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秘書管理制度是對(duì)秘書工作進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)的重要文件，旨在確保企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的高效有序。它涵蓋了秘書的職責(zé)分配、工作流程、行為準(zhǔn)則、培訓(xùn)發(fā)展以及績(jī)效評(píng)估等多個(gè)方面。
包括哪些方面
1. 職責(zé)定義：明確秘書在組織架構(gòu)中的角色和職責(zé)，如文檔管理、會(huì)議安排、行政支持等。
2. 工作流程：制定標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，如信息處理、報(bào)告編寫、接待禮儀等。
3. 行為規(guī)范：設(shè)定職業(yè)道德和行為標(biāo)準(zhǔn)，包括保密協(xié)議、溝通技巧和職業(yè)形象。
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：規(guī)劃秘書的職業(yè)發(fā)展路徑，提供持續(xù)學(xué)習(xí)和技能提升的機(jī)會(huì)。
5. 績(jī)效管理：建立公正的績(jī)效評(píng)價(jià)體系，用于激勵(lì)和改進(jìn)秘書的工作表現(xiàn)。
重要性
秘書作為企業(yè)內(nèi)部的關(guān)鍵聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，其工作效率和專業(yè)素養(yǎng)直接影響到企業(yè)的整體運(yùn)行。良好的秘書管理制度能夠：
1. 提升效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程減少工作混亂，提高工作效率。
2. 維護(hù)形象：通過(guò)行為規(guī)范塑造專業(yè)的對(duì)外形象，增強(qiáng)企業(yè)信譽(yù)。
3. 人才培養(yǎng)：通過(guò)培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃，培養(yǎng)高素質(zhì)的秘書團(tuán)隊(duì)，滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)需求。
4. 優(yōu)化管理：通過(guò)績(jī)效管理，激發(fā)秘書潛力，優(yōu)化人力資源配置。
方案
1. 制定詳細(xì)的職位描述，明確每個(gè)秘書的具體任務(wù)和期望成果。
2. 設(shè)計(jì)工作流程圖，清晰展示任務(wù)分配和協(xié)作機(jī)制，降低誤解和沖突。
3. 開展定期的道德和技能培訓(xùn)，如商務(wù)禮儀、辦公軟件應(yīng)用等。
4. 實(shí)施360度績(jī)效評(píng)估，結(jié)合上級(jí)、同事和自我評(píng)價(jià)，全面反映秘書的工作表現(xiàn)。
5. 定期審查和更新制度，以適應(yīng)企業(yè)變化和市場(chǎng)環(huán)境的發(fā)展。
秘書管理制度的構(gòu)建是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，需要管理層的重視和全體員工的配合。只有這樣，我們才能確保秘書團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性和企業(yè)運(yùn)營(yíng)的高效性，為企業(yè)的成功奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
秘書管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司專職秘書管理工作規(guī)定
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司專職秘書管理工作規(guī)定
為保證_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)董事會(huì)和行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容
(一)專職秘書(以下簡(jiǎn)稱秘書)的工作職責(zé),主要是對(duì)公司董事會(huì)成員、經(jīng)營(yíng)班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。
(二)管理工作內(nèi)容主要包括:接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。
第二條 接待事務(wù)
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來(lái)訪者的預(yù)約、安排和接待工作,并制訂《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》,提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前,應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作,及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。
(二)對(duì)未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪者,在問(wèn)清對(duì)方姓名和要求后,應(yīng)先請(qǐng)對(duì)方稍候,請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)后,再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室對(duì)不宜會(huì)見的來(lái)訪者,則應(yīng)婉言謝絕,或記錄來(lái)訪意圖,以備日后答復(fù)。
(三)對(duì)于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤,秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知綜合管理部,以便預(yù)訂會(huì)場(chǎng)及確定會(huì)務(wù)工作人員。
(四)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐等情況,并事先通知與會(huì)者若需安排用餐的,須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜單。
(五)秘書應(yīng)會(huì)同綜合管理部會(huì)務(wù)人員,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場(chǎng)地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)等事宜。
(六)對(duì)來(lái)訪者,秘書要彬彬有禮,主動(dòng)遞送茶水。若需來(lái)訪者等候時(shí),應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。
第三條 傳達(dá)事務(wù)
(一)秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來(lái)公文、信函、傳真等,在《收件登記表》上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的,則附《收文處理單》;需回復(fù)的,秘書應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。
(二)秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)電,若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙,須將來(lái)電在《來(lái)電登記表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。
(三)秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù),進(jìn)行來(lái)電、來(lái)函的回復(fù)或聯(lián)系,并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對(duì)工作,呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送,并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。
(四)每年 12 月 20 日之前,秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單,負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函,并將名單留存?zhèn)洳椤?/p>
第四條 文書管理
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理部門的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。
(二)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作,并做好文件的編號(hào)、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。
(三)秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營(yíng)管理方面的重要情報(bào),主動(dòng)以書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。
(四)領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料,秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全,如不清楚應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示;所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí),應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。
第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實(shí)。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到,并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過(guò)程。
(二)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排,并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見、會(huì)議中的講話進(jìn)行記錄整理。
第六條 文件整理
(一)秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對(duì)文件進(jìn)行分類,并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放;急件應(yīng)置于急件夾中。
(二)急件須在2 4 小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱;其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后,按審閱意見辦理。
(三)秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月5 日前進(jìn)行整理、歸類;特殊文件、資料,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。
(四)次年3 月3 1 日前,秘書應(yīng)對(duì)所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。
第七條 內(nèi)務(wù)整理
(一)秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品,保證辦公場(chǎng)所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。
(二)秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì)議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。
(三)秘書應(yīng)隨時(shí)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序,保持室內(nèi)溫、濕度適宜,空氣新鮮,保持充足的茶、水、食品等的供給,及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。
(四)秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品,設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表,記錄品種、使用時(shí)間、數(shù)量等,做到心中有數(shù)。
(五)做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報(bào)刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作,保證報(bào)架的報(bào)紙不多于10 天不少于5 天;雜志存留2 期;過(guò)期報(bào)刊雜志及時(shí)下架交綜合管理部處理。
(六)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳粟保存、費(fèi)用報(bào)銷等事宜。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來(lái)名片的整理、歸類和輸錄等工作。
第八條 會(huì)議事務(wù)
(一)秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會(huì)議,應(yīng)事先制訂會(huì)議日程,填寫《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿,準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。
(二)秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知綜合管理部進(jìn)行安排,了解并落實(shí)會(huì)議場(chǎng)地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況,以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會(huì)議記錄等。
(三)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的主題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐、住宿等情況,并預(yù)先通知綜合管理部及與會(huì)者。若需安排用餐,需預(yù)先了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌,排定菜單;需安排住宿的,須預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)定酒店。
(四)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議,秘書應(yīng)做好會(huì)議記錄,并請(qǐng)與會(huì)人員會(huì)簽或請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審簽,需要發(fā)文的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
(五)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會(huì)議,秘書應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加,并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。
第九條 代行事務(wù)
(一)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托,代表領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助;出席婚、喪儀式,前往祝賀或吊唁。
(二)秘書應(yīng)及時(shí)了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況,并請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。
(三)秘書負(fù)責(zé)如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見,做到準(zhǔn)確和快速,并填寫《命令管理表》。事后視情況,將對(duì)方的答復(fù)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)秘書應(yīng)及時(shí)傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文
件、書信與物品,并填寫《命令管理表》。
(五)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命,對(duì)有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查,并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(六)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的交通、食宿安排。
第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)
(一)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式,確保信息渠道的暢通。
(二)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤,確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式,并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。
第十一條 工作紀(jì)律.
(一)秘書在日常工作管理中,應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度,嚴(yán)守工作紀(jì)律,做到:不該問(wèn)的不問(wèn),不該說(shuō)的不說(shuō)。
(二)秘書對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)密文件、資料應(yīng)及時(shí)做好保密防范工作,嚴(yán)防泄密。擬寫文稿應(yīng)確定密級(jí);打字、復(fù)印不得委托他人代理;攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。
第十二條 附則
(一)本規(guī)定適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
(二)本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第2篇 z公路管理局黨委辦公室副主任（兼黨委秘書）崗位職責(zé)
公路管理局黨委辦公室副主任(兼黨委秘書)崗位職責(zé)
一、貫徹落實(shí)局黨委政各項(xiàng)決策部署,協(xié)助主任做好組織、黨建等方面工作的組織實(shí)施和考核總結(jié)。
二、配合主任抓好基層班子考核及科級(jí)干部教育、管理、選拔、培養(yǎng)等組織工作。
三、配合主任抓好組織機(jī)構(gòu)建立健全、黨員教育管理和培養(yǎng)發(fā)展、開展各類黨性實(shí)踐活動(dòng)等黨建工作,并指導(dǎo)基層單位按要求開展黨建工作。
四、負(fù)責(zé)擬寫局黨委工作計(jì)劃、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話等各類綜合性文件材料,并負(fù)責(zé)黨委印章管理。
五、協(xié)助主任做好局黨委各類會(huì)議、活動(dòng)的籌備以及組織協(xié)調(diào)工作,并負(fù)責(zé)做好相關(guān)秘書事務(wù)工作。
六、協(xié)助主任做好與局機(jī)關(guān)各部門、科室及基層各單位的溝通協(xié)調(diào),以及辦公室來(lái)人來(lái)訪接待及來(lái)電、來(lái)函的辦理回復(fù)工作。
七、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第3篇 z公路管理局辦公室秘書崗位職責(zé)
公路管理局辦公室秘書崗位職責(zé)
一、負(fù)責(zé)各類行政公文的收發(fā)、登記、簽呈、傳遞、催辦等工作。
二、嚴(yán)格按照公文處理有關(guān)規(guī)定,督促和協(xié)助打字員、檔案員、通訊員做好各類文件的校改、打印、發(fā)送、立卷、歸檔等工作。
三、嚴(yán)格管理局印章、組織機(jī)構(gòu)代碼、法人代表證和有關(guān)重要資質(zhì)證書等證件,并按規(guī)定使用。
四、草擬各類公文、便函、領(lǐng)導(dǎo)講話和會(huì)議材料,把好文件材料質(zhì)量關(guān)。
五、做好局網(wǎng)站信息的更新、oa綜合辦公系統(tǒng)的管理、辦公自動(dòng)化、信息化的建設(shè)管理等工作。
六、完成領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的其他工作。
第4篇 管理層執(zhí)行秘書(ceo,coo秘書)工作職責(zé)
1.整理會(huì)議記錄。
2.根據(jù)會(huì)議記錄和安排提醒大家進(jìn)行工作進(jìn)展檢
第5篇 綜合管理部綜合秘書崗位職責(zé)內(nèi)容
1.起草公司綜合性文件及草擬領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文件,審核上報(bào)文件。
2.組織安排公司總部文件材料的收發(fā)、歸檔、傳閱。
3.負(fù)責(zé)公司會(huì)議的協(xié)調(diào)、籌備、日程安排以及會(huì)議材料的收集、整理。
4.負(fù)責(zé)公司印章的使用和管理。
5.協(xié)助本部門負(fù)責(zé)人,安排公司的日常接待、對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)。
6.各類公司會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要整理與存檔。
7.完成部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)。
第6篇 科研管理(學(xué)術(shù)秘書)崗位職責(zé)內(nèi)容
1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草編制科研規(guī)劃、科研工作總結(jié)、規(guī)章制度及相關(guān)文件。
2.負(fù)責(zé)各類課題的申報(bào)和組織工作。
3.承擔(dān)各類學(xué)術(shù)活動(dòng)的組織工作,安排本單位的學(xué)術(shù)活動(dòng),整理編寫學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。
4.負(fù)責(zé)科研成果的評(píng)獎(jiǎng)和獎(jiǎng)勵(lì)工作。
5.承擔(dān)研究生教育管理工作,負(fù)責(zé)培養(yǎng)方案、課程安排、論文答辯等工作。
6.負(fù)責(zé)外事接待安排、_外學(xué)者來(lái)訪、因公出境項(xiàng)目報(bào)批手續(xù)及護(hù)照管理。
7.承擔(dān)專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審和聘任的組織工作。
8.負(fù)責(zé)科研成果統(tǒng)計(jì)和各種學(xué)術(shù)活動(dòng)歸檔工作。
9.負(fù)責(zé)本單位的網(wǎng)頁(yè)和更新工作。
第7篇 秘書室文明用語(yǔ)服務(wù)管理制度
一、文明用語(yǔ)
(一)您好!請(qǐng)您這里坐。
(二)您好,請(qǐng)坐,請(qǐng)喝水。
(三)對(duì)不起,讓您久等了。
(四)您走好。
(五)請(qǐng)問(wèn)您有什么事
(六)請(qǐng)您慢慢說(shuō)!
(七)對(duì)不起,領(lǐng)導(dǎo)不在,需要幫忙嗎
(八)請(qǐng)留下您的電話,辦完后我給您回話。
(九)您的問(wèn)題我需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo),請(qǐng)稍候。
(十)您要找的同志出去了,需要我轉(zhuǎn)告嗎如果方便
的話,可否由我代辦
(十一)如果您對(duì)我的答復(fù)不滿意,請(qǐng)到“秘書工作”咨詢。
(十二)這件事由“秘書工作”辦理,請(qǐng)您到“秘書工作”問(wèn)詢一下。
(十三)歡迎隨時(shí)聯(lián)系,我的電話是“秘書工作”。
接電話時(shí):
(十四)您好。
(十五)您好,請(qǐng)問(wèn)您找哪位
(十六)他(她)在,請(qǐng)您稍等。
(十七)對(duì)不起,他(她)出去了,需要留話嗎
打電話時(shí):
(十八)您好,我是“秘書工作”,麻煩您請(qǐng)“秘書工作”接電話。
(十九)請(qǐng)您轉(zhuǎn)告他回話給我,我的電話是“秘書工作”××。
(二十)謝謝,再見。
二、服務(wù)忌語(yǔ)
(一)今天我有事,不辦公。
(二)怎么才來(lái),早干什么去了。
(三)我說(shuō)不能辦就不能辦。
(四)什么時(shí)候辦沒準(zhǔn)兒,你常來(lái)問(wèn)問(wèn)。
(五)急什么,還沒有上班呢。
(六)都幾點(diǎn)了才來(lái),明天再來(lái)吧。
(七)馬上下班了。
(八)不知道。
(九)不歸我管。
(十)不是告訴你了嗎怎么還不清楚。
(十一)文件有規(guī)定,自己查去。
(十二)我要出門,沒空給你多說(shuō)。
(十三)我說(shuō)不行就不行。
(十四)有意見,找領(lǐng)導(dǎo)去。
(十五)政策就這么定的,有意見告去。
(十六)我正忙著,沒空叫他。
(十七)連個(gè)通知都記不清楚,叫個(gè)明白的來(lái)。
(十八)等一等,沒看見正忙著嘛!
(十九)連這么簡(jiǎn)單的事都辦不好。
(二十)讓你怎么辦就怎么辦,少
第8篇 綜合秘書管理崗位職責(zé)要求
1.按照有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)學(xué)校印章的保管、使用及開具各種證明、介紹信;
2.負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系,會(huì)同有關(guān)部門做好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校、來(lái)訪的迎送、接待和陪同等工作;
3.負(fù)責(zé)多部門共同辦理事項(xiàng)的協(xié)調(diào)工作;
4.負(fù)責(zé)做好全校重大活動(dòng)、重要會(huì)議的會(huì)務(wù)及協(xié)調(diào)工作;
5.負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)校外友鄰單位和校內(nèi)有關(guān)部門共同承擔(dān)的綜合性工作;
6.負(fù)責(zé)校領(lǐng)導(dǎo)用車的調(diào)度和出差前后的事務(wù)工作;
7.負(fù)責(zé)行政信訪的接待登記、轉(zhuǎn)辦、催辦和函復(fù)工作;
8.負(fù)責(zé)校領(lǐng)導(dǎo)及辦公室內(nèi)部辦公用品的采購(gòu)、管理和發(fā)放工作;
9.協(xié)助起草學(xué)校綜合性的黨政工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文稿,承擔(dān)學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草和其他文字工作;
10.做好院領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)服務(wù)工作;
11.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第9篇 部門助理秘書質(zhì)量管理員崗位說(shuō)明書
部門助理(秘書、質(zhì)量管理員)崗位說(shuō)明書
崗位名稱:部門助理(秘書/質(zhì)量管理員)
所屬部門:產(chǎn)品開發(fā)部
直接上級(jí):開發(fā)部經(jīng)理
直接管轄范圍:無(wú)
工作目的:協(xié)助經(jīng)理/副經(jīng)理對(duì)本部門日常運(yùn)做進(jìn)行管理;本部門實(shí)施項(xiàng)目的文檔管理、協(xié)助部門經(jīng)理保障部門質(zhì)量體系的有效運(yùn)做。
具體工作職責(zé)
本部門相關(guān)文檔的收集、匯編、管理;
與本部門相關(guān)的質(zhì)量管理工作;
協(xié)助進(jìn)行產(chǎn)品技術(shù)保密;
每天填寫日志,重要信息及時(shí)上報(bào),周末交日志、周總結(jié)、下周計(jì)劃;
完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作。
關(guān)鍵決策與責(zé)任:
資格要求:學(xué)歷要求:本科及以上
專業(yè)知識(shí)要求:通信、計(jì)算機(jī)、相關(guān)專業(yè)
技術(shù)資格要求:
專業(yè)背景要求:有較好的文字表述能力、有一定的協(xié)調(diào)、溝通能力。
年齡/性別要求:不限。
個(gè)性要求:不限。
第10篇 工程部秘書兼?zhèn)}庫(kù)管理職位描述崗位要求
工程部秘書兼?zhèn)}庫(kù)管理職位描述、崗位要求
崗位職責(zé)
1、處理來(lái)函文件、登記、歸檔、統(tǒng)計(jì)資料、打印、復(fù)印函件資料。
2、編制每月辦公用品,做好領(lǐng)用發(fā)放工作。
3、辦理月票、工作餐卡、藥費(fèi)報(bào)銷及其它日用品的發(fā)放工作。
4、協(xié)助編制部門工資、資金寫入表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表,水電、油、氣月度能耗表。
5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。
6、負(fù)責(zé)登記員工考勤表。
7、協(xié)助工程部對(duì)所有圖紙、技術(shù)資料、圖書進(jìn)行分類、編號(hào)、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。
崗位要求
1、大專及以上文化程度,具有良好的英文聽說(shuō)讀寫能力,有工程文職工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮。
2、書寫工整、流利、受過(guò)秘書工作培訓(xùn)。
3、責(zé)任心強(qiáng),工作細(xì)致、穩(wěn)重、踏實(shí)、耐心、熱情、忠于職守、嚴(yán)守機(jī)密。
第11篇 總經(jīng)理秘書:職業(yè)健康安全環(huán)境管理責(zé)任制
1.1.1 負(fù)責(zé)對(duì)國(guó)家安全政策和法規(guī)的研究工作,并經(jīng)常深入基層了解安全工作開展情況,并定期、不定期的向總經(jīng)理提供信息;
1.1.2 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會(huì)的組織、會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議記錄及記錄整理歸檔等工作;
1.1.3 協(xié)助總經(jīng)理擬寫公司級(jí)規(guī)章制度、安全文件等資料,并確保時(shí)間和質(zhì)量;
1.1.4 負(fù)責(zé)總經(jīng)理簽發(fā)的有關(guān)文稿的修訂、編寫、校核和印發(fā)工作;
1.1.5 完成總經(jīng)理交辦的各項(xiàng)工作任務(wù);
1.2 生產(chǎn)副總經(jīng)理安全職責(zé)
1.2.1 認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家及上級(jí)頒發(fā)的安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)政策、法令法規(guī)和規(guī)章制度,協(xié)助總經(jīng)理處理安全生產(chǎn)、環(huán)境管理的相關(guān)工作;
1.2.2 組織制定、修訂和審批生產(chǎn)安全、設(shè)備安全管理規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)程,并組織實(shí)施;
1.2.3 堅(jiān)持貫徹“五同時(shí)”的原則,監(jiān)督檢查安全、設(shè)備主管部門安全職責(zé)履行和各項(xiàng)安全、設(shè)備安全管理規(guī)章制度執(zhí)行情況,及時(shí)糾正失職和違章行為;
1.2.4 定期召開安全、設(shè)備系統(tǒng)的安全生產(chǎn)工作會(huì)議,分析機(jī)動(dòng)、設(shè)備安全生產(chǎn)動(dòng)態(tài),及時(shí)解決存在的問(wèn)題;
1.2.5 組織開展職業(yè)健康安全、環(huán)境管理大檢查,督促設(shè)備大修的安全管理,及時(shí)安排對(duì)查出隱患的整改工作;
1.2.6 組織安全生產(chǎn)競(jìng)賽活動(dòng),總結(jié)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),獎(jiǎng)勵(lì)職業(yè)健康安全、環(huán)境工作中的先進(jìn)部門和個(gè)人;
1.2.7 組織安全生產(chǎn),環(huán)境保護(hù)的宣傳、教育、培訓(xùn)工作,定期安排特種作業(yè)人員參加上級(jí)組織的培訓(xùn)、審證工作,做到特種作業(yè)人員100%持證上崗;
第12篇 學(xué)校院秘書處管理制度
一、部門性質(zhì)
秘書處是院團(tuán)委的“窗口“和“門戶”,是院團(tuán)委匯集信息的中心,是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶,負(fù)責(zé)召集院團(tuán)委全體成員會(huì)議并做好會(huì)議紀(jì)錄;協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門開展工作,落實(shí)例會(huì)決定。負(fù)責(zé)院團(tuán)委內(nèi)部成員考核,協(xié)助院團(tuán)委各部辦好活動(dòng)。通過(guò)各項(xiàng)活動(dòng)激發(fā)團(tuán)員青年關(guān)心同學(xué)的積極性,鼓勵(lì)團(tuán)員青年奉獻(xiàn)愛心,建立愛心基金,并妥善利用基金。指導(dǎo)院團(tuán)委組織發(fā)揮自身作用,自我管理、自我服務(wù)的工作,開展各類學(xué)生建設(shè)、志愿服務(wù)的活動(dòng)。幫助院團(tuán)委副書記進(jìn)行各部的謀劃以及決策,協(xié)助院團(tuán)委老師完成各項(xiàng)工作。
二、日常工作
1、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)社團(tuán)全體成員的檔案管理。每學(xué)期秘書處應(yīng)及時(shí)整理社團(tuán)成員檔案,為新加入的成員建檔。在社團(tuán)的各項(xiàng)工作中應(yīng)合作好人員的分配調(diào)用工作。
2、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)社團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)及各部門例會(huì)的考勤簽到工作,還負(fù)責(zé)抽查各部門的例會(huì)情況,如發(fā)現(xiàn)無(wú)故不參加例會(huì)者,秘書處將記錄備案,缺席三次者,將通報(bào)其部長(zhǎng)撤消其職務(wù)。
3、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)愛心基金的管理以及使用。
4、院團(tuán)委秘書處負(fù)責(zé)部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議的簽到及會(huì)議記錄工作。
5、在秘書處的日常工作中,應(yīng)堅(jiān)持民主集中制原則,逐級(jí)匯報(bào),逐級(jí)審核;上級(jí)對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé);無(wú)極特殊情況不得越級(jí)反映情況。
三、成員守則
1、院團(tuán)委秘書處成員要嚴(yán)于律己,遵守院團(tuán)委成員的管理制度,互助共勉,樹立秘書處良好的形象和聲譽(yù)。
2、院團(tuán)委秘書處成員不得以權(quán)謀私,不得以秘書處的名義有越權(quán)行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情節(jié)輕重,分別處以批評(píng),警告、直至辭退。
3、院團(tuán)委秘書處成員在執(zhí)行任務(wù)中,出現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)追究該組負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任。
4、院團(tuán)委秘書處成員如察覺自己無(wú)法勝任秘書處工作,可以向秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)提出辭職,并上交辭職報(bào)告,老師、秘書長(zhǎng)和副秘書長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況討論后,當(dāng)工作移交完整后方可離開秘書處。
5、秘書長(zhǎng)有布置任何任務(wù)和下達(dá)任何命令,秘書處的成員要互相轉(zhuǎn)告,使消息讓整個(gè)部門的人都知道,這樣才能做到互幫互助,使任務(wù)完成的更好。
6、院團(tuán)委秘書處成員確保相關(guān)信息材料的保密性及準(zhǔn)確性。
四、納新制度
1、有強(qiáng)烈的集體意識(shí),較強(qiáng)的統(tǒng)籌意識(shí)和全局觀念,熟知院團(tuán)委的整體運(yùn)轉(zhuǎn)及院團(tuán)委各部門的職能和聯(lián)系
2、有強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作熱忱,具有不斷完善自我的意識(shí),工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),并有一定創(chuàng)新思維,能在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上尋求解決辦法;
3、有一定的社會(huì)政治洞察力,做好院團(tuán)委的思想文化建設(shè);
4、有一定的組織、策劃能力,財(cái)務(wù)管理能力,文件整理和書寫能力;
5、綜合能力較高者優(yōu)先錄取。
五、例會(huì)制度
例會(huì)是秘書處商討工作、加強(qiáng)交流的重要形式,每位秘書處成員必須按時(shí)參加例會(huì),對(duì)于三次不到者,視為自動(dòng)退出。
六、獎(jiǎng)懲制度
1.對(duì)于本部門表現(xiàn)優(yōu)秀成員,給予口頭或書面形式的表?yè)P(yáng)并作好記錄。
2.對(duì)屢次無(wú)辜缺席,并未能講明原因者,公開提出批評(píng)。
3.其他方面按照院團(tuán)委成員考核制度嚴(yán)格執(zhí)行。
第13篇 秘書室衛(wèi)生管理規(guī)定范例
第一條為加強(qiáng)秘書室衛(wèi)生管理,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境,促進(jìn)機(jī)關(guān)精神文明建設(shè),制定本規(guī)定。
第二條秘書室衛(wèi)生管理工作由室主任負(fù)總責(zé),各工作人員劃分相應(yīng)的衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。
第三條衛(wèi)生守則
(一)不隨地吐痰,不亂扔垃圾,不亂堆放雜物和私人物品。
(二)不向下水道、便池、洗刷池內(nèi)傾倒垃圾,不在辦公樓內(nèi)焚燒廢舊物品。
(三)不在辦公室等公共場(chǎng)所吸煙。
(四)著裝整潔,保持個(gè)人衛(wèi)生。
第四條公共衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)
(一)辦公室:辦公設(shè)施、報(bào)刊、書籍、物品、辦公自動(dòng)化設(shè)備擺放整齊有序,墻壁、房頂、門窗、燈具潔凈,地面無(wú)雜物。
(二)門廳、走廊:墻壁、房頂、門窗、燈具潔凈,樓梯無(wú)灰塵,地面無(wú)污物。
(三)衛(wèi)生責(zé)任區(qū)窗明幾凈,干凈整潔,無(wú)垃圾。
第五條個(gè)人衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)
(一)發(fā)型要保持整潔,經(jīng)常梳理,不得染彩發(fā)或留怪異發(fā)型。男同志不得留長(zhǎng)發(fā)、大鬢角、卷發(fā)、剃光頭。
(二)面部(包括口腔、鼻腔)要保持清潔。
(三)不在他人面前挖鼻孔,擤鼻涕。
(四)手指甲要及時(shí)修剪整齊,不得涂抹彩色指甲油,不得留長(zhǎng)指甲。
(五)著裝整潔、統(tǒng)一。穿裝衣服不得帶有灰塵、汗跡和油漬。上班時(shí)不得穿著休閑裝等其它不符合要求的服裝。
第六條清掃時(shí)間
(一)工作日上午上班前20分鐘清掃辦公樓衛(wèi)生。
(二)周五固定衛(wèi)生清掃時(shí)間或節(jié)假日前,根據(jù)機(jī)關(guān)后勤服務(wù)中心統(tǒng)一組織,全面清掃辦公樓和環(huán)境衛(wèi)生。
第14篇 學(xué)生會(huì)秘書處管理制度
秘書處作為保證學(xué)生會(huì)內(nèi)部溝通組織的部門,且擔(dān)任著學(xué)生會(huì)與各個(gè)班級(jí)之間信息傳遞的特殊功能。所以保證秘書處工作的通暢性,時(shí)效性,和可靠性是十分重要的。為了實(shí)現(xiàn)以上各項(xiàng)特點(diǎn)的完整。特此設(shè)置學(xué)生會(huì)秘書處工作規(guī)章制度,用以更好的完成本部門工作。也請(qǐng)借此制度,使外界有監(jiān)督,指導(dǎo)本部的依據(jù)。
一:例會(huì)項(xiàng)目
1:如無(wú)放假或特殊情況,秘書處應(yīng)每周組織學(xué)生會(huì)和各班班長(zhǎng)展開例會(huì)。且秘書處具有確定會(huì)議地點(diǎn),通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)的義務(wù)。且不得私自更改會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)。
2:舉行會(huì)議期間,秘書處應(yīng)有組織會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,點(diǎn)名等責(zé)任。
3:如有突發(fā)情況需要臨時(shí)通知緊急會(huì)議的,應(yīng)由秘書處通知參會(huì)人員且安排會(huì)議大項(xiàng)。
二:班級(jí)評(píng)比
1:秘書處應(yīng)在每周一,中午之前計(jì)算出財(cái)經(jīng)系各個(gè)班級(jí)的班級(jí)量化考核評(píng)比。應(yīng)發(fā)布到財(cái)經(jīng)系官方博客上并予以備份。除特殊情況外遲發(fā)文件屬于秘書處違規(guī)。
2:秘書處應(yīng)溝通學(xué)生會(huì)各個(gè)部門,在周日晚班會(huì)結(jié)束之前,把各個(gè)部門的檢查結(jié)果采集完整。進(jìn)行計(jì)算。
3:在每周一班級(jí)評(píng)比公示以后,應(yīng)給與各班兩天時(shí)間檢查結(jié)果。公示應(yīng)在周三晚結(jié)束。如有疑問(wèn)的秘書處應(yīng)給予調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的應(yīng)及時(shí)修改并給予當(dāng)事人道歉。公示兩日后封單。任何數(shù)據(jù)將不予修改。
三:學(xué)生會(huì)內(nèi)部工作
1:應(yīng)做好構(gòu)建學(xué)生會(huì)內(nèi)部管理。溝通聯(lián)誼各個(gè)部門。做好維護(hù)學(xué)生會(huì)團(tuán)結(jié)的工作。
2:應(yīng)在每月開頭,和次月結(jié)束,向?qū)W生會(huì)各個(gè)部分收取每月工作計(jì)劃和每月工作總結(jié)。且學(xué)期結(jié)束的時(shí)候收取各部的學(xué)期工作總結(jié)。
3:應(yīng)積極配合其他學(xué)生會(huì)部門的工作。在其人員不足和工作有沖突的時(shí)候給予義不容辭的支持和幫助。
4:應(yīng)該做到從學(xué)管辦傳遞信息到學(xué)生會(huì)和從學(xué)生會(huì)傳遞給各班信息的義務(wù)。且應(yīng)保證時(shí)效性。
以上是學(xué)生會(huì)秘書處的工作制度。如有更新。應(yīng)以最新制度為準(zhǔn)。此制度從指定公示之日起實(shí)行。如和學(xué)生會(huì)總條例有沖突,應(yīng)以學(xué)生會(huì)總條例為準(zhǔn)。本制度僅具有約束秘書處的效能。不對(duì)其他部分實(shí)施影響。
第15篇 秘書組理學(xué)會(huì)檔案管理制度(范本)
以下是小編為大家收集的制度,僅供參考!
1、為了加強(qiáng)理學(xué)會(huì)的自身建設(shè),保持理學(xué)會(huì)工作的連續(xù)性,有利于校社聯(lián)的指導(dǎo)和檢查,同時(shí)也方便各部門工作,為今后開展工作提供豐富的材料和依據(jù),特制定本制度。
2、理學(xué)會(huì)各部門要做好檔案收集與整理工作,報(bào)告總結(jié) 指定專人負(fù)責(zé)。明確責(zé)任,加強(qiáng)管理。
3、檔案資料包括的內(nèi)容如下:上級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)文件;理學(xué)會(huì)組織的章程制度;理學(xué)會(huì)下發(fā)的文件;理學(xué)會(huì)成員的詳細(xì)檔案,個(gè)人簡(jiǎn)歷和小結(jié);理學(xué)會(huì)各部門的工作計(jì)劃,總結(jié)和重大活動(dòng)的方案(活動(dòng)形式、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、效果等);理學(xué)會(huì)各部門的會(huì)議記錄,工作摘要及工作大事記;宣傳板與海報(bào)的底稿或樣式;理學(xué)會(huì)及各部門的公共財(cái)務(wù)登記情況;考勤、考核的有關(guān)材料;兄弟單位或院校的有保存價(jià)值的各種材料;各類活動(dòng)的圖片資料;其他有價(jià)值的資料。
4、各部門須積極配合秘書組關(guān)于檔案管理的工作。
5、理學(xué)會(huì)及各部門檔案資料要系統(tǒng)化、科學(xué)化,定期檢查、整理檔案。各部門個(gè)人查閱理學(xué)會(huì)資料須經(jīng)過(guò)秘書組組長(zhǎng)同意。查閱時(shí)不得翻閱與其工作無(wú)關(guān)的檔案。保持檔案的真實(shí)性。無(wú)特殊情況,檔案不得帶離秘書處,確需帶離須征得秘書組組長(zhǎng)同意,用完歸還。
6、各部門的有關(guān)資料,如計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄、方案等必須交一份給秘書組存檔。
7、以上規(guī)定自公布之日起施行解釋權(quán)歸秘書組。
