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有哪些
房地產(chǎn)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)關(guān)鍵組成部分：
1. 檔案分類與編碼：對(duì)各類房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定清晰的編碼體系，以便于管理和檢索。
2. 收集與整理：明確檔案的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案完整無缺，及時(shí)整理歸檔。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件和保護(hù)措施，防止檔案損毀或丟失。
4. 利用與借閱：設(shè)立借閱流程，規(guī)范檔案的使用權(quán)限，確保信息安全。
5. 更新與銷毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，保持檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
6. 安全管理：強(qiáng)化檔案的安全防護(hù)，包括防火、防盜、防泄密等措施。
7. 信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程訪問。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)檔案性質(zhì)（如土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證、工程圖紙等）進(jìn)行分類，每類設(shè)定唯一編碼。 - 編碼規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和輸入，如“地權(quán)-001”表示第一份土地使用權(quán)證。
2. 收集與整理： - 指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，確保所有相關(guān)文件在業(yè)務(wù)完成后一周內(nèi)歸檔。 - 檔案整理遵循“一事一檔”原則，每份檔案應(yīng)包含完整的文件鏈，如審批表、合同、變更記錄等。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)： - 檔案庫(kù)房需保持適宜的溫濕度，定期檢查防火設(shè)施。 - 對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防自然災(zāi)害。
4. 利用與借閱： - 借閱者需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可提取檔案。 - 借閱期限一般不超過一周，逾期未還者將暫停借閱資格。
5. 更新與銷毀： - 對(duì)于政策變動(dòng)或項(xiàng)目更新涉及的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂或補(bǔ)充。 - 過期且無保留價(jià)值的檔案，每年進(jìn)行一次清理，由檔案管理部門組織專家評(píng)估后銷毀。
6. 安全管理： - 實(shí)行門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。 - 檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。
7. 信息化管理： - 建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和下載。 - 定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。
上墻內(nèi)容
1. 房地產(chǎn)檔案管理制度概覽圖
2. 檔案分類與編碼示例
3. 檔案收集與整理流程圖
4. 借閱與歸還規(guī)定
5. 安全管理注意事項(xiàng)
6. 信息化管理操作指南
通過這些細(xì)則和上墻內(nèi)容，我們旨在構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的房地產(chǎn)檔案管理體系，為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供可靠的信息支持。
房地產(chǎn)檔案管理制度范文
第1篇 健升房地產(chǎn)檔案管理制度
1.目的
明確公司檔案管理原則,建立完善準(zhǔn)確的檔案系列,積累和儲(chǔ)存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。
2.定義
檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會(huì)議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件.
3.原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對(duì)企業(yè)的有效運(yùn)作與決策,對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。::根據(jù)本公司實(shí)際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。
a、地盤保管一般短期資料,對(duì)重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長(zhǎng)期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時(shí)送交公司有關(guān)部門。地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時(shí)將正本報(bào)公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
4.檔案分類
通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項(xiàng)目為主進(jìn)行分類;文書、財(cái)務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財(cái)務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
5.各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù)。
⑵公司組織簡(jiǎn)單、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營(yíng)業(yè)證書、公證書、注冊(cè)文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請(qǐng)示報(bào)告與批復(fù)等。
⑺對(duì)外宣傳的公司簡(jiǎn)介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財(cái)務(wù)類
⑴本公司財(cái)務(wù)制度。
⑵各種會(huì)計(jì)憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會(huì)計(jì)帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會(huì)計(jì)報(bào)表(帳務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年度決算報(bào)表)。
⑸各類清冊(cè)(會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等)。
c、工程施工類
⑴開工申請(qǐng)。
⑵工程保險(xiǎn)文件。
⑶施工記錄、測(cè)試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報(bào)告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報(bào)告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機(jī)械設(shè)備及材料采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃及審批件。
⑵物資訂購(gòu)的報(bào)價(jià)單、比價(jià)單與合同文件。
⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險(xiǎn)文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報(bào)廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進(jìn)出口報(bào)送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購(gòu)地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價(jià)目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計(jì)單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營(yíng)銷策劃報(bào)告等有關(guān)文件。
6.檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請(qǐng)示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,并進(jìn)行代碼編號(hào),字跡要工整、清晰。
e、工程項(xiàng)目在進(jìn)行過程中要隨時(shí)注意收集、積累有關(guān)資料。
7.有關(guān)注意事項(xiàng)
a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求,并結(jié)合實(shí)際情況和以往的經(jīng)驗(yàn),將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級(jí)主管必須重視并經(jīng)常過問,檢查此項(xiàng)工作。
b、各級(jí)管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和
移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級(jí)移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險(xiǎn)柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時(shí)向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時(shí)限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料,必須先造冊(cè)列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級(jí)別的主管簽字批準(zhǔn)后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時(shí),清理上交后,將無用資料加以銷毀。
8.公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時(shí)間或永久保存。
入庫(kù)檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲(chǔ)存及儲(chǔ)存時(shí)間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號(hào),以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
第2篇 房地產(chǎn)檔案管理制度范例
■行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé),各部門協(xié)助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等編號(hào)、分類登記造冊(cè),交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報(bào)的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級(jí)報(bào)上級(jí)部門的請(qǐng)示類文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。
(二)上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示類文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
■工程技術(shù)檔案管理制度
一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實(shí)施。
二、管理機(jī)構(gòu)及職能
(一)組織機(jī)構(gòu):
1、北京dl溫泉房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:
組長(zhǎng):總工程師
組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項(xiàng)工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作,::并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項(xiàng)工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理工作,組織制定本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。
2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、管理內(nèi)容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報(bào):
第3篇 房地產(chǎn)檔案管理職位描述
房地產(chǎn)檔案管理職位描述
崗位職責(zé):
1、負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部檔案管理,編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索編制工作;
2、負(fù)責(zé)日常檔案的管理和裝訂;
3、負(fù)責(zé)檔案、資料調(diào)借工作,嚴(yán)格履行檔案出入手續(xù),準(zhǔn)確掌握檔案動(dòng)態(tài);
4、明確檔案利用工作的目的,正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強(qiáng)保密觀念;
5、保持集團(tuán)檔案資料擺放整齊、科學(xué)有序;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
任職要求:
1、本科以上學(xué)歷,檔案管理類相關(guān)專業(yè);
2、熟悉檔案管理辦法,熟練使用各種辦公軟件;
3、工作嚴(yán)謹(jǐn)、有責(zé)任心、細(xì)致耐心、保密性強(qiáng)、有團(tuán)隊(duì)合作精神。
第4篇 房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)規(guī)范
某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)
一、總則
第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動(dòng)中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊(cè)、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質(zhì)量,以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項(xiàng)工作的需要,為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料,特?cái)M訂檔案管理辦法。二、檔案的分級(jí)負(fù)責(zé)與歸口管理
第二條 本公司的檔案管理為兩級(jí)分工管理制即公司為一級(jí)管理由綜合部部負(fù)責(zé);各職能部門為二級(jí)管理,由各部門自行負(fù)責(zé)。
第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:
1、公司一級(jí)管理歸檔范圍:
(1)部門(含部門)以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。
(2)部門(含部門)以上的各種總結(jié)、報(bào)告。
(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報(bào)。
(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀(jì)要、大事記。
(5)各種協(xié)議書、合同書。
(6)各種工程圖紙底圖。
(7)各種設(shè)備檔案及說明書。
(8)各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。
(9)公司財(cái)務(wù)部、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告。(10)公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。
(11)公司各種管理規(guī)章制度。
(12)公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文。
(13)公司各種法律、公證文件。
(14)公司各部門經(jīng)理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。
(15)有董事會(huì)成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和社會(huì)活動(dòng)的圖片資料及電視資料片。
(16)公司發(fā)展大事記。
(17)公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
(18)公司通訊。
2、部門二級(jí)檔案管理歸檔范圍:
(1)公司、部門及職員的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。
(2)公司、部門及職員的各種總結(jié)、報(bào)告。
(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報(bào)。
(4)公司、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。
(5)公司的各種管理制度。
(6)其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。
三、公司檔案分類表類別細(xì)目名稱經(jīng)營(yíng)決策經(jīng)營(yíng)管理類計(jì)劃工作統(tǒng)計(jì)工作公司管理財(cái)務(wù)管理物資管理編號(hào)
基本范圍公司規(guī)劃,重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策,公司發(fā)展規(guī)劃,方案目標(biāo)管理等。公司中長(zhǎng)期計(jì)劃,年(季)度計(jì)劃,各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃,全面計(jì)劃管理工作。各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價(jià)格管理,會(huì)計(jì)管理,資金流通管理。物資供應(yīng),倉(cāng)庫(kù)管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場(chǎng)分析,客戶調(diào)查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務(wù)工作等。公司綜合性行政事務(wù)工作,司務(wù)會(huì)議,總經(jīng)理辦公室工作,文秘工作,機(jī)要保密工作等。消防,保衛(wèi)等。合同管理,涉外法律事務(wù)等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務(wù)安全保衛(wèi)法律事務(wù)
類審計(jì)工作人事管理勞動(dòng)管理培訓(xùn)工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理、各專項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)等。干部管理,工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動(dòng)定額、定員,勞動(dòng)調(diào)配,勞動(dòng)工資,勞動(dòng)保護(hù)等。職工在職培訓(xùn),管理干部開發(fā)等。公司檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng),情報(bào)工作,圖書資料工作等。
員工防病治病,計(jì)劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動(dòng)等。生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。公司質(zhì)量管理,樓宇質(zhì)量檢測(cè)和質(zhì)量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發(fā),技術(shù)成果管理,技術(shù)引進(jìn),技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù),合理化建議等。環(huán)境保護(hù)檢測(cè)與控制,污染治理等。
各種計(jì)量檢測(cè)工作。公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作,各種標(biāo)準(zhǔn)檔案
。同一工程項(xiàng)目?jī)?nèi),包含工程的勘探測(cè)繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計(jì)圖、施工圖、水電圖、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設(shè)備儀器類,含設(shè)備購(gòu)
第5篇 _房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度(五)
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。
第二條 管理部門
行政管理部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責(zé)如下。
1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。
2、對(duì)公司其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。
4、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
5、提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
第二章 公司檔案管理體制
第三條 歸檔范圍
1、法規(guī)性文件。包括政府機(jī)構(gòu)部門頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
2、公司股東會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)形成的文件材料。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
6、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。
7、勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。
8、儀器、設(shè)備方面的文件材料。
9、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。
10、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。
11、聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。
12、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。
第四條 管理部門
1、公司檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。
2、公司設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn),分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負(fù)責(zé)公司所有人員及制度的建檔與管理;財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。
3、各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。
第三章 平時(shí)歸卷
第五條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第六條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第七條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第八條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時(shí)保存文件卷內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第四章 立卷
第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請(qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
第十四條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。
第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整。清晰。
第五章 檔案借閱、利用工作
第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式
1、提供檔案原件。
2、提供檔案復(fù)印件。
3、提供文獻(xiàn)索引資料。
第十八條 借閱管理
1、凡需使用檔案者,均須填寫《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
2、案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。
3、借閱期限不得超過5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),需當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、外單位借閱檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
第六章 檔案銷毀管理
第十九條 對(duì)已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
第二十條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
第二十一條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
第七章 附則
第二十二條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
第6篇 房產(chǎn)局房地產(chǎn)檔案管理制度
z房地產(chǎn)管理局房地產(chǎn)檔案管理制度
為了加強(qiáng)和規(guī)范房地產(chǎn)檔案管理,妥善保存和科學(xué)利用檔案,更好為社會(huì)服務(wù),特制訂本制度。
一、檔案人員管理職責(zé)
(一)要認(rèn)真做好檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔。歸檔的材料,應(yīng)做到格式統(tǒng)一、字跡工整、條理清晰。
(二)要愛惜檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,不污染、不磨損,保證檔案排列整齊有序,便于查找和利用。
(三)要嚴(yán)守保密制度,檔案不得轉(zhuǎn)借、涂改,不代他人閱檔,不準(zhǔn)他人私自摘抄、復(fù)印和進(jìn)入庫(kù)房。
(四)要經(jīng)常做好庫(kù)房的防盜、防火、防光、防蟲鼠、防濕、防塵和防高溫等工作。
(五)要學(xué)好檔案管理的法律法規(guī),不斷提高檔案管理水平和辦事效率。
(六)要秉公辦事,方便群眾,簡(jiǎn)化查檔手續(xù),做到隨到隨查。
二、檔案查閱
(一)房地產(chǎn)檔案只限于閱覽室查閱和摘抄,確因辦案需要借出的,必須辦理調(diào)借審批手續(xù)。調(diào)借單位和經(jīng)辦人,要確保檔案資料不折皺、污損、拆頁(yè),不許抽出或剪裁檔案資料,或在其上面畫線、圈點(diǎn)、打叉和涂改。
(二)局內(nèi)部查閱檔案,必須持有本局檔案查閱單,方可查閱。
(三)各級(jí)人民法院、公安機(jī)關(guān)、公證處、仲裁機(jī)構(gòu),因辦案需查閱檔案的,必須持單位介紹信及出具被介紹人的身份證或工作證,方可查閱。
(四)律師事務(wù)所、法律服務(wù)所的律師或法律工作者,因辦案需查閱檔案的,由案件承辦人憑單位介紹信及出具生效的注冊(cè)律師證或法律工作者證,方可查閱。
(五)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體,需要查閱其自有房地產(chǎn)檔案,必須持交查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證和單位介紹信及出具被介紹人身份證,方可查閱。
(六)私有房產(chǎn)業(yè)權(quán)人需要查閱其房地產(chǎn)檔案的,必須持有查閱房屋的產(chǎn)權(quán)證及業(yè)權(quán)人的身份證,方可查閱。
業(yè)權(quán)人(權(quán)屬人)因故不能前來查閱的,可出具生效的委托書,委托他人代理。受委托人持業(yè)權(quán)人的產(chǎn)權(quán)證、委托書和本人身份證,方可查閱。
(七)查閱檔案必須寫明房屋的座落和查閱內(nèi)容。其他需要了解房地產(chǎn)檔案情況的單位或個(gè)人,可憑單位介紹信、身份證等有效證件,并說明查閱原因,由工作人員給予口頭咨詢服務(wù)。
(八)抄摘或復(fù)制檔案,必須在批準(zhǔn)查閱范圍內(nèi)進(jìn)行,只能復(fù)制權(quán)利人繳交的證明材料。凡涉及局內(nèi)部辦證領(lǐng)導(dǎo)審批意見的內(nèi)容不準(zhǔn)抄摘或復(fù)制。
(九)檔案材料中的復(fù)印件不得再?gòu)?fù)印。
三、查閱的審批手續(xù)
(一)局內(nèi)部查閱檔案,須填寫“z市房地產(chǎn)管理局檔案查閱單”,并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后 ,憑單查閱。
(二)因公需調(diào)借檔案的,須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意,辦理調(diào)借手續(xù)。借出的檔案原則上要有檔案工作人員隨行。
四、查閱檔案收費(fèi)
根據(jù)檔案為社會(huì)服務(wù)要有償使用的原則,查閱、復(fù)印檔案材料、提供咨詢服務(wù)及出具證明等,均按市物價(jià)局核準(zhǔn)的“z市房地產(chǎn)管理局檔案收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)”收取。
