有哪些
鑰匙規(guī)程是指一套關(guān)于鑰匙管理的規(guī)則和程序，涵蓋了鑰匙的分配、使用、保管、替換和廢棄等各個環(huán)節(jié)。這些規(guī)程通常包括以下幾個核心部分：
1. 鑰匙分類與編碼：確保每一把鑰匙都有唯一的標(biāo)識，便于追蹤和管理。
2. 分配權(quán)限：明確哪些人可以持有特定鑰匙，以及持有鑰匙的權(quán)限范圍。
3. 鑰匙領(lǐng)取與歸還：規(guī)定鑰匙的領(lǐng)取流程和歸還期限，防止鑰匙丟失或濫用。
4. 保管制度：建立鑰匙的安全存儲機制，如使用鑰匙柜或指定專人保管。
5. 使用記錄：記錄鑰匙的使用情況，包括使用時間、地點和使用者。
6. 遺失處理：規(guī)定鑰匙遺失后的報告和應(yīng)急措施，防止安全風(fēng)險。
7. 更換與廢棄：在鑰匙損壞或人員變動時，進行鑰匙更換或廢棄，并更新相關(guān)記錄。
標(biāo)準(zhǔn)
鑰匙規(guī)程的標(biāo)準(zhǔn)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 明確性：規(guī)程必須清晰、具體，每個步驟都應(yīng)有明確的操作指南。
2. 完備性：覆蓋鑰匙管理的所有環(huán)節(jié)，無遺漏。
3. 適用性：規(guī)程應(yīng)符合組織的實際需求和安全環(huán)境。
4. 可執(zhí)行性：規(guī)程應(yīng)易于理解和執(zhí)行，避免過于復(fù)雜。
5. 靈活性：允許在特殊情況下的調(diào)整，但需遵循一定的審批流程。
6. 可追溯性：通過記錄和標(biāo)識，能追溯到鑰匙的整個生命周期。
是什么意思
鑰匙規(guī)程的意義在于維護組織的安全和秩序，通過規(guī)范鑰匙的管理和使用，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問，保護資產(chǎn)安全。它同時也是對員工行為的一種約束，確保每個人都能按照既定規(guī)則行事，減少潛在的風(fēng)險。完善的鑰匙規(guī)程也能提高工作效率，減少因鑰匙問題引起的延誤和混亂。在緊急情況下，能夠快速響應(yīng)，降低損失。
鑰匙規(guī)程是組織安全管理的重要組成部分，通過細(xì)致入微的規(guī)則設(shè)定，保障日常運營的順暢和安全。每個組織都應(yīng)該根據(jù)自身實際情況，制定并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的鑰匙規(guī)程。
鑰匙規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)iso鑰匙（ic卡）管理規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書
iso作業(yè)指導(dǎo)書:鑰匙(ic卡)管理規(guī)程
1.0 目的
1.1 加強鑰匙(ic卡)管理,確保鑰匙(ic卡)安全使用。
2.0 適用范圍
2.1 適用于管理處接管的鑰匙及ic卡的管理。
3.0 職責(zé)
3.1 客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)對接管房屋鑰匙(ic卡)進行保管。
3.2 工程部負(fù)責(zé)對公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙進行保管。
3.3 保管部負(fù)責(zé)對ic卡的使用進行監(jiān)控。
4.0 工作程序
4.1 接管
4.1.1 在接管物業(yè)時, 客戶服務(wù)部、工程部依《物業(yè)接管工作規(guī)程》分別接管住宅及公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙,接管時填寫《鑰匙移交清單》、《ic卡移交清單》。
4.2 分類標(biāo)識
4.2.1 客戶服務(wù)部、工程部對接管的鑰匙進行分類標(biāo)識,住宅用房鑰匙(ic卡)應(yīng)分棟號、層號、單元號進行標(biāo)識,并用信封裝好,存放在鑰匙柜里;設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙應(yīng)標(biāo)明棟號、設(shè)備房名稱,懸掛于工程部的鑰匙盤上并至少保留一套備用鑰匙。
4.3 保管
4.3.1 客戶服務(wù)部設(shè)專職管理員對住宅鑰匙(ic卡)進行保管。
4.3.1.1 對于交樓住宅須由負(fù)責(zé)交樓的管理員在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上簽領(lǐng),在交樓完畢后,管理員須在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上注銷。
4.3.1.2 對于房屋維修須由施工單位的維修負(fù)責(zé)人憑工作證及《收樓記錄表》借領(lǐng)鑰匙。4.3.1.3 對于空置房鑰匙在借領(lǐng)時須說明借用原因、何時歸還。
a) 售樓看房,借鑰匙時售樓人員應(yīng)繳納一定的押金,注明歸還時間,并交待清楚空置房管理的注意事項。歸還鑰匙后,管理員應(yīng)定期對空置房進行復(fù)查。
b) 房屋巡查,管理員應(yīng)做好借領(lǐng)鑰匙記錄,用完后及時歸還并注銷。
c) 清潔助理借領(lǐng)一套空置房鑰匙,定期對空置房搞好衛(wèi)生。
4.3.2 工程部原則上不外借公共設(shè)備、設(shè)施用房鑰匙。
4.3.2.1 如外來施工單位因施工需要借鑰匙的,須由施工單位出示施工證明并憑施工人員工作證方可借匙,借匙時間不得超過1小時,在借匙時應(yīng)嚴(yán)格填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》,對超過借用時間的,工程主管應(yīng)直接向施工單位負(fù)責(zé)為進行催還。
4.3.2.2 對于管理處內(nèi)部工作人員借用鑰匙的,應(yīng)問明原因并詳細(xì)記錄在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上才可借匙,借匙時間不超過4小時,超時的由工程主管向相關(guān)部門主管催還。
4.4 ic卡管理
4.4.1 ic卡是住戶出入的證明及開啟公共防盜門的鑰匙,不能轉(zhuǎn)借使用,用戶在出入小區(qū)時,門崗保安員禮貌要求出示ic卡進行刷卡進入。
4.4.2 對模糊不清已損毀的ic卡,應(yīng)視為無效ic卡,由保安員通知住戶重新到管理處填寫《ic卡辦理申請表》,進行重新辦理,重新辦理后,原ic卡當(dāng)作廢處理。
4.4.3 保安部在巡邏、檢查時發(fā)現(xiàn)ic卡外借施工人員使用的,應(yīng)予以沒收交管理處前臺,并通知ic卡持有者到管理處領(lǐng)取。在領(lǐng)取時管理員應(yīng)說明沒收ic卡的原因,要注意的事項,并由ic卡持有人簽名后領(lǐng)還。
5.0 引用文件及相關(guān)表格
5.1《物業(yè)接管工作規(guī)程》(wi-kf-004)
6.0 記錄
6.1《鑰匙移交清單》(jl/wi-kf-004/008)
6.2《收樓記錄表》(jl/wi-kf-005/009)
6.3《ic卡移交清單》(jl/wi-kf-017/001)
6.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》(jl/wi-kf-014/001)
6.5《ic卡辦理申請表》(jl/wi-kf-014/002)
第2篇 秩序維護部鑰匙使用管理規(guī)程
秩序維護部鑰匙使用管理規(guī)程
1.0目的
為規(guī)范秩序維護部鑰匙的使用。
2.0適用范圍
秩序維護部適用。
3.0管理職責(zé)
3.1工作負(fù)責(zé)人:秩序主管。
3.2值班領(lǐng)班對鑰匙的領(lǐng)用情況給予監(jiān)督。
3.3消防值班中心值班員負(fù)責(zé)鑰匙的領(lǐng)用管理。
4.0操作細(xì)則
4.1鑰匙實行編號管理,統(tǒng)一放入鑰匙箱。
4.2未經(jīng)值班領(lǐng)班同意嚴(yán)禁任何人領(lǐng)用鑰匙。
4.3當(dāng)值領(lǐng)班必須對領(lǐng)用原因進行詢問,問清歸還時間。
4.4消防值班中心值班員對鑰匙領(lǐng)用情況進行記錄,對鑰匙箱內(nèi)的鑰匙每天進行核對檢查。
4.5鑰匙箱鑰匙由消防值班中心值班員進行管理、交接,未經(jīng)值班領(lǐng)班同意嚴(yán)禁開啟。
4.6未經(jīng)允許,嚴(yán)禁任何人配制鑰匙箱內(nèi)的任何鑰匙。
第3篇 某物業(yè)管理部鑰匙管理規(guī)程
物業(yè)管理部鑰匙管理規(guī)程
1.鑰匙接管
物業(yè)管理部代表管理公司同建設(shè)單位做好鑰匙接管驗收工作,物業(yè)管理部可根據(jù)各單位之配套性能對存在的鑰匙進行清,并在鑰匙交接統(tǒng)計表上做好記錄。
2.未入伙單元鑰匙(包括未出售單元鑰匙)及業(yè)主返修托管鑰匙管理。
1.未入伙單元鑰匙(包括未出售單元鑰匙)均裝在標(biāo)有單元號碼的牛皮紙信封內(nèi),由資料管理員按順序存放在客戶服務(wù)部文件柜中,由資料專管員專管。
2.入伙向業(yè)主交接鑰匙時,首先由收樓小組組長向鑰匙專管員簽收鑰匙,業(yè)主正式收鑰匙時,應(yīng)在《收樓確認(rèn)書》中簽收。
3.業(yè)主若委托本公司代管鑰匙,應(yīng)與本公司簽署《鑰匙托管承諾書》,業(yè)主托管之鑰匙存放于客戶服務(wù)部返修專用鑰匙柜中。
4.如其它部門因工作需要臨時領(lǐng)用鑰匙,資料專管員須在《鑰匙領(lǐng)用專用表》上做好記錄并簽名。
5.本管理公司或發(fā)展商工程部之直屬部門的工作人員領(lǐng)用鑰匙,須持有管理公司或發(fā)展商工程部經(jīng)理級以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能領(lǐng)用。t
第4篇 物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主任/主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時留在客戶服務(wù)中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主房號的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
4.4.3客戶服務(wù)中心主任/主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經(jīng)過并報告客戶服務(wù)中心主任/主管;客戶服務(wù)中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn),并標(biāo)注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客戶服務(wù)中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第5篇 某購物中心鑰匙管理操作規(guī)程
營運管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門:營運部
購物中心鑰匙管理操作規(guī)程
1.目的
規(guī)范鑰匙管理操作規(guī)程。
2.范圍
適用于空置單元鑰匙、公共設(shè)施鑰匙、租戶托管鎖匙等的管理。
3.職責(zé)
各部門負(fù)責(zé)工作相關(guān)鑰匙的管理工作,對所有鎖匙管理做到規(guī)范、妥善、清晰無誤。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1凡屬委托施工移交的鑰匙(包括空置單元、公共設(shè)備、辦公室等),必須驗證無誤后方可接收,嚴(yán)格做好清點、核對、調(diào)試等工作,填寫《鑰匙代管委托書》雙方簽字。
4.2新進場租戶憑進場相關(guān)文件領(lǐng)取單元門鑰匙,并填寫《鑰匙發(fā)放表》,此表一式兩份,租戶一份,管理處一份。另租戶鑰匙需要在管理處做備份的,經(jīng)租戶在《鑰匙委托代管承諾書》簽字后,營運人員依據(jù)租賃協(xié)議相關(guān)條款對備份鑰匙進行封存管理,以備緊急情況下使用。
4.3如租戶撤場手續(xù)完成后,由營運人員收回租區(qū)全套鑰匙及《鑰匙發(fā)放表》。鑰匙收回同時聯(lián)系相關(guān)部門對租區(qū)進行消殺清潔處理。
4.4所有鑰匙編制指定編號,建立鑰匙清單《鑰匙總臺賬》,將鑰匙存放于指定位置。
4.5所有鑰匙必須在鑰匙柜擺放整齊,隨時鎖上鑰匙柜以免遺失,并保證鑰匙上標(biāo)簽清晰無誤,若發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽?zāi)：磺?則重新更換,以便識別。
4.6凡借用鑰匙的人員,必須出示有效證件(工作證或身份證)或相關(guān)的書面憑證(如《工作任務(wù)單》、《維修單》、或相關(guān)租戶的《裝修施工授權(quán)委托書》等)履行記錄手續(xù)(寫明借用理由并簽字)。
4.7凡屬租戶委托保管的鑰匙,必須有明確的《鑰匙代管委托書》方可代管。對已托管的鑰匙,沒有相關(guān)業(yè)主/租戶書面同意及當(dāng)事人的身份證,不得讓他人借出。
4.8原則上要求借匙人必須當(dāng)天借當(dāng)天歸還,若有逾期不還者,責(zé)任部門必須告知本部相關(guān)主管人員,協(xié)助催促借匙人歸還所借鑰匙。
4.9鑰匙被借出后,當(dāng)事人將鑰匙弄丟,更換鎖的成本費、人工費及相關(guān)單元內(nèi)發(fā)生其它損失,由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。
4.10所有的鑰匙使用者不得私配鑰匙,因特殊原因需配置或更換鑰匙時,需經(jīng)相關(guān)部門的經(jīng)理批準(zhǔn)后方能配換。
4.11涉及鑰匙管理問題所致的各種損失,若查找不出責(zé)任人時,由相關(guān)部門經(jīng)理、主管及鑰匙管理專人承擔(dān)責(zé)任,所有損失由部門經(jīng)理負(fù)擔(dān)20%、主管負(fù)擔(dān)30%和鑰匙管理專人負(fù)擔(dān)50%。
4.12凡屬接管后的鑰匙,每日、每周、每月必須按《鑰匙借還記錄表》、《鑰匙總臺帳》進行檢查清點,在次月1日前必須完成當(dāng)月《鑰匙總臺帳》審核工作,并交部門經(jīng)理審核簽字確認(rèn)。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第6篇 某鑰匙管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
鑰匙管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1.0 目的
提高鑰匙管理工作的質(zhì)量,確保鑰匙的完整安全,標(biāo)識清楚,分類保管,手續(xù)齊全。
2.0適用范圍
適用于__服務(wù)站鑰匙管理工作。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)鑰匙管理的指導(dǎo),外單位借用的審批。
3.2站長負(fù)責(zé)鑰匙管理的監(jiān)督和檢查,派專人負(fù)責(zé)鑰匙的接管、整理、保管、借用等。
4.0程序要點
4.1接管、移交
4.1.1交接房屋時,驗收房東移交所有鑰匙,核對確認(rèn)租戶入戶門、公共設(shè)施、設(shè)備等所有鑰匙,確認(rèn)鑰匙的房號、編號、數(shù)量,做好標(biāo)識管理,上鑰匙欄定位,存放資料室,統(tǒng)一由前臺負(fù)責(zé)管理。
4.2鑰匙整理與保管
4.2.1前臺工作人員應(yīng)按樓號、房號來區(qū)分鑰匙管理,標(biāo)清鑰匙樓號、房號等編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上標(biāo)簽,加以注明。
4.2.2客服員應(yīng)對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙編號進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時更新改進。
4.3鑰匙借用與歸還
4.3.1當(dāng)其他部門因工作需要借鑰匙時,前臺應(yīng)檢查借匙人的工作證件或進行身份核實,然后指引其填寫《鑰匙借用登記表》,并簽名確認(rèn)。
4.3.2若公司之外的其他單位借用鑰匙,客服員必須請其出示借匙單位申請單,交由物經(jīng)理簽字同意后方可執(zhí)行,并在《鑰匙借用登記表》中簽名確認(rèn)。
4.3.3在辦理鑰匙退還手續(xù)時,前臺應(yīng)認(rèn)真核對鑰匙數(shù)量及匹配性,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙棟號編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。
4.3.4根據(jù)前臺《鑰匙借用登記表》的記錄,檢查鑰匙的借還情況。發(fā)現(xiàn)借匙超過1天未還的,應(yīng)及時致電借匙人或借匙單位,告知其將鑰匙歸還服務(wù)站,并做好相應(yīng)記錄(原則上要求鑰匙當(dāng)天借當(dāng)天還)。
4.4日常管理期的鑰匙保管、領(lǐng)用
4.4.1樓頂通道、水電表房、公共設(shè)施、設(shè)備等所有鑰匙資料室存放一套,登記《鑰匙清單》。
4.5 所有鑰匙一經(jīng)借用,必須填寫《鑰匙借用登記表》,表明鑰匙去向。
4.6.所有借用的鑰匙必須當(dāng)天歸還,如鑰匙借用人未如期歸還,鑰匙保管人員必須及時向借用人催還鑰匙;如屬房屋維修借用空房鑰匙,超過七天需辦理續(xù)借手續(xù)。
4.7服務(wù)站所有鑰匙房或鑰匙箱必須保持上鎖,由專人管理,除鑰匙保管人員,任何人不得擅自從鑰匙房/箱內(nèi)拿取鑰匙;所有鑰匙必須標(biāo)識明確,分類保管;鑰匙保管人員須編制各類鑰匙詳細(xì)的清單;《鑰匙清單》與鑰匙實際情況一致,定期檢查核對,確保鑰匙的完整和齊全。
4.8服務(wù)站任何鑰匙一旦發(fā)生遺失,應(yīng)及時向分管主管匯報,追究鑰匙丟失、超期借用等管理不善行為的執(zhí)行人的責(zé)任,重配鑰匙或?qū)ο鄳?yīng)鎖具進行更換并作記錄,費用出處進行說明。鑰匙管理人員每月底應(yīng)全面檢查一次鑰匙是否齊全,如有損傷、損壞或遺失,必須當(dāng)日配備齊全,并做記錄。
4.9站長每周對鑰匙管理進行抽查,保證鑰匙齊全、完好,手續(xù)齊全。鑰匙保管人員在調(diào)動、離職時,須做好交接與盤點。
5.0記錄
5.1《鑰匙清單》表單/8、鑰匙清單.doc_ <表單/8、鑰匙清單.doc_>
5.2《鑰匙借用登記表》表單/7、鑰匙借用登記表.doc_ <表單/7、鑰匙借用登記表.doc_>
第7篇 _商場物業(yè)部鑰匙管理作業(yè)規(guī)程
商場物業(yè)部鑰匙管理作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范物業(yè)部所有鑰匙(辦公柜、屜鑰匙除外)的管理,保衛(wèi)商場安全,預(yù)防罪案發(fā)生。
2適用范圍
適用于本轄區(qū)物業(yè)。
3主要職責(zé)
3.1客服部負(fù)責(zé)備用鑰匙的管理。
3.2工程部負(fù)責(zé)工程鑰匙的管理及工程鑰匙箱的管理。
3.3保安部負(fù)責(zé)保安鑰匙的管理及保安鑰匙箱的管理。
4程序要點
4.1物業(yè)部所有鑰匙除管理部門留存一套供日常使用外,多余全部交客服部存留備用,備用鑰匙的借用須由借用部門主管級及以上人員同意,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》的鑰匙借用登記欄辦理借用登記手續(xù),。
4.2所有鑰匙不得外借,確因工作需要外借的,須經(jīng)物業(yè)經(jīng)理同意并由客服統(tǒng)一辦理。
4.3 消防控制中心及配電房均設(shè)鑰匙箱一個,作為保安工程鑰匙存放處。
4.4所有鑰匙要分類、分樓層編號、標(biāo)識。
4.5 物業(yè)部所有鑰匙不得私自配制或帶離商場。
4.6鑰匙若發(fā)現(xiàn)遺失,鑰匙保管人須及時向部門主管匯報,在客服部《鑰匙領(lǐng)用登記表》上的鑰匙遺失和配制欄中做好報失確認(rèn)登記,由部門主管簽字確認(rèn),客服部安排換鎖,其所需費用由遺失人承擔(dān),并給予當(dāng)事人紀(jì)律處分。
4.7所有鑰匙用后須及時歸還并做好歸還簽收工作,不得隔日或隔班(特殊情況下須使用部門主管人員說明原因并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》進行登記)。
4.8鑰匙領(lǐng)用人在離職時,須將領(lǐng)用的鑰匙如數(shù)交還,由其上一級管理者負(fù)責(zé)收回客服部,并在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上辦理注銷手續(xù),部門經(jīng)理/主管核實后在離職移交手續(xù)上簽字確認(rèn)。
4.9若鑰匙箱鑰匙遺失,并有急事需鑰匙的,可打破鑰匙箱掛鎖,事后應(yīng)寫書面報告說明上報客服部。
4.10工程部所有設(shè)備機房鑰匙均各留一把,列出鑰匙清單放在配電房鑰匙箱內(nèi),備用鑰匙箱的鑰匙,由工程部變配電當(dāng)值人員負(fù)責(zé)保管和交接。
4.11保安部所有門、通道門、安全門的鑰匙均應(yīng)放入監(jiān)控中心鑰匙箱內(nèi),個人手里不允許留存鑰匙,開店、閉店鑰匙的使用由當(dāng)值保安部主管指定專人領(lǐng)取或由內(nèi)保當(dāng)值領(lǐng)班領(lǐng)取,其它時段需主管級人員同意并簽字確認(rèn)。
4.12 打開鑰匙箱,使用鑰匙時配電房/控制中心當(dāng)值人員應(yīng)在《鑰匙使用登記表》上登記辦理使用手續(xù),配電房/控制中心當(dāng)值人員交接班應(yīng)做好移交清點簽收。
5相關(guān)文件
6工作記錄
6.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》
6.2《鑰匙使用登記表》
第8篇 物業(yè)園區(qū)鑰匙管理工作規(guī)程
園區(qū)鑰匙管理工作規(guī)程
1、目的
規(guī)范鑰匙管理工作,提高服務(wù)質(zhì)量。
2、適用范圍
業(yè)主鑰匙、公共門窗鑰匙、設(shè)備房鑰匙的管理。
3、職責(zé)
各部門主管負(fù)責(zé)所分管項目的鑰匙管理。
4、工作規(guī)程
1)鑰匙保管
(1)管理處接管樓宇鑰匙后,安排人員專職管理鑰匙,無工作需要任何人不得以私人名義借出,借出時必須在鑰匙借還/看房登記表上詳細(xì)登記。
(2)鑰匙分類貼上標(biāo)簽,然后用鑰匙扣或細(xì)繩分別拴在一起,業(yè)主鑰匙一般分為防盜門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙、電子對講門鑰匙和信箱鑰匙四類,應(yīng)在標(biāo)簽上寫明樓號、單元(物業(yè)按樓層)、房號;公共門窗鑰匙應(yīng)寫明樓號、樓層;設(shè)備房鑰匙應(yīng)寫明設(shè)備房名稱。
(3)鑰匙標(biāo)識后,應(yīng)放在鑰匙掛放箱內(nèi),掛放箱一般采用5cm以上夾板制作,在夾板上按標(biāo)識分門別類釘上鐵釘。
2)任何鑰匙未經(jīng)管理處主任同意,任何人不得私配。
3)因工作需要時借鑰匙時,應(yīng)在鑰匙借還/看房登記表上登記,并在備注一欄注明管理人員或某崗位。
第9篇 某物業(yè)處鑰匙管理規(guī)程
1.0目的:確保鑰匙管理有序,使用方便。
2.0范圍:物業(yè)管理處內(nèi)部
3.0方式和過程控制:
3.1公司的各類鑰匙由客服助理管理控制;
3.2公共設(shè)施、設(shè)備鑰匙由維修部保管;
3.3所有鑰匙應(yīng)分類,貼上標(biāo)簽,整齊定位掛放于鑰匙柜中;
3.4重點門房鑰匙一旦丟失,管理人員應(yīng)立即向管理處經(jīng)理匯報,同時調(diào)整門鎖;
3.5鑰匙應(yīng)嚴(yán)格保管,未經(jīng)批準(zhǔn)許可,不得隨意借給非管理處人員;
3.6管理處員工未經(jīng)管理處經(jīng)理許可,不得私自配置公房鑰匙;
3.7在鑰匙使用當(dāng)中,使用人應(yīng)妥善保管鑰匙;
3.8非正常上班時間,鑰匙的管理由客服中心負(fù)責(zé),交接班時應(yīng)查點清楚;
3.9值班人員因故離開客服中心時,應(yīng)委托其他同事代為保管;
3.10借用鑰匙時,客服助理應(yīng)做好登記;
3.11對客戶簽署《托管門匙責(zé)任聲明書》后托管的鑰匙,應(yīng)妥善保管。
4.0參考資料:
4.1 kh-03-r05《托管門匙責(zé)任聲明書》
4.2 kh-10-r01《鑰匙借用登記表》
第10篇 物業(yè)中心鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)中心鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范鑰匙管理工作,確保妥善保管好手管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于物業(yè)服務(wù)中心來入住單位鑰匙的管理。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務(wù)中心管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施鑰匙的日常管理工作。
四、程序要點
1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍
(1)發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外端的情況。
2、發(fā)展商托管的鑰匙
(1)物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)中心管理員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。
(2)管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。
(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。
(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務(wù)中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的輸程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
(3)服務(wù)中心主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
(4)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報告服務(wù)中心主管;服務(wù)中心主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或抵達(dá)鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請《業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。
6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》
2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
六、相關(guān)支持文件
1、《物業(yè)接管驗收標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
2、《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第11篇 鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范例-4
鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范例4
1.0目的
為了規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙,特制定本規(guī)程。
2.0適用范圍
本規(guī)程適用于__物業(yè)公司所管轄區(qū)內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客服主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2檔案資料員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物業(yè)管理中心鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理中心工作帶來額外事端的情況。
4.1.3未售出房屋。
4.2客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
4.4業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
4.4.1業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目。
4.4.2管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理中心不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。
4.5托管鑰匙的管理
4.5.1物業(yè)管理中心有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
4.5.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
4.5.3客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.5.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中。
4.6所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
5.0相關(guān)記錄
《業(yè)主留鑰匙登記表》
《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第12篇 承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程
承接物業(yè)的鑰匙管理規(guī)程
1目的
做好鑰匙的分類管理,明確鑰匙的保管與發(fā)放工作流程。
2適用范圍
適用于分公司所承接物業(yè)的鑰匙的分類、保管和發(fā)放的管理。
3職責(zé)
3.1管理中心負(fù)責(zé)對鑰匙的分類、保管和發(fā)放管理。
4工作流程
4.1鑰匙分類
4.1.1用戶鑰匙
4.1.2公用門窗鑰匙
4.1.3設(shè)備房鑰匙
4.2鑰匙保管
4.2.1管理中心接管樓宇房屋鑰匙后,安排專職人員管理鑰匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名義借出;
4.2.1.2借出時必須嚴(yán)格辦理登記手續(xù)。
4.2.2標(biāo)識:
4.2.2.1將鑰匙分類:先將鑰匙按住戶套房,公用門窗按樓層,設(shè)施設(shè)備房按設(shè)備分門別類,然后用鑰匙扣或細(xì)繩分別放置在一起;
4.2.2.2將分類的鑰匙貼上標(biāo)簽,在標(biāo)簽紙上寫明棟號-單元、樓層房號或設(shè)施設(shè)備房名稱;
4.2.2.3用戶的鑰匙一般分為防盜鐵門、單元防火門、室內(nèi)門、電子對講門和信報箱等五類鑰匙,均應(yīng)貼標(biāo)簽標(biāo)識。
4.2.3制作用戶鑰匙掛放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夾板制作鑰匙掛放牌;
在夾板上劃出若干相等的方格,在方格內(nèi)標(biāo)明棟號-單元、樓層房號,棟號用醒目的顏色(紅色)筆直接標(biāo)在每棟棟首,并將棟與棟之間也用不同于
4.2.3.2劃方格的顏色筆劃分開;
4.2.3.3每一方格代表一戶,在每方格內(nèi)釘一鐵釘,將該戶的鑰匙掛在此方格內(nèi);
4.2.3.4掛放順序按棟號-單元、樓層房號,要求一目了然。
4.2.4制作公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙牌:
4.2.4.1采用斷面為三角形或l型的鋁合金型材;
4.2.4.2將同類鑰匙掛在同一鋁牌上;
4.2.4.3制作鑰匙掛入箱,將公用門窗、設(shè)備房鑰匙分類掛放,在鑰匙箱上相應(yīng)貼上(寫上)標(biāo)識。
4.3鑰匙發(fā)放
4.3.1用戶鑰匙發(fā)放:鑰匙管理員驗證用戶的入住繳費發(fā)票后,由用戶簽領(lǐng)鑰匙,并分類登記。
4.3.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙:
4.3.2.1設(shè)施設(shè)備房鑰匙由技術(shù)部和事務(wù)部各保留一套鑰匙;
4.3.2.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理中心主任或事務(wù)助理、技術(shù)助理同意,任何人不得私配鑰匙;
4.3.2.3因工作需要時,應(yīng)在鑰匙借還登記表上登記,并在備注一欄中注明管理人員或××崗位。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》
第13篇 鑰匙管理工作規(guī)程
鑰匙管理規(guī)程
1.0目的
有效的對鑰匙進行規(guī)范管理
2.0適用范圍
適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理
3.0相關(guān)說明
4.0職責(zé)
4.1工程主任/主任:負(fù)責(zé)與施工單位鑰匙移交的確認(rèn),并與住戶中心做好移交手續(xù)。
4.2住戶中心主任/主管:負(fù)責(zé)與工程部鑰匙移交的確認(rèn),并對鑰匙的保管進行定期檢查.
4.3工程人員:負(fù)責(zé)對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認(rèn)。
4.4物業(yè)助理:負(fù)責(zé)對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認(rèn),并做好鑰匙的標(biāo)識與借用登記。
5.0內(nèi)容
5.1移交鑰匙
5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進行確認(rèn)。
5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認(rèn),然后將鑰匙聯(lián)同對應(yīng)表格移交給住戶中心.
5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當(dāng)實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應(yīng)在“簽收確認(rèn)”項標(biāo)“√”。否則,應(yīng)將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應(yīng)在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認(rèn)。
5.2鑰匙整理與保管
5.2.1物業(yè)助理應(yīng)標(biāo)清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。
5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應(yīng)記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時,物業(yè)助理憑“__花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主簽名確認(rèn)。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5.2.3住戶中心主任/主管應(yīng)安排專人定期對鑰匙柜內(nèi)的標(biāo)簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標(biāo)簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時更新改進。
5.3鑰匙借用與歸還
當(dāng)公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認(rèn)。
5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙情況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;
5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應(yīng)由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認(rèn)。
5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應(yīng)由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙看房登記表》中簽字確認(rèn)。
5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應(yīng)在核對鑰匙樓量后,在對應(yīng)的登記表中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認(rèn),然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。
5.3.5住戶中心主任/主管應(yīng)安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者,應(yīng)填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。
5.4鑰匙的損壞或丟失
5.4.1當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務(wù)中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。
5.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。
6.0 相關(guān)文件
文件編號文件名稱
7.0質(zhì)量記錄
記錄編號 記錄表格
《鑰匙驗收記錄表》
《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》
《托存鑰匙日期登記表》
&
nbsp;《___部門借鑰匙登記表》
《其他部門長期借鑰匙登記表》
《業(yè)主借匙看房登記表》
《鑰匙催還單》
《鑰匙管理備忘錄》
8.0修改記錄
第14篇 管理處鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程
管理處鑰匙委托管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
二、適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
三、職責(zé)
1、服務(wù)處主管負(fù)責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
2、服務(wù)處員工負(fù)責(zé)依照本程序?qū)嵤┩泄荑€匙的日常管理工作。
四、程序要點
1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍
(1)開發(fā)商交樓后,業(yè)主未入住時由開發(fā)商托管的鑰匙。
(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,不至于給物業(yè)部工作帶來額外事端的情況。
2、開發(fā)商托管的鑰匙
(1)物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,物業(yè)部可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。
(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)處員工清楚標(biāo)明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,服務(wù)處員工應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。
(2)管理員就特別向業(yè)主說明本物業(yè)部不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認(rèn)。
(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。
(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標(biāo)有業(yè)主姓名的標(biāo)識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4、托管鑰匙的管理
(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務(wù)處員工在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認(rèn)。
(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,服務(wù)處員工應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標(biāo)注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認(rèn)。
(3)服務(wù)處主管應(yīng)安排服務(wù)處員工根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
(4)當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,服務(wù)處員工應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報服務(wù)處主管;服務(wù)處主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,服務(wù)處員工將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標(biāo)注移交日期,請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認(rèn)。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,服務(wù)處員工不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。
五、記錄
1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》
2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》
3、《借用鑰匙登記表》
4、《鑰匙管理備忘錄》
第15篇 某商務(wù)中心鑰匙管理規(guī)程
商務(wù)中心由于其自身的營運性質(zhì),其房鎖、家具鎖都有別于大廈其他場所,所以保管及配置都需多加謹(jǐn)慎。
商務(wù)中心的門鎖分為四大類:萬能鑰匙、各出租辦公室門鎖鑰匙、家具鑰匙、公共大門鑰匙。
(1)萬能鑰匙
擁有萬能鑰匙者:部門經(jīng)理、客服主管、清潔工
因商務(wù)中心的服務(wù)之一,即為客戶遞送留言條、郵件、物品等,要求我們工作人員在其外出時,將上述物品送至其房間并適時幫其收取傳真以電告之,諸如此類的秘書工作若要高效保密地進行,務(wù)必進入其房間,再就是每日清潔工作的需要,故萬能鑰匙由此而生。既然萬能鑰匙能開啟商務(wù)中心::任何一間房間,它的重要性可見一斑。所以它的持有者必須具有高度責(zé)任感和道義感。按常規(guī),只有商務(wù)中心的工作人員才可持有,并無條件規(guī)定一旦持有者丟失,其工作也將丟失。另外萬能鑰匙的數(shù)量要保持一個定數(shù),任何人不能擅自多配,以保證它的嚴(yán)密性。
(2)出租辦公室門鎖鑰匙
只能打開租戶租賃房間的房門。只有當(dāng)租戶入駐后才可擁有。通常一間辦公房只提供二把鑰匙。若客戶需多把,只能由我們配給,而不能自配,否則因自配鑰匙而引起對我商務(wù)中心鑰孔的任何損壞以及因此造成的一切后果將由此客戶自負(fù)。此類門鑰匙都按房號保存在商務(wù)中心服務(wù)臺的鑰匙箱中作為后備,客戶執(zhí)有的應(yīng)是再配過的鑰匙,每配一把鑰匙都要額外收費。但客戶退租時,仍要收回其所持有的全部的門鑰匙。如客戶遺失應(yīng)按規(guī)定賠償。
(3)家具鑰匙
客戶家具鑰匙
按照一件家具一把鑰匙的原則配給租戶,如需多配,按照其房門鑰匙的做法收其費用,待其退租全部收回?？蛻艏揖哞€匙分為桌子鑰匙、文件柜鑰匙,所有家具的鑰匙也有相應(yīng)的備用鑰匙。
商務(wù)中心工作室鑰匙
按照一名工作人員一把工作臺鑰匙的做法歸人保管,若本人離職時務(wù)必將其工作臺鑰匙交至接任者手中。
(4)公共大門鑰匙
大門為電子密碼門鎖。每扇門各有一把鑰匙,由專人保管--客服主管。
