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有哪些
工程檔案管理制度是項目管理的重要組成部分，旨在確保工程信息的完整、準確和有效利用。主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)工程性質(zhì)和工作流程，制定統(tǒng)一的檔案分類標準和編碼規(guī)則。
2. 檔案收集：明確各類工程文件的收集范圍，確保所有重要資料的完整記錄。
3. 檔案整理：規(guī)定檔案的整理程序，包括文件的排序、裝訂、編目等。
4. 檔案保管：設(shè)定檔案的保管期限，提供安全的存儲環(huán)境和設(shè)施。
5. 檔案利用：規(guī)定檔案的查閱、借閱和復(fù)制流程，保障檔案的有效利用。
6. 檔案移交與歸檔：明確檔案在項目結(jié)束后的移交和永久保存程序。
7. 檔案信息化：推動檔案的數(shù)字化，提高檢索和管理效率。
8. 檔案安全：制定應(yīng)急預(yù)案，防止檔案丟失、損壞或泄露。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)項目階段（設(shè)計、施工、驗收），將檔案分為技術(shù)文件、管理文件、合同文件等類別，每個類別下設(shè)置詳細編碼，便于查找。
2. 檔案收集：由項目負責人指定專人負責，定期收集各部門產(chǎn)生的工程文件，確保及時性。
3. 檔案整理：文件整理應(yīng)在文件產(chǎn)生后一周內(nèi)完成，包括文件整理、編制目錄、填寫備考表等。
4. 檔案保管：檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防盜的專用檔案室，定期進行溫濕度監(jiān)測。
5. 檔案利用：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準后方可查閱檔案，借閱期間需妥善保管，不得涂改、損毀。
6. 檔案移交與歸檔：項目結(jié)束后，所有檔案應(yīng)在一個月內(nèi)完成歸檔，永久性檔案移交給公司檔案管理部門。
7. 檔案信息化：優(yōu)先選擇關(guān)鍵文件進行掃描錄入，建立電子檔案系統(tǒng)，方便檢索。
8. 檔案安全：定期備份電子檔案，設(shè)立訪問權(quán)限，防止非法訪問；對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)有防火、防水措施。
上墻內(nèi)容
1. 工程檔案管理流程圖：清晰展示從文件收集到歸檔的整個流程。
2. 檔案分類及編碼示例：展示各類檔案的分類和編碼實例，便于員工參考。
3. 檔案借閱規(guī)定：列出借閱、查閱檔案的步驟和注意事項。
4. 安全警示標語：強調(diào)檔案的安全防護，如“保密為先，保護檔案”。
5. 應(yīng)急處理流程：在發(fā)生檔案丟失或損壞時，應(yīng)如何迅速響應(yīng)的簡要流程圖。
以上制度旨在規(guī)范工程檔案管理工作，提高項目執(zhí)行效率，保障公司利益。全體員工需嚴格遵守，共同維護檔案管理的秩序。
工程檔案管理制度通知范文
第1篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設(shè)管理制度:工程檔案管理辦法
為對工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。
一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容
1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術(shù)資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗收報告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實施細則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復(fù)工令;(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件;(6)施工組織設(shè)計審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項目竣工驗收報告:a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表;b)工程項目施工例會紀要;c)工程質(zhì)量檢測記錄;d)材料、設(shè)備進場質(zhì)量檢測報告;e)監(jiān)理工程進度付款審核報表:f)應(yīng)業(yè)主要求提供的其它專題報告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設(shè)計文件;(2)設(shè)計變更;(3)初步設(shè)計圖紙等設(shè)計文件;(4)工程概算、預(yù)算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護設(shè)計文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標文件;(11)工程綜合驗收資料;(12)工程竣工驗收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結(jié)構(gòu)試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術(shù)資料編制要求
1、原則工程技術(shù)資料嚴格按照《建設(shè)工程技術(shù)整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進行編制并及時歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標準驗收。(2)監(jiān)理資料嚴格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。
2.工程部負責復(fù)核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗收后一個月內(nèi),施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設(shè)單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設(shè)辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。
第2篇 大型公司工程檔案管理員崗位職責
大型公司工程檔案管理員崗位職責
崗位職責
1、負責監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程文件形成、積累和立卷工作。
2、按照規(guī)范收集和匯總工程前期和勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的檔案資料,并負責辦理移交手續(xù)。
3、收集施工全過程中形成的其他技術(shù)文件并進行立卷歸檔。
4、科學分類、合理編目、整理所有歸檔工程技術(shù)檔案資料。
5、工程部、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位之間的工作聯(lián)系單、簽證等工程技術(shù)信息的傳遞工作。
6、準確、快捷提供工程檔案資料,滿足各方面對工程檔案資料的利用需求。
7、工程竣工驗收前,聯(lián)系城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收。工程竣工后,將所有工程檔案、資料移交相關(guān)部門存檔。
8、工程部內(nèi)文件的編寫、打印、復(fù)印及管理工作。
9、上級交辦的其他工作。
任職條件:
1、專業(yè)知識與技能:建筑、土建專業(yè),有2年以上專業(yè)工作經(jīng)驗。
2、教育水平:大學本科及以上
3、年齡要求:不限
4、個人素質(zhì):有一定分析能力和創(chuàng)新能力,具有較強的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)奉獻精神。
5、具有較強的語言表達能力和資料規(guī)整分類能力,能夠熟練掌握和運用電腦完成日常工作。
第3篇 地產(chǎn)集團建設(shè)工程檔案管理制度
某地產(chǎn)集團建設(shè)工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點,制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動,記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替?！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如:基建類1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負責考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
第4篇 項目工程檔案管理工作程序
某項目工程檔案管理程序
1、目的:實現(xiàn)“城”工程建設(shè)檔案的標準化管理,提高城建檔案管理工作的正確性與效率。確保第一時間正確解決問題。
2、范圍:根據(jù)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定、國家檔案局、國家計委、國檔發(fā)》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報送規(guī)定》等文件精神,完成一個項目從開始建設(shè)到交付使用過程中形成的文件資料的積累、整理保管和利用工作。
3、 職責
3.1收集和保管“城”項目的城建檔案,參加每個工程的竣工驗收工作。
3.2對收集和保管的城檔進行整理、鑒定、匯編、歸檔。
3.3負責工程系統(tǒng)內(nèi)城檔的利用和有關(guān)城檔的技術(shù)咨詢服務(wù)工作。
3.4負責將工程竣工檔案送繳閔行區(qū)規(guī)土局檔案室存檔。
4、 程序
4.1項目城建檔案工作程序:
登記
目錄見〈〈立項階段和設(shè)計階段文件情況表(一)、(二)〉〉
施工
在 登記 工程部所訂
甲供材料
《 小區(qū)領(lǐng)用圖紙登記表》 監(jiān)理
《加蓋公章審批表》
《單位工程資料檢查一覽表》
《萬科驗收壹拾柒張 表單》
《 工程a、b、c冊資料一覽表》
《 工程竣工資料鑒定流轉(zhuǎn)單》
與施工單位按合同辦理
與物業(yè)公司按有關(guān)規(guī)定辦理
存“城”工程部檔案室
(壹套)
《城市建設(shè)檔案卷內(nèi)目錄》
《備考表》
《城建檔案》
按《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報送規(guī)定》
4.2“城”零星工程資料歸檔程序:
工 登記 發(fā)放
參照《上海市建設(shè)工程竣工檔案
編制及報送規(guī)定》中第一章節(jié)
4.3“城”檔送繳區(qū)檔案館程序:
綜合性文件 公司辦公室
公司業(yè)務(wù)部
產(chǎn)項依據(jù)性文件 工程部
由設(shè)計部產(chǎn)生和收集
工程部
產(chǎn)生和收集
預(yù)算部
不合格 由工程部檔案室組織施工單位資料員及施工負責人進行施工技術(shù)文件、
竣工驗收文件、竣工圖進行整改,再送審。
公司辦公室、設(shè)計部、業(yè)務(wù)部、預(yù)算部
合格 (分別依據(jù)《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報
送規(guī)定》附件,《建設(shè)工程竣工檔案歸檔內(nèi)容》匯總)
《工程檔案押金》收據(jù)
《竣工檔案編制費》支票(見附件《上海市物價局》)
《“城”項目竣工檔案》壹套 《移交單》
單位蓋章為準
4.4“城”檔利用程序:
檢查是否完好、缺損 存放在原位置
發(fā)現(xiàn)缺損則由原借人
負責完整的交還!
5、相關(guān)文件
5.1《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報送規(guī)定》
上海市城市規(guī)劃管理局 一九九五年九月
5.2《上海市人民政府上滬府發(fā)[1987]30號上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》(一九八七年五月五日,上海市人民政府發(fā)布)
5.3《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》
國家檔案局、國家計委,國檔發(fā)[1988]4號
5.4《基本建設(shè)項目檔案的驗收》
主講:上海正路房地產(chǎn)開發(fā)有限公司總工程師張學亮
6、相關(guān)表單:
6.1立項階段和設(shè)計階段文件材料歸檔情況表(一)―(六)。
6.2 小區(qū)領(lǐng)用圖紙登記表。
6.3加蓋公章審批表。
6.4單位工程資料檢查一覽表。
6.5萬科驗收壹拾柒張表單。
6.6 工程a、b、c冊資料一覽表。
6.7 工程竣工資料鑒定流轉(zhuǎn)單。
6.8城市建設(shè)檔案卷內(nèi)目錄。
6.9備考表。
6.10城建檔案。
6.11文件領(lǐng)用登記表。
第5篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標準,遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細則》(以下簡稱細則)。
第二條 工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條 工程技術(shù)檔案管理責任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負責組織開展并管理保存。
2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細則的相關(guān)要求,切實履行各自職責,對工程技 術(shù)檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會同竣工結(jié)算資料一同報公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的 檔案內(nèi)容包括三部分:
a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負責辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術(shù)負責人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現(xiàn)場監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應(yīng)當重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項目部檔案 管理員登記,由項目部負責組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設(shè)計部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式 ),可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負責。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。
(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開 始;
頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號。
(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細則附錄d的要求。
序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。
文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。
文件題名:填寫文件主體全稱。
日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁數(shù):每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。
頁號:卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細則附錄e的要求。
本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名,標注時 間。沒有需要說明的事項可不必填
寫說明。
另需標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。
(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號:以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項目、時間、序列號4個要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊”。
責任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時間和手續(xù)
1、歸檔時間
(1)每一工程項目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個月內(nèi)完成。
(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料
第6篇 基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實施辦法
一.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設(shè)計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設(shè)計的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計,擴大初步設(shè)計,施工預(yù)算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設(shè)計資料,設(shè)計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結(jié)論及相關(guān)財務(wù)資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領(lǐng)導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作,為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應(yīng)及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。
第7篇 工程檔案管理規(guī)定范文
工程檔案管理規(guī)定(詳本公司文件檔案管理規(guī)定)
1 工程文件內(nèi)部流程:
注:工程部設(shè)專人(資料信息員)對工程檔案進行管理。
2 存檔前需檢查是否所有傳閱的人都已簽閱;需跟進的工作是否已經(jīng)完成。
3 工程文件按照分類進行存檔。每份文件存檔前需登記,以方便查閱。
4 項目實行檔案統(tǒng)一管理制度,除因保密性要求的檔案外,所有工程檔案都按照類別存檔,供員工在有需要時查閱。
5 查閱檔案過程中不得弄亂文件夾擺放順序和文件存檔順序,亦不得隨意將文件抽出后不還原。保密性檔案(詳檔案管理的相關(guān)規(guī)定)原則不可借閱,如需借閱則必須按本公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6 工程檔案只可調(diào)閱,如需復(fù)印檔案文件,必須辦理相關(guān)批準手續(xù);抽出文件前需做出記號以便復(fù)印完畢后放回原處。
7 如果需要將檔案夾/文件留在手中使用一段時間,請在空出位置上貼/放置簽名標簽,以便其他同事急需時知道文件下落。
8 工程檔案屬于公司所有,未經(jīng)允許,任何人不得將檔案文件給公司以外的其他人翻閱、復(fù)印。如有違反,將視其情節(jié)輕重給予警告或嚴重警告處分,直至追究法律責任。
第8篇 工程檔案管理工作程序
1、目的:實現(xiàn)“城”工程建設(shè)檔案的標準化管理,提高城建檔案管理工作的正確性與效率。確保第一時間正確解決問題。
2、范圍:根據(jù)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定、國家檔案局、國家計委、國檔發(fā)》、《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報送規(guī)定》等文件精神,完成一個項目從開始建設(shè)到交付使用過程中形成的文件資料的積累、整理保管和利用工作。
3、職責
3.1收集和保管“城”項目的城建檔案,參加每個工程的竣工驗收工作。
3.2對收集和保管的城檔進行整理、鑒定、匯編、歸檔。
3.3負責工程系統(tǒng)內(nèi)城檔的利用和有關(guān)城檔的技術(shù)咨詢服務(wù)工作。
3.4負責將工程竣工檔案送繳閔行區(qū)規(guī)土局檔案室存檔。
4、程序(程序圖略)
5、相關(guān)文件
5.1《上海市建設(shè)工程竣工檔案的編制及報送規(guī)定》
上海市城市規(guī)劃管理局 一九九五年九月
5.2《上海市人民政府上滬府發(fā)[1987]30號上海市城市建設(shè)檔案管理暫行辦法》(一九八七年五月五日,上海市人民政府發(fā)布)
5.3《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》
國家檔案局、國家計委,國檔發(fā)[1988]4號
5.4《基本建設(shè)項目檔案的驗收》
主講:上海正路房地產(chǎn)開發(fā)有限公司總工程師張學亮
6、相關(guān)表單:
6.1立項階段和設(shè)計階段文件材料歸檔情況表(一)―(六)。
6.2小區(qū)領(lǐng)用圖紙登記表。
6.3加蓋公章審批表。
6.4單位工程資料檢查一覽表。
6.5萬科驗收壹拾柒張表單。
6.6工程a、b、c冊資料一覽表。
6.7工程竣工資料鑒定流轉(zhuǎn)單。
6.8城市建設(shè)檔案卷內(nèi)目錄。
6.9備考表。
6.10城建檔案。
6.11文件領(lǐng)用登記表
第9篇 _鐵路公司工程檔案管理辦法
__鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)
第一章 總 則
第一條 為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國檔案法實施辦法》等有關(guān)法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。
第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(一)工程準備階段文件:工程建設(shè)開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設(shè)計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(二)監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(三)施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(四)竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結(jié)果的圖樣。
(五)竣工驗收文件:建設(shè)工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一)紙質(zhì)載體:以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。
(二)縮微品載體:以膠片為基礎(chǔ),利用縮微技術(shù)對工程資料進行保存的載體形式。
(三)光盤載體:以光盤為基礎(chǔ),利用計算機技術(shù)對工程資料進行存儲的形式。
(四)磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ),對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。
第二章 檔案管理部門及其職責
第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。
(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。
(三)對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。
(四)集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五)對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務(wù)部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六)對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責:
(一)項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(二)工程技術(shù)部門負責工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(三)合同管理部門負責工程前期準備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔
第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應(yīng)按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一)工程準備階段文件
1、工程立項及審批文件。
2、工程勘察、評估、測繪、設(shè)計文件。
3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。
4、招投標文件及合同。
5、工程開工審批文件。
6、財務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。
7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人。
8、工程準備階段形成的其他文件。
(二)監(jiān)理文件
(三)施工文件
1、施工技術(shù)準備文件。
2、施工現(xiàn)場準備文件。
3、工程圖紙變更記錄。
4、施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗報告。
5、施工實驗記錄。
6、隱蔽工程檢查記錄。
7、施工紀錄。
8、工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、工程質(zhì)量檢查記錄。
(四)竣工圖
(五)竣工驗收文件
1、工程竣工總結(jié)。
2、竣工驗收記錄。
3、財務(wù)文件。
4、聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。
(三)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
(四)工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。
(五)工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。
(七)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復(fù)印件。
(八)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
(九)利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當重新繪制竣工圖。
(十)不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標欄露在外面。
(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。
第十條工程檔案的組卷要求:
(一)組卷原則
1、工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。
第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等),經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責任。
第10篇 施工工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責,規(guī)范檔案管理,結(jié)合施工企業(yè)的實際情況,制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,由項目部統(tǒng)一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準確和安全,并便于使用。
1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構(gòu)的職責
2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者,負責組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門,受項目部的直接領(lǐng)導,在項目部的領(lǐng)導下負責收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料,并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案,并加以分類、整理、管理,并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù),是繼承工程項目知識的重要手段,因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據(jù)工程特點,明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責。
3.2從項目開始立項,項目部制定工程項目檔案負責人,工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料,從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性,對工程項目資料進行分類整理,對缺少的資料應(yīng)及時收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項目特性,現(xiàn)場工作人員在適當時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部,由項目部,由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序,分類保存,保存的資料應(yīng)做好標識,方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后,重要的、日常使用的資料,項目部應(yīng)及時歸檔,方便資料需要人的使用,項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件,項目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記,并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱復(fù)印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明,備注原因。
工程項目檔案借閱后,檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人,按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中,施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交項目部,由項目部統(tǒng)一整理、分類,在項目工程每環(huán)節(jié)完成后,根據(jù)項目特點,由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核,未經(jīng)相關(guān)機構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備,工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負責收集、積累勘察、設(shè)計文件,并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。
4.4.2項目施工階段,由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理,并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理文件,并提交現(xiàn)場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段,承包單位負責項目完工資料的收集、整理,提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合,在資料收集整理過程中,對形成的項目工程文件進行鑒別,包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;
(2)在公司各類工程項目中,同一類工程檔案的分類標準應(yīng)該一致;
(3)分類層次,類目要簡明,不宜過多過繁;
(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律,保持項目檔案材料之間的有機聯(lián)系,充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ),對項目檔案進行分門別類的整理,便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì),內(nèi)容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件,應(yīng)按工程項目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系,分類科學、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料,外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列。
4.8.4項目檔案號,要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序,同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明,不要過于復(fù)雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時,文件更改人或更改部門通知收集管理人,并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。
4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進行審批,經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人,收集人交上級管理部門或檔案室,并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件),經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱,檔案室借閱文件一般為復(fù)印件,借閱后必須及時歸還,《工程借閱記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定,在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出,由檔案室人員在保管期滿后,提出銷毀申請,項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料,作為項目實施及工程價款支付的依據(jù),現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后,項目部組織相關(guān)人員收集,并移交檔案室,通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后,修要更改合同或補充的,項目部應(yīng)在合同修改或補充審批后,通知檔案室,并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負責解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改,自總裁批準之日起生效實施。
第11篇 管理處工程檔案管理規(guī)程制度
管理處工程檔案管理規(guī)程
1目的
明確管理處工程設(shè)備設(shè)施檔案的管理。
2設(shè)備檔案范圍
2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)
2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護說明書等,對電梯資料實行一梯一檔)
2.3消防設(shè)備設(shè)施資料(包括消防設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.4供配電設(shè)備設(shè)施資料(包括供配電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.5給排水設(shè)備設(shè)施資料(包括給排水設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.6暖通設(shè)備設(shè)施資料(包括暖通設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.7弱電設(shè)備設(shè)施資料(包括弱電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
3職責
3.1管理處工程主管(領(lǐng)班)負責設(shè)備檔案的歸集工作。
3.2管理處文員(客服)負責設(shè)備檔案的匯總管理工作。
4工作程序
4.1管理處工程主管(領(lǐng)班)在新物業(yè)接管時,負責房屋設(shè)備設(shè)施資料的歸集工作。
4.2管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員負責日常產(chǎn)生的工程資料的歸集工作。
4.3管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負責工程設(shè)備設(shè)施資料的保存和管理工作。
4.4不經(jīng)管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設(shè)備設(shè)施資料外借和復(fù)制;如相關(guān)工作人員需要借閱和復(fù)制,必須經(jīng)管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》。
相關(guān)質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》
第12篇 工程檔案管理制度(9)
工程檔案管理制度(九)
1、工程設(shè)備檔案由資料管理員管理。資料管理員者應(yīng)嚴守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類:強、弱電;給排水;暖通、空調(diào);消防報警;房屋結(jié)構(gòu);資料管理員存放于檔案盒內(nèi)并貼上標簽。
3、編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由資料管理員統(tǒng)一簽收,并將有關(guān)圖紙交各相關(guān)專業(yè)的管理員核對實物,如圖紙無誤則由資料管理員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則由資料管理員聯(lián)系交圖單位更正。
5、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存。
6、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的管理員以上人員批準,資料管理員登記并指定歸還日期,由資料管理員按期追還,需續(xù)借的要重新登記。
第13篇 職位說明書：房地產(chǎn)公司工程檔案管理員
房地產(chǎn)開發(fā)公司工程檔案管理員職位說明書
崗位名稱:工程檔案管理員
崗位職責:
1、負責監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程文件形成、積累和立卷工作。
2、按照規(guī)范收集和匯總工程前期和勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的檔案資料,并負責辦理移交手續(xù)。
3、收集施工全過程中形成的其他技術(shù)文件并進行立卷歸檔。
4、科學分類、合理編目、整理所有歸檔工程技術(shù)檔案資料。
5、工程部、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位之間的工作聯(lián)系單、簽證等工程技術(shù)信息的傳遞工作。
6、準確、快捷提供工程檔案資料,滿足各方面對工程檔案資料的利用需求。
7、工程竣工驗收前,聯(lián)系城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收。工程竣工后,將所有工程檔案、資料移交相關(guān)部門存檔。
8、工程部內(nèi)文件的編寫、打印、復(fù)印及管理工作。
9、上級交辦的其他工作
任職條件:
1、專業(yè)知識與技能:建筑、土建專業(yè),有2年以上專業(yè)工作經(jīng)驗。
2、教育水平:大學本科及以上
3、年齡要求:不限
4、個人素質(zhì):有一定分析能力和創(chuàng)新能力,具有較強的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)奉獻精神。
5、具有較強的語言表達能力和資料規(guī)整分類能力,能夠熟練掌握和運用電腦完成日常工作。
第14篇 某學校基建處基建工程檔案管理辦法
學?；ㄌ庩P(guān)于基建工程檔案管理的辦法(暫行)
基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內(nèi)容?；üこ虣n案是學校綜合檔案的重要組成部分,是今后進行基建工作和學校管理工作的基礎(chǔ)。
基建部門檔案室業(yè)務(wù)上受學校綜合檔案室的指導,按規(guī)定向校檔案室及__市城建檔案館移交完整的檔案材料。
一、基建類檔案是指學校的基建項目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴建、抗震、加固、維修等項目的全過程中形成的、對學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、歸檔的基建材料,是國家的寶貴財富,是建設(shè)學校的歷史記錄,所有的工程技術(shù)人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務(wù)。
三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進職責范圍,有專人負責,作為年終業(yè)績考核內(nèi)容之一。
四、檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守崗位責任制,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),掌握專業(yè)知識,充分利用微機管理,保證檔案管理工作有序、高效進行。
五、歸檔的綜合管理文件:
1)上級有關(guān)基建工作的文件。
2)基建工作規(guī)章制度。
3)基建工作計劃、總結(jié)、簡報、大事記。
4)基建工作總體規(guī)劃。
5)基建工作年度、季度總結(jié)、統(tǒng)計報表。
6)基建工程財務(wù)預(yù)決算和上級批復(fù)。
7)全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖。
8)水、電、氣管道分布圖。
9)地質(zhì)勘察、地形測量材料。
10)綜合性征地文件材料。
11)設(shè)計院所、室形成的文件材料。
六、歸檔的工程竣工檔案的內(nèi)容
(一) 工程前期及竣工文件材料
1)可行性研究:項目建議書及上級批復(fù)、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告、設(shè)計任務(wù)書。
2)計劃任務(wù)書及批復(fù)。
3)工程項目申請、批準文件。
4)征地審批文件(包括拆遷、補償?shù)任募?。
5)規(guī)劃定點文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。
6)工程文字審批(附方案圖)文件。
7)設(shè)計文件:初步設(shè)計,技術(shù)設(shè)計,施工圖設(shè)計,技術(shù)秘密材料,專利文件,設(shè)計計算書,關(guān)鍵技術(shù)實驗,總體規(guī)劃設(shè)計,設(shè)計評價,鑒定及審批。
8)建筑設(shè)計的環(huán)保、消防、防疫等審批文件。
9)規(guī)劃許可證。
10)開工報告表。
11)準予開工通知書。
12)委托監(jiān)督、工程質(zhì)量監(jiān)督員通知書。
13)承發(fā)包合同或施工合同、協(xié)議書、招標、投標、決標、租賃等到文件、合同會簽單、水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書。
14)與工程有關(guān)的會議紀要(貫穿全過程)。
15)工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報告。
16)預(yù)決算書及審計文件。
17)竣工報告、及工程竣工驗收證明書、質(zhì)量評審材料、驗收會議決議文件等。
(二) 各種建筑材料合格證、施工試驗報告。
1)鋼材出廠合格證及檢驗報告(鋼筋及型鋼)。
2)鋼材焊接檢驗報告及焊條合格證、焊工操作證。
3)水泥出廠合格證及復(fù)驗報告。
4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗報告(含保溫材料合格證)、 準用證。
5)防水材料合格證及試驗報告。
6)構(gòu)件出廠合格證及試驗報告。
7)外加劑。
8)采暖衛(wèi)生與煤氣工程、設(shè)備出廠合格證、準用證。
9)電氣工程材料、設(shè)備出廠合格證、準用證。
10)通風與空調(diào)工程材料、設(shè)備出廠合格證、準用證。
11)土壤試驗。
12)砂漿配合比及抗壓強度試驗報告。
13)混凝土配合比及抗壓強度試驗報告。
14)現(xiàn)場預(yù)應(yīng)力混凝土試驗。
15)其他。
(三) 工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、設(shè)計變更、圖紙會審紀要、施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗收、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄。
1)圖紙會審。
2)設(shè)計變更。
3)定位放線。
4)基礎(chǔ)驗收。
5)結(jié)構(gòu)驗收。
6)地基釬探。
7)樁基施工記錄。
8)結(jié)構(gòu)吊裝、預(yù)制混凝土、樓板安裝記錄。
9)現(xiàn)場預(yù)應(yīng)力施工記錄。
10)沉降觀測記錄。
11)施工測溫記錄。
12)施工放線測量記錄。
13)通風道、垃圾道暢通記錄。
14)質(zhì)量事故處理記錄。
15)地基隱蔽工程驗收記錄。
16)基礎(chǔ)隱蔽工程驗收記錄。
17)主體隱蔽工程驗收記錄。
18)樓地面隱蔽工程驗收記錄。
19)屋面隱蔽工程驗收記錄。
20)采暖衛(wèi)生與煤氣隱蔽工程驗收記錄。
21)電氣隱蔽工程驗收記錄。
22)通風與空調(diào)隱蔽工程驗收記錄。
23)電梯安裝隱蔽工程驗收記錄。
24)工程分項使用功能檢測記錄 ,包括內(nèi)容分四個方面共13項:
煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。
地漏安裝、廁所、衛(wèi)生間、陽臺地面坡向及滲漏情況檢查記錄。
卷材屋面防水施工檢查記錄。
給水(采暖)管道通水試驗記錄。
(排水)管道通水試驗記錄。
(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗記錄。
散熱器組裝后壓力試驗記錄。
給水(采暖)管道系統(tǒng)壓力試驗記錄。
照明線路絕緣電阻測試記錄。
普通電氣設(shè)備安裝動態(tài)檢查記錄。
防雷及電器設(shè)備接地電阻測試驗收記錄。
防水工程滲漏試驗記錄表。
管道通球檢驗記錄。
(四)單位工程分部、分項工程質(zhì)量評定表
1)單位工程質(zhì)量評定表(綜合評定表)。
2)單位工程分部質(zhì)量評定匯總表。
3)保
證項目技術(shù)資料核查表。
4)單位工程觀感質(zhì)量評定表。
5)地基與基礎(chǔ)工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
6)主體工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
7)地面與樓面工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
8)門窗工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
9)裝飾工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
10)屋面工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
11)采暖衛(wèi)生與煤氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
12)電氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
13)通風與空調(diào)工程工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
14)電梯安裝工程質(zhì)量評定表(分部及分項)
(五) 竣工圖
1)建筑竣工圖。
2)結(jié)構(gòu)竣工圖。
3)給排水竣工圖。
4)采暖竣工圖。
5)電氣竣工圖。
6)通風與空調(diào)竣工圖
(六) 與工程有關(guān)的各種聲像材料(注明文字說明、工程名稱、地點、時間、施工部位等)及其他材料。
七、資料的移交工作必須建立健全手續(xù),資料的名稱、份數(shù)、頁數(shù)登記造冊,移交時填寫移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經(jīng)移交部門科長審核簽字確認。各科室及檔案室分別保管備查。
1、單項工程竣工驗收后,三個月內(nèi)由工地代表將該項工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規(guī)定組卷,上交校檔案室和上級檔案館。
2、其他應(yīng)歸檔的資料,必須及時移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。
3、歸檔資料必須是原件,使用復(fù)印件必須注明原件存放地點,一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應(yīng)在施工前確定歸檔份數(shù),一般歸檔兩份以上。
4、歸檔材料移交要全面及時,負責移交人員應(yīng)對文件內(nèi)容進行檢查,做到內(nèi)容真實、無遺漏,單項工程各工地代表負責對由施工單位移交的材料依照前歸檔內(nèi)容進行檢查。
5、竣工圖必須使用新藍圖繪制,按規(guī)定加蓋“竣工圖”標志,并如實填寫內(nèi)容。
6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優(yōu)良,書寫一律用碳素墨水,以利長久保存。
7、檔案管理人員按規(guī)定對所收集的檔案資料進行排列、組卷、編目、裝訂。向上級檔案室部門移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價值,檔案室應(yīng)復(fù)印存留,以提高利用率。
8、校內(nèi)外單位或個人,查閱檔案資料時,須經(jīng)科長以上領(lǐng)導同意方可查閱相關(guān)資料,檔案室作好查閱記錄。
9、查閱利用檔案,一般在檔案室內(nèi)進行,歸檔資料一般不外借。確須借出時,須經(jīng)科以上領(lǐng)導批準方可辦理借出手續(xù),并規(guī)定三日內(nèi)歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系電話等)。
10、對所借檔案資料,要妥善保護,不得轉(zhuǎn)借、不得拆卷、抽頁、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發(fā)生的一切問題由借閱人負責。
11、對借還的檔案資料,檔案管理人員要進行認真清點、檢查和驗收,無誤后方可歸檔,如發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因,上報領(lǐng)導。
12、對過期不還者,檔案室人員有責任催還,對故意不還者,應(yīng)上報領(lǐng)導加以解決。
13、按有關(guān)規(guī)定確定檔案資料密級及保管期限,經(jīng)鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后方可銷毀。
14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。
15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛(wèi)生。
16、對保管的全部資料,每半年進行一次清點核對,發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。
17、檔案室有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常檢查和清除可能發(fā)生事故的隱患。
18、檔案管理人員在調(diào)換工作時,對所管檔案要辦理交接手續(xù),離職后對需保密材料內(nèi)容不得泄露。
19、檔案管理人員應(yīng)對在冊檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。
