有哪些
規(guī)范檔案管理制度主要包括以下幾個核心要素：
1. 檔案分類與編碼：建立科學的檔案分類體系，確保每一份文件都能準確歸類；同時，為每份檔案設定唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：明確規(guī)定檔案收集的時間、方式和標準，保證檔案的完整性和時效性；整理工作要遵循統(tǒng)一的格式，保持檔案的整潔和有序。
3. 存儲與保管：確定檔案的存儲環(huán)境，如溫度、濕度等，以保護檔案的物理安全；設置合理的保管期限，定期進行檔案的清理和鑒定。
4. 利用與借閱：明確檔案的利用規(guī)則，包括查閱權限、借閱流程等；同時，制定嚴格的借閱制度，防止檔案遺失或損壞。
5. 安全與保密：設立防火、防盜、防潮等安全措施，確保檔案的安全；對于涉及敏感信息的檔案，實施嚴格的保密制度。
6. 電子化管理：推動檔案的數(shù)字化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案的管理和利用效率。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定并更新檔案分類標準，確保其適應組織發(fā)展變化。編碼應簡潔明了，便于記憶和輸入，如使用字母和數(shù)字組合的方式。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負責檔案的收集，按時提交至檔案室；檔案管理員則負責按照規(guī)定格式進行整理，確保檔案信息的準確無誤。
3. 存儲與保管：檔案室應設在通風、干燥、避光的地方，并定期檢查環(huán)境條件，必要時進行調整。超出保管期限的檔案，需經過鑒定后決定是否銷毀。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后，方可借閱檔案。借閱期間，檔案應妥善保管，不得涂改、損毀，歸還時需由檔案管理員核對。
5. 安全與保密：定期進行安全檢查，確保消防設施完好，安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案安全。涉密檔案只允許在指定區(qū)域內查閱，禁止拍照、復印。
6. 電子化管理：建立電子檔案庫，實現(xiàn)檔案的快速檢索和遠程訪問。定期備份數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。
上墻內容
1. 檔案管理制度概覽：簡要列出檔案管理的主要流程和規(guī)定，使員工一目了然。
2. 借閱流程圖：清晰展示從申請到歸還的步驟，方便員工操作。
3. 安全提示：強調檔案安全的重要性，列出防火、防盜、保密等注意事項。
4. 聯(lián)系方式：公布檔案管理部門的聯(lián)系方式，以便員工咨詢或報告問題。
通過上述規(guī)范的檔案管理制度，我們可以有效維護檔案的完整性和安全性，提高檔案利用效率，為組織運營提供有力支持。
規(guī)范檔案管理制度范文
第1篇 衛(wèi)生檔案管理制度規(guī)范
一、為規(guī)范公共場所衛(wèi)生檔案管理,增強公共場所衛(wèi)生檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公共場所從業(yè)人員的健康狀況、衛(wèi)生知識培訓情況、各項衛(wèi)生設施的圖紙、文字等材料、衛(wèi)生許可相關資料、衛(wèi)生自查記錄、監(jiān)管部門的監(jiān)督監(jiān)測資料等具有參考價值的文件資料。
三、公共場所的衛(wèi)生檔案管理由衛(wèi)生檔案管理員負責。
四、衛(wèi)生檔案管理員的職責:保證公共場所各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公共場所的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公共場所衛(wèi)生檔案資料歸檔期。
2、在衛(wèi)生檔案資料歸檔期,由衛(wèi)生檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3、凡應該及時歸檔的資料,由衛(wèi)生檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入衛(wèi)生檔案室。
5、衛(wèi)生檔案管理員實施衛(wèi)生檔案歸檔整理。
六、衛(wèi)生檔案的借閱
1、總經理、副總經理、辦公室主任借閱非密級衛(wèi)生檔案可直接通過衛(wèi)生檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2、因工作需要,公共場所的其他人員需借閱非密級衛(wèi)生檔案時,由部門經理辦理《借閱衛(wèi)生檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公共場所衛(wèi)生檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級衛(wèi)生檔案禁止調閱,機密級衛(wèi)生檔案只能在衛(wèi)生檔案室閱覽,不準外借;秘密級衛(wèi)生檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級衛(wèi)生檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準?？偨浝硪蚬獬鰰r可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。
4、衛(wèi)生檔案借閱者必須做到:
①愛護衛(wèi)生檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
七、衛(wèi)生檔案的銷毀
1、公共場所任何個人或部門非經允許不得銷毀公共場所衛(wèi)生檔案資料。
2、當某些衛(wèi)生檔案到了銷毀期時,由衛(wèi)生檔案管理員填寫《公共場所衛(wèi)生檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3、凡屬于密級的衛(wèi)生檔案資料必須由總經理批準方可銷毀。
4、經批準銷毀的公共場所衛(wèi)生檔案,衛(wèi)生檔案管理員須認真核對,將批準的《公共場所衛(wèi)生檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的衛(wèi)生檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷毀公共場所衛(wèi)生檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理指定專人監(jiān)督銷毀。
第2篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理
一、管理規(guī)章制度
科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。
1.公眾制度
(1)《業(yè)戶手冊》。
(2)《業(yè)主公約》。
(3)《精神文明公約》。
(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。
(5)《二次裝修管理規(guī)定》。
(6)《二次裝修管理協(xié)議》。
(7)《裝修人員管理規(guī)定》。
(8)《出入物品管理規(guī)定》。
(9)《安全管理規(guī)定》。
(10)《消防管理規(guī)定》。
(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。
(12)《園林綠化管理規(guī)定》。
2.崗位職責
(1)物業(yè)經理崗位職責。
(2)經理助理崗位職責。
(3)物業(yè)管理部經理崗位職責。
(4)物業(yè)管理文員崗位職責。
(5)物業(yè)管理員崗位職責。
(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。
(7)物業(yè)清潔員崗位職責。
(8)工程管理部經理崗位職責。
(9)工程技術員崗位職責。
(10)強電技工崗位職責。
(11)弱電技工崗位職責。
(12)暖通工崗位職責。
(13)維修工崗位職責。
(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。
(15)安全經理崗位職責。
(16)安全管理員崗位職責。
(17)財務經理崗位職責。
(18)財務會計崗位職責。
(19)財務出納崗位職責。
(20)財務收費員崗位職責。
3.運作管理制度
(1)《員工手冊》。
(2)《管理人員文明服務準則》。
(3)《員工辦公制度》。
(4)《各部門月工作計劃及總結制度》。
(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。
(6)《員工培訓制度》。
(7)《內部財務管理制度》。
(8)《檔案資料管理制度》。
(9)《值班管理制度》。
(10)《公用品申請、購買、領用制度》。
(11)《員工宿舍管理評比制度》。
(12)《接待投訴處理及回訪制度》。
(13)《維修回訪制度》。
(14)《機電設備的編號方法》。
(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。
(16)《配電房管理制度》。
(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。
(18)《大廈應急滅火搶救方案》。
(19)《物業(yè)管理運作流程》。
(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。
(21)《業(yè)戶入住工作程序》。
(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。
(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。
(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。
(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。
(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。
(27)《機電設備維修工作程序》。
(28)《安全管理工作程序》。
(29)《消防應急處理工作程序》。
(30)《園林綠化管理工作程序》。
(31)《清潔管理工作程序》。
(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。
4.員工培訓考核制度
(1)《新員工入職培訓制度》。
(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。
(3)《員工工作考核及獎罰制度》。
(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。
(5)《經理助理崗位月工作考核表》。
(6)《部門經理崗位月工作考核表》。
(7)《部門員工崗位月工作考核表》。
(8)《業(yè)戶意見月_統(tǒng)計表》。
(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。
(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。
二、物業(yè)檔案建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的三防標準。
第3篇 財政部門檔案管理制度規(guī)范
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務,根據(jù)有關檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務工作和業(yè)務工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應建立專門的檔案室,指定專人負責檔案管理工作。
第二章 管理職責
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務的中心。
檔案管理員負責檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務學習和業(yè)務培訓,不斷提高檔案管理的業(yè)務水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結、合同、統(tǒng)計資料等;財務檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務和業(yè)務工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎章、獎杯、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導下由各崗位工作人員負責辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責辦理。
第十一條財務檔案(紙質版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務)及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責任,確保進庫檔案的質量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復制核準和登記制度。查閱、借閱、復制檔案須經單位負責人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領送文件過程中,不準辦理與領送文件無關的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經領導批準,并采取安全措施。
非經原確定密級機關單位或其上級機關批準,不得復制和摘抄機密,復印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應建立檔案鑒定小組,負責判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據(jù)有關文件的規(guī)定,經檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領導同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
第4篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范
物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;
3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關信息,提高管理水平。
第5篇 職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度規(guī)范
一、根據(jù)《中華人民共和國國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結合本公司的實際,對公司各單位建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,員工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管。
二、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:
1、企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;
2、廠區(qū)各生產單位職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、廠區(qū)各生產單位重點職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;
3、廠區(qū)各生產單位工藝流程簡圖(用箭頭表示);
4、各生產單位接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;
5、各生產單位接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;
6、職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;
7、職業(yè)病危害因素檢測結果匯總資料;
8、職業(yè)病危害因素程度分級管理表;
9、職業(yè)中毒事故報告與處理記錄表;
10、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件、監(jiān)督文書清單及有關文本;
11、職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標、方案、程序、指導書、管理制度;
12、職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
13、建設項目職業(yè)病危害管理檔案;
14、職業(yè)病預防控制措施技術檔案;
15、職業(yè)病防護設施和防護用品檔案;
16、職業(yè)衛(wèi)生培訓教育匯總資料;
17、職業(yè)病事故應急救援預案及演練有關資料。
三、員工個人健康檔案包括:
1、員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
2、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結果;
3、職業(yè)健康檢查結果、職業(yè)禁忌證名單及處理情況;
4、職業(yè)病診斷、職業(yè)病病例登記表等員工個人健康資料;
5、職業(yè)健康監(jiān)護委托書或合同;
6、職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;
7、職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料。
四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。
五、“兩檔”資料應字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠,并管好和用好“兩檔”。
六、隨時、定期地根據(jù)公司人員的變動,及時調整和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調整一次。
七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測定結果、健康檢查結果、職業(yè)病管理情況隨時過錄,以備分析。
八、員工離開單位時,有權索取個人健康檔案資料并復檔案室應如實地、無償?shù)靥峁?并在所提供的個人復印件上簽章。
九、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關“兩檔”資料時,檔案室應如實地提供。
十、檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要進行質量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。
十一、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調離時,必須辦好交接手續(xù)。
十二、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作,并有應急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設專人管理,定期檢查清點,發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質時要及時修補復制。
十三、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應當愛護檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。
十四、本規(guī)定解釋權歸公司職業(yè)健康安全部。每年按公司流程對其合規(guī)性進行評估修訂。
十五、本制度自頒布之日起施行。有關職業(yè)檔案管理的其他規(guī)定按照國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準和公司職業(yè)衛(wèi)生管理制度執(zhí)行。
第6篇 檔案管理制度規(guī)范
檔案管理制度
1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理,不得分散和私人保存。
2、各科室應按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。
3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點整理檔案資料,對殘缺或變質的檔案及時補充確保完整。要保持檔案室的清潔美觀,搞好檔案室衛(wèi)生工作。
4、檔案室內嚴禁吸煙、大聲喧嘩,不準進行與查閱檔案無關的活動。
5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。
6、參觀人員必須經領導批準,在檔案員的陪同下方可參觀。
第7篇 大廈各項專業(yè)管理制度檔案管理規(guī)范
大廈各項專業(yè)管理制度及檔案管理
因篇幅所限,本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責、考核制度標準及iso9000質量體系文件只列出目錄/子目錄。
1 各項專業(yè)管理制度
第一部分公眾制度
物業(yè)管理公約
精神文明公約
公共設施管理規(guī)定
房屋維修及保養(yǎng)規(guī)定
電梯安全管理規(guī)定
裝修管理規(guī)定
空調管理規(guī)定
治安管理規(guī)定
車輛管理規(guī)定
10、消防管理規(guī)定
11、綠化及室外環(huán)境管理規(guī)定
12、環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定
13、樓宇管理規(guī)定
14、房屋租賃管理規(guī)定
15、空置房管理規(guī)定
16、辦公樓管理規(guī)定
17、寵物管理規(guī)定
18、服務指南
第二部分 崗位職責
管理處主任崗位職責
綜合部主管崗位職責
綜合部管理員崗位職責
綜合部收銀員崗位職責
綜合部采購員崗位職責
保安部主管崗位職責
保安部班長崗位職責
工程部主管崗位職責
工程部維修員崗位職責
10、工程部裝修監(jiān)理崗位職責
11、環(huán)保部主管崗位職責
12、清潔班長崗位職責
13、清潔員崗位職責
14、綠化員崗位職責
第三部分考核制度標準(經濟責任制并考核)
第四部分 iso9000質量體系文件
一、質量保證手冊(一級文件):闡明公司質量方針和質量目標、描述質量體系的文件,對內是綱領性文件,對外是企業(yè)質量保證能力的文字表達。
二、程序文件(二級文件):是質量保證手冊的基礎文件,涉及所選要素的各項活動,闡明活動的組織分工、活動的方式方法,應采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質量體系運行的有效性起重要作用。
三、 規(guī)范手冊(三級文件)
員工守則
人事管理手冊
文件及檔案管理手冊
綜合服務規(guī)范手冊
房屋接管驗收服務規(guī)范手冊
房屋鑰匙領用管理手冊
裝修管理服務規(guī)范手冊
設備管理服務規(guī)范手冊
電梯管理服務規(guī)范手冊
10、公共設施維護和房屋維修服務規(guī)范手冊
11、倉庫管理手冊
12、小區(qū)配套設施服務規(guī)范;
13、綠化服務規(guī)范手冊
14、保潔服務規(guī)范手冊
15、保安服務規(guī)范手冊
16、車輛管理規(guī)范手冊
17、消防服務規(guī)范手冊
18、專項活動規(guī)范手冊
19、統(tǒng)計分析方法手冊
2[大廈]檔案建立與管理
2.1 [大廈]檔案建立
檔案資料的分類:
a、發(fā)展商提供的資料
b、管理處自建檔案資料
2.2 [zz大廈]檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案資料收發(fā)管理程序
a.重要資料(如發(fā)展商提供的資料)管理處主任/指定負責人交接簽收專管員分卷歸檔。
b.管理處自建檔案資料 專管員按公司制定的文件管理程序發(fā)放與接收并立卷歸檔。
檔案管理要求
多種形式的檔案儲存方式并利于保管。
電腦儲存,便于查找和利用。
電腦文件設置子目錄并定期清除無效文件。
原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。
檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責。
檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,原則上按不同業(yè)務部分分柜保存。
檔案專管員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理主任簽批手續(xù)并及時收回,防止文件流失和泄密。
檔案室環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。
第8篇 經銷商檔案管理制度規(guī)范
經銷商檔案管理制度
一.總 則
1. 為貫徹__年營銷策略,促使福易門業(yè)經銷體系不斷規(guī)范化,以保證公司產品銷售渠道暢通與經銷商管理的高效,特制訂本制度。
2. 經銷商管理原則
(1)詳盡務實。經銷商資料應力求詳盡、全面而具體;管理方法從實際出發(fā),操作性要強。
(2)主次分明。對經銷商必須分清主次,實施嚴格的分級管理與扶持。
(3)動態(tài)管理。市場在不斷變化,公司對經銷商的認識和了解也在不斷深化,因而要隨時調整經銷商管理的工作重點和工作方向。
二.經銷商的選擇
福易門業(yè)選擇經銷商,主要考慮其經營規(guī)模、資金實力、銷售店面地點及客流量、從業(yè)經驗與價格規(guī)范性等,著重考察經銷商的經營動機、管理能力與營銷能力。擬選擇的目標經銷商對所在區(qū)域的整體市場運作,應有清晰運作思路,且與福易門業(yè)發(fā)展思路高度一致。凡開設專賣店的經銷商,必須專營本公司產品,不得兼營同行企業(yè)同類產品。
三.經銷商資料的完善
對重要經銷商檔案內容要求如下:
(1)經銷商基本資料
包括經銷商類別、名稱、地址、聯(lián)系電話、經營規(guī)模、建立時間、對本公司的忠誠度;營業(yè)執(zhí)照復印件、協(xié)議書、補充協(xié)議書、各項證明書等。
(2)經銷商特征資料
經銷商的資金實力、發(fā)展?jié)摿Α⒔洜I觀念與方向、內部管理和經營歷史等。
(3)經銷商經營狀況資料
財務表現(xiàn)、銷售變動趨勢、經營人員及導購員的素質品行,與其他競爭對手的關系,與本公司的業(yè)務關系及合作態(tài)度等。
(4)經銷商個性資料
經銷商的性格、興趣、年齡、工作經歷、處事作風、家庭狀況、社會關系、最適合的激勵方式和激勵程度等。
四.經銷商管理辦法
1.遵循守區(qū)銷售
經銷商應遵守合同約定,只在合同約定區(qū)域內銷售福易門業(yè)產品。如因工程操作需要跨區(qū)銷售應提前告知福易門業(yè),予以備案并征得當?shù)亟涗N商同意。
2.做好價格管理
經銷商必須按照福易門業(yè)的價格體系做好價格管理,不得隨意壓低或抬高產品價格,維護價格體系的穩(wěn)定性,以利于長期經營。
3.品牌維護得當
福易門業(yè)的品牌形象有賴于各級經銷商的積極維護。對福易門業(yè)的品牌形象、專賣形象、產品展示形象、人員形象等均應按照福易門業(yè)相關規(guī)定認真維護。
4.完成約定任務
根據(jù)雙方合作協(xié)議確定的銷售任務,經銷商應與公司積極配合規(guī)劃并經營區(qū)域市場,保證將任務的完成落到實處。
5.信息溝通到位
為了保證公司對市場的了解與各項配套措施的適合性,經銷商應定期向福易門業(yè)反映市場情況與所存在問題。(經銷商應反饋信息見下表:)
反饋項目月 度 反 饋 內容
市場與
競爭對手情況1.月度同類產品大致銷量;
2.競爭對手有無新產品上市,促銷活動活動規(guī)模及影響
3、競爭對手與福易產品比較有哪些優(yōu)勢及劣勢(價格/款式/配置/質量/服務/貨期等)。
產品建議用戶對福易門業(yè)產品配置、貨期和質量有何新要求。
質量反饋福易門業(yè)月度出現(xiàn)較多的質量問題。
推廣反饋對在當?shù)赝度氲拿襟w廣告及促銷活動的建議。
服務反饋月度自身銷售服務情況,用戶特殊服務要求
管理反饋公司營銷管理上的不當之處,如何改進。
6.協(xié)作配合積極
福易門業(yè)將根據(jù)區(qū)域銷售增長的實際需要向經銷商提供相應的物料與促銷支持,經銷商應積極配合,做好相關事務的協(xié)調。
7.提高銷售能力
區(qū)域經銷商應通過多種方式不斷提高銷售能力,通過配合福易門業(yè)的導購培訓、通過學習福易門業(yè)市場操作手冊與導購培訓手冊內容,通過對店面銷售的準確分析,通過定期評估考核店面銷售人員銷售業(yè)績等方式,努力提高銷售能力,這樣才能不斷提高區(qū)域銷售業(yè)績。
8.定期準確評估
對于雙方的合作水平及其所涉及的各方面問題福易門業(yè)將定期進行評估,經銷商同樣應對福易門業(yè)的市場操作進行評估,明確市場推廣狀況、雙方配合中的問題與改善對策。
9. 保守商業(yè)秘密
經銷商必須嚴守與企業(yè)有關的產品、品牌、經銷模式、經銷政策、促銷政策、品牌操作手冊等商業(yè)秘密,不得泄露給第三方。
五.福易門業(yè)的市場支持
公司為協(xié)助經銷商拓展和維護市場,提供系統(tǒng)的銷售支持措施,包括:
(1)價格支持:公司根據(jù)區(qū)域銷售情況和競爭對手的產品價格,為經銷商提供具有競爭力的產品價格。
(2)促銷活動:公司根據(jù)市場拓展需要不定期組織全國性促銷活動,擴大企業(yè)和產品在各區(qū)域的知名度和影響力。經銷商也可根據(jù)市場競爭狀況,向公司申請促銷活動支援。
(3)門頭費用核銷:各經銷商使用公司全國統(tǒng)一標識作為店面廣告牌的,公司依據(jù)市場推廣支持政策核銷其相關費用。
(4)宣傳物料:經銷商可向公司申請發(fā)放宣傳材料,公司依據(jù)其業(yè)務情況和實際需要發(fā)放適當數(shù)量的宣傳材料。
(5)人員支持:必要時公司可選派具有豐富市場拓展經驗的區(qū)域經理協(xié)助和指導經銷商拓展市場。
(6)專賣支持:公司高度重視對專賣的支持與提升。對于設立或擬設立專賣店的經銷商,提供有力的政策支持。
六.經銷商的維護與考核
(1)區(qū)域經理應定期對重要經銷商進行回訪,了解經銷商市場開發(fā)狀況和需求,并協(xié)助其解決。重要級別以上經銷商,每月應回訪一次?；卦L客戶應填寫詳細的《經銷商回訪記錄》,呈報營銷中心。
(2)營銷部應定期對公司各級經銷商實施電話回訪,回訪的內容包括經銷/經銷商對于公司產品、價格、貨期、包裝、服務等方面的建議和意見。
(3)公司為各級經銷商提供技術服務支持:提供銷售解決方案;接受電話咨詢與技術指導。
(4)公司定期向各級經銷商提供最新產品信息和行業(yè)資汛,以幫助各級經銷商及時了解市場最新動態(tài)。
(5)必要時公司將對重要經銷商提供產品技術知識和銷售技能的培訓,協(xié)助其建立和培養(yǎng)銷售隊伍,提高對市場的掌控與引導能力。
(6)對經銷商的銷售業(yè)績實施定期考核,考核項目參照《福易門業(yè)經銷商考核表》進行。
七.本制度自公布之日起執(zhí)行。
編制: 核準:
第9篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:沒有規(guī)矩,不成方圓,必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規(guī)和公司的經營宗旨、經營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
