工程檔案管理制度匯編【16篇】

有哪些

工程檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼：明確各類工程文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的編碼規(guī)則，以便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定工程各階段文件的收集時間、方式和責(zé)任人，以及文件的整理要求，確保文件完整無遺漏。

3. 檔案存儲與保護(hù)：設(shè)定檔案的存儲環(huán)境和保護(hù)措施，防止檔案損壞或遺失。

4. 檔案利用與借閱：明確檔案的利用權(quán)限，規(guī)定借閱流程，確保檔案的安全與有效利用。

5. 檔案更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新機(jī)制，以及不再需要的檔案的銷毀程序。

6. 檔案電子化管理：推廣電子檔案，規(guī)范電子文檔的格式、存儲和備份，提高管理效率。

實施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：所有工程文件應(yīng)按照工程階段、專業(yè)領(lǐng)域、文件類型進(jìn)行分類，每類文件賦予唯一的編碼，如“ep-ce-001”代表“工程設(shè)計-結(jié)構(gòu)工程-第一份文件”。

2. 檔案收集與整理：項目經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督文件收集，每個項目階段結(jié)束時，各部門需提交相關(guān)文件至檔案管理部門。文件整理應(yīng)保持文件原貌，注明文件生成日期、作者及主要內(nèi)容。

3. 檔案存儲與保護(hù)：檔案存儲區(qū)域應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，配備防火、防潮、防盜設(shè)施。重要檔案需進(jìn)行定期檢查和復(fù)制，以備不時之需。

4. 檔案利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱檔案。借閱期間，檔案不得擅自復(fù)制或外帶，借閱期限不超過兩周。

5. 檔案更新與銷毀：每年進(jìn)行一次檔案清理，過期、無效或已替代的文件，經(jīng)評估后按程序銷毀。銷毀前需做好記錄，確?？勺匪?。

6. 檔案電子化管理：推行無紙化辦公，鼓勵使用云存儲平臺，設(shè)置訪問權(quán)限，定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。

上墻內(nèi)容

1. 工程檔案管理制度概覽圖：清晰展示各項管理環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系。

2. 檔案分類與編碼示例：列出幾個常見類型的檔案編碼示例，便于理解和應(yīng)用。

3. 借閱流程圖：直觀呈現(xiàn)從申請到歸還的步驟，便于員工操作。

4. 檔案安全警示標(biāo)語：如“檔案安全，人人有責(zé)”，提醒員工重視檔案管理。

5. 應(yīng)急處理指南：簡要說明在火災(zāi)、水災(zāi)等緊急情況下的檔案保護(hù)措施。

通過這些制度和實施細(xì)則，我們旨在建立一個高效、有序、安全的工程檔案管理體系，確保項目的順利進(jìn)行和知識資產(chǎn)的有效傳承。

工程檔案管理制度范文

【第1篇】工程檔案管理制度

工程檔案管理制度

為規(guī)范公司工程檔案管理工作，根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動，記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用 a4 規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業(yè)組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨(dú)編號，頁號從1開始，案卷不宜超過 30mm;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄：序號以一份文件為單位，責(zé)任者填文件的直接形成單位和個人，

有多個責(zé)任者的，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用等代替。文件編號填寫工程文件原 有的文號或圖號；文件題名填寫文件標(biāo)題的名稱。日期填寫文件形成的日期。

未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后 30 日內(nèi)，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后 60 日內(nèi)，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。

（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）

工程代號由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1

專業(yè)號 如：基建類 1 為 1.1.1

工程代號 如xx花園首期為 1.1

樓盤代號 如xx花園代號為 1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計，及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）

1、永久：是指工程檔案需永久保存。

2、長期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長。

五、工程檔案密級

密級分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應(yīng)以高密級為本卷密級。

工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀

按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

【第2篇】工程公司檔案管理制度

************工程有限公司檔案管理制度

匯編：

行政人事部

二零一四年十二月四日

檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：

檔案管理相關(guān)表格

公司檔案管理明細(xì)表

總則

(一)為了加強(qiáng)對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

(四)各部門資料員/資料管理員

1、制度在部門的執(zhí)行;

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

(一)文書檔案

1.1歸檔范圍：

1.1.1、集團(tuán)資料

各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等

公司章程

集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文

1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報的各類正式行文

1.1.3、外來文件

各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件

1.1.4、會議資料

會議紀(jì)要利用明源流程存檔

專題會會議講義

1.1.5、法律文件

合同、協(xié)議審核;

訴訟材料

1.1.6、物資采購合同

1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料

1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

(二)人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;

2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;

2.1.3職稱評定材料;

2.1.4面試表;

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案

2.2、歸檔要求

2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

(三)建設(shè)類檔案

3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。

3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

3.1.3項目核準(zhǔn)(立項)階段

3.1.4方案審查階段

3.1.5初設(shè)審查階段

3.1.6施工許可證階段

3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段

3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。

(四)會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

4.1.2、會計賬簿類：

(1)總賬;

(2)現(xiàn)金日記賬，

(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;

(4)輔助賬簿;

4.1.3財務(wù)報告類：

(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務(wù)所審計后);

(2)月度、季度財務(wù)報表;

(3)不定期重要一次性報表;

(4)審計報告;

(5)驗資報告;

(6)資產(chǎn)評估報告。

4.1.4其他類：

(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;

4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;

4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

(五)實物檔案

5.1、歸檔范圍：

5.1.1、照片、音像類

(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。

(3)公司組織或參與的重大外事活動。

(4)記錄公司重大事件。

(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。

(6)其他具有保存價值。

5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊等

5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

(一)移交

1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費(fèi)用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財務(wù)部才給予核報。

(二)整理

鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

(三)編號

(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

四、檔案的利用

(一)查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。

(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

1.2、檔案查閱程序要求

(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。

(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。

(二)借閱

2.1、借閱程序要求

(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

2.2、檔案的歸還

(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

2.3、其他規(guī)定

會計檔案原則上不借出。

(三)檔案復(fù)制

申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。

五、檔案的保管

(一)檔案的保管期限

各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

(二)專項檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.2、電子版檔案的傳遞和保存

(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

(三)檔案的正式裝盒、造冊

3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。

(四)檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷毀

(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

(二)程序及要求

2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。

2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。

(三)會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。

3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?，?yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機(jī)關(guān)對其依法處理。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

【第3篇】z物業(yè)工程設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

物業(yè)工程設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

1、技術(shù)檔案管理

各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。技術(shù)檔案一般可分成四類:

物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;

設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);

設(shè)備新技術(shù)信息及資料;

職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。

1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。

1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。

1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。

1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。

1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。除圖書外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。

1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。借期為一個月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。圖書不得在個人手中長期持有。

1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。

2、設(shè)備登記卡

設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊。現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的綜合效率。

設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計劃檢修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報廢的主要依據(jù)。

設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對,應(yīng)該做到帳物相符。

3用戶設(shè)備檔案卡

物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。這有利于掌握對用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。

4質(zhì)量記錄

《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113

《設(shè)備編號法則》ed-tb-0309-129

【第4篇】工程設(shè)備檔案管理制度5

工程設(shè)備檔案管理制度(五)

范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了工程技術(shù)檔案的建檔管理,適用于工程設(shè)備檔案的管理。

編制依據(jù)/引用文件

術(shù)語

工程設(shè)備檔案管理制度

1各專業(yè)主管負(fù)責(zé)對本專業(yè)的設(shè)備設(shè)施建立技術(shù)檔案。

2各專業(yè)對所管轄的主要設(shè)備設(shè)施,要建立一機(jī)一檔,內(nèi)容要具體詳細(xì),便于查閱。

3工程設(shè)備的一機(jī)一檔包括,電梯設(shè)備、變配電設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、給排水設(shè)備、熱力設(shè)備、樓宇自控設(shè)備、消防設(shè)備等主要設(shè)備。

4對于更新的設(shè)備或新增的設(shè)備要及時建檔,保證檔案的完整有效。

5借閱設(shè)備檔案需經(jīng)工程部經(jīng)理或經(jīng)理援權(quán)的專業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并須在72小時內(nèi)歸還。

6非本企業(yè)單位與個人,原則上嚴(yán)禁借閱工程設(shè)備檔案。

記錄

《設(shè)備設(shè)施一覽表》

《設(shè)備臺帳》

附加說明:

1.本標(biāo)準(zhǔn)由工程管理部組織起草、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.本標(biāo)準(zhǔn)由工程管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。

【第5篇】塔吊工程拆裝檔案管理制度

1.由內(nèi)業(yè)員負(fù)責(zé),對每一臺塔吊的合格證、備案證等資料進(jìn)行收集、分類、保管、歸存至單機(jī)檔案。

2.拆裝資料的填寫應(yīng)保證真實可靠,對拆裝過程中建立的各類安全、技術(shù)以及施工資料,統(tǒng)一交由物機(jī)部收存保管。

3.機(jī)械設(shè)備管理員對塔吊的拆裝資料的管理,應(yīng)做到如下幾點(diǎn):

①按單機(jī)收集、整理、保管每次安拆的各種資料;

②做好拆裝檔案的編目工作,需要時及時提供各種安拆資料,切實對塔吊的拆裝作業(yè)提供幫助;

③保證資料完好不遺失;

④告知各類原始資料和拆裝資料的借閱單位和借閱人員,不得在檔案資料上涂改、抽換,并保證及時歸還。

【第6篇】地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度

某地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度

為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點(diǎn),制定本制度。

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

(一)工程檔案的歸檔范圍

對于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動,記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。

(詳附件一)

(二)歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗收過程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、

索引、保管、統(tǒng)計

(一)工程檔案的收集

文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。

(二)工程檔案的整理

按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進(jìn)行分類排列。

(三)工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。

2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專業(yè)組卷。

6、竣工驗收文件按單位工程組卷。

(四)工程檔案的編目

1、每卷單獨(dú)編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄:“序號”以一份文件為單位,“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責(zé)任者的,選擇兩個主要責(zé)任者,其余用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原有的文號或圖號;“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌凇Ｎ窗匆缶幠康?每項扣罰部門資料員5元。

(五)工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

(六)工程檔案的歸檔

1、單位工程竣工驗收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。

(七)工程竣工檔案移交

工程竣工驗收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。

(八)工程檔案的索引

工程代號由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據(jù)工程代號填寫。

案卷號如:第1卷1.1.1-1

專業(yè)號如:基建類1為1.1.1

工程代號如zz花園首期為1.1

樓盤代號如zz花園代號為1

(九)工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。

(十)工程檔案的統(tǒng)計

工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長。

五、工程檔案密級

密級分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應(yīng)以高密級為本卷密級。

工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。

六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行

【第7篇】裝飾公司 工程部檔案管理制度

裝飾公司工程部檔案管理制度

1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴(yán)格裝飾施工檔案管理要求負(fù)責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。

2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。

3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。

4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。

5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。

6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。

7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。

【第8篇】工程管理制度工程檔案管理辦法

工程建設(shè)管理制度:工程檔案管理辦法

為對工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負(fù)責(zé)實施。

一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容

1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術(shù)資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗收報告。

2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實施細(xì)則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復(fù)工令;(5)工程總進(jìn)度計劃、月進(jìn)度計劃審批文件;(6)施工組織設(shè)計審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項目竣工驗收報告:a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表;b)工程項目施工例會紀(jì)要;c)工程質(zhì)量檢測記錄;d)材料、設(shè)備進(jìn)場質(zhì)量檢測報告;e)監(jiān)理工程進(jìn)度付款審核報表:f)應(yīng)業(yè)主要求提供的其它專題報告;

3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設(shè)計文件;(2)設(shè)計變更;(3)初步設(shè)計圖紙等設(shè)計文件;(4)工程概算、預(yù)算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護(hù)設(shè)計文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設(shè)計合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標(biāo)文件;(11)工程綜合驗收資料;(12)工程竣工驗收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結(jié)構(gòu)試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。

二、工程技術(shù)資料編制要求

1、原則工程技術(shù)資料嚴(yán)格按照《建設(shè)工程技術(shù)整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進(jìn)行編制并及時歸檔。

2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標(biāo)準(zhǔn)驗收。(2)監(jiān)理資料嚴(yán)格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。

三、工程竣工資料的審查

1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。

2.工程部負(fù)責(zé)復(fù)核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。

3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。

四、竣工資料的報送

1、工程竣工驗收后一個月內(nèi),施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設(shè)單位兩套存檔。

2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設(shè)辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。

【第9篇】管理處工程檔案管理規(guī)程制度

管理處工程檔案管理規(guī)程

1目的

明確管理處工程設(shè)備設(shè)施檔案的管理。

2設(shè)備檔案范圍

2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)

2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護(hù)說明書等,對電梯資料實行一梯一檔)

2.3消防設(shè)備設(shè)施資料(包括消防設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)

2.4供配電設(shè)備設(shè)施資料(包括供配電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)

2.5給排水設(shè)備設(shè)施資料(包括給排水設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)

2.6暖通設(shè)備設(shè)施資料(包括暖通設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)

2.7弱電設(shè)備設(shè)施資料(包括弱電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)

3職責(zé)

3.1管理處工程主管(領(lǐng)班)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的歸集工作。

3.2管理處文員(客服)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的匯總管理工作。

4工作程序

4.1管理處工程主管(領(lǐng)班)在新物業(yè)接管時,負(fù)責(zé)房屋設(shè)備設(shè)施資料的歸集工作。

4.2管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員負(fù)責(zé)日常產(chǎn)生的工程資料的歸集工作。

4.3管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負(fù)責(zé)工程設(shè)備設(shè)施資料的保存和管理工作。

4.4不經(jīng)管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設(shè)備設(shè)施資料外借和復(fù)制;如相關(guān)工作人員需要借閱和復(fù)制,必須經(jīng)管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》。

相關(guān)質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》

【第10篇】綠景物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度

物業(yè)項目工程技術(shù)資料檔案管理制度

一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。

二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。

三.檔案室的備用圖紙,如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,但必須限期歸還。

四.工程部重要設(shè)備的運(yùn)行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。

七.每一臺設(shè)備都必須建立設(shè)備臺賬卡,詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄,每次維修維護(hù)記錄,每次設(shè)備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。

【第11篇】工程化驗室檔案資料管理與保密制度

工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度

1、目的

使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書籍處于受控狀態(tài),滿足檢驗、設(shè)備的原始資料的保存需要。

2、使用范圍

本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。

3、職責(zé)

3.1班長負(fù)責(zé)對檢測原始記錄進(jìn)行歸類,按保存期限進(jìn)行保管。

3.2儀器設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理。

4、工作程序

4.1由班長負(fù)責(zé)歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。

4.2由班長負(fù)責(zé)收集日常水質(zhì)檢測原始記錄,在檢測報告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類儀器設(shè)備檔案資料于進(jìn)站開箱驗收后,立即歸檔。

4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測無關(guān)人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱,不得帶出資料室,不得復(fù)印。

4.4檔案工作人員要嚴(yán)格為供貨商保守技術(shù)機(jī)密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀(jì)律處理。

4.5要注銷的技術(shù)檔案要造冊登記,經(jīng)部長和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷人共同處理,以防失密。

4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。

5、相關(guān)文件

6、相關(guān)記錄

化驗室資料檔案清單

【第12篇】路橋工程學(xué)院團(tuán)學(xué)會檔案管理制度

路橋工程學(xué)院團(tuán)學(xué)會檔案管理制度

1、團(tuán)學(xué)會檔案由團(tuán)學(xué)會負(fù)責(zé)老師專人負(fù)責(zé)管理。

2、團(tuán)學(xué)會檔案工作需要各部門的大力協(xié)作。工作或活動結(jié)束，負(fù)責(zé)人應(yīng)整理文字材料，認(rèn)真總結(jié)，將有關(guān)活動詳細(xì)材料交由負(fù)責(zé)老師存檔。有關(guān)材料應(yīng)包括活動計劃，經(jīng)費(fèi)預(yù)算，活動實施計劃、結(jié)果、活動總結(jié)、經(jīng)費(fèi)使用詳細(xì)情況等。

3、團(tuán)學(xué)會檔案的分類及內(nèi)容

檔案按團(tuán)學(xué)會委員檔案和團(tuán)學(xué)會工作檔案分類、編號歸檔，作到學(xué)院統(tǒng)化、科學(xué)化。

A類：團(tuán)學(xué)會成員檔案管理：把各屆團(tuán)學(xué)會成員的檔案設(shè)宗，主要含以下材料：

①團(tuán)學(xué)會干部個人登記表。

②團(tuán)學(xué)會干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績評定。

③與團(tuán)學(xué)會干部本人有關(guān)的各類文字材料。

④各類材料均一式兩份。

B類：團(tuán)學(xué)會工作文件檔案，主要有以下幾種：

①上級有關(guān)部門的文件、材料，包括各社團(tuán)組織的有關(guān)文件，團(tuán)代會、學(xué)代會的有關(guān)資料等。

②團(tuán)學(xué)會各部門的有關(guān)文件材料(按材料編號設(shè)卷宗)主要含：

a、各部門在各學(xué)期的工作計劃及總結(jié)。

b、各門部舉辦的活動詳細(xì)計劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、活動總結(jié)、最終經(jīng)費(fèi)使用情況等。

c、團(tuán)學(xué)會的物品登記冊、請示報告、會議記錄文字材料的底稿和樣本。

d、與兄弟學(xué)院部、院校相互交流的各種資料。

4、每學(xué)期要對以上檔案分別保管、編目、裝訂，做到不失不漏，有據(jù)可查;

5、查閱檔案須經(jīng)負(fù)責(zé)老師同意，查閱前登記，查閱后必須及時歸還;

6、團(tuán)學(xué)會全體成員有責(zé)任提供完整、詳實的檔案材料，并維護(hù)檔案的完整性和嚴(yán)肅性。

【第13篇】工程項目技術(shù)檔案管理制度十

工程項目技術(shù)檔案管理制度(十)

1、項目設(shè)兼職資料員,負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項目的收文、發(fā)文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管;長期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔,不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計變更其它形式的文件,必須向經(jīng)營部門提供一份原件進(jìn)行保存。

7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看,不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

9、對已歸檔的文件借閱時,必須辦借閱手續(xù),限期歸還。如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù)。

10、作廢文件不統(tǒng)一收回,但應(yīng)在替換文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時,應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗收后,項目應(yīng)及時將工程交工資料整理、匯總,交由武漢項目工程部歸檔。

【第14篇】電氣工程技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案管理制度

電氣工程技術(shù)內(nèi)業(yè)檔案管理制度

1、工程技術(shù)內(nèi)業(yè)必須與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。技術(shù)員每月清查一次,及時掌握技術(shù)內(nèi)業(yè)資料完成情況,清查出所缺項目,應(yīng)在3日內(nèi)補(bǔ)充完成,違者負(fù)激勵100元/次。

2、工程所用材料、構(gòu)配件的出廠質(zhì)量證明文件,進(jìn)場檢驗記錄,試樣委托單及試驗報告等必須齊全、完整歸檔。發(fā)現(xiàn)材料應(yīng)做二次試驗未做材料二次試驗負(fù)激勵l00元/組。

3、技術(shù)內(nèi)業(yè)中的施工過程質(zhì)量控制記錄、施工質(zhì)量檢測記錄必須及時、完整、準(zhǔn)確。

4、檢驗批的劃分應(yīng)按照地標(biāo)劃分原則,結(jié)合工程實際情況綜合考慮,既要便于施工劃分,也要便于記錄。其具體劃分應(yīng)在施工組織設(shè)計中明確。

5、技術(shù)員必須按時做好監(jiān)理內(nèi)業(yè)報驗工作,并及時收回監(jiān)理審批完的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料,以便整理保存。

6、技術(shù)內(nèi)業(yè)資料必須有完整的目錄索引,如果分冊裝訂,既要有總目錄,也要有分冊目錄,并注明各種資料所在冊數(shù)及頁碼。

7、技術(shù)內(nèi)業(yè)裝訂順序應(yīng)按要求裝訂,既要符合施工工序,又要便于編制、查閱。

8、竣工圖上必須標(biāo)明圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)聯(lián)系通知單中更改的內(nèi)容,對更改變動少的,可在施工圖中標(biāo)明,并蓋竣工圖章,簽字手續(xù)齊全。

9、、竣工圖和技術(shù)內(nèi)業(yè)資料均按210mm*、297mm尺寸要求裝訂成冊,每冊厚度不得超過50ram,如超厚可分冊裝訂。

10、工程竣工驗收后15日內(nèi),將竣工技術(shù)資料和竣工圖報送公司有關(guān)人員審核并歸檔,并辦理交接手續(xù),違者負(fù)激勵50元/天。

11、管理體系運(yùn)行資料必須及時、準(zhǔn)確編制完成。

【第15篇】裝飾設(shè)計工程公司檔案管理制度

裝飾設(shè)計工程公司檔案管理制度1總則

1.2 本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔

1.3 公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

1.4 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。2檔案的收集與管理

2.1 堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門的文件資料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動,應(yīng)及時通知公司檔案主管部門。

2.2 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。

2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請示、報告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。

2.4 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。

2.5 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會議等公務(wù)活動的人員,在核報旅差費(fèi)時,必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財務(wù)部門才能給予報銷。

2.6 本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財務(wù)部門才能報銷相關(guān)的會議費(fèi)用。

2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財務(wù)檔案暫由財務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍

3.1 重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗材料、會議紀(jì)錄等。

3.2 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資

3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來的文書。

3.4 本公司向上級的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、報告、會議紀(jì)錄等。

3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。

3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎懲的文件資

3.8 本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。

3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。4平時歸檔

4.1 各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。

4.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。

4.3 公文承辦人員應(yīng)及時將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。

4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時保存文件夾內(nèi)對號入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔

5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。

5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和使用。

5.3 歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的,放在請示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對的最后一年立卷?？缒甓鹊臅h文件放在會議開幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。

5.8 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。

5.1 0案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。

【第16篇】x別墅園區(qū)工程部日常管理資料檔案管理制度

別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理

目的:確保園區(qū)原始資料的完整

政策:設(shè)備及資料的建檔工作,是小區(qū)搞好工程管理的一項十分重要的工作。

程序:

(1) 建檔是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作。

(2) 檔案是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)措施的資料來源。

(3) 研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律,增加對設(shè)備的認(rèn)識和了解,提高維修和管理水平。

(4) 檔案是反饋設(shè)備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。

(5) 設(shè)備檔案,應(yīng)填寫設(shè)備名稱、編號、型號、安裝地點(diǎn)、制造廠,供應(yīng)商、聯(lián)系電話、地址、設(shè)備的主要數(shù)據(jù),其他數(shù)據(jù)、備件存放地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)要點(diǎn),檢修時間及內(nèi)容、事故分析等項。認(rèn)真詳細(xì)做好工作,將對今后的故障維修、制定設(shè)備的預(yù)防性維修計劃及制定巡回檢查帶來許多方便。

(6) 為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為小區(qū)的重要財富,檔案管理作業(yè)程序可依如下10個步驟:①點(diǎn)數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護(hù)、⑨應(yīng)用、⑩定期清理。