房地產(chǎn)檔案管理制度匯編【16篇】

有哪些

房地產(chǎn)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)關(guān)鍵組成部分：

1. 檔案分類(lèi)與編碼：對(duì)各類(lèi)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并設(shè)定清晰的編碼體系，以便于管理和檢索。

2. 收集與整理：明確檔案的收集范圍、標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保檔案完整無(wú)缺，及時(shí)整理歸檔。

3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件和保護(hù)措施，防止檔案損毀或丟失。

4. 利用與借閱：設(shè)立借閱流程，規(guī)范檔案的使用權(quán)限，確保信息安全。

5. 更新與銷(xiāo)毀：規(guī)定檔案的更新周期和銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)，保持檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

6. 安全管理：強(qiáng)化檔案的安全防護(hù)，包括防火、防盜、防泄密等措施。

7. 信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和遠(yuǎn)程訪(fǎng)問(wèn)。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類(lèi)與編碼： - 根據(jù)檔案性質(zhì)（如土地使用權(quán)證、房產(chǎn)證、工程圖紙等）進(jìn)行分類(lèi)，每類(lèi)設(shè)定唯一編碼。 - 編碼規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和輸入，如“地權(quán)-001”表示第一份土地使用權(quán)證。

2. 收集與整理： - 指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集，確保所有相關(guān)文件在業(yè)務(wù)完成后一周內(nèi)歸檔。 - 檔案整理遵循“一事一檔”原則，每份檔案應(yīng)包含完整的文件鏈，如審批表、合同、變更記錄等。

3. 存儲(chǔ)與保護(hù)： - 檔案庫(kù)房需保持適宜的溫濕度，定期檢查防火設(shè)施。 - 對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防自然災(zāi)害。

4. 利用與借閱： - 借閱者需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可提取檔案。 - 借閱期限一般不超過(guò)一周，逾期未還者將暫停借閱資格。

5. 更新與銷(xiāo)毀： - 對(duì)于政策變動(dòng)或項(xiàng)目更新涉及的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂或補(bǔ)充。 - 過(guò)期且無(wú)保留價(jià)值的檔案，每年進(jìn)行一次清理，由檔案管理部門(mén)組織專(zhuān)家評(píng)估后銷(xiāo)毀。

6. 安全管理： - 實(shí)行門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。 - 檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案信息。

7. 信息化管理： - 建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)查詢(xún)和下載。 - 定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。

上墻內(nèi)容

1. 房地產(chǎn)檔案管理制度概覽圖

2. 檔案分類(lèi)與編碼示例

3. 檔案收集與整理流程圖

4. 借閱與歸還規(guī)定

5. 安全管理注意事項(xiàng)

6. 信息化管理操作指南

通過(guò)這些細(xì)則和上墻內(nèi)容，我們旨在構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的房地產(chǎn)檔案管理體系，為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供可靠的信息支持。

房地產(chǎn)檔案管理制度范文

第1篇 房地產(chǎn)檔案管理制度

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度

(五) 第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。

第二條 管理部門(mén)行政管理部是公司文書(shū)檔案的管理部門(mén),其主要職責(zé)如下。

1、 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

2、 對(duì)公司其他部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

3、 做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。

4、 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

5、 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。第二章 公司檔案管理體制

第三條 歸檔范圍

1、 法規(guī)性文件。包括政府機(jī)構(gòu)部門(mén)頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、 公司股東會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)形成的文件材料。

3、 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。

4、 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5、 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

6、 財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。

7、 勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。

8、 儀器、設(shè)備方面的文件材料。

9、 基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。

10、 科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。

11、 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料。

12、 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來(lái)往的批復(fù)。

第四條 管理部門(mén)

1、 公司檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

2、 公司設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn),分管各類(lèi)文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過(guò)程所需各類(lèi)文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負(fù)責(zé)公司所有人員及制度的建檔與管理;財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門(mén)移交檔案的管理。

3、 各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門(mén)不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。第三章 平時(shí)歸卷

第五條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第六條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《案卷類(lèi)目》?！栋妇眍?lèi)目》的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。

第七條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。

第八條 專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照《案卷類(lèi)目》條款,放入平時(shí)保存文件卷內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。第四章 立卷

第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。

第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請(qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。

第十四條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)《卷內(nèi)文件目錄》。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在《備考表》內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。

第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整。清晰。第五章 檔案借閱、利用工作

第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式

1、 提供檔案原件。

2、 提供檔案復(fù)印件。

3、 提供文獻(xiàn)索引資料。

第十八條 借閱管理

1、 凡需使用檔案者,均須填寫(xiě)《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

2、 案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。

3、 借閱期限不得超過(guò)5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

4、 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),需當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

5、 外單位借閱檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章 檔案銷(xiāo)毀管理

第十九條 對(duì)已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。

第二十條 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。

第二十一條 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。第七章 附則

第二十二條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

第2篇 房地產(chǎn)檔案管理制度范例

■行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé),各部門(mén)協(xié)助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類(lèi)公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類(lèi)文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮。

(三)政府部門(mén)下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

(四)各部門(mén)每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等編號(hào)、分類(lèi)登記造冊(cè),交辦公室統(tǒng)一保管。

(五)各部門(mén)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等由各部門(mén)自行管理。各部門(mén)應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類(lèi)文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

三、各部門(mén)上報(bào)的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見(jiàn)《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類(lèi)公文辦理程序

(一)一般下級(jí)報(bào)上級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示類(lèi)文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。

(二)上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示類(lèi)文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

■工程技術(shù)檔案管理制度

一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實(shí)施。

二、管理機(jī)構(gòu)及職能

(一)組織機(jī)構(gòu):

1、北京dl溫泉房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:

組長(zhǎng):總工程師

組員:開(kāi)發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門(mén)指定的檔案員。

2、參與本項(xiàng)工程的其它公司均要指定專(zhuān)人分管檔案工作,::并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項(xiàng)工程的檔案材料。

(二)職能

1、總工程師負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理工作,組織制定本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門(mén)向城建檔案館移交。

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、管理內(nèi)容與要求

(一)歸檔辦法:

(二)管理要求:

(三)竣工圖的編制:

(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見(jiàn)附表)

(五)工程檔案使用:

(六)匯總上報(bào):

第3篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度6

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度6

1.0 主要內(nèi)容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容?？蛻?hù)檔案管理執(zhí)行《客戶(hù)檔案管理制度》。

2.0 檔案的管理機(jī)構(gòu)

2.1 文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2 各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2.3 檔案室主要職責(zé):

2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.3.2 對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;

2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;

2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3.0 檔案的種類(lèi)

3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。

3.6 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。

3.7 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

3.8 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。

3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

3.11 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。

3.12 技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。

4.0檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。

5.0 檔案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

5.2 立卷歸檔的時(shí)間

5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

5.2.2 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

5.3 立卷歸檔的要求

5.3.1 各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

5.3.2 移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。

5.3.5 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

5.3.6 立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

5.3.7 立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。

5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。

5.3.11 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。

5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.0 檔案的借閱

6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

6.2 各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。

6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。

6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。

6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情

況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。

7.0檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。

7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

7.6 外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8.0 超期檔案的銷(xiāo)毀

8.1對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。

8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。

8.3 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。

9.0 檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第4篇 領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度

檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé),各部門(mén)協(xié)助管理。

一、文件檔案的管理

1、各類(lèi)公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;

2、各類(lèi)文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;

3、政府部門(mén)下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;

4、各部門(mén)每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;

5、各部門(mén)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案,部門(mén)應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔,以便查閱、利用;

6、各類(lèi)文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

二、工程技術(shù)檔案的管理

1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作,組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、檔案管理規(guī)范

為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本規(guī)范。

(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé),檔案管理員保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度,即:資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔,各部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔;3、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。

(四)檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門(mén)經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù);

2、檔案借閱者必須做到:①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

(五)檔案的銷(xiāo)毀

1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料;

2、當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;

3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;

5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

第5篇 房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類(lèi)報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門(mén)的各類(lèi)報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類(lèi)合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報(bào)價(jià)資質(zhì)資料、報(bào)價(jià)商務(wù)資料及報(bào)價(jià)匯總表說(shuō)明文件,比價(jià)的考察調(diào)研報(bào)告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書(shū)、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評(píng)價(jià)(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類(lèi)設(shè)備資料。主要包括計(jì)劃、選購(gòu)階段的儀器設(shè)備購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單、協(xié)議、合同、重要來(lái)往函件、電文;開(kāi)箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開(kāi)箱驗(yàn)收單、出廠(chǎng)合格證書(shū)、出廠(chǎng)精度檢

3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書(shū)、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)、軟件、硬件部分的文件材料、開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車(chē)、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問(wèn)題及處理意見(jiàn);運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門(mén)的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書(shū)、請(qǐng)示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等各類(lèi)文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹(shù)立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度。

2、凡涉及不宜公開(kāi)的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

4、對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷(xiāo)毀人、監(jiān)銷(xiāo)人銷(xiāo)毀,并簽名注銷(xiāo)。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

4、積極主動(dòng)地向上級(jí)主管部門(mén)匯報(bào)檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無(wú)關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

3、做好檔案柜內(nèi)六防(防盜、防火、防塵、防陽(yáng)光、防潮、防鼠蟲(chóng)蛀)工作,平時(shí)要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4、對(duì)檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件,儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間先后排列好,用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào),凡有文字的頁(yè)面,都要編號(hào),正面編在右上角,背面寫(xiě)在左上角,然后填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長(zhǎng)假前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時(shí)間,不得超過(guò)半個(gè)月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時(shí)應(yīng)填交接單方可交付。

4、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線(xiàn)、打勾、作記號(hào)、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時(shí)登記。

2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類(lèi)統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱(chēng)分類(lèi)組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個(gè)保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過(guò)程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類(lèi)檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時(shí),應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間要求。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購(gòu)置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時(shí)移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。

第6篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度12

房地產(chǎn)公司檔案管理制度(十二)

第一節(jié)行政檔案管理制度

一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé),各部門(mén)協(xié)助管理。

二、文件檔案的處理

(一)各類(lèi)公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。

(二)各類(lèi)文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計(jì)、保護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé),以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮。

(三)政府部門(mén)下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。

(四)各部門(mén)每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等編號(hào)、分類(lèi)登記造冊(cè),交辦公室統(tǒng)一保管。

(五)各部門(mén)的各類(lèi)專(zhuān)業(yè)檔案,如工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等由各部門(mén)自行管理。各部門(mén)應(yīng)在立檔后,將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份,以便查閱、利用。

(六)各類(lèi)文件檔案要妥善保管,任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場(chǎng)所,避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。

三、各部門(mén)上報(bào)的行文,要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行,具體詳見(jiàn)《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。

四、各類(lèi)公文辦理程序

(一)一般下級(jí)報(bào)上級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示類(lèi)文件,應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù),緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。

(二)上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示類(lèi)文件,應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理,處理結(jié)果及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

第二節(jié)工程技術(shù)檔案管理制度

一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實(shí)施。

二、管理機(jī)構(gòu)及職能

(一)組織機(jī)構(gòu):

1、**房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組,該管理小組由下列人員組成:

組長(zhǎng):總工程師

組員:開(kāi)發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門(mén)指定的檔案員。

2、參與本項(xiàng)工程的其它公司均要指定專(zhuān)人分管檔案工作,并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度,配備能勝任的檔案工作人員,以保證高質(zhì)量地管理好本項(xiàng)工程的檔案材料。

(二)職能

1、總工程師負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理工作,組織制定本項(xiàng)工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件,組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門(mén)向城建檔案館移交。

2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作,并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。

3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖,匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。

4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部,并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。

三、管理內(nèi)容與要求

(一)歸檔辦法:

(二)管理要求:

(三)竣工圖的編制:

(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見(jiàn)附表)

(五)工程檔案使用:

(六)匯總上報(bào):

第7篇 房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度

檔案是公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的資料,對(duì)公司開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)具有指導(dǎo)性、參考性和依據(jù)性。公司為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理和管理,有效地保護(hù)和利用檔案資源,特制定本辦法。

云鼎房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)和公司各部門(mén)在工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀(jì)錄資料或材料。

1、文書(shū)立卷

(1)、文書(shū)立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門(mén)的工作任務(wù)之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整,文件制成材料、書(shū)寫(xiě)材料符合要求,組卷合理,案卷標(biāo)題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫(xiě)規(guī)范,裝訂結(jié)實(shí)美觀,案卷排列有序。

(2)、辦公室及各職能部門(mén)應(yīng)隨時(shí)或每年年底將辦理完畢的歸檔文件,收集整理后移交給檔案管理人員,移交的文件必須完整規(guī)范,符合歸檔質(zhì)量要求。

(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)、保持文件之間有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問(wèn)題為主,一個(gè)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)及聯(lián)系密切的文件組成一卷。

(4)、卷內(nèi)文件按問(wèn)題、時(shí)間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前,簽發(fā)稿在后;本單位的批復(fù)在前,下級(jí)單位的請(qǐng)示在后;本單位的請(qǐng)示在前,上級(jí)單位的批復(fù)在后;復(fù)制件在前,原件在后。

2、檔案管理

(1)、公司辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司黨、政、工、團(tuán)、經(jīng)營(yíng)管理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門(mén)負(fù)責(zé)收集整理本部門(mén)的相關(guān)文件,年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家和上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的保密制度,維護(hù)檔案完整與安全。

(2)、辦公室接收歸檔文件時(shí),要填寫(xiě)檔案移交單,詳細(xì)清點(diǎn),并由雙方經(jīng)手人在單上簽字,各執(zhí)一份。

(3)、檔案人員調(diào)離工作時(shí),離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級(jí)狀況交代清楚,并辦理書(shū)面交接手續(xù)。

(4)、文書(shū)材料每年立卷歸檔一次,辦公室和各職能部門(mén)將整理完整的前一年文件登記造冊(cè),于第二年第一季度末向檔案部門(mén)移交。

(5)、檔案管理員將文書(shū)檔案按年代、組織機(jī)構(gòu)整理,保持文件的歷史聯(lián)系,卷內(nèi)文件按科目、時(shí)間、作者、問(wèn)題、名稱(chēng)系統(tǒng)排列并裝訂成冊(cè)。

(6)、卷內(nèi)文件按時(shí)間、重要程度、問(wèn)題分類(lèi)順序排列。具有保存價(jià)值的屬于同一問(wèn)題、同一時(shí)期的文件應(yīng)盡量組織在一個(gè)保管單位里;某個(gè)問(wèn)題向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)此文件的批復(fù)、通知應(yīng)立卷在一起。

(7)、文件保管年限分為永久、長(zhǎng)期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動(dòng),對(duì)公司工作有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作具有參考價(jià)值的文件列為長(zhǎng)期保管;在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料列為短期保管。

(8)、對(duì)無(wú)保存價(jià)值需銷(xiāo)毀的文件資料要登記造冊(cè),經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可處理。

(9)、辦公適應(yīng)建立檔案等績(jī)、統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀案卷必須在專(zhuān)設(shè)的賬簿上登記,對(duì)保管、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3、檔案借閱

(1)、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機(jī)密的文件資料,需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準(zhǔn)。

(2)、檔案室檔案原則上不借出室外,因工作需要,須借出檔案,經(jīng)檔案部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可辦理借出手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料,不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失,發(fā)生問(wèn)題須報(bào)檔案部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)。

(3)、借閱檔案文件需認(rèn)真、逐項(xiàng)填寫(xiě)借閱登記表,寫(xiě)明借閱用途,用后及時(shí)歸還。

(4)、外單位人員利用檔案資料,除遵守公司內(nèi)部借閱制度外,只限在檔案室內(nèi)閱覽,不得借出,特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(5)、本辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第8篇 x房地產(chǎn)公司檔案管理制度

房地產(chǎn)公司檔案管理制度

1.目的:為加強(qiáng)檔案的管理工作,維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司各部門(mén)人員的利用,充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,特制定本制度。

2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料,包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。

3.職責(zé)

檔案工作,設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員,隸屬行政辦公室,對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理,各部門(mén)設(shè)立二級(jí)檔案員,由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào),監(jiān)督和指導(dǎo)。

行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門(mén)做好檔案管理工作,檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用,并對(duì)各部門(mén)文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。

各部門(mén)負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作,并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦,由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。

人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷(xiāo)售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷(xiāo)管理部設(shè)專(zhuān)人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。

各部門(mén)應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人(檔案員)。檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。

歸檔

各部門(mén)應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行移交手續(xù),重要資料應(yīng)隨時(shí)移交,集中管理,任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。

歸檔范圍及管理:

各類(lèi)資質(zhì)文件、各類(lèi)規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門(mén)批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔,并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。

各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖,設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料,會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

工程進(jìn)度計(jì)劃,施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠(chǎng)家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄,工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類(lèi)合同協(xié)議(承包、商務(wù)、銷(xiāo)售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等)的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書(shū)等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

各類(lèi)證件(營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本;開(kāi)戶(hù)許可證等)及各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。

公司采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書(shū)等資料由材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理及歸檔。

凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料,由各部門(mén)二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。

歸檔資料必須符合下列要求:

文件材料齊全完整,真實(shí)有效;不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)的字跡。

根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷;

根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值,進(jìn)行分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

借閱

檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),并填寫(xiě)檔案借閱登記表。

本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案,查借秘密檔案,需經(jīng)所在單位主管副總簽字,方可借閱。

機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱,由所在單位主管副總簽署意見(jiàn),經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。

本公司職工借閱的檔案,原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借,必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn),外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還,所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限,如需繼續(xù)使用,若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案,檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí)催還,借閱人不得拒還。

外單位人員借閱非機(jī)要檔案,必須持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意,并辦理借閱登記手續(xù),所借閱的檔案,只能在本檔案室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)外借,檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。

借閱檔案要注意愛(ài)護(hù)和保管,不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫(huà)、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級(jí)內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案,要注意保密,如有上述違規(guī)行為,要追究當(dāng)事人責(zé)任。

查閱一般檔案材料,經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。

借出或歸還檔案時(shí),檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況,如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。

借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù),檔案管理人員一律拒借,否則,追究檔案管理人員的責(zé)任。

職工臨時(shí)離開(kāi)公司(出國(guó)、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等)、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前,人力資源部門(mén)要及時(shí)通知檔案部門(mén),經(jīng)檔案部門(mén)簽字確認(rèn)已還清所借檔案后,方能辦理相關(guān)手續(xù)。

本公司保管的人事、財(cái)務(wù)、車(chē)輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱,不對(duì)外交流,外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借,需要查閱者必須經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后,由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人陪同查閱,財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制,財(cái)務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制,必須在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。

檔案保存期限及銷(xiāo)毀

工程項(xiàng)目竣工資料、開(kāi)發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。

行政檔案視可利用價(jià)值定期銷(xiāo)毀。

檔案每三年鑒定一次,對(duì)超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類(lèi)。

由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷(xiāo)毀檔案須填寫(xiě)檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批表。

銷(xiāo)毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行,同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷(xiāo)人,監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。

檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求

為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù),要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總,并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次,分析利用率,總結(jié)檔案利用與效果。

保密資料要全部入庫(kù),存放在檔案室保密柜中,在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。

公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,若有泄密應(yīng)追究責(zé)任,有嚴(yán)重泄密或竊密行為者,視其情節(jié)進(jìn)行處理,并追究其刑事責(zé)任。

加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

附件13.檔案借閱申請(qǐng)單

附件14.檔案借

閱登記表

附件15.存檔登記表

第9篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、歸檔時(shí)間和份數(shù)

對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門(mén)經(jīng)理以上員工(含部門(mén)經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第10篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫(xiě)

一、基本要求

1、 檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。

2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。

3、 對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、 辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全

二、 歸檔時(shí)間和份數(shù)對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、 查(借)閱

1、 公司部門(mén)經(jīng)理以上員工(含部門(mén)經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、 公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);

3、 查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

第11篇 房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度：總則

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度:總則

為了公司檔案管理的統(tǒng)一性、完整性、規(guī)范性和安全性,充分發(fā)揮檔案的有效作用,維護(hù)公司合法權(quán)益,防止檔案丟失、損壞、被盜、受潮、蛀蝕等,特制定本制度。

一、編制依據(jù):

(一)《中華人民共和國(guó)檔案法》

(二)《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》

(三)《**工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)劃》

(四)《**企業(yè)網(wǎng)、機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍及保管期限》

二、總則

(一)公司檔案是指各職能部門(mén)及個(gè)人在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)中所形成的,對(duì)公司有保存、查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料。

(二)公司檔案是公司在各項(xiàng)工作中形成的全部檔案的總和,包括行政管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、工程開(kāi)發(fā)建設(shè)、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、設(shè)備等。

(三)檔案是公司的寶貴財(cái)富,必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理,按照《檔案法》規(guī)定,任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何形式和手段將應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有。

(四)公司檔案由公司總工程師分管,行政隸屬總經(jīng)辦。

(五)公司開(kāi)發(fā)建設(shè)的工程項(xiàng)目各施工、監(jiān)理單位應(yīng)遵照本制度有關(guān)條款執(zhí)行。

第12篇 麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度

麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化,更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制訂本辦法。

第二條 凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第二章 檔案管理體制

第三條 公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管,分級(jí)查閱的原則。其中:一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理,由綜合部指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé);二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作,由各部門(mén)指定人員專(zhuān)(兼)職本部門(mén)的檔案管理工作,或由綜合部派駐專(zhuān)職人員協(xié)助管理。

第四條 公司檔案管理的分散與集中。

1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可,綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。

2、有關(guān)人事方面的資料,由綜合部人事專(zhuān)員保管。

3、屬工程項(xiàng)目方面的資料,由工程部保管,并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中,屬于政府或?qū)I(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管,本部門(mén)可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负蟀雮€(gè)月內(nèi),把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。

4、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管,并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料,但屬機(jī)密級(jí)以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、營(yíng)銷(xiāo)中心對(duì)外簽定的廣告、策劃合同,應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí),即向綜合部檔案管理員移交,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告,項(xiàng)目策劃與廣告,和銷(xiāo)售策劃方案方面的資料。

6、銷(xiāo)售合同的檔案管理:銷(xiāo)售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同,編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù),合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章 )后,當(dāng)日即移交另一份售樓合同,和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管,其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書(shū)對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶(hù)交付房產(chǎn)后,綜合部檔案室再將對(duì)應(yīng)的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶(hù)服務(wù)中心辦理產(chǎn)權(quán)證,并最終將此合同移交給房管局。

7、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管,本部門(mén)可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后,將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。

8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,原則上公司應(yīng)保留兩份原件,財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)部保存原件,綜合部保存復(fù)印件(售樓合同除外)。

9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門(mén)自行保管。

10、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理,屬機(jī)密級(jí)以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管,本單位可視情況保留復(fù)印件。

第五條 各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔,綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第六條 各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定,人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室,因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,才能離職。

第三章 檔案的歸檔范圍

第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門(mén)(含部門(mén))以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃,各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告,和各種重要通知、通報(bào),及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。

2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)等工程資料。

3、各類(lèi)工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。

4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū),各種技術(shù)資料,和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書(shū)。

5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告,各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。

8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文,各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng),及用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記,和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

12、國(guó)家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級(jí)主管部門(mén)、單位的來(lái)文等。

13、其他需要?dú)w檔的重要文件。

第四章 檔案的歸檔與立卷

第八條 檔案在形成過(guò)程中,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理,不遺漏、不丟失,確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門(mén)或人員負(fù)責(zé)收集。

第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě),不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。

第十條 凡屬歸檔范圍的文件,經(jīng)辦部門(mén)資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將原件及時(shí)歸檔,任何單位和個(gè)人不得私自留存;經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存,綜合部以復(fù)印件歸檔,經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。

第十一條 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂,檔案管理員要認(rèn)真核對(duì)歸檔檔案的名稱(chēng)、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況,設(shè)立檔案歸檔簽收本,列明檔案的名稱(chēng)、份數(shù)及必要說(shuō)明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

第十三條 立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組

合在一起,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起,文件上視情況加蓋密級(jí)印鑒,按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

第十四條 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門(mén)等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),填寫(xiě)備考表,注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固,無(wú)任何金屬物。

第五章 檔案的分類(lèi)與編號(hào)

第十五條 檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號(hào)、備份、歸檔和建立檢索目錄,提高檔案利用率,保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

第十六條 檔案分類(lèi)與編號(hào)規(guī)則,見(jiàn)附表。

第六章 檔案的保管工作

第十七條 公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房,庫(kù)房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等安全條 件,門(mén)窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。各部門(mén)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜。

第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄,完善檢索工具,以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類(lèi)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)編號(hào),分卷裝訂成冊(cè),保管要有條 理,主次分明,存放科學(xué)。庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。

第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人,重要問(wèn)題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生,做到不堆放、不雜亂,整潔有序,醒目易找。

第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作,妥善保管,謹(jǐn)防丟失,不得隨意轉(zhuǎn)借,或替當(dāng)事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫(kù)房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,對(duì)檔案的機(jī)密內(nèi)容,要做到守口如瓶,嚴(yán)守職責(zé),不得傳播或泄露內(nèi)容。

第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí),根據(jù)給公司所造成損失的大小,按規(guī)定對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第七章 檔案的保管期限與密級(jí)

第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值,確定其保管期限和密級(jí)。

第二十三條 保管期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章 特定者外,依下列規(guī)定辦理:

1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則;(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;(5)財(cái)務(wù)報(bào)表;(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設(shè)計(jì)圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

2、10年保存:(1)預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);(2)會(huì)計(jì)憑證;(3)事業(yè)計(jì)劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

3、5年保存:(1)期滿(mǎn)或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

4、1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

第二十四條 檔案密級(jí)

公司檔案文書(shū)分絕密、機(jī)密、密、普通四個(gè)等級(jí),按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí),并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。

1、絕密文書(shū)含:相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。

2、機(jī)密文書(shū)含:公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶(hù)檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、公司章 程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。

3、密文件含:公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件。

4、普通文件含:部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

第八章 檔案的借閱管理辦法

第二十五條 凡需借閱公司檔案者,均須填寫(xiě)檔案調(diào)閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。

第二十六條 借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批

公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。

借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可,方可借閱。

借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可借閱。

第二十七條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》,為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀,確因工作需要摘抄、復(fù)制,須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。

第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱,一般不得借出檔案室,如有特殊情況,在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借,普通檔案借閱期為七天,密級(jí)檔案為三天;機(jī)密級(jí)以上檔案不許外借,并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限,應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊,外部人員須出具其單位書(shū)面證明,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

第二十九條 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者,將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,退還所借檔案,經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。

第九章 檔案的銷(xiāo)毀

第三十條 綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的資料,對(duì)破損和褪色的資料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

第三十一條 對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn),并進(jìn)行登記造冊(cè)后按規(guī)定予以銷(xiāo)毀。

第三十二條 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字,銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。銷(xiāo)毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式,嚴(yán)禁將要銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。

第十章 罰則

第三十三條 有下列行為之一,視情節(jié)輕重,給予100元-5000元罰款處理,若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任:

1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱,外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。

6、泄露公司檔

案機(jī)密者。

第十一章 附則

第三十四條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。

第13篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。

一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法

1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。

2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,加具封面,裝訂成冊(cè),加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱(chēng)、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。

3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊(cè),標(biāo)明帳戶(hù)名稱(chēng)、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。

4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào),便于查閱。

二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法

借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫(xiě)明借調(diào)日期、用途、檔案名稱(chēng)、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無(wú)缺。

三、會(huì)計(jì)檔案保管期限

1、會(huì)計(jì)憑證:

①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;

②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;

2、會(huì)計(jì)帳簿:

①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;

②明細(xì)帳保管期限為15年;

③總帳保管期限為15年;

④輔助帳簿保管期限為15年;

⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。

3、會(huì)計(jì)報(bào)表:

①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;

②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。

4、其他:

①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年

②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久

③會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期為永久

④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年

四、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀

根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。

第14篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發(fā)揮x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合 本公司實(shí)際,特制定本制度。

第二條 項(xiàng)目檔案是指公司開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過(guò)程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類(lèi)檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專(zhuān)業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

第二章 檔案的分類(lèi)

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù);

2、可行性研究報(bào)告及批復(fù);

3、項(xiàng)目評(píng)估意見(jiàn);

4、環(huán)境影響報(bào)告書(shū)(表);

5、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū);

6、選址意見(jiàn)書(shū)。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前準(zhǔn)備資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明;

(2)地形、地貌、控制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計(jì)文件

(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);

(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說(shuō)明書(shū)、工程預(yù)算、計(jì)算書(shū)、材料表等;

(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書(shū)。

3、施工準(zhǔn)備資料

(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線(xiàn)圖;

(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書(shū);

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門(mén)審查意見(jiàn)書(shū)及認(rèn)可文件資料;

(4)水、暖、電、有線(xiàn)電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書(shū);

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項(xiàng)目參加單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的采購(gòu)招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督委托書(shū)等。

第六條 施工技術(shù)文件資料

(一)開(kāi)工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;

(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;

(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、安全措施交底;

(五)工程定位放線(xiàn)、測(cè)量記錄、驗(yàn)線(xiàn)記錄;

(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱蔽工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測(cè)、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠(chǎng)合格證、試驗(yàn)報(bào)告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;

(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;

(二十四)竣工報(bào)告;

(二十五)交工驗(yàn)收材料;

(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;

(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;

(三十)工程質(zhì)量保修書(shū);

(三十一)工程決算、決算審計(jì)。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類(lèi)建筑、結(jié)構(gòu)專(zhuān)業(yè)圖;

2、各類(lèi)電氣專(zhuān)業(yè)圖;

3、電信專(zhuān)業(yè)圖;

4、煤氣專(zhuān)業(yè)圖;

5、各類(lèi)給、排水工程專(zhuān)業(yè)圖;

6、供熱、冷專(zhuān)業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線(xiàn)工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線(xiàn)特征點(diǎn)圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條 竣工測(cè)量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測(cè)量(地形、地下管線(xiàn))技術(shù)資料;

2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;

3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,

4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。

(二)控制資料

1、管線(xiàn)控制,加密控制點(diǎn)的觀察手簿

2、光電測(cè)距記錄;

3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;

4、平面、立面求算值的計(jì)算書(shū);

5、控制點(diǎn)分布略圖、成果表。

(三)地形測(cè)量資料

l、地形及各種地下管線(xiàn)繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書(shū)。

第九條 建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;

(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報(bào)告;

(六)工程移交證書(shū)。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開(kāi)工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱蔽、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說(shuō)明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。及時(shí)將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條 凡由易褪色書(shū)寫(xiě)材料(如復(fù)寫(xiě)紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書(shū)寫(xiě)、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說(shuō)與畫(huà)面同步,照片與聲像材料的文字說(shuō)明準(zhǔn)確精煉;電子檔案(軟盤(pán)、光盤(pán)等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條 在整理檔案資料時(shí),遇下列情況,應(yīng)要求責(zé)任部門(mén)進(jìn)行重新制作:

(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過(guò)圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過(guò)光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)改變,無(wú)法在原圖上通過(guò)修改來(lái)反映的;

(四)管線(xiàn)平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過(guò)總長(zhǎng)的五分之一,線(xiàn)位平移超過(guò) 2m),構(gòu)造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動(dòng)等;

(五)未按施工圖位置施工的管線(xiàn)工程。

第十八條 所有竣工圖應(yīng)有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱(chēng)、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫(xiě)清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)科學(xué)、組卷合理。

第二十一條 項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保順序組卷;項(xiàng)目管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。

第二十二條 施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專(zhuān)業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線(xiàn)繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表和封面、脊背;編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書(shū)寫(xiě)文件資料背面為左下角。

第二十五條 項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。

第二十七條 在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6 個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T(mén)聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并配合城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫(kù)等工作。

第二十八條 移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)《移交書(shū)》,《移交書(shū)》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書(shū)檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

第三十條 本制度自印發(fā)之日起施行。

第15篇 房地產(chǎn)公司檔案管理目錄制度

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理目錄制度

一、公司檔案共分十一類(lèi),分別是:人力資源、政策法規(guī)、公司文件、文件(含設(shè)備、生產(chǎn)技術(shù)、倉(cāng)儲(chǔ)、營(yíng)銷(xiāo)、工程等)、工程、廣告、采購(gòu)、培訓(xùn)、信息、綜合等類(lèi)。有特殊要求的所有文件資料歸為一類(lèi)。不單獨(dú)區(qū)分公文與檔案的管理。

二、檔案管理執(zhí)行的依據(jù)是公司的《檔案管理制度》。

三、檔案編號(hào):檔案二字拼音的第一個(gè)大寫(xiě)字母 + 類(lèi)別 + 序號(hào) + 附件

類(lèi)別直接以漢字表示。

序號(hào)即各類(lèi)別中排序,以三位數(shù)表示,從001開(kāi)始順序編號(hào)。

附件以數(shù)量表示,有幾份附件就用數(shù)字幾表示。

在此沒(méi)有將合同單獨(dú)分類(lèi),相關(guān)合同歸相關(guān)類(lèi)別建檔。

沒(méi)有按檔案密級(jí)分類(lèi),確屬重要的、唯一的資料,將單獨(dú)保管。

四、查閱檔案時(shí)以檔案目錄與檔案編號(hào)對(duì)照一致即可。

五、綜合類(lèi)如圖片、錄像(影)帶、磁盤(pán)、移動(dòng)盤(pán)、光盤(pán)等以及無(wú)法歸入上述十一類(lèi)的。

本制度由行政部制定,并監(jiān)督執(zhí)行。

檔案目錄 類(lèi)

項(xiàng)目序號(hào)日期編號(hào)名稱(chēng)份數(shù)備注

1

制表日期:

第16篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的

河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、總則

第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

二、 文件材料的收集管理

第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門(mén)均應(yīng)指定兼職文書(shū)人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。

(一) 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

(二) 本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。

第七條 各部門(mén)兼職文書(shū)的職責(zé):

(一) 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。

(二) 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

(三) 承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

三、 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。

四、 平時(shí)歸檔

第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。

第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。

第二十二條 專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。

五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。

第三十條 永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線(xiàn)封底打活結(jié)的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)核準(zhǔn)后實(shí)施,修改亦然。