物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

有哪些

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程

一、人員管理

1. 員工出勤：每日記錄員工的到崗情況，確保準時上班，遵守公司規(guī)定的工作時間。

2. 職責分配：明確每個員工的職責范圍，確保工作有序進行。

3. 培訓與發(fā)展：定期進行專業(yè)技能培訓，提升員工的服務質(zhì)量和業(yè)務能力。

二、文檔管理

1. 文件分類：對各類文件進行系統(tǒng)化分類，如合同、報告、通知等。

2. 存檔制度：建立完善的文件存檔機制，確保文件安全，便于查找。

3. 更新維護：定期檢查文件的有效性，及時更新過期資料。

三、財務管理

1. 預算管理：制定年度預算，監(jiān)控日常開支，確保財務健康。

2. 收費管理：規(guī)范收費流程，確保賬目清晰，避免糾紛。

3. 報表提交：定期提交財務報表，供管理層審核。

四、客戶服務

1. 服務標準：設定服務標準，確保提供高質(zhì)量的客戶服務。

2. 客戶反饋：建立有效的客戶投訴處理機制，及時響應客戶需求。

3. 關系維護：定期進行客戶滿意度調(diào)查，提升客戶忠誠度。

五、設施設備管理

1. 設備維護：定期對辦公設施和設備進行保養(yǎng)，確保其正常運行。

2. 故障報修：設立快速報修流程，縮短故障解決時間。

3. 資產(chǎn)盤點：定期進行資產(chǎn)清點，確保資產(chǎn)安全。

六、環(huán)境管理

1. 清潔衛(wèi)生：保持辦公區(qū)域整潔，定期進行清潔工作。

2. 綠化養(yǎng)護：維護辦公環(huán)境的綠化，提高員工工作舒適度。

3. 安全檢查：定期進行安全檢查，消除潛在風險。

模板

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程模板

1. 制定詳細的員工手冊，包括行為準則、職責說明和晉升路徑。

2. 設立統(tǒng)一的文件模板，如報告模板、通知模板，以提高工作效率。

3. 制定財務管理制度，包括預算編制、審批流程和財務報告格式。

4. 制定客戶服務手冊，明確服務標準、處理流程和溝通技巧。

5. 設立設備維護記錄表，跟蹤設備狀態(tài)，預防性維修。

6. 制定環(huán)境管理規(guī)定，包括清潔頻率、綠化標準和安全檢查清單。

標準

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程標準

1. 所有管理規(guī)程應符合國家相關法律法規(guī)，以及行業(yè)的最佳實踐。

2. 規(guī)程應具有可操作性，確保員工能理解和執(zhí)行。

3. 定期評估和修訂規(guī)程，以適應公司發(fā)展和市場變化。

4. 規(guī)程應體現(xiàn)公平、公正原則，確保所有員工受到同等對待。

5. 管理規(guī)程應與公司的戰(zhàn)略目標保持一致，支持公司的長期發(fā)展。

6. 通過持續(xù)改進，提高管理效能，提升客戶滿意度和員工滿意度。

以上規(guī)程旨在為物業(yè)公司項目管理處辦公室提供一套全面、實用的日常管理框架，以實現(xiàn)高效、專業(yè)的運營。各部分應根據(jù)實際情況靈活調(diào)整，確保管理工作的順暢進行。

物業(yè)公司項目管理處辦公室日常管理規(guī)程范文

1.0目的

規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及各管理處各部門辦公區(qū)域的日常管理工作。

3.0職責

3.1.物業(yè)公司辦公室行政人事部經(jīng)理與管理處客戶服務中心主管負責各部門辦公區(qū)域的日常管理監(jiān)督工作。

3.2.辦公區(qū)域文員負責維護好各部門辦公區(qū)域與公共區(qū)域的日常秩序。

3.3.辦公區(qū)域內(nèi)各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

4.0程序要點

4.1物品擺放

4.1.1辦公區(qū)的桌、臺、椅、凳均須按規(guī)定位置放置,不得隨意調(diào)整。

4.1.2各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞,發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的應及時向部門負責人報告,并采取相應的補救措施,須申領或修理的,按《辦公用品管理作業(yè)規(guī)程》或《報修管理作業(yè)規(guī)程》辦理。

4.1.3上班時應保持桌面基本整潔、有序,不允許擺放與工作無關的其他用品。

4.1.4下班前應將桌面清理干凈,辦公椅放在辦公桌前的恰當位置。

4.1.5辦公區(qū)域文員及物業(yè)服務中心接待人員應在上班前10分鐘打開辦公區(qū)內(nèi)的照明設備、空調(diào)通風設備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序。

4.1.6遇到雨天,物業(yè)服務中心接待人員應當在辦公區(qū)門前顯眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設施及標識。

4.2常用辦公設備的使用

常用辦公設備包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其他設備。

4.2.1電腦:

a.經(jīng)公司指定的電腦操作員即電腦責任人單獨使用電腦,其他員工使用電腦須在征得電腦責任人同意方可使用。

b.啟動與關閉的一般程序:

--啟動電源插座開關;

--啟動穩(wěn)壓器開關;

--啟動電腦主機開關;

--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);

--關閉電腦程序:首先在開始欄選擇關閉計算機對話框,用鼠標點擊關閉計算機,然后按開啟程序的反方向操作。

c.電腦應避免頻繁的開關程序,暫時不用時,可將電腦轉換為休眠狀態(tài);

d.正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。

4.2.2打印機:

a.聯(lián)機。一般情況下,打印機與電腦連通之后,無須再進行聯(lián)機;

b.打印機啟動與關閉的一般程序:

--啟動打印機開關;

--放好所需打印的紙張;

--在電腦對話框進行打印操作;

--關閉程序按啟動程序的反方向操作。

c.打印機應避免頻繁的開關機操作;

d.正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;

e.打印文稿須經(jīng)部門負責人、行政人事部經(jīng)理或物業(yè)服務中心主管批準,在文稿上簽字后方可予以打印。

f.打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發(fā)稿部門/人校對,然后將校對好的文稿經(jīng)電腦修改后,再進行打印;

g.為節(jié)約紙張,文稿未進行校對之前,打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

4.2.3復印機:

a.復印機管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源;

--開啟復印機開關,復印機需自動預熱;

--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

--復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;

--關閉復印機電源插座;

--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。

b.復印程序:

--所有須復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記,然后再復印;

--復印頁數(shù)在3份(含)以上或10頁以上的,須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后,方可復印;

--復印人員做好登記以后,調(diào)定復印紙規(guī)格及復印的深淺度后,選定復印份數(shù)按開始鍵復印;

--復印機管理員檢查復印數(shù)量及登記記錄是否屬實,屬實的,在《復印記錄本》上簽名確認;不屬實的,將情況匯報辦公區(qū)域主管人員處理:一般情況下,第一次違規(guī)給予口頭警告;第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分;

--如果復印機出錯,應將報廢紙張數(shù)量予以登記。

c.復印機一般情況下每天開機、關機各一次,盡量避免頻繁開關;

d.為節(jié)約紙張,不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。

4.2.4傳真機:

傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

a.接收傳真:

--辦公區(qū)域文員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩(wěn)定;

--收到傳真件后,由辦公區(qū)域文員及時將傳真件取下,并將傳真的有關內(nèi)容(發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內(nèi);

--10分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領取傳真件,并要求在《傳真登記表》中簽收,并注明簽收時間。

b.發(fā)送傳真:

發(fā)送傳真實行一級審批制度:即部門傳真件由部門負責人審批;公司的傳真件由公司行政人事部經(jīng)理審批,內(nèi)容包括:

--辦公區(qū)域文員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《發(fā)送傳真記錄本》上登記,內(nèi)容包括:發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

--辦公區(qū)域文員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發(fā)送過去;

--辦公區(qū)域文員應在3分鐘之內(nèi)致電對方確認是否收到傳真件,直至對方收到為止,然后將實際發(fā)送的時間登記在《發(fā)送傳真記錄表》內(nèi)。

c.傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

4.2.5電話:

正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。

a.為有效控制電話費,一般情況下,電話應設定限制呼出功能;

b.除總經(jīng)理批準的電話外,其他電話均須取消長途直拔功能,須打長途電話的部門/人均需辦理審批手續(xù),并在辦公室登記后,方可操作;

c.公司所有電話均應取消聲訊電話功能;

d.上班時間原則上禁止打私

人長途電話,特殊情況須經(jīng)部門經(jīng)理審批,到辦公室登記后,方可操作,電話費從工資中扣除;

e.個別部門因業(yè)務需要經(jīng)總經(jīng)理特批后,可開通長途直拔功能,部門經(jīng)理需指定人員做好登記記錄,次月1日報辦公室備案;

f.辦公室/物業(yè)服務中心每季度至少進行一次所轄范疇的電話費查詢:

--到電信局打印電話費清單;

--逐項核對登記記錄;

--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內(nèi),報行政人事部經(jīng)理審核,內(nèi)容包括:日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、偷打長途電話的,除雙倍扣罰電話費外,還將給予警告處分;

--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

g.電話接打技巧詳見《公司員工服務規(guī)范》。

4.2.6.辦公室每月10日前將各部門的打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統(tǒng)計表》內(nèi),予以通報。

4.2.7.常用辦公設備應進行以下日常維護保養(yǎng)與維修:

a.常用辦公設備應進行以下日常維護,維護辦法參照各設備有關維護操作說明書:

--防塵;

--防曬;

--防潮;

--防腐蝕;

--其他需要預防的事項。

b.保養(yǎng)與維修:常用辦公設備應定期保養(yǎng),一般情況下需要委托專業(yè)公司進行,詳見《對外委托服務標準作業(yè)規(guī)程》:

4.3環(huán)境管理

4.3.1.衛(wèi)生:

辦公區(qū)衛(wèi)生由環(huán)境部負責,辦公區(qū)各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應由辦公室進行處理,詳見《室內(nèi)保潔標準作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的衛(wèi)生狀況,要求墻壁無灰塵、污跡,地面無垃圾、煙頭和痰跡,窗明幾凈,空氣無異味;

b.各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)桌面清潔狀況,辦公用品是否擺放整齊,文件資料是否排列有序。

4.3.2綠化:

辦公區(qū)綠化由環(huán)境管理部負責,各崗位人員監(jiān)督管理。發(fā)現(xiàn)問題,應由辦公室進行處理,詳見《室內(nèi)綠化保養(yǎng)標準作業(yè)規(guī)程》。

a.辦公室文員于每天上班時檢查辦公區(qū)公共區(qū)域的綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象;

b.各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區(qū)綠化狀況,檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當、是否缺水、有無病、枯現(xiàn)象。

4.4安全管理

4.4.1工程部應檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉是否正常。

4.4.2安保部應檢查辦公區(qū)消防設施是否保管妥當,滅火器材擺放是否規(guī)范,有無損壞、丟失現(xiàn)象。

4.4.3各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,鎖好抽屜,關好電閘及門窗。

4.4.4公司辦公區(qū)晚間的安全管理由安保部負責,值班安保人員應定時巡查以下重要部位,并做好相應的記錄,詳見《治安巡邏作業(yè)規(guī)程》:

a.消防設施、配電房;

b.領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;

c.水源、空調(diào)的關閉情況;