有哪些
日常檔案管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了文件的創(chuàng)建、收集、整理、存儲(chǔ)、檢索和銷毀等全過程。主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，便于快速定位和查找。
2. 文件管理流程：從文件的起草、審批、歸檔到廢棄的全程管理，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有清晰的操作指南。
3. 電子文檔管理：包括數(shù)字化轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)安全、權(quán)限管理等，適應(yīng)信息化辦公的需求。
4. 物理檔案管理：涉及紙質(zhì)文件的保存環(huán)境、防潮防火措施、定期檢查等。
5. 檔案利用與借閱：設(shè)定借閱規(guī)則，確保檔案的安全性和保密性。
6. 檔案審計(jì)與評(píng)估：定期進(jìn)行檔案完整性、準(zhǔn)確性的審核，以確保其有效性。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)和工作流程，制定詳細(xì)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并為每個(gè)類別分配唯一的編碼。編碼應(yīng)簡潔易懂，便于記憶和輸入。
2. 文件管理流程： - 起草：文件需注明起草人、日期，內(nèi)容清晰、完整。 - 審批：設(shè)置嚴(yán)格的審批流程，確保文件內(nèi)容的合規(guī)性。 - 歸檔：文件批準(zhǔn)后，及時(shí)歸入相應(yīng)類別，更新編碼。 - 廢棄：定期清理過期、無保留價(jià)值的文件，遵循相關(guān)法律法規(guī)。
3. 電子文檔管理： - 數(shù)字化：新產(chǎn)生的紙質(zhì)文件應(yīng)及時(shí)掃描存檔，已有的紙質(zhì)文件逐步進(jìn)行數(shù)字化。 - 存儲(chǔ)安全：使用加密技術(shù)保護(hù)電子文件，防止非法訪問和篡改。 - 權(quán)限管理：設(shè)定不同級(jí)別的訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員接觸敏感信息。
4. 物理檔案管理： - 保存環(huán)境：檔案室應(yīng)保持適宜的溫濕度，定期清潔，避免蟲害和霉變。 - 防護(hù)措施：配備消防設(shè)備，確保防火、防盜。 - 檢查維護(hù)：每季度進(jìn)行一次全面檢查，及時(shí)修復(fù)破損文件。
5. 檔案利用與借閱： - 借閱申請(qǐng)：員工需填寫借閱申請(qǐng)表，說明借閱目的。 - 借閱審批：管理人員審核后決定是否批準(zhǔn)，記錄借閱信息。 - 歸還與檢查：借閱期限內(nèi)歸還，核對(duì)文件完整性。
6. 檔案審計(jì)與評(píng)估： - 定期審計(jì)：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案審計(jì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。 - 評(píng)估反饋：針對(duì)審計(jì)結(jié)果，調(diào)整和完善檔案管理制度。
上墻內(nèi)容
1. 檔案分類圖示：清晰展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)和對(duì)應(yīng)的編碼。
2. 文件管理流程圖：直觀呈現(xiàn)文件從起草到廢棄的完整流程。
3. 檔案借閱規(guī)定：簡明列出借閱流程、條件和責(zé)任。
4. 檔案安全提示：強(qiáng)調(diào)檔案的保密性和防護(hù)措施的重要性。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式：方便員工在需要時(shí)尋求幫助。
通過以上細(xì)則，我們期望能建立起一套科學(xué)、高效、安全的日常檔案管理體系，為企業(yè)運(yùn)營提供有力支持。
日常檔案管理制度范文
第1篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、個(gè)人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過期的文件資料,要及時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
第2篇 _別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理制度
別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理
目的:確保園區(qū)原始資料的完整
政策:設(shè)備及資料的建檔工作,是小區(qū)搞好工程管理的一項(xiàng)十分重要的工作。
程序:
(1) 建檔是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作。
(2) 檔案是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)措施的資料來源。
(3) 研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律,增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解,提高維修和管理水平。
(4) 檔案是反饋設(shè)備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。
(5) 設(shè)備檔案,應(yīng)填寫設(shè)備名稱、編號(hào)、型號(hào)、安裝地點(diǎn)、制造廠,供應(yīng)商、聯(lián)系電話、地址、設(shè)備的主要數(shù)據(jù),其他數(shù)據(jù)、備件存放地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)要點(diǎn),檢修時(shí)間及內(nèi)容、事故分析等項(xiàng)。認(rèn)真詳細(xì)做好工作,將對(duì)今后的故障維修、制定設(shè)備的預(yù)防性維修計(jì)劃及制定巡回檢查帶來許多方便。
(6) 為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為小區(qū)的重要財(cái)富,檔案管理作業(yè)程序可依如下10個(gè)步驟:①點(diǎn)數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護(hù)、⑨應(yīng)用、⑩定期清理。
第3篇 別墅園區(qū)工程部日常管理資料檔案管理制度
別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理目的:確保園區(qū)原始資料的完整政策:設(shè)備及資料的建檔工作,是小區(qū)搞好工程管理的一項(xiàng)十分重要的工作。
程序:
(1) 建檔是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作。
(2) 檔案是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)措施的資料來源。
(3) 研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律,增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解,提高維修和管理水平。
(4) 檔案是反饋設(shè)備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。
(5) 設(shè)備檔案,應(yīng)填寫設(shè)備名稱、編號(hào)、型號(hào)、安裝地點(diǎn)、制造廠,供應(yīng)商、聯(lián)系電話、地址、設(shè)備的主要數(shù)據(jù),其他數(shù)據(jù)、備件存放地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)要點(diǎn),檢修時(shí)間及內(nèi)容、事故分析等項(xiàng)。
認(rèn)真詳細(xì)做好工作,將對(duì)今后的故障維修、制定設(shè)備的預(yù)防性維修計(jì)劃及制定巡回檢查帶來許多方便。
(6) 為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為小區(qū)的重要財(cái)富,檔案管理作業(yè)程序可依如下10個(gè)步驟:
①點(diǎn)數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護(hù)、⑨應(yīng)用、⑩定期清理。
第4篇 物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度1文檔管理人員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、命令、公函、總結(jié)報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、個(gè)人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印,不準(zhǔn)帶離辦公室。
4職員、員工個(gè)人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準(zhǔn)將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標(biāo)明。
6要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對(duì)過期的文件資料,要及時(shí)清理,無保存必要的材料,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可做銷毀處理。
