《復(fù)印記錄本》上登記,然后再復(fù)印;

--復(fù)印頁數(shù)在3份(含)以上或10頁以上的,須部門負(fù)責(zé)人在《打印復(fù)印審批表》上批準(zhǔn)簽字后,方可復(fù)印;

--復(fù)印人員做好登記以后,調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后,選定復(fù)印份數(shù)按開始鍵復(fù)印;

--復(fù)印機(jī)管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí),屬實(shí)的,在《復(fù)印記錄本》上簽名確認(rèn);不屬實(shí)的,將情況匯報(bào)辦公區(qū)域主管人員處理:一般情況下,第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;

--如果復(fù)印機(jī)出錯,應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。

c.復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次,盡量避免頻繁開關(guān);

d.為節(jié)約紙張,不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙張背面復(fù)印。

4.2.4傳真機(jī):

傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a.接收傳真:

--辦公區(qū)域文員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由辦公區(qū)域文員及時(shí)將傳真件取下,并將傳真的有關(guān)內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時(shí)間。

b.發(fā)送傳真:

發(fā)送傳真實(shí)行一級審批制度:即部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批;公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時(shí)間等;

--辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--辦公區(qū)域文員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對方確認(rèn)是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

c.傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

4.2.5電話:

正確使用電話機(jī)的程序按電話機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。

a.為有效控制電話費(fèi),一般情況下,電話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能;

b.除總經(jīng)理批準(zhǔn)的電話外,其他電話均須取消長途直拔功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在辦公室登記后,方可操作;

c.公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能;

d.上班時(shí)間原則上禁止打私

人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批,到辦公室登記后,方可操作,電話費(fèi)從工資中扣除;

e.個(gè)別部門因業(yè)務(wù)需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直拔功能,部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄,次月1日報(bào)辦公室備案;

f.辦公室/物業(yè)服務(wù)中心每季度至少進(jìn)行一次所轄范疇的電話費(fèi)查詢:

--到電信局打印電話費(fèi)清單;

--逐項(xiàng)核對登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報(bào)行政人事部經(jīng)理審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時(shí)間、通話時(shí)間、通話費(fèi)用、偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費(fèi)外,還將給予警告處分;

--每月電話費(fèi)用控制情況作為考核各部門工作的指標(biāo)之一。

g.電話接打技巧詳見《公司員工服務(wù)規(guī)范》。

4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、傳真費(fèi)、電話費(fèi)登記在《月份辦公費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》內(nèi),予以通報(bào)。

4.2.7.常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)保養(yǎng)與維修:

a.常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù),維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。

b.保養(yǎng)與維修:常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行,詳見《對外委托服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》:

4.3環(huán)境管理

4.3.1.衛(wèi)生:

辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負(fù)責(zé),辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理,詳見《室內(nèi)保潔標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b.各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:

辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負(fù)責(zé),各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)由辦公室進(jìn)行處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員于每天上班時(shí)檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

b.各崗位員工應(yīng)于每天上班時(shí)檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況,檢查時(shí)花及蔭生植物擺放位置是否恰當(dāng)、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

4.4安全管理

4.4.1工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

4.4.2安保部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng),滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識,下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn),鎖好抽屜,關(guān)好電閘及門窗。

4.4.4公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負(fù)責(zé),值班安保人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位,并做好相應(yīng)的記錄,詳見《治安巡邏作業(yè)規(guī)程》:

a.消防設(shè)施、配電房;

b.領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;

c.水源、空調(diào)的關(guān)閉情況;